O documento descreve um projeto da Prefeitura de São Paulo para modernizar a administração pública através da redução de despesas sem diminuir serviços. O projeto usou análise de dados e renegociação de contratos, resultando em economias de R$122 milhões em 18 meses. Também melhorou processos, capacitou servidores e criou nova cultura de gestão.

1. Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo Case da Prefeitura de São Paulo Projeto de Modernização da Administração Pública Rodrigo Mauro Ruiz de Matos TCM/SP – 15 de maio de 2009

2. Projeto Modernizando a Administração Pública Reduzir despesas sem reduzir serviços prestados, aliás, buscar aumentá-los em qualidade e quantidade. Modernizar a gestão interna da Prefeitura. Deixar legados de gestão ao corpo funcional. Gerir corporativamente despesas, racionalizando-as. Melhorar a cadeia de processos que geram gastos. Criar ferramentas de alta gestão. Contexto, Desafios e Objetivos

3. Projeto Modernizando a Administração Pública Análise de R$ 1,2 bilhões (2005) –( R$ 1,43 bilhões , 2009) Ganhos Quantitativos: Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (10,5%) ( R$ 131,5 milhões , 2009). Qualitativos: Rede de 2.000 pessoas ; Redesenho de processos visando resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos. Exemplos de serviços: Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia – R$ 381,3 milhões) Serviços terceirizados (vigilância, limpeza – R$ 20,2 milhões) Serviços com frota locada (R$ 89 milhões) Alimentos, Locação de Imóveis, Órgãos Pilotos, Transporte Escolar, Suprimentos, Autarquias Hospitalares. 1º Fase: Despesas Administrativas comuns: IPC/FIPE IPC/FIPE

4. Projeto Modernizando a Administração Pública R$ 1,6 bilhões analisados (2008 – R$ 1,71 bi em 2009), distribuídos em: Saúde Educação Manutenção da Cidade Resultados até dezembro de 2008: R$ 117 milhões (meta R$ 94 milhões ) Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias nos processos internos, melhor gestão de gastos Exemplos de serviços: Zeladoria da Cidade Serviços Médicos Especializados Contra partidas e Convênios 2º Fase: Despesas Específicas IPC/FIPE

5. Projeto Modernizando a Administração Pública Em bilhões de Reais Entre 2006 e 2009 Em bilhões de Reais Projeção Capacidade de Redução em 4 anos: R$ 830 milhões Alcançados em 18+12 meses: R$ 248 milhões. IPC/FIPE

6. Processos, Métodos e Pessoas Identificar, isolar e estudar a forma de cada tipo de despesa, como e onde ela ocorre. Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos. Desenhar e propor melhorias sistêmicas. Centralizar o modelo e descentralizar as ações Processos Métodos Uso de consagrada metodologia (PDCA) – Consultoria INDG. Gerenciamento Matricial de Despesas Uso intensivo de TIC A organização de um processo complexo como esse requer Pessoas Treinamento de servidores Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos.

7. Método Preço Benefício Nova Matriz X Y X’ Y’ Matriz de De s pesas Original REDUÇÃO DO PREÇO AUMENTO DO BENEFÍCIO

8. Método PDCA 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.

9. Indicadores: Identificando o problema Padrão: Ação sobre os Parâmetros Renegociação de Contratos X = Minuto Servidor R$ Minuto R$ Servidor Preço Consumo Indicador Global A otimização dessas despesas é possível através da atuação em duas variáveis. GASTO Redução 2 1

10. Metas: Definição Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa): Cluster A Cluster B Secretarias Sub-Prefeituras Minutos / Servidor Meta: reduzir o valor dos indicadores das áreas até o valor proposto pela régua. Meta: manter o valor dos indicadores das áreas que estão abaixo da régua.

11. Análise do Processo CAUSAS Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA RECURSOS PESSOAS EQUIPAMENTOS AMBIENTE PROCESSOS INFORMAÇÕES

12. Plano de Ação Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos CAUSAS PRIORITÁRIAS

13. Sistemas de Apoio Here comes your footer  Page

14. Processo de Trabalho Fluxo de Acompanhamento INÍCIO Matrizes de Resultados Reunião Prefeito Mensal Trimestral Reunião Liderança Análise Gestores Análise Gestores Famílias

15. Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações Energia Elétrica de Média Tensão Ganho Anual R$ 3,26 milhões IPC/FIPE R$ 2,75 mi (2005)

16. Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações Demanda de Ultrapassagem (Tarifa 3x maior) Ganho Anual R$ 2,57 milhões Nova Demanda de Ultrapassagem Energia Elétrica de Média Tensão IPC/FIPE R$ 2,17 mi (2005)

17. Exemplos Práticos – Novas Licitações ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO) CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8,1 milhões ATUAL ANTERIOR SECRETARIA MUNICIPAL DA SAÚDE Compra de Medicamentos Ganho Anual R$ 876 mil/ano PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO (META)

18. Exemplos Práticos – Novas Licitações Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular Redução 83% Redução 59% R$/min R$/min Ganho Anual R$ 16,7 milhões IPC/FIPE R$ 14 mi (2005) Telefonia Fixa

19. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Educação Recurso direto nas escolas; Autonomia de gasto; Agilidade na execução . Educação Infantil: Centro de Educação Infantil – CEI = R$ 4.500 ; Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI = R$ 6.000 ; Ensino Fundamental e Médio – EMEF/EMEFM = R$ 8.500 ; Educação Especial – EMEE = R$ 8.500 ; Centro Educacional Unificado – CEU = R$ 19.000 . $

20. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Investimento R$7,6 mi; Modernização; Treinamentos. Gestão do consumo; Mudança de postura; Bonificação. Investimento R$ 14 mi. Reforma de 500 escolas e revisão e modernização; Treinamento de 2000 pessoas sabesp Ganho Anual R$ 3,5 milhões Ganho Anual R$ 15,7 milhões

21. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…

22. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação Reavaliação dos pacientes: alta do serviço (672 pacientes, 30%); Ampliação do atendimento a novos pacientes . Acompanhamento sistemático dos pacientes. Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES 1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO 3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE R$ / PACIENTE MÊS R$ 343 R$ 264 2007 2008 R$ 612 2004

23. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação Padronização Serviços Terceirizados

24. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade

25. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Fonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007 Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões e córregos. Oportunidade R$ 415 mil Melhor

26. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do piscinão: Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão; Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão; Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade; Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados. Benefícios resultantes da ação: Contratação Atual Horas de Trabalho R$/hora Contratação Proposta Produtividade R$/tonelada

27. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Zeladoria e Manutenção da Cidade

28. Exemplos Práticos – Atividades de Gestão Saúde

29. Gestão de Contratos Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura; Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura; Disseminação dos padrões por todas as Unidades; Acompanhamento da utilização dos padrões. REDESENHO DO PROCESSO Concepção do Objeto Preparação do Edital/Contrato Solicitação Contrato e Gestão O que Como Compra Condição da Compra Compra

30. Gestão de Contratos Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura. Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas para organização do sistema como um todo. Realizar ações em todas as fases da cadeia. Atuar centralmente para agir descentralizadamente. Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório. Travamento na execução orçamentária. Permite a extração de relatórios, que geram preços de referência, compras centrais ou determinações de padrão para compras descentralizadas. Permite o acompanhamento em tempo real.

31. Seminários, Workshop e Apresentações

32. [email_address] www.ruizdematos.com Projeto Modernizando a Administração Pública Frente de Redução de Despesas Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos Executados em 2005 com as famílias de despesas administrativas comuns; Metas revistas em 2007. Fase II – (2008): Base de Dados de gastos executados em 2007 nas famílias de despesas da Secretaria de Educação, Saúde e Subprefeituras. Dados de metas e demais valores de referência do Sistema de Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura. Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até março de 2009) apenas para demonstração. ruizdematos.com/projetos Obrigado. Rodrigo Mauro Ruiz de Matos Gerente de Consultoria

33. Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB (*) Real 1°sem/08 + Previsão Otimista 2º sem/08. Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus – Bacen; PIB Real - IBGE