Reuniões - série ferramentas gerenciais

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Reuniões - série ferramentas gerenciais

  1. 1.  A participação nas organizações contemporâneas é muito valorizada As decisões compartilhadas tornaram-se uma meta gerencial  Mesmo que as reuniões sejam utilizadas excessivamente e/ou pareçam inúteis  ...elas são uma ferramenta gerencial importante, se bem conduzidas.
  2. 2.  Reuniões servem para informar, consultar, analisar e resolver problemas, discutir e conciliar pontos de vista, motivar, persuadir, reconciliar conflitos, integrar e formar equipes, treinar e desenvolver projetos, obter feedback e tomar decisões.
  3. 3. QUANDO FAZER UMA REUNIÃO? Definir antes é mesmo necessária? não existiria outras formas de comunicação? Para informar uma decisão já tomada – e-mail, circular, intranet... Para consulta – pesquisa online ou um telefonema direcionado ...a decisão precisa mesmo da contribuição de outras pessoas?
  4. 4. SE CABE FAZER A REUNIÃO, ENTÃO... Lembre ainda: para cada objetivo diferentes tipos de reunião e de formas de conduzi-lasPorém, algumas regras básicas a ser observadas: estabelecer uma pauta, com antecedência; eleger um facilitador para coordená-la; indicar um secretário para redigir a ata; fazer um esboço da pauta da próxima reunião, se for o caso; avaliar a reunião, mesmo que brevemente e acompanhar a realização das ações que foram definidas.
  5. 5. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES? Se está clara a necessidade de se realizar a reunião Se seus objetivos são pertinentes e importantes Se os participantes estão listados e foram avisados Então, podemos começar o seu planejamento...Pontos críticos para o êxito de uma reunião o local pode garantir as condições mínimas de bem-estar e conforto pode evitar perturbações externas e, principalmente, o mal-humor dos participantes
  6. 6. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?Pontos críticos para o êxito de uma reunião o horário estabelecer e cumprir rigorosamente o horário de início e fim traduz respeito às atividades das pessoas participantes e evita as interrupções por "motivos de força maior"! a duração reuniões longas costumam ser desnecessárias e improdutivas o ideal seria uma hora caso seja necessário ser maior, estabeleça intervalos para que as pessoas possam descansar, tomar algumas providências, alimentar-se e relaxar.
  7. 7. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?Pontos críticos para o êxito de uma reunião a pauta imprescindível. precisa ser distribuída a todos com antecedência participação exige preparação e tempo caso não tenha havido tempo de fazê-la antes, faça durante os primeiros minutos da reunião
  8. 8. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?Pontos críticos para o êxito de uma reunião ainda a pauta esta deverá conter as seguintes informações:  assuntos a serem tratados;  tempo disponível para cada um dos tópicos;  responsável pela apresentação de cada um dos tópicos  nome dos participantes da reunião,  quem a coordenará e  quem redigirá a ata.
  9. 9. COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?Pontos críticos para o êxito de uma reunião a ata a ata ideal deve ser: sucinta, objetiva, exata e compreensível informações que precisam constar: o que ocorreu e as decisões tomadas as ações esperadas (de quem e quando). uma ata também serve de lembrete para as ações e datas acordadas como um “contrato psicológico” do que se tem a cumprir como antídoto contra qualquer "mal-entendido" como conexão para as outras reuniões.
  10. 10. O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?A produtividade de uma reunião depende dasua condução.O papel do condutor, facilitador ou líder é: alcançar os objetivos (fins) por meios diversos e devidos: - debates amistosos e construtivos - análise do tema sob diversos ângulos (garantindo a discussão dos pontos críticos) - oportunidade de participação dos que desejarem (com os limites de praxe)O condutor deve ser "a pessoa mais adequada" para aquele tema eaquele grupo.
  11. 11. O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?Ainda o condutorRequisitos- ter/conquistar o respeito dos participantes- estar bem preparado e atento- saber controlar as discussões- saber cumprir a agenda e a pauta- encorajar as contribuições individuais- esclarecer questões- manter a discussão dentro do tema.
  12. 12. COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?Para muitos, reunião é um momento penoso:-O peso que se sente por ter que participar- O medo de falar em público, de ter ideias ou propostas rejeitadas- A sensação de haver ali pessoas supostamente mais capacitadas- O receio de não se estar preparado ou "por dentro do assunto”O papel do condutor na reunião, neste contexto, é criar um ambienteseguro para estas pessoas: - valorizando a presença e a participação de cada um - instigando a discussão - garantindo que as decisões sejam tomadas a partir de informações consistentes
  13. 13. COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?Patrick Forsyth sugere 6 modos de fomentar a discussão:. Perguntas gerais: feitas para todos. Bom para iniciar a discussão.. Perguntas gerais dirigidas: feitas a todos e, numa segunda vez, a uma pessoa específica, para reforçar um ponto deixado em aberto.. Perguntas diretas a um indivíduo: feitas direta e especificamente a alguém. Servem para checar a reação ou compreensão individual.. Perguntas retóricas: não precisam de resposta. Servem para destacar um ponto ou estimular uma nova forma de pensar o tema.. Perguntas redirecionadas: uma pergunta dirigida ao líder é redirecionada aos participantes.. Perguntas de desenvolvimento: elas se apóiam na resposta de uma questão em aberto e fazem a discussão seguir em frente. Por exemplo: “Fulano acha que tal procedimento causará atrasos. Que outro problema poderá ocorrer?
  14. 14. QUE SINAIS NÃO PODEM SER DESPREZADOS?A necessidade do condutor monitorar: a reunião está sendo bemconduzida ou chegando a seus objetivos?Muita discussão sobre um mesmo tema: digressão, atençãoexcessiva a detalhes, argumentações repetitivas ou jogos de poder.Pouca discussão: retenção de informação importante, decisõesapressadas, falta de compromisso ou motivação.Comportamentos sinalizadores:- Pessoas que falam demais e monopolizam a discussão- Pessoas que permanecem caladas o tempo todo- Pessoas muito passionais, que vivem “procurando briga”.
  15. 15. E QUANDO VOCÊ É PARTICIPANTE DE UMA REUNIÃO?Saber participar de uma reunião é tão importante como saberconduzi-la. Procure seguir essas orientações:Prepare-se adequadamente para a reuniãoCumpra o horário e siga a pautaComunique o seu ponto de vista de forma eficaz e diretaNão monopolize a conversaNão interrompa os outrosNão discuta sem motivo válidoControle suas emoçõesPermaneça flexível.
  16. 16. CRÉDITOSPesquisa, organização e diagramaçãoAbel Sidney - Técnico JudiciárioDECAP/DRH TJRO

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