Este documento fornece dicas para gerenciamento de tempo em eventos, incluindo: 1) fazer reuniões eficientes com agenda e atas claras; 2) realizar visitas técnicas no horário do evento para avaliar fluxos e ajustes; 3) ter staff informado da agenda e com fácil acesso a cronogramas.
3. Introdução
Como profissionais de eventos, precisamos ter cuidado para não cairmos
na armadilha alertada por José Saramago e manter total domínio dos
“ponteiros do relógio” na organização dos eventos.
A seguir, listamos algumas idéis e dicas para ajudar você a aperfeiçoar o
gerenciamento de tempo no seu evento.
Você pode aprender mais lendo o artigo completo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo
4. Reuniões Eficientes
Para que reuniões sejam eficientes, determine dia e horário fixo (assim todos já se
programam), tópicos à serem discutidos e o tempo de duração.
Atas são fundamentais para que fique claro quais as obrigações dos envolvidos e o
prazo das mesmas, além de servir como overview para quem não estava presente.
Uma boa idéia é seguir o Painel do Facilitador de Reuniões, que adaptamos do
Meeting Facilitator Canvas, que você pode baixar no Kit Dica Evento de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em Eventos
5. Painel do Facilitador de Reuniões
(adaptado e traduzido Meeting
Facilitator Canvas, criado por Mike
Sutton / Amaze Meet).
6. Visitas Técnicas
Visitas técnicas devem ser realizadas no mesmo horário que acontecerá o evento,
assim estaremos o mais próximo da realidade do que pode ser o evento.
Com isso descobrimos: fluxo de pessoas, trânsito, ruídos, visão do local, luminosidade,
horário de funcionamento, escalas de funcionários e outras informações, e podemos
minimizar ou adaptar certas situações.
7. O staff e a agenda do evento
O Staff deve ser capaz de informar a agenda do evento com facilidade, ou estando
ciente de toda a agenda ou acessando, facilmente, os horários, seja tendo o programa
em mão, um cronograma de ações e comunicação rápida e fácil comos responsáveis
das áreas que podem confirmar esses dados durante o evento.
8. Cronograma
Um cronograma de ações – identificado por muitos como tempos e movimentos ou
plano operacional – é indispensável: é o passo a passo das ações que ocorrem no
evento com os horários.
O responsável por este documento cria o rascunho, que será discutido, revisado e
finalizado na reunião pré-evento. Quando a versão final estiver pronta, deve ser
enviada, sempre com data, para todos os envolvido.
9. Cronograma
Tenho o costume de fazer o rascunho final no local do evento, assim simulo
efetivamente o passo a passo e situações do evento e podemos perceber qualquer
fator que impacte horários das ações.
Exemplo: saber o quão distante é do vestiário até o local das salas do evento
10. Cronograma
No Kit de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em
Eventos tem um exemplo de
cronograma em excel.
E no artigo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo dou
outras dicas para organizar seu
cronograma.
11. Roteiro
Utilizamos a palavra roteiro, costumeiramente, somente para ações especificas ou
centrais.
Existem profissionais envolvidos com o todo do evento e precisam ter o guideline
geral, já outros, precisam de detalhamento de tarefas ou ações especifícasm e o
roteiro deve ter texto e os mínimos detalhes que acontecem nesta ação ou tarefa.
Um tópico importante também é que certas informações não ficam “abertas” a todos,
para não estragar fator surpresa ou segurança como, por exemplo, a presença de
celebridades. Portanto nem todos tem acesso ao roteiro.
12. Roteiro
Você encontra um exemplo de
roteiro Kit de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em
Eventos.
E no artigo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo dou
outras dicas para organizar seu
roteiro de forma eficiente.
13. “O tempo dura bastante para aqueles que
sabem aproveitá-lo.”
Leonardo da Vinci
14. Confira mais dicas de gerenciamento de tempo em
http://j.mp/DicasGerencieTempo
Baixe o Kit de Gerenciamento de Tempo em eventos em http:
//j.mp/KitGerenciamentoTempo
Criado por Líbia Macedo
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