O documento discute os aspectos fundamentais para a operação de um escritório de advocacia competitivo no mercado globalizado, incluindo a separação das funções administrativas e de gestão, a importância do uso de sistemas de processos e gestão, e ter uma visão empreendedora do negócio.

2. Trabalhando com
Sistemas Jurídicos de
Processos e Gestão de
Escritórios
Saiba no que investir e do
que realmente seu
escritório precisa.

3. Objetivos
da
Apresentação
Enumerar os principais aspectos
envolvidos no tema de nossa
apresentação, de forma pragmática, e
sintetizá-los de acordo com nossa
experiência.
O próximo slide apresenta um
fluxograma simplificado das principais
informações de um escritório.

5. Diagnóstico

6. PREMISSAS
• Ambiente de negócios cada vez mais
COMPETITIVO
• Escritório EXIGE uma gestão
empresarial
• As finanças do escritório TEM que ser
separada das pessoais

7. Aspectos básicos para operação de um
escritório apto a competir no mercado
brasileiro globalizado
NEGÓCIO
• Definição do Core Business e Planejamento
Estratégico, Mercadológico e Tático
• Captação e Atendimento de Clientes - Foco e
Serviços

8. Aspectos básicos para operação de um
escritório apto a competir no mercado
brasileiro globalizado
RECURSOS HUMANOS
• Remuneração de Sócios e Conceitos de
Distribuição de Lucros
• Perfil dos Profissionais Jurídicos – Adequação ao
Core Business
• Plano de Carreira – Retenção da Equipe

9. Aspectos básicos para operação de um
escritório apto a competir no mercado
brasileiro globalizado
ADMINISTRAÇÃO
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
– Reter e Exponenciar o Conhecimento
• Softwares e Estágio de Desenvolvimento de TI –
Mobilidade
• Serviços de Apoio (back office)

10. Serviços de Apoio
• Arquivo – Físico e/ou Virtual
• Biblioteca e Pesquisa Eletrônica de Jurisprudência
• Comunicações e Telefonia : Atendimento e
Mobilidade
• Suporte de TI e Serviços de Cópias e Impressão
• CRM (Client Relationship Management)
• Faturamento, Cobrança e Gestão Financeira
• RH e Departamento de Pessoal
• Recepção e Expedição
• Serviços de Secretaria, Copa e Limpeza
• Contabilidade e Apoio Legal (Fiscal e Trabalhista)

11. ERP = Enterprise Resource
Planning
Planejamento de Recurso Corporativo
(Enterprise Resource Planning - ERP) é um
sistema de informação que integra todos os
dados e processos de uma organização em
um único sistema. A integração pode ser
vista sob a perspectiva funcional (sistemas
de finanças, contabilidade, recursos
humanos, fabricação, marketing, vendas,
compras, etc) e sob a perspectiva sistêmica
(sistema de processamento de transações,
sistemas de informações gerenciais,
sistemas de apoio a decisão, etc). (Wikipedia)

12. ERP = Enterprise Resource
Planning
• Permite a obtenção e geração
de dados de gestão
• Garante sua compatibilidade
• Evita desperdícios e replicação
de dados
• Possibilita conciliação e
• Audita eventuais erros

14. Visão do Futuro e
Instrumentos Disponíveis
• Perspectivas Econômicas
• Análise da Concorrência e do Mercado
• Business Plan
• Fluxo de Caixa Projetado

15. Aspectos Fundamentais
• Nada funcionará se não forem respeitados
três aspectos fundamentais de gestão em
escritórios de advocacia:
 A separação das funções e das figuras do
Managing Partner e do Administrador
 O know-how na utilização dos sistemas
jurídicos de processos e de gestão
 Visão do negócio e empreendedorismo

16. A Separação das Funções e das
Figuras do Managing Partner e do
Administrador
• Recentemente em um congresso da ALA
(Association of Legal Administrators) foi
apresentada uma pesquisa em que os 200
escritórios que cresceram acima da média nos EUA
tinham uma estabilidade de gestão entre essas
duas figuras de mais de 10 anos.
• Qualquer escritório, independentemente do
tamanho, deve ser administrado por um gestor
que olhe para fora (Managing Partner) e outro que
olhe para dentro (Administrador).

17. Importância de uma Equipe de
Suporte
• Controles são relativamente fáceis em um
escritório de advocacia (lidamos apenas com
valores monetários)
• Conhecimentos básicos de administração,
contabilidade e finanças

18. Planilha EXCEL
dad
• Consistência dos dados
• Digitação única
• Utilizar partidas dobradas
Software Integrado
Dados podem:
• ser manipulados
• ser corrompidos
• conter erros

19. • Faturas não emitidas
• Despesas não alocadas
• Despesas não auditadas
• Gestão caótica de pessoal
• Gestão fiscal não compatível
Problemas Frequentes

20. DEFICIÊNCIAS
• Falhas no acompanhamento de processos
• Contratação equivocada de correspondentes
• Gastos excessivos com telefonia, transporte,
cópias
• Desvio de verbas
• Passivos ocultos

21. Rentabilidade de Clientes e
Profissionais
Como é possível um escritório ou qualquer negócio
que venda serviços não acompanhar o tempo
dispendido na execução dos trabalhos?
ALOCAÇÃO DE TEMPO (TIME SHEET)
Este é o ponto fundamental! É a chave do sucesso
e o cerne do BI (Business Intelligence)

22. Quais são os segredos ?
Vigilância
• Auditoria permanente – dos cadastros,
sejam os do sistema de gestão, sejam os do
acompanhamento dos processos
• Verificação randômica de todos os
documentos
 Documentos do DP
 Contratos de serviço
 Contas bancárias
 Contabilidade balancetes e “razões“
• Conciliação bancária diária

23. Monitoramento
• Sistema de arquivamento definido para evitar
que as peças e e-mails sejam arquivados
particularmente e sem back up
• Sistema de GED para evitar que o
conhecimento seja perdido e/ou evadido
• Monitoramento de acesso a sites e blogs que
não sejam para fins profissionais
• Definição de normas para evitar que o uso do
endereço do profissional seja utilizado para
fins particulares. A instituição deve ter acesso
e pode tomar conhecimento dos conteúdos

24. Monitoramento (continuação)
• Gerenciamento do lançamento de tempos de
cada profissional, revisão dos mesmos
independentemente se os serviços forem
cobrados por hora
• Definição dos acessos às informações
gerenciais de acordo com o nível de cada
profissional
• Definição de senhas “fortes” e exigência de
sua troca periódica
• Sistemas de back up externos e internos de
forma a evitar perda de dados ou interrupção
da operação do escritório

25. Passos para Instalar um Escritório
• Definição das necessidades de espaço para sua
operação física e localização
• Seleção e definição de softwares de operação
• Definição da forma de operação dos softwares
• Definição do hardware – próprio ou “na nuvem”
• Seleção de equipamentos e mobilidade –
telefonia
• Implantação dos softwares
• Definição do perfil e seleção da equipe de
operação

26. Passos para Instalar um Escritório
(continuação)
• Definição das normas internas de
funcionamento – manual
• Seleção de todos os prestadores de serviço
• Identidade visual, papelaria, material
promocional
• Instalação de site e domínio e definição da
necessidade de assessoria de imprensa
• Coaching dos sócios e equipe

27. “Advogado bom todo escritório tem.
A diferença é uma administração
estruturada, organizada e
eficiente.”
Frase atribuída ao Dr. José Pinheiro Neto