Guia Pratico do Planeamento de um Evento

Cerimónia de Apresentação do Campeonato Mundo de Voleibol Escolar 2014
Cerimónia de Apresentação do Campeonato
Mundo de Voleibol Escolar 2014
Susana Oliveira,3966
Edmundo Moreira,3945
Instituto Superior de Entre Douro e Vouga
dezembro, 2013

Susana Oliveira,3966
Edmundo Moreira,3945
Cerimónia de Apresentação do Campeonato
Mundo de Voleibol Escolar 2014
Trabalho apresentado ao docente: Jorge Remondes
da unidade curricular: Relações Públicas / Comunicação Publicitaria
Ano: 2013
Turma: T2
Curso: Marketing, publicidade eRelações Publicas

AGRADECIMENTOS
Como futuros profissionais de Marketing, relações públicas e publicidade,
agradecemos a organização e ao professor Jorge remondes o desafio proposto.
No nosso entender, o facto de nos terem confiando um projeto desta dimensão
contribuindo a nossa valorização como alunos e futuros profissionais da área.
Desejamos com este pequeno contributo que a realização deste evento seja
recordada pelos participantes e por quem o ajudou a realizar como uma experiencia
a recordar.

RESUMO
O presente trabalho surge, inserido no âmbito da disciplina Relações Publicas e
Comunicação Publicitaria, do 2 ano curso de marketing, publicidade e relações
públicas.
O tema que se pretende abordar na realização deste trabalho é o planeamento e a
gestão do evento da cerimónia de abertura do Campeonato Mundial De Voleibol
Escolar 2014 e respetivo sorteio, mais precisamente a realizar-se no dia 10 janeiro
nos concelhos de Espinho e Santa Maria Feira.
Numa tentativa de melhor abordar o tema, propomo-nos a realizar o planeamento e
a gestão do evento com as informações detalhadas disponibilizadas pela
organização e pelo docente responsável pelas unidades curriculares.

ÍNDICE
Introcução ................................................................................................................................. 5
Capítulo 1 : Trabalho Preparatório ....................................................................................... 4
Capítulo 2 : Guia de Evento................................................................................................... 5
2.1 Guia Do Evento: Planeamento ................................................................................... 6
2.2 Guia do Evento: Conograma .................................................................................... 19
2.3 Guia do EVENTO: ORÇAMENTO ........................................................................... 21
2.4 Guia do evento: Sistema de Avaliação e Controlo................................................ 23
Conclusões ............................................................................................................................... 24

INTROCUÇÃO
Segundo o Dicionário Aurélio um evento é definido como um "acontecimento" que
«tem como característica principal proporcionar uma ocasião extraordinária ao
encontro de pessoas, com finalidade específica, a qual constitui o "tema" principal do
evento e justifica a sua realização» ( Rasquilha, Luis) ou seja um evento é um
acontecimento com inicio e fim definidos, que é concebido para responder uma
necessidade especifica numa determinada altura.
Na realização de qualquer evento devemos ser criativos, não só durante a sua
realização mas também antes, através da sua promoção e divulgação adequadas.
É essencial num evento existir um processo de interação, comunicação com o
público-alvo pretendido, gerando expectativas, criando identidades e fortalecendo os
elos de ligação com organização, parceiros e meio envolvente.
Os concelhos participantes serão eles também recordados por toda a comunidade
local. Espera-se que qualquer evento seja bem-sucedido, pois este deve ser
recordado como um acontecimento inesquecível e não como um fracasso.
Neste presente trabalho, temos como principal objetivo ajudar a organização do
evento a planear, promover e executar a Cerimonia de Apresentação Oficial e
respetivo sorteio do Campeonato Mundial Escolar Voleibol 2014 e desejamos que
com este pequeno contributo que a realização deste evento seja recordada pelos
participantes e por quem o ajudou a realizar como uma experiencia a recordar.
Nesse sentido, elaboramos o nosso próprio guia de evento tendo em consideração
várias questões culturais, como por exemplo, o vestuário a utilizar, o espaço exterior,
interior, respetiva sinalética, decoração, como receber e cumprimentar as pessoas
(protocolo evento), o tipo de refeição e o idioma a ser utilizado.
Além disso, neste planeamento de organização do evento sentimo-nos obrigados a
estabelecer a nossa própria estratégia de forma a conseguir alcançar os objetivos
que nos foram propostos pela organização e pelo docente Jorge Remondes
responsável pelas disciplinas Relações Publicas I e Comunicação Publicitária.
Através deste guia de evento vamos tenta concretizar todas as etapas de
comunicação e planeamento em cada um dos momentos definidos, que se
apresentam em eventos oficiais deste género.
Decidimos adotar uma metodologia de investigaçao para procedermos á realização
deste trabalho, através de técnicas de análise de conteúdo, como por exemplo:
pesquisa em livros técnicos de planeamento, gestão de eventos, relações públicas e
observação, comparação de trabalhos deste género já realizados.
O presente trabalho encontra-se dividido em seis partes: Trabalho Preparatório,
onde contextualizamos o trabalho já realizado pela organização; Guia do Evento,
construído com a finalidade de permitir que qualquer pessoa, que aceda a este
trabalho, perceba que está organizado por diferentes etapas; Planeamento,
descrevemos detalhadamente o processo de organização e promoção do evento;
Cronograma tabela com as informações das tarefas a realizar por ordem prioritária;

Orçamento, disponibilizamos as rubricas que podem vir a financiar a estrutura deste
planeamento e por ultimo Sistema de avaliação e controlo, onde se refere os
métodos que podem ser utilizados obter o feedback deste evento após a sua
realização.

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CAPÍTULO 1 : TRABALHO PREPARATÓRIO
Antes da elaboração deste presente trabalho, achamos fundamental analisar as
estratégias e as ideias definidas pela organizaçao do evento, com objectivo de
percebermos melhor o que já tinha sido feito e o que ainda está por realizar.
Numa fase inicial, em conjunto com a orgnização identificamos quais seriam os
parceiros que iriam colaborar connosco e as necessidades em termos de logogista,
material físico e tecnico para que fosse possivel a realizaçao deste evento.
Posteriormente, a organização definio qual seria os patrocinadores (consuante as
necessidades físicas, logístcas e técnicas), as figuras públicas (padrinhos do evento)
e os apresentadores do evento a estarem presentes nesta cerimónia e sorteio a
realizar-se no dia 10 janeiro.
Alem disso, a definição do espaço onde a cerimonia oficial do evento será realizada
foi previamente definida pela organizaçao.
Finalmente, tendo como ponto de partida as informaçoes acima referidas passamos
a elaborar o nosso guia do evento.

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CAPÍTULO 2 : GUIA DE EVENTO
O nosso guia, pretende ser uma ferramenta estratégica de comunicaçao e de
organizaçao na realizaçao deste evento.
O seguinte guia de evento, encontra-se divido em quatro partes diferentes:
 Planeamento: estabelecemos o caminho que a organização deve seguir,
através de estrategias, onde determinamos os meios mais indicados para se
atingir os objectivos definidos anteriormente. Este planeamento não é
definitivo, pode ser alterado e adpatado conforme a sua necessidade.
 Conograma: definimos um plano de açoes, onde apresentamos as directrizes
a serem adequadas para produzir este evento com sucesso.
 Orçamento: é necessário estabelecer um orgaçamento basico, antes da sua
realiazaçao permitindo desta forma, distribuir a sua verba pelas diferentes
tarefas e actividades, da melhor maneira possivel, para atingir os resultados
esperados.
 Sistema de avaliação e controlo: a avaliaçao deste processo de gestao do
evento é fundamental para a organizaçao conseguir avaliar o seu impacto
junto do seu público-alvo.
No nosso entender esta ferramenta tem como principal funçao promover uma
imagem positiva da organizaçao, aumentado a notoriedade da modalidade
desportiva escolar ( Voleibol) a nivel mundial e das marcas associadas, reduzindo
desta forma todas as barreiras de comunicaçao que poderiam vir a existir.

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2.1 GUIA DO EVENTO: PLANEAMENTO
As organizações comunicam de uma forma intencional ou não intencional. Neste
sentido como futuros Relações Publicas sabemos que é preferível que as
organizações o façam de uma forma intencional e planificada.
A nossa planificação deste evento tem como principal objetivo dar uma resposta
adequada aos problemas, em função dos objetivos a conseguir.
Nesta primeira fase identificamos os seguintes pontos a ter em consideração:
1. Objetivos da sua realização:
Neste caso em concreto os motivos para a realização deste evento são a
necessidade de realizar uma apresentação oficial do campeonato mundial de
voleibol escolar de 2014, a realizar-se em Portugal.
Além disso, a organização pretende realizar o respetivo sorteio do calendário de
jogos, respetivas equipas e apresentação do logotipo, trofeus e respetiva mascote
oficial do evento.
Uma vez que, existe está necessidade de promover o evento junto da comunidade
local, patrocinadores, entidades oficiais e a todos os participantes neste
planeamento optamos por uma política de comunicação em concordância com a
organização do evento.
1.2. Publico Alvo:
Antes de iniciarmos o planeamento operacional do evento foi essencial definir o
público-alvo que pretendemos alcançar, em seguida passamos a identifica-los:
 Órgãos oficiam: Direção Geral da Educação; Federação Portuguesa de
Voleibol; Autarquias de espinho, Santa Maria Feira e ISF (Internacional
School Sport Federation).
 Patrocinadores oficiais, ou seja os parceiros que vão colaborar connosco
neste projeto.
 Outros públicos: professores; alunos e profissionais da comunicação social.
1.3. Tipo de Evento:
Para além disso, estamos a planear um evento de caris institucional, mais
concretamente a Cerimonia de Apresentação Oficial do Campeonato Mundo de
Voleibol escolar de 2014 que vai ser realizado por entidades oficiais.

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1.4. Data, Local e Hora:
(Figura 1: Multimeios Espinho)
O evento vai ser realizado no dia 10 de janeiro de 2014, tem o seu início dez e
meia da manha, no Multimeios de Espinho na Sala Tempus. Esta cerimónia de
abertura terá uma duração prevista de uma hora e quinze minutos, incluindo um
espetáculo e um porto de honra. O tema principal deste evento é “One Wordl, One
Time”.
1.5. Características técnicas e operacionais:
As condições técnicas e operacionais do espaço (Sala Tempus) tornaram-se
essencial para o planeamento operacional deste evento, em seguida passamos a
descreve-las:
 Características:
A Sala Tempus tem um palco com uma largura 16m e com uma profundidade 5 a
7m. É um é um auditório com 280 lugares (até 300 lugares caso seja
necessário), devidamente equipado com a mais moderna tecnologia de som e
imagem, ideal para a realização de conferências e congressos.
Permite a qualquer espetador uma visão panorâmica de toda a sala sem
qualquer obstrução.
Para além das excelentes condições acústicas, possui um dos maiores ecrãs do
país, com mais de 250 metros quadrados.
Possui ainda um palco elevatório, e um conjunto de camarins de apoio que lhe
confere uma outra versatilidade, permitindo a realização de outros tipos eventos.
 Equipamentos disponíveis:
Rede Wi-Fi
Iluminação de palco
Equipamento de som
Sistema de cortinas

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Projetor de vídeo
Projetor de cinema 35mm
Tela de projeção de 18cmx16cm
Microfones
Púlpito
Imagens Representativas da Sala Tempus:
As condições técnicas e operacionais deste espaço (Sala Foyer) vai permitir a
realização de um porto de honra, em seguida passamos a descreve-las:
 Características:
A sala Foyer tem uma área de 520 m2 e uma sala de apoio com 30m2, está
devidamente equipada com um sistema de climatização e com bar de apoio. É
essencialmente um espaço de lazer, com música de fundo agradável.
 Equipamentos disponíveis:
Rede Wi-Fi
Equipamento de som
Projetor de vídeo
Microfones
1.6 Recursos Humanos:
Na execução de um evento de sucesso sabemos que é fundamental analisar os
recursos humanos disponíveis, só dessa forma conseguimos organizar e criar
grupos de trabalho adaptados a este tipo de eventos. A composição de grupos vária
consoante as características do evento.
Equipa de coordenação é responsável:

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 Planeamento
 Gestão e execução, definição de equipas de trabalho.
 Contactos, pedidos de informação.
 Avaliação.
Equipas de trabalho são compostas:
 Profissionais especializados, em tarefas específicas para as quais foram
enviados ou contratados pela organização.
A participação destes profissionais, geralmente é pontual e limita-se às suas
áreas de atuação.
No nosso entender, é necessário a organização avaliar se os recursos humanos de
apoio estão disponíveis na própria instituição ou se devem ser contratados.
1.7. Recursos materiais:
Alem disso, os recursos materiais não podem ser esquecidos, devem ser adaptados
de uma forma criativa e original às necessidades da realização do evento com
objetivo de controlar os custos associados à sua execução.
Apesar dos recursos já disponíveis no multimeios de Espinho, é necessário verificar
a viabilidade de receber recursos materiais e técnicos por parte de patrocinadores e
parceiros do evento.
Neste sentindo passamos a enumerar os recursos materiais:
 Ambiente: iluminação, climatização, cenários, tapetes, mobiliário (palco,
cadeiras, mesas, mesas de sorteio e púlpito).
 Recursos audiovisuais: equipamentos de projeção de imagens (televisores de
apoio, ecrã gigante e projetor) e equipamentos áudio (microfones sem fios,
microfones de lapela sem fios, amplificador, mesa de mistura, música
ambiente própria para o evento e meios para tradução simultânea).
 Balcões: balcões de apoio e de atendimento.
 Identificação: crachás, placas e colares identificativos.
 Mobiliário e afins: bandeiras, mastros, balcão principal de atendimento e
material de sinalética.
 Material elétrico: extensões elétricas, adaptador de tomas, etc.

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 Material de apoio: maquinas fotográficas, camaras de vídeo, computadores,
impressoras, etc.
1.8 Estratégia de promoção e divulgação do evento:
O plano das ações de divulgação/ promoção do evento deve ser realizado a partir
de decisões consolidadas ao longo da realização deste planeamento.
É necessário ter uma visão aprofundada do que será o evento em si, em qual o
contexto ele será realizado, a onde ser pretende chegar ao realiza-lo, com que
formato, entre outos, definir uma estratégia de comunicação para a sua promoção.
Além disso, torna-se essencial ter uma clara a diferença entre as funções da
publicidade (comunicação Publicitarias) e as ações de acessória de imprensa
(Relações Publicas).
Após a realização do planeamento, passamos a parte operacional deste evento.
Este é o momento de se colocar em prática o que se planeou e deixar tudo pronto
para o evento acontecer.
Cada passo do planeamento tem a sua importância e deve ser adaptado a dinâmica
do evento. Neste sentido propomos a dividir o trabalho a realizar nas seguintes
etapas:
2.1 Equipas de trabalho/ coordenação do evento:
A composição de grupos vários consoante as característicos do evento, nesse
sentido criam duas equipas de trabalho:
 O grupo de coordenação: composto pela organização deste evento, são os
responsáveis pela sua gestão e execução na realização do mesmo.
 O grupo de colaboradores: composta por profissionais especializados e
voluntários, estes devem estar devidamente preparados para executar as
diferentes tarefas que lhes forem delegadas.
No nosso entender, o trabalho realizado por ambas as equipas deve ser
devidamente organizado, a sua estrutura deve ser coesa e coerente com objetivos
que se propõem realizar.
2.2 Participantes, convites e protocolo:
No planeamento já definimos os convidados (público-alvo), vamos agora organiza-
los em grupos:
2.2.1 Participantes:

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 Convidados para integrar a programação do evento:
Apresentadores: estes devem ser um casal, conhecidos do grande público
português, como por exemplo, Jorge Gabriel e Sónia Araújo.
Oradores: Representantes escolhidos pelos organismos oficiais presentes no
evento
Convidados especiais: João Brenha e Miguel Maia (padrinhos do evento).
 Convidados presentes:
Organismos oficiais, patrocinadores, professores, profissionais da
comunicação social e voluntários (alunos).
Temos de ter em conta que a lotação máxima da Sala Tempus é de 300
pessoas.
 Grupo de público que pretendemos alcançar, que não possam estar
presentes:
Comunidade escolar local, nacional, internacional (evento transmitido via
streaming).
Pais e amigos dos participantes deste evento.
Comunidade local dos conselhos participantes
Comunidade desportiva e comunidade de praticantes de voleibol.
2.2.2 Convites:
Os convites são instrumentos de comunicação dirigidos pela organização e
tem como principal objetivo informar os diversos públicos sobre os principais dados
do evento.
O convite deve ter em conta o tipo de evento e o perfil dos públicos presentes. Um
convite deve ser preparado com zelo e cuidado pois este torna-se a imagem da
organização e do evento.
2.2.3 Protocolo:
A organização deve ter em conta o cumprimento das formalidades e regras
que visam impor ordem e bom ambiente aos eventos sociais, respeitando a
etiqueta, a cortesia e o bom gosto.
O protocolo é uma forma de várias ações de Relações Publicas e é
igualmente uma das variáveis que contribui para a imagem de uma
organização.

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2.3 Programa de Atividades:
O conjunto de atividades deve ser programa e dirigida aos participantes no dia do
evento, desde a sua abertura até ao encerramento.
A melhor forma de estrutura-la é por horários, momento a momento, conforme o
exemplo a seguir:
2.3.1. Programação:
9h30: Receção e credenciamento dos convidados
10h30: Início da cerimónia de apresentação e sorteio.
11h10: Espetáculo.
11h45: Porto de Honra.
No nosso, entender a programação do evento deve ser rigorosa, de formar a não
transmitir uma má imagem a organização e criar insatisfação aos convidados.
2.4 Infra estruturas:
Ao longo de todas as etapas do planeamento operacional, devemos estar atentos
aos planos de custos e a possibilidade de ajustar os recursos já disponíveis ao
próprio local.
2.4.1 Multimeios de Espinho:
 Ambiente exterior/ sinalética:
O Multimeios de Espinho deve ter decoração exterior alusiva ao evento, com
uma simbologia e sinalética condizentes a um evento institucional e oficial.
Este deve estar devidamente identificado com as bandeiras colocadas
hierarquicamente dos organismos oficiais do evento.
As imagens a seguir representam a ideia que pretendemos para este evento:
(Figura 2)

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( figura 3)
2.4.2 Ambiente interior/ decoração:
O interior do multimeios de espinho deverá estar devidamente identificado com uma
sinalética e simbologia adequada ao evento, verificando-se uma harmonia com
exterior.
Os balcões devem estar devidamente decorados e sinalizados para receção e
credenciamento dos convidados. Nestes balcões estarão pessoas devidamente
identificadas com simbologia do evento e preparadas para prestar informações uteis
e necessárias aos convidados.
Imagens representativas:

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2.4.3 Sala Tempus:
A decoração da sala Tempus deve ser elaborada de forma condizente, criando um
ambiente a nível de cor e de simbologia que coincida com o logotipo e o propósito
de evento.
Esta deve ter um jogo de cor e iluminação própria, para elevar este evento como
uma realização sofisticada e profissional.
Relembrar colocar e definir como estão distribuídos as entidades oficiais.
A decoração do palco deve aliar sofisticação, design e funcionalidade. Deverá ter
um ecrã gigante de fundo, onde possibilitará projetar imagens em direto dos
oradores, informação e eventuais filmes e deve estar presente também num ponto
inferior do mesmo as marcas/ parceiras que ajudaram a realizar este evento.
 O palco deve ter ausência de barreiras físicas, situando-se num ponto mais
elevado mas sem grande evidência e com um acesso facilitado.
 O púlpito deve ser de pequenas dimensões e num material transparente,
permitindo a visualização dos apresentadores.
 O palco deverá ter características multifuncionais que permita várias
adaptações, pois este deve permitir a realização da cerimónia de
apresentação como também a realização de outras atividades, tais como,
sorteio e espetáculo.

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2.4.4 Sala Foyer:
É neste espaço que se vai realizar um porto de honra, comemorativo ao
evento.
2.5. Sorteio:
No decorrer do sorteio de equipas é essencial o palco estar devidamente
equipado com material especifico para o feito, como por exemplo:
Mesa ou mesas
Potes, bolas e ecrã gigante que permita disponibilizar em informação em
direto e por streaming as incidências do sorteio.
Os apresentadores devem ter microfones de lapela sem fios.
As figuras a seguir representam o que se pretende deste momento:

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2.6. Promoção e Divulgação:
Nesta fase do planeamento, vamos ter como ponto de partida todas as decisões
tomadas e consolidadas durante o processo de planeamento deste evento.
No nosso entender, o processo de comunicação é o mais visível na elaboração
desta apresentação oficial do evento. Abrange técnicas de comunicação de
marketing, como por exemplo a publicidade, as relações públicas e tem como
principal objetivo motivar os potenciais consumidores a aderirem ao evento.
Uma campanha de comunicação é decisiva para conseguirmos alcançar os
objetivos pretendidos.
Além disso, podemos dizer que uma campanha de comunicação integrada pode
beneficiar a organização nas relações entre as entidades presentes e os seus
públicos e a publicidade também pode criar e posicionar mensagens cativantes e
persuasivas sobre este evento.
Existem várias formas de comunicar um evento, utilizando várias técnicas de
comunicação segmentada aos diferentes públicos-alvo.
2.6.1. Nesse sentido, existiu a necessidade de segmentar o público-alvo da seguinte
forma:
 Entidades oficiais
 Parceiros
 Voluntários (estudantes) e restante comunidade escolar.
 Meios de comunicação social, respetivas agências e profissionais de
comunicação social.
 Comunidade local e escolar
Após a sua segmentação, escolhemos os meios de comunicação que vamos utilizar
enquadrados com os diferentes públicos-alvo. Sabemos que promover e divulgar um
evento é diferente de o comunicar.
Para tal, é necessário ter bem claro a diferença entre as funções de promoção e
divulgação (Comunicação Publicitaria) e as funções acessória de impressa
(Relações Públicas; (press release, press kit coberturas de caráter mediático,
reportagens, entrevistas, notas imprensa, etc.).
Existem dois pontos a destacar nesta etapa:
Identificar os hábitos e comportamentos dos públicos que se pretende alcançar e
mobilizar.
Devemos considerar que os públicos não se restringem aos públicos participantes
deste evento mas também inclui os que podem ser mobilizados pela opinião pública,
divulgando esta iniciativa para outros públicos.
Além disso, é importante verificar os recursos materiais e financeiros disponíveis
para comunicar com os meios de comunicação social e de divulgação.

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2.6.2. Após termos tido em consideração os pontos anteriores, elaboramos a nossa
própria estrutura das ações de comunicação que achamos importante definir:
 Criação da identidade visual e imagem do evento:
A identidade visual e as ferramentas de comunicação para uma campanha de
divulgação devem ser criadas com antecedência.
Os seus formatos podem ser diferenciados, conforme os públicos escolhidos,
mas precisam seguir a mesma identidade visual a fim de garantir uma
comunicação de fácil reconhecimento pelo seu público.
A identidade visual deve corporizar a identidade e a estratégia da entidade,
diferenciando-a das demais
Merchandising não poder ser esquecido, deve estar presente durante o
evento e no fim do mesmo.
 A escolha dos meios de divulgação/ promoção do evento:
Quanto maior for a quantidade de meios utilizados para a transmissão de
informação, maior a probabilidade de existir uma divulgação do evento com
êxito.
Os meios de comunicação mais utilizados são:
Impressa escrita: convites, folhetos, boletins com noticiais sobre o evento, etc.
Mass Mídias: Televisão e rádio.
Comunicação digital: Internet, redes sociais, convites e boletins eletrónicos,
etc.
A comunicação para os profissionais de comunicação, incluindo agências
deve ser enviada com antecedência, conseguindo alcançar o máximo de
cobertura mediática de uma forma espontânea.
As ferramentas usuais para comunicar com a impressa são: press realese e
press kit, ambos reúnem material informativo especialmente preparado para
os auxiliar no trabalho de elaboração de conteúdos jornalísticos que
realizaram a cobertura deste evento.
Nosso entender, os conteúdos devem ser adaptados aos vários canais de
divulgação escolhidos.

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 Logística da comunicação:
Na realização de qualquer evento é fundamental existir uma boa cobertura
mediática. A distribuição de conteúdos gráficos, imagem, encaminhamento de
conteúdos digitais, assessoria de impressa, credenciamento de profissionais
de comunicação, gravações e filmagens para registo e divulgação posterior
do evento. A logística de comunicação é isto mesmo, a coordenação de um
conjunto de tarefas que define a cobertura mediática deste evento.
2.7. Agradecimentos:
No final do evento, achamos que é essencial enviar uma mensagem de
agradecimento aos profissionais de apoio, colaboradores, patrocinadores e
participantes.

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2.2 GUIA DO EVENTO: CONOGRAMA
Sugestões para elaborar o Cronograma (Checklist)
Planeamento Data Responsável
Organização Data Responsável
Execução Data Responsável
Montar o evento (organizar os móveis,tapetes,estruturas,etc.)
Instalar equipamentos (Écran, projetores de imagem, computadores,
impressoras,fotocopiadoras,telefones,fax, etc.)
Testar os equipamentos
Reunir os profissionais de apoio para dar informes atualizados
Dar todo o apoio ao trabalho do responsável de cerimónia do evento
Organizar material de apoio (livro para registro de presenças, lista de
confirmações, roteiros, mastros, bandeiras, hinos, cartões para reserva
de lugares,entre outros)
Reunir os organizadores para uma reunião de briefing
Elaborar o projeto
Submeter o projeto à aprovação
Definir a equipa de trabalho
Elaborar o checklist
Visitar o local do evento e verificar as condições técnicas
Confirmar a disponibilidade do local e formalizar a reserva do espaço
Definir a programação das atividades
Criar a identidade visual para o evento
Criar as peças para divulgação
Produção de material gráfico (fichas de inscrição, cartazes, folhetos,
crachás, certificados, programa, credenciais para imprensa,
credenciais para estacionamento,faixas,entre outros)
Definir a lista de convidados
Elaborar,produzir e expedir os convites
Elaborar lista de confirmações
Destacar e treinar equipa que vai receber e credenciar os convidados
Prever local para estacionamento
Reservar os lugares destinados aos elementos dos organismos oficiais
e restantes convidados
Elaborar a nomenclatura do evento
Definir lista de necessidades de mobiliário, tapetes, púlpitos, para os
oradores
Recursos para a sonorização, projeção e gravação de imagens
Definir local para atendimento à Imprensa
Providenciar recursos tecnológicos para a sala de imprensa
Definir data, equipa e período de montagem do evento
Providenciar suporte médico para emergências
Encaminhar os press kit, fazer contactos e atuar na assessoria de
imprensa do evento
Mapa de distribuição do material de divulgação
Tabela de controlo do material publicado
Dar preparação às equipas de contacto com o público
Definir local para montagem da sala de apoio ao porto de honra e
outros serviços
Definir equipe para cobertura do evento

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Pós-evento Data Responsável
Desmontar as instalações
Devolver mobílias e equipamentos
Vistoriar, reorganizar e limpar o local do evento
Formalizar os agradecimentos
Prestar contas
Classificar e arquivar documentos
Classificar e arquivar os registros audiovisuais
Emitir certificados
Elaborar e compartilhar o relatório final do evento

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2.3 GUIA DO EVENTO: ORÇAMENTO
Na realização de qualquer evento devemos ter em atenção o processo de regulação
e analise orçamental, pois é necessario saber quais os meios financeiros que
podemos utilizar para a execução de um evento.
Não poderiamos deixar de mencionar neste presente trabalho que a analise dos
custos deverá identificar esta etapa na organizaçao deste evento:
 Custos da fase de planeamento e preparação ( neste caso em concreto
verificar se os patrocinadores principais para a realizaçao do evento já estao
angariados).
Além desses recursos financeiros, consideramos que a organização deve ter em
atenção os seguintes pontos:
 Estar atento ao cronograma e ao valor total disponível no orçamento
 Controlar de forma objetiva, rigorosa e clara o fluxo de entrada e saída de
recursos para conseguir a qualquer momento ter o controlo do que já foi gasto
e do que ainda está disponível.
A análise orçamental irá identificar factores que contribuem para uma situação
financeira positiva ou negativa, atraves de ferramentas de análises, disponibilizadas
a seguir:
Orçamento para o evento [Apresentação Oficial Do Evento]
Despesas
Estimado Real
Total de Despesas € 0,00 € 0,00
Estimado Real Estimado Real
Instalações Buffet
Taxas das salas Alimentação
Equipa das instalações Bebidas
Equipamento Toalhas e guardanapos
Mesas e cadeiras Empregados e gorjetas
Totais € 0,00 € 0,00 Totais € 0,00 € 0,00
Decorações Programa
Flores Animadores
Velas Oradores
Iluminação Viagens
Balões Hotel
Artigos em papel Outros
Totais € 0,00 € 0,00 Totais € 0,00 € 0,00

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Publicidade Prémios
Gráficos Fitas/Medalhas/Troféus
Fotocópias/Impressão Presentes
Portes Totais € 0,00 € 0,00
Totais € 0,00 € 0,00
Diversos
Telefone
Transportes
Material de escritório
Serviços de fax
Totais € 0,00 € 0,00
Nosso entender aconselhamos a organização a elaborar um relatório detalhado dos
custos operacionais, logísticos, pessoal e da divulgação/promoção do evento, pois é
importante ter uma verba de reserva para eventuais despesas extraordinárias de
última hora.

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2.4 GUIA DO EVENTO: SISTEMA DE AVALIAÇÃO E
CONTROLO
Na realização de qualquer evento é essencial uma avaliação após a sua realização,
pois só desta forma conseguimos perceber os pontos forte e os pontos fracos que
ocorreram durante a sua realização.
A avaliaçao de um evento permite a qualquer organização obter um feedback
através dos resultados obtidos, dando-lhe uma maior notoriedade e credivibilidade
juntos de todos os envolventes no projecto após a sua realização.
Segundo varios autores, podemos afirmar que um sistema de avaliaçao e controlo
de qualquer evento «consiste no processo de observação, mediação e
acompanhamento critico da sua implementação, com o fim de avaliar os resultados
de uma forma precisa» (pag;95: Rasquilha, Pedro, Caetano,Cristiani).
Neste sentido, sentimos a necessidade de elaborar as nossas próprias técnicas de
avaliação que consideramos ser as mais importantes. Seguidamente passaremos a
descrever:
 Analisar quantas noticias foram publicadas pelos meios de comunicação
social (Tv, Impressa nacional e revistas da especialidade) após a sua
realização.
 Analisar os número de seguidores e de likes nas páginas de redes sociais.
 Analisar o número de organizadores que se juntaram a este projecto após a
sua realização, ou seja fazer um breve cliping.
 Analisar e quantificar o grau de satisfação dos patrocinadores/ parceiros, com
a cobertura mediática do evento e o seu retorno.
Com o intuito de obtermos um melhor feedback devemos reunir as informações das
varias fontes mencionadas, construindo um relatorio de avaliaçao e controlo.
Na elaboraçao deste relatório temos como principal objectivo ajudar a organização
a perceber o impacto e retorno que este terá junto dos diferentes públicos alvo,
atraves de dados quantitativos.
No nosso entender, este relatório permitirá a organizaçao conseguir uma maior
notoriedade e credibilidade junto dos potenciais parceiros e dos associados
actualmente.
Certamente no futuro, está organização será reconhecida pelo seu trabalho
realizado na organização de eventos mundiais de desporto escolar.

Página 24
CONCLUSÕES
Na elaboração deste trabalho concluímos que a estratégia de uma comunicação
organizacional tem de partir de um Relações Publicas e esta deve ser integrada com
a publicidade e a comunicação de marketing.
Um profissional de relações públicas resolve diferentes problemas que possam
afetar uma organização. Esta profissão deve ser entendida como um conjunto de
técnicas de comunicação planificadas, que obedece a objetivos concretos e
determinados em função dos orçamentos disponíveis.
Além disso, uma estratégia de marketing sem um profissional de relações públicas
pode vir a ser considerada um fracasso, pois o marketing não gere concretamente a
imagem de uma organização nas diferentes vertentes em função de diferentes
públicos.
Consideramos, ter identificado todas as etapas fundamentais no planeamento de
um evento, através da análise de conteúdo de diferentes documentos, já referidas
anteriormente.
Na elaboração do nosso próprio guia de evento, concluímos que todas as etapas
são fundamentais para a realização e execução de um evento de sucesso e sem
este era impossível uma organização ser bem reconhecida junto do seu público-alvo
O planeamento deste evento revelou-se difícil de elaborar, visto que o nosso grupo
é apenas composto por dois elementos mas apesar das dificuldades que revelou,
concluímos que este se revelou-se uma excelente ferramenta de gestão e para além
disso, concluímos que só é possível executar qualquer evento conhecendo todas as
etapas do planeamento.
O respetivo orçamento e o cronograma do evento revelou serem etapas essenciais
deste guia de evento, pois permite-nos um maior controle de todos os custos
existentes na realização de um evento e o cronograma revelou definir uma melhor
organização das tarefas a realizar até a execução do evento.
A divulgação e promoção do evento representam um esforço enorme da
organização para obter o reflexo do evento que pretende, conseguindo construir
relações privilegiadas junto dos seus públicos.
No sistema de avaliaçao e controlo revelou-se uma excelente técnica de
monitorização entre a organização e o público, implica uma comunicação em dois
sentidos, obtendo um feedback, através da análise dos resultados qualitativos
obtidos.

Página 25
Concluímos que o tempo que tínhamos programado para a elaboração deste
trabalho excedido, ficamos com a sensação algumas das etapas do planeamento
deste evento ficaram por descrever fase a complexidade deste tipo de evento
(institucional).
Por outro lado, podemos dizer que todos os outros objetivos a que nos propormos
foram realizados pois permitiu-nos reconhecer que na realização de um evento é
importante dominar as técnicas de comunicação integrada e de gestão para realizar
um evento de sucesso, do nosso ponto de vista sem a realização deste trabalho não
seria possível alcançar estas conclusões.
Como futuros profissionais de marketing, publicidade e relações publicas adquirir
estes conhecimentos no desenvolvimento deste trabalho permite-nos compreender
melhor todas as estratégias utilizadas para comunicar, planear, organizar e executar
um evento e poder credibilizar e dar notoriedade a uma identidade visual.
As maiores conclusões que chegamos na realização deste trabalho foram que na
realização de um evento é fundamental que este seja planeado, organizado e
executado por profissionais especializados. A execução de um evento de sucesso é
fundamental para uma organização ser bem reconhecida junto do seu público-alvo.

Página 26
BIBLIOGRAFIA
Klaus Christiani, Joaquim Caetano, Luís Rasquilha, Filipe Pedro.(2005).Gestão de
Eventos.Editora Quimera.
Webgrafia:
http://www12.senado.gov.br/manualdecomunicacao/manual-de-eventos
https://www.google.pt/search?q=F%C3%89D%C3%89RATION+INTERNATIONALE+DE+
VOLLEYBALL&oq=F%C3%89D%C3%89RATION+INTERNATIONALE+DE+VOLLEY
BALL&aqs=chrome..69i57j0l5.2670j0j1&sourceid=chrome&espv=210&es_sm=93&ie=UTF
-
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