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Manual Programa 5’S
Gerencia de Apoio Logístico
Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa
Secretaria Municipal de Finanças
GEAL
Manual do Programa 5’S
Baseado na experiência da GEAL- Gerência
de Apoio Logístico da PBH.
Belo Horizonte Maio 2009
Em busca de qualidade de vida para o servidor!

GEAL
SUMÁRIO
• Organograma.................................................... 4
• Apresentação ................................................... 5
• O que é 5’S ......................................................13
• O que significa cada senso .............................16
• Benefícios esperados.......................................21
• Fatores críticos de sucesso .............................25
• Passos para a Implantação..............................28
• Os 10 mandamentos do 5’S ............................52
• Referências bibliográficas ...............................54

GEAL
Secretaria Municipal de
Finanças
Secretaria Municipal
Adjunta de Gestão
Administrativa
Gerência de Apoio Logístico - GEAL

GEAL
Apresentação
É com prazer que divulgamos este manual,
sistematizando a experiência da GEAL com o Programa
5S e possibilitando a troca de experiência com outras
pessoas e instituições. Nessa gerência, o programa tem
produzido resultados importantes, tais como: melhoria
contínua do ambiente do trabalho, maior integração da
equipe, servidores mais motivados, além de vários
aperfeiçoamentos implantados na rotina de trabalho.

GEAL
Apresentação
De fato, à época de sua introdução na GEAL, já se
esperava que esses resultados ocorreriam, já que são
vastos os relatos nesse sentido de outras instituições
que o implantaram. Mas uma coisa é a mera expectativa
de resultados e outra é a satisfação por tê-los
alcançados, especialmente quando se mantém ainda
um forte desejo de continuar pela mesma trilha.

GEAL
Apresentação
Tal êxito obtido demonstra que foi acertada a
decisão de implantá-lo paralelamente ao início da
implantação do programa Gespública, uma ferramenta
de gestão do Governo Federal que orienta e facilita o
aprendizado organizacional para alcance de melhores
resultados, a partir da comparação periódica de nossas
práticas gerenciais com um padrão de excelência
reconhecido.

GEAL
Apresentação
Naquela época, tínhamos a expectativa de que o
Gespública, até mesmo sozinho, poderia trazer
resultados ainda mais expressivos do que os relatados
anteriormente, mas ainda estávamos muitos receosos
quanto ao tempo que seria necessário para que esse
programa envolvesse a força de trabalho.

GEAL
Apresentação
Afinal, o Gespública parecia preconizar/requerer
muito mais a participação da alta liderança e dos gestores
do que dos servidores em seu processo de implantação,
divergindo de nossa ansiedade por envolvê-los.
Portanto, na GEAL, o 5’S , enganosamente, serviria
apenas como o primeiro passo para a excelência, enquanto
os resultados do Gespública não viessem.

GEAL
Apresentação
Mas o 5’S mostrou que tem uma dinâmica própria
e vitoriosa, deixando de assumir papel secundário em
nossa política de qualidade e se nivelando em
importância com o programa Gespública dentro da GEAL.
Foi por isso que resolvemos sistematizar nossa
metodologia nesse manual e reinvestir esforços para dar
a esse programa uma cara condizente com os resultados
que ele nos trouxe.

GEAL
Apresentação
Vale ressaltar aqui que o engajamento das
lideranças e a promoção de uma gestão participativa são
fatores fundamentais para o êxito do programa, pois os
servidores precisam notar que suas sugestões estão sendo
criteriosamente avaliadas e que existe espaço para críticas
e discussões construtivas sobre o ambiente de trabalho. E
não se pode esquecer ainda que mudanças requerem
quebras de paradigmas e alterações de hábitos e atitudes
das pessoas. Isso é um processo gradativo, disciplinar e
educacional.

GEAL
Apresentação
Acreditamos que esse material sirva também para
orientar a implantação desse programa em outros
órgãos/instituições. A metodologia é simples e de fácil
entendimento. Trata dos conceitos básicos do programa,
dos fatores críticos para o sucesso, dos benefícios
esperados com a implantação, além de propor uma
sistemática de acompanhamento periódico do programa,
baseada na experiência da GEAL.
Esperamos que este manual lhe seja útil.
Equipe de Qualidade GEAL

GEAL
O que é 5’S?
O 5s é um Programa de Qualidade que trata da arrumação, da
ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina do trabalho e do
trabalhador, buscando promover uma melhoria na organização
através de consciência e responsabilidade de todos, tornando o
ambiente de trabalho mais agradável, seguro e produtivo.
Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das
pessoas e os ambientes, gerando melhor qualidade de vida aos
trabalhadores, redução de custos e de desperdícios, e aumento da
produtividade.

GEAL
O que é 5’S?
Surgiu no Japão na década de 1950 e foi aplicado após a 2ª
Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o país quando este
vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do Programa 5s
foi um dos grandes fatores da recuperação das empresas
japonesas e da implantação da Qualidade Total no país. Hoje o 5s é
adotado em um vasto número de empresas e organizações como
parte de seus programas de qualidade e gestão.

GEAL
O que é 5’S?
O NOME 5S PROVÉM DE CINCO PALAVRAS DO
IDIOMAS JAPONÊS, INICIADAS COM A LETRA ‘‘S’’:
 SEIRI: Senso de utilização;
 SEITON: Senso de organização;
 SEISO: Senso de limpeza;
 SIKETSU: Senso de saúde;
 SHITSUKE: Senso de autodisciplina.

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UTILIZAÇÃO: Separar o necessário do desnecessário. Ao separar
aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é
supérfluo, ou desnecessário, conseguimos melhorar a arrumação e
dar lugar ao novo. O que for desnecessário deve ser descartado ou
disponibilizado para alguém que esteja precisado.
O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?
Lema: Separar o que utilizamos e descartar
o que não usamos

GEAL
ORGANIZAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.
Agora que o desnecessário foi descartado, deve-se arrumar o que é
importante. Significa deixar tudo em ordem. Os materiais devem ter
seu lugar específico. Os usados a todo momento devem ficar mais
próximos dos que são usados esporadicamente para que seja
possível encontrá-los facilmente sempre que necessário. Assim,
evita-se o desperdício de tempo e energia.
Lema: Sempre deixar tudo em ordem.

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LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa
manter tudo limpo, agora que você já tirou tudo que era desnecessário
e deixou tudo em ordem, é preciso manter a limpeza do ambiente, dos
materiais e dos equipamentos.
Lema: Melhor que limpar é não sujar.

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SAÚDE: tornar saudável o ambiente de trabalho. Significa zelar pela
saúde e higiene. Não adianta mantermos o local de trabalho limpo se não
cuidarmos de nossa higiene pessoal. A saúde também é observada pelo
bem estar e bom relacionamento entre os funcionários e colaboradores.
Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se também a
qualidade do trabalho.
Lema: Ambiente saudável,
trabalhador saudável.

GEAL
AUTODISCIPLINA: fazer do 5’S um hábito, torná-lo um modo
de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina
as normas estabelecidas. É um estágio avançado no qual o
comprometimento das pessoas é de fundamental importância. Com
autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fácil, e o 5’S, em
si, mais eficiente e otimizado.
Lema: A manutenção do Programa 5s
depende do compromisso de cada um.

GEAL
Benefícios Esperados
Quando foi idealizado, na década de 50, o Programa 5’S
esperava apenas tratar da arrumação e padronização física do
ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL conseguimos ver que ele
não para por ai, e que suas contribuições podem ser enormes. O
5’S é uma ferramenta de gestão, muito mais ampla do que pode
parecer. Vários foram os benefícios identificados com a sua
utilização. Focando a redução dos desperdícios, de tempo, espaço
e energia, o programa também impulsiona a participação efetiva de
todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propício a
criatividade, inovações e críticas. O local de trabalho se transforma
num local de aprendizado constante e de reestruturação de práticas
e procedimentos.

GEAL
Ele possibilita o gerenciamento, monitoramento, aprendizado e
a atuação em todos os tipos de problema encontrado. Os gargalos
e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de
avaliação periódica para incitar e incentivar a busca da solução.
Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de
melhores práticas e ações. Por seguir uma rotina de avaliações
regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evoluções e
não evoluções dos problemas detectados.

GEAL
Podemos destacar aqui na GEAL algumas práticas
e procedimentos que experimentaram evoluções
marcantes:
– Eliminação do desperdício;
– Organização do espaço;
– Racionalização do tempo;
– Redução do stress nas pessoas;
– Padronização de processos;

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– Melhoria da qualidade no trabalho;
– Melhoria das relações humanas;
– Incremento da eficiência;
– Incentivo à inovação;
– Autodisciplina.

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Fatores críticos de sucesso
Alguns fatores devem ser observados e analisados
friamente antes do início da implementação do
programa. Fatores esses que são de vital importância
para o funcionamento perfeito do Programa 5’S, nos
seus desdobramentos, necessidades, anseios e
objetivos.

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– Engajamento das lideranças no programa;
A alta liderança deve comprar a idéia base do 5’S, pois eles
serão os incentivadores e mediadores do projeto. É neles
que os servidores devem se espelhar e buscar auxilio e
motivação.
– Existência de gestão participativa;
É de extrema importância a participação da força de trabalho
nos processos decisórios e procedimentos gerais. Só
quando o colaborador se sente útil e participando ativamente
das decisões que ele se compromete com a mudança e
melhoria dos procedimentos.

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– Estratégias de mobilização da equipe;
A mobilização e motivação da equipe é fundamental para o
sucesso da implementação do programa. Ele depende
igualmente de todos os funcionários, sem exceção. Essa
motivação tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa.
– Revisões periódicas do programa;
Praticando revisões e aprimoramentos periódicos no programa
objetivando o aumento do nível de exigência, se consegue
maior apoio da equipe, pois essa vê que seu esforço está
valendo a pena com resultados práticos e plausíveis.

GEAL
Passos para a Implantação
Seguindo a metodologia de fácil entendimento, um
passo a passo de implantação do Programa 5’S foi
criado, mantendo a ordem das etapas experimentadas
na GEAL. Esse passo a passo tem o objetivo de auxiliar
a implementação do 5’S em sua empresa/organização.

GEAL
1. Criação da comissão de implantação - esta equipe
será responsável pela elaboração da metodologia de
implantação do programa na organização e deverá se
reunir periodicamente. Esta comissão tem como
função:
1.1 Elaborar a metodologia de implantação do programa;
1.2 Mapear a área onde será implantado o programa ( será implantado
em toda organização, em parte da organização ou em setores
específicos);
1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5
sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito
através de literatura específica, visitas a outras instituições que já
implantaram o programa 5s, cursos, etc.;

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1.4 Determinar a divisão, entre a comissão, das seguintes tarefas:
- Redigir as atas das reuniões;
- Recolher e arquivar as avaliações;
- Apresentar os resultados para os gerentes.

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2. Reunião com Gerentes: definida a metodologia, a
Comissão de Implantação deve se reunir com os
gerentes para explicar a eles o programa, sua forma
de implantação, e focos de melhoria.
2.1 Gerentes devem indicar a nomeação de um funcionário líder
em cada uma das unidades/gerências da
empresa/organização, para facilitar o desenvolvimento do
programa.
2.2 Criação e definição dos participantes, um de cada gerência, da
Comissão de Qualidade 5’S;

GEAL
– Funções do Líder:
Os líderes serão responsáveis por facilitar a implementação do
programa na unidade que fizerem parte, tirando dúvidas dos
funcionários, incentivando a participação efetiva de cada um,
solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo
ajustes, motivando a equipe etc.
É interessante que o líder seja uma pessoa carismática,
comunicativa, proativa, parcial e, sobretudo, que tenha bom
relacionamento com os colegas.

GEAL
É importante lembrar que os líderes serão também os próprios
“Avaliadores 5’S”. Eles serão responsáveis por avaliar as
outras unidades da empresa/organização, uma unidade
diferente a cada mês, tendo como base o “Formulário Padrão
de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s

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3. A Comissão de Qualidade 5’S, será composta pelos
líderes definidos pelos gerentes. Ela tem papel crucial nas
avaliações dos sensos e na validação dessas avaliações.
Será responsável por padronizar os critérios adotados
pelos avaliadores/líderes para o julgamento dos requisitos do
Formulário de Avaliação; fiscalizar, avaliar e então validar as
avaliações realizadas e posteriormente apresentar ao
chefe/gerente geral o que foi discutido e acordado. É
importante lembrar que o gerente poderá levantar novos
pontos a serem discutidos e novos questionamentos, que
serão analisados e podem vir a ser mudados ou revisados.

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Passos para Implantação
3.1 Atribuições da Comissão:
– Ser comprometida com o programa;
– Eleger um líder para ser o coordenador da Comissão;
– Criar uma agenda permanente de reuniões da
Comissão;
– Agir como facilitadora e multiplicadora para o
envolvimento dos trabalhadores no programa;
– Ser responsável pela manutenção do programa na
unidade e na empresa/organização;

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– Ser capacitada para disseminar os conceitos do
programa a todos os trabalhadores;
– Elaborar com a ajuda dos gerentes/chefes o “Formulário
Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa
5s; (colocar link para exemplo do formulário)
– Apresentar os resultados apurados nas avaliações para
a empresa/organização, propondo as ações de melhoria;
– Avaliar como está a manutenção do programa 5s;
– Fiscalizar, educar e validar a avaliação;
– Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa
5s.

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3.2 Cronograma mensal da Comissão de
Qualidade:
• Toda 1ª (primeira) semana do mês:
– A Comissão deve inspecionar as unidades de trabalho
para avaliação da ordem mantida do 5S, utilizando o
“Formulário Padrão de Avaliação”, lembrando que os
líderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodízio
de unidades inspecionadas, a cada mês uma unidade
diferente;

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• Toda 2ª (segunda) semana do mês:
– A Comissão deve se reunir para apuração dos
resultados das avaliações realizadas nas unidades.
Deve-se discutir e equiparar os critérios utilizados em
cada avaliação, e se necessário revisar alguma
pontuação ou item que causou dúvida/questionamento,
para então validar todas as avaliações realizadas.
– Outra tarefa nessa semana é a preparação dos
relatórios/materiais para apresentação ao gerente/chefe
geral na semana seguinte.

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• Toda 3ª (terceira) semana do mês :
– Nessa semana deve ser feita uma reunião com o
chefe/gerente geral da empresa ¹, para apresentação
dos pontos levantados na semana de validação das
avaliações. Nesse momento o gerente tem total
liberdade para levantar novos questionamentos e chegar
a novos entendimentos com os líderes. O objetivo aqui é
evoluir um pouco mais a cada nova reunião, seja na
percepção de novos critérios de avaliação, na melhoria
dos requisitos avaliados etc.

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¹ Na GEAL essa reunião é feita com um Grupo Gestor e
não somente com o gerente geral. Compõem o Grupo
os gerentes de todas as unidades da empresa
juntamente com o gerente geral. Esse Grupo Gestor se
reúne semanalmente para discutir melhorias no
Programa, acompanhamento de resultados, novas
práticas etc.

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Passos para Implantação
• Toda 4ª (quarta) semana do mês :
– Com as avaliações já validadas, é nessa semana que
irão ocorrer as entregas dos “Certificados de Qualidade”.
Eles devem ser colados em local visível em cada uma
das unidades/gerências da empresa/organização.

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4. Divulgação do Programa : é necessário que o programa, seus
benefícios e objetivos, sejam bem divulgados, para criar
expectativa nos funcionários.
4.1 Fixação de cartazes em pontos estratégicos para criar expectativas nos
servidores quanto ao conhecimento e implantação do programa;
4.2 Disseminar a nova cultura de mudança;
4.3 Divulgação da data da reunião de lançamento do programa, que tem objetivo
de informar toda equipe de trabalho sobre o 5’S, seu funcionamento e como
ele será implantado na organização;

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5. Definições e ajustes importantes:
5.1 Definição da área de descarte. Deverá ser definido local para
receber o material descartado e também quem será o
responsável pela transferência do material para esta área;
5.2 Registrar, com fotos, a situação anterior à aplicação do programa,
para posterior comparação e descoberta de melhorias. Isso é
muito importante para servir como detalhamento de resultados,
para o incentivo da equipe, e manutenção de conquistas.

GEAL
6. Aplicação do Formulário de Avaliação aos
servidores/funcionários :
– A idéia é que o próprio Formulário de Avaliação seja preenchido
pelos servidores antes da aplicação de cada senso, e após a
aplicação dele. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e
modificação alcançado por cada senso e pelo Programa 5’S em si.

GEAL
7. Reunião de Lançamento:
7.1 Faz-se a reunião com toda equipe da empresa/organização
apresentando o programa 5s e como será a metodologia utilizada. É
recomendável que seja um evento bem organizado, que fique
guardado na memória da equipe como muito importante, diferente e
especial.
7.2 Ao final da apresentação inicia-se a implantação do 1º e 2º
Sensos, Utilização e Organização. Sugere-se que a implantação
desses Sensos ocorra no período de 15 (quinze) dias.

GEAL
• Implantação Senso a Senso:
– Deve-se adotar a seguinte dinâmica de aplicação: primeiro uma
apresentação do(s) Senso(s) a ser implantado para toda a
equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados
esperados e os caminhos que devem ser seguidos. Depois
ocorre a implantação propriamente dita num período de 15
(quinze) dias.
Veja aqui as Apresentações Senso a Senso GEAL

GEAL
• Cronograma de Implantação:
– Sensos 1 e 2, Utilização e Organização – Devem ser
apresentados e implantados em conjunto, nos primeiros 15 dias.
– Sensos 3 e 4, Limpeza e Saúde – Também devem ser
apresentados e implantados conjuntamente e também em 15
dias.
– Senso 5, Autodisciplina – Apresentado e implantado também
em 15 dias.
Após esses 45 dias ocorrerá a primeira avaliação.

GEAL
8. Avaliação dos 5 Sensos: Tem como base o Formulário
Padronizado, criado pela Comissão de Qualidade, com os itens a
serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada
um dos requisitos, para orientar o avaliador nas características a
serem avaliadas; (colocar o link para o exemplo do formulário)
– Serão dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0
(zero) a 2(dois), quanto aos critérios pedidos e enquadrados nas práticas
5’S.
– A avaliação não tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a
melhoria contínua e preparando o ambiente e as pessoas para os
próximos desafios da melhoria das práticas de trabalho;
– Os avaliadores têm como foco orientar e estimular as pessoas da
unidade, incentivando-as à melhoria contínua;

GEAL
9. Critérios de Pontuação e Certificação:
O critério de pontuação tem variação de 0 a 2 pontos, sendo:
- Pontuação “0” - Não atende ao padrão 5s;
- Pontuação “1” - Atende ao padrão 5s de maneira
insuficiente;
- Pontuação “2” - Atende ao padrão 5s.

GEAL
- Na soma total da pontuação dos requisitos serão certificados as
unidades que atingirem a seguinte pontuação:
Pontuação Certificado
70 a 89 % Bronze
90 a 96 % Prata
97 a 100% Ouro
* Pontuações menores do que 70 % do total possível não
atendem ao padrão 5’S e não recebem nenhum
certificado. ( colocar link de certificado)

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- Cada unidade que atingir a pontuação estabelecida de acordo com
os critérios recebe um certificado de qualidade da auto-disciplina;
- Nos certificados serão indicados os alvos de melhoria identificados,
até que a pontuação chegue a 100%;
- O certificado será afixado em local de fácil visualização na unidade;
- Cada unidade recebe o relatório da fiscalização para
encaminhamentos/soluções dos problemas detectados;

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Os 10 Mandamentos do 5’S
1. Ficarei com o estritamente necessário.
2. Definirei um lugar para cada coisa.
3. Manterei cada coisa no seu lugar.
4. Manterei tudo limpo e em condições de uso.
5. Combaterei as causas de sujeira.
6. Identificarei toda situação de risco.

GEAL
Os 10 Mandamentos do 5’S
7. Trabalharei com segurança.
8. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo completamente.
9. Procurarei formas de melhorar meu trabalho.
10. Honrarei todos os compromissos.

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Referências Bibliográficas
• http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode=
pdf - IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5 S PARA A CONQUISTA DE UM AMBIENTE DE QUALIDADE NA
BIBLIOTECA DO HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO , Maria Alice de França
Rangel Rebello
• http://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/. – Programa IFSC 5S
• http://www.5s.com.br/ - 5s com soluções criativas
• http://www.indg.com.br/5s - INDG

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