09 nocoes de_administracao_de_recursos_materiais

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  1. 1. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS
  2. 2. Didatismo e Conhecimento 1 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Prof. Danilo Vieira. Bacharel em Administração de Empresas (UNESP). Técnico em Assessoria de Gerenciamento Empresarial (ETEC). Atua nas áreas Administrativa e Acadêmica. 1 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS. 1.1 TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO. A classificação de materiais é um processo que tem como objetivo agrupar todos os materiais com características comuns. Segundo (Fernandes, 1981), a classificação de materiais surge por necessidade, uma vez que com o aumento da industrialização e da introdução da produção em série, foi necessário, para que não ocorressem falhas de produção devido à inexistência ou insufi- ciência de peças em estoque. A Administração de Materiais pode ser definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a ar- mazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. Visa gerenciar de maneira eficaz os recursos do processo produtivo, indo além de um simples controle de estoques, envolvendo um vasto campo de relações que são interdependentes e que precisam ser bem geridos para evitar desperdícios. A meta principal de uma empresa é maximizar o lucro sobre o capital investido. Espera-se então, que o dinheiro que está in- vestido em estoque seja necessário para a produção e o bom atendimento das vendas. Contudo, a manutenção de estoques requer investimentos e gastos elevados; evitar a formação de estoques ou tê-los em número reduzidos de itens e em quantidade mínimas, sem que em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos usuários é o conflito que a administração de materiais visa solucionar. O objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques , aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, mini- mizando as necessidades de capital investido. A grande questão é poder determinar qual a quantidade ideal de material em estoque, onde tanto os custos, como os riscos de não poder satisfazer a demanda serão os menores possíveis. As grandes funções da administração de materiais são:  Compra;  Transporte;  Armazenagem e conservação;  Manipulação e;  Controle de estoques. A função de Compras pode ser dividida em compras no mercado interno e importações. Toda compra envolve fornecedores, contratos (licitações), tomada de preços, pedido de compra (prazos, condições de pagamento etc.), transporte e controle no recebi- mento da mercadoria. Caso haja importações, os compradores deverão ter conhecimento das leis e guias de importação, bem como dos processos envolvendo órgão do governo federal mediador das importações. A função de Transportes envolve do fornecedor até o espaço físico de estocagem pode ser feita interna ou por terceiros. Caso seja interna, envolve o processo de gerenciamento e distribuição das cargas. Se externa, envolve a contratação de transportadoras (rodoviárias, ferroviárias, aéreas ou marítimas). As funções de Armazenagem e Conservação envolvem todos os processos de recebimento das mercadorias, controle de quali- dade e fechamento contra o pedido de compra, catalogação dos itens conforme codificação do estoque, armazenagem no local físico (localização) designado para os itens e contabilização dos itens. As funções de Manipulação e Controle dos Estoques envolvem todos os processos de requisição e devolução de itens em seja para fabricação, consumo ou revenda. Cada um destes processos é composto por sub-processos legais. Caso a retirada de itens seja para venda e entrega em um cliente, um processo de emissão de notas fiscais para circulação de mercadorias (pode ser o faturamento direto) deve ser incluído para esta função. Segundo Viana (2006), classificar materiais é reunir itens de estoque de acordo com suas características semelhantes. O sistema classificatório permite identificar e decidir prioridades referentes a suprimentos na empresa. Uma eficiente gestão de estoques, em que os materiais necessários ao funcionamento da empresa não faltam, depende de uma boa classificação dos materiais. A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Grande parte do sucesso no gerencia- mento de estoques depende fundamentalmente de bem classificar os materiais da empresa.
  3. 3. Didatismo e Conhecimento 2 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Dentro das empresas existem vários tipos de classificação de materiais. É necessário conhecer os tipos de classificação mais comuns para entender o processo e adaptá-los às necessidades de cada empresa. Para Viana (2006) um bom método de classificação deve ter algumas características: ser abrangente, flexível e prático. Abrangência: deve tratar de um conjunto de características, em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerencia- mento do estoque; Praticidade: a classificação deve ser simples e direta. Para atender às necessidades de cada empresa, é necessária uma divisão que norteie os vários tipos de classificação. Segundo Fernandes (1981) a classificação dos materiais pode ser dividida em quatro categorias. São estas: Identificação, Codifi- cação, Cadastramento e Catalogação. Identificação: a identificação do material é a primeira etapa da classificação de material e também a mais importante. Consiste na análise e registro das características físico/químicas e das aplicações de um determinado item em relação aos outros, isto é, estabelece a identidade do material. Para identificar essas características, é necessário ter em conta alguns dados sobre os materiais, dados estes que podem ser reti- rados de catálogos, de listas de peças fornecidas pelos fabricantes, pela simples visualização do material, etc. Alguns dos dados para se identificar os materiais podem ser:  Medidas/Dimensões das peças;  Voltagem, amperagem, etc.;  Acabamento superficial do material;  Tipo de material e a aplicação a que se destina;  Normas técnicas;  Referências da peça e/ou embalagens;  Acondicionamento do material;  Cor do material;  Identificar os fabricantes; Métodos de identificação Descritivo: Quando se identifica o material pela sua descrição detalhada. Procura-se neste tipo de identificação apresentar todas as características físicas que tornem o item único, independentemente da sua referência ou fabricante. No entanto deve-se evitar, tanto quanto possível, um ligeiro excesso de pormenores descritivos, uma vez que descrições em demasia tornam o catálogo do material mais volumoso e cansativo de ver. Referencial: Este método de identificação atribui uma descrição ou uma nomenclatura apoiada na referência do fabricante. Codificação de Material É o segundo passo da classificação de materiais, tem como objetivo atribuir um código representativo de modo a que se consiga identificar um item pelo seu número e/ou letras. Esse código que identifica o material denomina-se por nome da peça, no caso de o código usado ter sido feito através de letras, ou número da peça (part number) para o caso de o código usar números. A codificação do material também veio facilitar e simplificar as operações dentro das empresas uma vez que com um único código podem ser identifi- cadas as características do material, bem como todos os registos deste realizados na empresa. O código tornou-se tão mais necessário quanto maior for o universo da empresa e dos materiais (Fernandes, 1981, p.148). Segundo Fernandes (1981, p.148) existem 3 tipos de codificação usados na classificação de material, são elas: Sistema Alfabético: Este processo representa os materiais por meio de letras. Foi muito utilizado na codificação de livros (Méto- do de Dewey). A sua principal característica é conseguir associar letras com as características do material (Fernandes, 1981, p.148). Exemplo de aplicação do sistema alfabético: P – Pregos P/AA - Pregos 14 x 18 - 1 1/2 x 14 P/AB - Pregos 16 x 20 - 2 1/4 x 12 P/AC - Pregos 30 x 38 - 3 1/4 x 8 Sistema Alfanumérico: É um método que como o próprio nome indica usa letras (sistema alfabético) e números (sistema numé- rico) para representar um material. Sistema numérico: este sistema é, de todos os métodos de codificação de material, o que tem um uso mais generalizado e ilimita- do. Devido à sua forma simples e à facilidade de organização que oferece, este é também o sistema mais usado pelas empresas. Este sistema tem por base a atribuição de números para representar um material.
  4. 4. Didatismo e Conhecimento 3 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Exemplo: código de barras Para além dos sistemas alfabético, alfanumérico e numérico há também um outro método de codificação muito conhecido, que se pode visualizar, entre outros lugares, nos supermercados. O código de barras representa a informação de um material através da alternância de barras e espaços. Este sistema ao poder ser lido através de dispositivos electrónicos facilita a entrada e saída de dados num sistema de computação (Glossário, 2008). Exemplo de codificação de material-sistema numérico em que o número de stock ou número do item, isto é, o número que serve para identificar individualmente cada item, é composto por um número de classe, que identifica a classe a que o material pertence, por um número de identificação, este é um número não significativo, isto é, não apresenta nenhuma identificação com os elementos descritivos do material e por um dígito verificador. Tipos de Classificação  Por tipo de demanda;  Materiais Críticos;  Perecibilidade;  Quanto à periculosidade;  Possibilidade de fazer ou comprar;  Tipos de estocagem;  Dificuldade de aquisição;  Mercado fornecedor; Por tipo de demanda Materiais não de estoque- São materiais de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros para ressuprimento automático. A aquisição desses materiais somente é feita por solicitação direta do usuário, na oportunidade em que se constata a ne- cessidade deles. Devem ser comprados para utilização imediata e são debitados no centro de custo de aplicação. Materiais de estoque São materiais que devem existir em estoque e para os quais são determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, com base na demanda e na importância para a empresa. Quanto à aplicação: Materiais produtivos - ligado direta ou indiretamente ao processo de fabricação.  Matéria-prima - materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da em- presa.  Produtos em fabricação - são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo da empresa.  Produtos acabados - produtos já prontos para comercialização.  Materiais de manutenção - materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção. Materiais improdutivos - qualquer material não incorporado às características do produto fabricado. Ex.: materiais para limpeza, de escritório. Materiais de consumo - materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para fins que não sejam de manutenção.
  5. 5. Didatismo e Conhecimento 4 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Materiais Críticos São aqueles materiais de reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja demanda não é previsível e cuja falta causa grande risco às empresas. Classificação muito utilizada por indústrias. Por serem sobressalentes vitais de equipamentos produtivos, devem permanecer estocados até sua utilização, não estando, portanto, sujeitos ao controle de obsoles- cência. A quantidade de material cadastrado como material crítico dentro de uma empresa deve ser mínima. Os materiais são classifica- dos como críticos segundo os seguintes critérios:  Críticos por problemas de obtenção: material importado; único fornecedor; falta no mercado; estratégico e de difícil obten- ção ou fabricação.  Críticos por razões econômicas: materiais de valor elevado com alto custo de armazenagem ou de transporte.  Críticos por problemas de armazenagem ou transporte: materiais perecíveis, de alta periculosidade, elevado peso ou grandes dimensões.  Críticos por problema de previsão: ser difícil prever seu uso  Críticos por razões de segurança: materiais de alto custo de reposição ou para equipamento vital da produção. Perecibilidade Não só a deterioração das propriedades físico-químicas dos materiais influem nesse tipo de classificação, como também a ação do fator tempo. Dessa forma, quando a empresa adquire determinado material para ser utilizado em data oportuna, e, se por ventura não houver mais consumo, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos. Alguns materiais apresentam recomendações quanto à sua preservação e sua adequada embalagem, como forma de proteção contra a umidade, oxidação, poeira, choques mecânicos, pressão, etc. Quanto à perecibilidade os materiais podem ser classificados em: - Perecíveis; - Não perecíveis. Os materiais perecíveis podem ser classificados: Pela ação higroscópica – materiais que possuem grande afinidade com a água (vapor d´água). Ex.: sal marinho, cal virgem, etc; Pela limitação do tempo – materiais com prazo de validade. Ex.: remédios, alimentos, etc; Instáveis – produtos sujeitos a reações químicas. Ex.: peróxido de éter, óxido de etileno, etc; Voláteis – produtos que se evaporam naturalmente. Ex.: amoníaco; Por contaminação pela água – materiais que se degradam pela adição de água. Ex.: óleo para transformadores; Por contaminação por partículas sólidas – materiais que perdem suas propriedades físicas ou químicas se contaminados por partículas sólidas. Ex.: graxas; Pela ação da gravidade – materiais que se deformam se estocados incorretamente. Ex.: eixos de grande comprimento; Pela queda, colisão ou vibração – materiais de grande sensibilidade ou fragilidade. Ex.: vidros, cristais, instrumentos de medição, etc; Pela mudança de temperatura – materiais que perdem suas características e mantidos em temperaturas diferentes da requerida. Ex.: selantes para vedação, anéis de vedação de borracha, etc; Pela ação da luz – materiais que se degradam pela incidência direta da luz. Ex.: filmes fotográficos; Por ação de atmosfera agressiva – materiais que sofre corrosão quando em contato com atmosfera com grande concentração de gases ou vapores (de água ou ácidos); Pela ação de animais – materiais sujeitos ao ataque de insetos ou outros animais, durante o estoque. Ex.: grãos, madeiras, peles, etc A adoção da classificação por perecimento permite: a. determinar lotes de compras mais racionais; b. programar revisões periódicas para detectar falhas de estocagem; c. selecionar adequadamente os locais de estoque, utilizando técnicas adequadas de manuseio e transporte de materiais. Quanto à periculosidade A adoção dessa classificação visa à identificação de materiais, como, por exemplo, produtos químicos e gases, que, por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com outros, oferecendo riscos à segurança. Essa classificação é útil para o manuseio, transporte e armazenagem desses materiais. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), através da Norma NBR-7502, aborda o transporte de cargas perigosas e a Norma P-NB-98 classifica os líquidos inflamáveis.
  6. 6. Didatismo e Conhecimento 5 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Possibilidade de fazer ou comprar Essa classificação visa determinar quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados. A recuperação de um material deve ter custo inferior à compra de um novo item. Material que após a sua utilização passou por um processo de beneficiamento, permitindo a sua reutilização sem que suas qua- lidades originais fossem diminuídas. a. Fazer internamente – materiais que são fabricados na empresa; b. Comprar – são materiais que devem ser adquiridos no mercado, para os quais não há a possibilidade de fabricação na empresa; c. Decidir por fazer ou comprar – são materiais que estão sujeitos à análise de fazer internamente ou comprar; d. Recondicionar – materiais passíveis de recuperação que devem ser recondicionados após desgaste e uso, não devendo ser comprados nem feitos internamente. Tipos de estocagem Estocagem permanente – materiais com ressuprimento constante do estoque (renovação automática), devendo sempre existir saldo no almoxarifado; Estocagem temporária – são materiais de utilização imediata ou seja, de não estoque, que ficam estocados no almoxarifado so- mente até a sua utilização. Dificuldade de aquisição As dificuldades na obtenção de materiais podem provir de:  Fabricação especial: envolve encomendas especiais, com cronogramas de fabricação longos e acompanhamentos e inspe- ções nas diversas fases da fabricação;  Escassez: há pouca oferta no mercado, o que pode comprometer a produção;  Sazonalidade: a oferta sofre alterações durante o ano;  Monopólio ou tecnologia exclusiva: há um único fornecedor;  Logística sofisticada: transporte especial, ou difícil acesso para a retirada ou entrega;  Importações: dependem da liberação de verbas ou financiamentos externos. Quanto à dificuldade de aquisição os materiais podem ser classificados em:  fácil aquisição  difícil aquisição A classificação “dificuldades de aquisição” proporciona alguns benefícios à organização:  dimensionar os níveis de estoque;  fornecer subsídios aos gestores de estoque para a seleção do método a ser adotado para o ressuprimento;  propiciar maior experiência aos compradores em materiais com maior grau de dificuldade;  propiciar maior experiência aos diligenciadores, pois tais materiais necessitam de ações ágeis e prioritárias. Mercado fornecedor Mercado nacional: materiais fabricados no próprio país; Mercado estrangeiro: materiais fabricados fora do país; Materiais em processo de nacionalização: materiais para os quais se estão desenvolvendo fornecedores nacionais. 2 GESTÃO DE ESTOQUES. Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa comercial é o estoque. Essa importância advém não só de sua alta participação percentual no total do Ativo, mas também do fato de ser a partir dele que se determina o custo das mercadorias ou pro- dutos vendidos. Segundo Oliveira (1999, p.181), o estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica. Ou seja, é uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou transformados. O tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu objetivo social: se for uma empresa que comercializa produtos, que é o nosso caso, ela compra e vende os mesmos produtos e seu estoque é constituído de mercadorias. Assim sendo, a venda de estoques gera receita de vendas, custo de mercadorias ou produtos vendidos e estoque final. O termo Custo de Mercadorias entende-se que é o preço pago pela mercadoria, acrescido de outras despesas para movimentação do estoque, deduzido os impostos recuperáveis e o valor de mercado.
  7. 7. Didatismo e Conhecimento 6 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS O principio básico é que o custo das mercadorias adquiridas deve compreender todos os gastos que a empresa realiza para adquiri-las e colocá-las em condições de serem vendidas. Para uma empresa que compra e vende mercadorias, tais custos incluem o preço de compra e os gastos com transporte, recepção, inspeção e colocação nas prateleiras, além de custos administrativos asso- ciados ao controle dos estoques. (STICKNEY, 2001, P.340). Diante da existência do custo das mercadorias e do valor de mercado, surge a necessidade de escolher o menor valor para avaliar o estoque. O problema para se chegar a essa conclusão, prende-se ao fato da empresa ter em estoque o mesmo produto adquirido em datas distintas, com custos unitários diferentes. Se a empresa conseguir identificar qual unidade foi vendida e quais unidades ficaram em estoque no final do período, a mensu- ração do custo das mercadorias vendidas e do estoque final não apresenta problemas. A semelhança física entre unidades de alguns produtos, entretanto, cria dificuldades para a identificação de quais unidades foram vendidas e quais ficaram em estoque. Mesmo quando avanços na tecnologia permitem que a empresa acompanhe cada item de seu estoque, ela pode preferir não fazê-lo, dados os custos envolvidos. (STICKNEY, 2001, p.339). Desta forma, surge a duvida sobre qual preço unitário deve ser atribuído a tais esto- ques na data do balanç Favaro. H.L.ett all (1997, p.219), destaca que: “o importante é que de acordo com os princípios contábeis (do custo original como base de valor), deve se trabalhar com os valores de aquisição (entradas) das mercadorias, o que pode variar é o critério adotado para sua valoração”. Considerando esse ponto de vista são varias as possibilidades de atribuição desse valor. Porém, dar-se-á ênfase aos métodos PEPS, UEPS e CUSTO MÈDIO por serem os mais citados pelos autores. Qualquer um dos métodos de valoração dos estoques, quando utilizados nas mesmas condições de quantidades e preços, manterá a situação real das empresas nas mesmas igualdades, com a mesma quantidade de estoque, porém segundo Favaro. H.L. et all (1997, p.253), os resultados são influen- ciados pelos diferentes critérios de valoração de seus estoques, que provocam diferença no CMV interferindo assim na obtenção do lucro bruto na Demonstração de Resultado do Exercício. Isso quer dizer que os resultados obtidos são diferentes, em consequência dos critérios de atribuição de custos utilizados, embora todos tenham como base o mesmo custo de aquisição. Geralmente as empresas que não possuem uma boa política de estocagem vivem constantemente num dilema: quanto à empresa deve estocar para que seus interesses e os dos seus clientes sejam atendidos de forma satisfatória? A esse respeito, o Planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma política de estocagem eficiente. Pois, o departamento de vendas deseja um estoque elevado para atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque. Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa. Segundo Erasmo (2006,http://pessoal.sercomtel.com.br/carneiro/contII), planejar esta atividade é fundamental, porque de um bom planejamento virão, por exemplo, uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro maior”. Por esse motivo, os empresários devem estar atentos aos objetivos da empresa para definir as quantidades corretas de cada mercadoria que deve estar no estoque em um determinado período de tempo, para que a empresa não sofra nenhum prejuízo. E, já que o alto custo do dinheiro não permite imobilizar grandes quantias em estoque e que manter uma empresa com uma boa variedade de produtos exige uma imobilização elevada de capital de giro, ele deve saber exatamente o equilíbrio entre a quantidade de compras suficiente para um determinado período de vendas e a variedade de artigos para que os clientes tenham opção de escolha. Para que isso aconteça, é importante que o empresário levante periodicamente a média mensal de compras para compará-las com as vendas e, com isso, saber se o investimento em mercadorias está tendo o retorno desejado. O ato de comprar deve ser sempre precedido de um bom planejamento. De acordo com Stickney (2001, p.340): “A compra de mercadorias envolve a colocação do pedido, o recebimento e a inspeção das mercadorias encomendadas e o registro da compra. Rigo- rosamente, o comprador de uma mercadoria somente deveria registrar a compra quando a propriedade legal da mercadoria adquirida passasse do vendedor ara si. Caracterizar quando isso acontece envolve tecnicalidades legais associadas ao contrato entre as duas partes”. E para que isso aconteça, é de grande importância a elaboração de uma previsão de compras. Nas empresas comerciais, essa previsão é complicada, pois o numero de mercadorias comercializadas é muito grande. Como observa Stickney (2001, p.238), “as empresas preferem vender tanto quanto possível, com um numero mínimo de capital ‘empatado’ em estoque”. Por isso, a previsão deve ser elaborada pelos diversos setores funcionais da empresa, observando-se as características e peculiaridades do mercado for- necedor e do comportamento das vendas. É aconselhável que sejam feitas previsões individuais para cada setor ou departamento e reuni-las posteriormente em uma só, facilitando o planejamento das compras. Depois de preparada a previsão de compras, esta deve ser ajustada ás condições financeiras da empresa. Isso deve ser feito em reunião com os encarregados de compras, os encarregados de vendas e os encarregados pelo controle financeiro para que se encontre um equilíbrio entre os setores. A empresa que não faz a previsão de compras encontra dificuldades para manter seus estoques de forma equilibrada. Acabam comprando mercadorias de acordo com as necessidades surgidas correndo o risco de não ter produtos em épocas que o volume de vendas cresce. Perdendo dessa forma, oportunidade de aumentar suas vendas, perdendo clientes e, consequentemente, diminuído o lucro da empresa. E não tendo a previsão correta de compras, ele pode comprar um volume inadequado de mercadorias aumentando o custo de manutenção dos estoques. Para Stickney (2001, p.362): “Manter estoques – ou como também se diz, carregar estoques - gera custos”. Isso ocorre, porque quanto maior a quantidade de mercadorias estocadas, maior será o espaço físico necessário para
  8. 8. Didatismo e Conhecimento 7 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS guardá-las, maior o número de funcionários necessários e maiores os gastos para controle do estoque. Além disso, o mesmo autor destaca que pelo menos uma pequena quantidade de mercadorias precisa ser mantida em estoque para satisfazer às necessidades dos clientes à medida que elas apareçam. Diante dos fatos apresentados, fica claro que a utilização correta do estoque de mercadorias é fator determinante para a lucrativi- dade das empresas comerciais. A escolha de um bom critério para atribuição dos custos das mercadorias é um dos passos importantes para uma política de estoque eficiente. Pois, mesmo que todos os critérios tenham como base o mesmo custo de aquisição, tornando suas situações reais idênticas, os resultados obtidos são diferentes influenciando na lucratividade e na carga tributária da empresa. O mais aconselhável dos três critérios pesquisados é o custo médio, pois é o que espelha maior realidade nos custos, no lucro e no estoque final. Volta-se a dizer que o único método que não é aceito pela legislação Brasileira do Imposto de Renda é o UEPS, por distorcer completamente os resultados apresentando custo maior, lucro menor e estoque final diverso da realidade. Outro fator na determinação da lucratividade da empresa é o bom planejamento da previsão de compras. Sendo o planejamento bem feito, fica fácil fazer as com- pras, já que toda empresa organizada tem seus fornecedores tradicionais cadastrados. O encarregado de compras deve acompanhar permanentemente os pedidos, principalmente, aqueles que não foram atendidos, pois se os prazos de entrega não forem cumpridos pelos fornecedores, a previsão de compras pode ser prejudicada e, consequentemente, a produção e as vendas da empresa também. Mais um fato notado, é que estocar mercadorias por muito tempo é um fator de diminuição da lucratividade das empresas. Os produ- tos devem ser estocados o menor tempo possível, visto que reduz custo de manutenção e indica que o investimento feito pela empresa na compra das mercadorias retornou rapidamente. Enfim, conclui-se que o estoque garante os objetivos principais das empresas comerciais e quando o planejamento é adequado, através de uma política de estoques eficiente, a empresa não fica a mercê da sorte, podendo controlar seus gastos e aumentar sua lucratividade. Adaptação do texto de: Ivan Gonçalves dos Santos 3 COMPRAS. 3.1 MODALIDADES DE COMPRA. 3.2 CADASTRO DE FORNECEDORES. O sistema de compras baseia-se em uma ação que envolve atividades de pesquisas para a melhor adequação dos objetivos orga- nizacionais. Suas atividades básicas são: analisar ordem de pedido, buscar melhores preços, encontrar fornecedores certos, fontes de forneci- mentos, novos materiais, novos mercados e assim por diante. Compras dependem de sistemas de gestão moderna e com uso de tecnologia, são fontes geradoras de benefícios e de lucros para as empresas. compras deve trabalhar com pesquisa constante em todo seu envolvimento. Podemos ressaltar as seguintes ações; Suprimentos e de Apoio. Ações de suprimento: Solicitação de compras; Coleta de preços; Análise dos preços; Pedido de Compras; Acompanhamento do pedido. Ações de apoio: Desenvolvimento de fornecedores; Desenvolvimento de novos materiais; Qualificação de fornecedores; Ne- gociação Solicitação de Compras. É o documento que contém as informações sobre o que comprar. Pode ser originado por vários setores, dependendo do tipo de material: Material processo de fabricação (matéria-prima, material de manutenção e material auxiliar) – Estoque; Material de uso específico do solicitante, originado nos setores funcionais da empresa. O Objetivos da função de compras: Apesar da variedade de compras que uma empresa realiza, há alguns objetivos básicos da atividade de compras, que são válidos para todos os materiais e serviços comprados. Materiais e serviços podem: Ser da qualidade certa; Ser entregues rapidamente, se necessário; Ser entregues no momento certo e na quantidade correta; Ser capazes de alteração em termos de especificação, tempo de entrega ou quantidade (flexibilidade); Ter preço correto. Podemos classificar as mercadorias de uma empresa em três tipos, de acordo com a rotatividade de seus estoques: Mercadorias de alto giro;Mercadorias de médio giro; Mercadorias de baixo giro. As mercadorias de alto giro são aquelas destinadas a provocar tráfego no salão de vendas. Esse tipo de mercadoria quase sempre dá pouco lucro, mas exerce um efeito de atração da clientela. Num bar, por exemplo, são aquelas que ficam bem à vista do freguês: cigarro, fósforo, chicletes, balinhas etc. As mercadorias de médio e baixo giro são aquelas que apresentam uma rotação de estoque mais lenta. Permitem taxas de marca- ção mais elevadas para compensar a demora de suas saídas.
  9. 9. Didatismo e Conhecimento 8 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Como pode ser observado, para analisar se o que você está comprando para vender no varejo são os tipos de mercadorias ideais para o seu ramo de atividade, tem-se, obrigatoriamente, de levar em consideração a rotatividade dos seus estoques, utilizando o se- guinte roteiro: Agrupamento das mercadorias de acordo com a sua frequência de saída (alta, média ou baixa rotatividade); Levanta- mento dos custos das mercadorias em estoque, por grupos, de acordo com o seu giro; Somatório dos valores encontrados nos grupos de mercadorias; Cálculo do percentual correspondente a cada grupo, em relação ao somatório; Análise dos percentuais encontrados. Etapas do processo de compra 1) Coleta de Preços: Documento de registro da pesquisa de preços que fazemos em função de ter recebido a solicitação de com- pra dos fornecedores que temos aprovado para este material específico. Nele anotamos os dados recebidos dos fornecedores. 2) Pedido de Compras: É o contrato formal entre a empresa e o fornecedor, deverá representar todas as condições estabelecidas nas negociações. No pedido deverá constar: preço unitário e total, condições de fornecimento, prazo de entrega, condições de paga- mento, especificações técnicas do fornecimento, embalagens e transporte. 3) Acompanhamento do Pedido: Conhecido como follow-up, é o procedimento para manter sob controle todos os pedi- dos, até o momento em que ele é liberado para o processo de nossa empresa. Sua finalidade é evitar atrasos, problemas para o cliente na entrega do pedido. 4) Desenvolvimento de fornecedores: É o procedimento que possibilita à empresa selecionar os futuros fornecedores sendo os melhores fornecedores do mercado e que tenham condições de atender a todas especificações e exigências da empresa. 5) Desenvolvimento de novos materiais: É o procedimento que possibilita à empresa pesquisar e selecionar novos ma- teriais ou materiais alternativos o principal objetivo é estabelecer alternativas econômicas ou técnicas para melhorar o desempenho dos produtos no mercado. Baseando-se em especificações e parâmetros fornecidos pelo mercado ou pela engenharia. 6) Qualificação de fornecedores: É responsabilidade da área de engenharia; a área de compras tem um a função de ligação entre o fornecedor e a engenharia, ou seja, pesquisa de mercado. 7) Negociação: É um procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor , quando ambas as partes ganham, esse procedimento é fácil não cria conflito entre as partes, é um importante elemento de fortalecimento dos laços de interesses, de melhorias contínuas e principalmente de aumento dos lucros para ambas empresas. Desenvolvimento de fornecedores É o procedimento que possibilita à empresa selecionar os futuros fornecedores sendo os melhores fornecedores do mercado e que tenham condições de atender a todas especificações e exigências da empresa. 5) Desenvolvimento de novos materiais: É o procedimento que possibilita à empresa pesquisar e selecionar novos materiais ou materiais alternativos o principal objetivo é esta- belecer alternativas econômicas ou técnicas para melhorar o desempenho dos produtos no mercado. Baseando-se em especificações e parâmetros fornecidos pelo mercado ou pela engenharia. 6) Qualificação de fornecedores: É responsabilidade da área de engenharia; a área de compras tem um a função de ligação entre o fornecedor e a engenharia, ou seja, pesquisa de mercado. 7) Negociação: É um procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor , quando ambas as partes ganham, esse procedimento é fácil não cria conflito entre as partes, é um importante elemento de fortalecimento dos laços de interesses, de melhorias contínuas e prin- cipalmente de aumento dos lucros para ambas empresas. Compras e Desenvolvimento de Fornecedores A atividade de compras é realizada no lado do suprimento da empresa, estabelecendo contratos com fornecedores para adquirir materiais e serviços, ligados ou não à atividade principal. Os gestores de compras fazem uma ligação vital entre a empresa e seus fornecedores. Para serem eficazes, precisam compreen- der tanto as necessidades de todos os processos da empresa, como as capacitações dos fornecedores que podem fornecer produtos e serviços para a organização. A figura abaixo demonstra as etapas da interação empresa/fornecedor: Etapas Do Ato De Comprar 1. Determinar o que, quanto e quando comprar; Estudar de quem comprar; verificar quais serão os fornecedores e a sua capa- cidade técnica, relacionando-os com a consulta; 2. Promover a concorrência para a seleção do fornecedor vencedor; 3. Fechar o pedido mediante autorização de fornecimento ou contrato; 4. Acompanhar ativamente o processo no período compreendido entre o pedido e a entrega (diligenciamento ou “follow-up”); 5. Encerrar o processo, após recebimento do material e controle da qualidade e da quantidade. A compra interfere diretamente nas vendas. A qualidade, quantidade, preço e prazo dos produtos fabricados numa indústria de- pendem muito das condições em que foram adquiridos os insumos e as matérias-primas. No comércio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condições proporcionam venda mais rápida e, possivelmente, com maior margem de lucro.
  10. 10. Didatismo e Conhecimento 9 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS A gestão de compras é tida como um fator estratégico nos negócios. Comprar significa procurar, adquirir e receber mercadorias e insumos necessários à manutenção, funcionamento e expansão da empresa. As compras são responsáveis por uma margem de 50% a 80% dos gastos da empresa e, portanto, causa grande impacto nos lucros. Vejamos quais são as modalidades de compras mais utilizadas: • Compras de emergência – realizadas às pressas para atender uma necessidade surgida de surpresa. Isso é desvantajoso porque reduz seu poder de negociação com o fornecedor e a competitividade da empresa no mercado. As compras de emergência ocasionam aquisição de mercadorias com preços altos e rupturas no estoque, além da paralisação da unidade, motivado por falta de controle por parte de quem requisita ou compra. Assim, para reduzir ou anular as compras de emergência, a empresa deve estabelecer controle de estoque adequado. • Compras especulativas – são feitas para especular com possível alta de preços, geralmente antes da necessidade se apre- sentar. Esta modalidade é perigosa, pois além de comprometer o capital de giro pode acarretar prejuízos para a empresa, se não acontecer a alta de preços prevista. • Compras contratadas – realizadas por meio de contratos que preveem a entrega dos produtos em épocas preestabelecidas. Esta modalidade é muito utilizada na indústria, para fornecimento de matéria-prima e no comércio, para mercadorias especiais, mo- delos exclusivos ou produtos novos não lançados ainda no mercado. • Compras de reposição – compras realizadas para adquirir mercadorias que apresentam comportamento estável de vendas. É muito utilizada no comércio, principalmente em supermercados, onde os produtos de primeira necessidade (pão, leite, arroz, feijão, outros produtos alimentícios) e produtos de higiene e limpeza pessoal (sabonete, pasta de dentes e outros) apresentam um comporta- mento de vendas equilibrado, durante o ano todo. Não é tão fácil definir quais os fornecedores que apresentam todas as condições necessárias: se o preço de aquisição é justo e oferece condições de marcar um preço de venda que permita concorrer no mercado e, ao mesmo tempo, obter uma boa margem de lucro; se a qualidade dos produtos oferecidos tem a perfeição do acabamento exigida pelo consumidor; se a quantidade oferecida é suficiente para as necessidades de produção e vendas de um determinado período; se os prazos de entrega satisfazem as programações de vendas da empresa; se os prazos de pagamento cobrem os prazos médios de vendas e não comprometem o capital de giro próprio. Toda empresa deve possuir um bom cadastro, onde são registradas as informações necessárias sobre os fornecedores (endereço, número do CNPJ, número da inscrição, objetivos sociais, pessoas para contato, linhas de produtos ou mercadorias, prazo médio de entrega, condições de pagamento, política de descontos etc). As atividades de compras nas pequenas empresas, geralmente são funções exercidas pelo proprietário. De qualquer modo o en- carregado de compras – seja ele o próprio dono ou um funcionário – deve conhecer e seguir algumas regras básicas ao bom desempe- nho de suas funções: Ele conhece bem o mercado? Ele conhece bem os estoques da empresa? Ele conhece o orçamento da empresa? Ele é cauteloso?Ele acompanha permanentemente os pedidos? Ele faz os pedidos por escrito? Ele é atualizado? Ele possui requisitos para desenvolver suas tarefas (responsabilidade; paciência; habilidade no trato com pessoas; bom senso e iniciativa; capacidade para se comunicar; senso de organização; boa memória; gosto pela leitura) É o ato de procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da organização. O setor de compras possui variadas funções como: • Cadastro de fornecedores; • Processamento; • Compras locais; • Compras por importação; • Diligenciamento ou follow-up; Comprador técnico, Comprador Diverso, Matéria prima, Motorista, entre outras. Cadastro de Fornecedores. Um dos documentos primordiais do Departamento de Compras é o Cadastro de Fornecedor e a Ficha de Material, quando então existem condições de escolher o fornecedor ou prováveis fornecedores de determinado material. Através deste cadastro é que se rea- lizará a seleção dos fornecedores que atendam a quatro condições básicas de uma boa compra: preço, prazo, qualidade e condições de pagamento. Toda empresa deve possuir um bom cadastro, onde são registradas as informações necessárias sobre os fornecedores (endereço, número do CNPJ, número da inscrição, objetivos sociais, pessoas para contato, linhas de produtos ou mercadorias, prazo médio de entrega, condições de pagamento, política de descontos etc.).
  11. 11. Didatismo e Conhecimento 10 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS O setor de compras deve possuir dois tipos de cadastro, um por fornecedor e outro por tipo de material, dos quais apresentamos modelos. O cadastro de fornecedor reúne fichas de diversos fornecedores, especificando os materiais que fabricam, ou que represen- tam; o cadastro de material são fichas em que se identificam os fornecedores aprovados dos quais se pode adquirir. A necessidade desses dois cadastros é devida a situações em que o comprador desconhece o fornecedor de determinado produto; nesse ele deve consultar o cadastro de material. Uma excelente fonte de informação sobre a performance do fornecedor é também acompanhar as suas entregas, tendo como finalidade registrar as compras efetuadas, os recebimentos, as devoluções, as alterações de preço e condições de pagamento, os can- celamentos e as alterações de prazos de entrega. Adaptação do texto: Qualidade e o Relacionamento com os fornecedores Fornecedores devem ser selecionados numa base de quão bem eles atendem uma variedade de requisitos específicos (que não dependem apenas do preço). A seleção de fornecedor é uma das atividades mais importantes na aquisição, pois a produção começa com a aquisição, e um programa de aquisição não terá sucesso ao menos que relacionamentos cooperativos de fornecedor/cliente sejam estabelecidos e mantidos.Aseleção efetiva de fornecedor pode também ajudar as companhias a obter a produção “just-in-time” (Li, Fun e Hung, 1997). Além disso, para assegurar que os materiais recebidos possuam altos níveis de qualidade, uma avaliação de fornecedor deve ser efetuada periodicamente. Companhias distintas têm diferentes requisitos a respeito da performance do fornecedor. Li, Fun e Hung (1997) fornecem dois exemplos: nas Indústrias Eletrônicas Philips Ltda., localizadas em Taiwan, os indicadores utilizados para sele- cionar fornecedores são qualidade, custo, entrega, flexibilidade, e resposta; já a empresa McElroy Metal Inc. emprega nove critérios de performance. Portanto, o essencial é que cada companhia avalie cuidadosamente suas necessidades particulares e desenvolva critérios significativos para a avaliação de seus fornecedores. A partir do preceito de que os fornecedores têm o poder de colocar a empresa cliente na frente ou deixá-la para trás - dado que um problema no cronograma de produção do fornecedor, uma falta de cumprimento dos prazos ou um erro administrativo podem interferir nas metas de excelências de serviço da empresa cliente – Band (1997, p. 134) defende a idéia de que parcerias com forne- cedores são um imperativo competitivo. Segundo Band (1997, pg. 138), o relacionamento entre cliente e fornecedor pode se dar de diversas maneiras. De qualquer forma, para que o relacionamento entre eles alcance o ideal de colaboração, ele deve passar pelos seguintes estágios: Estágio 1: Tanto fornecedor quanto cliente estão incertos quanto ao nível de comprometimento da outra parte no esforço de cumprir o acordo; Estágio 2: O cliente é pressionado a cumprir um objetivo relacionado aos custos e o fornecedor pressionado a aumentar o volume dentro do orçamento; Estágio 3: O cliente tenta obter o controle de pedidos e o fornecedor procura garantir o negócio devido a investimentos realiza- dos; Estágio 4: Ambos os lados buscam a criação de um novo relacionamento que traga benefício mútuo; Estágio 5: Ambas as partes devem abrir mão do interesse pessoal e independência em favor da confiança, afim de se obter uma aliança; Estágio 6: Passa-se a discutir novos valores, tais como investimento em equipamentos, resolução de problemas e melhoria con- tínua, para garantir a aliança realizada; Estágio 7: Cliente e fornecedor são parceiros, obtendo margens maiores de lucro, qualidade assegurada, tempo de resposta e estoques menores e produção flexível. Observa-se que o nível de qualidade geral tende a crescer conforme há evolução de um passo para outro, devido à mudança de comportamento de cliente e fornecedor e ao aumento de comprometimento mútuo. Texto disponível em: http://www.eps.ufsc.br/disserta99/villarinho/cap2a.html Acompanhamento de Pedidos Da preparação do pedido fazem parte todas as atividades relacionadas com a recolha de informações acerca dos produtos e serviços pretendidos e com a sua requisição formal de forma a serem adquiridos. O preenchimento de formulários, a determinação da disponibilidade de stock e a transmissão de um pedido a um encarregado de vendas podem também fazer parte da preparação do pedido. Com o desenvolvimento da tecnologia, estas atividades estão muito facilitadas. Existem várias ferramentas que são uma grande ajuda tais como: os códigos de barra, que nos dão a descrição dos produtos pretendidos, tais como, o seu tamanho e quantidade; os sites dos fornecedores com informação acerca dos seus produtos ou até a possibilidade de fazer as encomendas online; ou os computadores das empresas, que através do intercâmbio electrónico de dados, já geram pedidos diretamente para evitar as faltas de stock. Estas tecnologias vão aos poucos eliminando várias tarefas, que no passado tinham de ser feitas manualmente, tornando o tempo de preparação do pedido mais curto, reduzindo também o tempo de ciclo do pedido do cliente (Ballou, p. 122-123).
  12. 12. Didatismo e Conhecimento 11 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Transmissão do Pedido Quando o pedido já foi efetuado, a primeira atividade a efetuar no ciclo de processamento é a transmissão de informações. Esta atividade passa por transmitir os documentos do ponto de origem para o fornecedor. Esta transmissão pode ser realizada manual- mente, ou seja, por serviço postal ou entregue por funcionários; ou eletronicamente, o método mais utilizado atualmente, através da internet, máquinas de fax, comunicações de satélite ou EDI, que é uma ligação electrónica exclusiva entre os computadores dos compradores e dos vendedores. O tempo para a transmissão de informações varia conforme o método utilizado, sendo a transmissão via postal o método mais lento e o intercâmbio electrónico o método mais rápido. As características de desempenho que têm de ser pesadas para a escolha do método a utilizar são a rapidez, a confiabilidade e a precisão, que devem ser comparadas com o seu preço, sendo a relação entre o desempenho e as receitas o maior desafio. Uma grande dúvida que existe atualmente é qual será o melhor método a utilizar entre o EDI e a internet. Se por um lado o EDI é o método mais seguro, pois não há risco de fuga de informações, é muito mais dispendioso do que a internet. Ainda há uma grande quantidade de empresas a utilizar o EDI, mas com o aperfeiçoamento e aumento da segurança da internet prevê-se que no futuro as informações via EDI e internet se torne numa só, ou seja, não diferenciáveis (Ballou, 2006). O Recebimento dos Pedidos Antes de atender aos pedidos, existem várias tarefas que têm de ser realizadas ao receber o pedido, são elas: verificar a exatidão das informações contidas, tais como, a descrição, a quantidade e o preço dos itens; conferir se há existências dos itens encomendados; preparar os documentos necessários para o pedido; verificar a situação de crédito do cliente; transcrever as informações do pedido à medida das necessidades; e fazer a faturação. Estas tarefas são indispensáveis e podem ainda surgir outras adicionais de preparação, antes do pedido ficar pronto. Já existem sistemas automatizados para realizar estas tarefas. Os avanços tecnológicos assumem grande importância no recebimento de pedidos, sendo que os códigos de barras são os que maiores benefícios trazem para estas atividades. Estima-se que os códigos de barras podem reduzir em bilhões de dólares o total de gastos das empresas, pois melhoram significativamente as cadeias de suprimentos. A indústria da saúde é um bom exemplo, pois o uso de códigos de barras nos suprimentos médicos podem reduzir de forma drástica os custos de suprimento. O recebimento de pedidos também sofreu uma grande mudança com a utilização de computadores, que substituem a contagem de existências manualmente e as ações de transcrição. Desta forma, os templos de ciclo dos pedidos são hoje muito mais reduzidos do que à alguns anos atrás. A distribuição de tarefas no atendimento de pedidos, a colheita dos pedidos, os seus limites de tamanho e o seu momento de entrada afetam o tempo de ciclo, ou seja, se uma equipa de vendas se se organizar e realizar várias tarefas ao mesmo tempo, vão con- seguir reduzir o tempo de ciclo do pedido. Também pode ser imposto um volume mínimo de pedidos aceites, o que reduz os custos nos transportes. Juntando vários pedidos paralelos que vão para a mesma região, pode ser criada uma rota de transportes eficiente que vai reduzir substancialmente os custos (Ballou, 2006). Atendimento dos Pedidos O atendimento pretende realizar as seguintes tarefas: adquirir os itens mediante retirada das existências, produção e compra; embalar os itens para embarque; programar o embarque das entregas; e preparar a documentação para o embarque. Algumas destas atividades podem ser realizadas paralelamente às do recebimento de pedidos, reduzindo assim o tempo de ciclo. As prioridades de atendimento que são estabelecidas têm influência no tempo total de processamento. Nem todas as empresas definem regras para a entrada e processamento de pedidos, o que gera atrasos significativos nos pedidos dos cientes. As definições de prioridades de atendimento evitam que os atrasos se deem relativamente aos pedidos dos clientes mais importantes. Algumas regras de priorização: • primeiro a ser recebido, primeiro a ser processado; • o pedido de menor tempo de processamento; • os pedidos com ordem de prioridade especificada; • primeiro os pedidos menores e menos complexos; • os pedidos com menor prazo de entrega; • os pedidos com menos tempo até à data de entrega. A escolha das regras de prioridade tem haver com os critérios de justiça para os clientes. O processamento dos pedidos, inde- pendentemente de ser a partir de existências ou pela produção, é somado ao tempo de ciclo do pedido na mesma proporção do tempo de colheita, embagem e produção. Quando não há existências para satisfazer um pedido, ocorre o parcelamento do embarque. A probabilidade de ocorrer parcelamento é relativamente elevada, mesmo com níveis de existências elevados, pois a probabilidade de o pedido não estar disponível nas existências é igual à multiplicação da probabilidade de cada item. Logo o tempo de processamento do pedido poderá ser maior do que o esperado.
  13. 13. Didatismo e Conhecimento 12 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Para evitar entregas parciais e grandes demoras na informação sobre a situação dos pedidos, deve-se reter o pedido até à reposi- ção dos itens em falta. Evidentemente, isto não é uma boa opção do ponto de vista do cliente, portanto tem de ser uma opção ponde- rada entre os custos de informação e transporte e o benefício da manutenção do nível dos serviços. Esta decisão requer procedimentos de processamento sofisticados (Ballou, 2006). Relatório da Situação do Pedido A última atividade do processamento de pedidos pretende manter os clientes informados acerca de quaisquer atrasos que possam ocorrer. As etapas deste processo são o acompanhamento e localização dos pedidos ao longo de todo o seu ciclo; e a comunicação ao cliente da localização do pedido e a previsão da data da sua entrega. Esta atividade não tem influência no tempo de ciclo do proces- samento do pedido porque é feita paralelamente às outras atividades. A tecnologia tem grande influência no acompanhamento da situação dos pedidos. Por exemplo, as empresas de transporte de en- comendas conseguem informar os seus clientes da localização dos produtos que transportam através de códigos de barra com leitura a laser e uma rede mundial de computadores e software projetado de propósito para estas empresas, que é aperfeiçoado constante- mente. Estes sistemas de informação conseguem identificar quem recebeu determinada encomenda, assim como a sua localização física e temporal (Ballou, 2006). O relatório de andamento pode não diminuir o tempo total de ciclo do pedido, mas pode ser importante elemento do composto de serviços oferecidos ao cliente. 4 COMPRAS NO SETOR PÚBLICO. 4.1 EDITAL DE LICITAÇÃO A licitação visa garantir a observância do Princípio Constitucional da Isonomia e a Selecionar a Proposta mais Vantajosa pra a Administração; ou seja, a que melhor atenda de maneira objetiva o interesse do serviço. A Administração Pública com o objetivo de dar maior transparência aos processos licitatórios, buscando a racionalização dos seus procedimentos bem como a redução de custos em função do aumento da competitividade, criou outras formas de comprar e uma outra modalidade de licitação diferente das modalidades da Lei n°8.666/93 (Concorrência, Tomada de Preços, Convite, Concurso Leilão e as Dispensas e Inexigibilidades), sendo necessária a elaboração de Ato Convocatório para as modalidades de Licitação. Licitação é o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou serviços, segundo condições por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentação de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em função de parâmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: de um, lado proporcionar às entidades governamentais possibilidade de realizarem o ne- gócio mais vantajoso; de outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participação nos negócios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares. AAdministração Pública lançará mão da licitação toda vez que for comprar bens, executar obras, contratar serviços, ou conceder a um terceiro o poder de, em seu nome, prestar algum tipo de serviço público, como é o caso das concessões. Quem está obrigado a licitar: União, Estados, Municípios, Distrito Federal, Territórios e autarquias estão obrigados a licitar, em obediência às pertinentes leis de licitação, o que é ponto incontroverso. O problema que se põe é saber se as sociedades de economia mista e empresas públicas também se sujeitam ao dever de licitar. Inexigibilidade De Licitação: A obrigatoriedade somente não se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei Nº 200 de 25 de fevereiro de 1967: Art. 126. As compras, obras e serviços efetuar-se-ão com estrita observância do prin- cípio da licitação. A licitação só será dispensada nos casos previstos nesta lei. § 2.0. É dispensável a licitação: Nos casos de guerra, grave per- turbação da ordem ou calamidade pública; Quando sua realização comprometer a segurança nacional, a juízo do Presidente da Re- pública; Quando não acudirem interessados à licitação anterior, mantidas, neste caso, as condições preestabelecidas; Na aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratação de serviços com profissionais ou firmas de notória especialização; Na aquisição de obras de arte e objetos históricos; Quando a operação envolver concessionário de serviço público ou, exclusivamente, pessoas de direito público interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritário; Na aquisição ou arrendamento de imóveis destinados ao Serviço Público; Nos casos de emergência, caracterizada a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízos ou comprometer a segurança de pessoas, obras, bens ou equipamentos; Nas compras ou execução de obras e serviços de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importância inferior a cinco vezes, no caso de compras e serviços, e a cinquenta vezes, no caso de obras, o valor do maior salário mínimo mensal.
  14. 14. Didatismo e Conhecimento 13 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Como todo sistema jurídico, o instituto das licitações também tem seus princípios norteadores. Discorreremos acerca de alguns deles, ainda que forma bastante simples. O princípio da legalidade, como princípio geral previsto no art. 5º, II, da Constituição de 1988, segundo o qual “ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer senão em virtude de lei”, obriga a Administração Pública, quando da compra, obra, contração de serviços ou alienação, a proceder de acordo com o que a Constituição Federal e Leis preveem. A não observação desse princípio impregnará o processo licitatório de vício, trazendo nulidade como consequência. Pelo princípio da isonomia, é assegurada a igualdade no tratamento a todos quantos venham participar do certame licitatório. O princípio da competitividade garante a livre participação a todos, porém, essa liberdade de participação é relativa, não signifi- cando que qualquer empresa será admitida no processo licitatório. Por exemplo, não faz sentido uma empresa fabricante de automó- veis tencionar participar de um processo de licitação, quando o objeto do certame seja compra de alimentos. A Administração Pública se balizará no princípio da impessoalidade para evitar a preferência por alguma empresa especifica- mente, cuja não observação implicaria prejuízo para a lisura do processo licitatório, e como consequência a decretação da nulidade do processo. Como a licitação busca atender ao interesse público, à coletividade, a escolha e julgamento da melhor proposta obedecerão ao princípio da publicidade, que visa tornar a futura licitação conhecida dos interessados e dar conhecimento aos licitantes bem como à sociedade em geral, sobre seus atos. Outra função desse princípio é garantir aos cidadãos o acesso à documentação referente à licita- ção, bem como sua participação em audiências públicas, nas hipóteses previstas no art. 39, da Lei nº 8.666/93. A proposta mais vantajosa nem sempre é a mais barata. Como dizem alguns, às vezes o barato sai caro. AAdministração Pública deve saber definir quando, quanto, o que e por que vai comprar, a exemplo da situação onde há opção de compra ou locação. É nessa análise que o princípio da economicidade se revela, auxiliando a aplicação dos recursos públicos com zelo e eficiência. Princípios Básicos Da Licitação I. Da Legalidade A atuação do gestor público e a realização da licitação devem ser processadas na forma da Lei, sem nenhuma interferência pes- soal da autoridade. II. Da Impessoalidade O interesse público está acima dos interesses pessoais. Será dispensado a todos os interessados tratamento igual, independente se a empresa é pequena, média ou grande. III. Da Moralidade A licitação deverá ser realizada em estrito cumprimento dos princípios morais, de acordo com a Lei, não cabendo nenhum des- lize, uma vez que o Estado é custeado pelo cidadão que paga seus impostos para receber em troca os serviços públicos. IV. Da Igualdade Previsto no art. 37, XXI da Constituição onde proíbe a discriminação entre os participantes do processo. O gestor não pode incluir cláusulas que restrinjam ou frustrem o caráter competitivo, favorecendo uns em detrimento de outros, que acabam por beneficiar, mesmo que involuntário, de determinados participantes. V. Da Publicidade Transparência do processo licitatório em todas as suas fases. VI. Da Probidade Administrativa O gestor deve ser Honesto em cumprir todos os deveres que lhes são atribuídos por força da legislação. VII. Da Vinculação Ao Instrumento Convocatório (Edital Ou Convite) A administração, bem como os licitantes ficam obrigados a cumprir os termos do edital em todas as fases do processo: documen- tação, propostas, julgamento e ao contrato. VIII. Do Julgamento Objetivo Pedidos da administração em confronto com o ofertado pelos participantes devem ser analisados de acordo com o que está estabelecido no Edital, considerando o interesse do serviço público e os fatores de qualidade de rendimento, durabilidade, preço, eficiência, financiamento e prazo. Comissão Permanente De Licitação (Cpl) / Comissão Especial De Licitação (Cel) / Pregoeiro Para as contratações na Administração Pública, de acordo com a modalidade de licitação escolhida deverá ser designada uma CPL ou uma CEL ou Designar o Pregoeiro e a sua Equipe de Apoio. Na forma do art. 6° - XVI da Lei n°8.666, in verbis: “ art.6°. Para os fins desta lei, considera-se: ...XVI – Comissão: Comissão, permanente ou especial, criada pela Administração, com a função de receber, examinar e julgar todos os documentos e procedimentos relativos às licitações e ao cadastramento de licitantes”.
  15. 15. Didatismo e Conhecimento 14 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS O art.51 da mesma Lei, estabelece que a CPL ou CEL, deve ser composta de, no mínimo 3 (três) membros, sendo pelo menos 2 (dois) deles servidores qualificados pertencentes aos quadros permanentes dos órgãos da Administração, responsáveis pela licitação. Os membros das Comissões de Licitação responderão solidariamente por todos os atos praticados pela Comissão, salvo se po- sição individual divergente estiver devidamente fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que tiver sido tomada a decisão. A investidura dos membros das Comissões Permanentes não excederá a 1 (um) ano, vedada a recondução da totalidade de seus membros para a mesma comissão no período subsequente. Os membros da Comissão de Licitação não poderão ter nenhuma partici- pação direta ou indireta, ou seja, a existência de qualquer vínculo de natureza técnica, comercial, econômica, financeira ou trabalhista entre o autor do projeto, pessoa física ou jurídica, e o licitante ou responsável pelos serviços, fornecimentos e obras, incluindo-se os fornecimentos de bens e serviços a estes necessários (Lei n° 8.6666/93 art.9° § 3°). Já na modalidade de Pregão a licitação será conduzida por um Pregoeiro e sua Equipe de Apoio. Formas De Comprar – Lei Nº 8.666/93 Na forma do Art. 22, são modalidades de Licitação: - Concorrência, Tomada de Preços, Convite, Concurso e Leilão. Também são previstos a Dispensa de Licitação (art. 17, § 2º, § 4º, art. 24 - inciso I a XXIV) e a Inexigibilidade quando houver inviabilidade de competição (Art. 25 – Inciso I a III). a) Concorrência: É a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, com- provem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no Edital. A Concorrência é obrigatória para compra ou alienação de imóveis, para concessão de direito real de uso e em Licitações Inter- nacionais, independentemente do valor do objeto e PODE SER TAMBÉM UTILIZADA NO LUGAR DE QUALQUER OUTRA MODALIDADE LICITATÓRIA, A CRITÉRIO DAADMINISTRAÇÃO (art. 22 - § 1º). b) Tomada De Preços: É a modalidade de licitação entre interessados cadastrados ou que atenderem a todas as condições exi- gidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação (art. 22 - § 2º). c) Convite: É a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 03 (três) ou ainda aos demais cadastrados na especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas. Nos casos em que couber Convite, a Administração poderá utilizar a TOMADA DE PREÇOS. Conforme entendimento do TCU, quando não tiver no mínimo 03 (três) propostas em condições de contratar com a Administra- ção, deve-se repetir o convite. Após essa repetição, caso não compareçam as 03 (três) empresas, a Administração poderá contratar com aquela que atenda as exigências do Edital, devidamente justificado, mesmo sendo facultado pela Lei. Quando, por limitações do mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, for impossível a obtenção do número mínimo de licitantes exigidos, 03 (três), essas circunstâncias deverão ser devidamente justificadas no processo, sob pena de repetição do convite. A abertura dos envelopes de propostas de preços e de habilitação deve ser feita em ato público no dia, hora e local designados no Edital. O julgamento é realizado por Comissão ou por Servidor designado pela Autoridade Competente.(art. 22 – § 3º - 51 § 1º). d) Concurso: É uma modalidade de natureza especial, bem, diferente das demais. É a modalidade de Licitação entre quaisquer interessados para escolha de Trabalho Técnico, Científico ou Artístico, mediante a instituição de Prêmios ou Remuneração aos vence- dores, conforme critérios constantes do Edital publicado na Imprensa Oficial com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias. Dispensa as formalidades específicas da Concorrência. O regulamento do Concurso é que indicará a qualificação dos participantes, estabelecerá as diretrizes e a forma de apresentação do trabalho, fixando as condições de sua realização, bem como os prêmios a serem concedidos, será designada a Comissão Julgadora definindo sobre os critérios e julgamento. Encerra-se o Concurso, com a classificação dos trabalhos e o pagamento dos prêmios (art. 22 - § 4º). e) Leilão: É a modalidade de licitação entre quaisquer interessados, para a venda de bens móveis inservíveis para a administra- ção ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienação de bens imóveis prevista no Art. 19 (bens imóveis cuja aquisição seja derivado de procedimentos judiciais ou de dação em pagamento, devendo ser avaliados, para que conste o preço mínimo no Edital; adoção do procedimento licitatório, sob a modalidade de Concorrência ou Leilão) a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação. Não é necessária nessa modalidade, a habilitação prévia dos licitantes, como exigida para as demais modalidades, tendo em vista que a venda é feita à vista ou curto prazo (art. 22 - § 5º - Art. 53 - § 1º, 2º). Os bens arrematados serão pagos à vista ou no percentual estabelecido no Edital, não inferior a 5% (cinco por cento) e, após a assinatura da ata lavrada no local, imediatamente entregues ao arrematante, o qual se obrigará ao pagamento do restante no prazo estipulado no Edital, sob pena de perder em favor da Administração o valor já recolhido.
  16. 16. Didatismo e Conhecimento 15 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS • Publicação Dos Editais: os editais de concorrência, tomada de preços, concurso e leilão deverão ser publicados com an- tecedência, no mínimo, por uma vez no Diário Oficial da União, no Diário Oficial do Estado, ou em jornal de grande circulação no Estado e também, se houver, em jornal de circulação no Município, dependendo da estância da licitação. • Prazos Para Publicação Do Edital: o prazo mínimo que deverá mediar entre a última publicação do edital resumido ou da expedição do convite e o recebimento das propostas será: De quarenta e cinco dias para: Concurso; Concorrência: do tipo “melhor técnica” ou “técnica e preço”, ou execução por empreitada integral; De trinta dias para: Concorrência, nos casos não especificados acima; Tomada de preços, quando a licitação for do tipo “melhor técnica” ou “técnica e preço”; De quinze dias para: Tomada de preços, nos casos não especificados acima; Leilão; De cinco dias úteis para: Convite. • Procedimento Da Licitação: Apesar dos atos que compõem o procedimento terem, cada um, finalidade específica, eles têm um objetivo comum: a seleção da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento é um ato unilateral que se inclui dentro do próprio certame, diferentemente do contrato, que é externo ao procedimento. “O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indica- ção sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente: “Da Requisição de Compra deverá constar obrigatoriamente: Justificativa do pedido, endossada pelo titular do órgão; Especificação adequada do produto a ser adquirido; Indicação do recurso próprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seção de Contabilidade da unidade requisitante; Atendimento ao princípio de padronização, sempre que possível for; Indicação dos fatores a serem considerados e expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas. Segundo Hely Lopes Meirelles, esta é a fase interna da licitação à qual se segue a fase externa, que se desenvolve através dos seguintes atos, nesta ordem: 1. Edital ou convite de convocação dos interessados; 2. Recebimento da documentação e propostas; 3. Habilitação dos licitantes; 4. Julgamento das propostas (classificação) 5. Adjudicação e homologação. A modalidade em que todas as fases da licitação se encontram claramente definidas é a concorrência. 1) Edital: “É o instrumento pelo qual a Administração leva ao conhecimento público a abertura de concorrência, de tomada de preços, de concurso e de leilão, fixa as condições de sua realização e convoca os interessados para a apresentação de suas propostas”. Como lei interna da licitação, vincula a Administração e os participantes. Funções do edital: o edital dá publicidade à licitação; Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas; Circuns- creve o universo dos proponentes; Estabelece os critérios para análise e avaliação dos proponentes e das propostas; Regula atos e termos processuais do procedimento; Fixa cláusulas do futuro contrato. 2) Habilitação: A habilitação, por vezes denominada “qualificação”, é a fase do procedimento em que se analisa a aptidão dos licitantes. Entende-se por aptidão a qualificação indispensável para que sua proposta possa ser objeto de consideração, sendo que o licitante pode ser habilitado ou não pelo órgão competente. Obs: Na modalidade de licitação chamada “convite” inexiste a fase de habilitação. Ela é presumida; é feita a priori pelo próprio órgão licitante que escolhe e convoca aqueles que julgam capacitados a participar do certame, admitindo, também, eventual interes- sado, não convidado, mas cadastrado. 3) Classificação: “É o ato pelo qual as propostas admitidas são ordenadas em função das vantagens que oferecem, na confor- midade dos critérios de avaliação estabelecidos no edital”. Após se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas e escolhe-se o vencedor, a partir das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios de avaliação estabelecidos no edital a quem deverá ser adjudicado o objeto da licitação.” A classificação se divide em duas fases: Na primeira, ocorre a abertura dos envelopes “proposta” entregues pelos participantes do certame. Os envelopes são abertos em ato público, previamente designado, do qual se lavrará ata circunstanciada; Na segunda, há o julgamento das propostas, que deve ser objetivo e em conformidade com os tipos de licitação. Critérios de classificação: Existem quatro tipos básicos de licitação (4 critérios básicos para avaliação das propostas): Licitação de menor preço - é a mais comum. O critério do menor preço é, sem dúvida, o mais objetivo. É usual na contratação de obras singelas, de serviços que dispensam especialização, na compra de materiais ou gêneros padronizados; Licitação de melhor técnica - esse critério privilegia a qualidade do bem, obra ou serviço proposto em função da necessidade administrativa a ser preenchida. O que a Administração pretende é a obra, o serviço, o material mais eficiente, ma is durável, mais adequado aos objetivos a serem atingidos; Licitação de técnica e preço - neste tipo de licitação, combinam-se os dois fatores: técnica e preço. Esse critério pode consistir em que a técnica e preço sejam avaliados separadamente, de modo a que, após selecionar as propostas que vierem a alcançar certo índice de qualidade ou de técnica, o preço será o fator de decisão. Pode-se, ainda atribuir pesos, ou seja, ponderação aos resultados da parte técnica e ponderação ao preço, que serão considerados em conjunto; Licitação de maior lance ou oferta - nos casos de alienação de bens ou concessão de direito real de uso (art. 45 § 1’ da Lei 8.666/93). As propostas que estiverem de acordo com o edital serão classificadas na ordem de preferência, na escolha conforme o tipo de licitação. Aquelas que não se apresentarem em conformidade com o instrumento convocatório serão desclassificadas. Não se pode aceitar proposta que apresente preços unitários simbólicos, irrisórios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatório não tenha estabelecido limites mínimos (v. § 3’ do art. 44 da Lei 8.666/93).
  17. 17. Didatismo e Conhecimento 16 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS O pregão é a modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns em que a disputa pelo fornecimento é feita em sessão pública, por meio de propostas e lances, para classificação e habilitação do licitante com a proposta de menor preço. A grande inovação do pregão se dá pela inversão das fases de habilitação e análise das propostas. Dessa forma, apenas a docu- mentação do participante que tenha apresentado a melhor proposta é analisada. Além disso, a definição da proposta mais vantajosa para a Administração é feita através de proposta de preço escrita e, após, disputa através de lances verbais. Após os lances, ainda pode haver a negociação direta com o pregoeiro, no intuito da diminuição do valor ofertado. O pregão vem se somar às demais modalidades previstas na Lei n.º 8.666/93, que são a concorrência, a tomada de preços, o con- vite, o concurso e o leilão. Diversamente destas modalidades, o pregão pode ser aplicado a qualquer valor estimado de contratação, de forma que constitui alternativa a todas as modalidades. Outra peculiaridade é que o pregão admite como critério de julgamento da proposta somente o menor preço. O pregão foi instituído exclusivamente no âmbito da União, ou seja, só pode ser aplicado na Administração Pública Federal, com- preendidos os três Poderes. Especificamente, alcança os mesmos órgãos e entidades da Administração Federal sujeitos à incidência da Lei n.º 8.666/93: a administração direta, as autarquias, as fundações, as empresas públicas e as sociedades de economia mista. Bens e Serviços Comuns Bens e serviços comuns são aqueles cujos padrões de desempenho e qualidades possam ser objetivamente definidas pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado. Trata-se, portanto, de bens e serviços geralmente oferecidos por diversos fornecedores e facilmente comparáveis entre si, de modo a permitir a decisão de compra com base no menor preço. A relação dos bens e serviços que se enquadram nessa tipificação está contida no Anexo II do Decreto n.º 3.555, de 8 de agosto de 2000, que regulamenta o pregão. Base Legal A Lei n.º 10.520, de 17 de julho de 2002, instituiu o pregão como nova modalidade de licitação. O Decreto n.º 3.555/00 detalha os procedimentos previstos na Lei e especifica os bens e serviços comuns. Etapa Competitiva A etapa competitiva transcorre durante a sessão pública do pregão, que consiste em evento no qual são recebidas as propostas escritas e a documentação de habilitação, realizada a disputa por lances verbais e o seu julgamento e classificação, seguido da habili- tação da melhor proposta e, finalmente, da proclamação de um vencedor. A etapa competitiva poderá ser sucessivamente retomada no caso de descumprimento dos requisitos de habilitação, pelo vencedor. A sessão pública será realizada no dia, hora e local que tenham sido designados no Edital. A sequência de procedimentos descrita a seguir deverá ser obrigatoriamente observada na etapa competitiva do pregão. Credenciamento Os interessados devem comparecer no dia, hora e local previstos, diretamente ou por seus representantes legais, que deverão se identificar e comprovar possuírem os poderes exigidos para a formulação de propostas e participação no pregão. Recebimentos dos envelopes Verificadas as credenciais de todos os presentes, é declarada aberta a sessão pelo pregoeiro, que transcorrerá de forma ininter- rupta até o encerramento dos trabalhos. São então recebidas as propostas dos licitantes e respectivas documentações de habilitação, em dois invólucros separados, da seguinte forma: 1. Envelope contendo a proposta; 2. Envelope contendo a documentação de habilitação do interessado. Importante inovação trazida pelos procedimentos do pregão, a comprovação documental de atendimento aos requisitos da ha- bilitação só será verificada no caso da proposta vencedora. Isto simplifica o processo, evitando o exame demorado e trabalhoso de extensa documentação apresentada por todos os participantes. Abertura das Propostas e Classificação dos Licitantes de Melhor Oferta Imediatamente após a sua entrega, os envelopes contendo as propostas de preço são abertos. O pregoeiro faz a leitura dos envelopes com o preço ofertado de cada participante, o qual será registrado no sistema informati- zado e projetado em tela, ou, alternativamente, será anotado em quadro-negro, assegurando perfeita visualização e acompanhamento por todos os presentes.
  18. 18. Didatismo e Conhecimento 17 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Nesta etapa é realizada a classificação das propostas cujos licitantes poderão participar da etapa de apresentação de lances ver- bais. A participação só é permitida para aqueles ofertantes cujas propostas por escrito apresentem valor situado dentro de um inter- valo entre o menor preço oferecido e os demais. O objetivo é estimular os participantes a apresentarem propostas compatíveis com a realidade do mercado, punindo a tentativa de inflacionar preços. Assim, o pregoeiro anunciará a proposta por escrito de menor preço e em seguida aquelas cujos preços se situem dentro do in- tervalo de 10% acima da primeira. Somente estes ofertantes poderão fazer lances verbais adicionalmente às propostas escritas que tenham apresentado. Não havendo pelo menos três propostas de preços nas condições definidas no parágrafo anterior, o pregoeiro classificará as três melhores, quaisquer que sejam os preços oferecidos. Lances Verbais Nesta etapa, é franqueada a formulação dos lances verbais, que necessariamente devem contemplar preços de valor decrescente em relação à proposta por escrito de menor valor. O pregoeiro convidará o participante selecionado que tenha apresentado a proposta selecionada de maior valor, para dar início à apresentação de lances verbais. Os lances serão formulados obedecendo à sequência do maior para o menor preço escrito selecionado. Sempre que um licitante desistir de apresentar lance, ao ser convidado pelo pregoeiro, será excluído da disputa verbal. A ausência de lance verbal não impede a continuação da sessão para a etapa de julgamento e classificação, que nesse caso exa- minará as ofertas escritas. Julgamento e Classificação Final Esgotada a apresentação de lances verbais, o pregoeiro passa ao julgamento da proposta de menor preço. A modalidade pregão prevê a aplicação tão somente da licitação de tipo menor preço, que define como vencedor o licitante que apresente a proposta mais vantajosa para a Administração Pública. O pregoeiro procederá à classificação do último lance apresentado por cada licitante, conforme ordenação crescente de preço. No caso de participante que não tenha apresentado lance verbal, é classificada a proposta por escrito apresentada inicialmente. Da mesma forma, na hipótese de não haver apresentação de lance verbal pelos participantes, o pregoeiro classificará as propostas por escrito. Realizada a classificação das propostas, a de menor valor será então examinada em relação a sua aceitabilidade. Este exame compreende a verificação da compatibilidade da proposta com o preço estimado pela Administração Pública na elaboração do Edital. O pregoeiro poderá negociar diretamente com o licitante, visando obter reduções adicionais de preço. Não há obrigação de aceitar proposta cujo valor seja excessivo em relação à estimativa de preço previamente elaborada pela Administração. O exame de aceitabilidade também considera a compatibilidade da proposta com os requisitos definidos no edital, relativamente a: Prazos de fornecimento; Especificações técnicas; Parâmetros de desempenho e de qualidade. Habilitação A fase de habilitação tem lugar depois de classificadas as propostas e realizado seu julgamento, identificada aquela de menor preço. Sendo assim, a habilitação ocorre depois do julgamento da proposta de menor preço ofertada. Depois de encerrada a etapa de competição entre propostas de preço, o pregoeiro procederá à abertura do envelope contendo a documentação de habilitação do licitante que tiver apresentado a melhor proposta julgada, ou seja, aquela de menor preço, conside- rada aceitável. Será examinada tão somente a documentação do vencedor da etapa competitiva entre preços. O exame constará de verificação da documentação relativa a: Habilitação jurídica; Qualificação técnica; Qualificação econômico-financeira; Regularidade fiscal; e conformidade com as disposições constitucionais relativas ao trabalho do menor de idade. A habilitação jurídica e a qualificação técnica e econômico-financeira obedecerão aos critérios estabelecidos no Edital. A regularidade fiscal deverá ser verificada em relação à Fazenda Nacional, a Seguridade Social e o FGTS. Os fornecedores regularmente cadastrados no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF, estão dispensados de apresentar os documentos de habilitação jurídica, de qualificação econômico-financeira e de regularidade fiscal. Neste caso, o pregoeiro procederá à consulta ao SICAF, que contém registros relativos a estas exigências de habilitação. O exame da documentação ou a consulta ao SICAF podem resultar na impossibilidade de habilitação do licitante que tenha apresentado a melhor proposta de preço. Neste caso, deverão ser examinados em seguida, os documentos de habilitação do segundo colocado, conforme a classificação e assim sucessivamente, até que um licitante atenda às exigências de habilitação.
  19. 19. Didatismo e Conhecimento 18 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Indicação do Vencedor Será declarado vencedor do pregão o licitante que tiver apresentado a proposta classificada de menor preço e que subsequen- temente tenha sido habilitado. Qualquer participante pode recorrer, assim que for declarado o vencedor. Não ocorrendo imediata manifestação acompanhada da explicitação dos motivos, será configurada a preclusão do direito de recurso. Recurso A apresentação de recurso não se conclui durante a sessão do pregão. Existindo intenção de interpor recurso, o licitante deverá manifestá-la ao pregoeiro, de viva voz, imediatamente após a declaração do vencedor. A manifestação necessariamente explicitará motivação consistente, que será liminarmente avaliada pelo pregoeiro, o qual decidirá pela sua aceitação ou não. Admitido o recurso, o licitante dispõe do prazo de três dias para apresentação do recurso, por escrito, que será disponibilizado a todos os participantes em dia, horário e local previamente comunicado, durante a sessão do pregão. Os demais licitantes poderão apresentar contra razões em até 3 dias, contados a partir do término do prazo do recorrente. É assegurado aos licitantes vista imediata dos autos do pregão, com a finalidade de subsidiar a preparação de recursos e de contra razões. A decisão sobre recurso será instruída por parecer do pregoeiro e homologada pela Autoridade Competente responsável pela licitação. O acolhimento do recurso implica tão somente na invalidação daqueles atos que não sejam passíveis de aproveitamento. Adjudicação e Homologação A adjudicação do licitante vencedor será realizada pelo pregoeiro, ao final da sessão do pregão, sempre que não houver manifes- tação dos participantes no sentido de apresentar recurso. Ocorrendo a interposição de recurso, a adjudicação ou o acatamento do recurso será realizado pela Autoridade Competente, depois de transcorridos os prazos devidos e decididos os recursos. A homologação da licitação é de responsabilidade da Autoridade Competente e só podem ser realizados depois de decididos os recursos e confirmada à regularidade de todos os procedimentos ado- tados. 5 RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM. 5.1 ENTRADA. 5.2 CONFERÊNCIA. 5.3 CRI- TÉRIOS E TÉCNICAS DE ARMAZENAGEM. Texto: Recebimento e Armazenagem de materiais 24/01/2010 Consideramos que o recebimento de materiais (matérias-primas principais, secundárias e materiais de embalagem) não consiste somente no simples ato de descarregá-lo de qualquer maneira dentro da empresa e armazená-lo em algum lugar onde exista um espaço livre, para posterior utilização. A recepção e a armazenagem correta de materiais são bastante importantes, devem ser padronizadas com procedimentos de re- cebimento e de verificação da Qualidade, executados antes de armazená-los. São muito conhecidos os maus resultados decorrentes do recebimento ou do armazenamento incorretos (degradação, mofo, ama- relamento, ressecamento ou perda da sua principal característica, função, etc.). A regra básica para criar procedimentos internos de recebimento e armazenagem é a de ter sempre em mente em que ponto o material deverá ser usado, transportado ou manuseado. Isso demonstra a importância de definir o fluxo correto dos materiais na empresa. Fonte: Revista Costura Perfeita / Mario Romito. Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. As atribuições básicas do Recebimento são: coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; anali- sar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; proceder a conferência visual, verificando as condições de embala- gem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;
  20. 20. Didatismo e Conhecimento 19 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases : 1a fase : Entrada de materiais; 2a fase : Conferência quantitativa; 3a fase : Conferência qualitativa; 4a fase : Regularização 1a fase - Entrada de Materiais : A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos : a recepção dos veículos transportadores; a triagem da documentação suporte do recebimento; constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa; constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual; constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal; cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; o encaminhamento desses veículos para a descarga. As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o “Conheci- mento de Transporte Rodoviário de Carga”, que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebi- mento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal às circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do trans- portador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados. Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao estoque. Para efeito de descarga do material no estoque, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam: paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes. 2a fase - Conferência Quantitativa; É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corres- ponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como “ contagem cega “ é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos : Manual : para o caso de pequenas quantidades; Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos , porcas, arruelas; Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias; Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas; 3ª fase - Conferência Qualitativa: Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: Caracte- rísticas dimensionais; Características específicas; Restrições de especificação; 4ª fase – Regularização: Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações: liberação de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas); liberação parcial de pagamento ao fornecedor; devolução de material ao fornecedor; reclamação de falta ao fornecedor; entrada do material no estoque. Os objetivos da armazenagem de produtos são vários, o objetivo primário da armazenagem é o de guardar a mercadoria por um determinado período, isso quer dizer que a mercadoria deve ser mantida no depósito por certo período, ate que seja o momento de sua consumação ou comercialização, características importantes também levadas em conta são: segurança, extravios e furtos. Na armazenagem a correta utilização do espaço disponível demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar. Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador “taxa de ocupação volumétrica”, que leva em consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado.
  21. 21. Didatismo e Conhecimento 20 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Para entendermos plenamente a utilização do espaço vertical, há que se analisar a utilidade de paletes para a movimentação, manuseio e armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e arma- zenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-de-obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionaram a muitas empresas economia de até 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno. Inicialmente os pallets eram empregados na manipulação interna de armazéns e depósitos e hoje acompanham a carga, da linha de produção à estocagem, embarque e distribuição. Em razão da padronização das medidas do pallet pelos países como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a serem utilizados através dos continentes em caminhões, vagões ferroviários e embarcações marítimas. Os Critérios de Armazenagem dependem das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; inflamabilidade; volume; peso e forma. Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispos- tos no estoque. Por essa razão, devem-se analisar, em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: armazenagem por tamanho esse critério permite bom aproveitamento do espaço; armazenamento por frequência: esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior frequência de movimento; armazenagem especial, onde se destacam: os ambientes climatizados; os produtos inflamáveis, que são armazenados sob-rígidas normas de segurança; os produtos perecíveis. A Armazenagem em área externa. Devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers”, peças fundidas e chapas metálicas. Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do estoque, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo. Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral. Layout é a disposição física de equipamentos, estoques, fluxo de pessoas e de material de forma que tudo se organize harmo- niosamente, pode ser uma instalação real, um projeto ou um trabalho. O seu estudo busca encontrar a melhor maneira de dispor fisicamente todos os meios de produção, arrumando o espaço de trabalho a fim de aperfeiçoar a funcionalidade do sistema, reduzir manuseio, transporte de material e circulação de pessoas. Faz-se necessário à modificação do layout na empresa quando: existir máquinas improdutivas, por idade ou obsoletismo; ocorrer acréscimos na demanda e novas máquinas precisa ser instalado; existir ambiente de trabalho inadequado; houver excesso de material em processo; existir movimentação excessiva de material. O objetivo principal do arranjo físico é obter operações econômicas a fim de: utilizar racionalmente o espaço físico disponível; reduzir ao mínimo as movimentações de materiais, produtos e pessoas; obter fluxo coerente de fabricação; oferecer melhores con- dições de trabalho aos funcionários; evitar investimento desnecessário; permitir manutenção; possibilitar supervisão e obtenção da qualidade; obter soluções flexíveis, isto é, possíveis de serem modificadas sem maiores atropelos. No estudo do layout alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um estoque, de forma que se possa obter as seguintes condições:  máxima utilização do espaço;  efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão de obra e equipamentos);  pronto acesso a todos os itens;  máxima proteção aos itens estocados;  boa organização;  satisfação das necessidades dos clientes. Registro e a inventariação de matérias-primas e mercadorias recebidas O Inventario físico determina a contagem física dos itens de estoque e em processos, para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque. O inventário pode ser geral ou rotativo: O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, com a contagem física de todos os itens de uma só vez. O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos. Toda e qualquer razão para manter estoques pode ser eliminada mediante um trabalho inteligente e técnico. O ideal de uma em- presa é manter ESTOQUE ZERO. O problema é que o custo disso pode ser maior que o custo de manutenção do estoque.

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