Enterprise Content Management; Gestão da informação

1. Priscyla Patrício
PAPIRVM BIBLIOTECONOMIA
Minicurso: conhecimentos básicos de
Enterprise Content Management

2. Minicurso: conhecimentos básicos de Enterprise Content Management AULA 01 – 1.1.
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EMBASAMENTO TEÓRICO DAS PRÁTICAS DE ECM – 1.1. A AIIM, as certificações e tecnologias.
1.1.1. Definição de Enterprise Content Management.
Os profissionais da informação e do conhecimento, consultores, fornecedores de software e
de soluções usam cada vez mais o termo “gerenciamento de conteúdo corporativo” (ECM), sigla em
inglês para Enterprise Content Management, para se referir ao gerenciamento integrado de toda a
empresa e de todas as suas formas de informação digital. O ECM foi definido amplamente como:
“as estratégias, ferramentas, processos e habilidades que uma organização precisa para gerenciar
todas as suas informações (ativos organizacionais), independentemente do tipo ou do seu estágio
no ciclo vital dos documentos”.
O ECM aborda a maioria dos problemas contemporâneos de gerenciamento de informações
que possam impedir as empresas de trabalhar com eficiência, tais como, a qualidade da informação,
a conformidade regulatória da guarda e preservação, o arquivamento e a recuperação.
O mercado de ECM cresce rapidamente e numerosos fornecedores de todo o mundo ofere-
cem soluções de software sob a égide do ECM. O mercado de ECM teve projeção de crescimento
para 2016 de US $ 28,1 bilhões (JAAKONMAKI, et. al, 2018).
Aqui no Brasil as metodologias de ECM tem constantemente embasado editais de licitação de
projetos de digitalização de documentos, implementação de sistemas e tecnologias de gerencia-
mento de documentos, padronização de rotinas de preservação digital de documentos, entre outros.
A requisição pelas certificações da Associação Internacional de Gerenciamento Inteligente de
Informação AIIM https://www.aiim.org/ tem se tornado, cada vez mais, pré-requisito para contratação de
empresas de consultoria e execução das rotinas dos projetos licitatórios da área. Principalmente, quando se
considera, nesses projetos, a automação de rotinas como o carro chefe da contratação.
No Brasil, as certificações ECM servem de “ponte” entre os profissionais de tecnologia da in-
formação e os arquivistas e bibliotecários, na busca pelo sucesso da gestão do caos informacional de
uma empresa ou organização. Neste sentido, de tentar aproximar as terminologias das áreas que
lidam com a informação, os cursos e certificações da AIIM são bastante efetivos.
Assim, os cursos oferecidos por empresas do ramo, aqui no Brasil, traduzem todo o portfólio
de práticas e fazem a inscrição do aluno para a prova de certificação.
A AIIM é uma associação da indústria e provê educação, pesquisa e melhores práticas para
ajudar organizações a achar, controlar e otimizar suas informações. Por mais de 60 anos a AIIM tem
sido a organização sem fins lucrativos líder em dar suporte aos usuários a entender os desafios asso-
ciados à gestão de documentos, conteúdo, registro e processos de negócio. Hoje em dia a AIIM tem
escopo internacional, é independente, com foco em implementação e, como representante de toda
a indústria, fornecedores e canais, atua como o intermediário da indústria (AIIM, 2014).

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Podemos tecer algumas críticas aos cursos:
• Pode existir uma banalização da profissão de arquivologia e de biblioteconomia por parte
dos profissionais de outras áreas, que de porte dos certificados, passam a desconsiderar as
orientações da legislação e da profissão de arquivologia, em especial;
• No caso da biblioteconomia, busca-se aprender em uma tarde a classificar e indexar docu-
mentos. É necessário, a todo momento, estar esclarecendo a complexidade das atividades.
1.1.2. Então ECM para quê?
Portanto, é importante entender o propósito das certificações da AIIM, que é promover maior
dinamicidade à tarefa extenuante de gerenciamento de documentos em organizações e empresas,
basicamente, no ambiente corporativo, fazendo com que profissionais de tecnologia da informação
possam ser sensibilizados da complexidade de gerenciar a informação, e passem a trabalhar colabo-
rativamente e a entender as demandas dos profissionais da informação.
Assim, depois dessa imersão, o profissional de tecnologia da informação irá entender que não
é apenas um repositório e “jogar lá” a informação como backup, aliás, esta palavra não expressa
quase nada no ECM; É necessário promover ações em todo o ciclo informacional – não só no arqui-
vamento, mas na captura, na criação; proteger e preservar os dados; trabalhar na interface e na
apresentação; gerenciar o ciclo vital dos documentos, para não gerar problemas futuros; e integrar
as diferentes tecnologias existentes na organização que possuem gerenciamento de informação.
As tecnologias de ECM abrangem todo o ciclo e tipo de informação dentro e fora das orga-
nizações – considera: criação e captura; metadados; taxonomia; segurança e controle; pro-
cessos de automação; pesquisa e recuperação da informação; entrega e apresentação da
informação e mapeia tendências e direções futuras para dar inovação à organização.

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1.1.3. As certificações AIIM no Brasil.
Aqui no Brasil, a guiatraining.com responsável pela revista Document Management e/ou In-
formation Management, esses nomes da revista podem variar nas suas edições, é responsável pelos
cursos preparatórios para pelo menos três certificações da AIIM:
• ECM p – practitioner – que é o nível de práticas da ECM, o curso inicial;
• ECM s – specialist – que é o nível especializado da ECM, o curso intermediário;
• ECM m – master – que é a análise de um estudo de caso após os ECM p e ECM s;
• CDIA+ que é um curso bastante técnico e especializado em tecnologias de digitalização.
A CDIA – Certified Document Imaging Architect vem oscilando no seu oferecimento aqui no
Brasil. Ora ela está disponível, ora não está mais. Foi criada em 1995 e atualizada em 2005. Seu foco
é em Document Imaging (KOCH, 2013).
Os nomes e níveis dessas certificações podem variar bastante no exterior, mas aqui no Brasil,
basicamente, são essas as certificações existentes e “trazidas” para cá pela guiatraining.
A AIIM trabalhou com especialistas do setor e grupos focais para definir o conjunto de conhe-
cimentos necessários para que os profissionais da informação tenham sucesso na era do Gerencia-
mento Inteligente de Informações e construiu um exame de certificação com base nesse conjunto de
conhecimentos. O exame é composto de 100 perguntas de múltipla escolha nos cinco domínios do
Gerenciamento Inteligente de Informações:
• Criando e capturando informações
• Extraindo inteligência das informações
• Digitalizando processos intensivos em informações
• Automatizando governança e conformidade
• Implementando uma solução de gerenciamento de informações
O exame supervisionado está disponível on-line e em locais de teste em todo o mundo. Para
receber a designação CIP, os candidatos devem obter uma pontuação de 60%.
Estratégias para
ECM
Práticas para
ECM
Especialista em
ECM
Estudo de Caso

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1.1.4. O nosso minicurso.
O nosso minicurso é uma imersão nas tecnologias de ECM, considerando o material prepara-
tório para os testes do ECM p e ECM s, os principais tópicos e aspectos a ser considerados, para o
teste e certificação. O material é de 2013.
Portanto, é possível que de 2013 a 2020 alguns exemplos, práticas e jargões tenham se apri-
morado. A filosofia do ECM se mantém. Mas, faremos um bom resumo dos tópicos nucleares da
AIIM, para que, a partir daqui, você possa atualizar os seus conhecimentos e quem sabe, se conven-
cer de retirar a certificação.
O minicurso conhecimentos básicos de ECM pela Papirvm é composto de:
Aula 01 – Embasamento das práticas de ECM. Tecnologias, certificações e avanços na área.
PDF 1.1. Certificações, a AIIM, representantes no Brasil e os avanços na área. PDF 01
PDF 1.2. Frameworks, tecnologias, módulos detalhados do curso. PDF 02
Aula 02 – Ferramentas e instrumentos das práticas de ECM (ECM p).
PDF 2.1. Criação e captura de informação no ambiente corporativo. PDF 03
PDF 2.2. Metadados. PDF 04
PDF 2.3. Taxonomia. PDF 05
PDF 2.4. Segurança e controle, Processos e automação. PDF 06
PDF 2.5. Pesquisas, Entrega e apresentação, Tendências e direções. PDF 07
Aula 03 – Ferramentas, práticas e planejamento do ECM (ECM s).
PDF 3.1. Mapeamento, estratégia e avaliação; Governança, roteiro e atividades. PDF 08
PDF 3.2. Desenho e desenvolvimento; Implementação, operação e encerramento. PDF 09
PDF 3.3. Conhecimentos básicos de banco de dados e bases de dados PDF 10
ANOTAÇÕES

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As aulas 02 e 03 constituem os conhecimentos extraídos do material da AIIM:
Aula 02 – Ferramentas e instrumentos das práticas de ECM (ECM p).
PDF 2.1. Criação e captura de informação no ambiente corporativo. PDF 03
PDF 2.2. Metadados. PDF 04
PDF 2.3. Taxonomia. PDF 05
PDF 2.4. Segurança e controle, Processos e automação. PDF 06
PDF 2.5. Pesquisas, Entrega e apresentação, Tendências e direções. PDF 07
Aula 03 – Ferramentas, práticas e planejamento do ECM (ECM s).
PDF 3.1. Mapeamento, estratégia e avaliação; Governança, roteiro e atividades. PDF 08
PDF 3.2. Desenho e desenvolvimento; Implementação, operação e encerramento. PDF 09
PDF 3.3. Conhecimentos básicos de banco de dados e bases de dados PDF 10
Esses conteúdos terão algumas intervenções e incremento, que não constam do material ori-
ginal da AIIM. Mas, que serão sinalizados devidamente citada a fonte.
Novamente, o CIP unificou os conhecimentos do ECM p e do ECM s, o exame é composto de
100 perguntas de múltipla escolha nos cinco domínios do Gerenciamento Inteligente de Informações:
• Criando e capturando informações
• Extraindo inteligência das informações
• Digitalizando processos intensivos em informações
• Automatizando governança e conformidade
• Implementando uma solução de gerenciamento de informações
O que é o ECM? São as estratégias,métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar,
armazenar, preservar e entregar conteúdo e documentos relacionados aos principais processos das
organizações (KOCH, 2013). Tecnologias do ECM (document management, imaging, records mana-
gement, workflow, web content management e colaboração). Abordagens preferidas: • corporativo
versus departamental, • plataforma versus solução • Arquitetura da informação, interoperabilidade
e integrações • Fontes de informações e mecanismos apropriados de captura e migração; • Metada-
dos e indexação; • Tipos de taxonomia e seus valores; • Diferentes níveis de controle de acesso e
segurança; • Melhorias de processos e automação; • Tecnologias de pesquisa e recuperação; • Dife-
rentes formas para disponibilizar informações e conteúdo; para empregados, parceiros e clientes; •
Tendências tais como Web 2.0, SaaS e sistemas abertos.

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1.1.5. O ECM p.
O ECM p era a certificação introdutória da AIIM que trazia como agenda: 1. Introdução; 2.
Tecnologias e funcionalidades; 3. Arquitetura da informação; 4. Criação e captura; 5. Metadados; 6.
Taxonomias; 7. Segurança e controle; 8. Processos e automação; 9. Pesquisas; 10. Entrega e apresen-
tação; e 11. Tendências e direções.
O ECM p afirmava que o projeto de ECM era similar ao de uma construção, contendo três
grandes blocos ou pacotes de ações – as ferramentas e instrumentos, que englobavam – criação e
captura, metadados, tecnologias, segurança e controle, processos de automação e entrega/apresen-
tação; A fundação da estrutura – a construção de um ambiente de ECM sustentável necessita de um
embasamento baseado no bom entendimento das tecnologias e desenho de arquitetura de sistemas;
e Futuro – o melhor desenho de um ambiente para ECM inclui um programa de melhoria continua
com uma visão de futuro.
ECM não é uma única tecnologia, processo ou sistema; mas sim um conjunto destes.
É importante delimitar o seguinte: a informação e conhecimento organizacional ICO é com-
posta de vários arranjos e ferramentas para organizá-los:
TIPOLOGIAS ABORDAGEM
Dados Ciência dos Dados, ou Analytics
Espécies documentais
Ofício, relatório, E-mail, Processo, etc.
Gestão de Documentos
Informação Estruturada e Não-Estruturada
Artigo, Livro, relatório de pesquisa, etc.
Gestão da Informação, ECM
Conhecimento Tácito e Explícito Gestão do Conhecimento
Inteligência Organizacional Inteligência Competitiva
Ainda há que se considerar a tríade – dado, informação e conhecimento – dentro das orga-
nizações, e que para lidar com o conhecimento nas organizações, deve se preparar para se deparar
com a complexidade. O conhecimento nada mais é do que dados e informações devidamente trata-
dos e agregados de valor.
Atualmente, a ciência dos dados, responde por uma boa parcela do mercado de informação
corporativa, e geralmente é apresentada como solução para todos os problemas.
Quando se transforma dado em informação, informação em conhecimento, e conhecimento
em estratégia de negócio, se alcança a inteligência competitiva.

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Outro fato a ser considerado é que os documentos nada mais são do que uma estruturação
da informação. Poderíamos dizer que documento estaria dentro de informação estruturada.
Mas, para nós, bibliotecários ou arquivistas, as espécies documentais diferem na sua aborda-
gem – de acervamento, na biblioteconomia é artificial e na arquivologia, orgânica – e na multiplici-
dade de exemplares, que não cabe na arquivologia.
Podemos incluir também que a biblioteconomia trabalha com o paradigma da Ciência Aberta
e a arquivologia com os Dados Abertos Governamentais. Ambas as disciplinas possuem papel fun-
damental na sociedade.
Existe uma aproximação entre biblioteconomia e arquivologia quando focamos os documen-
tos jurídicos, nos quais, praticamente, não se pode definir o campo de atuação de cada uma.
A informação não-estruturada, assim como a informação estruturada, pode ser de dois tipos
– formal e não-formal – e aqui, podemos incluir, tramitações dentro do processo de workflow, des-
pachos nos sistemas de gerenciamento de documentos, rotinas dos sistemas de informações, etc.
Esses tópicos serão retomados em vários pontos do minicurso.
Dentro da organização, a informação trilha o circuito a seguir:

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1.1.6. O ECM s.
O ECM s era a especialização mais avançada da AIIM que trazia como agenda: 1. Mapeamento
da organização; 2. Estratégias de negócio e desenho; 3. Avaliação tecnológica e desenho; 4. Gover-
nança; 5. Roteiro e plano do projeto; 6. Atividades básicas; 7. Desenho; 8. Desenvolvimento, testes e
treinamento; 9. Implementação, operação e encerramento; e 10. Gestão de mudança. A exceção do
item 10, todos os outros fazem parte da metodologia de ECM MIKE 2 da AIIM.
MIKE 2 (Method for na Integrated Knowledge Enviroment) http://mike2.openmethodo-
logy.org é uma metodologia aberta para a gestão da informação corporativa. Foi desenvolvida pela
BearingPoint e divulgada como Open Source pela Creative Commons. Pretende ser passível de repe-
tição e fornecer sistemas em produção rapidamente, seguindo as tendências do desenvolvimento de
software. Inclui melhoria contínua (LEAN) e ciclos de implementação repetitivos (AGILE).
BIBLIOGRAFIA UTILIZADA:
AIIM. Curso AIIM specialist. São Paulo: Guia Training, 2014.
Jaakonmäki, R. et al. ECM implementations in practice: objectives, processes, and Technologies. Jour-
nal of Enterprise Information Management Vol. 31 No. 5, 2018 pp. 704-723.
Koch, W. As certificações do mercado de ECM. In: Conferência ECM Show. São Paulo, 2013.