1.
ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO

2.
Educar para o
trabalho em
atividades de
comércio de bens,
serviços e turismo.

3.
Assistente Administrativo e Informática Básica
Carga Horária: 160 horas
Início das aulas: 17/10/2022
Término previsto: 13/12/2022
Horário: 18h:30 às 22h:30

4.
Instrutor:
Guilherme Silveira de Moraes
Administrador
Tecnólogo em Gestão Pública
Especialista em Marketing e Logística Empresarial
Certificação Profissional Anbima CPA 10

5.
Assistente Administrativo
UC1 - Organizar e executar atividades de apoio aos
processos da organização

6.
Noções da evolução histórica da Administração:
 Administração Científica,
 Teoria Clássica,
 Administração Humanista,
 Teoria Neoclássica,
 Modelo Japonês, e
 Administração nos tempos atuais.

7.
O QUE É ADMINISTRAÇÃO?
A administração é um ramo das ciências humanas que se
caracteriza pela aplicação prática de um conjunto de princípios,
técnicas e métodos dentro das organizações. É praticada
especialmente nas empresas, sejam elas públicas, privadas, mistas ou
outras.
Ganhando um novo significado
A palavra administração sofreu severas mudanças em seu significado
durante o caminhar do tempo. A tarefa do administrador passa a ser
atingir os OBJETIVOS:
•PLANEJAR
•ORGANIZAR
•DIRIGIR
•CONTROLAR

8.
AS QUATRO FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
•PLANEJAR: O planejamento é a primeira função administrativa, pois, serve
de base e apoio para as demais. Nessa etapa se determina com antecedência
quais são os objetivos a serem atingidos e o que deve ser feito para alcançá-
los.
•
•Analisar quais são as possíveis ações que poderão garantir o futuro da
empresa.
•Verificar quais caminhos a empresa seguirá e de que forma esses caminhos
serão trilhados.
•Traçar objetivos claros e decidir a melhor forma de os atingir.
•Definir missões.
•Programar atividades.

9.
ORGANIZAR: Organização significa o ato de organizar,
estruturar e integrar os recursos e os órgãos encarregados
da administração. Além de estabelecer suas atribuições e
as relações entre todos.
•Avaliar os recursos disponíveis e organizá-los de forma a
obter os melhores resultados.
•Agrupar as atividades em estruturas lógicas.
•Alocar recursos.
•Designar funções e dividir o trabalho.
•Coordenar esforços.

10.
•DIRIGIR: A direção constitui a terceira função da
administração. Esta etapa está relacionada diretamente
com a AÇÃO, ou seja, colocar marcha, dar vida, acionar ou
dinamizar. em muito a ver com pessoas, pois, está ligada
com os processos de gestão de pessoas da empresa.
•Liderar.
•Conduzir a empresa.
•Administrar recursos e pessoas.
•Comunicar.
•Motivar.

11.
CONTROLAR: A finalidade do controle é assegurar que os
resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se
ajustem aos objetivos previamente definidos. A essência
dessa etapa está na verificação, se atividade está ou não
alcançando os objetivos expostos.
•Verificação dos objetivos.
•Comparação do desempenho com os objetivos.
•Monitorar o desempenho.
•Tomar ações corretivas.
•Traçar planos alternativos.

12.
História da Administração
Antigamente, lá bem distante, em torno de 5 mil
a.C., os povos da Suméria, região entre os rios Tigre e
Eufrates, sentiram a necessidade de resolverem seus
problemas governamentais de forma mais embasada e
clara. Começaram, então, a criar regras, a planejar suas
atividades, a controlar os gastos e chamaram essas
práticas de administrar. Surgiu, então, a ciência da
administração. Essa ciência foi seguida e aperfeiçoada por
vários povos.

13.
Logo após o desenvolvimento da administração na
Suméria, foi a vez do povo egípcio, seguidos pelos
chineses e, na Idade Média, pela Igreja Católica cujos
dirigentes se destacaram como administradores natos.
Na sequência, por volta de 1550 e 1700, Alemanha
e Áustria entram nesse cenário. Assim, a administração
vem sendo melhorada e aperfeiçoada a cada dia. Outro
fenômeno que deve ser citado e que contribuiu muito para
o desenvolvimento da administração foi a Revolução
Industrial. Com ela surgiram empresas, o crescimento
acelerado e desorganizado e surgiu a necessidade de
profissionais especializados em administração.

14.
Administração Científica
Antigamente, praticamente todos os artigos comercializados
eram produzidos de forma manual. O processo artesanal demandava
mais tempo para ser concluído, por conta das várias etapas que apenas
UMA pessoa devia realizar!
A revolução industrial foi marcada pela criação das máquinas a
vapor, que substituíram o trabalho manual pelo industrial!
Com isso houve:
▪ Aumento no nível de produção;
▪ Diminuição do tempo de produção;
▪ Aumento em vendas;
▪ Aumento de lucro;
▪ Divisão mais organizada de trabalho;

15.
O Pai da Administração Científica
Frederic Taylor nasceu em 20 de março de 1856, em Germantown (que hoje faz
parte da Filadélfia) no Estado da Pensilvânia – EUA. Se formou em Engenharia
Mecânica aos 27 anos e essa era sua maior vocação!
Desde jovem, trabalhou em indústrias siderúrgicas e principalmente em
construção de máquinas. Foi operário, gerente, maquinista, escriturário e
engenheiro chefe, nas várias indústrias que trabalhou.
Taylor sempre teve contato íntimo com o mundo industrial, onde por várias
vezes teve chances de testar suas várias ideias relacionadas aos processos
industriais.
Em 1915 Taylor contrai uma pneumonia e falece no dia 21 de março do mesmo
ano.

16.
A administração científica criada por
Taylor, foi uma tentativa de aplicar os
métodos e pensamentos científicos nos
processos das indústrias e empresas da
época. Mesmo que a administração exista
desde sempre, ela só se tornou científica
com Taylor.

17.
Taylor identificou vários males que afetavam negativamente as empresas
da época. Alguns são:
•Os trabalhadores eram escolhidos de qualquer jeito;
•Não havia treinamento;
• O homem era visto como máquina;
•Os trabalhadores não tinham espaço ou direito;
•O salário era extremamente baixo;
•Não havia incentivos aos trabalhadores;
•A produção era desordenada e caótica;
•A gerência não tinha conhecimento dos procedimentos;
•Não era um trabalho padronizado;
•Havia muita vadiagem entre os trabalhadores;

18.
A partir de vários estudos, Taylor chegou a conclusões que poderiam
extinguir os problemas que foram identificados! Elas foram elencadas como os
Princípios da Administração Científica:
• Adotar uma Hierarquia mais rígida;
• Adotar incentivos aos salários;
• Realizar uma seleção científica dos trabalhadores;
• Adotar a padronização dos tempos e movimentos;
• Substituir a improvisação e a falta de conhecimento pela ciência;
• Investir em treinamentos e mais incentivos para a motivação do trabalhado;
• Bom relacionamento da gerência com os operários.

19.
Henry Ford e o Fordismo
Henry Ford nasceu em 1863 nos Estados Unidos. Durante a
adolescência criou o amor por motores, quando era responsável por
concertar os tratores da fazenda de seu pai! Levando a diante sua
paixão, mais tarde criou a famosa Ford Company (1903).
• Era um empresário, visava o lucro;
• Posição fixa do funcionário;
• Introdução das esteiras nas fábricas;
• Consumismo;
• Produção em massa + Consumo em massa;
• Aumento no salário e redução de custo;

20.
Críticas para a administração científica
Mesmo tendo mudado toda visão das indústrias, a
administração científica ainda recebeu duras críticas de outros
estudiosos! Algumas são:
• Teoria da máquina;
• Visão microscópica do homem;
• Ausência de comprovação científica;
• Abordagem incompleta da organização;
• Foco apenas no lucro;
• Funcionário só sabia fazer uma coisa;
• Só se pensava no dinheiro (Homo economicus)

21.
TEORIA CLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO
Jules Henri Fayol (1841-1925) foi um engenheiro, grande gestor e
pesquisador francês, criador da Teoria Clássica da Administração. Fayol
nasceu em 29 de julho do ano de 1841, em Constantinopla e veio a
falecer em Paris, vivendo as consequências da Revolução Industrial e,
mais tarde, da Primeira Guerra Mundial. Formou-se em engenharia de
minas e entrou para uma empresa metalúrgica e carbonífera.

22.
Os princípios da administração segundo Fayol são:
• Divisão do trabalho,
• Autoridade e responsabilidade,
• Disciplina,
• Unidade de comando,
• Unidade de direção,
• Subordinação dos interesses individuais aos gerais,
• Remuneração do pessoal,

23.
• Centralização,
• Cadeia escalar,
• Ordem,
• Equidade,
• Estabilidade pessoal,
• Iniciativa, e
• Espírito de equipe.

24.
Teoria Burocrática da Administração
Max Weber (1864-1920), define a burocracia como
a estruturação formal da organização, permitindo, dessa
forma, organizar as atividades humanas para a realização
de objetivos comuns no longo prazo. Essa definição de
Weber foi fundamental para outros estudiosos fora da área
da administração interpretassem melhor as organizações.

25.
Para Weber, a ideia de burocracia está intrinsecamente ligada
ao conceito de autoridade. Segundo ele, existem três formas de
autoridade:
• Autoridade tradicional,
• Autoridade carismática, e
• Autoridade racional-legal.
Weber acreditava que a autoridade racional-legal era a mais
adequada para o ambiente corporativo, uma vez que não é
personalista como as outras duas formas.

26.
Através desse modelo de autoridade surgiria,
conforme Weber, o tipo de organização à qual ele deu o
nome de Burocrática. Essa organização apresentaria os
seguintes princípios essenciais:
• Divisão de funções e tarefas feita de forma racional;
• Hierarquia definida por regras explícitas.;
• A contratação de funcionários é realizada baseando-se
em regras previamente estabelecidas, visando garantir
igualdade formal;

27.
• Equiparação salarial para o exercício de posições e
funções semelhantes;
• Avanços na carreira são regulados por normas e
critérios objetivos;
• Separação total entre função e as características
pessoais da pessoa que a exerce;
• Regras e normas que ditam os direitos e deveres devem
ser seguidas por todos, conforme o cargo e a função.

28.
Uma das críticas que se faz ao Modelo Burocrático é o
enfoque baseado na previsibilidade e estabilidade, sem levar em
consideração as alterações no cenário externo, a qualificação dos
membros da organização e a tecnologia e seus avanços.
A Teoria Burocrática possui uma postura altamente técnica e
mecanicista. Além disso, a preocupação é apenas com a estrutura e
seu conjunto de cargos e funções. O comportamento pessoal das
pessoas não é levado em consideração.

29.
Teoria das Relações Humanas
George Elton Mayo
Nascido na Austrália, Elton Mayo (1880 – 1949) foi doutor em
psicologia, sociólogo, professor pela Harvard Business School.
Desenvolveu diversas teorias sociais voltadas as áreas industriais,
sendo especializado como teórico organizacional. Elton Mayo, foi
responsável pela criação e aplicação da famosa experiência de
HAWTHORNE, que foi parte essencial na criação desta teoria.

30.
Após a crise de 1929, começaram a perceber a grande necessidade de s
HUMANIZAR as indústrias, e dar mais condições às pessoas que lá trabalhavam.
psicologia, filosofia e sociologia também começaram a ganhar espaço nessa época
abrindo caminho para a atuação de vários estudiosos da área, sendo que um deles fo
Elton Mayo, que se destacou principalmente pela criação da experiência d
Hawthorne.

31.
A Experiência de HAWTHORNE
A experiência de Hawthorne foi criada e aplicada por Elton
Mayo e sua equipe. Leva esse nome pois, aconteceu na empresa
Western Eletric Company que se localizava no bairro de Hawthorne –
Chicago. Esta experiência foi uma tentativa de avaliar como as
condições ambientais (local de trabalho) afetavam o rendimento do
trabalhador. Nesse caso, eles queriam saber como a luz afetava este
rendimento.

32.
Esta experiência foi dívida em 4 Fases.
PRIMEIRA FASE: Na primeira fase, eles queriam descobrir como a iluminação
afetaria o rendimento de trabalho dos operários.
SEGUNDA FASE/CONCLUSÃO: As moças gostavam de trabalhar na sala de
provas porque era divertido e a supervisão era tranquila, isso permitia que elas
trabalhassem com liberdade e tranquilidade.
TERCEIRA FASE: Após as análises da segunda fase, iniciou-se o
Programa de Entrevistas
QUARTA FASE: Estudo dos grupos informais.

33.
CONCLUSÃO DA EXPERIÊNCIA:
•O nível de produção é um resultado da integração social;
•A empresa passou a ser enxergada como uma organização social,
composta por grupos informais;
• Criação da visão de Relações Humanas na empresa
• Maior ênfase nos aspectos emocionais;
• Criação da ideia de motivação humana e reconhecimento das
necessidades; Estudo e criação da liderança;
• Substituição do Homo Economicus pelo Homo Social;

34.
JUST IN CASE
X
JUST IN TIME

35.
Escola da Qualidade
Uma das principais consequências da
produção em massa foi a criação da Escola da
Qualidade, em virtude da busca pela
uniformização e regularidade nos processos.
Qualidade significava, no início do século XX,
ausência de variação no processo produtivo.

36.
Um dos pioneiros nessa prática foi o engenheiro
norte-americano Walter Shewhart (1891-1967), que
desenvolveu um tipo de gráfico de medição, conhecido
como carta de controle, por meio do qual era possível
controlar a qualidade da produção, ainda que de maneira
reativa.

37.
Outra figura importante para esse movimento foi o professor
norte-americano William Deming (1900- 1993), discípulo de Shewhart,
que compartilhava seu entusiasmo pelo uso de ferramentas
estatísticas para controle de processos. Em 1950, em pleno período
pós-guerra, ele convenceu executivos de empresas japonesas a
investirem na melhoria da qualidade para aumentar a produção,
reduzir custos e ampliar o mercado. Era o início de uma nova era da
qualidade, com base em aspectos preventivos (e não somente de
controle), com foco no cliente e envolvimento imprescindível da alta
administração.

38.
MODELO JAPONÊS DA ADMINISTRAÇÃO
Criado no Japão, durante a época Toyotista (pós-
guerra) foi pensado para combater a “sujeira” nas
fábricas, transformar o ambiente e melhorar a
atitude dos colaboradores. Melhora a
QUALIDADE DE VIDA, diminui os desperdícios e
reduz extremamente os custos.

39.
MODELO “5S DA QUALIDADE”
Seiri – Senso de utilização
Seiton – Senso de Organização
Seiso – Senso de Limpeza
Seiketsu – Senso de Higiene e saúde
Shitsuke – Senso de autodisciplina

40.
SEIRI: Significa usar apenas o que você
REALMENTE precisa para executar seu
serviço. Utilizar materiais e ferramentas de
forma enxuta, livrando sua visão do excesso
de coisas.

41.
SEITON: “Um lugar para cada coisa. Cada
coisa para um lugar”, é a importância de se
ter todas as coisas disponíveis de maneira
que possam ser acessadas e utilizadas
imediatamente.

42.
SEISO: Este senso define a importância de
eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo
objetos estranhos ou desnecessários ao
ambiente. Trata-se de manter o asseio do
piso, armários, gavetas, estantes etc

43.
SEIKETSU: Consiste em manter o local de
trabalho limpo e longe de sujeiras, evidenciando
as condições sanitárias e higiene pessoal. Ruídos,
temperatura, iluminação, ergonomia, riscos, são
alguns fatores trabalhados neste senso.

44.
SHITSUKE: A última etapa do programa 5S é
definida pelo cumprimento e comprometimento
pessoal para com as etapas anteriores. Este
senso é composto pelos padrões éticos e morais
de cada indivíduo.

45.
"Nada é tão bom que não possa melhorar"
“A cada degrau que você sobe existe um
novo para subir"

46.
Melhoria Continua
Melhoria contínua é a prática adotada por diversas
empresas visando tornar seus resultados cada vez
melhores, mais eficientes e eficazes, sejam eles em
produtos, processos ou serviços. É um processo cíclico
sem fim, afinal, sempre há novas oportunidades de
melhoria para serem identificadas e colocadas em prática.

47.
Pilares fundamentais da melhoria contínua
Como toda filosofia, essa também possui fatores
básicos que você precisa entender antes de aplicá-la.
Vamos a eles?
Exige continuidade
É uma cultura
Benefícios para todos
Aplicando as técnicas de 5W2H e PDCA para
soluções de problemas, além de se tornar capaz de
elaborar Histogramas, Diagramas de Fluxo, Gráfico de
Pareto, Diagrama de Ishikawa e Carta de Controle e muito
mais!

48.
FUNÇÕES BÁSICAS DA EMPRESA
• FUNÇÃO TÉCNICA,
• FUNÇÃO COMERCIAL,
• FUNÇÃO FINANCEIRA,
• FUNÇÃO DE SEGURANÇA,
• FUNÇÃO CONTÁBIL, e
• FUNÇÃO ADMINSITRATIVA

49.
FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR
• Prever,
• Organizar,
• Comandar,
• Coordenar, e
• Controlar.

50.
FUNÇÕES DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
A função do assistente administrativo está diretamente ligada
aos processos operacionais, burocráticos e comunicacionais de
uma empresa.
O assistente administrativo tem papel fundamental no
acompanhamento e controle das rotinas de trabalho das
empresas e organizações. Atua muitas vezes como secretário,
auxiliando gestores e líderes na condução dos processos
operacionais e na interface com demais setores da empresa, como o
público externo. Sua especialidade é a Gestão Administrativa.

51.
Principais atividades de um assistente administrativo
• Receber e enviar correspondências e documentos.
• Controlar contas a pagar e receitas.
• Emitir notas fiscais.
• Elaborar relatório financeiro.
• Acompanhar o trabalho de logística da empresa.
• Manter arquivos e cadastros de informações atualizados.
• Assessorar gerentes e líderes com questões práticas da rotina de
trabalho, como preparar documentos, prestar informações ao
público, responder e-mails.

52.
Se a empresa possuir um plano de carreiras, o assistente
administrativo também pode subir de cargo e seguir linhas de atuação
profissional específicas, dependendo, claro, do perfil e da estrutura da
empresa para a qual trabalha. Confira alguns exemplos:
• Assistente de Compras
• Assistente Comercial
• Assistente de Logística
• Assistente de Departamento Pessoal (Recursos Humanos)
• Assistente de Atendimento

53.
Quais habilidades um assistente administrativo precisa?
• Capacidade de Concentração
• Organização
• Autonomia
• Dinamismo
• Administração do Tempo
• Comunicação
• Além disso, por lidar muitas vezes com documentos e informações
sensíveis, é fundamental que esse profissional demonstre grande
senso de responsabilidade e tenha postura ética.

54.
Bons estudos!

55.
REFERÊNCIAS
Rodrigues, ML – Fundamentos da Administração, 2013
https://www.infoescola.com/administracao_/teoria-
burocratica-da-administracao/
https://www.voitto.com.br/blog/artigo/melhoria-continua
https://www.guiadacarreira.com.br/blog/o-que-faz-um-
assistente-administrativo
https://blog.portaleducacao.com.br/teoria-classica-da-
administracao/
https://www.youtube.com/watch?v=RusNqMwVkhw&t=4s
https://www.youtube.com/watch?v=xD5jl8IatY0&t=4s
https://www.youtube.com/watch?v=8dy0qMXwf9c&t=548s