Planejamento e organização de eventos

1. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS:
APRENDENDO COM AS
ADVERSIDADES.
Profª Ms. Franciele Paes Pimentel

2. CONTEÚDO
• O QUE É UM EVENTO;
• CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO;
• FASES: PLANEJAMENTO & ORGANIZAÇÃO;
• MODELOS:
– BRIEFING;
– PROJETO;
– CHECK LIST
• EXERCÍCIO DE DESENVOLVIMENTO DO PROJETO;
• SUPERANDO AS ADVERSIDADES.

3. O NOSSO TEMPO: 03 HORAS
• 10 MINUTOS PARA APRESENTAÇÃO
• 10 MINUTOS PARA DISTRIBUIÇÃO DOS GRUPOS
• 30 MINUTOS PARA EXPOSIÇÃO DO CONTEÚDO
• 1 HORA PARA O DESENVOLVIMENTO DO PROJETO
• 30 MINUTOS: 05 MINUTOS PARA CADA GRUPO
APRESENTAR SEU EVENTO
• 10 MINUTOS PARA RESOLVER OS IMPREVISTOS
• 30 MINUTOS: 5 MINUTOS PARA CADA GRUPO APRESENTAR
SUAS SOLUÇÕES.
UM VOLUNTÁRIO PARA CONTROLAR O TEMPO

4. O que é um evento?
“Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado
na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e
estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços,
idéias e pessoas; por meio de um acontecimento previamente
planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a
aproximação entre participantes, quer seja física, quer seja
por meio de recursos da tecnologia.”
(Gilda Fleury Meirelles)

5. O que é um evento?
“O evento é uma reunião ou agrupamento num mesmo espaço
temporal, de duas ou mais pessoas, com interesses comuns, com
objetivo específico de adquirir produtos ou serviços, atualizar ou
divulgar informações; conseguir aperfeiçoamento,
congraçamento ou motivação para alcançar ou superar metas; a
capacitação técnica do participante e/ou compra de bens e
equipamentos complementares ao desenvolvimento da sua
atividade profissional.”
(Vanessa Martin)

6. Características
• Agrupamento de pessoas
• Objetivos específicos
• Data e local determinados
• Finalidade: promocional ou institucional
• Deve ser previamente planejado
• Proximidade com o cliente
• Resultados mais rápidos
• Ação - Reação imediata
• Aumento da geração de vendas
• “BOLA DA VEZ”

7. Classificação
CATEGORIA
INSTITUCIONAL
PROMOCIONAL
SOCIAL
PÚBLICO
ABERTO
FECHADO
ÁREA DE
INTERESSE
Artístico/Cultural/Folclórico Científico
– Cívico – Desportivo Lazer –
Religioso – Turístico

8. Tipos de Eventos
PalestraAlmoço Network
Conferência
Congresso
Convenção
Workshop
x
Oficina
Tipologia

9. Tipos de Eventos
Mesa-RedondaFórum
Seminário
Simpósio
Jornada
Palestra
Tipologia

10. Eventos Sociais
BANQUETE
COQUETEL
CASAMENTO
FORMATURA
DIVERSÃO

11. ALGUMAS REGRAS…
• CERIMONIAL
– Forma comum aos atos solenes e formais,
públicos ou privados.
• PROTOCOLO
– Normas relacionadas aos atos e gestões oficiais, à
Diplomacia em especial.
• ETIQUETA
– Está relacionada com o comportamento social,
especialmente nos ambientes formais.

12. O CERIMONIAL dá as diretrizes para o
desenvolvimento de solenidades, tendo no
PROTOCOLO o seu elemento de ação, a ETIQUETA é
parte básica do comportamento individual de todos
aqueles que participam do encontro, mediante a
observância de valores e normas direcionadas para o
convívio em sociedade. (Maria Íris Teixeira de Feritas)

13. SÍMBOLOS NACIONAIS MAIS USADOS
BANDEIRA NACIONAL HINO NACIONAL

14. ORDEM DAS BANDEIRAS
As bandeiras não são simples objetos
decorativos, mas símbolos oficiais que devem
ser respeitados.
ATENÇÃO
DIREITA E ESQUERDA DE UM DISPOSITIVO
É A DIREITA E ESQUERDA DE UMA PESSOA
POSICIONADA DE COSTAS PARA O PRÉDIO
OU PALCO ONDE ESTÃO AS BANDEIRAS, E
DE FRENTE PARA O PÚBLICO.

15. NÚMERO PAR: nenhuma fica no centro. A
primeira é colocada à direita do centro
imaginário; a segunda, à esquerda; a terceira, à
direita da primeira; a quarta, à esquerda da
segunda e assim sucessivamente.
BRASIL PARANÁ
ORDEM DAS BANDEIRAS

16. NÚMERO ÍMPAR: a primeira é colocada no
centro; a segunda, à direita do centro; a
terceira, à esquerda do centro e assim
sucessivamente.
CASCAVELBRASILPARANÁ
ORDEM DAS BANDEIRAS

17. PARA FACILITAR:
34 2 16 5 7
5 3 1 2 4 6

18. COMPOSIÇÃO DE MESA
• Composta a mesa, ainda com o anfitrião em pé, bem como os demais,
anuncia-se o Hino Nacional.
• A ordem de pronunciamento é a inversa da composição de mesa. Caso
tenha alguma AUTORIDADE MÁXIMA, o anfitrião será o penúltimo a falar,
deixando a última fala para a autoridade.
• Cabe ao cerimonialista/mestre de cerimônia conduzir o encerramento da
sessão solene, desfazendo a mesa diretora e dando as últimas
informações.

19. PLANEJAR & ORGANIZAR
LEVANTAMENTO DE
INFORMAÇÕES
ORGANIZAÇÃO
CRIATIVIDADE
EQUIPE SINCRONIZADA

20. PLANEJAMENTO
É nesta etapa que se levantam todos os dados e
informações, se definem os objetivos que se
pretende atingir e se estabelece um plano de
trabalho, com definições de responsabilidades, isto
é, constitui-se uma comissão organizadora e se
delega a ela a incumbência de planejar, organizar,
executar e avaliar o evento.

21. PLANEJAMENTO
Planejar o evento é agilizar e melhorar a
eficiência na execução das tarefas.
• Ganha-se tempo;
• Despendem-se menos esforços;
• Evitam-se desperdícios;
• Minimizam-se os imprevistos e facilitam sua
resolução;
• Maior chance de atingir todos os objetivos
propostos.

22. PLANEJAMENTO: 3 PRINCÍPIOS
• PREVISÃO: o planejamento deve ser preciso e
detalhado, para gerar ações concretas;
• FLEXIBILIDADE: todo planejamento deve
deixar uma margem de flexibilidade pois está
sujeito a imprevistos;
• UNIDADE: deve-se planejar cada ação e
coordená-las entre si.

23. CAPTAÇÃO DE RECURSOS
APOIO
COLABORADORES
PATROCÍNIOS
RECURSOS

24. PATROCÍNIO DE EVENTOS
O NEGÓCIO
BUSCA:
•Conscientização
crescente
•Melhoria da
imagem
•Oportunidade de
vendas
O EVENTO
BUSCA:
•Investimento
financeiro
•Exposição à
mídia
•Serviços
gratuitos

25. VANTAGENS
• Acesso a mercados-alvo específicos;
• Melhora da imagem da corporação/marca;
• Consciência de uma organização e/ou de seus
serviços/produtos;
• Identificação de um produto com determinado estilo de vida;
• Fortalecimento do relacionamento com canais de distribuição;
• Oportunidades de merchandising;
• Demonstração dos atributos de um produto;
• Geração de vendas.

26. PROPOSTA DE PATROCÍNIO
• Projeto do evento;
• Texto formal que responda:
– O que a organização vai patrocinar?
– O que a organização receberá pelo patrocínio?
– Quanto ele irá custar?
• Duração do acordo;
• Valores explícitos;
• Benefícios;
• Atender às necessidades do patrocinador;
• Propostas personalizadas.

27. O local das emoções...
•Os eventos possibilitam momentos inéditos,
instantâneos, que podem atrair a atenção do
consumidor de maneira imediata.
•São aglutinadores de interesses: estreitam laços
de fidelidade entre produto e marca, ampliam
conhecimentos e informações.
•Essa comunicação mercadológica, por
intermédio dos eventos, atua diretamente com
as emoções dos consumidores.

28. Um turbilhão de emoções...
“Um evento geralmente provoca fortes
emoções para os participantes, para os
promotores e organizadores e, enfim, para
todos que convivem com o turbilhão de
atividades que compõem seu universo.”
(Luiz Carlos Zanella)

29. ATENÇÃO AO NOSSO TEMPO…

30. franppimentel@yahoo.com.br