O documento discute a importância da comunicação em projetos, definindo-a como a disseminação de informações entre partes interessadas para situá-las sobre o estado atual de uma etapa ou pacote de trabalho. Apresenta os tipos de comunicação (formais e informais), quem deve ser comunicado (operacional, tático, estratégico) e dicas para elaborar comunicações claras, eficazes e seguras. Também lista artefatos comuns de comunicação em projetos como atas de reunião, relatórios técnicos e encaminhamentos de atividades

1. Comunicação em Projetos

2. Objetivo deste Conteúdo
Melhorar Comunicação de Fatores nos Projetos
Desenvolver Conteúdo Objetivo, Claro e Simples das Situações
Disseminar o Entendimento Situacional de um Proposto Conteúdo no Projeto

3. O que é Comunicação em Projetos
São formas de disseminação de informações, hierarquizadas com finalidade de situar
Partes Interessadas de diferentes níveis sobre um estado atual, referenciando uma
Etapa ou Pacote de Trabalho de um Projeto.
Projeto
Etapa
Pacote
Trabalho
Pacote
Trabalho
Etapa
Pacote
Trabalho
Comunicação Estratégica
Comunicação Tática
Comunicação Operacional
Tarefas Tarefas Tarefas

4. Tipos de Comunicação
Formais – Oficiais e Valia Jurídica
• Ata Reunião com Assinaturas
• Relatório Técnico Atividade
• E-mail com Referência em Declaração Escopo
• Encaminhamento Atividades
Informais – Sem Valia Jurídica
• Telefonema
• WhatsApp
• Conversa no Café ou Corredor
• Reunião sem Ata com Assinaturas
Formais – Documentos que de
alguma forma tenha valia
jurídica, que pode ser
comprovado que a ação de
informar algum contexto foi
realmente efetivado.
Informais – Comunicação que
não apresenta valia jurídica e de
difícil prova que a ação de
informar algum contexto foi
realizado.

5. Quem devemos Comunicar
Operacional
Tático
Estratégico Sponsor e Gestor do
Contrato
Equipe de
Projeto
Usuários
Chaves
Lideres
Responsáveis
de Áreas
Comitês
Implantação

6. Elaborando a Comunicação
 CLAREZA: Palavras simples e bem colocadas dentro do contexto
 REGRA: Estruturação da Mensagem com Começo, Meio e Fim
 EFICÁCIA: Reportar, Indagar e Comprometer o Receptor
 SEGURANÇA: Conhecer e saber o que está comunicando é fundamental
 VERACIDADE: Tenha certeza do que você está comunicando é verdade
 CORDIALIDADE: Informar sem agredir, pois sempre é fator de trabalho
 PROVA: Obter meio que o Conteúdo foi informado ao Remetente
O Quê Conter
em um meio de
Comunicação?

7. Na Prática
PARTE COMPONENTES EXEMPLOS DE CONTEXTUALIZAÇÃO
Entrada
 Qual a Mensagem que você quer passar
 Titulo ou Referência que já indica o assunto
 Chame a Atenção do Receptor
 Programação de Treinamento Ambulatório;
 Resumo de Capacitação de Usuários de Atendimento na
Emergência;
 Encaminhamento de Atividades Cadastros Emergência
Tratamento  Forma que você se irá dirigir ao(s) Receptor(es)
 Prezado Sr. Fulano
 Prezado Dr. Ciclano
 Evite termos impessoais ( Você, Colega, Caro Amigo
Outros).
Contexto Inicio
 Em função de algo / Motivo
 Quando aconteceu ou deverá acontecer
 Se der, informe inicialmente os Envolvidos
 Considerando que o Processo de Implantação previsto...
 Iniciando em... / previsto para... / terminado no mês...
 Projeto pela Equipe... / Orientado pelo Consultor...

8. Na Prática
PARTE COMPONENTES EXEMPLOS DE CONTEXTUALIZAÇÃO
Contexto Meio
 Elaboração Efetiva do Conteúdo;
 Deve ser Eficaz para o Receptor entender;
 Não muito Técnico. Nem sabem o que são
determinados fatores do Projeto;
 Esse contexto pode ser dividido em Parágrafos
e/ou Tópicos..
 A Equipe deverá cumprir até tal data, os seguintes
fatores (Aqui se aplica Tópicos a seguir);
 Não foram realizadas as Tarefas encaminhadas no dia
tal, impactando no processo de treinamento do SADT;
 O programador está aguardando a tabela de
Profissionais, conforme layout enviado para realizar a
Migração programada
Contexto Fim
 Finalização da Mensagem;
 Informar possíveis Conclusões, Impactos,
Alcances, Rupturas e Outros;
 Pode haver Questionamentos, Datas e
Próximos Passos;
 Pode haver referência de um Responsável ou
 Sendo assim.../ Diante dos fatores referidos.../ Conclui-
se...
 Entende-se que o Prazo XX é suficiente.../ Conforme
definido, a até o dia XX... / Precisamos saber quem
será... / Precisamos que informe quando.../
 Conforme Orientação do Gerente tal / Foi informado

9. Algumas Dicas
Pense antes de Escrever. Se atente para quem será a Mensagem e lembre-se da expectativa deste Receptor.
Tenha conhecimento de todos os Fatores. Segurança é tudo em Comunicação. Dúvidas, procure alguém da Equipe.
Revise seu Texto. Ignore o que você conhece e se coloque no lugar de não conhece. Entendeu o que você escreveu?
Português correto é primordial. Concordância verbal, falta de Ponto e Frases muito extensas
são os grandes fatores de uma comunicação ineficaz.
Se for por E-mail, verifique sempre se não esqueceu de alguém, anexos e se não há
mensagens encaminhadas com conteúdo interno.
Não transmita sentimento, seja o mais imparcial e racional o possível. O Envolvimento
Emocional e sua transparência em uma comunicação gera descrédito ao emissor da mensagem.
Seja coeso nas informações. Certifique que elas estão bem organizadas em um raciocínio
Limpo e que são fatores verídicos. Tenha garantia dos fatores que serão transmitidos. Não sabe de tudo, se informe!

10. Artefatos de Comunicação em Projetos
Existem Vários artefatos de Comunicação em Projetos. Estes não são todos, mas são os mais importante
para nosso segmento:
 Declaração de Escopo: Orienta toda a Equipe sobre o Escopo e Moldes do Projeto. Vale sempre Consultar!
 Ata Reunião: Oficializa formalmente qualquer conteúdo discutido entre as Partes do Projeto.
 Relatório Técnico de Atividade: Documenta vários fatores de sua Atuação no Projeto. Inquestionável!
 E-Mail: Difícil controlar, mas vale como meio de comunicação. Deve ser estruturado forma de armazenamento.
 Comunicado: Não usamos muito... Devemos usar mais. Este artefato é o Coringa na gestão da Informação!
 Termo de Aceite: Concluiu uma etapa, processo ou tarefa estratégica... Faça Termo de Aceite!
 Encaminhamento de Atividades: Isso evita a famosa frase “O Consultor não me falou que era para fazer”.
 SMS: Opa, ela também é um meio de comunicação. Quanto mais detalhada, melhor será efetivada!

11. Vamos Treinar?
Escolha o melhor artefato no Trello em para realizar a comunicação dos seguintes casos:
1. Foi agendado um treinamento junto ao Gerente de Projeto do Cliente. Esta atividade foi prevista
para 05 usuários chaves registrados na Declaração de Escopo. Contudo, no dia se apresentaram
para o treinamento somente dois usuários chaves. (Dica: Este processo gera retrabalho, impacto de
horas e informe ao seu Gerente de Projetos.)
2. Após um treinamento de um módulo especifico (de sua escolha), você terá que informar um
determinado cadastro de suma importância para o processo. Condicione os usuários e as principais
partes interessadas disto, estabelecendo um prazo acordado com seu Gerente de Projeto.
3. Na data agendada para continuidade do processo de implantação, a tarefa do tópico 02 não foi
executada parcialmente. Você deve comunicar as principais partes interessadas do processo tático.
4. Neste link https://db.tt/LcQkvWwPEG , tem alguns exemplos de comunicação reais do dia a dia.
Melhores estes conteúdos dentro do seu entendimento. Escolha um e vamos lá!

12. benner.com.br
Simples assim.
Obrigado!
Reginaldo Gama Batista
reginaldo.batista@benner.com.br