Dicas práticas para planear, gerir prioridades e o email usando o Outlook.

1. 8 Dicas para tirar
mais partido do
Outlook
(C) Ana Relvas

2. #1. Lista de
tarefas
Pode gerir as tarefas no outlook e
(1) vê-las no calendário se atribuíu
data para as realizar ou
(2) vê-las na lista de tarefas.

3. Dicas extra
para gerir
tarefas
Crie datas para realizar as tarefas (e escreva na descrição da tarefa o
prazo para que não confunda a data de realização com o prazo).
PLANEIE
Distinga as tarefas que têm de ser feitas mesmo
nesse dia (use um ! no início da descrição pois assim ficam
ordenadas colocando essas no topo).
DISTINGA AS TAREFAS CRITICAS
Escreva + no fim da descrição para indicar que há notas dentro da
tarefa (texto como subtarefas ou notas e documentos anexados).
ANEXE INFORMAÇÃO
!Preparar apresentação [até 5 jun] +

4. #2. Crie blocos de texto para reutilizar:
as Peças Rápidas
NA CAIXA DA MENSAGEM
Escolha o texto a reutilizar Separador inserir Peças rápidas

5. CRIE VÁRIOS CALENDÁRIOS
Além do calendário dos compromissos,
crie um calendário extra para
planeamento onde reserva tempo para
realizar atividades (e este pode ver ou
esconder).
VEJA CALENDÁRIOS (GOOGLE)
Veja outros calendários como o das
atividades das crianças ou outros
planeamentos.
#3. Sobreponha
calendários e planeie
ganhando uma visão
global do dia/semana
Clique aqui para configurar um
calendário Google no Outlook.

6. #4. Ignore uma conversa
Mova para o lixo as mensagens atuais e futuras da conversação que não quer seguir
(mas continue a receber emails dessas pessoas).

7. #5. Automatize
a arrumação e
processamento
dos emails com
as REGRAS
Use regras para colocar automaticamente
os emails numa pasta.
A MAGIA DAS REGRAS
Emails de listas para ler mais tarde.
Notificações de aplicações que trata várias
de uma vez.
Emails que trata periodicamente como
faturas.
E TIRE AUTOMATICAMENTE DA CAIXA
DE ENTRADA AQUILO QUE NÃO VAI
TRATAR JÁ
Clique aqui para aprender a criar
regras automáticas.

8. Pode sempre lá ir ver de 5 em 5 minutos se tem novos
emails mas é uma escolha sua.
Desligue isso. A sério. Desligue.
Veja aqui como desligar as
notificações
#6. Desligue as
notificações de
novo email
Só para
uem uer...
MAIS FOCO
MAIS TEMPO (30%)
MENOS STRESS

9. Marque os emails para dar seguimento
com o sinalizador e veja-os todos na
pasta de pesquisa (onde quer que eles
estejam arrumados).
#7. Use as
PASTAS DE PESQUISA
para tratar do mail
EMAILS PARA RESPONDER/DAR
SEGUIMENTO
Pasta de pesquisa (virtual) que MOSTRA os emails sinalizados.
Pastas de arquivo onde os emails estão fisicamente guardados.

10. Aprenda aqui a criar pastas de
pesquisa
Sinalize com datas para dar seguimento e
tenha pastas que mostram os emails para
responder hoje/em atraso, amanhã e
depois para tirar da vista o que não precisa
de fazer já.
Configure para aparecer o número de
emails na pasta para saber o número de
emails a tratar.

11. Aprenda aqui a melhorar a sua
pesquisa
Um estudo de 2011 demonstra que quem organiza o email por pastas
perde mais tempo do que as pessoas que usam a funcionalidade de
pesquisa para encontrar o que precisam.
#8 Procure bem
Muitas vezes não encontramos o email porque por
omissão procuramos na pasta atual e o email está
noutro sítio.
Se não tem a certeza de onde está o email que
procura, deve escolher realizar a pesquisa
escolhendo “Todas as subpastas”

12. Ana Relvas, anarelvas@objetivolua.com
Saber tirar partido de ferramentas informáticas ajuda a melhorar a
produtividade e a facilitar o nosso dia-a-dia mas há muito, muito mais
que podemos fazer. Se já conhecia todas estas dicas, parabéns!
Se é um tema que lhe interessa e deseja melhorar o seu desempenho
para uma maior produtividade e bem-estar espreite no site Objetivo
Lua os cursos (abertos ou programas para empresas) que ofereço.
Ou envie-me um email e conte-me quais são as suas maiores
dificuldades. :)
Até breve,
www.facebook.com/objetivoLua
www.linkedin.com/in/anarelvas
www.objetivolua.com/cursos-abertos/