Caso do Tribunal de Justiça de Minas Gerais

CASE
TRIBUNAL
DE
JUSTIÇA

DE
ESTADO

Boas
prá7cas
para
gestão

|
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PROJETO
BANCO
MUNDIAL
–
AMPLIAR
O
ACESSO
À
JUSTIÇA

ETAPA 01
Diagnóstico Quantitativo
Abril a Junho de 2013
Construir
colabora.vamente
um
modelo
de
alocação
de
recursos
humanos
e
orçamentários

para
os
Tribunais
de
Jus.ça
dos
Estados,
melhorando
a
gestão
desses
recursos
e
ampliando
o

acesso
à
jus.ça.

ETAPA 02
Elaboração do Modelo
Junho de 2013 a Março de 2014
ETAPA 03
Implantação do Modelo
Março de 2014 a Março de 2015
1ª
OFICINA

Par$cipação
dos
27
TJs,

cada
um
com
2

representantes
das
áreas

de
RH
e
Orçamento/

Planejamento
para
a

coleta
de
Boas
Prá$cas

ANÁLISE

QUANTITATIVA

Análise
de
informações

de
custo
e
pessoal
dos

anos
de
2009
a
2011
do

Jus$ça
em
Números
e
da

Resolução
102
do
CNJ.

2ª
OFICINA

Par$cipação
dos
10

TJs
selecionados,
para

discussão
do
modelo

de
alocação
de

recursos

VISITAS
AOS
10
TJs

Os
10
TJs
selecionados

foram
visitados
para

coleta
e
disseminação
de

experiências
de
gestão

da
alocação
de
recursos

CONSOLIDAÇÃO

DO
MODELO

Implantação
em
3

Tribunais
(TJTO,

TJMG,
e
TJMT)

|
3
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O
NOSSO
TRABALHO
EM
CONJUNTO
RESULTOU
EM…

Agrupamento das principais
boas práticas e experiências
dos tribunais em alocação de
recursos.

|
4
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NOSSOS
MODELOS
PROPOEM

MELHORAR
O
DESEMPENHO
DE
UMA

UNIDADE
JUDICIÁRIA,
AVALIANDO

ESSENCIALMENTE
DOIS
PONTOS:

|
5
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Devemos
avaliar
a
razão
entre
a
taxa
de
entrega
de
jus7ça
com
a
taxa

de
demanda
da
sociedade...

UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇAENTREGUE
DEMANDA DA SOCIEDADE

|
6
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...
para
atuar
na
redução
da
taxa
de
conges7onamento!!!
UNIDADEJUDICIÁRIA
PESSOAS
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇAENTREGUE
DEMANDA DA SOCIEDADE
TAXA DE
CONGESTIO-
NAMENTO

|
7
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Em
segundo
lugar,
podemos
avaliar
a
razão
entre
a
“quan7dade”
de

jus7ça
entregue
e
o
custo
jus7ça
para
viabilizá-‐la....

UNIDADEJUDICIÁRIA
PESSOAS
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇAENTREGUE
JUSTIÇA ENTREGUE
CUSTOJUSTIÇA

|
8
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para
melhorar
a
eﬁciência
da
vara
no
uso
de
recursos
humanos
e

orçamentários...

UNIDADEJUDICIÁRIA
PESSOAS
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇA ENTREGUE
CUSTOJUSTIÇA
TAXA DE
EFICIÊNCIA

QUAIS
SÃO
OS

PRINCÍPIOS
DO

MODELO
DE

ALOCAÇÃO
DE

PESSOAS

|
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PRINCÍPIO
1:
COMPARAR
É
ALGO
POSITIVO,

CONTUDO,
SÓ
COMPARE
UNIDADES
DE
NATUREZAS
E

DESEMPENHOS
SEMELHANTES

|
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UJ
H
UJ
I
UJ
F
UJ
E
UJ
J
UJ
A
UJ
D
UJ
M
UJ
B UJ
K
UJ
G
UJ
C
UJ
L
Iden7ﬁcar
as
diversidades
existentes
entre
os
diferentes
7pos
de

varas

UJ
A
UJ
D
UJ
M
UJ
H
UJ
B UJ
K
UJ
I
UJ
C
UJ
E
UJ
L
UJ
J UJ
G
UJ
F

|
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UJ

J

Agregar
as
varas
por
semelhança
de
naturezas,
competência
e...

UJ

A

CÍVEL

(piloto
capital)

JUIZADO
CRIMINAL
MISTA

UJ

D

UJ

M

UJ

H

UJ

B
UJ

K

UJ

I

UJ

G

UJ

F

UJ

C

UJ

L

UJ

E

|
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...
Volume
de
casos
novos

UJ
A
CÍVEL

(piloto
capital)

1
2
3
4
5
6

7
8
9
10
11
12

Até
1.000

processos

Entre
1.000
e
2.500

processos

Acima
de
2.500

processos

Agrupamento
por
faixa
de
casos
novos

UJ
D
UJ
M
UJ
H

PRINCÍPIO
2:
SEPARAR
AS
UNIDADES
JUDICIÁRIAS
POR
ESTÁGIOS
DE

DESEMPENHO
E
CALCULAR
PRODUTIVIDADE
E
LOTAÇÃO
DAS

UNIDADES
JUDICIÁRIAS
DO
GRUPO

|
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Entender
o
nível
produ7vidade
e
conges7onamento
de
cada

vara
do
mesmo
grupo

ORGANIZAÇÃO
PARCEIROS

PESSOAS

ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL

TECNOLOGIA

INFRAESTRUTURA

INFORMAÇÃO

PROCESSOS
E
REGRAS
DE
NEGÓCIO

JORNADA
DA
SOCIEDADE
/
CLIENTE

CLIENTE
PRODUTIVDADE
CONGESTIONAMENTO

|
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0,0

50,0

100,0

150,0

200,0

250,0

300,0

350,0

0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%

146

23%

Inverso
do
conges$onamento

Produ$vidade
(IPS)

Comparar
e
analisar
o
desempenho
entre
estas
varas

|
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160,4

165,3

331,1

64,6

0,0

50,0

100,0

150,0

200,0

250,0

300,0

350,0

0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%

4
FAIXAS
PRETA

5
FAIXAS
VERDE

4
FAIXAS

BRANCA

Inverso
do
conges.onamento

Produ.vidade
(IPS)

FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA PRETA
baixo congestionamento
Classiﬁcar
cada
vara
conforme:
Faixa
Branca,
Verde
e
Preta

FAIXA BRANCA
baixa produtividade e

|
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As
principais
caracterís7cas
de
cada
estágio..

FAIXA
PRETA
FAIXA
VERDE
FAIXA
BRANCA

Baixo
estoque*
Alto
estoque*
Alto
estoque*

Alta
produ7vidade*

Processos
baixados
por

servidor

Alta
produ7vidade
*

Processos
baixados
por

servidor

Baixa
produ7vidade*

Processos
baixados
por

servidor

Baixo
conhecimento
em

prá7cas
de
gestão

Diﬁculdades
de

gerenciamento
de
trabalho,

pessoas
e
etc

Conhecimento
em
prá7cas

de
gestão

Procura
melhorar
as
prá.cas
de

gerenciamento
de
trabalho,

pessoas
e
etc,
pode
até
ser

referência
em
prá.cas

Referência
em
prá7cas

de
gestão

Detém
boas
prá.cas
que

geram
resultados
a
par.r
do

gerenciamento
de
trabalho,

pessoas
e
etc

Alta
vazão*

Processos
Baixados
por
Casos

Novos

Alta
vazão*

Processos
Baixados
por

Casos
Novos

Baixa
vazão*

Processos
Baixados
por

Casos
Novos

|
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UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
XUJ
X
UJ
XUJ
X
UJ
X
UJ
X
Diferentes
níveis
de
desempenho
implicam...

CÍVEL
-‐
CAPITAL

UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
Faixa
Preta
Faixa
Verde
Faixa
Branca

|
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UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
UJ
X
Faixa
Preta
Faixa
Verde
Faixa
Branca

CÍVEL
-‐
CAPITAL

...
Em
diferentes
estratégias
para
o7mização
de
desempenho!

|
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Calcular
a
produ7vidade
paradigma
de
cada
estágio…

A
média
das
unidades

judiciárias
faixa
preta
do

3º
quar.l
de
IPS

PRODUTIVIDADE

PARADIGMA

Unidade

Judiciária

Processos

baixados
(PB)

Servidores

Atuais
(Serv)

IPS
(PB
/

Serv)

Tx.

Congest.

Vara
7
1.350
6
225,00
64%

Vara
9
1.491
6
248,50
81%

Vara
10
1.657
7
236,71
70%

Vara
2
1.507
7
215,29
73%

Vara
4
2.153
10
215,30
66%

Vara
5
1.736
8
217,00
64%

242,61

Média
das
unidades

do
3º
quar$l

A
PRODUTIVIDADE
PARADIGMA

somente
será
aplicada
para

“unidades
faixa
preta”

|
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Para
es7mar
o
quadro
ideal
de
servidores…

40
44

PRODUTIVIDADE

PARADIGMA
242,61

Unidade

Judiciária

Casos
Novos

2013

Servidores

Atuais

Servidores

calculados

GAP

Vara
7
1.397
6
6
0

Vara
9
1.761
6
7
+1

Vara
10
1.783
7
7
0

Vara
2
1.592
7
7
0

Vara
4
1.755
10
7
-‐3

Vara
5
1.448
8
6
-‐2

CASOS
NOVOS
ano
anterior

Produ^vidade
PARADIGMA

A
fórmula
para
a
deﬁnição
do
quadro

de
pessoal
observa
o
volume
de

demanda
(casos
novos)
sobre
o
nível

de
produ.vidade
esperado

(produ.vidade
paradigma)

QUADRO
DE
PESSOAL
CALCULADO

PRINCÍPIO
3:
VISITAR
AS
UNIDADES
JUDICIÁRIAS
DE
REFERÊNCIA

E
PROMOVER
MELHORIAS
PARA
CADA
ESTÁGIO

|
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Entendendo
as
causas
por
meio
de
visitas

Horário
de

trabalho
do

magistrado

Figura
de
um

gestor
na
Vara

Metodologia
de

trabalho

Infraestrutura

Integração
entre

gabinete
e

secretária

VARAS
FAIXA
PRETA
VARAS
FAIXA
VERDE
VARAS
FAIXA
BRANCA

Realizar
visitas
para
iden7ﬁcar
as
principais
diferenças
de

desempenho
entre
faixas
pretas,
verdes
e
brancas

|
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PROPOSTAS

•  Treinamento dos profissionais
•  Acompanhamento do tribunal nas unidades
interessadas em mudar de comportamento
•  Padronização dos processos e boas práticas
•  Celebração dos primeiros resultados!
•  Equipes móveis temporárias
•  Estratégias para baixa de estoque
•  Disseminação de boas práticas
•  Reconhecimento das unidades mais esforçadas
•  Celebrar e recompensar resultados
•  Reconhecimento como unidade de referência na
entrega de justiça
•  Disseminar boas práticas para os demais
Deﬁnir
estratégia
para
o7mizar
o
desempenho
de
cada
faixa

PRINCÍPIO
4:
PROMOVER
MELHORIAS
ESTRUTURANTES
NO

TRIBUNAL

|
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Deﬁnir
estratégias
de
transformação
do
tribunal

REDISTRIBUIÇÃO
DE

UNIDADES

-‐  Desa^vação

-‐  Expansão

-‐  Especialização

-‐  Criação

-‐  ...

CENTRAIS

ESPECIALIZADAS

-‐  Centrais
de
mandados

-‐  Centrais
de
atendimento

ao
púbico

-‐  Centrais
eletrônicas

-‐  ...

PREVENÇÃO
E
SOLUÇÃO

DE
LITÍGIOS

-‐  Conciliação

-‐  Jus^ça
Comunitária

-‐  Juiz
Leigo

-‐  .Parceria
com

universidades

-‐  ...

|
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Deﬁnir
estratégias
de
transformação
do
tribunal

DESENVOLVIMENTO
DE

PESSOAS

-‐  Treinamentos

-‐  Terceirização

-‐  Plano
de
carreira

-‐  Recompensas
por

a^ngimento
de
metas

ADOÇÃO
DE

TECNOLOGIA

-‐  Automação
do

processo
judicial

-‐  Virtualização
do

processo
judicial

PRINCÍPIO
5:
GESTÃO
DA
ALOCAÇÃO
DE
RECURSOS

|
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Disciplina
de
Gestão

PAINEL DE BORDO
com controles periódicos
VARA A
Meta
Produção
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 ...
VARA C
Meta
Produção
VARA B
Meta
Produção
VARA D
MetaProdução

A
MESMA
LÓGICA

PODE
SER
APLICADA
A

ECONOMICIDADE
DO

SERVIÇO
PÚBLICO:

GERENCIAMENTO

MATRICIAL
DE

DESPESAS

|
32
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O
modelo
de
Orçamento
foi
construído
com
base
em
diversas
leis

brasileiras
e
abordagens
tradicionais
da
gestão
orçamentária
no

setor
público,
mas
adotou
também
uma
prá7ca
que
não
é
tão

difundida
no
Judiciário
Brasileiro,
o
Orçamento
Matricial...

O
orçamento
matricial
tem
como
foco
a
melhoria
do
resultado

econômico
e
sua
operacionalização
apoia-‐se
em
três
ferramentas

matriciais
com
abrangência
complementares:
Gerenciamento

Matricial
de
Despesas
(GMD),
Diagnós^co
de
Desempenho

Operacional
(DDO)
e
Gerenciamento
Matricial
de
Receitas
(GMR).

Dentro
do
método
desenvolvido
para
os
Tribunais
o
GMD

ganhou
destaque
pela
grande
possibilidade
de
ganho

vislumbrada.

|
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PRINCÍPIO
1:
CONTROLE
CRUZADO

|
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Signiﬁca
que
todas
as
despesas
orçadas
devem
ser
acompanhadas
por
duas

pessoas!

CC
CC
CC
CC
CC
CC

Gestor
X

Gestor
Y

Gestor
Z

Gestor
do

Foro
2

Gestor
do

Foro
3

Gestor
do
Foro

4

Gestor
do

Foro
1

CC
CC

Pacote
de
Despesas

de
Vendas

Pacote
de
Despesas

de
Viagens

Pacote
de
Despesas

de
Infraestutura

Gestores
de
en7dade

Responsáveis
pelas

despesas
que

ocorrem
em
seus

centros
de
custos.

Gestores
de
pacote:

Responsáveis
pelas

despesas
transversais

a
todo
o
tribunal

Controle
cruzado

|
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Comparação
das
en7dades
similares

Energia
Elétrica

Telefonia

Água
e
esgoto

Correios

Parâmetro
de

Eficiência

FAIXA PRETA
FAIXA PRETA
FAIXA PRETA
FAIXA VERDE
FAIXA BRANCA
FAIXA VERDE
FAIXA VERDE
FAIXA BRANCA
FAIXA PRETA
FAIXA VERDE
FAIXA VERDE
FAIXA VERDE
R$/m2

R$/servidor

R$/m2

R$/processo

Comarca
1
Comarca
2
Comarca
3

O
obje^vo
desta
análise
é
iden^ficar
os
centros
de
custos
dentro
de
um
grupo
que

geram
as
menores
despesas,
para
assim,
levantar
suas
boas
prá^cas
que
podem
ser

replicáveis
aos
demais
e
também
iden^ficar
os
problemas
que
ocasionaram
os
altos

valores
de
despesas.

|
37
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Desdobramento
de
gastos

Implica
que,
para
a
deﬁnição
das
metas,
todas
as
despesas
devem
ser

detalhadas
até
o
nível
de
Comarca

DESPESA
DE
ÁGUA
E
ESGOTO
(M2)

|
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Deﬁnição
de
metas
para
cada
comarca…

Nesta
sub
etapa
todas
as
en^dades
têm
suas
metas
deﬁnidas
de
acordo
com
o
seu

potencial
e
capacidade
de
economia,
é
a
ideia
de
metas
compavveis
com
o
potencial

de
ganho
de
cada
comarca.

|
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Acompanhamento
dos
resultados
gerados

O
úl^mo
princípio
do
método
aborda
a
estruturação
de
uma
equipe
mul7disciplinar

para
monitorar
os
resultados
do
trabalho.
Esta
equipe
tem
como
funções
a
análise

dados,
criação
e
validação
de
metas,
acompanhamento
da
evolução
dos
indicadores
e

cobrança
de
ações
corre^vas
junto
aos
gestores
de
pacotes
e
de
en^dades,
bem
como

divulgação
das
boas
prá^cas
para
toda
o
Tribunal.

Monitorar
desempenho,
riscos
e

conformidade

Realizar
análise
cri~ca
Executar
plano
de
ação

Despesas
mensais

(orçado
x
realizado)

Status
dos
planos
de
ação

(orçado
x
realizado)

Planos
de
correção

de
desvios

Ritual
de
gestão
orçamentária

|
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Reunião
de
análise
crí7ca
baseada
no
bole7m
da
despesa

O
Bole^m
da
Despesa
é
u^lizado
para
as
reuniões
de
análise
crí7ca.
Nesta
reunião,
é

avaliado
o
a^ngimento
da
meta
e,
em
casos
de
não
a^ngimento,
são
iden^ﬁcadas
as

causas
e
as
ideias
para
solucioná-‐las.

|
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Elaboração
do
plano
de
correção
de
desvios

Para
cada
ideia
priorizada
na
reunião
de
análise
crí^ca,
é
elaborado
um
Plano
de

Correção
de
Desvios,
com
responsáveis
e
prazos
para
implementação.

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os
direitos
reservados
2015

Resultados
do
Gerenciamento
Matricial
de
Despesas
-‐
Água

A
metodologia
de
orçamento
ainda
está
em
fase
de
implantação
no
Tribunal
I,
mas
resultados

signiﬁca^vos
já
foram
notados
no
início
de
2015.
Durante
a
implantação
do
piloto
foram

monitorados
os
seguintes
pacotes
de
despesas:
água,
telefonia
e
correios,
nas
296
comarcas
do

Estado.

Redução:
Fev-mar15 x Fev-mar14
20%
Fev-‐Mar/14

Fev-‐Mar/15

R$
106
mil

Em fevereiro de 2015, o Tribunal alcançou economia de
aproximadamente R$ 76 mil no consumo de água, o que
representa redução de cerca de 20% em relação ao
mesmo mês do ano anterior.
Em março de 2015, a economia foi de aproximadamente
R$ 30 mil, sendo 15% inferior ao ano anterior.

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2015

Resultados
do
Gerenciamento
Matricial
de
Despesas
-‐
Telefonia

O
acompanhamento
mensal
das
despesas
com
telefonia,
por
meio
da
análise
das
contas

telefônicas,
é
uma
ação
ro^neira
do
Departamento
de
despesas.
Além
disso,
o
setor
iden^ﬁca

discrepâncias
nas
diversas
faturas
e
encaminha
relatórios
para
as
comarcas,
para
análise,

providências
e
ressarcimentos,
quando
necessário.

Redução:
Fev-mar15 x Fev-mar14
18%
Fev-‐mar/14

Fev-‐mar/15

R$
49
mil

Em fevereiro de 2015, o Tribunal alcançou economia de
aproximadamente R$ 33 mil no consumo de telefone, o que
representa redução de cerca de 18% em relação ao
mesmo mês do ano anterior.
Em março de 2015, a economia foi de aproximadamente R$
13 mil, sendo 11% inferior ao ano anterior.

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2015

Resultados
do
Gerenciamento
Matricial
de
Despesas
-‐
Correios

Para
conter
as
despesas
com
serviços
postais,
a
coordenação
de
redução
de
despesas,
adotou,

no
primeiro
trimestre
de
2015,
diversas
ações,
entre
as
quais
se
destacam
o
acompanhamento

diário
das
postagens
e
contato
imediato
com
as
comarcas,
em
caso
de
irregularidades,
e
a

subs^tuição
do
serviço
de
remessa
de
correspondência
acima
de
500
gramas.

141
Comarcas
apresentaram
redução
em
suas
despesas
postais

1ºT 2015
1ºT 2014
A
economia
foi
de

aproximadamente

R$
205
mil

Redução:
1ºT15 x 1ºT14
14%

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Resultados
do
Gerenciamento
Matricial
de
Despesas
–
Banco
de

boas
prá7cas

•  Novas
regras
de
u^lização
do
cartão
de
correios,
disponibilizadas
em
uma
car^lha,

especificando
quando
usar
cada
modalidade,
AR,
Malotes,
etc;

•  Emissão
de
senhas
individuais,
obje^vando
a
restrição
do
uso
indiscriminado
do

telefone;

•  Implementação
do
Sistema
de
Telefonia
VoIP,
que
permi^rá
aos
usuários
realizarem

ligações
telefônicas
por
meio
da
internet,
gerando
grande
economia
financeira

•  Celebração
de
novos
contratos
de
telefonia
fixa,
móvel
e
DDD,
com
tarifas

diferenciadas
em
relação
aos
valores
pra^cados
no
mercado

•  Iden^ficação
de
vazamentos
e
subs^tuição
de
torneiras;

•  Definição
de
um
programa
de
conscien^zação
do
uso
de
água
que
esta
sendo
feito

quase
que
“corpo
a
corpo”;

•  Instalação
de
sensores
de
presença,
para
redução
de
gastos
com
energia,
dentre

outros

www.elogroup.com.br

Obrigada!

Lays
Lobato

+55
31
9208-‐5335

lays.lobato@elogroup.com.br

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