O documento descreve um projeto de potencialização do sistema MXM-WebManager de uma empresa. O projeto consiste em entrevistas com usuários para identificar como o sistema é usado atualmente e quais funcionalidades podem ser melhor aproveitadas. Isso resulta em recomendações para elevar a eficiência dos processos da empresa.

1. Painel: Potencialização do MXM-WebManager
Palestra: O Projeto de Potencialização

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Como é feito
Como se dá este
processo?
O que é
O que significa o Projeto de
Potencialização?
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1 Ganhos com o projeto
Quais são as vantagens
em realizá-lo?
Porque realizá-lo
Quais necessidades levam ao
projeto?
2
4
Preciso fazer?
Alguns exemplos de
funcionalidades do MXM-
Webmanager que a sua equipe
pode não conhecer
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Do que se trata a Potencialização
O QUE É

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Este trabalho consiste em realizar levantamentos
junto às áreas gestoras e operacionais para verificar
a qualidade do uso das ferramentas de gestão da
MXM hoje em uso nos clientes.
Ele é feito através de entrevistas e avaliação de
documentos utilizados pelos usuários para levantar
todas as dificuldades e necessidades enfrentadas
pelas áreas em questão.
Essa análise resulta em um documento com
recomendações que podem ser adotadas para
elevar a eficiência dos processos.

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Motivos que levam a esta necessidade e como identificá-los
PORQUE REALIZÁ-LO

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Quando os gestores tem a percepção de
que o uso da ferramenta de gestão não
está sendo satisfatória, ouvem reclamações
dos usuários e tem dificuldade em obter
informações corretas ou em tempo hábil.

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• Falta de cultura de perpetuação da
informação
• Alto 'turn-over' de colaboradores
• Evolução das operações da empresa
• Crescimento e diversificação das operações
• Versão antiga do ERP
• Implantação original inadequada

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As perguntas abaixo podem ser feitas para entender melhor o
cenário atual da utilização do ERP:
• As diferentes ferramentas utilizadas interagem entre si?
• Os usuários realizam paralelamente controles em Excel?
• A contabilidade realiza muitos lançamentos manuais?
• O fechamento mensal ocorre no tempo desejado?
• Existe checagem orçamentária para as solicitações de
compra?
• Os gestores conseguem informações de maneira adequada?
• Os processos de pagamento são devidamente validados?

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COMO É FEITO
Sobre a metodologia e suas etapas

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O projeto é iniciado com uma reunião
promovida pelos patrocinadores do
Projeto, quando é feita a sua apresentação,
finalidade e expectativa.
Também é montada a agenda de entrevistas
com os usuários que serão envolvidos no
processo e definida uma lista de questionamentos
chave para ser divulgada aos participantes.
Todo este levantamento é analisado pela equipe da
MXM e utilizado para gerar o documento final a ser
apresentado aos usuários.

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ANÁLISES
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Avaliação do
levantamento e
discussão interna das
soluções a serem
apresentadas para cada
ponto levantado
Apresentação do projeto
aos usuários-chave
e elaboração do
cronograma de
entrevistas
ABERTURA
1
Apresentação do
levantamento, discussão
das soluções apresentadas
e próximos passos
APRESENTAÇÃO
5
LEVANTAMENTOS
Entrevistas com os
usuários-chave e
documentação das
informações coletadas
2
Criação da
apresentação do
levantamento feito
4
ELABORAÇÃO

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Questionários são usados como base para as entrevistas, servindo como checklists
para provocar discussões com os usuários.

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O documento LEVANTAMENTO DE POTENCIALIZAÇÃO
é o produto final do processo, relacionando os
entrevistados, as potenciais oportunidades de
evolução e o levantamento detalhado das entrevistas,
indicando 'o que é feito hoje', 'os problemas advindos
desta situação', 'o que pode ser mudado' e 'o ganho
em adotar a solução sugerida'.
Este documento é entregue ao cliente em uma
reunião onde é apresentado e discutido. O cliente irá
decidir quais recomendações irá adotar, e em que
ordem.
A continuidade deste processo é discutida com a área
Comercial da MXM.

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GANHOS COM O PROJETO
Motivos para realizar este projeto

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Existem vantagens importantes em adotar as soluções propostas pela MXM. Queremos que
nosso cliente tenha a certeza de estar aproveitando ao máximo o que as ferramentas da MXM
podem oferecer.

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• Entendimento de todas as potencialidades oferecidas pelo sistema.
• Adequação dos usuários/processos às rotinas executadas.
• Eliminação ou diminuição do uso de planilhas Excel.
• Agilidade na extração de informações do sistema.
• Identificação de necessidades e oportunidades de alterações
estruturais na empresa. (remodelagem de planos de conta,
estrutura de centros de custo, readequação de fluxos de aprovação,
automação de pagamentos, etc.).

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Alguns exemplos de funcionalidades do MXM-
Webmanager que a sua equipe pode não conhecer
PRECISO FAZER?

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O fato de conseguir executar as tarefas do dia-a-dia não significa que se está extraindo o
máximo das ferramentas.
Um levantamento detalhado pode apontar oportunidades até então desconhecidas pela
empresa.

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GERAL
Agendador de alertas operacionais
Gerador de relatórios e gráficos dinâmicos
Salvamento e recuperação de informações digitadas nas telas
Criação e utilização de atalhos das funcionalidades e ferramentas web externas
Acesso rápido aos cadastros
CONTABILIDADE
Geração de lançamento de reversão
Conciliação Contábil
Geração de apuração de variação cambial

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FINANCEIRO
Encontro de contas (mesmo cliente x fornecedor)
Ficha financeira (cliente/fornecedor)
Buscar cadastro (cliente/fornecedor) no SERASA
Negativação/Ativação de clientes no SERASA
COMPRAS
Pontuação de fornecedores
Alteração do fornecedor no pedido de compras
Informação do histórico do pedido de compras
Modelos de requisição

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ESTOQUE
Controle e rastreabilidade de itens por série/lote/validade
Parâmetros de ressuprimento / Necessidade de compra
Relatórios Age List / Consumo Mensal
Transferência de itens entre filiais
Conversão de Unidades para movimentações
PATRIMÔNIO
Baixa por lote
Emissão de etiquetas de itens patrimoniais
Transferência de itens entre empresas
Inventário de bens

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C O N T A T O M X M
TELEFONE
Direto: (21) 3233-2300
MATRIZ MXM
Av. Rio Branco, 103
14º e 15º andares - Centro (RJ)
WEBSITE
www.mxm.com.br
E-MAIL
sr.julianna.bonatto@mxm.com.br
edson@mxm.com.br
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