Este documento discute por que as reuniões são convocadas e como funcionar bem. As reuniões são convocadas para fomentar relacionamentos, compartilhar informações, tomar decisões e estimular a criatividade. Reuniões ineficazes geralmente ocorrem quando o local, horário ou participantes não são adequados, os objetivos são vagos ou falta liderança. Reuniões bem-sucedidas podem melhorar a comunicação, motivação, tomada de decisão e desempenho individual dentro de uma organização.

1. Por que razão se convocam reuniões?
Para fomentar o relacionamento
pessoal e profissional;
Para divulgar e analisar
informação;
Para decidir
Para fomentar a criatividade e
o empenhamento

2.  Reuniões que não funcionam, Porquê?
- O local da realização não é
apropriado; -O horário definido para a
realização da reunião não é o
mais indicado;
-Não se justifica a realização da
reunião. É desnecessária
-Não estão presentes as
pessoas certas.
- Os motivos e objectivos
que determinaram a
realização da reunião são
vagos.
- Inexistência de
capacidade de controlo e
direcção durante a
reunião.
-Falhas a nível da tomada de
decisão que, na maioria das
vezes, não acontece.

3. As reuniões como instrumento de trabalho
- Não devem ser entendidas como perdas de
tempo(desde que se justifiquem)
- Podem abranger qualquer área operacional da
organização
- Representam um dos componentes importantes da
moderna gestão organizacional
- Podem ser entendidas como sistemas
interaccionais para atingir objectivos

4. VANTAGENS DAS REUNIÕES
•As reuniões são instrumentos de
motivação e dinamização
•As reuniões são instrumentos de
comunicação
•As reuniões são instrumentos
de controlo
•As reuniões possibilitam a melhoria da
capacidade e potencial individuais

5. A CRIATIVIDADE E A PARTICIPAÇÃO
NAS REUNIÕES
A comunicação eficaz e as atitudes
comunicacionais na interacção
•A maior parte dos comportamentos dos
participantes numa reunião são verbais
•O que se diz e a forma como se diz,
induzem no receptor da informação
determinadas reacções