Material didático da turma de Biblioteconomia 2007 da Universidade Federal do Pará (UFPA)

1. ARQUIVOLOGIA
Vocês conhecem alguma empresa que para desenvolver suas atividades não
produza documentos?
Arquivos: Solução ou Problema?
•Por onde começar?
•O que posso descartar?
•O que deve ficar?
•Como conhecer os documentos?
•Estou qualificado?
•O ambiente físico do arquivo é adequado?
•Onde buscar informações?
ARQUIVÍSTICA: Conjunto de princípios e técnicas à serem observadas na
PRODUÇÃO, ORGANIZAÇÃO, GUARDA, PRESERVAÇÃO E USO de
documentos em arquivos.
PRINCÍPIOS DA ARQUIVÍSTICA
PRODUÇÃO: Nesse princípio o arquivista deve influenciar para que os
documentos sejam planejados de forma padronizada, para assim, melhor
atender as necessidades de informação.
ORGANIZAÇÃO: É o princípio, em que o arquivista busca utilizar as técnicas
de classificação, descrição e arranjo. A classificação, constitui a forma como os
documentos serão ordenados para efeito de arquivamento. A descrição,
corresponde ao uso das técnicas utilizadas para recuperação dos documentos
arquivados. O arranjo, é a forma como o arquivo será organizado em todos os
seus processos.
GUARDA: Aqui se estabelecem as preocupações com os documentos,
alertando que os mesmos tornam-se fontes de informações para defesa de
direitos, assim como para fins de comprovação histórica, cultural etc.
PRESERVAÇÃO: Aqui deve ser destacado que os documentos selecionados
para efeito de arquivamento permanente, não diminuem seus valores com o
passar do tempo.
USO: É o princípio que justifica a necessidade dos demais princípios. O uso
das informações nos documentos de arquivo é que comprovam sua razão de
ser.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A aplicação do Método de Arquivamento requer antes de tudo, habilidade no
conhecimento dos elementos que o arquivista deve considerar como os mais
importantes no processo de arquivamento e recuperação dos documentos,
facilitando dessa forma, a definição do método mais adequado para cada caso.
Portanto, na escolha do método
deve ser levado em consideração as características pelas quais os documentos
são armazenados e consultados. Os métodos básicos mais utilizados são:
ALFABÉTICO, GEOGRÁFICO e NUMÉRICO
ELEMENTO PRINCIPAL MÉTODO
NOME/ASSUNTO
LOCAL

2. NÚMERO
ALFABÉTICO
GEOGRÁFICO
NUMÉRICO
MÉTODO ALFABÉTICO
É o método mais simples de ser praticado, sendo utilizado quando o elemento
principal no armazenamento e recuperação é o NOME/ASSUNTO. O Método
Alfabético, apresenta como vantagens: fácil assimilação, busca direta no
elemento principal, fácil organização e custo de manutenção menor. Como
desvantagens, podemos citar os possíveis erros de arquivamento que podem
acontecer em função de procedimentos errados nas regras de alfabetação. É
importante observar que sua simplicidade e facilidade de utilização pode levar
à descuidos que podem prejudicar toda a sistemática de ordenação. O Método
Alfabético, deve ser baseado em regras de alfabetação. Existe para isso, 13
regras básicas de alfabetação, que devem ser aplicadas como forma de melhor
organização dos documentos, quando utilizado esse método.
MÉTODO GEOGRÁFICO
É o método praticado para acervos documentais cujo elemento principal à ser
considerado é o LOCAL. As ordens geográficas mais utilizadas são:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Quando se organiza um arquivo por ESTADOS, as capitais devem ser
colocadas em primeiro lugar, isto é, merecem destaque. Devemos também,
seguir a ordem alfabética nas cidades e correspondentes dentro de cada
Estado.
PARÁ Belém ANDRADE, Fabiany M. de
ASSUNÇÃO, Elena Cláudia
COSTA, Alexandre A. da
DELGADO, Flávia Helen B.
Abaetetuba ANDRADE, Fabiany M. de
ASSUNÇÃO, Elena Cláudia
COSTA, Alexandre A. da
DELGADO, Flávia Helen B.
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE
Quando se tratar de correspondentes de outros países, alfabeta-se em primeiro
lugar o PAÍS, seguindo da cidade e seus correspondentes.
BRASIL Belém ANDRADE, Fabiany M. de
ASSUNÇÃO, Elena Cláudia
COSTA, Alexandre A. da
DELGADO, Flávia Helen B.
São Paulo ANDRADE, Fabiany M. de
ASSUNÇÃO, Elena Cláudia
COSTA, Alexandre A. da
DELGADO, Flávia Helen B.

3. CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Quando se organiza um arquivo por CIDADES, deve-se observar a ordem
alfabética das mesmas, não havendo destaque para as capitais
Bragança Pará ANDRADE, Fabiany M. de
ASSUNÇÃO, Elena Cláudia
COSTA, Alexandre A. da
DELGADO, Flávia Helen B.
São Paulo ANDRADE, Fabiany M. de
ASSUNÇÃO, Elena Cláudia
COSTA, Alexandre A. da
DELGADO, Flávia Helen B.
MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento à ser considerado na recuperação de um
documento é o NÚMERO, a escolha do método deve ser baseado no método
Numérico Simples ou Numérico Cronológico.
NUMÉRICO SIMPLES
Esse método caracteriza-se pela atribuição de um número para cada
correspondente (pessoa física ou jurídica). É recomendável o uso de um índice
alfabético remissivo, para facilitar ainda mais na recuperação do documento.
EXEMPLO
01.01.123 – SECTAM
ARQUIVO GAVETA CORRESP.
01 01 123
01.01.137 – GLM LTDA
01.02.158 – ENCOL
ESTANTE PRATEL. CORRESP.
01 02 158
02.03.235 – PEREIRA, João
NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Nesse método, além da ordem numérica, tem que observar a data de entrada
como elemento diferenciador. Essa modalidade é adotada em grande parte das
entidades públicas devido o grande fluxo documental. O documento depois de
autuado é colocado em pasta, onde além do número de protocolo são
transcritas outras informações, que podem ser denominadas de processo. Em
todo método de arquivamento é possível ser aplicado os recursos de tecnologia
da informação. O Método Numérico vem crescendo muito devido o surgimento
de diversos sistemas informatizados.
EXEMPLO
INPI
046157 Maio 2008 28
10h30:56
PROTOCOLO GERAL

4. Construção de Ambientes para Arquivos
Os temas discutidos nesse tópico destinam-se a orientar para construções,
adaptações e reformas de espaços físicos destinados a arquivos, com
destaque para o Permanente/Central.
O espaço físico para arquivos envolve algumas condições especiais a saber:
Aberturas p/ circ. do Ar
Acervo/Depósito
Iluminação(NBR- 5413)
Espaço Físico
O Prédio
O prédio, sala e/ou espaço físico destinado ao arquivamento de documentos,
deve ser planejado de acordo com as necessidades básicas de um Arquivo
Permanente/Central. Independente do contexto onde esteja inserido, um
arquivo destina-se sempre a oferecer serviços para públicos internos ou
externos. QUAIS SÃO ESSAS NECESSIDADES BÁSICAS?
Recolhimento
Organização
Arranjo
Guarda/Evolução
Preservação
Segurança
Acesso sem
Limitações/Barreiras
O Arquivo Permanente/Central deve ser projetado de acordo com a estrutura
funcional da empresa. Portanto, esta definirá o tamanho necessário ao espaço
que receberá toda estrutura física e funcional para Gestão Documental no
mesmo. Para o espaço destinado ao Arquivo Permanente/Central, deve-se
prever um crescimento médio/anual de 5 à 8% em volume documental. Qual o
espaço ideal em m2 para o Arquivo Permanente/Central? Para que o espaço
físico destinado ao Arquivo Permanente/Central, atenda as necessidades
básicas para seu eficaz funcionamento, é necessário também, colocar em
prática o conhecimento de alguns dados referentes a organização e guarda dos
documentos.
Dados importantes para dimensão de espaços para arquivos
Área destinada ao Acervo/Depósito = 60%
Área destinada às atividades técnicas e administrativas = 15%
Área destinada ao atendimento/público = 25%
1 fileira de 3 estantes dupla-face ocupa uma área de 1,88m2 e tem a
capacidade de receber 180 caixas-arquivo
9 estantes dupla-face distribuídas em um espaço para guarda de documentos,
necessitam de uma área de 17m2
9 estantes dupla-face tem a capacidade máxima de armazenar 540 caixas-
arquivo
Em uma área total de 50m2,, 60% corresponde a 30m2, logo, uma capacidade
aproximada de 12 estantes dupla-face

5. Recomenda-se para uma caixa-arquivo, a capacidade de armazenamento
médio de 600 folhas de papel, logo, um espaço de 17m2 tem a capacidade
máxima de armazenar 324.000 folhas de papel.
ARQUIVOS DESLIZANTES
Os arquivos deslizantes possuem grandes vantagens sobre as estantes
convencionais e arquivos de gavetas, conforme veremos a seguir.
Economia de 70% de espaço, principalmente por não permitir o desperdiço de
espaços fixos para corredores de acesso.
Possibilitam mais segurança no acesso aos documentos, alguns com
travamento automático ou manual.
Apresenta uma estética perfeita e confortável.
A maior dificuldade no uso desse recurso é o custo elevado devido os
processos de industrialização e funcionamento.
ARQUIVOS DESLIZANTES X ESTANTES CONVENCIONAIS
Dados importantes sobre capacidade de ocupação dos espaços
Estudos mostram que uma empresa de médio porte, transfere para o Arquivo
Permanente uma massa documental aproximada entre 28 a 32 caixas-
arquivo/ano
Considerando que uma caixa-arquivo deve receber em média 600 folhas de
documentos, 30 caixas-arquivo, receberá um volume médio de 180.000
documentos/ano
Se multiplicarmos essa massa documental por 7 anos, o AP receberá nesse
período, cerca de 1.260.000 documentos, ou seja, quase o dobro da
capacidade para os 30m2
Neste caso, em 7 anos, o AP precisaria de ampliar seu espaço físico em 100%.
Portanto, possuir 60m2 só na área do acervo/depósito
Algumas Conclusões
17m2 (Acervo/Depósito) estão para capacidade máxima 324.000 documentos,
logo 9 estantes dupla-face
1 estante dupla-face tem capacidade para receber 60 caixas-arquivo e
armazenar 36.000 documentos

6. 9 estantes dupla-face tem capacidade para receber 540 caixas-arquivo e
armazenar 324.000 documentos
A média anual do envio de caixas-arquivo para o AP está entre 28 à 32, logo,
30 caixas corresponde a 180.000 documentos/ano, isto é, 1 estante por ano
Pode-se considerar como espaço mínimo para instalação de um AP/Central,
uma área de 50m2
Quando o AP não dispõe de muitos serviços, isto é, atendimento restrito, a
área do atendimento pode ser reduzida entre 10 a 15%, ampliando-se assim a
área do acervo/depósito.
A Localização
A escolha do local para instalação de um arquivo, deve levar em consideração
a ambiência adequada devido a preocupação com a preservação dos
documentos, assim como o desenvolvimento da função arquivística na
entidade.
A área física destinada a instalação do arquivo, deve ser seca, livre de riscos
de inundações, deslizamentos e infestações térmicas. Portanto, uma área livre
de perigo para a segurança e preservação do acervo documental.
No caso de construção, recomenda-se que antes da elaboração do projeto
sejam solicitados estudos geotécnicos sobre a condição do terreno. Outros
fatores importantes são as condições de resistência a carga e a necessidade
de expansão, esta não só está vinculada às limitações do terreno, como
também às limitações legais de uso, de alterações e adaptações.
Em se tratando de arquivo, geralmente a opção mais praticada é a adaptação.
Pode ser uma solução, desde que observada todas as necessidades básicas,
mas é sempre um grande risco. As adaptações geralmente tornam-se muito
dispendiosas por questões de funcionalidade.
Independente de qualquer concepção com finalidade específica, ou
aproveitando-se um prédio já existente, devemos observar sempre três
quesitos básicos:
•Área suficiente e condições de expansão;
•Resistência estrutural a carga; e
•Condições de aeração e climatização;
É indispensável que o acesso para o público seja independente, impedindo que
o mesmo tenha circulação pela área destinada ao acervo.
Os projetos de instalação de arquivos, devem estar distantes também, das
seguintes áreas:
• mar, zonas pantanosas, rios, ilhas e lagos;
• terrenos e subsolos úmidos ou alagados;
• regiões de ventos salinos e com resíduos arenoso;
• proximidade de indústrias que liberam poluentes;
• proximidade de usinas químicas, elétricas e nucleares;
• proximidade de terminais de tráfego aéreo e terrestre;
• proximidade com materiais inflamáveis e explosivos;
O Acervo/Depósito
A área destinada ao Acervo/Depósito, merecem atenção especial quanto às
condições ambientais, resistência estrutural, pé direito, iluminação, segurança,
roubo e vandalismo;

7. Recomenda-se que a área destinada ao Acervo/Depósito tenha o máximo de
200m2;
É recomendável que um pé direito tenha o máximo de 2,70m, pois as estantes
tem em média 2,20 de altura, isto é, 50cm a menos.
Quanto maior o espaço excedente entre o topo da estante e o pé direito, maior
será o consumo de energia para climatização e, em caso de fogo, mais fácil
será o alastramento das chamas.
A preocupação com a quantidade média de 600 folhas por caixa arquivo está
amplamente associada a carga que terá cada estante.
•Uma caixa-arquivo com 600 folhas pesa em média 2,50Kg
•Uma prateleira com carga completa pesa 15Kg
•Uma estante com carga completa recebe o equivalente a 150Kg;
•Logo, uma área de O,62m2 recebe peso médio de 150Kg
A preocupação com a quantidade média de 600 folhas por caixa
arquivo está amplamente associada a carga que terá cada estante.
VEJA O RECOMENDADO
•100 Kg/m2 para estantes metálicas fixas
Condições Ambientais/Temperatura e UR
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa(UR) do ar são
elementos vitais para preservação de documentos em arquivo.
A UR não pode estar abaixo de 40%, nem acima de 65%.
A faixa segura da UR é entre 45% e 55%, com variação diária de 5%, tanto
para mais como para menos.
A temperatura deve sempre está relacionada com a UR, logo o ideal é 20ºC,
com variação de 1ºC, tanto para mais como para menos.
UMIDADE RELATIVA TEMPERATURA
45% a 55% 20ºC
O clima do ambiente externo é outro fator de muita influência, principalmente
nos climas tropicais, pois forçam o uso permanente de sistemas de
climatização artificial.
Em climas onde o calor e a umidade é elevada durante o ano todo, há uma
necessidade permanente do controle da Temperatura e da UR.
Os investimentos sobre a climatização do arquivo, podem ser reduzidos com
estudos sobre o seu posicionamento, levando-se em consideração a
vegetação, topografia do local e menor insolação.
É recomendável que o sistema de climatização do acervo/depósito seja
independente, pois deve atender às necessidades exclusivas de preservação
dos documentos.
Nos sistemas únicos para todo o prédio, as famosas centrais de ar, ocorre com
muita frequência as baixas regulagens de temperaturas, quando não o
desligamento completo da central, isto devido os limites do conforto humano,
que também merece ser respeitado.
O sistema de condicionador de ar ideal é o que permite o controle automático
da temperatura, da UR e ainda filtra os agentes poluentes antes de insuflar o ar
no ambiente interno. Porém, os custos com instalação e manutenção são
elevados, daí pouco utilizados.

8. A saída para as empresas, é arcar com os custos de manter o sistema
operando durante o horário de expediente, mas o problema são os excedentes
acima de 48 horas, principalmente nos climas tropicais, pois o recomendado
são as 24 horas/dia
Os arquivos de fotos, filmes, registros eletrônicos, fitas, etc, devem ter cuidados
mais especiais, devido algumas diferenças entre alguns formatos, conforme
abaixo:
DOCUMENTO/FORMATO COND. AMBIENTAIS
Fotografias PB T 12ºC e UR 35%
Fotografias Colorida T 5ºC e UR 35%
Registros Magnéticos T 18ºC e UR 40%
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de
partículas e gases.
As partículas, são compostas pela parte sólida dos poluentes e possuem
dimensões microscópicas, é o que geralmente identificamos como pó(poeira).
Os gases, são os poluentes mais perigosos para os documentos. Entre os mais
comuns temos: dióxido de enxofre, sulfeto de hidrogênio, óxido de nitrogênio e
o ozônio. Estes, comprovadamente possuem ação altamente destrutiva sobre
os documentos.
É importante saber, que as máquinas destinadas aos serviços do arquivo,
também liberam reagentes químicos que liberam gases e vapores nocivos à
saúde humana
Em microfilmagem, o processo de duplicação diazóica libera o gás de amônia,
altamente prejudicial a saúde humana.
As copiadoras e impressoras eletrostáticas volatilizam solventes e liberam uma
quantidade considerável de vapores de ozônio prejudiciais aos documentos .
A desinfetação de documentos através da fumigação não deve ser mais
praticada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos.
Outros poluentes podem advir da vaporização de solventes de pinturas,
adesivos, cartazes, e de produtos de limpeza que contém derivados de
petróleo.
EQUIPAMENTOS PARA SOLUÇÃO
Desumidificador
 Solução contra excesso de umidade

9. •É essencial escolher o desumidificador de acordo com o volume total do
ambiente, isto é, ÁREA X ALTURA
•UR acima de 60% requer o uso desse aparelho
Higrômetro
Instrumento que permite a leitura de temperatura e umidade do ambiente
Capacidade mínima e máxima de medir a temperatura: entre 0º C a 50º C
Capacidade mínima e máxima de medir a UR: entre 25% a 95%
Umidificador
Solução contra excesso de ar seco
•Abaixo de 45% da UR é considerado excesso de ar seco, logo a necessidade
de uso do umidificador.
•Em nosso Estado, não há necessidade do uso desse aparelho.
Anti-Mofo
•Solução contra propagação do mofo.
•Ajuda no combate a proliferação de bolores, ácaros, fungos e o cheiro de
mofo.
•Dimensionado para ambientes pequenos e fechados, deve ser instalado
próximo de fileiras de estantes.
Segurança/Incêndio
Principais riscos de incêndio:
•Acidentes elétricos;

10. •Explosões provocadas por gás
•Armazenamento de combustível
•Manutenção com uso de maçarico
Muitos acervos valiosos têm sido destruídos pelo fogo. Esse tipo de desastre
ocorre em sua maioria por problemas em instalações elétricas.
Segurança/Inundações
Principais riscos de inundações:
•Acidentes hidráulicos/sanitários
•Má manutenção hidráulica/sanitária
•Temporais de muita intensidade
•Áreas propícias a alagamentos
•Falta de manutenção preventiva
•Deve-se evitar ao máximo a passagem de tubulações centrais em áreas
próximas de arquivos.
Gestão de Documentos em Arquivos
TTD: Importância na Gestão de Documentos de Arquivos
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL-TTD
O QUE É ?
É o instrumento, onde determina-se prazos de permanência de documentos no
arquivo corrente e/ou intermediário, assim como a guarda definitiva no arquivo
permanente. A eliminação de documentos de arquivo, sujeitar-se-á às normas
do CONARQ, com destaque os documentos produzidos por todos os órgãos
integrantes do poder público.(Seção VII Art. 34 do Decreto 2.910 de 20/12/98)
É importante observar, que a TTD é como “impressão digital”, isto é, cada
entidade deve ter a sua. Em alguns casos pode até haver coincidências, devido
as legislações específicas para guarda de alguns documentos. Os documentos
que merecem maiores cuidados, em relação ao tempo de guarda, são os que
estão relacionados às áreas: CONTÁBIL,
FISCAL, PESSOAL E FINANCEIRA.
É importante que cada entidade faça a constituição legal de sua Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da entidade,
poderá haver mais de uma Comissão. Cabe a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, a responsabilidade de orientar e realizar os
processos de análise, avaliação e seleção da documentação no âmbito da
instituição.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, deve ser formada por
representantes dos mais importantes setores da instituição.
A TTD deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo
de base para questões que dizem respeito a períodos de permanência de
documentos no arquivo da mesma.
POR QUE ?
Os processos de arquivamento que não estejam norteados por uma TTD,
necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em
volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado. Assim
sendo, a equipe do arquivo terá que dedicar boa parte de seu tempo para
frequentes trabalhos de TRIAGEM.

11. Quanto mais abrangente for a TTD, no tocante a cobertura da massa
documental produzida pela entidade, maior será a eficácia da mesma no
processo de arquivamento. Qualquer pessoa envolvida com processos de
arquivamento, não
importando o tamanho da massa documental, tem que ter o conhecimento
mínimo sobre a aplicação da TTD.
VANTAGENS
São inúmeras as vantagens de aplicação de uma TTD:
Racionalização da ocupação do espaço físico;
Agilidade na recuperação da informação;
Definições de responsabilidades para com a gestão dos processos
de arquivamento;
Diminuição com custos operacionais;
Controle geral da massa documental;
Eficácia sobre a gestão documental.
PONTOS BÁSICOS PARA DESENVOLVIMENTO
Conhecimento básico da estrutura funcional do órgão ao qual o arquivo está
contextualizado. (Organograma)
Conhecimento básico dos prazos de guarda de documentos, segundo a
legislação vigente.
Capacidade de argumentação para conscientizar e envolver os responsáveis
pelas definições de prazos de permanência dos documentos no arquivo
Conhecimento básico dos conceitos, características e terminologias
documentais
Conhecimento básico sobre as características de documentos contábil, fiscal,
pessoal, tributáveis, previdenciários, entre outros.
DICAS IMPORTANTES
A legislação do IR, determina que a pessoa jurídica e física deve conservar os
documentos relativos a sua atividade, por um período de 5 anos.
Exemplificando:
Documentos relativos a Declaração de Rendimentos
Ano Base: 1999 Exercício: 2000
A contagem do prazo prescricional inicia-se em 1º de janeiro de 2001 e termina
em 31 de dezembro de 2005.
FGTS e demais encargos vinculados à Previdência Social, devem ser
guardados pelo prazo de contribuição do segurado (35 anos homens e 30 anos
para mulheres)
O STJ e o STF, entendem que as contribuições para o fundo não são tributos,
portanto vale a norma que determina para tais contribuições a prescrição de 30
anos.
O prazo legal para a guarda da Ficha de Registro de Empregado é de 35 anos,
porém, como é um documento que contém todos os dados do empregado, é
aconselhável sua guarda permanente.
Os documentos referentes a movimentações bancárias, ou seja, todas as
transferências entre contas correntes com valor igual ou superior a R$
1.000,00, feitas por meio de cheque, DOC ou ordem de pagamento devem ser
registradas e as pessoas físicas ou jurídicas identificadas.

12. Esses documentos devem ser mantidos sob a forma de arquivos físicos ou
eletrônicos, pelo prazo mínimo de 5 anos. Após esse período, podem ser
descartados.
Os cartões, fichas ou livros de ponto, devem ser mantidos no arquivo por 5
anos.
Para definição da TTD, é importante observar que alguns documentos por Lei
já possuem seus tempos de permanência para guarda.
O QUE GUARDAR E POR QUANTO TEMPO?
Segundo a legislação
•PRONTUÁRIOS MÉDICOS
Guarda Permanente para documentos arquivados em meio eletrônico, óptico,
magnético ou microfilme. Mínimo de 20 Anos em suporte em papel.
•MENSALIDADE ESCOLAR
6 anos. Prazo exigido pela justiça para comprovar benefícios obtidos.
•NOTA FISCAL
Deve ser guardada durante toda a vida útil do produto ou enquanto a garantia
for assegurada. Serve também para avaliação patrimonial da entidade.
•DOCUMENTOS DE CONTAS DE ÁGUA, LUZ E TELEFONE
5 anos. Em caso de queixa contra a empresa, o consumidor deverá apresentar
apenas as 6 últimas contas. A cada ano, eliminar 6 meses. 35 ano é o prazo
legal. Mas, recomenda-se a guarda permanente.
•DOCUMENTOS DE EMPREGADOS
•IPTU
É aconselhável a guarda por 5 anos.
•IPVA
5 anos.
•DECLARAÇÃO DE IR
5 anos. Além dos documentos apresentados para deduções.
•DOCUMENTOS BANCARIOS
5 anos. Tempo exigido para comprovar dúvidas
•DOCUMENTOS DE CONDOMÍNIO
5 anos. Tempo exigido para comprovar dúvidas
•ESCRITURA DE IMÓVEL
Guarda permanente enquanto houver posse do mesmo.
•DOCUMENTO DE CONSÓRCIO
Guardar até do pagamento da última cota e liberação da alienação fiduciária
sobre o veículo.
•DOCUMENTOS DE CARTÃO DE CRÉDITO
Os comprovantes de compras devem ser guardados até a chegada da fatura
mensal com os devidos lançamentos de compras. Guardar as faturas pagas
por pelo menos 1 ano.
•DOCUMENTOS DE PAGAMENTOS DE IMÓVEIS
Guardar por 5 anos.
•COMPROVANTE DE ALUGUEL
Guardar por 3 anos.
•PAGAMENTO DE CONDOMÍNIO
Guardar por 5 anos.
•CONTRATOS DE SEGURO.
Guardar por 1 ano.

13. •DOCUMENTO DE PLANO DE SAÚDE.
Guardar por 5 anos.
•NOTAS DE SERVIÇOS DE PROF. LIBERAIS
Guardar por 5 anos.
E o que não está amparado pela legislação?
É aí que deve entrar em ação o trabalho sério e competente da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos. É aí que deve entrar em ação a
experiência do pessoal do arquivo sobre o conhecimento básico dos diversos
tipos documentais. É aí que deve entrar em ação a instalação da TTD, pois é
nesses tipos documentais que começam as particularidades da definição de
cada tabela. É nesse quadro de documentos, que na maioria das vezes está a
maior produção documental na empresa. Vamos então, conhecer alguns deles.
ATA - Documento que relata os acontecimentos de uma reunião os sessão.
Arquivamento - Será Permanente quando a Ata, relatar acontecimento de
grande importância para história da entidade,
assim como quando comprovar atos importância administrativa. Quando a Ata,
relata acontecimentos rotineiros, como reuniões mensais pode ser prevista sua
Guarda Temporária, por um período máximo de 5 anos. Lembramos que, o que
deve prevalecer no arquivamento temporário ou permanente de uma Ata, é a
importância do assunto relatado na mesma, independente da reunião ou
sessão ser ordinária ou extraordinária.
CERTIDÃO - Documento que atesta que algo aconteceu de acordo com o que
já se encontra registrado em outro documento.
Arquivamento - Será Temporário, porém com a preocupação de guarda por um
período de no máximo 5 anos.
MEMORANDO - Comunicado breve geralmente utilizado para transmitir ordens
ou relembrar decisões, prazos, compromissos etc. Geralmente seu uso é
interno, mas às vezes transmitidos entre entidades.
Arquivamento - Será Temporário, com previsão máxima de 1 ano.
OFÍCIO - Correspondência que geralmente é utilizada entre órgãos públicos,
ou de um órgão público para outra pessoa física e/ou jurídica. Hoje já é muito
comum, o ofício também ser utilizado por organizações não públicas.
Arquivamento - Será Temporário. Dependendo do valor do teor do assunto e
do período de cobertura do mesmo, deve ser arquivado pelo prazo máximo de
2 anos. Isto serve tanto para os ofícios emitidos como para os recebidos.
DECLARAÇÃO - Documento que visa documentar formalmente uma
informação sobre uma pessoa ou fato, obrigando aquele que a expede a
expressar a verdade.
Arquivamento - Será Temporário. O tempo será determinado pelo grau de
responsabilidade relatado na mesma. Via de regra se guarda pelo máximo de 1
ano. É recomendado que não se aceite uma declaração que já possua mais de
1 ano de vigência.
REGIMENTO - Conjunto de normas que estabelecem o modo de
funcionamento interno de uma instituição.
Arquivamento - Será Permanente. Embora possa sofrer mudanças em seu
conteúdo, mesmo assim deve ser preservado para efeito de comprovações
futuras, se necessário.
REGULAMENTO - Conjunto de normas estabelecidas para perfeita execução
de uma Lei.

14. Arquivamento - Será Permanente. Embora possa sofrer mudanças em seu
conteúdo, mesmo assim deve ser preservado para efeito de comprovações
futuras, se necessário.
REQUERIMENTO - Documento pelo qual se faz solicitação à uma autoridade
competente.
Arquivamento - Será Temporário, podendo-se estabelecer o máximo de 6
meses para guarda.
RELATÓRIO - Documento que relata acontecimentos relativos a determinada
ocorrência ou execução de uma atividade.
Arquivamento - Será Permanente, quando levado em consideração o valor do
teor de seu conteúdo, principalmente quando seu relato tem como objetivo
comprovar e/ou atestar defesa de algum direito .
Arquivamento - Será Temporário, quando o valor do teor de seu conteúdo, não
justificar comprovação e/ou atestar defesa de algum direito . Neste caso
guardá-lo pelo prazo máximo de 2 anos.
CIRCULAR - Correspondência interna, destinada à vários destinatários.
Arquivamento - Será Temporário. Deve ser arquivada pelo prazo máximo de 1
ano.
PROCESSOS - É o documento que reúne outros documentos (ofícios,
portarias, despachos, pareceres etc) relativos aos atos administrativos que
transcorrem no âmbito interno das empresas. O tempo de permanência dos
processos nos arquivos, deve ser determinado exclusivamente pela instituição
que os produziu. Portanto, esta definição deve ser baseada na própria
experiência prática da mesma.
Arquivamento - Permanente, quando envolver atos relativos aos servidores da
instituição.
Arquivamento - Temporário, quando envolver atos relativos às atividades de
negociações comerciais. Neste caso guardar pelo prazo máximo de 5 anos.
Colocando em prática
Para colocar em prática uma TTD em uma instituição é recomendável levar em
consideração 4 pontos básicos:
•Planejamento e Simplicidade sobre os mecanismos de execução;
•Envolvimento da entidade como um todo, resultando na criação da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos;
•Conhecimento da estrutura funcional da entidade, de sua Missão, assim como
das atividades meio e fim;
•Conhecimento da tipologia documental produzida e/ou recebida pela entidade.
Para colocar em prática uma TTD é recomendável levar em consideração 7
pontos básicos:
A CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS - Toda classificação tem sempre
uma finalidade comum, ou seja, separar através de códigos o que está sendo
classificado. No caso dos arquivos, os documentos, são as referências e, deve
ser levado em consideração:
Unidade Produtora
Classe
Sub-classe
Assunto/Tipologia
Fase Corrente
Fase Intermediária

15. Destino Final
Portanto, estes são os elementos essenciais a constarem num formulário de
definição de uma TTD.