1. Agosto/2009 O que é Gerenciamento e Registro Eletrônico (Electronic Record Management – ERM)

3. Agenda 3 1.1 Introdução ao ERM 1.2 ERM Drivers de Negócios 1.3 Captura, Metadados, Classificação 1.4 Gestão de Informação 1.5 ERM Soluções de Tecnologia

5. Emails

6. Fax

7. Transações na Web

8. Outras transações4

10. Falhas de gestão

11. Exigência crescente do governo por retenção e disposição 5

13. O gerenciamento de registros eletrônicos?Resposta: ambos 6

14. Tipos de conteúdo e grau de gerenciamento Para cada tipo de conteúdo, avaliar o grau de controle que existe em sua organização em gerenciá-lo 7

15. 1.1 Introdução ao ERM 1.2 ERM Drivers de Negócios Agenda 8 1.3 Captura, Metadados, Classificação 1.4 Gestão de Informação 1.5 ERM Soluções de Tecnologia

16. Quais são os principais drivers de negócios? 9 Efetividade Eficiência ERM Conformidade Continuidade

18. Regulamentos

19. Políticas

20. Padrões

21. Boa prática10

23. Compartilhar registros

24. Encontrar registros facilmente

25. Obter visão geral11

27. Economia de espaço

28. Custos de manuseio reduzidos

29. Outros exemplos:

30. Custos de arquivamento

31. Mobília

32. Consumíveis 12

34. Negócios tendem a falhar se perderem seus registros

35. Armazenamento eletrônico pode acelerar a recuperação de um desastre13

36. Ciclo de vida dos registros Fonte: Nara 14 Criação ou Recepção Manutenção e Uso Disposição

38. Organizações deveriam criar e manter registros autênticos, confiáveis e usáveis15

40. Usuários deveriam poder acessar e usar registros em formatos usáveis

41. Registros deveriam ser organizados para dar suporte ao acesso e gerenciamento16

43. Registros deveriam ser mantidos enquanto solicitados

44. Requisitos estatutários

45. Requisitos legais

46. Necessidades de negócios ou operacionais

47. Reter registros por mais tempo do que solicitado pode aumentar responsabilidade organizacional17

49. Transferência / Adesão

50. Destruição

51. Registros deveriam ser eliminados ao final do seu ciclo de vida 18

52. Introdução ao ERM Agenda 19 1.1 1.2 ERM Drivers de Negócios 1.3 Captura, Metadados, Classificação 1.4 Gestão de Informação 1.5 ERM Soluções de Tecnologia

53. O que é ‘Captura’ 20

55. Colocar o registro em um ambiente controlado

56. Ligar o registro com outros registros relacionados

57. Permitir que o registro seja gerenciado efetivamente21

59. Volume de não-registros a filtrar

60. Operacionalidade

61. Para requisitos legais e de auditoria

62. Responsabilidade maior por divulgar demais22

64. Para um documento ou registro isto significa dados tais como: seu autor, seu título, a data de emissão e outras informações que podem ser utilmente associadas a ele

65. Nada novo ou único

66. Definidos em termos de unidades chamadas “Elementos” ou “Campos”

67. Alguns suportam “sub-elementos” ou “atributos”23

69. Diferentes usuários de um sistema ERM terão diferentes visões do que os metadados podem fazer por eles e quais metadados são solicitados

70. Perspectiva de negócio

71. Perspectiva de gerenciamento de registros

72. Perspectiva do usuário24

74. Modelos de documentos podem conter código para capturar metadados

75. Modelos também podem conter “marcadores”, “campos” e outras características para ‘agarrar’ metadados25

77. Nome e detalhes do autor

78. Função e departamento

79. Outros valores default

80. Automatize se puder! 26

81. Esquema de classificação definido Informação descritiva para uma organização ou divisão de objetos em grupos baseados em características que os objetos têm em comum Fonte: ISO 11179-1 Padrão de Registro de Metadados – parte 1- Estrutura 27

83. F - Séries de Registros & ArquivosEstrutura de classificação 28

85. Um esquema de classificação de negócios (BCS) é um esquema de classificação baseado em funções & atividades do negócio de uma organização29

87. Tempo tomado para salva& declarar registros

88. Tempo tomado para recuperar registros relevantes

89. Usuários resistirão a um esquema difícil de usar30

91. Usuários podem buscar um repositório ou local para registros por:

92. Metadados

95. Um sistema ERM pode conter registros com muitos formatos & estruturas diferentes

96. Facilidades de visualização genéricas são solicitadas

97. As principais opções são:

98. Produzir uma representação em tela

99. Imprimir

100. Tocar áudio e/ ou vídeo 32

102. Ter seu próprio “visualizador” para formatos de arquivos comuns

103. Ou chamar uma aplicação externa

104. Precisão de apresentação e execução podem variar

105. Raramente um problema com registros de escritório “padrão”

106. Verifique o sistema com seus registros33

108. Assegurar registros oficiais

109. Proteger informação comercialmente sensível

110. Proteger informação pessoal

111. Limitar acesso a informações marcadas para proteção 34

113. Fornecer ou limitar acesso a características

114. Fornecer ou limitar acesso por classificação de segurança

115. “precisa saber” (“need to know”)Objetos para direitos de acesso do usuário

117. Um registro pode ser retido em diferentes maneiras

118. Sistema ERM

119. Aplicação de software

120. Mídia eletrônica separada

121. Papel 36

123. Alguns registros podem precisar ser retidos por períodos de tempo muito longos

124. Outros registros precisarão ser retidos por períodos mais curtos 37

126. Custos de armazenamento

127. Busca e recuperação

128. Descoberta

129. Tribunais têm sustentado que não há solicitação para manter tudo para sempre

130. Eliminação de registros diminui riscos

131. Se for feita continuamente e de acordo com os registros do programa38

132. 1.1 Introdução ao ERM Agenda 39 1.2 ERM Drivers de Negócios 1.3 Captura, Metadados, Classificação 1.4 Gestão de Informação 1.5 ERM Soluções de Tecnologia

134. Assegura conformidade com regulamentos e legislação

135. Permite melhorias de produtividade

136. Permite à empresa responder a mudanças

137. Sustenta boas práticas de gerenciamento de informações40 Procurando por informação apropriadamente

138. A estrutura da gestão de informações 41

140. Processos e padrões para gerenciar registros

141. Gerenciamento

142. Regras e responsabilidades de gestão

143. Organização

144. Grupos e estruturas necessárias para gerenciar informações42

146. Fornece amplas declarações de política

147. Muitas referências e exemplos à disposição

148. Setor público

149. Políticas e modelos43 Políticas

151. Procedimentos existentes atualizados para RM

152. Específico para diferentes departamentos, processos de trabalho, funções e aplicações

153. Processos relacionados a registros formam o centro do curso Practitioner44 Procedimentos

154. 1.1 Introdução ao ERM Agenda 45 1.2 ERM Drivers de Negócios 1.3 Captura, Metadados, Classificação 1.4 Gestão de Informação 1.5 ERM Soluções de Tecnologia

156. Conteúdos e localizações

157. Registros e caixas

158. Ou para criar e gerenciar instrumentos de gerenciamento de registros46

160. Imagem e gerenciamento de documentos

161. Fluxo de trabalho e BPM

162. Muitos incluem gerenciamento de registros

163. Serviços baseados nos conceitos de ECM47

165. Desenvolvimento de programação de plano/ retenção de arquivo

166. Classificação e armazenamento de registros

167. Acesso e recuperação

168. Retenção e eliminação

169. Pode integrar ou ser parte de um conjunto de programas ECM48

171. Geralmente menos funcionalidade que soluções ECM ou ERM

172. Menor custo para adquirir e implementar

173. Implantados por toda a organização

174. Pode fornecer gerenciamento de registros

175. Usados como parte dianteira para solução ECM ou ERM49

177. WORM media

178. Mídia baseada em cartucho

179. Exemplos de condições de armazenamento:

180. Requisição de temperatura e umidade controladas

181. Exemplos de proteção contra desastres

182. Cofre à prova de fogo, armazenamento fora do local

183. Requisição de algumas normas50

185. Registros eletrônicos precisam muita tecnologia:

186. Servidores e redes

187. Drives de disco

188. PC e sistema operante

189. Monitor

190. Software do sistema ECM/ERM

191. Software e hardware evoluem rapidamente!51

192. Mais de 1.000 clientes ativos da solução ECM Clientes da Solução ECM TOTVS 52