Administração do tempo brf

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Como estabelecer os propósitos para administrar o tempo e tomar decisões de forma certa.

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Administração do tempo brf

  1. 1. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 04/09 – ANTÓNIO ALBANO B MOREIRA
  2. 2. QUEM SOU EU? • Eng. e Administração; • Pós em Gestão Estratégica; • Executivo Sênior Multinacionais; • Professor presencial e EAD; • Consultor Gestão, Mídias sociais; • www.formarnaweb.com; • www.antonioabmoreira.com.br; • Cinema e fotografia; • Facebook: antonioabmoreira.
  3. 3. ALGUNS PONTOS • Importância; • Primeiro o mais importante; • Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância; • Uso de ferramentas para organização das tarefas; • Organização geral e de e-mail; • Integração de ferramentas.
  4. 4. HOJE O RECURSO MAIS ESCASSO E LIMITADO É O TEMPO!
  5. 5. INDÚSTRIA DO TEMPO • GANHAR TEMPO; • USAR TEMPO LIVRE; • VENDER TEMPO.
  6. 6. E O MEU TEMPO COMO FAÇO
  7. 7. BASICAMENTE ADM. TEMPO • É administrar a VIDA! • É questão de: • OBJETIVOS; • PRIORIDADES; • DECISÃO; • DISCIPLINA.
  8. 8. • O que fazer? • Qual o critério? • Começo por onde? • Qual elimino?
  9. 9. Nossa vida é... Tomar decisões !! Programadas e Não programadas
  10. 10. CICLO DA TOMADA DE DECISÃO 1 . PROBLEMA 2. DIAGNÓSTICO 5. AVALIAÇÃO 4. DECISÃO 3. ALTERNATIVAS
  11. 11. QUAL A ALTERNATIVA CERTA
  12. 12. COMO ESTABELECER? •VALORES •CRENÇAS • PRINCÍPIOS •SONHOS • VISÃO •RAZÃO •MISSÃO
  13. 13. Sugestão de Plano Pessoal Talento Competência Essencial Metas Visão Missão Sonho Plano Ação Avaliação Valores princípios Modelos Empreen-dedorismo
  14. 14. ROTEIRO PROPÓSITO OBJETIVO CLARO ESCOLHA CERTA
  15. 15. E AGORA
  16. 16. BRINCAR DE LEGO E COMER SALAME
  17. 17. UMA PROPOSTA Organizar Planejar Acompa nhar Agir
  18. 18. 1 - ORGANIZAÇÃO • Diminuir pendências; • 5S; • Analisar a carga de trabalho; • Delegar; • Reuniões planejadas; • Criar rotinas.
  19. 19. UM EXEMPLO DE COMO A ORGANIZAÇÃO MUDA O TEMPO!
  20. 20. 2 - PLANEJAR • Estabelecer atividades; • Catalogar atividades; • Separar atividades; • Paretto, 20 – 80; • Montar cronogramas
  21. 21. MODELO SEMANAL PLANO DE TRABALHO SEMANA DOMINGO SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO PAPÉIS METAS PRIORIDADES DA SEMANA P R I O R I D A D E S D O D I A R E U N I Õ E S - C O M P R O M I S S O S 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 17 17 17 18 18 18 18 18 18 18 19 19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 20 20 20 AFINAR O INSTRUMENTO FÍSICO MENTAL ESPIRITUAL SOCIAL/EMOCIONAL NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE :
  22. 22. MODELO PROJETO
  23. 23. A - ATIVIDADES • Liste todas as atividades e metas; • Separe as que podem ser delgadas; • Estabeleça os tempos de duração; • Estabeleça metas SMART, eSpecíficas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.
  24. 24. B - CATALOGAR Modelo Stephen Covey: • Importância; • Urgência.
  25. 25. Urgente Menos Urgente Importante I  Crises  Projetos com prazos determinados  Atividades sob pressão externa  Conflito com clientes significativos  Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos  Cobrança de resultados decisivos II  Prevenção de problemas, proação  Planejamento  Prospecção de oportunidades  Fortalecimento de relacionamentos e amizades  Busca de novas formas de atuação  Reflexão e avaliação de sua forma de proceder Menos Importante III  Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros  Atividades de efeito a curto prazo  Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte  Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros IV  Manter-se ativo para parecer que trabalha duro  Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo  Hiperatividade social no trabalho  Arquivo morto  Fofocas com vizinhos  Visitas sociais por obrigação
  26. 26. C - SEPARAR • Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda; • Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais; • Prioritárias e emergenciais; • Importantes, Urgentes,Circunstanciais.
  27. 27. D - PARETTO • 20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!
  28. 28. 3 - ACOMPANHAMENTO • Ferramentas gestão; • Aplicativos; • Outlook, Gmail; • Registro, arquivo.
  29. 29. 4 - Ação • Calendário/Agenda: – Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc – NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas; – Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.
  30. 30. 4 - Ação • Planos de ação – São para projetos e assuntos relevantes que envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc). – Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências; – Gerar tarefas e calendário dentro da sua ferramenta; – Mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas; – Ligar agenda e cronogramas.
  31. 31. 4 - Ação • Pastas do Outlook – sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc. • Crie filtros de separação automática das pastas.
  32. 32. 4 - Ação • E-mails recebidos: – Responder na hora – deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários; – Deletar se não precisa de guardar; – Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.
  33. 33. 4 - Ação • E-mails enviados: – Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria; – Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar. • Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.
  34. 34. Mídias Sociais • Disciplina e cuidado no uso; • E-mail particular; • Etiqueta.
  35. 35. APLICATIVOS • Android/iOS sincroniza com Gmail, gera e-mail avisando; • Windows sincroniza com Outlook; • Sincronização do Outlook.
  36. 36. FERRAMENTAS • MS PROJECT; • EXCELL, OUTLOOK; • GMAIL, GOOGLE AGENDA; • APPs TODOIST, Planner, etc; • Evernote; • WWW.TRIADPS.COM; • WWW.CHRISTIANBARBOSA.COM.BR.
  37. 37. NO FINAL Se der tempo, você se questiona. Faz o balanço da vida. Que qualidade? Qual o resultado? Como usei meu tempo?
  38. 38. PARA REFLETIR ... Não é o tempo que voa. Sou eu que vou devagar. Helena Kolody
  39. 39. SUCESSO!! OBRIGADO
  40. 40. http://www.antonioabmoreira.com.br antonio albano moreira @antonioabmoreira antonio@antonioabmoreira.com.br

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