Aula 2.1. Minicurso ECM

Priscyla Patrício
PAPIRVM BIBLIOTECONOMIA
Minicurso: conhecimentos básicos de
Enterprise Content Management

Minicurso: conhecimentos básicos de Enterprise Content Management AULA 02 – 2.1.
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INTRODUÇÃO ÀS METODOLOGIAS DE ECM– 2.1. Criação e captura.
2.1.1. Usos especializados de ECM.
Antes de adentrarmos no conteúdo de metodologias de ECM – criação e captura, iremos dar
continuidade às tecnologias de ECM (usos especializados de ECM), por ser um módulo bem extenso
da aula 1.2. Nos usos especializados das tecnologias de ECM, temos que:
Devido ao volume de conteúdo, a natureza dinâmica do conteúdo ou a forma de como é
usado existem usos especializados de ECM que são instâncias de funcionalidade da ECM:
• Business Intelligence BI – inteligência de negócio;
• Business process management BPM – gestão de processos de negócio;
• Digital asset management DAM – gestão de acervos digitais;
• Gestão de E-mail corporativo;
• Portais.
BUSINESS INTELLIGENCE BI.
A ‘inteligência de negócios’ é a coleção, análise e apresentação de informações sobre o ne-
gócio e operações em visões históricas, atuais e previsões para dar suporte à tomada de decisão. O
BI tradicional é focado em dados. O BI moderno inclui informação não-estruturada.
As principais características são: capacidade de coletar informações; integração entre siste-
mas de dados e de conteúdo; análise e síntese da informação coletada; relatórios e apresentação da
informação em diversos níveis de granularidade (sumarizada ou detalhada a níveis de dados especí-
ficos). Atualmente, o BI está muito alinhado à Ciência dos Dados ou Data Analytics, tanto que quase
se torna impossível distingui-las. O Data Analytics é um processo que envolve examinar dados para
tirar conclusões úteis para os negócios. Ele é feito por meio de algoritmos, softwares e tecnologias
que são utilizados amplamente em indústrias para tomada de decisões.
O termo Data Analytics se refere a uma porção de aplicações, como as ferramentas de BI, o
que torna essa disciplina similar ao Business Analytics. A diferença entre os dois é que, enquanto o
último é focado no uso de dados dentro dos negócios, o Data Analytics tem um foco mais amplo,
podendo ser utilizado também em pesquisas acadêmicas, por exemplo.
Conceito diverso é o de Big Data. Big Data diz respeito a uma porção de dados, acumulados
com o passar do tempo, por empresas e outros tipos de fontes de informação. O que o diferencia de
outros tipos de dados é o grande volume que ocupa, cuja tendência de crescimento é exponencial.
Sempre que ouvir falar em Big Data verá referências aos 3Vs: volume, velocidade e varie-
dade. Outros 2Vs existentes são: veracidade e valor, que são dois conceitos que a Ciência da Infor-
mação consegue enxergar e definir com mais propriedade.

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O BI é focado em:
São competências necessárias ao BI, segundo a Udemy:
• Desenvolver projetos de Business Intelligence (BI), desde a construção do ETL, DW até
a visualização de dados com Power BI;
• Desenvolvimento de fórmulas DAX de comparação, operadores, agregação, inteligên-
cia de tempo, iterativas, texto, lógicas, filters e calculate;
• Criação de Dashboards com Power BI com técnicas de visualização de dados, Data Vi-
sualization, Dataviz;
• Desenvolvimento de ETL com a ferramenta Talend, acessando Banco de dados SQL
Server e apresentação dos dados no Power BI;
• Usar o Microsoft Power BI com as melhores práticas de BI;
• Definir tabelas Fato, Dimensão, dimensão de Tempo e criar medidas métricas KPI;
• Conceitos de Business Intelligence (BI), processo de ETL, Star Schema e Snow Flake e
implementação de segurança a nível de linha no Power BI e configuração Personal
Gateway.
Como pré-requisito para a certificação, a Udemy aponta: conhecimentos básicos de SQL.

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BUSINESS PROCESS MANAGEMENT BPM.
Ou gestão de processos de negócio oferece integração entre diferentes plataformas e aplica-
ções. Muitos posicionam BPM como uma somatória de workflow e Enterprise Application Integration
EAI, ou Integração de Aplicações Corporativas.
A verdade é que os arquivistas utilizam bastante o BPM.
O BPM é completamente voltado para os negócios.
A ABPMP Association of Business Process Management Professionals, no Brasil, apresenta o
BPM CBOK e três níveis de certificação CBPA Associado, ABPP Profissional, e CBPL Liderança.
ANOTAÇÕES

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MODELO DE COMPETÊNCIA BPM
Habilidades
Competências
Conhecimento
Experiência
Certificação
Analista de processos BPM CBOK CBPA
Certified Business Process Associate
Arquiteto de processos BPM
Experiência em projeto
CBPP
Certified Business Process Professional
Arquiteto chefe de processos BPM
Experiência em transformação
CBPL
Certified Business Process Leader
Educação e treinamento
DIGITAL ASSET MANAGEMENT DAM.
Ou gestão de acervos digitais é o conjunto de tecnologias e procedimentos relacionados que
permitem armazenar, recuperar e reusar acervos digitais diversos (tipos de multimídia ricos tais
como logomarcas, vídeo clips e imagens). As principais características são:
• Criação de conteúdo;
• Indexação segundo diversos critérios armazenados como metadados;
• Armazenamento;
• Entrega;
• Reuso;
• Revisão.
A verdade é que os bibliotecários utilizam bastante o DAM.

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No quadrante a seguir, DAM adiciona valor e cria novas realidades:
O DAM também pode ser considerado como gerenciamento de ativos digitais. Suas duas prin-
cipais aplicações na biblioteconomia são: 1) as mídias ricas, que consiste no tratamento de acervos
de vídeos, áudios, imagens e fotografias, geralmente demandados por emissoras de televisão e jor-
nais; e 2) gestão de dados científicos ou de pesquisa, que não só incluem .PDF ou texto, como todo
tipo de formato usado na pesquisa.
EMAIL MANAGEMENT (EMM).
Ou gestão de e-mail. O E-mail é um padrão de comunicação empresarial. Remover e-mails de
um servidor e salvá-los em um repositório não é o suficiente. E-mails precisam ser classificados, ar-
mazenados, e destruídos de forma consistente com padrões corporativos – da mesma forma como
outros documentos ou registros. As principais características são:
• Arquivamento;
• Gestão de políticas;
• Segurança.

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No quadrante a seguir, EMM minimiza riscos:
Segundo a resolução do CONARq n. 36 de 19/12/2012 Dispõe sobre a adoção das Diretrizes
para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
PORTAIS.
Os portais fornecem uma estrutura para a apresentação e integração de conteúdo, comuni-
dades e processos em um único ponto de acesso. As principais características incluem:
• Controles de acesso e segurança racionalizados através da interface do portal;
• Alto nível de recursos de integração entre os diferentes repositórios corporativos;
• Agregar conteúdo, dados e processos dentro da interface do portal.

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Os portais possibilitam reduzir custos e criar novas possibilidades:
Portanto, das tecnologias e funcionalidades listadas, podemos depreender que as possiblida-
des de criação e captura de informações nessas “portas de acesso” são abordadas, cada uma na sua
instância de funcionalidade da ECM:
• Business Intelligence BI – inteligência de negócio;
POSSIBILIDADES DE CRIAÇÃO / CAPTURA PELO BUSINESS INTELLIGENCE BI
Quanto à estruturação DADO ESTRUTURADO e DADO NÃO-ESTRUTURADO
O dado, necessariamente, é não-estruturado, cabendo ao BI impor um ní-
vel de estruturação em determinado conjunto de dados.
Quanto à formalização DADO FORMAL e DADO NÃO-FORMAL
Dado formal é aquele que contém algum padrão, formato e até mesmo
metadados. P. ex., contagem de visitas no site. O dado não-formal não
dispõe de padrões, formatos ou metadados. P. ex.: cliques no site.
Quanto à proveniência DADO EXTERNO e DADO INTERNO
A proveniência do dado é externa ou interna?

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• Business process management BPM – gestão de processos de negócio;
POSSIBILIDADES DE CRIAÇÃO / CAPTURA PELO BUSINESS PROCESS MANAGEMENT BPM
Quanto à estruturação PROCESSO ESTRUTURADO e PROCESSO NÃO-ESTRUTURADO
Provavelmente, pelo BPM, não se admitiria processo não-estruturado.
Quanto à formalização PROCESSO FORMAL e PROCESSO NÃO-FORMAL
O processo documentado é aquele que está formalizado. P. Ex.: cadastro
de financiamento de um cliente. Mas, nas organizações, existe a possibili-
dade de o processo de negócio não estar documentado, ou seja, ser não-
formal. P. Ex. pesquisa de taxas e simulações diversas para financiamento.
Quanto à proveniência PROCESSO EXTERNO e PROCESSO INTERNO
O processo é externo? Ou é interno à unidade de negócio?
Assim, é importante entender que o processo, com todos os seus formulários, etapas e enca-
minhamentos, é um tipo de informação a ser analisada na organização.
• Digital asset management DAM – gestão de acervos (arquivos) digitais;
POSSIBILIDADES DE CRIAÇÃO / CAPTURA PELO DIGITAL ASSET MANAGEMENT DAM
Quanto à estruturação ARQUIVO ESTRUTURADO e ARQUIVO NÃO-ESTRUTURADO
A possibilidade, no DAM, de existir arquivo (acervo) não-estruturado é re-
mota. Apesar de que, na gestão de dados científicos ou de pesquisa, o
DAM considere também algoritmos, aplicações de simulação e softwares.
Mas, deverá se identificar a existência de uma extensão do arquivo.
Quanto à formalização ARQUIVO FORMAL e ARQUIVO NÃO-FORMAL
Aqui já se visualiza a possibilidade de arquivo (acervo) não-formal. Por
exemplo, para a gestão de dados científicos ou de pesquisa, a falta de aná-
lise pelos pares caracteriza os arquivos como não-formais, ou não comuni-
cados. Por exemplo, se submete uma amostra dos dados e não todos os
dados para os pares analisarem. Isso poderia os tornar não-formais.
Quanto à proveniência ARQUIVO EXTERNO e ARQUIVO INTERNO
A fonte é externa? Ou é interna?
Para os e-mails e portais não iremos fazer essa análise.
• Gestão de E-mail corporativo;
• Portais.
--
Aqui, chegamos num ponto interessante:
• Podemos capturar/criar/adquirir dados, processos, toda sorte de arquivos, mídias, uma infi-
nidade de espécies de documentos, mensagens, marcações da web, metadados, etc.
• Em cada caso, essas entidades podem ser estruturadas, não-estruturadas, estar formalizadas,
não-formalizadas, ou vir de fora ou de dentro da organização.

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Dada a complexidade do ECM é necessário evitar funcionalidades ilhadas – para decisões de
aquisição corretas, é importante ter conhecimento das tecnologias de base e suas funcionalidades.
O conceito de interoperabilidade é de extrema importância. Pela maturidade do mercado hoje em
dia, é importante se ter uma visão estratégica para a aplicação destes componentes. E, comprar
componentes pode agregar valor, mas é na visão sistêmica que residem os maiores ganhos.
Observe a complexidade exponencial:
Documento Office
Imagem de scanner
Registros
Voz
Vídeo
Aplicações legadas
Relatórios
Novo Objeto
Estilos,
Formatos
Modelos
Tipos
Canais

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2.1.2. Arquitetura da informação AI.
O Instituto para Arquitetura da Informação (The Information Architecture Institute) http://ia-
institute.org define AI como:
• O desenho estrutural de ambientes de informação compartilhados;
• Arte e ciência de organização e identificação de sítios web, intranets, comunidades online e
softwares para suportar a usabilidade e a capacidade de localização;
• Comunidade emergente de práticas focadas em trazer princípios de desenho e arquitetura
para o mundo digital;
• A medida que a informação prolifera exponencialmente, a usabilidade está se tornando um
fator crítico de sucesso para sítios web e aplicações de software. A boa AI traz o necessário
embasamento de um sistema de informação que faça sentido para os usuários.
Hoje em dia todas as empresas têm problemas com a informação. A arquitetura desta infor-
mação é uma parte importante da solução. Sua organização necessita da arquitetura da informação
quando:
• Objetivos de negócio ditam o desenho ou redesenham significativamente a interface do usu-
ário ou sítio web;
• Inacessibilidade da informação para seus clientes e funcionários está trazendo custos, inclu-
indo o seu call center e help desk;
• Iniciativas de gestão do conhecimento estão migrando informações das estações de trabalho
para um sistema de arquivos centralizados ou para a Intranet.
Variações de arquiteturas em Tecnologia da Informação TI:
• Estrutura de Zachman: “Arquitetura” corporativa – extremamente orientada a tecnologia, a
arquitetura como a arquitetura estratégica, infraestrutura e dimensionamento de TI;
• Estrutura de Saul Wurman – criou o termo “arquitetura da informação” em 1975. Um arqui-
teto da informação se preocupa com a organização sistêmica da informação de forma artística
– não a arquitetura tecnológica propriamente.
• Arquitetura da informação na Web – mais relevante para os nossos objetivos, vindo primei-
ramente de Louis Rosenfeld e Peter Morville no seu livro “Information Architecture for the
World Wide Web” “Arquitetura da informação para a WWW” (também conhecido como o
livro do “Urso Polar”).

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Um arquiteto da informação é preocupado com a organização sistêmica, mas de forma artís-
tica da informação ... para deixar a informação com sentido. Será crescentemente importante se
explorar alternativas, formas paralelas de comprar e vender ideias, serviços, produtos, etc., em tran-
sações rápidas. Trazem noções de reuso, personalização, múltiplas interfaces, camadas, etc.
Metáfora do restaurante / serviço:
Fast Food Restaurante Gourmet Benihana-type Restaurant
No Fast Food o Back Stage é fundamental, pois o produto é altamente padronizado, não exis-
tindo espaço para a personalização. A única experiência que existe é a rapidez no recebimento de
um produto padronizado. No restaurante Gourmet, existe o front stage (serviço) em equilíbrio com
o back stage (processamento), assim, se busca proporcionar uma experiência com proporção de ser-
viço e qualidade. Nos restaurantes que vendem proporção, o back stage funciona, basicamente,
como depósito, e o processamento é uma performance colocada como experiência para o cliente.
Desta forma, essa metáfora traz importantes conclusões:
• Retaguarda – foco em TI – decisões técnicas podem facilmente atropelar decisões de negócio
(minimização de riscos, redução de custos, criação de novas realidades, agregar valor) atrás
de sua AI, deixando-a desconectada do negócio.
• Frente – foco no usuário – a AI deveria focar nos usuários finais e nas SUAS necessidades de
informação, enquanto equilibra as preocupações técnicas.
ANOTAÇÕES
Front Stage
Back Stage
Front Stage
Back Stage
Front Stage
Back Stage

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Para que a TI seja realmente estratégica, a ênfase precisa ser afastada da tecnologia, direcio-
nando-a para a informação.
• Arquitetos da informação podem ajudar gestores de TI avançando de uma simples oferta de
serviços de prateleiras e soluções empacotadas;
• Arquitetos da informação e gestores de TI podem trabalhar juntos para ajudar a organização;
• Realmente entendendo o valor estratégico da informação;
• Fazendo com que tecnologia realmente traga resultados.
O desafio da arquitetura da informação corporativa – tendência competitiva:
• Tendência para autonomia – tecnologias democratizadoras, baratas e fáceis de usar;
• Tendência para a centralização – desejo dos usuários de ter um único ponto de acesso e dos
gestores de controlar custos e comunicações;
• A tendência para a autonomia tende a cancelar a tendência para a centralização, não resul-
tando em nada de benefício.
• Resultado: “silos”, ou feudos de informação e confusão dos usuários.
A informação possui orientação para “sistema de governo” ou sistema político:
ANARQUIA FEUDOS INFORMACIONAIS SISTEMAS AUTORITÁRIOS INFORMAÇÃO FEDERALIZADA
(DEMOCRÁTICA)
• A anarquia informacional, em uma organização, retrata a existência de fluxos informacionais,
mas a completa desorganização, descontrole e instabilidade de integridade informacional;
• Os feudos informacionais, em uma organização, retratam poucos padrões de fluxos informa-
cionais, sendo fruto de diversas tentativas de integração, frustradas, e, organização setorial
para prover a integridade informacional;
• Os sistemas autoritários tendem a ter “silos” informacionais, nos quais concentram e contro-
lam o fluxo da informação de maneira arbitrária, sem justificativas de controle, indicado es-
tabilidade, mas possivelmente, baixa integridade;
• A informação federalizada, em uma organização, retrata o sucesso na integração de um am-
biente de arquitetura da informação, os fluxos são livres, mas não descontrolados. Além de
prover políticas de acesso democrático à informação, indicando estabilidade e integridade.
ANOTAÇÕES

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Os resultados concretos de uma AI corporativa:
• Pode-se fazer o trabalho mais eficiente e economizar custos para unidades de negócios indi-
vidualizadas;
• Pode-se melhorar a sensação (sensibilidade / bem-estar) do usuário e criar fidelização à marca
nos clientes e na organização por parte dos funcionários;
• Pode-se minimizar os hábitos corporativos de comprar licenças e serviços redundantes.
O papel da ECM para a AI é que aquela foca em quatro pilares principais que apoiam e aceleram muito
a integração da AI – 1º a ECM foca em METADADOS; 2º a ECM foca em INTERFACE; 3º a ECM foca em PES-
QUISA E RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO, para, depois, focar em 3º REPOSITÓRIO.
A ECM permite controlar as interfaces com o usuário, integrando os serviços e repositórios.
Interface do Usuário
Office Suite Web browser
Serviços
Workflow Metadata Policies Search Security Digital
Rights Ma-
nagement
Library
services
Collabora-
tion
Repositório Centralizado
Gerenciamento de documentos Gerenciamento de registros Gestão da Web
Processo (antes da IA):
E-mail solici-
tando fatura
(incluindo
nome do for-
necedor, etc.)
enviado para a
contabilidade.
A contabili-
dade vai ao ar-
quivo procurar
o documento.
Os documen-
tos são retira-
dos e fotocopi-
ados.
Os documentos
são armazena-
dos novamente.
Cópia dos docu-
mentos entregue
manualmente.
O solicitante
trabalha com
os documentos
em papel.
Os documen-
tos são envia-
dos manual-
mente para
terceiros.
1º passo 2º passo 3º passo 4º passo 5º passo 6º passo 7º passo

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Processo (depois da IA):
Contabilidade di-
gitaliza fatura e
ordem
Solicitação enviada
via web com ordem
PDF das ima-
gens na pasta
do requisitante
Solicitante traba-
lha com PDF na
estação de tra-
balho
PDF enviado por e-
mail para terceiro
2.1.3. Criação e captura.
O crescimento do conteúdo. Volumes e artefatos crescem rapidamente – Office, PDF, XML, E-mail,
CAD, Blogs, Papel, Filmes, Textos, Formulários, Áudio, Vídeo, Wikis e muito mais, por toda a organização e em
diversas versões de elaboração.
CRIAÇÃO.
Interface do Usuário
Office Suite Ferramenta de criação
estruturada DM
E-mail Capture
Paper
Saída da solução de
ECM por criação estru-
turada
Serviços
Workflow Metadata Policies Search Security Digital
Rights Ma-
nagement
Library
services
Collabora-
tion
Repositório Centralizado
Gerenciamento de documentos Gerenciamento de registros Gestão da Web
Estratégia. A estratégia encontra com a uniformização de uma ferramenta de criação estruturada
que possibilite uma saída (produção de um dado, informação, documento, processo, comunicação, etc.) em
um ambiente controlado, no sentido de limitar a multiplicidade de artefatos, formatos e exemplares.
1º passo 2º passo 3º passo 4º passo 5º passo

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CAPTURA.
Estratégia. A estratégia encontra com o ciclo de vida do conteúdo.
Sabemos que, pela teoria da gestão de documentos, na arquivologia, os documentos possuem três
idades – corrente, intermediária e permanente. Aqui não seria diferente. O conteúdo também possui seu ciclo
de vida. Lembrando do ciclo da informação, temos: 1 – necessidades de informação; 2 – aquisição (captura e
criação); 3 – organização e armazenamento; 4 – produtos e serviços; 5 – distribuição; e, 6 – uso da informação.
Assim:
Um escritório de contabilidade de hipermercado pode perceber uma 1 - necessidade de informação,
diante da mudança de cenário, por exemplo, em uma pandemia, é necessário comprovar o custo de compra
dos itens de fornecimento para os clientes, por imposição da fiscalização do consumidor. Assim, o escritório
procede a digitalização das todas as notas fiscais, faturas e ordens de pagamento, para que, assim que existir
a fiscalização, os preços de fornecimento possam ser rapidamente justificados.
Em um laboratório de análises clínicas e exames, continuando o exemplo da pandemia, é necessário
controlar os fluxos de entradas de exames de testagem para determinada enfermidade. Assim, o laboratório
procede a 2 – aquisição por captura ou criação de prontuários e dados das amostras e de pacientes a ser
examinados. Considerando que esse processo garantirá controle e celeridade nas respostas à vigilância sani-
tária ou órgão de fiscalização de saúde pública.
Em um centro de pesquisa, no exemplo da pandemia, está montada uma força-tarefa para a fabrica-
ção de uma vacina de imunização da população mundial. Para tal, é necessário 3 – organização e armazena-
mento de pesquisas, resultados, relatórios, dados da população, etc. Assim, o centro de pesquisa procede a
organização desses dados para pesquisa, pois é necessário, posteriormente, publicar os artigos, controlar as
amostras de testes e comunicar a indústria farmacêutica no sentido de dar celeridade à vacina.
Um órgão de fiscalização sanitária, ainda no exemplo da pandemia, necessita publicar seus protocolos
de homologação de testes rápidos, equipamentos de combate à enfermidade, de contenção da propagação
etc. Além de iniciar um canal de acesso à informação, por meio de um Serviço de Atendimento ao Cidadão
SAC. Assim, o órgão de fiscalização sanitária procede à viabilização de 4 – produtos e serviços de informação
para a população, disponibilizando orientação para todos os segmentos da sociedade.
Um meio de imprensa necessita, diariamente, veicular informações sobre a pandemia, ainda estamos
neste exemplo, por isso, a 5 – distribuição interna das notícias e informações a serem checadas pelos jorna-
listas devem circular com celeridade, pois é necessário confeccionar, pelo menos, dois boletins diários com
informações regionais, nacional e internacional.
Por fim, o consumidor / paciente / usuário potencial / cidadão / audiência faz 6 – uso da informação
em diversas proporções e aspectos. Corroborando que o usuário é a finalidade de um sistema de fluxo ou ciclo
de informação, seja ele em qual posição ou papel ocupar.
---

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O que se deve capturar?
• - Documentos que os usuários – acessam com frequência; acessam simultaneamente; requerem rá-
pido acesso?
• - Somente documentos ou – documentos com metadados, todos os metadados, escritos à mão, textos
impressos, formulários, códigos de barra e/ou marcas?
• - Acervo completo ou somente parte dele? De hoje em diante com conversão sob demanda do pas-
sivo?
Onde capturar e por quem?
• - A digitalização deveria ser feita pelos usuários quando necessário, especialistas em tempo integral,
prestadores de serviço de digitalização, etc.?
• - No início do fluxo de trabalho ou mais tarde no processo?
• - Localmente ou remotamente?
• - O processo deverá ser centralizado ou distribuído?
• - É necessário incluir a localização dos documentos em papel?
• - É necessário o acesso durante a conversão?
• - É necessária a preparação dos documentos?
• - O controle de qualidade é necessário?
• - É necessária a criação de metadados ou extração de dados?
• - É necessário segurança?
Os conteúdos, por sua vez, apresentam o seguinte ciclo:
Desde o início do ciclo de vida do conteúdo de sua empresa, tenham em mente onde e como este
conteúdo deverá fluir e o nível de controle necessário para tirar o máximo de proveito deste conteúdo.
Mensagem
Fonte de
infor-
mação
Sinal
Trans-
missor
Sinal
recebido
Recep-
tor
Mensagem Destina-
tário
Fonte de
ruído

Pág. 17
2.1.4. Manual Técnico de Interatividade Eletrônica – Interactive Electronic Technical Ma-
nual IETMs
É o padrão do Departamento de Defesa dos EUA (DOD) definido e em uso. Demonstra a maturidade /
complexidade das implementações – classificadas por classe de 0 a 5.
• Classe 0 – imagens de páginas, pouca ou nenhuma navegação – documentos estão “ilhados”;
• Classe 1 – indexação a nível de página, visualização de página inteira;
• Classe 2 – indexado, rolhável, com hiperlinks – web 1.0.;
• Classe 3 – interface de perguntas e respostas;
• Classe 4 – filtros baseados no contexto, ocultação, exibição condicional;
• Classe 5 – banco de dados integrado capaz de apresentação dinâmica e integração com outros siste-
mas – Publishing 2.0.
2.1.5. Modelos de maturidade.
Um único modelo de maturidade para garantir uma grande variedade de classes de documentos? Ou
seja, memorandos, propostas, marketing, cartas de confirmação.
Modelos em cascata que garantam padrões e conteúdo pré-formatados através de uma classe de con-
teúdo como propostas? Ou seja, propostas para a América do Norte, propostas para serviços profissionais na
França, etc.
Modelos para os metadados que precisam ser carregados (importados / digitalizados) no sistema de
ECM e deixar de lado a utilização de quaisquer outros modelos do momento?
2.1.6. Autoria estruturada.
Requer a criação de conteúdo de forma modular em uma estrutura pré-definida com novas ferramen-
tas de autoria. Proporciona maior mudança de mentalidade nos autores (produtores), bem como nas suas
ferramentas de trabalho. Opera junto com a objetividade. Não só um único produtor, mas a colaboração.
2.1.7. Estágios da captura.
Podem ser de três tipos: – captura simples; – conversão; e – migração.

Pág. 18
• Captura simples – é pegar a informação na fonte e leva-la para o sistema de ECM. Assim, posso pegar
um documento elaborado no Word, ou um E-mail, e leva-los para o sistema.
• Conversão – é a mudança física de um formato, por exemplo, digitalização. A digitalização possibilita
flexibilidade, facilidade de acesso, permite a pesquisa por todo o texto, o controle de acesso e segu-
rança, e a economia de espaço físico. A digitalização demanda qualidade no reconhecimento dos ca-
racteres. O processo de digitalização é composto por – ordenação, preparação, digitalização, melhoria
da imagem, extração e indexação, armazenamento e distribuição.
• Migração – é o ato de mover registros [ou qualquer outro conteúdo] de um sistema para outro, en-
quanto se mantém a autenticidade, integridade, confiabilidade e usabilidade dos registros. A migração
é uma ação de preservação digital.
Segundo a ISO 15489-1 internacional de Informação e Documentação – records management:
AUTÊNTICO Ou seja, garantidamente idêntico.
ÍNTEGRO O conteúdo e os metadados são confiáveis.
CONFIÁVEL Não mudado.
USÁVEL Acessibilidade.
2.1.8. Indexação e captura:
Nos processos de captura, conversão e migração, a indexação:
• Normalmente é a tarefa mais complicada e demorada quando se trata de captura;
• Indexação é difícil e indexação complexa é ainda mais difícil – a racionalização do processo desde o
início aumenta a qualidade e reduz custos, independentemente de ser manual ou automática;
• Orienta-se fazer a indexação com o uso de formulários padronizados e vocabulário controlado para
dos descritores do conteúdo capturado;
• Volumes crescentes de dados “não-estruturados” significa que VOCÊ precisa racionalizar e simplifica-
los e o nível de crescimento vai destruir processo não otimizados em termos de custos, tempo, etc.
Uma das possibilidades é terceirizar o serviço, para dividir a “carga de trabalho”;
São técnicas para otimizar a indexação:
• Reconhecimento de caracteres – Optical Character Recognition (OCR) – reconhecimento óptico de
caracteres; Intelligent Character Recognition (ICR) – reconhecimento inteligente de caractere; Optical
Mark Recognition (OMR) – reconhecimento de marcas; Handwritten Character Recognition (HCR) –
reconhecimento de manuscrito.
• Código de barras – formulários, arquivos, mídia de armazenamento; objetos físicos ou acervos;
• Reconhecimento de formulários e processamento – baseado em modelos pré-definidos e em heurís-
tica ou aprendizagem de máquina.

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2.1.9. Melhores práticas de captura.
• Compatibilidade com formatos padronizados de documentos – incluindo JPEG, GIF, PNG, TIFF, etc.
• Mudanças devem ser salvas automaticamente sempre que possível, em e-mails, no Office;
• Suporte à digitalização, resultando em conteúdo com admissibilidade legal, e antecipação dos volu-
mes a serem suportados;
• Controles de acesso e de gestão;
• Escalabilidade;
• Facilidade de uso.
A facilidade de uso é baseada em dois principais critérios:
• O tempo necessário para salvar o trabalho;
• O tempo necessário para recuperar o trabalho.
Minimize tempo de salvar e recuperar:
• Forte integração com sistemas da estação de trabalho;
• Automação do processo de captura de metadados;
• Esquema de classificação corporativo intuitivo;
• Interface do usuário simples.
Métricas de performance definida e acordada.
Envolva os usuários no processo de desenho e configuração.
---
Em relação a ISO 15489-1 internacional de Informação e Documentação – records management, o CO-
NARq expediu uma interessante publicação, a resolução nº 37, diretrizes para presunção de autenticidade de
documentos arquivísticos digitais.
Outro documento técnico importante do CONARq são as Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manu-
tenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Do-
cumentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações" Publicadas no âmbito do Projeto The Internati-
onal Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems InterPARES, da Universidade de British
Columbia, Canadá, em acordo técnico com o Arquivo Nacional e aprovadas pela Resolução nº 38 do CONARQ,
visam ao aperfeiçoamento da gestão e preservação dos documentos de arquivo em formato digital.
Outra recomendação é a de digitalização de documentos arquivísticos permanentes, aprovadas pela Re-
solução nº 31 do CONARQ, visam auxiliar as instituições detentoras de acervos arquivísticos de valor perma-
nente, na concepção e execução de projetos e programas de digitalização.

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