Robôs para tarefas repetitivas

Brazil 2018
O Impacto das Capacidades Robóticas
Seu negócio está preparado para introduzir e
crescer com uso de robôs nos processos e
aumentar a receita por funcionário?

Tarefas manuais repetitivas
Tarefas manuais
consomem tempo na
execução de ações
que não agregam
valor ao negócio mas
são necessárias para
a execução de algum
trabalho analítico ou
decisório.

Estão sob
constante risco de
erros por falhas de
digitação ou cópia
de informações
equivocadas ou
desatualizadas.

Sobrecarregam a
equipe com
trabalho sem valor
real para a
organização
levando à
subutilização
intelectual e
frustração dos
membros do time.

Existem comumente
nos casos em que
as tecnologias
envolvidas não
permitem uma
solução viável de
integração das
informações.

6
A necessidade dos clientes
Redução de Custo cai com direcionador prioritário

7
A necessidade dos clientes
Trasformação Digital vira prioridade

8
O que é Transformação Digital?
Pico de Receita
por Funcionário
$0.11M
Receita por
Funcionário 2016
$1.9 M
Transformação Digital tem forte correlação com aumento de Receita por Funcionário
17 X
“Transformação Digital é a aplicação de capacidades digitais em
processos, produtos e ativos para melhorar eficiência, incrementar valor
ao cliente, gerenciar risco, e vialibilizar novas formas de monetização”
Negócios Tradicionais Negócios Digitais
Receita por
Funcionário 2017
$1.9 M
Receita por
Funcionário 2017
$1.6 M
Receita por
Funcionário
< 0.1M
Receita por
Funcionário
< 0.1M

9
Digital Labor
Evolução do Foco em 2018
PROCESSOS
DIGITAIS
“A Transformação Digital é viabilizada através de Digital Labor
(trabalhador digital) para direcionar redução de custos e aumentar receita
por funcionário enquanto melhoramos eficiência operacional”
EQUIPES
DIGITAIS
DECISÕES
AUTOMATIZADAS
CONTEÚDO
DIGITAL
INTELIGÊNCIA
OPERACIONAL
MACHINE
LEARNING

10
Nossa missão é extender
pessoas com trabalho digital
para habilitar negócios a
escalarem
Lado Direito
Cognitivo
Esquerdo
Lógico / Regras
Olhos
Captura de Dados
Sistema Nervoso Central
Coordenação & Orquestração
Mãos
Robôs repetição
Viabilizando Trabalhador Digital
Tarefas
Conteúdo
Fluxo de
Negócio
Captura
Decisões

Trabalhadores Digitais: Como funciona
O robô desenvolvido na tecnologia
pode ser “treinado” para realizar uma
sequência de passos e ações nos
sistemas como se fosse um usuário.

Após o treinamento, o robô pode ser
agendado para executar os passos
como se fosse uma pessoa operando
o sistema, mas até 5x mais rápido que
uma pessoa normal, com menos erros
e com total rastreabilidade da ações.

§ Acessar sites na internet
§ Acessar aplicações na nuvem e
realizar autenticação
§ Preencher e submeter formulários
§ Monitorar a chegada de novos e-mails
§ Extrair informações e anexos de e-mails
§ Redigir e enviar e-mails
§ Criar, alterar, excluir pastas e
arquivos
§ Navegar em estruturas de pastas
§ Compactar arquivos e pastas
§ Realizar cliques e duplo-cliques
§ Realizar digitação e combinação de
teclas de atalho
§ Criar, editar, salvar planilhas excel
§ Aplicar fórmulas e formatações
§ Gerar gráficos e relatórios
§ Criar, editar, salvar documentos
word
§ Aplicar formatações e objetos
§ Transformar para outros formatos
§ Abrir janelas e executar aplicações
§ Realizar autenticação segura
§ Acionar menus, preencher
formulários e realizar consultas em
aplicações
§ Executar comandos
§ Acionar DLL e APIs

Exemplo de Aplicação
Abrir e-
mail
Extrair arquivo
anexo
Abrir o
navegador
Acessar o app
de
armazenamento
na nuvem
Fazer login
no app
Armazenar
em pasta
virtual
Atualizar
status do
documento
pendente
na planilha
Abrir
planilha
excel
Notificar
analista
responsável
por e-mail
Atualizar
dados de
vendas da
semana
Enviar e-mail
com relatório
anexo ao
gerente
Identificar hora
de fechar
relatório de
vendas
Acessar
sistema de
controle de
vendas
(70 filiais;
5-8 vendedores
cada)
Autenticar-se
no AD
Extrair relatório
de pedidos de
cada vendedor
Abrir
planilha
excel
Gerar
gráficos de
indicadores
> Receber documentação pendente de fornecedores em avaliação
> Montar e enviar relatório de metas de vendas

Robô de Tarefas: atributos adicionais...
ü Navega por diferentes ambientes digitais
Interage com os sistemas através de
teclado e mouse e é capaz de
ajustar-se a mudanças nos
ambientes, telas com dimensões
diferentes, botões realocados na
interface...
ü Desenvolvido para ações complexas
Combina aplicação de regras de
negócio para diferentes fluxos de
ações e composição de tarefas para
ações de mais complexidade como
atividades ou processos inteiros.
ü Não invasivo
Perfeito para situações em que a
integração entre sistemas não é viável
ou que a customização de sistemas
não é uma alternativa, o Robô pode ser
usado para passagem de informações
entre sistemas através do front-end.
ü Escalável
Fácil de automatizar os processos,
executa 24/7 e pode ser replicado
para múltiplos recursos executando
em paralelo.

Robô de Tarefas: componentes...

Abrir e-
mail
Identificar
próximo email
de Contato
Abrir o
navegador
Acessar o portal Fazer login
no app
Obter
Dados do
Email
Cadastrar
Contato no
Email
Marketing
Existe Mais
Emails
pendentes?
Fazer Login
no BPM
Criar novo
Processo de
Prospecção
Comercial
Preencher
Solicitação de
Prospecção
Enviar email ao
Cliente
informando que
logo será
atendido
Procurar
Próximo
email
Exemplo: Tratamento de Contato do Cliente

Demonstração de uma Plataforma de Trabalhadores Digitais

28
Exemplos de Adoção da Força de Trabalho Digital

29
A estratégia é replicar Trabalhadores Digitais…
Como resultado, empresas líderes precisam automatizar
para radicalmente aumentar produtividade & escalaEmpresas Digitais
estão utilizando
softwares de
automatização...
para atingir maior
receita por
empregado
comparada à seus
concorrentes
tradicionais Em 60% de todas as posições de trabalho mundialmente,
mais de 30% do trabalho pode ser automatizada
- McKinsey Global Institute, January 2017
https://www.youtube.com/watch?v=XFXg7nEa7vQ

30
5 razões para adotar Trabalhadores Digitais
• Mais rápido e barato de implementar em relação a um projeto típico de desenvolvimento e integração de sistemas,
pois não requer alteração das aplicações existentes
• Redução do tempo de ciclo das atividades: uma tarefa automatizada com um robô pode realizar tarefas de 3 a 5
vezes mais rápido que uma pessoa. Com isso também pode produzir mais resultados no mesmo tempo de trabalho.
• Escalabilidade: é possível ajustar o número de robôs executando a tarefa para mais ou menos recursos rapidamente
de acordo com a demanda.
• Padronização: os robôs executam as tarefas seguindo rigidamente os padrões definidos para a realização do trabalho.
• Redução de erros: devido aos padrões e regras definidas, o risco de erros é virtualmente eliminado.

31
Mais Rápido e Mais Barato
O robô desenvolvido para realizar
o trabalho repetitivo exatamente
como uma pessoa faria, usando as
mesmas telas que a pessoa usaria.
A programação do robô é mais
simples e se baseia em mapear os
passos e definir as regras que ele
deve seguir.
A solução técnica ideal seria implementar
um serviço de integração garantindo a
comunicação entre todos os sistemas
envolvidos

32
Redução do Tempo de Ciclo das Atividades

33
Escalabilidade
Horas Extras
Contratação Adicional
Trabalhadores DigitaisSolução Convencional

34
Padronização, Compliance e Redução de Erros

35
E os ganhos não param por ai....
ü Foco do time na experiência do cliente
Com a equipe dispendendo menos tempo em tarefas sem valor agregado, o time pode focar nas atividades mais
importantes da organização, que contribuem para a percepção de valor do cliente sobre o negócio.
ü Aumento da capacidade de fazer negócios
Ao transferir as atividades manuais sem valor agregado para bots, a organização ganha maior capacidade de fazer
negócios ao permitir que o time dê respostas mais rápidas aos clientes.
ü Melhoria do desempenho dos processos de negócio através de ganhos de agilidade em tarefas manuais
O bot pode realizar atividades como um participante do processo, identificando tarefas e executando aquelas que não
exigem julgamento humano, como validar, coletar ou tratar dados ou mesmo transferir informações do processo para
outros sistemas.
ü Compartilhamento do recurso por múltiplas equipes
Um mesmo bot pode executar rotinas para diferentes equipes, bastando apenas negociar o alinhamento das prioridades
e a agenda de execução de trabalho entre os times. Assim, o bot pode executar atividades de preparação para um time
na madrugada, enquanto durante o dia realiza atividades de apoio dos processos de negócio.
ü Rápido retorno do investimento

Execução de tarefas repetitivas que as pessoas
precisam realizar 50-60 vezes por dia
Reporte periódico, entrada de dados e
análise de informações
Processamento de listas e armazenamento
Manipulação em massa de geração,
arquivamento, extração de e-mails
Conversão de formato de dados e gráficos
Transações em ERP e outros sistemas de
informação
Por onde começar procurando....

39
Robotic
Process
Automation
RPA

O que é um Processo para o RPA?
Abrir e-
mail
Extrair arquivo
anexo
Abrir o
navegador
Acessar o app
de
armazenamento
na nuvem
Fazer login
no app
Armazenar
em pasta
virtual
Atualizar
status do
documento
pendente
na planilha
Abrir
planilha
excel
Notificar
analista
responsável
por e-mail
Atualizar
dados de
vendas da
semana
Enviar e-mail
com relatório
anexo ao
gerente
Identificar hora
de fechar
relatório de
vendas
Acessar
sistema de
controle de
vendas
(70 filiais;
5-8 vendedores
cada)
Autenticar-se
no AD
Extrair relatório
de pedidos de
cada vendedor
Abrir
planilha
excel
Gerar
gráficos de
indicadores
> Receber documentação pendente de fornecedores em avaliação
> Montar e enviar relatório de metas de vendas

42
Business
Process
Management
BPM

43
É uma disciplina de
gestão que entende a
empresa como uma
articulação de seus
processos
A empresa é
estruturada,
gerenciada, avaliada,
compreendida e
vivenciada através de
seus processos
Os processos são os
ativos da organização
Os objetivos
organizacionais podem
ser alcançados através
da definição, desenho,
controle e
transformação dos
seus processos
É a aplicação dos conceitos de gestão em um ou mais processos
específicos da empresa.

44
O que é um Processo para o BPM?
44

45
BPM realiza a Transformação dos Processos!

49
Redesenho Tecnológico com uso de BPMS

Iniciar processo
Obter
dados de
legado
integrado
Analisar
Atualizar
sistemas não
integrados
Notificar
Revisar
xAdicionar .
dados de
outras fontes
Integre o processo com sistemas através de
APIs e webservices existentes usando tarefas
de serviço do BPMS
Use tarefas de
usuário de BPMS
para análises e
tomadas de decisão
BPM + BPMS
Tarefas de usuário
controlam quando
um usuário realiza
uma ação no BPMS
Gateways controlam
fluxos que seguem
caminhos diferentes
no processo com
base em regras
Comunicações
podem ser enviadas
automaticamente
para os interessados

51
Redesenho Tecnológico com uso de Trabalhadores Digitais

Iniciar processo
Obter
dados de
legado
integrado
Analisar
Atualizar
sistemas não
integrados
Notificar
Revisar
xAdicionar .
dados de
outras fontes
Integre o processo com sistemas através de
APIs e webservices existentes usando tarefas
de serviço do BPMS
Inicie processos BPM
com base em
e-mails recebidos ou
para tratar exceções
de tarefas de bots RPA
Use RPA em tarefas de
usuário específicas no
processo onde há
trabalho manual
baseado em regras
Use tarefas de
usuário de BPMS
para análises e
tomadas de decisão
Use RPA para atualizar
informações do
processo nos sistemas
não integrados
Use tarefas de usuário de
BPMS para revisões que
exigem julgamento
humano
BPM + BPMS + RPA

53
Redesenho Tecnologico: Aplicando BPMS + RPA

Redesenho Tecnologico: Aplicando BPMS + RPA

56
Iniciar processo
Obter
dados de legado
integrado
Analisar
Atualizar sistemas não
integrados
Notificar
Revisar
xAdicionar . dados de
outras fontes
Integrações
podem habilitar
transações
on line
Robô podem iniciar
o Processo
Robô preparar
informações para a
Próxima atividade
Robô pode
substituir a
atividade humana
Como os trabalhadores digitais se relacionam
com o processo

57
Ao trabalhar com uma visão
holística conseguimos unir
com a eficácia da transformação
dos processos de negócio.
a eficiência alcançada com o
uso de trabalhadores digitais

Trabalhadores Digitais
Cuidado não Penso!
Robôs precisam
ser monitorados
Tarefas
interrompidas
precisam ser
desfeitas
manualmente
Mudanças nos
sistemas param
os robôs
Sistemas
indisponíveis
podem gerar
backlog
Desafio da operação de robôs...

Robôs precisam
ser monitorados
Tarefas
interrompidas
precisam ser
desfeitas
manualmente
Mudanças nos
sistemas param
os robôs
Sistemas
indisponíveis
podem gerar
backlog
Cuidado não Penso!

Robôs precisam
ser monitorados
Tarefas
interrompidas
precisam ser
desfeitas
manualmente
Mudanças nos
sistemas param
os robôs
Cuidado não Penso!

Possíveis caminhos para inciar...
Demanda específica de
área de negócio
Projeto Piloto Projeto em Escala

65
IBM Digital
Business
Automation
Platform
• Viabiliza a participação de negócio
• Aumenta a produtividade por Funcionário
• Fazer operações mais inteligentes
Client & partner
applications
Client & partner
applications …
IBM Digital Business Automation Platform
Decisions
Modeling
Analytics
Unified User Experience
On-cloud | Hybrid | On-premises
Businessflow
DecisionsContentTasks
Operational Intelligence | Machine Learning | Governance
Data Capture

Pague Menos tem uma área financeira que processo notas fiscais. Mas mesmo sendo automatizado através de um
BPMS, eles ainda são lentos e propensos a erros humanos. Por isso, a Pague Menos decidiu criar um backoffice de
trabalhadores digitais para realizar tarefas repetitivas feitas por pessoas que consumiam muitos recursos financeiros e de
tempo.
Com um plano de obter agilidade e reduzir o custo com recursos humanos em 90%, a automação foi implementada e a
equipe foi reconduzida para realizer atividades de maior valor estratégico com atividades com efetivo valor agregado.
Os fatores chave para a escolha da solução se basearam em três fatores de grande diferenciação:
- Smarter Record – Ferramenta de gravacão permitiu a criação dos primeiros robôs com muita rapidez
- Governança através da Sala de Controle – Garante o crescimento gerenciado
- Integracão entre BPM e RPA – Permitiu uma orquestração efetiva entre pessoas, sistemas e robôs.
Robos
5
Custo RH
68 %
Payback
3 meses
ROI
187 %
Lojas
> 1.000A maior rede de drogarias do Brasil
Funcionários
22.000
Crescimento
25%
Criando trabalhadores digitais para suportar o backoffice

IBM Smarter Process Summit 201467

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