Este documento descreve as melhorias implementadas no almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás para tornar o processo de aquisição, controle de estoque e distribuição de materiais mais eficiente. As ações incluíram padronizar requisições, melhorar o controle de estoque, treinar funcionários e automatizar processos para agilizar a distribuição de itens e reduzir erros. As mudanças resultaram em ganhos como mais rapidez, confiabilidade e segurança no suprimento de materiais para o tribunal.

1. TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS
josé.carlos@tre-go.gov.br/hamilton@tre-go.gov.br
ALMOXARIFADO MODELO
PLANEJAR E CONSUMIR COM RESPONSABILIDADE
Gestão Estratégica
Responsável
José Carlos da Silva
Delimitação da ação
Distribuição de Material com celeridade, eficiência, eficácia e efetividade.
Objetivos e metas.
Garantir a agilidade na tramitação dos processos judiciais e administrativos e assegurar
a razoável duração do processo.
Reduzir o tempo de entrega de materiais com qualidade, eficiência e eficácia

2. Identificação do problema
A distribuição de materiais no serviço público é uma prática que muito se
assemelha aos trâmites da iniciativa privada, sendo assim, vários são os problemas a
serem enfrentados para tornar o processo o mais qualificado possível. São eles:
Ausência de rotina de trabalho e comunicação para melhor planejamento das
requisições de materiais. Não utilização dos recursos oferecidos pelo sistema ASI.
Requisições efetuadas desprovidas de padrão tanto na requisição quanto no
atendimento. Ausência total de inventário dos materiais estocados no almoxarifado.
Falta de avaliação da conveniência de se manter em estoque itens específicos.
Compras efetuadas desprovidas de avaliação criteriosa de consumo e/ou sem política
de distribuição. Ausências de baixa no sistema. Devoluções indevidas de bens de
consumo ao Almoxarifado. Qualidade de produtos que não atendem sua finalidade.
Manutenção em estoque de bens vencidos, deteriorados, estragados e aqueles ainda
que comprovadamente não sofreram nenhuma movimentação nos últimos 30 meses.
Fragilidade na segurança do ambiente. Perda de identidade do Almoxarifado desviando
de sua atividade fim. Falta de itens no Almoxarifado e compras que não serão
utilizadas.
Análise das principais causas
A relação de causa e efeito muitas das vezes está na cultura organizacional
desenvolvida ao longo das décadas, porém, a praticidade para melhoria do processo,
objeto desse projeto, não pode se limitar às questões imateriais, mas, principalmente
aos aspectos práticos e concretos inerentes à sua finalidade. Sendo assim, foram
levantadas as causas para os problemas supracitados, conforme abaixo:
I. Falta de adequação de recursos humanos e materiais. II. Ausência de
comunicação por parte de unidades do Tribunal em caso de descontinuidade ou
inclusão de bens de consumo. III. Ingerência de outras áreas no Almoxarifado.
Desconhecimento da existência em estoque de vários bens de consumo por parte do
Almoxarifado bem como das unidades Requisitantes. IV. Descumprimento integral
das normas pertinentes. V. Nenhum planejamento de consumo por parte das Unidades
Requisitantes. VI. Troca de gestores sem realização de inventário, impedindo que se
percebam eventuais divergências entre o estoque físico e o gerencial, inviabilizando a
imputação de responsabilidade aos gestores em eventual desaparecimento de bens.

3. Planos de ações de melhorias e resultado esperado
Para alcançar os objetivos propostos, várias ações foram desenvolvidas, que
resultaram na melhoria das ações no tratamento dos materiais adquiridos pelo TREGO.
São elas:
1. Maximização dos recursos do sistema ASI WEB.Realizar inventário dos
bens de consumo, promovendo descartes, alienações.
2. Controle de forma total das requisições ao Almoxarifado, eliminando erros,
seja por ação ou omissão;
3. Realização de compras com avaliação criteriosa de consumo e com
política de distribuição;
4. Padronização das requisições dos itens de consumo;
5. Melhoria da qualidade dos produtos adquiridos;
6. Redução do estoque de bens vencidos, deteriorados, estragados e
aqueles ainda que comprovadamente não sofrem nenhuma movimentação;
7. Aumento da segurança do ambiente,
8. Estabelecimento da identidade da unidade administrativa Almoxarifado,
com cumprimento das normas e elaboração de Manuais de Procedimento;

4. Métodos e técnicas adotadas no desenvolvimento das ações
Diante do trabalho árduo a ser implementado, o exercício de sensibilização e
conscientização deve ser permanente, o que torna o trabalho mais perene. Contudo,
conforme relacionado anteriormente, o “modus operandi” prático é imprescindível para
esse tipo de processo. Assim, abaixo, segue a metodologia utilizada:
1. Cadastramento das Unidades Requisitantes com seus respectivos
titulares, rigorosamente de acordo com a estrutura organizacional do Tribunal Regional
Eleitoral;
2. Reorganização geral dos procedimentos operacionais padrão, com viés de
certificação para a NBR ISO 9001:2008;
3. Padronização de toda parte literal dos bens de consumo visando à
imediata identificação por parte das Unidades Requisitantes;
4. Disposição no Almoxarifado de todos os bens de consumo com fácil
localização, sendo: ordem alfabética para as prateleiras e ordem numérica para o
Estoque;
5. Treinamento de multiplicadores “in loco”, com representantes de cada
órgão na Macro estrutura;
6. Promover a multiplicação, com o método “aprenda e ensine um”;

5. Resultados e benefícios alcançados.
a. Implantação das requisições por meio eletrônico via ASI WEB;
b. Inventário Permanente dos bens de consumo;
c. Controle total das requisições ao Almoxarifado eliminando erros, seja por
ação ou omissão;
d. Compras efetuadas com avaliação criteriosa de consumo e com política
de distribuição;
e. Padronização nas requisições dos itens de consumo;
f. Melhoria na qualidade dos produtos adquiridos;
g. Não manter em estoque bens vencidos, deteriorados, estragados e
aqueles ainda que comprovadamente não sofrem nenhuma movimentação;
h. Aumento de segurança do ambiente, evitando na totalidade
desaparecimento de bens;
i. Estabelecimento de identidade da unidade administrativa Almoxarifado;

6. Comparação
Antes
Depois

7. Antes
Depois

8. Antes

9. Antes
Depois

10. Antes
Depois

11. Conclusão
Esse trabalho teve como objetivo propor um novo processo de aquisição, controle
de estoque e distribuição de materiais do Almoxarifado do TREGO, e identificar
indicadores de desempenho para um melhor funcionamento do processo, oferecendo à
Unidade (TREGO) um diferencial para a sociedade. As técnicas implementadas
trouxeram maior agilidade, confiabilidade e fidedignidade às atividades desenvolvidas.
Além do aperfeiçoamento propriamente dito do processo, pode-se citar como resultado
a reflexão gerada a partir a preocupação do Tribunal, de que uma mudança não deve
ser realizada sem um estudo prévio de viabilidade, sob o risco de trazer prejuízos a
curto, médio ou longo prazo.
Boa parte dos impasses que as organizações vêm enfrentando ultimamente é em
relação aos seus processos que muitas vezes não estão alinhados ao negócio, no
caso, processos relacionados à gestão dos processos eleitorais.
Portanto, a melhoria contínua dos processos da SEÇÃO DE CONTROLE
PATRIMONIAL E ALMOXARIFADO - SECPA demonstrou ser extremamente relevante
para a execução do negócio do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás.