O documento descreve como uma equipe de desenvolvimento de software adotou práticas ágeis e técnicas de Kanban para melhorar a produtividade e a confiança do cliente. A equipe começou a medir e visualizar o fluxo de trabalho usando métricas no Jira. Isso ajudou a resolver problemas como altos níveis de trabalho em andamento e dependência do cliente.

1. Atacando os problemas certos com
Métricas, Kanban e Visualização
Amanda Varella 1

2. Contexto
Gerência de desenvolvimento de soluções de apoio à exploração e produção
de petróleo (E&P)
293
pessoas
4
coordenações
2

3. Gerência de desenvolvimento de soluções de apoio à exploração e produção
de petróleo (E&P)
entre
30
e 40 times
Contexto
3

4. Contexto
Nossos Clientes são pessoas do
negócio (Engenheiros de Petróleo,
Geólogos, Geofísicos...) que
solicitam soluções de TI para
apoio às suas atividades
4

5. Contexto
Nós – SMArt – Soluções em Metodologias e Arquitetura Tecnológica
Propósito: ajudar os times a entrarem
em um estado de Entrega Contínua
5

6. 2008
2009
2011
2013
Primeiro projeto
com Scrum
na gerência
Expansão
do uso para
outros times
Kanban
(Visualização)
Kanban
(Métricas)
Amadurecimento na Adoção de Práticas Técnicas
6

7. Essa experiência não foi um
mar de rosas…
7

8. Muitos Times
Diferentes níveis de
Interesse
na adoção de
métodos ágeis
Pouco interesse na
adoção de práticas
técnicas
Cultura da
organização
Times trabalhando há
muito tempo juntos e de
uma maneira específica
8

9. As mudanças que os times estão
passando são duradouras?
Realmente se transformaram em
resultados?
9

10. Alguns times melhoraram e permaneceram!
Outros melhoraram, mas ao longo do tempo
regrediram
Outros ficaram na mesma
Felizmente ninguém ficou pior do que era antes!
10

11. Desafio: como promover mudanças
de efeito durador?
11

12. Alguns Experimentos
12

13. Integração Contínua
Todos os jobs verdes
em 1 semana 13

14. Redução em 30% da
Dívida Técnica em 1 ano
14

15. E quanto aos quadros
físicos das equipes?
15

16. No começo, todas as equipes possuíam
quadro físico.
16

17. Hoje, todas possuem quadro
eletrônico
17

18. Não foi planejado, aconteceu.
Perdemos algumas coisas,
ganhamos outras
18

19. Visualizar o fluxo de trabalho
Limitar o WIP
Medir e Gerenciar o fluxo
Tornar as políticas explícitas
Implementar mecanismos de feedback
Melhorar colaborativamente utilizando modelos e
método científico
19

20. Neste momento, muitas equipes
já não faziam reuniões diárias
nem retrospectivas
20

21. Estávamos estagnados…
21

22. E de um problema específico,
surge uma oportunidade.
Tudo começou assim…
22

23. Amanda, tem como ocultar
do cliente quem está fazendo o que
no Jira?
Apresentação Scrum Gathering
23

24. Olha, não tem como fazer,
mas….
...porque vocês querem isso?
24

25. O cliente está
querendo controlar
o nosso trabalho
Ele quer dizer
quem vai fazer
o que na equipe
Ele disse que vai
vir aqui toda
semana
Ele fica olhando no
Jira
pra ver quem
está fazendo o que
25

26. Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar
diariamente em conjunto por todo o projeto.
Construa projetos em torno de indivíduos motivados.
Dê a eles o ambiente e o suporte necessário
e confie neles para fazer o trabalho.
26

27. Novo representante
de um antigo cliente
Problemas parecidos!
Cenário
27

28. Aparentemente,
esconder no Jira
quem está
fazendo o que,
não ia resolver
o problema.
Mas qual era mesmo o problema?
28

29. Hipótese
O cliente não está
confiando no trabalho
da equipe
29

30. Kanban para ajudar
Visualizar o fluxo de trabalho
Limitar o WIP
Medir e Gerenciar o fluxo
Tornar as políticas explícitas
Implementar mecanismos de feedback
Melhorar colaborativamente utilizando modelos e
método científico
30

31. Visualizar o fluxo de trabalho
O Jira estava muito desatualizado e não
estava correspondendo à realidade
• Limpeza do Jira para refletir a situação atual
Todo o trabalho deveria ser cadastrado
no Jira
Todo trabalho deveria ser corretamente
atualizado no Jira
Apesar da responsabilidade ser de toda a equipe, seria responsabilidade do líder
garantir que o quadro está em um estado consistente com o trabalho sendo feito 31

32. Visualizar o fluxo de trabalho
Ajuste de estados (quadro da equipe de desenvolvimento)
Quadro de priorização (do cliente)
32

33. Limitar o WIP
Equipes de 3 pessoas
estavam com 20
itens em andamento
33

34. Limitar o WIP
Ajuste de Limites
34

35. Comunicando ao Cliente
Tivemos que explicar ao cliente o porquê do uso de
limites
Quanto menos coisas em andamento, mais rápido cada
uma delas será concluída
Se você repriorizar, algo terá que sair
Evite repriorizar o que já começou a ser feito. Prejudica
o fluxo, causa retrabalho entre outros prejuízos
Limitar o WIP
35

36. Limitar o WIP
Combinado da Equipe
Sempre que a coluna ficar vermelha, teremos que conversar sobre isso
36

37. Medir e Gerenciar o fluxo
Cumulative Flow
Control Chart
Throughput
Lead Time
Percentual de falhas
... e outras métricas
37

38. SAG
Início do
Trabalho
Muitas coisas
Aguardando deploy
Maior disciplina de atualização
Porém sem política de
WIP
WIP sob controle
???
Medir e Gerenciar o fluxo
Cumulative Flow
38

39. Início do
Trabalho
Coach
sai
Um pouco de
Irregularidade
aqui
Estouro dos
WIP!
Grande
Release Voltando
à normalidade
39
Medir e Gerenciar o fluxo
Cumulative Flow

40. Acúmulos
Mas nada demais
WIPs
estourados!
Início do
Trabalho
40
Medir e Gerenciar o fluxo
Cumulative Flow
O que aconteceu?
Esta equipe aparentemente
estava indo bem

41. 41
Medir e Gerenciar o fluxo
Cumulative Flow

42. Início do
Trabalho
Fluxo de Histórias bom
Lead Time Médio entre 11 e 16 dias
Problema na atualização dos demais tipos!
Analisar sob várias perspectivas! 42
Medir e Gerenciar o fluxo
Cumulative Flow

43. Medir e Gerenciar o fluxo
Control Chart – Projeto 1
43

44. 44
Medir e Gerenciar o fluxo
Control Chart – Projeto 2

45. 45
Medir e Gerenciar o fluxo
Control Chart – Projeto 3

46. Medir e Gerenciar o fluxo
Comparativo Control Chart – Lead Time
200
180
160
140
120
100
80
60
40
20
0
Media Desvio Padrão + Tempo Maximo
Projeto 1
Projeto 2
Projeto 3
46

47. 200
180
160
140
120
100
80
60
40
20
0
Media Desvio Padrão + Tempo Maximo
Projeto 1
Projeto 2
Projeto 3
4,5x
5x
6x
47
Medir e Gerenciar o fluxo
Comparativo Control Chart – Lead Time

48. Medir e Gerenciar o fluxo
Características presentes nos Lead Time menores
Baixa quantidade de WIP
Releases mais frequentes
Analisar tamanho das atividades
48

49. Medir e Gerenciar o fluxo
Throughput
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
1 2 3
Proj 1
Proj 2
Proj 3
49
Média Desvio Padrão + Valor Máximo

50. Medir e Gerenciar o fluxo
Throughput
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
1 2 3
Proj 1
Proj 2
Proj 3
50
Média Desvio Padrão + Valor Máximo
1,6x
2,3x
2,8x

51. Lead Time: 5x acima da média
Throughput: 2x acima da média
51
Medir e Gerenciar o fluxo
Comparativo Control Chart – Lead Time

52. 52
Medir e Gerenciar o fluxo
Cumulative Type Chart
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Defeito
Reunião
Consultoria
Suporte
Story

53. Cumulative Type Chart
Maximizar atividades de Valor
Minimizar atividades de Desperdício
53
Medir e Gerenciar o fluxo
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Defeito
Reunião
Consultoria
Suporte
Story

54. Medir e Gerenciar o fluxo
Throughput
Média = 7,5 histórias/mês
Média = 10 histórias/mês
Média = 5,3 histórias/mês
54

55. Medir e Gerenciar o fluxo
Métricas para resolver problemas
100.00%
90.00%
80.00%
70.00%
60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
Disponibilidade Equipe
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Disponibilidade Equipe
Presença em Reuniões
55
O Cliente chama a equipe para várias reuniões
que não necessariamente tem a ver com a
construção do produto

56. O Cliente demora a homologar
Tempos de Homologação
56
Medir e Gerenciar o fluxo
Métricas para resolver problemas

57. 57
Percentual de Tempos de Acordo com as Fases
1%
15%
2%
3%
4%
73%
2%
Impedimento
Fazendo
Aguardando Teste
Em Teste
Preparando Homologação
Em Homologação
Homologado

58. 60
50
40
30
20
10
0
Suporte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Suporte
58
Medir e Gerenciar o fluxo
Métricas para resolver problemas
A equipe dá muito suporte e isso atrapalha a
produtividade

59. Tornar as políticas explícitas
Tipos de Itens
59

60. 60
Tornar as políticas explícitas
Tipos de Itens

61. Implementar mecanismos de feedback
Reunião de Revisão e Priorização
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
Quinzenais com o cliente
61

62. Implementar mecanismos de feedback
Revisão da Operação
Mensais
Equipe + Coordenador
Analisando as métricas, o que
aconteceu no mês e oportunidades
de melhorias
62

63. Implementar mecanismos de feedback
Reunião Diária
Nas equipes pequenas (até 3) não houve nenhuma recomendação
específica. As próprias sinalizações do Kanban, e a
disciplina na atualização do Jira já reduzem bastante a
necessidade de sincronização diária.
WIP estourou, conversar!
Equipe juntas há bastante tempo.
Nas maiores (mais que 4,5) a reunião diária
é uma necessidade
63

64. Melhorar colaborativamente utilizando modelos e método científico
Problema
Hipótese
Resultados
Métricas Visualização
64

65. Resultados
Não foi necessário esconder
quem faz o que no Jira para
o cliente!!!
65

66. O cliente parou de perguntar
quem está fazendo o que
Ainda houve tentativas de
atribuição de tarefas, mas
a coordenação contornou isso
66
Resultados

67. Equipe passou a ter mais
visibilidade da execução de suas
próprias atividades
Processo de desenvolvimento
mais estruturado
67
Efeitos Colaterais

68. O cliente aos poucos foi deixando de aparecer todas as semanas
Passou a acompanhar e priorizar diretamente no Jira (ele sabe exatamente o que está
sendo feito)
O Cliente parou de aparecer
Não era exatamente isso
que queríamos!!!
68
Efeitos Colaterais

69. Não pare no primeiro problema!
Por que?
Por que?
Por que?
Por que?
69
Principal Lição

70. Mais transparência e
organização das informações
resolveu um problema de
confiança
Ocultar quem faz o quê do
cliente poderia ter
ocasionado mais tensões!
70

71. 71
Apenas contar as coisas (uma forma de
medição barata) pode ter resultados bem
razoáveis
Dar uma visualização concreta a
um problema que já se conhecia
(ex: quantidade de suportes)
ajudou a minimizar o problema

72. 72
Não adianta melhorar o
fluxo de algo que não deve
ser feito

73. 73
Continuamos ampliando o número de
equipes que estão sendo auxiliadas por
esta abordagem.

74. Atacando os problemas certos com
Métricas, Kanban e Visualização
Obrigada!!!
74