O documento discute o gerenciamento eletrônico de registros (ERM), incluindo sua importância crescente, principais drivers de negócios como conformidade e eficiência, e aspectos-chave como captura, metadados, classificação, gestão da informação e soluções de tecnologia.

1. Agosto/2009O que é Gerenciamento e Registro Eletrônico(Electronic Record Management – ERM)

3. Agenda31.1Introdução ao ERM1.2ERM Drivers de Negócios1.3Captura, Metadados, Classificação1.4Gestão de Informação1.5ERM Soluções de Tecnologia

4. A importância dos registrosA maior parte dos registros hoje em dia começam em meios eletrônicos:Cartas

5. Emails

6. Fax

7. Transações na Web

8. Outras transações4

9. A importância dos registrosCrescente consciência da importância dos registros

10. Falhas de gestão

11. Exigência crescente do governo por retenção e disposição 5

12. Gerenciamento de Registros EletrônicosA pergunta é: ERM éO gerenciamento eletrônico de registros em papel?

13. O gerenciamento de registros eletrônicos?Resposta: ambos6

14. Tipos de conteúdo e grau de gerenciamento Para cada tipo de conteúdo, avaliar o grau de controle que existe em sua organização em gerenciá-lo7

15. 1.1Introdução ao ERM1.2ERM Drivers de NegóciosAgenda81.3Captura, Metadados, Classificação1.4Gestão de Informação1.5ERM Soluções de Tecnologia

16. Quais são os principais drivers de negócios?9EfetividadeEficiênciaERMConformidadeContinuidade

17. Driver: conformidadeLeis

18. Regulamentos

19. Políticas

20. Padrões

21. Boa prática10

22. Driver: efetividade Não perder registros

23. Compartilhar registros

24. Encontrar registros facilmente

25. Obter visão geral11

26. Driver: eficiênciaAcesso rápido a registros

27. Economia de espaço

28. Custos de manuseio reduzidos

29. Outros exemplos:

30. Custos de arquivamento

31. Mobília

32. Consumíveis 12

33. Driver: continuidadeRegistros estão sujeitos a perdas

34. Negócios tendem a falhar se perderem seus registros

35. Armazenamento eletrônico pode acelerar a recuperação de um desastre13

36. Ciclo de vida dos registrosFonte: Nara14Criação ou RecepçãoManutenção e UsoDisposição

37. Princípios fundamentaisRegistros são criados, recebidos e usados na condução das atividades organizacionais

38. Organizações deveriam criar e manter registros autênticos, confiáveis e usáveis15

39. Princípios de acesso e usoRegistros deveriam ser acessíveis a usuários autorizados

40. Usuários deveriam poder acessar e usar registros em formatos usáveis

41. Registros deveriam ser organizados para dar suporte ao acesso e gerenciamento16

42. Princípios de retençãoRegistros devem ser gerenciados por todo seu ciclo de vida

43. Registros deveriam ser mantidos enquanto solicitados

44. Requisitos estatutários

45. Requisitos legais

46. Necessidades de negócios ou operacionais

47. Reter registros por mais tempo do que solicitado pode aumentar responsabilidade organizacional17

48. Princípios de eliminaçãoEliminação é uma fase aceita do ciclo de vida dos registros

49. Transferência / Adesão

50. Destruição

51. Registros deveriam ser eliminados ao final do seu ciclo de vida 18

52. Introdução ao ERMAgenda191.11.2ERM Drivers de Negócios1.3Captura, Metadados, Classificação1.4Gestão de Informação1.5ERM Soluções de Tecnologia

53. O que é ‘Captura’20