Este documento descreve as etapas de planeamento e organização de reuniões de trabalho. Detalha os tipos de reuniões como conferências, seminários e workshops. Fornece informações sobre como preparar listas de tarefas, convocatórias, lista de participantes e registos de notas. Discute a importância de atas e relatórios para sistematizar os resultados da reunião.

1. UFCD 0700
346036 - Técnico/a de
Secretariado
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Produção de manuais para formação
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Reuniões de trabalho - organização e
planificação

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Reuniões de trabalho - organização e planificação UFCD 0700
Índice
Objetivos e conteúdos ...............................................................................................................................................3
Tipo e definições de reuniões alargadas ...........................................................................................................5
Conferência....................................................................................................................................................................5
Reuniões formais e informais.................................................................................................................................6
Seminário .......................................................................................................................................................................7
Simpósio .........................................................................................................................................................................7
Workshop.......................................................................................................................................................................8
Etapas de preparação de reuniões de trabalho...............................................................................................9
Lista e controlo de tarefas .......................................................................................................................................9
Convocatória..............................................................................................................................................................13
Lista de participantes/ recolha de documentação/ dossier dos participantes ...............................17
Acolhimento e controlo de entradas.................................................................................................................20
Tarefas do secretariado nos diferentes tipos de reunião.........................................................................21
Registo de notas .......................................................................................................................................................23
Importância/regras/sistematização ................................................................................................................23
Atas e relatórios........................................................................................................................................................24
Conceito/importância e particularidades/técnicas de elaboração e terminologia .......................24
Bibliografia .................................................................................................................................................................29

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Objetivos:
 Identificar as fases de planeamento, organização e condução de reuniões
 Construir um plano para a realização de uma reunião
 Estabelecer elementos de sistematização e de verificação das condições para a
realização de uma reunião
 Elaborar processos para arquivamento dos resultados da reunião
 Sistematizar circuitos de distribuição da informação relativa à reunião
Conteúdos:
 Tipo e definições de reuniões alargadas
 Conferência
 Reuniões formais e informais
 Seminário
 Simpósio
 Workshop
 Etapas de preparação de reuniões de trabalho
 Lista de tarefas
 Controlo de tarefas
 Convocatória
 Lista de participantes
 Recolha de documentação
 Dossiê dos participantes
 Acolhimento
 Controlo de entradas
 Tarefas do secretariado nos diferentes tipos de reunião

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Reuniões de trabalho - organização e planificação UFCD 0700
 Registo de notas
 Importância
 Regras
 Sistematização
 Atas e relatórios
 Conceito
 Importância
 Particularidades
 Técnicas de elaboração
 Terminologia