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Dicas para gerenciamento de tempo em eventos
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“Não tenhamos pressa, mas não
percamos tempo.”
José Saramago
Introdução
Como profissionais de eventos, precisamos ter cuidado para não cairmos
na armadilha alertada por José Saramago e manter total domínio dos
“ponteiros do relógio” na organização dos eventos.
A seguir, listamos algumas idéis e dicas para ajudar você a aperfeiçoar o
gerenciamento de tempo no seu evento.
Você pode aprender mais lendo o artigo completo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo
Reuniões Eficientes
Para que reuniões sejam eficientes, determine dia e horário fixo (assim todos já se
programam), tópicos à serem discutidos e o tempo de duração.
Atas são fundamentais para que fique claro quais as obrigações dos envolvidos e o
prazo das mesmas, além de servir como overview para quem não estava presente.
Uma boa idéia é seguir o Painel do Facilitador de Reuniões, que adaptamos do
Meeting Facilitator Canvas, que você pode baixar no Kit Dica Evento de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em Eventos
Painel do Facilitador de Reuniões
(adaptado e traduzido Meeting
Facilitator Canvas, criado por Mike
Sutton / Amaze Meet).
Visitas Técnicas
Visitas técnicas devem ser realizadas no mesmo horário que acontecerá o evento,
assim estaremos o mais próximo da realidade do que pode ser o evento.
Com isso descobrimos: fluxo de pessoas, trânsito, ruídos, visão do local, luminosidade,
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minimizar ou adaptar certas situações.
O staff e a agenda do evento
O Staff deve ser capaz de informar a agenda do evento com facilidade, ou estando
ciente de toda a agenda ou acessando, facilmente, os horários, seja tendo o programa
em mão, um cronograma de ações e comunicação rápida e fácil comos responsáveis
das áreas que podem confirmar esses dados durante o evento.
Cronograma
Um cronograma de ações – identificado por muitos como tempos e movimentos ou
plano operacional – é indispensável: é o passo a passo das ações que ocorrem no
evento com os horários.
O responsável por este documento cria o rascunho, que será discutido, revisado e
finalizado na reunião pré-evento. Quando a versão final estiver pronta, deve ser
enviada, sempre com data, para todos os envolvido.
Cronograma
Tenho o costume de fazer o rascunho final no local do evento, assim simulo
efetivamente o passo a passo e situações do evento e podemos perceber qualquer
fator que impacte horários das ações.
Exemplo: saber o quão distante é do vestiário até o local das salas do evento
Cronograma
No Kit de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em
Eventos tem um exemplo de
cronograma em excel.
E no artigo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo dou
outras dicas para organizar seu
cronograma.
Roteiro
Utilizamos a palavra roteiro, costumeiramente, somente para ações especificas ou
centrais.
Existem profissionais envolvidos com o todo do evento e precisam ter o guideline
geral, já outros, precisam de detalhamento de tarefas ou ações especifícasm e o
roteiro deve ter texto e os mínimos detalhes que acontecem nesta ação ou tarefa.
Um tópico importante também é que certas informações não ficam “abertas” a todos,
para não estragar fator surpresa ou segurança como, por exemplo, a presença de
celebridades. Portanto nem todos tem acesso ao roteiro.
Roteiro
Você encontra um exemplo de
roteiro Kit de Introdução à
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Eventos.
E no artigo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo dou
outras dicas para organizar seu
roteiro de forma eficiente.
“O tempo dura bastante para aqueles que
sabem aproveitá-lo.”
Leonardo da Vinci
Confira mais dicas de gerenciamento de tempo em
http://j.mp/DicasGerencieTempo
Baixe o Kit de Gerenciamento de Tempo em eventos em http:
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Dicas para gerenciamento de tempo em eventos

  • 1. Dicas para gerenciamento de tempo em eventos www.dicaevento.com
  • 2. “Não tenhamos pressa, mas não percamos tempo.” José Saramago
  • 3. Introdução Como profissionais de eventos, precisamos ter cuidado para não cairmos na armadilha alertada por José Saramago e manter total domínio dos “ponteiros do relógio” na organização dos eventos. A seguir, listamos algumas idéis e dicas para ajudar você a aperfeiçoar o gerenciamento de tempo no seu evento. Você pode aprender mais lendo o artigo completo em http://j. mp/DicasGerencieTempo
  • 4. Reuniões Eficientes Para que reuniões sejam eficientes, determine dia e horário fixo (assim todos já se programam), tópicos à serem discutidos e o tempo de duração. Atas são fundamentais para que fique claro quais as obrigações dos envolvidos e o prazo das mesmas, além de servir como overview para quem não estava presente. Uma boa idéia é seguir o Painel do Facilitador de Reuniões, que adaptamos do Meeting Facilitator Canvas, que você pode baixar no Kit Dica Evento de Introdução à Gerenciamento de Tempo em Eventos
  • 5. Painel do Facilitador de Reuniões (adaptado e traduzido Meeting Facilitator Canvas, criado por Mike Sutton / Amaze Meet).
  • 6. Visitas Técnicas Visitas técnicas devem ser realizadas no mesmo horário que acontecerá o evento, assim estaremos o mais próximo da realidade do que pode ser o evento. Com isso descobrimos: fluxo de pessoas, trânsito, ruídos, visão do local, luminosidade, horário de funcionamento, escalas de funcionários e outras informações, e podemos minimizar ou adaptar certas situações.
  • 7. O staff e a agenda do evento O Staff deve ser capaz de informar a agenda do evento com facilidade, ou estando ciente de toda a agenda ou acessando, facilmente, os horários, seja tendo o programa em mão, um cronograma de ações e comunicação rápida e fácil comos responsáveis das áreas que podem confirmar esses dados durante o evento.
  • 8. Cronograma Um cronograma de ações – identificado por muitos como tempos e movimentos ou plano operacional – é indispensável: é o passo a passo das ações que ocorrem no evento com os horários. O responsável por este documento cria o rascunho, que será discutido, revisado e finalizado na reunião pré-evento. Quando a versão final estiver pronta, deve ser enviada, sempre com data, para todos os envolvido.
  • 9. Cronograma Tenho o costume de fazer o rascunho final no local do evento, assim simulo efetivamente o passo a passo e situações do evento e podemos perceber qualquer fator que impacte horários das ações. Exemplo: saber o quão distante é do vestiário até o local das salas do evento
  • 10. Cronograma No Kit de Introdução à Gerenciamento de Tempo em Eventos tem um exemplo de cronograma em excel. E no artigo em http://j. mp/DicasGerencieTempo dou outras dicas para organizar seu cronograma.
  • 11. Roteiro Utilizamos a palavra roteiro, costumeiramente, somente para ações especificas ou centrais. Existem profissionais envolvidos com o todo do evento e precisam ter o guideline geral, já outros, precisam de detalhamento de tarefas ou ações especifícasm e o roteiro deve ter texto e os mínimos detalhes que acontecem nesta ação ou tarefa. Um tópico importante também é que certas informações não ficam “abertas” a todos, para não estragar fator surpresa ou segurança como, por exemplo, a presença de celebridades. Portanto nem todos tem acesso ao roteiro.
  • 12. Roteiro Você encontra um exemplo de roteiro Kit de Introdução à Gerenciamento de Tempo em Eventos. E no artigo em http://j. mp/DicasGerencieTempo dou outras dicas para organizar seu roteiro de forma eficiente.
  • 13. “O tempo dura bastante para aqueles que sabem aproveitá-lo.” Leonardo da Vinci
  • 14. Confira mais dicas de gerenciamento de tempo em http://j.mp/DicasGerencieTempo Baixe o Kit de Gerenciamento de Tempo em eventos em http: //j.mp/KitGerenciamentoTempo Criado por Líbia Macedo www.dicaevento.com contato@dicaevento.com.br