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  • [Observação para o instrutor: se desejar obter ajuda detalhada para personalizar esse modelo, consulte o último slide. Além disso, procure o texto adicional da lição no painel de anotações de alguns slides.]
  • Quando você escreve algo em um calendário de papel, não tem muita escolha sobre como fazer isso. Basta pegar seu lápis — ou sua caneta, se for corajoso — e escrever. É simples.
  • O calendário aqui mostra um único dia com a ocorrência de cada tipo de entrada (compromisso, reunião, evento e tarefa).
  • Esse método rápido é uma boa maneira de iniciar uma entrada de calendário, não só um compromisso.
  • Observação: certos eventos, como aniversários, repetem-se anualmente. A próxima lição mostra como definir recorrência.
  • A imagem ilustra o que acontece quando você marca uma tarefa concluída: ela aparece com uma marca de seleção e é atravessada por uma linha.
  • Para obter mais informações sobre como criar e usar tarefas, consulte a apresentação de treinamento do Microsoft Office Online chamada “Outlook 2007: Saia de sua Caixa de Entrada”.
  • [Observação para o instrutor: com o Outlook 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Outlook, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.]
  • Alguns detalhes sobre o último parágrafo:
    O Outlook pode lembrar você sobre reuniões e datas importantes para que você esteja sempre na hora.
    Com o sistema de código de cores do Outlook, você poderá organizar suas tarefas e seus compromissos em menos tempo.
    Você pode controlar como o tempo é exibido para as outras pessoas no seu calendário do Outlook, para que elas possam ver quando você está disponível e quando não está.
  • Por exemplo:
    Use Abrir esta ocorrência se, em um dia específico, você decidir que deseja se exercitar meia hora mais tarde do que o normal, sem alterar o horário normal.
    Use Abrir a série se decidir avançar meia hora todas as instâncias do compromisso “Exercício”.
  • Lembre-se destas dicas ao trabalhar com itens recorrentes:
    Não exclua uma entrada recorrente. Em vez disso, altere a data "Termina em". Assim, ficará um registro das ocorrências passadas.
    Talvez seja necessário criar várias entradas recorrentes diferentes no calendário para obter o padrão desejado em uma atividade específica. Por exemplo, para definir um evento de dia de pagamento que ocorra no décimo quinto e no último dia de cada mês, seria necessário definir dois eventos recorrentes.
  • Para obter mais informações sobre como rótulos de calendário são atualizados para categorias coloridas, consulte o Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso.
    Se quiser aprender a codificar suas mensagens de email usando o mesmo sistema, consulte a apresentação de treinamento do Microsoft Office Online chamada “Outlook 2007: saia de sua Caixa de Entrada”.
  • Você verá a cor da borda em seu próprio calendário também e poderá alterá-la.
  • [Observação para o instrutor: com o Outlook 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Outlook, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.]
  • Usando este modelo
    Este modelo do Microsoft Office PowerPoint®contém conteúdo de treinamento sobre os recursos essenciais de calendário do Outlook 2007 que podem ser usados para agendar horários da maneira mais eficiente possível. Ele foi preparado para você apresentá-lo a um grupo e personalizá-lo conforme necessário.
    O conteúdo deste modelo foi adaptado do curso de treinamento do Microsoft Office Online chamado “Calendário I: Noções básicas sobre o calendário do Outlook”.
    Recursos do modelo
    Slide do títuloNo primeiro slide, há espaços reservados para texto sobre os quais você deve digitar o nome de sua empresa. Você também pode excluir a caixa de texto, caso não queira exibir esse texto.
    Animações: Efeitos de animação personalizados são aplicados durante a apresentação. Entre eles Pico, Alongar, Dissolver, e Quadriculado. Todos os efeitos são reproduzidos nas versões anteriores desde o Microsoft PowerPoint 2000. Para alterar os efeitos de animação, vá para o menu Apresentação de Slides , clique em Personalizar Animaçãoe trabalhe com as opções disponíveis.
    Se essa apresentação contiver animação em Macromedia Flash: para reproduzir o arquivo Flash, registre um controle Microsoft ActiveX®, chamado Shockwave Flash Object, no seu computador. Para isso, baixe a versão mais recente do Macromedia Flash Player do site da Macromedia.
    Transições de slides: a transição Revelar para Baixo é aplicada em toda a apresentação. Se desejar usar outra, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Transição de Slidese trabalhe com as opções disponíveis.
    Hiperlinks do curso online: o modelo contém links para a versão online deste curso de treinamento. Os links direcionam você para a sessão prática de cada lição e para o Cartão de Referência Rápida publicado para esse curso. Observe o seguinte: o Outlook 2007 deve estar instalado para exibir as sessões práticas. Se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.
    Cabeçalhos e rodapés: o modelo contém um rodapé com o título do curso. Você pode alterar ou remover os rodapés na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé (aberta a partir do menu Exibir ).
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    1. 1. A [Nome da empresa] apresenta: Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007 Noções básicas sobre o calendário
    2. 2. Conteúdo do curso • Visão geral: tudo sobre suas opções • Lição 1: use o calendário corretamente • Lição 2: além das noções básicas Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e perguntas de teste. Noções básicas sobre o calendário
    3. 3. Visão geral: tudo sobre suas opções Em contraste com um calendário em papel, o Outlook 2007 oferece muitas opções para manter controle do seu tempo. Por exemplo, a entrada do calendário é uma reunião ou um compromisso? Ela ocorrerá uma vez ou se repetirá? Ela deve ser marcada como ocupado, livre ou provisório? Neste curso, você aprenderá sobre os recursos essenciais do calendário do Outlook, descobrir como agendar atividades com eficiência e ver como manter o controle de datas importantes com recorrência e lembretes. Noções básicas sobre o calendário
    4. 4. Objetivos do curso • Usar o tipo certo de entrada do calendário para cada ocasião. • Use lembretes para recordar-se de atividades. • Use recorrência para agendar rapidamente atividades que ocorrem mais de uma vez. • Use cores e indicadores de disponibilidade de tempo para mostrar entradas de calendário de acordo com suas necessidades. Noções básicas sobre o calendário
    5. 5. Lição 1 Use o calendário corretamente
    6. 6. Use o calendário corretamente Noções básicas sobre o calendário Você tem quatro diferentes opções para agendar entradas de calendário do Outlook : compromissos, reuniões, eventos, e tarefas. Sua opção de entrada dependerá de quem mais está envolvido e de como você deseja que a entrada apareça. Selecionando entradas no calendário diretamente, você saberá rapidamente o que está acontecendo, quando e com quem.
    7. 7. Veja seu calendário Noções básicas sobre o calendário As primeiras coisas primeiro. Para poder ver o que está no calendário, é preciso saber como localizá-lo. Existem duas maneiras rápidas de ver o calendário. Você pode clicar em Calendário no Painel de Navegação.
    8. 8. Veja seu calendário Noções básicas sobre o calendário As primeiras coisas primeiro. Para poder ver o que está no calendário, é preciso saber como localizá-lo. Ou você pode clicar em uma data no Navegador de Data, que está localizado na parte superior da Barra de Tarefas Pendentes.
    9. 9. Veja seu calendário A imagem mostra as opções: Noções básicas sobre o calendário Quando o seu calendário estiver sendo exibido, será possível usar os botões na parte superior da janela para mostrar ou ocultar detalhes. Você clica em Dia, Semanaou Mês para alternar rapidamente entre os modos de exibição. Avançar e Voltar são botões que permitem mover-se facilmente pelo calendário. Mais botões permitem que você mostre ou oculte dias ou detalhes, dependendo do seu modo de exibição.
    10. 10. Conheça suas opções Noções básicas sobre o calendário Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível. Compromisso. Um compromisso é uma atividade que envolve apenas você em uma hora agendada. Reunião. Uma reunião também ocorre em um horário agendado. Mas você convida outras pessoas usando uma solicitação de reunião enviada por email.
    11. 11. Conheça suas opções Noções básicas sobre o calendário Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível. Evento. Um evento é uma atividade que dura o dia todo. Ao contrário de um compromisso ou uma reunião, um evento não bloqueia um horário no calendário. Portanto, outras entradas ainda podem aparecer em sua agenda nesse dia.
    12. 12. Conheça suas opções Noções básicas sobre o calendário Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível. Tarefa. Uma tarefa é uma atividade que envolve apenas você e que não precisa de um horário agendado. Uma novidade no Outlook 2007 é uma área nos modos de exibição Dia e Semana do calendário que mostra tarefas.
    13. 13. Apenas você? Use um compromisso Noções básicas sobre o calendário Use um compromisso quando souber que estará ocupado, mas que ninguém mais estará envolvido. Por exemplo, convém bloquear um horário para pesquisa em um projeto, para redigir um relatório ou para realizar uma incumbência no caminho de casa para o trabalho.
    14. 14. Apenas você? Use um compromisso Noções básicas sobre o calendário A imagem ilustra as etapas. No modo de exibição Dia, repouse o cursor sobre o horário desejado no seu calendário e clique. Digite os detalhes. Se precisar de mais tempo para seu compromisso, bastará arrastar a alça para tornar o compromisso mais demorado.
    15. 15. Quando há outros envolvidos, é uma reunião Noções básicas sobre o calendário Uma reunião ocorre em um horário agendado e inclui outras pessoas e um local de reunião. Uma reunião no seu calendário pode ser configurada por você ou pode ser criada com base em um convite enviado por outra pessoa. As reuniões aparecem no seu calendário e nos calendários de outras pessoas envolvidas.
    16. 16. Quando há outros envolvidos, é uma reunião Em uma reunião, você verá o seguinte: Noções básicas sobre o calendário No seu calendário, você pode ver a diferença entre uma reunião e um compromisso pelas informações na entrada de reunião. O local da reunião. O nome do organizador.
    17. 17. Quando há outros envolvidos, é uma reunião Noções básicas sobre o calendário No seu calendário, você pode ver a diferença entre uma reunião e um compromisso pelas informações na entrada de reunião. Uma reunião no Outlook é configurada com a ajuda de uma solicitação de reunião, que é enviada para os participantes da reunião via email.
    18. 18. Enriqueça seu dia com um evento Noções básicas sobre o calendário Um evento permite que você observe atividades que duram todo o dia. Eventos não ocupam horários agendados em seu calendário; em vez disso, eles aparecem em faixas na parte superior da data que você especificar. Por exemplo, na imagem, a Conferência Contoso é um evento que dura três dias, enquanto o Aniversário é um evento que dura um dia.
    19. 19. Enriqueça seu dia com um evento Noções básicas sobre o calendário Use um evento quando desejar inserir uma atividade em um dia específico, sem ter de ocupar todos os horários do calendário. São apresentadas a seguir algumas atividades para as quais você pode usar um evento: • Conferências, viagens de negócios ou férias com duração de um dia ou mais • Aniversários e datas especiais • Feriados
    20. 20. Controle suas tarefas Noções básicas sobre o calendário Uma tarefa é uma entrada para qualquer atividade que você deseja ver no seu calendário, mas que não precisa ser agendada em um horário específico ou durar o dia inteiro. Por exemplo, se você tiver várias incumbências, insira cada incumbência como uma tarefa. (Você verá a área de Tarefas quando exibir o calendário no modo de exibição Dia ou Semana.) Quando concluir a tarefa, marque-a como concluída. Uma tarefa concluída aparece riscada no dia em que foi concluída, o que permite uma verificação rápida de tudo o que foi realizado nesse dia.
    21. 21. Controle suas tarefas Noções básicas sobre o calendário Você pode inserir uma tarefa com uma data de início e uma data de término agendadas. Se você não concluir uma tarefa na data de conclusão, ela avançará automaticamente e aparecerá na data atual até que a tarefa seja agendada novamente ou marcada como concluída. Dica: para reagendar rapidamente uma tarefa, use o modo de exibição Semana e arraste uma tarefa de um dia para outro.
    22. 22. Sugestões para a sessão prática 1. Exibir o calendário. 2. Criar um compromisso. 3. Fazer uma reunião. 4. Criar um evento. 5. Criar uma tarefa. Sessão prática online (requer o Outlook 2007) Noções básicas sobre o calendário
    23. 23. Teste 1, pergunta 1 Para acessar o calendário, é necessário sair do Outlook e reiniciá-lo. (Selecione uma resposta.) Noções básicas sobre o calendário 1. Verdadeiro. 2. Falso.
    24. 24. Teste 1, pergunta 1: resposta Falso. Há muitas maneiras de acessar o calendário. Reiniciar o Outlook não é uma delas. Noções básicas sobre o calendário
    25. 25. Teste 1, pergunta 2 Qual destes itens deve ser agendado como um evento no calendário? (Selecione uma resposta.) 1. Uma festa das 16:00 às 18:00. 2. Um aniversário. 3. Uma visita ao dentista. Noções básicas sobre o calendário
    26. 26. Teste 1, pergunta 2: resposta Um aniversário. Seu aniversário ou o de outra pessoa acontece o dia inteiro e é para isso que servem os eventos. A vantagem de usar um evento é que é possível mostrar o evento na parte superior do dia no calendário. Você se lembrará do evento, e o horário do calendário ainda continuará disponível para agendamento.. Noções básicas sobre o calendário
    27. 27. Teste 1, pergunta 3 Que tipo de entrada do calendário você usaria se outras pessoas de seu trabalho estivessem envolvidas? (Selecione uma resposta.) Noções básicas sobre o calendário 1. Uma reunião. 2. Um compromisso. 3. Um evento.
    28. 28. Teste 1, pergunta 3: resposta Uma reunião. Uma reunião é o que você usa quando outras pessoas estão envolvidas. Noções básicas sobre o calendário
    29. 29. Lição 2 Além das noções básicas
    30. 30. Além das noções básicas Noções básicas sobre o calendário Anotar um item em um calendário de papel é muito fácil. Mas, e se for algo que ocorre no primeiro dia de cada mês no próximo ano? Seria preciso gravar as mesmas informações doze vezes. Já não parece tão fácil, não é mesmo? Talvez você prefira criar essa entrada apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras ocasiões. Nesta lição, você aprenderá como. Você também descobrirá como o calendário do Outlook pode lembrá-lo de seus compromissos, ajudá-lo a fazer mais em menos tempo e mostrar seu tempo disponível para outras pessoas.
    31. 31. Uma vez não basta: recorrência Noções básicas sobre o calendário Algo pode acontecer diversas vezes mas, não necessariamente, isso significa que precisa ser inserido diversas vezes. Para informar ao Outlook que um compromisso, reunião ou evento deve se repetir ao longo do tempo, use o recurso de Recorrência . A freqüência da atividade é conhecida como padrão de recorrência. Como mostra o compromisso "Exercício", na imagem, um compromisso recorrente aparece repetidamente e exibe um ícone de recorrência .
    32. 32. Uma vez não basta: recorrência Noções básicas sobre o calendário Algo pode acontecer diversas vezes mas, não necessariamente, isso significa que precisa ser inserido diversas vezes. Para configurar um padrão de recorrência, abra o compromisso e clique no botão Recorrência do grupo Opções , na guia Compromisso .
    33. 33. Abrir uma entrada recorrente Noções básicas sobre o calendário Clique duas vezes em um item recorrente do calendário para ver seus detalhes ou fazer alterações. Aparece uma mensagem, como a mostrada na imagem, com duas opções: • Abrir esta ocorrência. Escolha esta opção quando desejar ver ou alterar uma instância, não a série inteira. • Abrir a série. Escolha esta opção quando desejar ver ou alterar a série inteira.
    34. 34. Abrir uma entrada recorrente Noções básicas sobre o calendário Clique duas vezes em um item recorrente do calendário para ver seus detalhes oufazer alterações. Depois de abrir a série, altere seu padrão de recorrência clicando no botão Recorrência na guia Compromisso .
    35. 35. Lembrando-se com lembretes Noções básicas sobre o calendário Quando você criar qualquer tipo de entrada de calendário, um lembrete será configurado automaticamente. Por padrão, o Outlook notificará você sobre compromissos e reuniões 15 minutos antes que comecem.
    36. 36. Lembrando-se com lembretes Noções básicas sobre o calendário A imagem mostra as etapas de alteração do horário do lembrete para qualquer entrada de calendário. Clique duas vezes no compromisso para abri-lo. Na caixa Lembrete da guia Compromisso , escolha o horário do lembrete. Um lembrete é exibido no horário especificado.
    37. 37. Lembrando-se com lembretes Noções básicas sobre o calendário Deseja saber sobre lembretes de eventos? Embora você não possa alterar essa definição automática, é possível usar as mesmas etapas mostradas na imagem para alterar lembretes de eventos específicos. O Outlook avisará sobre os eventos 18 horas antes do início.
    38. 38. Organize-se com as categorias coloridas Noções básicas sobre o calendário Quer que os aniversários atraiam sua atenção e que os compromissos pessoais sejam diferenciados dos compromissos profissionais? O Outlook permite fazer isso. Apresentando…categorias coloridas! As categorias coloridas permitem que suas cores sejam nomeadas (e que esses nomes sejam alterados sempre que desejar). Use cores para destacar instantaneamente algumas entradas.
    39. 39. Organize-se com as categorias coloridas Noções básicas sobre o calendário Se foram usados rótulos no Outlook 2003 para codificarsuas entradas de calendário por cor, você poderá se perguntar se precisará editar individualmente cada item do calendário para usar o Felizmente, a resposta é não. novo sistema. Na atualização do Outlook 2007, os rótulos de calendário serão atualizados automaticamente para as categorias coloridas.
    40. 40. O horário de almoço é flexível? Mostre isso. Noções básicas sobre o calendário Ao agendar uma reunião, é necessário escolher um horário em que as pessoas possam participar. O Outlook permite que você e seus colegas informem uns aos outros quem está ocupado, quem está fora do escritório, quem está livre e quando. A cor da borda de uma entrada do calendário indica se esse horário está agendado como disponível, ocupado, provisório ou ausente.
    41. 41. O horário de almoço é flexível? Mostre isso. Noções básicas sobre o calendário Novos compromissos e reuniões são inseridos automaticamente como ocupados, e eventos são automaticamente inseridos como disponíveis. Mantendo essas informações atualizadas e precisas, será possível tirar proveito de recursos que permitem compartilhar sua agenda com outras pessoas.
    42. 42. O horário de almoço é flexível? Mostre isso. • Se a definição do horário for alterada de um evento de disponível para qualquer outro tipo, todo o dia do evento aparecerá sombreado. • Se você alterar a definição do horário de uma reunião que não foi criada por você, sua alteração será substituída caso o organizador da reunião atualize o horário agendado da reunião. Noções básicas sobre o calendário Observações
    43. 43. Sugestões para a sessão prática 1. Criar entradas de prática no calendário. 2. Exibir o horário do lembrete e alterar um lembrete. 3. Criar um compromisso recorrente. 4. Alterar uma instância de um compromisso recorrente. 5. Organizar com cores. 6. Alterar a forma como os horários são exibidos. 7. Compartilhar sua disponibilidade por email (opcional). Sessão prática online (requer o Outlook 2007) Noções básicas sobre o calendário
    44. 44. Teste 2, pergunta 1 Você clicou duas vezes em um compromisso recorrente para alterá-lo. É exibida uma caixa de diálogo com duas opções. Qual opção permite alterar os detalhes de todas as instâncias do compromisso? (Selecione uma resposta.) 1. A opção Abrir esta ocorrência . 2. A opção Abrir todos os compromissos. . 3. A opção Abrir a série . Noções básicas sobre o calendário
    45. 45. Teste 2, pergunta 1: resposta A opção Abrir a série . Para fazer uma alteração na série inteira, selecione Abrir a série. Noções básicas sobre o calendário
    46. 46. Teste 2, pergunta 2 É possível usar categorias coloridas para codificar entradas de calendário por cor. (Selecione uma resposta.) Noções básicas sobre o calendário 1. Verdadeiro. 2. Falso.
    47. 47. Teste 2, pergunta 2: resposta Verdadeiro. É possível codificar mensagens de email por cor também. Noções básicas sobre o calendário
    48. 48. Teste 2, pergunta 3 Você tem uma reunião regular que ocorre no primeiro dia de cada mês. Essa reunião é realizada em todos os meses do ano. Quantas vezes será preciso digitar os detalhes da reunião? (Selecione uma resposta.) 1. Uma vez. 2. 12 vezes. 3. 365 vezes. Noções básicas sobre o calendário
    49. 49. Teste 2, pergunta 3: resposta Uma vez. Insira a reunião uma única vez e defina sua recorrência como Mensal no primeiro dia do mês, encerrando após um ano. Em seguida, digite os detalhes, também só uma vez. Como você a configurou como uma reunião recorrente, ela será inserida no calendário 12 vezes. Noções básicas sobre o calendário
    50. 50. Cartão de Referência Rápida Para ver o resumo das tarefas deste curso, exiba o Cartão de Referência Rápida. Noções básicas sobre o calendário

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