Gerenciamento de Documentos com Software Alfresco

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Palestra sobre Gerenciamento de Documentos usando Software Alfresco. Ministrada na Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto.

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  • Bem interessante a apresentação. E como dito, a ferramenta, apesar de ser o objeto central para o gerenciamento de documentos, é parte do conjunto, que depende fortemente de um processo bem amarrado para gerenciar os documentos.
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Gerenciamento de Documentos com Software Alfresco

  1. 1.  Web Semântica: conceitos, padrões e tecnologias. Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo santarem@usp.br http://santaremsegundo.com.br Universidade de São Paulo – USP Gerenciamento de Documentos usando software Alfresco
  2. 2. Apresentação  Formação  Graduado na área de Computação  Especialista em Sistemas para Internet  Mestre e Doutor em Ciência da Informação  Experiência de 20 anos como Analista de Sistemas e Consultoria em Tecnologia
  3. 3. Apresentação  Atuação  Docente e Coordenador do Curso de Graduação em Ciências da Informação e da Documentação e Biblioteconomia USP em Ribeirão Preto/SP.  Docente do Programa de Pós- Graduação em Ciência da Informação da UNESP/Marília - (Capes 6)
  4. 4. Agenda  Gerenciamento de Documentos  Software Alfresco
  5. 5. Gerenciamento de Documentos  Há algumas definições para “documento", dentre elas:  Segundo Belloto (2004, p. 35)  “Documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário, etc., Tudo que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana”
  6. 6. Ainda sobre o “documento”  Segundo Belloto (2004, p. 36) ,  “A forma/função pela qual o documento é criado que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, biblioteca, de centro de documentação ou de museu”.
  7. 7. Documentos  Belloto (2004, p. 36), diz que:  “Os fins, em se tratando de bibliotecas e de museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, administrativos e jurídicos, passando, a longo prazo, a “históricos”. O documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova.”
  8. 8. Arquivo  “Um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27)
  9. 9. Centros de Documentação  Os centros de documentação representam um somatório das instituições anteriormente citadas.  Os documentos de um centro de documentação são em geral reproduções (em microformas ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam ser tipificadas como documentos de bibliotecas, arquivo ou museu.
  10. 10. Tipos de Documentos  É impossível medir a quantidade de documentos sendo produzidos simultaneamente .  Apesar de grande parte dos documentos ser produzido em formato digital, boa parte deles mudam de suporte, em geral tramitando em formato impresso.  E em seguida geram uma grande quantidade de problemas de armazenamento e recuperação.  Produzimos: Oficios, Memorandos, Partituras, Notas Fiscais, Petições, Exames, Receitas Médicas, Diagnósticos. E também: sons, videos, fotos, mapas e até objetos em 3D…
  11. 11. Gestão Documental  Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:  art. 3° Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (BRASIL, 1991, p. 1)
  12. 12. Gerenciamento de Documentos  Porque falar sobre isso?  Porque produzimos muitos documentos;  Porque não sabemos organizar os documentos;  Porque sempre que precisamos, é dificil encontrar aquele documento, principalmente quando ele tem fim jurídico!  Porque dependemos muito dos documentos!  Porque muitos de nós não usamos as tabela de temporalidade, alguns nem sabem que elas existem!
  13. 13. Legislação  O Brasil tem uma lei específica para microfilme, mas juridicamente ainda não tem uma lei para que possamos substituir o documento em papel pelo eletrônico.
  14. 14. Vetos da Lei 12.682/12 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Msg/VEP- 313.htm Senhor Presidente do Senado Federal, …. Ouvido, o Ministério da Justiça manifestou-se pelo veto aos seguintes dispositivos: Arts. 2o, 5º e 7o “Art. 2o É autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos e privados, sejam eles compostos por dados ou imagens, observadas as disposições constantes desta Lei e da regulamentação específica. § 1o Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar a legislação pertinente. § 2o O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o disposto nesta Lei terão o
  15. 15. Vetos da Lei 12.682/12 “Art. 5o Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.” “Art. 7o Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, consoante a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e regulamentação posterior.” Razões dos vetos: “Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente não observam o procedimento previsto na legislação arquivística....
  16. 16. Alguns probleminhas com documentos!  Grande quantidade de arquivos;  Identificar e estabelecer versões dos arquivos (petições, ofícios, contratos );  Auditar edição de documentos;  Restringir acesso a documentos (individual – grupo);  Recuperar rapidamente o documento necessário;  Converter documentos em massa;  Organizar e separar os processos/grupos de arquivos, incluindo segmentação por área.  Estabelecer um workflow dos documentos quando o trabalho é realizado por mais de uma pessoa;  Tratar de forma adequada os documentos em formato analógico (papel).  Temos mais pressa do que paciência!! O mundo hoje é 4G!
  17. 17. Problemas!
  18. 18. Problemas
  19. 19. Nem sempre a organização indica agilidade!!
  20. 20. Algumas tecnologias interessantes…  Scanners de alta produtividade.  Apesar de existirem normas e indicações de procedimentos para digitalização, muitas vezes eles são utópicos.  OCR - (Reconhecimento Optico de Caracteres)  PDF/A – Formato de Arquivo de Longo Prazo – Norma ISO.  Arquivos pesquisáveis em FULL-TEXT (incluindo transformação de imagens em formato fractal)  Assinatura Digital  Certificado Digital  3G -> 4G -> 5G (1 Tera por segundo – 65 mil X mais rápido que 4G)!!!
  21. 21. Uso de Software  Com o uso do software, estamos falando de organizar processos de gestão documental. Alguns processos deixam de ser manuais e passam a ser controlados e auditados de forma eletrônica, com segurança, agilidade e eficiência:  Gerar, Captar (digitalizar), Armazenar, Gerir, Disponibilizar, Pesquisar/Recuperar/Usar, Preservar;  Usar um software é apenas uma das partes da implementação de uma política de gestão de documentos, que envolve alteração na cultura organizacional e no
  22. 22. Que software utilizar?  Porque usar Alfresco?  OpenSource (software livre)  Liberdade, independência, autonomia, justiça!  Comunidade grande e motivada  Utilizado por grandes empresas ao redor do mundo  Multiplatatorma  Ferramentas para acesso mobile  O produto é apenas uma parte do processo!!
  23. 23. Alfresco –Versões e Comunidade  Versões:  Community (inclui versão PT-BR) – Versão atual 5.0.d  Enterprise  Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums)  Foruns e Comunidade Portuguesa de Alfresco com usuários, profissionais de TI e do Ensino  Documentação (https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page)  Lista de prestadores de serviço/consultores cada vez maior
  24. 24. Alfresco - Sites  Alfresco  http://www.alfresco.com  Alfresco Community  http://www.alfresco.com/community  Alfresco Wiki  https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page
  25. 25. Alfresco  Algumas características:  Gerencia de usuários e grupos;  Trabalha com categorias;  Trabalha com tags (marcas) para indexação;  Estrutura de Pastas e Permissões;  Criar e editar documentos e suas propriedades;  Descrição de documentos baseada em metadados;  Versionamento;  Integração com Google Docs;  Busca em Full-Text;  Mobilidade;  Workflow!
  26. 26. Usuários e Grupos  Criação e importação de usuários e grupos!
  27. 27. Categorias  Funcionalidade que auxilia no processo de classificação dos documentos. Categorias só podem ser criadas por administradores.
  28. 28. Categorias na Recuperação
  29. 29. Marcas -Tags  Relacionado aos índices que podem ser criados.  Podem ser criadas por usuários comuns!
  30. 30. Tags na recuperação
  31. 31. Estrutura de Pastas e Permissões  O Alfresco conta com uma estrutura de pastas (chamadas de repositório).  Todo usuário tem uma pasta individual e restrita ao seu acesso.  A principal funcionalidade é justamente a opção de pastas compartilhadas entre grupos de usuários, seções, setores....
  32. 32. Pastas e Permissões
  33. 33. Documentos, propriedades e ações Ações que podem ser executadas em um documento.
  34. 34. Editar Propriedades do Documento É possível definir aspectos para cada documento, isso implica escolher o padrão de metadados para descrever os documento.
  35. 35. Versionamento
  36. 36. Google Docs  É possível integrar a edição de documentos com Google Docs, Libre Office…
  37. 37.  É possível usar a caixa de pesquisa do Alfresco no canto superior direito para realizar busca de pessoas ou conteúdo.  Conforme digita o Alfresco já vai realizando um processo de recuperação. 37 Recuperação da Informação
  38. 38. Recuperação da Informação  Apresentação, com uso de facetas para melhorar o processo de recuperação.
  39. 39. Busca em Full-Text  O alfresco implementa a busca de palavras em Full Text.  Recuperação em Full-Text permite que uma palavra qualquer possa ser recuperada dentro do documento.  Tecnologias como PDF/A e OCR facilitam esse processo.
  40. 40. Mobilidade  O Alfresco dispõe de aplicativo para Android e iOS. Apesar de facilitar muito o acesso a documentos, as funcionalidades são limitadas em relação a plataforma Web.
  41. 41. Workflow – Fluxos deTrabalho  Possibilidade de criar novos fluxos usando BPMN.
  42. 42. Workflow – Fluxos deTrabalho
  43. 43. Regras para Pastas.  Assim como os workflows, é possível atribuir regras para pastas.  Para atribuir regras é necessário ir nas ações possíveis para as pastas e executar “Gerenciar Regras”  As regras são utilizadas para gerir o conteúdo automaticamente.  Há uma porção de atividades criativas que podem ser criadas para automatizar os conteúdos.  Regras ditam como o conteúdo que entram, saem ou são alterados em uma pasta são gerenciados.
  44. 44. Finalizando!
  45. 45. Finalizando  Use Software Livre, é sempre uma ótima opção!  Transforme a gestão de documentos, implemente:  Eficiência,  Agilidade,  Segurança,  Controle,  Mobilidade,  Produtividade no acesso a documentos.  USE Alfresco!
  46. 46. Referências  ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.  BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado; Imprensa Oficial do Estado, 2002.  BRASIL. Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, DF: Congresso Nacional. 1991. Diário Oficial. Disponível em < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em: 15 abril 2015.  FREE Software Foundation. In: Wikipédia: a enciclopédia livre. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Free_Software_Foundation> Acesso em: 15 abril 2015.
  47. 47.  Web Semântica: conceitos, padrões e tecnologias. Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo santarem@usp.br http://santaremsegundo.com.br Universidade de São Paulo – USP Gerenciamento de Documentos usando software Alfresco Obrigado!

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