Impacto da abordagem Lean na atual gestão de projetos, relacionando com frameworks ágeis e método Kanban. Importância de gerir o sistema de trabalho com foco nas duas dimensões: Eficiência e Eficácia. Essa apresentação foi da 8ª Edição da Lean Conference Aveiro - Portugal.

1. The Lean Approach to
Project Management
Fabio Perrotta de Andrade
Maio/2022

2. Fabio Perrotta de Andrade
● Graduado em Ciência da Computação
● Especializado em Gestão de TI
● + 12 anos de experiência
● Senior Delivery Manager na Fabamaq

3. Crossfit!

4. Contexto atual e desafios

5. Contexto atual e desafios
● Produtos e Serviços mais complexos e interconectados
● Aumento de interdependência entre diferentes departamentos
● Pouca previsibilidade de entrega
● Encaixe “problema-solução”
● Implementações “Agile” mal sucedidas fomentaram um ceticismo

6. Contexto do mercado
Henrik Kniberg

7. Entendendo os papéis e funções
de gestão

8. A Gestão de Projetos
As funções do gestor de projetos tradicional foi distribuída entre outros
papéis*:
● Product Owner/Manager: “know-how” do negócio, gestão do backlog
e do Produto
● Scrum Master/Agile Master/Agile Coach/Delivery Manager: gestão do
processo de desenvolvimento e das entregas, facilitação de reuniões,
coach da equipa
● Gestor de projetos: fazer relatórios, gerir cronograma, atualização de
“status”
*Varia de empresa para empresa

9. Sobre qual estrutura um projeto é executado?

10. “Uma boa gestão de projetos é
feita a partir de uma boa
gestão dos processos a que
eles estão submetidos.“

11. A abordagem Lean na
Gestão de Projetos

12. O que geralmente acontece na prática
durante a execução de um projeto

13. Realidade das equipas
Uma equipa tem
muitas coisas
para iniciar

14. Já está a
executar várias
tarefas
Realidade das equipas

15. E a concluir
outras tarefas
Realidade das equipas

16. Realidade das equipas

17. Realidade das equipas

18. 2 dias 1 dias 3 dias 2 dias
8 dias
Estimando um novo projeto

19. 2 dias 1 dias 3 dias 2 dias
19 dias
3 dias 2 dias
6 dias
Estimando um novo projeto
Realidade

20. “People are already doing
their best; the problems are
with the system.
Only management can
change the system.”
- W. Edwards Deming

21. 1. Entenda o fluxo de trabalho e o torne visível
2.
3.
4.
5.
A abordagem Lean na Gestão de Projetos

22. 2 dias 1 dias 3 dias 2 dias
3 dias 2 dias
6 dias
As filas geralmente são as
vilãs!
Devemos focar
em visualizar e
gerir as filas
Fluxo do trabalho

23. 2 dias 1 dias 3 dias 2 dias
3 dias 2 dias
6 dias
Qualquer otimização aqui é desperdício!
Fluxo do trabalho
Identifique os Gargalos

24. Análise real de um sistema de trabalho
Backlog In
Analysis
To do In
Progress
Validation Done
Pending:

25. Análise real de um sistema de trabalho
Filas

26. 1. Entenda o fluxo de trabalho e o torne visível
2. Identifique onde o trabalho fica parado
3.
4.
5.
A abordagem Lean na Gestão de Projetos

27. A filosofia Lean e seus
desdobramentos

28. ● Valor sob a ótica do cliente
● Mapeie o fluxo de valor
● Fluxo contínuo
● Produção puxada
● Busca pela Perfeição
Princípios Lean Manufacturing

29. Princípios Lean para desenvolvimento de software
Mary e Tom Poppendieck escreveram um livro dedicado em mapear os
princípios Lean no desenvolvimento de software
● Otimizar o todo
● Eliminar desperdício
● Qualidade desde o início
● Aprenda constantemente
● Entregue rápido
● Envolva todos
● Continue a melhorar

30. Scrum
“Scrum é baseado no empirismo e lean
thinking”
“Lean Thinking reduz o desperdício e se
concentra no essencial”
Valores: Compromisso, Foco, Abertura,
respeito e Coragem
Pilares empíricos: Transparência,
Inspeção e Adaptação.
Kanban Method
Alguns princípios:
● Acordar em buscar a melhoria
através da mudança evolucionária
● Compreender e focar nas
necessidades e expectativas dos
seus clientes
● Gerenciar o trabalho: deixar que as
pessoas se auto organizem em
torno dele.
● Rever regularmente a rede de
serviços e as suas políticas, a fim
de melhorar os resultados.
*Raízes explícitas no Lean Manufacturing

31. Deepgnosis.me

32. Gerindo projetos com o
Método Kanban

33. 100% utilização de recursos = 0% fluxo

34. Gerindo projetos com o Método Kanban
O Kanban não é um framework ou metodologia, ele é uma abordagem de
gestão.
Pode ser adicionado a qualquer framework ou processo de trabalho
“Kanban é um meio para melhorar o que e como você já faz as coisas, e
não um substituto.” - The Official Kanban Guide 2021

36. Gerindo projetos com o Método Kanban
Abordagem evolucionária

37. Gerindo projetos com o Método Kanban
Crie um sistema puxado
O trabalho é iniciado apenas quando tem
capacidade disponível
Não sobrecarrega o sistema
Lidar com os bloqueios

38. Gerindo projetos com o Método Kanban
Limite de trabalho em progresso (WIP)
Backlog In
Analysis
To do In
Progress
Validation Done
1
2
Limite de WIP:
“Pare de começar e comece a terminar”

39. To do Doing To
Homol.
Homol. Done To do Doing To
Homol.
Homol. Done
Gerindo projetos com o Método Kanban
Gerencie o WIP (trabalho em progresso)

40. 1. Entenda o fluxo de trabalho e o torne visível
2. Identifique onde o trabalho fica parado
3. Gerencie o sistema
4.
5.
A abordagem Lean na Gestão de Projetos

41. Gerindo projetos com Scrum

42. Incremento do produto a cada iteração

43. O framework Scrum

44. Os papéis do Time Scrum
Product
Owner
Desenvol-
vedores
Scrum Master
- Maximizar o valor do
produto entregue pelo time
- Desenvolver e comunicar
a meta do produto
- Criar, priorizar e
comunicar os itens do
“Product Backlog”
- Garantir que o “Product
Backlog” seja transparente,
visível e compreensível
- Garantir que o framework Scrum seja
executado corretamente
- Líder que serve ao time Scrum, facilitando o
trabalho e removendo impedimentos
- Garante a eficácia do time através de
métricas, facilitação dos eventos e coaching
- Criar o incremento da sprint
- Criar um plano para Sprint
(o “Sprint Backlog”)
- Garantir a qualidade do
produto entregue
- Adaptar o plano a cada dia
em direção a meta da Sprint
- Responsabilizar-se
mutuamente como
profissionais

45. Métricas que importam

46. “A métrica (o número, o
dado) serve como um
sensor que nos convida a
investigar um problema”
Raphael Albino.

47. Russel L. Ackoff
Eficiência
“Value-Free”
Eficácia
“Value-Full”
Performance de uma empresa

48. Métricas de fluxo
Lead time: Tempo entre o pedido e a entrega
Cycle/Flow time: Tempo entre o comprometimento/início do trabalho até a entrega

49. Métricas de fluxo
Lead time: Tempo entre o pedido e a entrega
Cycle/Flow time: Tempo entre o comprometimento/início do trabalho até a entrega

50. Métricas de fluxo
Identifique a relação entre o tempo de “ação” e o “flow time”
Eficiência de Fluxo = Tempo de ação
Flow time

51. Throughput (vazão): Quantidade de trabalho concluído por tipo e tempo (semana, mês…)
1
2
3
Métricas de fluxo

52. Métricas de fluxo
Distribuição do fluxo: Como o esforço do projeto está distribuído?

53. Métricas Scrum
Burndown: Relação entre trabalho a ser concluído e o tempo restante da Sprint

54. Métricas Scrum
Velocity: “Story points” comprometidos e concluídos por sprint

55. Russel L. Ackoff
Eficiência
“Value-Free”
Eficácia
“Value-Full”
Performance de uma empresa

56. Métricas de Eficácia
● Valor entregue ao cliente (qualitativo)
● Quantidade de ciclos de testes/validações
● Qualidade do produto/serviço entregue
○ Problemas relatados (bloqueantes e não-bloqueantes)
○ Satisfação do cliente (qualitativo)
● Retorno sobre o investimento (ROI)
*Varia muito de empresa para empresa

57. 1. Entenda o fluxo de trabalho e o torne visível
2. Identifique onde o trabalho fica parado
3. Gerencie o sistema
4. Não tome uma decisão baseada em apenas uma
uma métrica
A abordagem Lean na Gestão de Projetos

58. 1. Entenda o fluxo de trabalho e o torne visível
2. Identifique onde o trabalho fica parado
3. Gerencie o sistema
4. Não tome uma decisão baseada em apenas uma
uma métrica
5. As pessoas que fazem o trabalho acontecer
A abordagem Lean na Gestão de Projetos

59. Referências

60. Muito obrigado!
Vamos conversar 😉
perrottafabio@gmail.com
Fabio Perrotta de Andrade
Maio/2022