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ESTUDO DO PLANEJAMENTO E
OPERAÇÃO ADMIN. /FINANCEIRA
EM ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA
Objetivo do
Estudo:
Estudar as ferramentas atuais de gestão
que estão sendo utilizadas pelos grandes
escritórios no Brasil e que é sugerido pelas
consultorias de gestão especializadas
nessa área, além de consultar empresas
de sistemas e sites especializados.
Metodologia:
Varredura em sites especializados na área,
aliado à experiência do consultor Paulo D’Ávila
de alguns anos trabalhando com escritórios de
advocacia, além de mais de 12 anos com
experiências em áreas administrativas dos
mais diversos setores de negócios no Brasil.
Por que devo investir na
Gestão do meu escritório?
Se você quer atender mais clientes, com menor esforço de sua
equipe e com uma agilidade que irá encantar seu cliente, você
precisará planejar.
Passos para um escritório com Gestão
Estratégica:
1. Segmentar ou não?
2. Tenho Líderes?
3. Por que Utilizar Timesheet?
4. Estudar o uso de Software
Integrado
5. Entender a Eficiência Operacional
6. Por que e quando usar
Correspondentes
7. Introduzir Gestão Estratégica
• Gestão Financeira:
• Acuracidade nos Custos
• Precificar os Serviços
• Separar PF de PJ
• Ter um fundo de reserva
• Separar Custos x Despesas
✓ Segmentar ou não?
• É importante ter na ponta da língua as respostas para as seguintes
perguntas:
• Quem é meu cliente?
• Como ele me encontra?
• Quais os problemas ele me traz?
• Estou preparado para ajuda-lo?
• A estratégia do escritório começa nas respostas à essas perguntas
✓ Tenho Líderes?
• Para todo o projeto e ou trabalho árduo, que envolva equipes, haverá a
necessidade de um líder, que as oriente, dê suporte, para que consigam
desenvolver àquilo para que foram contratadas, da melhor forma possível.
• Se a resposta à pergunta acima for um seguro “Sim”, seu escritório está no
rumo certo da alta produtividade no cuidado dos processos e alta
qualidade no atendimento à seus clientes.
• Se a resposta for “Não”, sugere-se procurar profissionais especializados em
pessoas e liderança para identificar as funções que requerem lideranças e
para preparar as pessoas que estão ocupando ou irão ocupar essas
cadeiras.
✓ Por que
utilizar
Timesheet?Fonte: aurum.com.br
Existem diversos motivos, tanto para os clientes
que contratam os serviços do escritório, como
para os advogados e também para o próprio
escritório. Todos agregam diferentes facilidades
e confiança tanto para quem contrata quanto
para os contratados.
✓ Por que utilizar Timesheet?Fonte: aurum.com.br
• Para o cliente
• Levando-se em conta que muitos clientes são leigos quando contratam serviços
de um escritório de advocacia, o uso do timesheet agrega transparência ao
processo e possibilita apresentar qual o trabalho está sendo executado pelo
escritório.
• Por exemplo: foi cobrado do cliente cerca de dez horas por uma determinada
atividade do advogado em relação ao seu processo. Através do relatório de
timesheet, é possível detalhar todo o tempo gasto e com quais ações, o que traz
visibilidade daquilo que foi contratado.
✓ Por que utilizar Timesheet?Fonte: aurum.com.br
• Para o escritório
• As horas dos advogados são uma das matérias-prima do escritório. Dentro
desse contexto, o timesheet entra como fator crucial para que o escritório possa
saber como estes recursos são alocados. É uma forma de avaliar onde as horas
dos advogados estão sendo aplicadas e atua como forma de embasamento
para que decisões sejam tomadas.
• Do total de estoque de horas do escritório, quanto mais próximo o percentual de
horas trabalhadas para o cliente, mais eficiente é o escritório. Horas gastas com
atividades internas ou que não possam ser faturadas diminuem a eficiência e
rentabilidade do escritório.
✓ Por que utilizar Timesheet?Fonte: aurum.com.br
• Para o advogado
• Para advogados também é importante contar com o timesheet, afinal todo
profissional almeja o reconhecimento por seu trabalho e dedicação. Através dos
relatórios, é possível demonstrar a produtividade do advogado. Caso ele seja um
colaborador que está agregando uma quantidade significativa de lucro, por
exemplo, os relatórios evidenciarão para a gestão.
Contar com um modelo como o
timesheet traz controle para o
advogado, para o escritório e para o
cliente, permitindo que todos os
envolvidos consigam atingir melhores
resultados.
✓ Estudar o uso de Software Integrado
• Existem inúmeros softwares no mercado, com qualidade para que se tenha
toda a rotina de um escritório de advocacia sendo lançada em sistemas
como esses;
• Sistemas integrados que contemplam a rotina de processos judiciais e a
operação do dia a dia executada pelos advogados;
• Sistemas que aproveitem os lançamentos da área advocatícia para o
financeiro;
• A idéia é prevenir os “re-lançamentos” de informações, evitando o
retrabalho;
• Além da operação sendo otimizada, é necessário também avaliar quais os
relatórios esses softwares oferecem, pois é pelos relatórios que a gestão
pode começar tomar decisões em qualquer área;
✓ Entender a Eficiência Operacional
• Tendo um software integrado e atualizado com um Timesheet sendo
alimentado pelas equipes, começa-se a ver os números dos andamentos
de processos do escritório. Pode-se analisar qual é a agilidade das equipes
em dar encaminhamento às pendências que estão sob seus cuidados.
✓ Por que e quando usar Correspondentes
• O principal ganho da escolha de uso de correspondentes é a diminuição de
custos na logística do andamento dos processos.
✓ Introduzir Gestão Estratégica
• Qual o propósito do escritório de advocacia?
• Onde queremos chegar?
• Onde estamos?
• Como a comunidade em torno, nos vê?
• Qual a nossa segurança financeira para adversidades?
• Nossa operação é rentável? Em quanto?
• Onde podemos otimizar nossos custos?
• Onde podemos otimizar nossos rendimentos?
✓ Introduzir Gestão Estratégica – Gestão
Financeira
• Acuracidade nos Custos
• Otimizar custos. Encontrar oportunidade de redução desses custos
• Precificar os Serviços
• Meus honorários estão de acordo com meus custos. Os honorários estão de acordo com os
praticados no mercado?
• Separar PF de PJ
• Separar gastos pessoais dos gastos do escritório ajudará a se ter uma visão melhor da
performance financeira do escritório.
• Ter um fundo de reserva
• Separar um valor mensal como reserva, pode garantir a sobrevivência do escritório em épocas
de escassez no mercado
• Separar Custos x Despesas
• Custos vão dizer como anda a operação principal do escritório
• Despesas vão dizer como anda a Staff e a Estrutura do escritório para atender seus clientes.
Conclusão:
• Escritórios de Advocacia com foco em crescimento, devem passar a
avaliação de sua operação por esses filtros citados no estudo.
• Essa análise irá demonstrar o status do escritório na sua performance
interna, perante seus clientes e concorrentes
• Naquilo que forem encontradas deficiência, pode-se focar e buscar
melhorias
“Não são os mais fortes
nem os mais inteligentes
que sobrevivem, mas os
que se adaptam melhor às
mudanças”.
:Charles Robert Darwin:
Se o seu escritório precisar de qualquer ajuda nas
áreas em vermelho, a INÉDIT poderá ajuda-lo:
1. Segmentar ou não?
2. Tenho Líderes?
3. Por que Utilizar Timesheet?
4. Estudar o uso de Software
Integrado
5. Entender a Eficiência Operacional
6. Por que e quando usar
Correspondentes
7. Introduzir Gestão Estratégica
• Gestão Financeira:
• Acuracidade nos Custos
• Precificar os Serviços
• Separar PF de PJ
• Ter um fundo de reserva
• Separar Custos x Despesas
Fontes do estudo:
• http://www.arquivodireito.com.br/organizacao-financeira/
• http://www.projuris.com.br/7-passos-para-apurar-a-rentabilidade-do-seu-escritorio-de-
advocacia-e-fazer-uma-gestao-eficiente-do-seu-lucro/
• http://blog.juriscorrespondente.com.br/2016/06/09/5-maneiras-de-melhorar-saude-
financeira-de-um-escritorio-de-advocacia/
• http://exame.abril.com.br/negocios/dino/dicas-para-melhorar-o-financeiro-do-
escritorio-de-advocacia-dino89094523131/
• http://tecno2.com.br/tecnojurismovel/
• https://www.treasy.com.br/blog/custos-x-despesas-saiba-a-diferenca
• https://www.estrategianaadvocacia.com.br/artigos2.asp?id=606#.WOeki9IrLIU
• https://pt.slideshare.net/MAPGoncalves/gesto-profissional-nos-escritrios-de-advocacia

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Planejamento em Escritórios de Advocacia - Estudo INÉDIT

  • 1. ESTUDO DO PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO ADMIN. /FINANCEIRA EM ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA
  • 2. Objetivo do Estudo: Estudar as ferramentas atuais de gestão que estão sendo utilizadas pelos grandes escritórios no Brasil e que é sugerido pelas consultorias de gestão especializadas nessa área, além de consultar empresas de sistemas e sites especializados.
  • 3. Metodologia: Varredura em sites especializados na área, aliado à experiência do consultor Paulo D’Ávila de alguns anos trabalhando com escritórios de advocacia, além de mais de 12 anos com experiências em áreas administrativas dos mais diversos setores de negócios no Brasil.
  • 4. Por que devo investir na Gestão do meu escritório? Se você quer atender mais clientes, com menor esforço de sua equipe e com uma agilidade que irá encantar seu cliente, você precisará planejar.
  • 5. Passos para um escritório com Gestão Estratégica: 1. Segmentar ou não? 2. Tenho Líderes? 3. Por que Utilizar Timesheet? 4. Estudar o uso de Software Integrado 5. Entender a Eficiência Operacional 6. Por que e quando usar Correspondentes 7. Introduzir Gestão Estratégica • Gestão Financeira: • Acuracidade nos Custos • Precificar os Serviços • Separar PF de PJ • Ter um fundo de reserva • Separar Custos x Despesas
  • 6. ✓ Segmentar ou não? • É importante ter na ponta da língua as respostas para as seguintes perguntas: • Quem é meu cliente? • Como ele me encontra? • Quais os problemas ele me traz? • Estou preparado para ajuda-lo? • A estratégia do escritório começa nas respostas à essas perguntas
  • 7. ✓ Tenho Líderes? • Para todo o projeto e ou trabalho árduo, que envolva equipes, haverá a necessidade de um líder, que as oriente, dê suporte, para que consigam desenvolver àquilo para que foram contratadas, da melhor forma possível. • Se a resposta à pergunta acima for um seguro “Sim”, seu escritório está no rumo certo da alta produtividade no cuidado dos processos e alta qualidade no atendimento à seus clientes. • Se a resposta for “Não”, sugere-se procurar profissionais especializados em pessoas e liderança para identificar as funções que requerem lideranças e para preparar as pessoas que estão ocupando ou irão ocupar essas cadeiras.
  • 8. ✓ Por que utilizar Timesheet?Fonte: aurum.com.br Existem diversos motivos, tanto para os clientes que contratam os serviços do escritório, como para os advogados e também para o próprio escritório. Todos agregam diferentes facilidades e confiança tanto para quem contrata quanto para os contratados.
  • 9. ✓ Por que utilizar Timesheet?Fonte: aurum.com.br • Para o cliente • Levando-se em conta que muitos clientes são leigos quando contratam serviços de um escritório de advocacia, o uso do timesheet agrega transparência ao processo e possibilita apresentar qual o trabalho está sendo executado pelo escritório. • Por exemplo: foi cobrado do cliente cerca de dez horas por uma determinada atividade do advogado em relação ao seu processo. Através do relatório de timesheet, é possível detalhar todo o tempo gasto e com quais ações, o que traz visibilidade daquilo que foi contratado.
  • 10. ✓ Por que utilizar Timesheet?Fonte: aurum.com.br • Para o escritório • As horas dos advogados são uma das matérias-prima do escritório. Dentro desse contexto, o timesheet entra como fator crucial para que o escritório possa saber como estes recursos são alocados. É uma forma de avaliar onde as horas dos advogados estão sendo aplicadas e atua como forma de embasamento para que decisões sejam tomadas. • Do total de estoque de horas do escritório, quanto mais próximo o percentual de horas trabalhadas para o cliente, mais eficiente é o escritório. Horas gastas com atividades internas ou que não possam ser faturadas diminuem a eficiência e rentabilidade do escritório.
  • 11. ✓ Por que utilizar Timesheet?Fonte: aurum.com.br • Para o advogado • Para advogados também é importante contar com o timesheet, afinal todo profissional almeja o reconhecimento por seu trabalho e dedicação. Através dos relatórios, é possível demonstrar a produtividade do advogado. Caso ele seja um colaborador que está agregando uma quantidade significativa de lucro, por exemplo, os relatórios evidenciarão para a gestão.
  • 12. Contar com um modelo como o timesheet traz controle para o advogado, para o escritório e para o cliente, permitindo que todos os envolvidos consigam atingir melhores resultados.
  • 13. ✓ Estudar o uso de Software Integrado • Existem inúmeros softwares no mercado, com qualidade para que se tenha toda a rotina de um escritório de advocacia sendo lançada em sistemas como esses; • Sistemas integrados que contemplam a rotina de processos judiciais e a operação do dia a dia executada pelos advogados; • Sistemas que aproveitem os lançamentos da área advocatícia para o financeiro; • A idéia é prevenir os “re-lançamentos” de informações, evitando o retrabalho; • Além da operação sendo otimizada, é necessário também avaliar quais os relatórios esses softwares oferecem, pois é pelos relatórios que a gestão pode começar tomar decisões em qualquer área;
  • 14. ✓ Entender a Eficiência Operacional • Tendo um software integrado e atualizado com um Timesheet sendo alimentado pelas equipes, começa-se a ver os números dos andamentos de processos do escritório. Pode-se analisar qual é a agilidade das equipes em dar encaminhamento às pendências que estão sob seus cuidados.
  • 15. ✓ Por que e quando usar Correspondentes • O principal ganho da escolha de uso de correspondentes é a diminuição de custos na logística do andamento dos processos.
  • 16. ✓ Introduzir Gestão Estratégica • Qual o propósito do escritório de advocacia? • Onde queremos chegar? • Onde estamos? • Como a comunidade em torno, nos vê? • Qual a nossa segurança financeira para adversidades? • Nossa operação é rentável? Em quanto? • Onde podemos otimizar nossos custos? • Onde podemos otimizar nossos rendimentos?
  • 17. ✓ Introduzir Gestão Estratégica – Gestão Financeira • Acuracidade nos Custos • Otimizar custos. Encontrar oportunidade de redução desses custos • Precificar os Serviços • Meus honorários estão de acordo com meus custos. Os honorários estão de acordo com os praticados no mercado? • Separar PF de PJ • Separar gastos pessoais dos gastos do escritório ajudará a se ter uma visão melhor da performance financeira do escritório. • Ter um fundo de reserva • Separar um valor mensal como reserva, pode garantir a sobrevivência do escritório em épocas de escassez no mercado • Separar Custos x Despesas • Custos vão dizer como anda a operação principal do escritório • Despesas vão dizer como anda a Staff e a Estrutura do escritório para atender seus clientes.
  • 18. Conclusão: • Escritórios de Advocacia com foco em crescimento, devem passar a avaliação de sua operação por esses filtros citados no estudo. • Essa análise irá demonstrar o status do escritório na sua performance interna, perante seus clientes e concorrentes • Naquilo que forem encontradas deficiência, pode-se focar e buscar melhorias
  • 19. “Não são os mais fortes nem os mais inteligentes que sobrevivem, mas os que se adaptam melhor às mudanças”. :Charles Robert Darwin:
  • 20. Se o seu escritório precisar de qualquer ajuda nas áreas em vermelho, a INÉDIT poderá ajuda-lo: 1. Segmentar ou não? 2. Tenho Líderes? 3. Por que Utilizar Timesheet? 4. Estudar o uso de Software Integrado 5. Entender a Eficiência Operacional 6. Por que e quando usar Correspondentes 7. Introduzir Gestão Estratégica • Gestão Financeira: • Acuracidade nos Custos • Precificar os Serviços • Separar PF de PJ • Ter um fundo de reserva • Separar Custos x Despesas
  • 21. Fontes do estudo: • http://www.arquivodireito.com.br/organizacao-financeira/ • http://www.projuris.com.br/7-passos-para-apurar-a-rentabilidade-do-seu-escritorio-de- advocacia-e-fazer-uma-gestao-eficiente-do-seu-lucro/ • http://blog.juriscorrespondente.com.br/2016/06/09/5-maneiras-de-melhorar-saude- financeira-de-um-escritorio-de-advocacia/ • http://exame.abril.com.br/negocios/dino/dicas-para-melhorar-o-financeiro-do- escritorio-de-advocacia-dino89094523131/ • http://tecno2.com.br/tecnojurismovel/ • https://www.treasy.com.br/blog/custos-x-despesas-saiba-a-diferenca • https://www.estrategianaadvocacia.com.br/artigos2.asp?id=606#.WOeki9IrLIU • https://pt.slideshare.net/MAPGoncalves/gesto-profissional-nos-escritrios-de-advocacia