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Apostila _secretaria_da_igreja

O documento fornece informações sobre a origem da profissão de secretariado, trazendo exemplos históricos, e discute o papel do escriba na Antiguidade, mostrando semelhanças com o trabalho das secretárias modernas. Ele também apresenta o decálogo e o código de ética para secretários, definindo direitos, deveres e condutas esperadas para a profissão.

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1 Aprenda a ser uma Secretária de sucesso Profissional e Ministerial Faça a Diferença.... Secretária Estatutária Secretária Moderna
SECRETÁRIA ESTATUTÁRIA e SECRETÁRIA MODERNA ÍNDICE GERAL Pág. 02........................... Pág. 04 ........................... Pág. 05 ........................... Pág. 06 á 07.................... Pág. 08 ........................... Pág. 09 .......................... Pág. 10 ........................... Pág. 11............................. Pág. 12 ........................... Pág. 13 ........................... Pág. 14 ........................... Pág. 15 ........................... Pág. 16 ........................... Pág. 17............................ Pág. 18 á 20.................... Pág. 21........................... Pág. 22..................... Pág. 23 ........................... Pág. 24............................ Pág. 25........................... Pág. 26............................ Pág. 27 e 28..................... Pág. 29 ........................... Pág. 30 ........................... Pág. 31 á 33.................... Pág. 34 á 35..................... Pág. 36 á 38.................... Pág. 39 ........................... Pág. 40 á 41..................... Pág. 42 á 46.................... Pág. 47 á 49 .......................... Pág. 50.............................. Pág. 51 e 52.............................. Índice Geral Origem da Profissão Decálogo da Secretária Código de Ética Elegância e Comportamento O que é ser Secretário de Igreja Deveres e Responsabilidades Um Secretário Responsável precisa:... A Liderança da Igreja ( Convocações) Pronomes de Tratamento Erros e Vício de Linguagem Vida Profissional / Ética Organize-se Como Organizar Arquivos Como Organizar Reuniões Atas Ofícios Requerimentos Resumir Texto Telegramas Como Melhorar sua Redação Como Administrar seu Tempo Eventos Empresariais Teste sua Motivação Como Lidar e Administrar seu Líder O que é Qualidade Total ? A importância do Atendimento Telefônico Dicas de Currículo Cartas Diversas Como Confeccionar Atas Dicas para o Sucesso 10 Erros de Português Como Ser Eficiente 3
ORIGEM DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA A profissão de secretária não tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por aí que a primeira secretária foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretária assessorou Napole- ão Bonaparte, sendo demitida por pressões da Josefina! Conta-se ainda que a primeira secretária assessorou a Rainha Vitória, trabalhando com luvas e chapéu! Através de pes- quisas históricas, percebemos que o "antepassado" da secretária foi o Escriba – profis- sional de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolve- ram a escrita e o comércio. Lendo a descrição do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhança com o trabalho da secretária, resguardando, obviamente, as características de cada época: "O escriba oriental é o homem que domina a escrita, clas- sifica os arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução". Na obra "A fascinante história do livro", de José Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citação, também sobre os escribas. Citação está que poderá, até, explicar algumas das posturas das se- cretárias em nossos dias: "De início, dediquemos algumas palavras aos escribas, pre- ceptores da humanidade, segundo a expressão de Claude Abastado. Na Grécia antiga, eles constituíam espécie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditária, po- rém, sem o caráter sacerdotal a que outras civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever — instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econômica, de progresso e de controle cívicos — seu prestígio sofreu restrição, ou melhor, adquiriu no- vas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filósofos, professores, sábios, es- critores. Parte (constituída, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condição de escravos, a serviço de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões mentais. Daqui saíam os secretários, os copistas e leitores (e por que não?) os colabora- dores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofão, escravo de Eurípedes, passou à História, pelas mãos de Aristófanes, como tendo participado da redação das peças do terceiro dos grandes trágicos. Perversidade do autor da Assembléia das mulhe- res? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penúrias que seguem os passos dos funcionários públicos em geral. Havia os secretários dos tri- bunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da ci- dade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administrações: forros ou escravos, modestos cidadãos que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputação não era das melhores". Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se muitas secretárias, que mantêm uma postura de submissão, não estariam ainda sofrendo as conseqüências daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar as suas secretárias como serventes, sem qualquer tipo de participação e iniciativa, também não estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grécia e Roma antigas? U- ma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de secretários, no Baixo Império Romano: muitos deles eram taquígrafos! No Baixo Império Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritórios da administração pública. A própria palavra secretária tem origem no Latim, onde en- contramos, a princípio, as palavras: secretarium / secretum, que significa: lugar retirado, conselho privado, e secreta, particular, segredo, mistério. Acredita-se que, com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido altera- ções, surgindo os dois gêneros. 4
Decálogo da Secretária Texto de Liana Natalense 1. Promova mudanças com sabedoria.Aceite e participe das contínuas mudanças dos paradigmas da empresa e da própria profissão. 2. Desafie a criatividade.Desenvolva a sua criatividade, aplicando-a con- tinuamente. 3. Desenvolva a melhoria contínua.Adote a prática da melhoria contínua como filosofia de vida e de trabalho. 4. Gerencie informações.Mantenha-se informada, transmita as informa- ções aos seus clientes, parceiros e fornecedores. Faça da informação a sua estratégia para o sucesso. 5. Personalize a assessoria.Personalize a assessoria aos seus clientes, diferenciando-os. Encante-os. 6. Comunique-se.Promova a comunicação na sua empresa e viva a gran- de aventura de interagir com outras pessoas. 7. Desenvolva a sua tecnologia.Esteja em permanente estado de desen- volvimento tecnológico. 8. Orquestre os times.Aja como o maestro da orquestra, no que se refere aos times dos quais participa. 9. Seja o modelo.Seja o modelo e não o imitador. 10. Orgulhe-se de sua profissão. Agradeça sempre a oportunidade que a vida deu para que você atue nesta profissão estimulante e vencedora. 5
6 Código de Ética do Profissional de Secretariado Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.) ‘ Esse Código de Ética é um dos instrumentos básicos para o direcionamento correto da nossa atuação como profissionais. Se você ainda não o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se você já o conhece, aproveite para relê-lo. Deixe-o à mão, divul- gue-o entre as colegas de profissão, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos. Faça uma reflexão e veja como - individualmente ou em grupo - o Código pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em prática. Sempre que fizer sua auto-avaliação profissional, tenha o Código de Ética como parâmetro. Capítulo I Dos Princípios Fundamentais Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercí- cio de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade. Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Capítulo II Dos Direitos Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regula- mentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor. Capítulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu- nicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas ativida- des; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações. .Capítulo II Dos Direitos Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamenta- ção; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmorali- zadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor. Capítulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização pro- fissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar infor- mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas ativida- des; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações. Capítulo IV Do Sigilo Profissional Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados. Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Capítulo V Das Relações entre Profissionais Secretários Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da cate- goria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profis- sionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabe- lecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência. Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qual- quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissio- nal de outro secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética.
7 Capítulo VI Das Relações com a Empresa Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia em- presarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura- chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de co- municação. Art.11º. - É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberada- mente outros profissionais, no ambiente de trabalho. Capítulo VII Das Relações com as Entidades da Categoria Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colabo- rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais. Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe. Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio. Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem. Capítulo VIII Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário. Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código. Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cas- sação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacio- nal das Secretárias e Secretários. Art.20º. - Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional
8 Elegância no comportamento - Hoje, a maioria das pessoas que tem acesso à informação sabe que é "peruíce" usar uma blusa de paetês às 14h e que é deselegante comparecer a um casa- mento sem gravata. Dizem Costanza Pascolato, Glória Kalil, Fernando Barros e Cláudia Matarazzo, alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a não cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar à mesa. Mas, existe uma coisa difícil de ser ensinada e que, talvez por isso, esteja cada vez mais rara: a elegância do comportamento. É um dom que vai muito além do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza. É a elegância que nos acompanha da primeira hora da manhã até a hora de dormir e que se manifesta nas situações mais prosaicas, quando não há festa alguma, nem fotógrafos por perto. É uma elegância desobrigada. É possível detectá-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam, nas pes- soas que escutam mais do que falam. E, quando falam, passam longe da fofo- ca, das pequenas maldades ampliadas no boca a boca. É possível detectá-la nas pessoas que não usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domésticas, garçons ou frentistas, nas pessoas que evi- tam assuntos constrangedores porque não sentem prazer em humilhar os ou- tros. É possível detectá-la em pessoas pontuais. Elegante é quem demonstra interesse por assuntos que desconhece, é quem presenteia fora das datas festivas, é quem cumpre o que promete e, ao receber uma ligação, não recomenda à secretária que pergunte antes quem está falan- do e só depois manda dizer se está ou não. Oferecer flores é sempre elegante. É elegante não ficar espaçoso demais. É elegante não mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro. É muito elegante não falar de dinheiro em bate-papos informais. É elegante retribuir carinho e solidariedade. Sobrenome, jóias e nariz empinado não substituem a elegância do gesto. Não há livro que ensine alguém a ter uma visão generosa do mundo, a estar nele de uma forma não arrogante. Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural através da observação, mas tentar imitá-la é improdutivo. A saída é desenvolver em si mesmo a arte de conviver, que independe de sta- tus social: é só pedir licença para o nosso lado brucutu, que acha que "com a- migo não tem que ter estas frescuras". Se os amigos não merecem uma certa cordialidade, os inimigos é que não irão desfrutá-la.
OSecretário da igreja tem um dos importantes cargos da igreja, de cuja administra- ção apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja. Assim como todos os outros oficiais da igreja, o secretário é eleito pelo período de um ou dois anos, se- gundo for determinado pela igreja local; mas, devido a importantes funções especiali- zadas de seu cargo, convém escolher alguém que possa ser reeleito para repetidos pe- ríodos de serviço, a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de relatórios.” Agrandeza desta atividade é sentida em todo o seu esplendor quando o secretário, além de cuidar dos pertences da secretaria, é o maior responsável pelo programa de conservação daquilo que é o mais precioso para a igreja - seus membros, almas por quem Jesus derramou o Seu próprio sangue. Ao secretário cabe conhecer a to- dos e dar o "grito de alerta" quando descobrir que alguns deles não estão partilhando do convívio da Igreja. QUALIFICAÇÕES PARA O SECRETÁRIO DE IGREJA 1. Aptidão moral; 2. Aptidão religiosa; 3. Amor ao trabalho e à salvação de almas; 4. Espírito de equipe e unidade; 5. Respeito à obra de Deus, aos ministros, aos oficiais de igreja e a todos os membros; 6. Boa Caligrafia; 7. Organização; SUAS FUNÇÕES CONSISTEM EM: 1. Registrar 2. Informar 3. Administrar 4. Conservar SUAS RESPONSABILIDADES BÁSICAS CONSISTEM EM: 1. Manter em dia os registros de membros; 2. Providenciar as transferências; 3. Cuidar das atas da Igreja; O QUE É SER SECRETÁRIO DE IGREJA 9
10 DEVERES E RESPONSABILIDADES Abaixo uma relação das responsabilidades que estão ligadas diretamente ao secretário da Igreja. 1. Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (R.I.) da igre- ja. 2. Buscar todas as informações necessárias ao desempenho de suas funções junto ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmãs. 3. Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuí- dos) . 4. Registrar o recebimento de membros na Igreja: pelo batismo, profissão de fé ou por carta de transferência. 5. Registrar exclusões (desligamento) de membros da Igreja: por carta de transfe- rência, por falecimento, por apostasia e por desaparecimento, por abandono as prá- ticas morais e éticas a luz da Palavra de Deus. (tudo de acordo com o Estatuído) 6. Manter correspondências com secretários de outras Igrejas co-irmãs a fim de que solicitem a carta de transferência de membros que ora assistem naquela Igreja. 7. Coordenar o programa de Conservação de forma harmônica, visando todos os setores da Igreja. (Pequenos Grupos). 8. Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos Pequenos Grupos (PGs}, verificando quanto das pessoas batizadas ainda não estão registradas nos mesmos e vice-versa. 9. Zelar pelo atendimento, por parte da Igreja aos membros desconhecidos, mem- bros fracos na fé, apáticos, ausentes, fornecendo à comissão (Pastores) da Igreja uma relação completa com a situação dos membros. 10. Manter correspondência com os membros ausentes, informando-lhes sobre as atividades da Igreja. 11. Fazer o GER (Grupo Especial de Revisão) duas vezes ao ano. 12. Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja, conferindo com o re- gistro das Atas periodicamente. 13. Corresponder-se freqüentemente com a secretaria da Associação
11 UM SECRETÁRIO RESPONSÁVEL PRECISA: 1.Manter sigilo dos dados, relatórios e atas. 2. Conhecer todos pelo nome, inclusive onde moram. 3. Recepcionar os membros para conhecê-los melhor. 4. Apresentar os membros novos aos oficiais, ajudar a se ambientarem na Igreja. 5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos. 6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar. 7. Ser pontual: reuniões, cultos, eventos, casamentos, etc. 8. Não jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas.(verificar com o pastor). Lista dos membros sempre revisadas: 1. O secretário deve zelar para que os registros sejam precisos. 2. Corrigir nomes errados e incompletos. 3. Mulheres casadas, podem mudar o sobrenome. (hoje em dia o homem também) 4. Dados gerais da ficha. 5. Revisar semestralmente a lista de membros, comparando com as entradas e saídas em atas. 6. Pedir ajuda de irmãos que conheçam os membros. (diáconos e líderes) 7. Identificar aqueles que não freqüentam e providenciar para que sejam visitados. 8. Descobrir aqueles que mudaram de residência. 9. Avisar aos Pastores e Diáconos sobre os membros que estão faltando e podem estar esfri- ando na fé e que precisam ser visitados com urgência. 10. Pessoas recém chegadas, verificar se desejam solicitar a carta de transferência da Igreja de origem. (Membrar-se)
12 A LIDERANÇA DA IGREJA 1. Convocar e comunicar com bastante antecedência aos membros da Lideran- ça da Igreja, informando a data, local e hora da próxima reunião. 2. Colher com o pastor da Igreja e os responsáveis dos departamentos, os itens que deverão compor a agenda a ser discutida na comissão. 3. Elaborar em conjunto com o pastor , a agenda a ser discutida reuni. Esta pré- via pode ser feita algumas horas antes da reunião ou no dia anterior. 4. Preparar então a agenda propriamente dita e fornecer uma cópia para cada membro da liderança. 5. Cabe ao secretário informar ao presidente se há quorum suficiente para o iní- cio da reunião. 6. Após a liderança da Igreja discutir, avaliar e estudar seus projetos e reco- mendá-los à igreja a fim de que sejam votados ou não. A igreja tem o poder úl- timo de decidir sobre os seus negócios. 7. Elaborar um completo relatório da reunião, contando o seguinte: · Tipo de reunião · Local, mês, dia e hora da reunião. · Nome dos participantes. · Quem presidiu. · Quem orou no início e no final da reunião. 8. Só após a votação pela igreja, elaborar a Ata Oficial, constando especifica- mente cada voto. 9. Enviar comunicados às pessoas atingidas por decisões na Liderança da Igre- ja, e se necessário, fixar no quadro de anúncios tudo o que seja de interesse ge- ral da congregação. (isso é muito importante no caso de pessoas que sofrerão desligamentos ou algum tipo de advertência. 10. Verificar que os votos tomados sejam cumpridos.
13 PRONOMES DE TRATAMENTOS FORMA DE TRATAMENTO ABREVIATURAS USADO PARA Vossa Senhoria V.S.a. Pessoas graduadas, Aspirante a oficial, Capitão, Chefe de seção, Coronel, Diretor (empresa publi- ca), Funcionário de alta categoria, Major, Tenente, Doutor, Professor Vossa Excelência V.Ex a. Almirante, Brigadeiro, Deputado, Embaixador, Go- vernador do Estado, Juiz, Marechal, Ministro, Pre- sidente e Vice– Presidente da Republica, Prefeito Municipal, Poder Judiciário, Poder Legislativo, Se- cretário do Estado Vossa Reverendíssima V.Rev. Ma. Reitor de Seminário, Padre (geral da ordem) , Diá- cono, Bispado , Madre Vossa Santidade Sua Santidade Não é Abreviado em am- bos os casos Papa Eminência E.ma Cardeais Vossa Magnificência V. Mag. a. Reitor de Universidade Vossa Meritíssima Não é abreviado Juiz Senhor/ Senhora Sr. / Sr.a. Pode ser substituído por titulo profissional Ex: Dou- tor, Professor, Pastor, , etc... OBS: Não confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa. Para correspondência dirigidas ao Presidente da Republica, Reis, Imperadores, Governado- res, Prefeitos, Deputados, Ministros, Autoridades Eclesiásticas, Não deve se usar abreviaturas.
14 ERROS E VÍCIOS DE LINGUAGEM Texto extraído do Jornal da Livraria Cultura – Agosto/98 Nunca diga: Que seje feliz...De formas que...Eles tinham menas possibilidades...Para mim fazer...Lembre-se: o subjuntivo de ser é seja, locuções como de forma que não têm "s"; menos é palavra invariável, e mim não pode ser sujeito – o certo é para eu fazer. Erros como estes, que chegam a doer no ouvido e denotam sofrível conhecimento da língua portuguesa, têm o- corrido com freqüência, lamenta o jornalista Eduardo Martins, autor do Manual de Redação e Estilo de O Estado de São Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Rá- dio Eldorado. Segundo ele, é crescente o número de pessoas que desconhecem as regras gramaticais. Mui- ta gente está perdendo a noção de concordância verbal e nominal, dizendo coisas como: Os Estados Unidos é...; a gente fomos...; o meu óculos...; ele deu o parabéns... O uso da crase, então, tornou-se um problema. É comum ver: andava à pé...; começou à falar...; quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo. A questão da regência verbal – saber qual a preposição que deve ser usada com determinado verbo – também gera dúvidas cons- tantes. Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe? Agradar o povo ou agradar ao povo? Assistir o jogo ou assistir ao jogo? Essas deficiências são agravadas pela falta de leitura, na opinião do jornalista. Mesmo que não se conheçam as normas da língua, a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras, ensinando inclusive a diferenciar vocá- bulos com o mesmo som – calda (de doce) e cauda (de animal) etc. Eduardo Martins chama a atenção ainda para os erros cometidos na conjugação de verbos irregulares, como intervir, por exemplo. Intervir vem do verbo vir – ele veio, ele interveio, eles vieram, eles intervieram, e não ele interviu ou eles interviram; É como ouvir: se o governo não repor os níveis...; quando o certo é se repuser, pois repor vem do verbo por; fulano reteu, em vez de reteve, e assim por diante. "Errar na grafia de palavras como desconcertante, exceção ou disciplina, até se justifica", diz, "mas erros primários de conjugação ou dizer fulano é de me- nor, acredito de que...são falhas graves." Batalhando há mais de 35 anos em defesa do idioma, o jornalista considera, entretanto, que é preciso aceitar a evolução da linguagem e conviver com ela. Ele afirma que a tendência de simplificação é irreversível e beneficia a comunicação entre as pessoas. O uso de a gente – a gente acha, a gente considera, em vez de nós achamos, nós consideramos, que alguns criti- cam, tornou-se comum não apenas na conversação coloquial, mas em textos literários, além de estar registrado nos dicionários. Todo idioma sofre alterações ao longo do tempo. Martins ressalta que o Português do começo do século era muito diferente do atual. Milhares de vocábulos desapareceram, outros muda- ram de sentido e um grande número foi acrescido pela tecnologia – terceirizar, deletar, aces- sar... Além disso, diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres- são mais popular. Na conjugação verbal, a segunda pessoa – em especial o vós – pratica- mente foi abolida, por ser considerada um tanto pernóstica. "Muitas pessoas têm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas", anali- sa. "Outras, ao contrário, querem mostrar erudição ou status e acabam adotando termos e ex- pressões absolutamente dispensáveis, o que é uma bobagem, pois falar melhor não é falar difícil. Dizem parabenizar, por exemplo, quando poderiam dizer cumprimentar, felicitar, saudar. Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiência de vocabulário, como: implantei uma fábrica (você não implanta, mas constrói uma fábrica), estoque de desemprega- dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira), deu entrada junto ao tribunal (o certo é no tribunal) ou ainda a mal formada expressão a nível de – reunião a nível de diretoria, a nível internacional (por que não dizer reunião de diretoria ou reunião internacio- nal?)". Apesar de constatar tantos equívocos, Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu- pação em falar e escrever melhor. Até porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas. Aquela imagem de que tudo no Brasil é uma bagunça, então falar bem ou mal não tem importância, está mudando. O sucesso dos programas de rádio e televisão voltados ao conhecimento do Português e a participação crescente dos jornais, com colunas específicas
15 VIDA PROFISSIONAL / ÉTICA Dicas 1.Faça diariamente uma lista das coisas a fazer, para não perder tempo a tentar lembrar- se o que ainda tem para fazer ou o que é prioritário nesse dia. 2.Evite fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo. Vai perder tempo a alternar as várias tarefas e a retomá-las onde tinha parado. 3.Seja realista ao estabelecer deadline, para si e também para os seus colaboradores. Um deadline, supostamente, deve estimular não stressar. 4.Simplifique a sua vida. Talvez não seja necessário ler o jornal todos os dias de uma ponta à outra ou participar em todas as reuniões do departamento de marketing. 5.Tenha a coragem de tirar umas férias e de descontrair. 6.Introduza tempo para pensar, para desenvolver novos projetos ou para organizar as su- as idéias. 7.Se não quer prolongar uma conversa desnecessariamente, não faça perguntas abertas. 8.Convém fazer as coisas que não gosta de fazer quando estiver bem disposto. Evite fazê -las quando estiver cansado. 9.Tente chegar a horas às reuniões. 10.Dê a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas. 11.Não tem que ler tudo de uma ponta à outra. Aprenda a ler na diagonal. Dicas específicas para o seu ambiente de trabalho Pode ter uma relação excelente com os colegas, mas às vezes não quer mesmo ser incomodado. Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiões. Se trabalhar num espaço aberto, pode fazer entender de forma não verbal que está ocupado, não se dirigindo ao seu colega ou evitando, por exemplo, contacto vi- sual. Claro que, se não conseguir, pode simplesmente dizê-lo. 1.Atenção com os 'post-it' (autocolantes). Perdem-se com facilidade e só o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que não podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta. 2.Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda. Mencione a hora exata, a mo- rada e o nº. de telefone. Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo. 3.Coloque em cima da secretária somente as coisas com as quais está trabalhando na- quela altura. Papéis de reuniões que já foram feitas ou dossiês que só no próximo mês vão ser reativados devem ficar no armário ou na gaveta. 4.Uma secretária desarrumada reflete um caráter não estruturado. Talvez não para si pes- soalmente mas sim para as pessoas estranhas que não o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde. 5.Tentem arrumar as coisas todos os dias. Assim evita que os papeis inúteis se amonto- em. 6.Evite juntar demasiado correio. Veja diariamente os documentos que dão entrada e ar- rume-os conforme a urgência ou deite-os fora quando já não precisa deles. 7.Não guarde os documentos de qualquer maneira, mas use um sistema de arquivo para depois poder encontrá-los facilmente. 8.Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso. 9.Um documento que hoje é inútil, provavelmente vai continuar inútil amanhã. Ouse deitar fora algumas coisas em vez de arquivá-las desnecessariamente. .
16 Organize-se! Você tem a sensação que lhe falta sempre tempo? Está convicto que tem sempre coisas de mais para fazer? Não consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho? Não consegue ter o trabalho em dia? Se respondeu que sim à maioria destas questões, então chegou a hora de dizer basta! Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso- al. A organização é um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional. A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissão, mas são poucas as que sabem traba- lhar de modo eficiente e eficaz. Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver? Saiba como seguindo algumas das nos- sas sugestões. Faça agora Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. Se fizer tudo, o que tiver para fazer, naquele preci- so momento, vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas. Não acumule coi- sas. Coloque os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. Eliminá -los reduz a sua carga de trabalho em muito. Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles. Seja organizado Não seja desorganizado, Olhe para a sua secretária e decida o que guardar e o que deitar fora. Você pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam úteis. Saiba gerir o seu tempo Não perca muito tempo com assuntos de pouca importância. Como se costuma dizer "tempo é di- nheiro", por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importância. Faça planos O planejamento serve para você saber quais são as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra- zo. Para se organizar mais facilmente, divida-o em três categorias: Plano diário: Todas as manhãs dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades. Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia. Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia; Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho, a sua agenda, as tarefas pendentes. Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam; Plano mensal: O plano mensal é composto pelos eventos mais importantes do mês seguinte e dá-lhe uma visão geral que tornará o planejamento semanal mais eficiente; Se você planear bem os seus compromissos, vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderá aproveitá-lo da maneira que pretender.
17 Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenção faz parte do ciclo do trabalho. Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar. Quando utilizar uma coisa, certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores. Por exemplo, se uma foto-copiadora ficar sem papel en- quanto estiver a tirar cópias, abasteça a máquina com papel suficiente para si e para os que virão a seguir. Se o seu grampeador estiver vazio, coloque grampos imediatamente. Não deixe para mais tarde, aquilo que pode fazer de imediato. Organização é algo que pode ser aprendido. A parte mais difícil é quebrar velhos hábitos adquiridos durante toda a vida. A chave para uma melhor organização é começar por pe- quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que irá notar e continuar, motivado. Se implementar estas idéias, irá ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida. Uma vez que tiver começado, continue. Tornar-se organizado é o primeiro passo, seguido de persistência. Por isso, comece hoje! COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo é informática. O escritório sem papel é uma utopia. Portanto, seja craque no assunto "Arquivamento", tanto para a execução do trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/equipe. Periodicamente você obterá nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestação de serviços nesta área. Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho: 1) Padronização: Este é um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotu- le pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade. 2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessá- rio um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações cla- ras do local destinado para arquivo. 3) Regularidade: Não deixe acumular a papelada. Mantendo um sistema de arquivo diá- rio você e seus e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumen- ta o risco de perdas e conturba o ambiente. 4) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais fácil a identificação e o posiciona- mento. Faça uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em ses- sões, por assunto. 5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva- das. Procure manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis. 6) Atualização: Descubra um sistema de atualização, de tal forma que você possa perio- dicamente fazer uma "limpeza" e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.
18 Esqueça-se das críticas que existem a respeito das reuniões. É muito comum se comentar: "Reuniões são uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, lá vem outra reunião...". Como profissional moder- na e atualizada, você precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste país, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se lê tão pouco. As críticas às reuniões tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniões. Eles são mais visuais e se fiam mais na comunicação escrita - isto quer dizer, nas leituras em geral. Aqui, em terras tupiniquins, é comum você cobrar uma pessoa por causa de sua ausência em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails e/ou cartas) e ela responder: "Ué, ninguém falou mais nada!". Portanto, aqui neste espaço iremos dar a você alguns elementos básicos sobre a organi- zação e participação em reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de check list suplementar. 1) Definição de hora e lugar: Cabe a você ter a certeza de que tudo vai se encaixar. Cer- tifique-se de que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente en- contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunião. Por e- xemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polêmico, procure - se possível - destinar um local mais aprazível, algo que ajude a "desarmar os espíritos". 2) Comunicação Interna: Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa- dos pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema impor- tância, confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as presenças por escrito. 3) Papéis e lápis/canetas: Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quanti- dade e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessá- rios, pastas, folhas avulsas, canetas, TV, vídeo, quadro negro, etc.. 4) Disposição Geral: Ao líder deverá ser reservado um lugar de onde possa ser observa- do por todos, sem distinção. Coloque, estrategicamente, um objeto de uso do mesmo no local à mesa. Combine com ele se há necessidade de uma distribuição estratégica de lu- gares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa... De preferência, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for- ma separada. Porque a tendência é de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente. 5) Protocolo: Em determinadas reuniões, é necessário se observar detalhes protocolares. Por exemplo: os lugares bem ao lado do líder têm de ser ocupados por cargos de maior importância, ou de importância capital para o evento em si. 6) Bebidas: Nada além de água (gelada e sem gelo), café e chá. 7) Fumo: Crescem na cultura empresarial/organizacional as restrições aos fumantes. Mas é o líder quem determina se naquela reunião pode-se ou não fumar. De preferência, isso deve ser avisado na comunicação interna Ou dependerá da política da empresa a respeito. COMO ORGANIZAR REUNIÕES
19 COMO ORGANIZAR REUNIÕES (cont.) 8) Saber ouvir: Quando você estiver participando de uma reunião de cuja ata não é respon- sável, sua tentação será falar, fazer perguntas ou intervir, no sentido de se fazer observar e sentir. Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reunião aquela pessoa que sabe ouvir. Preste atenção a cada palavra e em sua entonação. Muitos perdem o melhor do en- contro pois enquanto o outro está falando, ele estão pensando em como se sobressair. 9) Interrupções: Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não das inter- rupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de serviço, etc.. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc.. 10) Lista de presença: Geralmente, o líder gosta de saber quem faltou e porque. Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista. 11) Crachá: Garanta que todos estão com seus respectivos crachás de identificação. O líder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e, obviamente, pode não se lembrar de todos, prin- cipalmente em reuniões em que novos contratados estão presentes. 12) Ata: Geralmente é de sua responsabilidade. Seja minuciosa. Data, hora e local. Assunto. Ordem do Dia. Quem falou o que. Que temas ficaram pendentes. O essencial e as conclu- sões. Sempre que possível, faça o líder ler e assinar. Apresentação visual da redação 1.1 .Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeçalho com letra legível. 1.2.Centralizar o título na primeira linha, sem aspas e sem grifo. O título pode apresentar in- terrogação desde que o texto responda à pergunta. 1.3. Pular uma linha entre o titulo e o texto, para então iniciar a redação. 1.4. Fazer parágrafos distando mais ou menos três centímetros da margem e mantê-los ali- nhados. 1.5. Não ultrapassar as margens (direita e esquerda) e também não deixar de atingi-las. 1.6. Evitar rasuras e borrões. Caso o aluno erre, ele deverá anular o erro com um traço ape- nas. . 1.7. Apresentar letra legível, tanto de fôrma quanto cursiva. 1.8. Distinguir bem as maiúsculas das minúsculas. 1.9. Evitar exceder o número de linhas pautadas ou pedidas como limites máximos e míni- mos. Ficar aproximadamente entre cinco linhas aquém ou além dos limites. 1.10. Escrever apenas com caneta preta ou azul. O rascunho ou o esboço das idéias podem ser feitos a lápis e rasurados. O texto não será corrigido em caso de utilização de lápis ou caneta vermelha, verde etc. na redação definitiva. OBSERVAÇÕES: Números A) Idade - deve-se escrever por extenso até o nº. 10. Do nº. 11 em diante devem-se usar algarismos; B) Datas, horas e distâncias sempre em algarismos: 10h30min, 12h, 10m, 16m30cm, 10km (m, h, km, I, g, kg). Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos hábitos lingüísticos devem vir sem aspas: marketing, merchandising, software, dark, punk, status, offlce-boy, hippie, show etc.
20 Resumo de como organizar reuniões  Faça sempre um check-list (relação das providências): para que a reuni- ão de seu executivo seja perfeita.  Pauta da Reunião: Verifique com seu executivo qual será o assunto, quem serão os participantes, o local, a data, o horário em que a reunião será reali- zada.  Envie a comunicação: a todos os participantes, por escrito, por e-mail, por telefone, e peça sua confirmação de presença.  Atenta aos Materiais: Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re- latórios, graficos, copias de documentos, etc. Providencie tudo com antece- dência.  Prepare a sala de Reunião: tudo deve estar no seu devido lugar, verifique a limpeza da sala, se esta bem arejada, as mesas, cadeiras, blocos para anota- ções, canetas, lápis, transparências, água, café, copos, aperitivos, cinzeiros, etc.  Em caso de Seminários: onde as pessoas não se conhecem e haverá refei- ções servidas, providencie a demarcação dos locais onde cada um deva sen- tar-se com identificação.  Outros equipamentos: Projetores de slides, retro projetores, vídeo, telão, microfone, laptop, etc...  Verifique a infra-estrutura do local: se há tomadas suficiente, mesas auxili- ares, existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc.  Convoque o pessoal de apoio: recepcionistas, técnicos, garçons, etc.  Faça uma Vistoria geral: após a reunião para providenciar a devolução dos itens e equipamentos utilizados.  Arquive : todos os documentos utilizados na reunião .
Atas É um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências , delibera- ções, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve ser escrita: - sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página); -sem abreviaturas de palavras ou expressões; - números escritos por extenso; - sem rasuras nem emendas; - sem uso de corretivo - com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo; - com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste e- xemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis...” Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada ata, usa-se em tempo: “Em tem- po: Onde se lê março, leia-se abril”. Modelo de ata Data, horário, local e objetivos Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida To- cantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de todos os alu- nos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as festividades de conclusão do primeiro grau. O presidente e a secretária da reunião, as pessoas presentes A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secre- tária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola Barreto. Relato da reunião propriamente dita. Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerra- mento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as idéias apresentadas, José Luís Lou- sado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entre- ga dos históricos escolares e posterior coquetel: cinqüenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinqüenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas. Enceramento Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alu- nos presentes. 21
22 Ofício É quase que exclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada só é utilizado quando dirigido ao serviço públi- co. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais li- nhas para a introdução e para o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como, geral- mente, é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que cada cargo exige. O ofício está para a empresa pública como a carta comercial e o memorando estão para a empresa privada. É, portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta comer- cial. Beltrão afirma que as entidades civis, comerciais e religiosas não expedem ofício. Parece- nos que ele está considerando a possibilidade dessas instituições terem que se dirigir ao serviço público; pois, se isso ocorrer, necessariamente terão que elaborar uma correspon- dência chamada ofício. Para Enéas de Barros, “embora ofício, em geral, seja quase sempre exclusivo da corres- pondência emitida pelos órgãos públicos estatais (ministérios, departamentos, serviços, autarquias, prefeituras), muitas empresas privadas se têm valido desse documento, princi- palmente em suas relações com aqueles órgãos, subordinando-se, também, à forma esta- belecida oficialmente para tal espécie de correspondência.” Para o prof. Raphael Pugliese, “ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou , ainda, por instituição parti- cular ou pessoa a uma repartição pública.” O Manual de Redação, da Presidência da República, recentemente elaborado, apresenta o ofício com algumas inovações. Esse novo modelo é para ser aplicado em todo o serviço público federal brasileiro, poderá todavia servir de parâmetro para a empresa privada. Se- gundo esse manual, as formas vocativas foram modificadas, assim ficando: Para os chefes de Poder usa-se Excelentíssimo Senhor, seguido do respectivo cargo, por exemplo: - Excelentíssimo Senhor Presidente da República. - Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. - Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades serão tratadas pelo vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo, como: - Senhor Senador. - Senhor Juiz. - Senhor Ministro. - Senhor Governador. No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades trata das por Vossa Excelência terá a seguinte forma: - Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiça 70.064 - Brasília/DF - Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70.160 - Brasília/DF - Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ª Vara Civil Rua X, nº 14 01010 - São Paulo/SP
22 Outra alteração que eliminou parte do formalismo do ofício foi a exclusão do uso do tratamento DD. ( digníssimo) e M.D. (mui digníssimo) às autoridades, curiosamente sob a alegação de que a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares, sendo o vocativo adequa- do: Senhor (cargo). O endereçamento a ser colocado no final do texto do ofício será assim: Para chefes do poder e demais autoridades: Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional Brasília/DF Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Secretário Geral da Presidência Brasília/DF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada é apenas Vossa Senhoria, elimina-se o Ilustríssimo Senhor, ficando: Ao Senhor Fulano de Tal Cargo Guararapes/SP Em vez de: Ilmo. Sr. Fulano de Tal Cargo São Paulo/SP É necessário sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer, c como a forma vocati- va. Exemplos peculiares são as utilizadas para juízes, reitores, bispos. A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais ágil sua correspondência já adotou o sistema bloco-compacto para a esté- tica também do ofício, que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboração. São públicos dessa comunicação dirigida escrita o interno, externo e misto para a empresa pública. Para a empresa privada, somente o público externo é atingido com este tipo de comunicação. Modelo Indústria Gimenes S/A. Vitória - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitória, 17 de novembro de 1996. Of. nº 15/96 Senhor Prefeito Dentro da programação de comemoração do aniversário de nossa empresa, estaremos inaugurando, no próximo dia 7 de junho, às 17h, a “Creche Criança Sadia”, localizada na rua Emílio Rios, 245; reivindica- ção antiga de nossos funcionários, que agora é concretizada. Gostaríamos de contar com a presença de V.Exª para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importância da criação de creches nas empresas, pois sabemos que essa é, também, uma das priorida- des de seu governo. Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentíssimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redação Redija ofício dirigido ao Prefeito de sua cidade, convidando-o para inauguração das novas dependências de sua escola.. Continuação Oficio...
23 Requerimento É um documento no qual o interessado, depois de se identificar e se qualificar, faz sua so- licitação à autoridade competente. Só é usado ao se dirigir ao serviço público. Possui características próprias, como: após o vocativo, deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaços e o corpo, espaço destinado ao despacho da autoridade competente, finalizando com pedido de deferimento à solicitação, data, após exposição." (Cleuza G. Gimenes Cesca, in Comunicação Dirigida na Empresa.) Há teóricos, como Teobaldo de Andrade, que defendem a dispensa do pedido de deferi- mento, argumentam que ninguém faz uma solicitação para pedir indeferimento: "Nestes termos, pede deferimento" ou "N. termos, p. deferimento" ou "N.T./P.D./ ou "N.T./A.D." O requerimento é um instrumento do cidadão, nele se faz a solicitação de um direito que a pessoa, grupo de pessoas ou empresa considera tê-lo. Não há necessidade de ser datilo- grafado, pode ser manuscrito. O famoso abaixo-assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, é um re- querimento de caráter coletivo. Como nele vão muitas assinaturas, o espaçamento entre as partes do requerimento pode ser menor. Mas, cuidado! Não assine nada em branco, exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que você for colocar sua assinatura. Antigamente ele era feito em papel almaço (com ou sem pauta), sua redação era uma ini- ciativa do requerente, por isso o cidadão semi-letrado pagava uma taxa a um escritório pa- ra redigi-lo. Hoje, com o programa de desburocratização, as repartições fornecem modelos e até formulários a serem preenchidos. Modelo 1: Exmo. Sr. Secretário de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas. (10 espaços) Indústria ABC, localizada na rua Acácia nº. 500, Bairro São João, nesta cidade, inscrita no CGC 48.784.943/0001-08 e Inscrição Estadual nº. 244.152.262, vem requerer a V.Exa. a cessão do Centro Esportivo do Jardim Santo Antônio para a realização do 1º Campeonato Esportivo Interno de seus funcionários, nos dias 16 e 17 de março próximo, das 8 às 18 horas, em virtude de não possuir espaço físico adequado. (3 espaços) Nestes termos, pede deferimento.* (3 espaços) Campinas, 13 de fevereiro de 2000. (3 espaços) Assinatura * "Nestes termos, pede deferimento" pode ser eliminado. Modelo 2 Exmo. Sr. Prefeito Municipal de Araçatuba (10 espaços) Nós, abaixo-assinados, moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino, vimos re- querer de V.Exa. o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgência, pois em dias secos a poeira invade as casas, prejudicando a saúde das pessoas, e em dias chuvo- sos, suas vias públicas ficam intransitáveis, até para os ônibus da TUA. (2 espaços) Nestes termos, pedimos deferimento.* Araçatuba, 7 de março de 2000 (2 espaços) Assinatura: Endereço: Assinatura: Endereço: (sucessivamente)
24 Continuação Página anterior * "Nestes termos, pedimos deferimento" pode ser eliminado. Proposta de redação Faça um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisão em seu carnê de IPTU, pois você não concorda com os critérios estabelecidos. Resumir Texto Ler não é apenas passar os olhos no texto. É preciso saber tirar dele o que é mais importante, facilitando o trabalho da memória. Saber resumir as idéias expressas em um texto não é difícil. Resumir um texto é repro- duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse. Para se realizar um bom resumo, são necessárias algumas recomendações: 1. Ler todo o texto para descobrir do que se trata. 2. Reler uma ou mais vezes, sublinhando frases ou palavras importantes. Isto ajuda a identificar. 3. Distinguir os exemplos ou detalhes das idéias principais. 4. Observar as palavras que fazem a ligação entre as diferentes idéias do texto, também chamadas de conectivos: "por causa de", "assim sendo", "além do mais", "pois", "em decorrência de", "por outro lado", "da mesma forma". 5. Fazer o resumo de cada parágrafo, porque cada um encerra uma idéia diferente. 6. Ler os parágrafos resumidos e observar se há uma estrutura coerente, isto é, se to- das as partes estão bem encadeadas e se formam um todo. 7. Num resumo, não se devem comentar as idéias do autor. Deve-se registrar apenas o que ele escreveu, sem usar expressões como "segundo o autor", "o autor afirmou que". 8. O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado. É recomen- dável que nunca ultrapasse vinte por cento da extensão do texto original. 9. Nos resumos de livros, não devem aparecer diálogos, descrições detalhadas, cenas ou personagens secundárias. Somente as personagens, os ambientes e as ações mais importantes devem ser registrados.
25 Telegrama O "Manual de Redação" da Presidência da República, que é um norteador da cor- respondência oficial no Brasil, publicado na época de Itamar Franco, define como telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex. As a- gências dos Correios possuem impressos próprios para telegrama. Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicação em extinção diante da democratização da telefonia, pois o telégrafo e o telex estão ficando obsoletos. Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone; e ainda mais, programam a emissão dos telegramas a seus clientes. Exemplo: aniversário de um amigo ou parente na próxima sexta-feira. É mais chi- que e cômodo passar um telegrama. Pega-se o telefone, liga-se hoje (terça-feira) à agência central dos Correios, dita-se o texto e pede-se ao funcionário que a entre- ga deve ser feita na sexta-feira de manhã. Assim, não se corre o risco de esquecer a data do aniversário da pessoa querida. Se o cliente quiser, recebe em casa a cópia do telegrama remetido (ou a ser reme- tido). A única coisa amarga deste procedimento é receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone. Não é tão simples redigir um telegrama, porque sua linguagem possui característi- cas próprias. A omissão das palavras desnecessárias (adjuntos adnominais e ad- verbiais) não tem apenas a finalidade de reduzir seu custo, é também uma questão de competência. José Roberto Whitaker Penteado, em seu livro "Relações Públicas nas Empresas Modernas", afirma que o telegrama é um veículo emocional, sempre provoca um choque em quem o recebe. Odacir Beltrão sugere abreviações e neologismos na linguagem telegráfica, como: ATEH (para até), IMPAGO (não pago), VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV- BRASIL (para Av. Brasil), GAMALIMA (para Gama Lima), LAN (para lã), SDS (para saudações). Além disso recomenda usar COMPRARA e não HAVIA COMPRADO; fazer uso de endereço telegráfico (em caso de empresa), suprimir ou reduzir expressões de cortesias, evitar rasuras, não dividir palavras em fim de linha, escrever em letras maiúsculas, deixando dois espaços entre cada palavra, suprimir hífen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS), dispensar acentos gráficos, omitir palavras desnecessárias, colocar números em algarismos arábicos (15000 ou QUINZE MIL), escrever datas de forma contínua (120396). "Existem, também, outras formas convencionais em pontuação, tais como: VG - vírgula; PT - ponto final; PTVG - ponto e vírgula; BIPT - dois pontos; INT - interro- gação; EXC - exclamação; ABRASPAS - abrir aspas; FECHASPAS - fechar as- pas". (Comunicação Dirigida Escrita na Empresa, Cleuza G. Gimenes Cesca, Sum- mus Editorial)
26 Como melhorar sua redação 1. Pense no que você quer dizer e diga da forma mais simples. Procure ser direto na construção das sentenças. 2. Corte palavras sempre que possível. Use a voz ativa, evite a passiva. 3. Evite termos estrangeiros e jargões. 4. Evite o uso excessivo de advérbios. 5. Seja cauteloso ao utilizar as conjunções "como", "entretanto", "no entanto" e "porém". Quase sempre são dispensáveis. 6. Tente fazer com que os diálogos escritos (em caso de narração) pareçam uma conversa. Uso do gerúndio empobrece o texto. Exemplo: Entendendo dessa maneira, o pro- blema vai-se pondo numa perspectiva melhor, ficando mais claro... 7. Adjetivos que não informam são dispensáveis. Por exemplo: luxuosa mansão. Toda mansão é luxuosa. 8. Evite o uso excessivo do "que". Essa armadilha produz períodos longos. Prefira frases curtas. Exemplo: O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en- tender os erros dos outros e perdoá-los não parece que seja certo. 9. Evite clichês (lugares comuns) e frases feitas. Exemplos: “subir os degraus da glória”, "fazer das tripas coração", "encerrar com chave de ouro", “silêncio mortal", "calorosos aplausos", "mais alta estima". 10. Verbo "fazer", no sentido de tempo, não é usado no plural. É errado escrever: "Fazem alguns anos que não leio um livro". O certo é “Faz alguns anos que não leio um livro”. 11. Cuidado com redundâncias. É errado escrever, por exemplo: "Há cinco anos atrás". Corte o "há" ou dispense o "atrás". O certo é “Há cinco anos...” 12. Só com a leitura intensiva se aprende a usar vírgulas corretamente. As regras sobre o assunto são insuficientes. 13. Leia os bons autores e faça como eles: trate a vírgula com bons modos. 14. Nas citações, use aspas , coloque a vírgula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo. Exemplo: “O que é escrito sem esforço é geral- mente lido sem prazer.”, disse Samuel Johnson. 15. Leia muito, leia sempre, leia o que lhe pareça agradável. Escreva diários, cartas, e-mails, crônicas, poesias, redações, qualquer texto. Só escrevendo, se aprende a escrever.
27 VIDA PROFISSIONAL / COMO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Assinale abaixo qual das situações em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais: 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo; 2) Aquelas que são IMPORTANTES mas não têm URGÊNCIA; 3) As que são URGENTES mas não possuem muita IMPORTÂNCIA; 4) Coisas que não são URGENTES nem muito menos IMPORTANTES. Você escolheu a situação número um? É claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes. Entretanto, o ideal na ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO é nos fixarmos cada vez mais no item 2. As situações em que nos debruçamos sobre fatos e acontecimentos importantíssimos mas que não apresentam urgência para solução ou providências. No livro Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes, o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e não-urgentes. E quanto mais nos ativermos ao item 2, me- nos precisaremos ficar no item 1. Explicando: o primeiro item se refere àquilo que quase todos nós estamos fazendo atual- mente. Ou seja, "matando um leão por dia". A pressão da competitividade faz com nossos líderes planejem cada vez menos e busquem saídas cada vez mais de emergência. Nisso, a secretária vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes. Se todos pudermos parar e planejar com calma, cada vez haverá menos "incêndios para serem apagados", que é do que trata o item um. Então, a primeira coisa a fazer é preparar uma lista diária do que é importante e do que é urgente. Depois, basta priorizar - na mente e no coração - aqueles fatos, providências, iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes. Enquanto você extingue um "foco de incêndio" aqui e outro acolá, vai planejando um futuro cada vez mais calmo. Tem de ser assim na sua função profissional, na carreira, na vida afetiva, no lazer, enfim, em tudo.
28 COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA Duas dicas para você: >> PONTUALIDADE >> FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil, em 1985, o "Papa" da Qualidade Total no Japão, Kaoru Ishika- wa, começou sua palestra religiosamente às 8h, embora nem metade dos 300 empresá- rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferências. E iniciou sua fala assim: "O primeiro item da Qualidade Total é a pontualidade. Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - está na forma como o processo se inicia. Aquilo que come- ça de forma errada só tende a produzir mais erros ao longo do caminho. Vocês, no Brasil, precisam aprender a ser mais pontuais. Pontualidade nos encontros, no atendimento ao cliente e na vida particular. E manter essa preocupação no início, no meio e no fim". Assim, mesmo que o seu líder seja total e completamente desorganizado em termos de horários ( e a maioria dos empresários e altos executivos é assim, até por força do exces- so de compromissos) mantenha os seus princípios. Seja fiel à pontualidade. Crie o hábito da pontualidade mesmo que a façam esperar constantemente. E tente educar seu líder nessa direção. Utopia? Talvez, mas persevere, pois seu líder vai, no mínimo, perceber seu esforço. FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretária Moderna tem que melhorar todos os dias. Como profissional e como mulher. Não necessariamente nessa ordem. Mas como? A resposta é incrementar seu equipamen- to. Não, não estamos falando do computador ou das máquinas que a cercam. Mas do seu "equipamento interno". Seu hardware e seus softwares pessoais. Estamos falando do cé- rebro humano. Essa misteriosa caixa em formato de noz, que pesa pouco mais de um qui- lo mas que consome mais da metade do oxigênio presente em nosso corpo. Estudos avançados em nível mundial apontam que há meios de melhorar o uso do cérebro e, assim, nos tornarmos mais produtivos e felizes. Aqui vão algumas dicas iniciais: 1) Leia mais: Está provado que o aumento do vocabulário ajuda no aumento do raciocínio. E ler amplia a capacidade de concentração. Eleva o nível de conhecimento. O resto você já sabe. Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras. 2) Viaje: Locais e pessoas diferentes forçam você a raciocinar por novos caminhos. 3) Desafios: Procure enfrentar desafios em nível intelectual. Faça exercícios de matemáti- ca se aquilo de que você menos gosta são números. E vice-versa. 4) Idiomas: Mais até do que lhe ajudar na conquista de espaço no mercado de trabalho, estudar outros idiomas ajuda o cérebro a criar mais sinapses (a ligação entre os neurô- nios). Mas voltaremos depois a esse assunto. 5) Palavras cruzadas: Aumenta a capacidade de síntese e o raciocínio lógico. Além disso, é um delicioso passatempo que vicia saudavelmente. 6) Água: É disso que se alimenta o cérebro. Dois litros por dia, no mínimo.
29 Eventos empresariais "Convenção Empresarial" A secretária moderna cuida de tudo para sua empresa funcionar adequadamente. Ter contatos para facilitar seu dia-a-dia é o fator primordial para realizar suas ativi- dades. Pensando nisto é que a partir de agora estaremos divulgando passo a pas- so as melhores dicas para que sua festa/evento tenha todo o sucesso almejado. Passo 1 - Ter em sua agenda uma data especial para o acontecimento do evento. Procure normalmente escolher a data em dia neutro para que os convidados pos- sam todos participar na sua totalidade. Passo 2 - Ao começar relacionar a lista de convidados, é necessário ter em mãos dois tipos de lista, primeiro a lista de convidados especiais e a lista de convidados participantes do evento. É importante dar um tratamento especial aos convidados especiais pois eles tem que estar em lugares especiais no evento. Passo 3 - Selecionar os colaboradores (equipe de apoio) essa equipe é que irá tra- balhar na definição e idealização de todo o evento. As idéias devem ser discutidas e submetidas a todos os integrantes do projeto. A equipe de apoio deverá ser divi- da em equipes responsáveis por cada uma das etapas e tempo de realização. Não se esqueça de ter planejar o tempo necessário de cada uma das etapas, pois ela é o fator principal para o sucesso do seu evento. Exemplo da agenda do dia: das 8h às 9h30 - Café da manhã - Local tal.... das 9h40 às 10h30 - Palestra ou atividade tal... local tal.... das 10h40 às 12h - Atividades tal... Local tal.... das 12h às 13h30 - Almoço.. Local tal.... é importante definir o cardá- pio Observação: Nunca esqueça de divulgar: Ator principal de cada palestra; Local para realização do evento, café, almoço e janta, etc.. Passo 4 - Selecionar os fornecedores de infra-estrutura (Fotógrafos, Jornalistas, Transporte, Alimentação, Iluminação, Conjunto musical, palestrantes, equipes de atividades, etc.), todo esse pessoal deve ser consultado antecipadamente, bem co- mo deverá se ter a cotação de preços para realização de seus serviços.
30 Teste de Motivação TESTE SUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANÇA Marque ao lado de cada questão uma das letras - "A" , "B" ou "C" - procurando a alter- nativa que melhor representa aquilo que você pensa sinceramente: A) Sempre B) Às vezes C) Nunca 1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem uma ou algumas destas qualidades: bonito(a), rico(a), elegante ou divertido (a). 2) Eu tenho um sentimento de que não mereço ser amado(a) e respeita- do(a). 3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos. 4) Para mim, o sucesso é o mais importante para eu ser aceito(a). Não basta que eu tente fazer o melhor que posso. 5) Quando estou em reuniões sociais, tenho algo interessante para di- zer. 6) Se alguém demonstra sincero interesse por mim, esforço-me para provar que mereço esse apreço, caso contrário esse interesse pode de- saparecer. 7) Não estou seguro(a) de que o trabalho que fiz é bom, até alguém me dizer. 8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relaciono socialmente parece ser melhor do que eu. 9) Tenho um forte sentimento de insignificância pessoal e isso me depri- me. 10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam de "looser", isto é, um(a) perdedor(a). - - - - - - - - - - - - - - GABARITO DE RESPOSTAS "A" = 0 ponto "B" = 1 ponto "C" = 2 pontos TABULAÇÃO E RESULTADOS ACIMA DE 18 PONTOS = Se você respondeu com sinceridade, autenticidade e vontade real de fazer uma auto-avaliação, parabéns. Você certa- mente tem um elevado conceito de si mesmo(a). Sua auto-estima é altíssima e, portanto, deve estar desenvolvendo atividades das quais gosta, sente prazer na vida e dificilmente está deprimido(a). A tendência é a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes. Ape- nas tome cuidado para não cair no oposto - o "pecado capital" da soberba. DE 14 A 17 PONTOS= Você tem um bom nível de auto-estima. É uma pessoa que tem confiança nas próprias decisões, sabe discernir o momento de agir, e está apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades. DE 11 a 13 PONTOS= Você desfruta de uma auto-estima "média". Isto é, provavelmente já trabalhou bem em nível psicológico as barreiras que lhe impuseram no inconsciente desde a infância. Mas ainda terá que trabalhar mais. Você se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem um forte sentimento de importância na vida e aquela que não vê qualquer valor em si mesma. DE 10 PONTOS PARA BAIXO= Há uma expressão até um tanto chula, utilizada popularmente, que reflete um pouco do que você pensa a seu respeito na maior parte do tempo: "Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido"... Você deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos (as), isolando-se dos demais, reclamando de si mesmo. Essa insegurança precisa ser tratada. Dificilmente você progredirá numa grande organização, pois este tipo de empresa necessita de líderes. E um dos pré-requisitos básicos para isso é a auto-confiança. Acredite mais em si mesmo(a). Se procurou responder a esse teste já é sinal de que está sinceramente preocupado(a) em melhorar. Vá em frente.
31 ADMINISTRAÇÃO COMO LIDERAR . COMO ADMINISTRAR SEU LÍDER Foi-se o tempo em que a secretária era apenas uma "carregadora do piano" do chefe. Ela hoje tem que conhecer, discutir e aprofundar o conceito de LÍDER. Para ajudar seu líder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe "jurássico". E também para assumir sua postura de líder, já que a Secretária Moderna, hoje, muitas vezes é responsável por muitas das pessoas que cuidam dos serviços internos da organização. Você, secretária é uma LÍDER MODERNA? Seu "superior hierárquico pode ser enquadrado na ca- tegoria de um LÍDER MODERNO? Para ajudá-la a responder essas questões, aplicamos aqui um TESTE. Nesta semana você terá as primeiras 10 questões. Nas semanas seguintes, publicaremos no site o resto do teste e o gabarito com totalização de pontos. Além disso, vamos discutir também cada um dos aspectos. Boa sorte! EM RELAÇÃO À EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABI- LIDADE, POSSO DIZER QUE ... a) Mantenho certa desconfiança sobre o desempenho de alguns colaboradores, o que é necessário para as melhorias; b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico tranqüilo; c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho como um todo. 2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO, MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR CERTOS DE QUE... a) Vou-me esforçar sempre para que saibam para onde estamos indo e por quê; b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanças de objetivos, para que não se acomodem; c) Minha visão do futuro deverá ser descoberta por eles mesmos no dia a dia. 3) ACREDITO QUE O LÍDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO QUE ELE ESPERA DOS OUTROS. a) Totalmente falso; b) Só às vezes; c) Completamente verdadeiro. 4) NOS MOMENTOS DE CRISES, OS VERDADEIROS LÍDERES MOSTRAM... a) Que é possível manter-se digno e calmo sob qualquer situação, estimulando-se assim a busca de soluções inteligentes; b) Que são humanos e, por isso mesmo, não escondem suas contradições ao enfrentar o problema; c) Que nem sempre o líder precisa estar presente nessa hora, deixando para equipe a criatividade das soluções. 5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS. ENTRETANTO, PARA MINHA EQUIPE, O IMPORTANTE É... a) Que todos os colaboradores tenham consciência que não há mais estabilidade no emprego e, portanto, excesso de risco pode gerar demissão; b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros, desde que estejam arriscando em prol das metas e diretrizes da organização; c) Que não fiquem buscando, a tempo todo, o novo pelo novo.
32 CONTINUAÇÃO PAGINA ANTERIOR... 6) UM LÍDER TEM A OBRIGAÇÃO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO- RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA. a) Nem sempre; b) Pelo contrário, ele é um generalista cercado de especialistas; c) Invariavelmente. 7) NA MINHA EQUIPE, NÃO ADMITO DIVERGÊNCIAS DE OPINIÕES, POIS ISSO AFE- TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE. a) Além disso, com um pouco de medo de falar o que se pensa, evita-se a politicagem e os assuntos pessoais; b) Isso é um grande mentira; c) Isso só é parcialmente verdade, a despeito de eu procurar contratar pessoas com espíri- to jovem, estimulando a contestação. 8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE À MINHA EQUIPE É AQUELE QUE... a) Diz não com muita facilidade; b) Diz sim com bastante agilidade; c) Hesita quase sempre entre o sim e o não. 9) AS QUESTÕES COMPLEXAS OBTÉM DE MIM QUASE SEMPRE... a) Uma resposta também complexa, já que minha equipe saberá elucidar; b) A decisão de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira; c) Respostas simples que evitem a burocracia nas soluções. 10) O ADJETIVO '' SONHADOR '' CABE NUM LÍDER QUANDO... a) Queremos elogiá-lo em sua insistência em ter uma visão; b) Queremos criticá-lo de forma definitiva; c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade 11) O LÍDER NÃO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR- TAMENTO COMPATÍVEL COM AQUILO QUE PREGA. a) Sem dúvida; b) Errado; c) Eu fique em dúvida sobre isso. 12) SOBRE A CONSECUÇÃO DOS OBJETIVOS DO GRUPO, O LÍDER DEVE... a) Demonstrar claramente que eles serão atingidos, a despeito das mudanças que podem ocorrer no cenário geral; b) Indicar que ele é passível de fracasso como qualquer empreendimento humano; c) Mostrar determinação, mas ficar sensível e influenciável pelo grupo.
33 13) JÁ NÃO SE FALA TANTO EM '' EMPOWERMENT, '' EFEITO ZAPP'', E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZAÇÃO DO PODER NA EMPRESA, PORQUE... a) Já ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade, pela falta de diretrizes fortes que acarreta; b) Já não há mais necessidade de se enfatizar tanto que é vital para a organização o com- partilhamento do poder; c) Concordo com o conceito, mas ainda não conhecia esses termos. 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S), CONTO COM... a) Admiradores; b) Subordinados; c) Seguidores. 15) GARANTO A MOTIVAÇÃO NA EQUIPE GRAÇAS... a) Ao investimento em treinamento específico para isso; b) À força da nossa causa na empresa; c) Aos bons salários que recebem. 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTÁ MAIS OCUPADO EM SABER... a) Por quê fazemos as coisas acontecerem; b) Como fazer as coisas acontecerem; c) Quando vamos fazer isso. 17) NO GERAL, MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANÇA É CARACTERIZADO POR... a) Amizade e bom-humor; b) Seriedade e respeito; c) Um distanciamento das emoções para ser sempre justo. 18) SÓ É POSSÍVEL SER UM VERDADEIRO LÍDER SE... a) Você nasceu para isso; b) Você se faz assim na busca de resultados; c) Você tem características de super-herói. 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMAÇÕES E AS MUDANÇAS EXIGEM QUE O LÍ- DER... a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante; b) Adapte rapidamente as circunstâncias às suas metas; c) Demonstre que já sabia de tudo. 20) A REPUTAÇÃO DE UM LÍDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE. a) De fato, a equipe admira mais o arrojo que a ética; b) De forma alguma, pois a confiabilidade do líder repousa na ética; c) Depende das circunstâncias, isso é verdadeiro. ele vive fora da realidade.
34 Antigamente, quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabão em pó, ela colocava no final da esteira de produção um pessoal encarregado de reti- rar as caixas de sabão que estivessem defeituosas ou com o peso errado. Mais tarde, com a evolução da tecnologia, esse pessoal foi substituído por cé- lulas fotoelétricas. Ou seja, a caixa fora dos padrões era automaticamente descartada. Entretanto, com o passar dos anos, percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor, as perdas já haviam ocorrido. Era preciso colocar o controle de qualidade não no final da linha, mas no co- meço de tudo. A qualidade não começa quando a empresa compra a matéria- prima, ou em qualquer dessas etapas. Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto. Tudo e todos têm de estar envolvidos com a qualidade desde o princípio. Esse conceito foi criado por dois norte-americanos, A. Juran e E. Deming, a partir dos avanços de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial. Em 1951, eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui- tos dos sistemas e estratégias do que se chamou de Total Quality Control. Dentro do TQC, é preciso saber que a etapa subseqüente é cliente da prece- dente. É uma cadeia de atendimento com excelência que percorre cada pes- soa e cada local da organização. Hoje, com o avanço da prestação de servi- ços (mesmo quem produz industrialmente, agora, tem que se preocupar mais com os serviços que presta), é nessa área que a qualidade total tem que apa- recer. Leia, discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total. U- ma pessoa só pode "matar" o esforço de uma empresa inteira. O que pode a- contecer por pura falta de informação e não por má vontade. Secretária, faça uma autocrítica: seu trabalho é feito dentro do conceito de qualidade total? Qualidade Total DICA 1 O QUE É QUALIDADE TOTAL
35 DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero. Palavras que devem ser evitadas, dependendo das cir- cunstâncias. Elas podem significar insegurança, vícios de linguagem, falta de credibilidade, etc. Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura, a voz, as palavras, o comportamento...e por aí afora. Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas: 1) MAS - Quando éramos crianças, nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte: "Você se comportou bem, está indo bem na escola, mas...neste Natal não podemos comprar o presente que você pediu". Depois, crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz: "Você tem sido muito bacana comigo, tem feito tudo o que eu gosto, mas...eu estou precisando dar um tempo". Aí crescemos mais um pouquinho e quem está à nossa frente é o gerente do Banco, com a seguinte explicação: "Você tem um bom cadastro, é um bom cliente, mas...a diretoria suspendeu todas as ope- rações desse tipo". É assim que a palavra "mas" se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo. Tente substituir o "mas "pelo "e" sempre que possível. Por exemplo: ao invés de dizer "O Dr. Fulano está, mas se encontra em reunião", afirme: "Ele se encontra na empresa e está no momento numa reunião. Posso ajudá-lo?" 2) TALVEZ - Seja mais assertiva. Declare: "Vamos fazer...'", "Faremos todo o esforço..." , "Vamos consultar todas as alternativas e, certamente, iremos dar um jeito adequadamen- te...". O "talvez" denota vacilação, insegurança. 3) NÃO QUER...? - Pergunte ao cliente o que ele deseja e não aquilo que ele não quer. "O Sr. Não quer ligar numa outra hora?: Resposta: "Não, quero uma solução agora!". As ve- zes, você entra numa loja e a balconista, desavisada, logo pergunta: "Não quer levar uma camisa?" Adivinha qual é a resposta. 4) FAÇA ISSO! - Não dê ordens ao cliente. "Ligue amanhã que iremos atendê-lo". "Preencha o formulário e nos envie o ano que vem". Peça, solicite, sugira, dê indicações. Seja cordial, amável e simpática. Jamais ordene. 5) GERÚNDIO - Este tempo verbal é o "paraíso" das secretárias. Inventado no Brasil (sim, porque em Portugal eles desconhecem essa declinação. Lá eles dizem "estou a comer" e não "estou comendo"), o gerúndio invadiu os escritórios como uma praga. Geralmente é utilizado pelas esforçadas secretárias na esperança de estarem sendo gentis e delicadas. Só que viraram um estigma. Denotam falta de firmeza. "Meu chefe vai estar chegando a- manhã, então estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga- ção". E eu, aqui do outro lado da linha, vou "estar me irritando... Prefira assim. "O Alfredo chegará amanhã de manhã. Falo com ele o mais rápido possível e em seguida retornarei sua ligação. Está bom assim?" 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir. Agora e- xiste a hora, o minuto, o segundo e...o minutinho, que geralmente leva mais de uma hora. Veja a dia das estatísticas. Ninguém agüenta mais esperar no telefone. Se for demorar, por favor avise mais ou menos quanto tempo e, caso seja muito, peça para retornar a liga- ção depois.
36 Antes de mais nada, vamos dar uma olhada em quais são as expectativas do cliente quando fazem negócios com as nossas empresas: Com o tempo, iremos aprofundar um pouco cada um desses itens. Por ora, nos atemos à questão do atendimento telefônico. Como vimos, dois itens são, neste caso, muito in- teressantes: "Descaso" e "Despreparo de quem atende". Isso chateia o cliente. A secretária que demonstra desconhecer os produtos e serviços da empresa, atende de forma desaforada, que se limita a dizer ao consumidor que aqui- lo não é com ela. O atendimento telefônico é fundamental no processo de fidelização dos clientes. E tam- bém para o ambiente de produtividade. Então, vamos às dicas que você não pode des- prezar: 1) Lembre-se: ao atender um chamado telefônico, você é o departamento ou a empre- sa. Quem está do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza- ção a partir do seu comportamento. 2) Credibilidade: só prometa o que você pode cumprir. Responsabilize-se pelo encami- nhamento seguro do problema, caso ele não seja atinente à sua área. 3) Boa receptividade: seja cordial. Deixe transparecer um sorriso na sua voz. Tenha boa disposição e bom ânimo ao telefone. 4) Empatia: mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles é, também, o seu. 5) Segurança: não vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questão. Demonstre que você sabe onde, com quem e porque está trabalhando ali. 6) Atenda, no máximo, ao terceiro toque. Pode ser que, ao soar a campainha pela quar- ta vez, o cliente já se dirigiu ao concorrente. 7) Utilize os recursos de transferências de chamadas, da secretária eletrônica, e tudo o mais que possa deixá-la mais à vontade na empresa. Mas controle tudo. Os retornos têm que ser rápidos, as pessoas incluídas nas transferências têm de ser bem orienta- das. 8) Atenda com seu nome, o nome da empresa e do departamento. Depois ofereça ajuda a quem ligou. 9) PADRONIZE: por último, queremos lembrar a necessidade de uma padronização. Se a organização que você trabalha ainda não tomou essa providência, faça-o pelo menos no seu departamento. Como atender, como preparar os recados por escrito, quem se responsabiliza pelo que. Qualidade Total DICA 3 A IMPORTÂNCIA DO ATENDIMENTO TELEFÔNICO
37 Sempre que devo falar com alguém importante, sinto certo nervosismo, mesmo que a pes- soa esteja esperando meu telefonema. Passar pela secretária costuma ser um constrangi- mento. Ligo, por exemplo, para um amigo executivo. Dou meu nome. Ouça a pergunta: - De onde o senhor é? - De marte, acabo de aterrissar. É impressionante o número de vezes que já me perguntaram de onde sou. Dizer o que? Onde nasci? Outras fazem o gênero íntimo, mas mais falso do que uma jibóia ao sorrir pa- ra um coelhinho. - Oi, querido. Um instantinho, meu amor... Ele não pode atender, coração. Não sou de fer- ro: adoro ser chamado de meu amor. Imagino a desconhecida do outro lado. Dentinhos separados como os da Zélia (que sempre teve um biótipo perfeito para secretária). Cabelos loiros, no tom da Rosane Collor (outra que...). Óculos como os da Erundina. De- sisto. Sei que chama a todos de meu amor, a melosa. Também não faltam as rígidas, que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total. Um amigo, acaba de se separar. Ligo para dar solidariedade. Ouço um rosnado, e uma voz metálica. - Poderia me adiantar o assunto? - É particular. A voz ganha um tom mais irritado: - Ele não gosta que eu passe a ligação sem saber do que se trata. - Explique que é sobre sexo. Ouço um suspiro nervoso. Logo ela retorna, a voz melodiosa. Descobriu que sou amigo do chefe. - Já vou passar para eeeeeeele! Só falta oferecer cafezinho pelo telefone. Reflito: como é falsa a humanidade. Mas fran- queza também é fogo: - Vou ver se ele pode atender. É possível uma resposta mais fina, mais elegante do que essa? Nem mamãe dinossauro seria tão sutil. Se existisse lei para o comportamento das secretá- rias, algumas mereceriam um bom processo. Como as que perguntam: - O senhor é da parte de quem? - De mim mesmo, faz favor. Quanto mais importante o figurão, mas importantes algumas secretárias se sentem. Ficam tão esnobes quanto a rainha da Inglaterra. Algumas gastam todo o salário em roupas de seda, cabeleireiro, bijuterias caras e perfumes importados - até andam mais bem vestidas do que a mulher do patrão, mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediários. Nervosas, atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofá de veludo: - Eu não sei se ele vai poder falar. Está muito ocupado. Muitos homens, é verdade adoram ter secretárias tão arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann. Outros sofrem. Sabe-se que são comuns as secretá- rias com ciúmes do chefe. Odeiam voz de mulher. - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje à noite. - Deixe recado, é melhor. Ele está falando com a esposa. Qualidade Total DSICA 4 ATENDIMENTO TELEFÔNICO PARA SECRETÁRIA
38 Enfrentar situações de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretária. Talvez por isso atu- em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo. Evitar as gafes não faz mal a nin- guém. Um ex-prefeito de São Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresário e se anunciou à secretária. A moça morreu de rir. - Essa é boa. Diz, quem é? Estou reconhecendo essa voizinha. Está procurando emprego até hoje. E não ri nem em show humorístico." Você se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor? É essencial que nós profissionais de secretariado busquemos a excelência no atendimen- to, porque as nossas ações, muitas vezes, refletem na imagem da empresa. Abaixo algu- mas dicas para um atendimento telefônico adequado: 1) Não pergunte quem está falando, o que você quer saber não é o nome da pessoa que está falando? então pergunte: - Por favor qual o seu nome? 2) De onde é? como disse o autor: sou de marte! qual a informação que você deseja sa- ber? - Qual é a sua empresa? - Para qual empresa o senhor trabalha? 3) O senhor pode me adiantar o assunto? Tire esta frase do seu vocabulário, é arrogante, ou aquela "o meu diretor só atende se souber o assunto", simplesmente diga: - o senhor gostaria de me adiantar o assunto? - o Sr. (nome do seu chefe) já tem conhecimento do assunto? Se a pessoa não quiser adiantar o assunto, não force a barra, diga ao seu chefe, que a pessoa não quis adiantar o assunto, ou disse, que o ele, o seu chefe, já sabe do que as- sunto. 4) Evite usar "um instantinho", "um momentinho", "um segundinho", estas palavras não combinam com um bom atendimento, o correto é dizer: um momento por favor, e ao retor- nar agradeça a pessoa por ter aguardado! 5) Sempre use as "palavras mágicas": por favor, obrigada, - Sr.(nome), Sra.(nome), desculpe! 6) E não se esqueça de permitir permissão para falar ou transferir seu chefe se você ligar para o celular, de qualquer pessoa. 7) Crie um padrão para o seu atendimento: nome da empresa, departamento, seu nome e saudação Ex: Secretariando - Operacional - Kátia - Bom Dia! 8) Sempre trate a pessoa formalmente, somente mude o tratamento quando ela permitir, ou lhe pedir. Muito Importante: anote tudo, assim que ele disser o nome, anote, anote o nome da em- presa, anote o assunto, não confie na sua memória, porque ela normalmente falha, princi- palmente porque sempre estamos fazendo várias coisas ao mesmo tempo!! Não é educado você perguntar de novo: Qual é o seu nome mesmo?? "Fala, para que eu possa te ver" - Sócrates. Espero que de alguma forma, essa mensagem possa ajudá-la em seu dia-a-dia. Um bom atendimento!
39 Modelos de Currículo (colocar na parte superior da folha, no centro, em negrito) Objetivo Deve conter o cargo e a área pretendida, de forma clara e simples. Nunca coloque opções de cargos e áreas num mesmo currículo, para não passar a impressão de estar aceitando qualquer proposta. Se houver interesse em mais de uma área, opte pelo currículo flexível. Qualificações Abrange tempo no mercado, atividades e experiências profissionais. O quê você realizou: implantação de sistemas, programas e projetos, aumento nos lucros ou produção, etc. Destaque as experiências ligadas à função pretendida. Experiência Profissional Estão relacionadas às empresas nas quais você trabalhou. Comece da última para a pri- meira empresa, colocando dados como nome da organização, cargo, tempo de trabalho e atividades / resultados. Coloque as datas de entrada e saída. Serviços temporários devem ser citados, deixando clara essa temporariedade. Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho, geralmente não há necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou. Formação Acadêmica / Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo, quando a formação acadêmica representar um grande diferencial. Neste item estão o curso, nome da instituição e ano de conclusão. As informa- ções devem estar de forma decrescente, do último curso para o primeiro. Não há necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus, nem ane- xar cópias de diplomas e atestados. Cursos de pós-graduação, MBA e especialização são muito valorizados. Idiomas Indique o idioma, colocando ao lado seu grau de conhecimento: básico, intermediário e fluente. O inglês é fundamental para a maioria dos cargos, principalmente nos níveis ge- renciais. Ao mencioná-lo, provavelmente você passará por um teste prático. Informática Outro requisito fundamental hoje em dia. Relacione os aplicativos que domina. Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo. Coloque em ordem decrescente, o nome do curso, a instituição, ano e duração. Cursos de pós-graduação, MBA e especialização são muito valorizados. Não deixe de mencionar cursos que não te- nham a ver com sua área, desde que cite como eles contribuíram para seu desenvolvi- mento. Por exemplo, como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibição de falar em público e em reuniões. Nome Endereço Idade Telefone/celular/Pager/e-mail Estado civil (lado esquerdo) (lado direito)
40 Carta a uma resposta negativa da empresa Eu sei: é duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que não quer saber de você. Mas, acredite, é um excelente exercício para elevar a auto- estima...e para manter as portas abertas a novas oportunidades na própria empresa. Você pode se mostrar decepcionado, mas não deixe transparecer amargura. E, sem ser ufanista em demasia, pode terminar a carta dizendo que você ainda se considera o me- lhor candidato para o cargo. A Carlos Santos Recrutamento e Seleção Internet do Brasil Prezado Carlos, Foi com bastante decepção – não vou negar – que recebi a sua comunicação, informan- do que não fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa. Depois das várias etapas pelas quais passei no processo de seleção, conhecendo não só os profissionais de RH, mas também os responsáveis pelo Departamento de Tecno- logia, realmente achei que seria o escolhido, uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga. Se fosse possível, gostaria de saber quais os critérios utilizados para definir a escolha final, pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro- fissional. De qualquer forma, agradeço a atenção que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato. Participar deste processo foi uma experiência muito enriquecedora, faltando “apenas” a contratação para ser perfeita. Espero ter novas oportunidades em breve, pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e, também, para acrescentar um importan- te diferencial de mercado à empresa. Mais uma vez, obrigado por tudo. Atenciosamente Juliano Silva (Assine)
41 Modelo de carta de apresentação Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda. Av. do Chá São Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr. Gomes. Li, recentemente, sobre os planos de expansão de sua companhia. Tenho extremo interes- se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001. Comple- tarei meu mestrado em Administração de Empresas, com especialização em Marketing na PUC, em maio de 2000. Tenho considerável experiência em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson & Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lançamento de vários produtos locais, além de ser responsável pelo treinamento da equipe de vendas. O trabalho em multinacionais também contribuiu para aumentar minhas habilidades em co- municação e liderança. Meu currículo, em anexo, apresenta as minhas qualificações em detalhe. Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente. Estou certa de que a minha performance será eficaz e coerente com o alto padrão da PGF Ltda., assim que tiver a chance de de- monstrá-la. Atenciosamente, Luciana Oliveira
42 COMO CONFECCIONAR ATAS 1. OBJETIVO O objetivo deste documento é instruir os secretários quanto à confecção de atas utilizando-se de um meio eletrônico (entenda-se computador). Surgiu face à ausência de normas oficiais para este assunto, uma vez que as resoluções baixadas pelo Supremo Concílio referem-se apenas à confecção de atas manualmente ou com uso de máquina de escrever. 2. REFERÊNCIAS O presente documento tomou por base e é complementado pelas resoluções SC/90; BP doc. 151 e Manual de Regu- lamentação Geral, que tratam respectivamente da confecção de atas com o uso de máquina de escrever manualmen- te. 3. INSTRUÇÕES O documento deverá ter seu layout definido segundo as seguintes especificações: 3.1. TAMANHO DA FOLHA Poderão ser utilizadas folhas de tamanho padrão do mercado, tais como: Carta (216 x 279 mm), A4 (210 x 297 mm), Ofício (216 x 315 mm) e outras. Não poderão ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm. 3.2. TIPO DA FOLHA Poderão ser utilizadas folhas soltas ou contínuas. No caso do uso de folhas contínuas, após a impressão, a remalina deverá ser destacada. 3.3. COR DO PAPEL Poderá ser utilizada a cor branca. Não poderão ser utilizadas cores berrantes, que dificultam a leitura e tra- zem cansaço aos olhos. A cor branca, no entanto, é a recomendada, por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto. 3.4. MARGENS Deverá ser utilizada a medida de três centímetros para as margens direita, esquerda, superior e inferior, a partir da borda do papel. No caso de se utilizar folhas contínuas, a largura da remalina deverá ser desconsi- derada, sendo a margem contada a partir da borda real do papel. Essa medida refere-se ao resultado final, isto é, pode ser necessário informar ao software valores diferentes de 3 cm, no caso de não conformidade dos valores informados aos softwares em relação à impressão propri- amente dita. 3.5. DIREÇÃO DA IMPRESSÃO O documento deverá ser impresso na sua posição vertical (RETRATO, ou PORTRAIR). Cada página será impressa em apenas um dos lados (o verso deverá permanecer EM BRANCO). 3.6. BORDAS Poderão ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha. 3.7. FORMATAÇÃO 3.7.1. Fonte (tipo da letra) As fontes a ser utilizada deverá ser uma fonte que propicie fácil leitura, de tamanho não menor que 3 mm e não maior que 5 mm. As seguintes fontes são sugeridas: Normal  Roman 12  Roman 14  Courier 12  Courier 14 True Type  Arial 12  Arial 14  Times New Roman 12
43  Times New Roman 14 ATM  Universe 12  Universe 14 3.7.2. Formatação do caractere Deve-se formatar o caractere sem uso das características MAIÚSCULAS (uppercase), NE- GRITO (bold), SUBLINHADO (underline) e ITÁLICO (italic) O uso desses recursos de forma- tação fica restrito aos seguintes casos: Maiúsculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou para títulos e subtítulos no corpo da ata. Negrito: idem ao formato MAIÚSCULO, com maior ênfase. Sublinhado: idem ao formato MAIÚSCULO, com menor ênfase. Itálico: nas citações ou transcrições de textos e diálogos, entre aspas. Essas formatações diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se procurar, no entanto, evi- tar o uso constante dessas características, o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formatações. Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatação e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas. 3.7.3. Espaçamento do caractere Deverá ser utilizado o espaçamento normal da fonte. 3.7.4. Cor do caractere Deverá ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir maior contraste. No caso de se optar por caracteres de outra cor, devem-se utilizar cores que contrastem com o papel, como azul escuro, vermelho escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou em tons pastéis tendem a um maior esforço da vista, e devem ser evitadas. 3.8. FORMATAÇÃO DO PARÁGRAFO 3.8.1. Deslocamento da margem O parágrafo deverá ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem. 3.8.2. Alinhamento O Parágrafo deverá se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens. Na ausência desse recurso de justificação de parágrafo no software utilizado, pode-se utilizar o alinha- mento à esquerda. Não é permitido o alinhamento à direita e ao centro. 3.8.3. Colunamento O texto deverá ser composto por apenas uma coluna. 3.8.4. Fluxo do Texto O texto de cada ata deverá iniciar-se na primeira linha da página. O texto deverá ser composto de um único parágrafo O texto de cada ata deverá ocupar totalmente uma página. No caso do texto da ata, por si só, não completar a página até a sua última linha, a(s) linha(s) restante(s), logo após a assinatu- ra do secretário, deverá (ão) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hífen (‘-’), repetido em seqüência, sem espaços vazios. 3.9. REDAÇÃO 3.9.1. Início da ata “Ata número (número da ata) da Assembléia Geral (extraordinária ou ordinária ou ainda, solene e histórica) da (nome da igreja), reunida no dia (dia) de (mês) de (ano) no (local da igreja), sito à (Endereço: Rua, número, bairro), neste município de (cidade e estado). A Assembléia Geral foi presidida por (nome do presidente da reunião ou Assembléia Ge- ral, normalmente o pastor da Igreja). Estavam presentes os senhores membros. A reunião ou Assembléia Geral teve início às (horário), com (exercício espiritual). Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fez”. 3.9.2. Término da ata
44 “Não havendo mais nada para ser tratado, encerrou-se a presente (horário do término) com uma oração pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu... (nome do secretário), secretário da igreja, a tudo presente, lavrei e assino a presente ata.” 3.9.3. Destaque de textos O texto com o conteúdo propriamente dito da ata deverá ser, sempre que possível dividido em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilização dos recursos de forma- tação de caractere (maiúsculas, negrito, itálico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes, permitindo uma rápida pesquisa posterior de informações no texto. 3.9.4. Regras Gerais Os nomes mencionados na ata deverão sempre constar completos na primeira vez em que são citados. Posteriormente poder-se-á utilizar apenas o nome próprio, ou uma redução que permita identificação única. Os numerais poderão ser representados na forma de algarismos. No caso de valores mone- tários que seja de relevante importância, é conveniente completar a representação por alga- rismos com o valor expresso por extenso. As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem: Quando se tratar de inclusão de membros, deverão ser mencionados os seguintes dados:  Modo da recepção  Nome Complet 4. RESUMO, ANOTAÇÕES E OBSERVAÇÕES. O uso de resumo, anotações e observações são obrigatórios, uma vez que completam e/ou facilitam a recupe- ração de informações da ata, substituindo as anotações marginais na lavratura de atas. Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPÉ (footnotes), presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade. 5. AS NOTAS DE RODAPÉ 1. Deverão ser referenciadas no texto por número seqüenciais, iniciando e 1 em cada ata; 2. Deverão utilizar à mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como por exemplo, ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.; 3. Deverão ser separadas do corpo da ata por um traço contínuo, com aproximadamente 10 cm de extensão (ou seja, não deverá estender-se por toda a largura da página); 4. Esse recurso, quando bem utilizado, permitirá uma busca rápida de quaisquer informações que se deseje obter que esteja contida na ata; Art. Artigo C.D. Código de Disciplina CI/IPB Constituição da Igreja diác. Diácono N Número p.f. próximo futuro p.p. próximo passado Pr. Pastor Pres. Presidente Presb. Presbítero Rev. Reverendo Sec. Secretário Tes. Tesoureiro
45 5. As seguintes notas deverão sempre existir na ata:  Número da ata, data e hora de início da reunião ou assembléia geral.  Pastores e diáconos presentes  Leitura e aprovação de relatórios financeiros  Chamadas aos assuntos discutidos na reunião ou assembléia geral, com referência resumida.  Número da ata, data e hora de término da reunião ou assembléia geral. 6. DIVISÕES DO TEXTO DA ATA As seguintes divisões do texto da ata são sugeridas: 1. ASSUNTOS INTERNOS  Informações da Tesouraria  Congregações  Junta Diaconal  Sociedades Internas  Escola Dominical  Zeladoria 2. ASSUNTOS EXTERNOS  Pastores e Outros Concílios  Correspondências Recebidas 7. TRANSCRIÇÕES As transcrições de documentos, tais como Atas da Assembléia, Estatutos, etc., quando necessárias, deverão ser feitas obedecendo-se os mesmos critérios para confecção das atas, exceção feita às assinaturas, que não deverão constar. 8. NUMERAÇÃO DAS PÁGINAS Cada página será numerada seqüencialmente, sendo que a primeira página de cada livro terá o número UM. A numeração deverá ser informada no canto inferior ou superior direito de cada página, sendo que a fonte terá o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e será formatada apenas com negrito. Os termos de abertura e encerramento não serão numerados. 9. ASSINATURAS Ao final de cada ata, imediatamente após o texto da ata, o secretário deverá assinar a ata, com caneta preta ou azul. Cada página da ata será devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretário, próximo ao nú- mero da página. Os termos de encerramento e abertura serão também devidamente assinados e rubricados, conforme CI/IPB. 10. INCLUSÃO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DO LIVRO DE ATAS. 10.1. TERMO DE ABERTURA Na primeira página do livro de atas constará o TERMO DE ABERTURA. A redação é a seguinte: 10.2. TERMO DE ENCERRAMENTO Na última página do livro de atas constará o TERMO DE ENCERRAMENTO. A redação sugeria é a seguinte: TERMO DE ABERTURA Este livro, contendo (até 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica à caneta azul ou preta) do meu uso, servirá para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de número (número do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente da igreja. (Município e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).
46 10.3. TERMO DE APROVAÇÃO DO LIVRO DE ATAS As observações do Pastor, feitas após o exame dos Livros de Atas dos Conselhos, deverão ser con- feccionadas obedecendo-se ao mesmo padrão das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro. As páginas deverão ser igualmente numeradas. Após a elaboração do termo de aprovação, o mesmo deverá ser assinado pelo Presidente, e então anexado ao Livro de atas da igreja. 11. ARMAZENAMENTO DAS ATAS As atas serão armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada página armazenada em plástico transpa- rente. Ao completar um total de 50 ou, no máximo, até 100 páginas, excluindo-se os termos de abertura e encerra- mento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se-á encadernar as páginas, com sistema de grampo fixo ou similar; a encadernação em espiral não é permitida, por permitir fácil adulteração. Deverá ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas, a qual deverá conter as seguintes informações: *** F I M *** TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro, contendo (até 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica à caneta azul ou preta) do meu uso, serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de número (número do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presi- dente da igreja. (Município e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta). LIVRO DE ATAS N (número do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)
47 DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETÁRIA Postura Profissional 1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: "QUANDO NÃO SE PO- DE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE..." 2 - Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pes- soa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido. 3 - Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo. 4 - Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplismente observando. Preste atenção na- queles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior. 5 - O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fun- damental. "Meter o nariz onde não é chamada" pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecen- do, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘ a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. Otempo de seu chefe vai render muito mais. 6 - Torne seus contatos com secretárias de outras empresas menos impessoal, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘ a em- presa ou executivo que ela atende. 7 - Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:  Atenda rapidamente às ligações;  Planeje cada chamada;  Tenha sempre lápis e papel na mão;  Fale claro e pausadamente;  Fale com o fone próximo à boca;  Repita o nome da pessoa;  Evite expressões afetivas;  Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;  Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;  Use palavras como "bom dia", "por favor", "às ordens"..., elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade. 8 - Lembre-se sempre:
48  As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!  As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!  As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?  As três palavras mais importante são: FAÇA O FAVOR!  As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!  A palavra mais importante é: NÓS.  A palavra menos importante: EU. 9 - Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:  Você ouve o que ela tem a dizer;  Você explica o motivo da resposta negativa;  Você a trata com delicadeza e respeito;  Vacê a encaminha para a área indicada;  Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião. 10 - Nunca diga amém a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista. 11 - Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: "O senhor pode atendê-lo?" Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o "Presidente" da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o apa- relho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua pre- sença será bem notada e apreciada. 12 -Para secretárias principiantes: a) Em seu escritório não poderá faltar:  dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;  livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretárias;  formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre atividades que exerce. Por exemplo: ca- so você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidação das Leis da Previ- dência Social e Manual da Prática Trabalhista, entre outros. b) Você deve, ainda, buscar conhecimentosnovos, além de informações orais. c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me- lhor suas atividades. 13 - Para se ter sucesso no trabalho:  Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e de- fenda-a, pois você a representa.  Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.  Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto quiser...  Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.  Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e, provavelmente, nunca
49 saberá o porquê. 14 - Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedin- do que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre as- suntos de interesse para a sua profissão. "Dicas" sobre como evitar certos erros gramaticais, fre- quentemente cometidos, são bastante úteis. 15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, pou- pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com seguran- ça e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, não passando nunca por cima de seus superio- res. 16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunida- des de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanen- te, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos altos padrões que se espe- ram de você. Eles demonstram o respeito devido à sua profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:  Sustente a política da firma.  Apoie a política de seu chefe.  Seja o amortecedor de seu chefe.  Mostre que é fidedigna.  Nunca repita mexericos.  A vida particular de seu chefe é confidencial.  Aprenda a guardar segredos profissionais. 17 - Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeças a idéia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passa- rem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feed-back, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu. 18 - Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um "Bom Dia!", pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.  Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.  Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.  Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.  Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que fica... 19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso ⁤e zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transações que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comuni- cação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fa- zer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso cotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuida- do ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.
50 Os 10 erros de português (escrito e falado) mais cometi- dos pelas pessoas 1) “FAZEM” DEZ ANOS O verbo fazer, quando exprime tempo, deve sempre ser usado no singular. Desta maneira, o certo é: "Faz dez anos". 2) “HOUVERAM” MUITOS ACIDENTES Haver, no sentido de existir, é invariável e somente aceita singular. Ou seja, o correto é: "Houve muitos acidentes". 3) “EXISTE” MUITAS POSSIBILIDADES Ao contrário do haver, o verbo existir admite normalmente o plural. Seguem a mesma regra os verbos bastar, faltar, restar e sobrar. Exemplos corretos: "Existem muitas possibilidades; Bastariam três dias; Faltavam duas sema- nas". 4) PARA “MIM” FAZER Antes do verbo, obrigatoriamente, deve sempre vir o sujeito e o pronome “mim” não pode ser sujeito. O correto é: "Para eu fazer". 5) ENTRE “EU” E VOCÊ Depois da preposição, usa-se mim ou ti. Ou seja, o certo é: "Entre mim e vo- cê" ou "Entre eles e ti". 6) “HÁ” 6 ANOS ATRÁS Tanto há como atrás indicam passado, portanto, não é correto usá-los juntos numa mesma frase. Escolha entre um dos dois: "Há seis anos" ou "Seis anos atrás". 7) PREFIRO ANDAR “DO QUE” CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra. Por isso, o correto é "Prefiro andar a correr". 8) CHEGOU “EM” SÃO PAULO Verbos de movimento exigem A e não Em. Assim, "Chegou a São Paulo", "Vai ao cinema". 9) ELA ERA “MEIA” ESQUISITA O advérbio meio, no sentido de um pouco, não sofre variação conforme o gê- nero. "Ela era meio esquisita". 10) “CERCA DE TRÊS MIL” DISPUTAM A VAGA A conjunção do verbo deve estar de acordo com “cerca de” e não com o nú- mero. Dessa maneira, o correto é: "Cerca de três mil disputa a vaga". Fonte: JT - 13/11/06 - pg
51 Como Ser Eficiente data: 22/02/2000 autor: Tilibra Hoje, ser eficiente é fundamental. No trabalho, na escola e no lar, devemos sempre procurar alcançar a máxima eficiên- cia. Para ajudar você a ser mais eficiente ainda, a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional, em- presa de consultoria especializada em Administração e Planejamento Empresarial, preparar algumas dicas. A Tilibra oferece essas dicas para você, esperando que de alguma forma, elas possam lhe ser úteis. Organização pessoal começa com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência de uma pessoa é sem dúvida a organização - ou melhor, a de- sorganização - de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis e pastas esperando pela sua atenção e ação. A mesa atulhada é uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritórios. As pessoas perdem tempo procurando papéis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido. Além da perda de tempo causada pela distração visual de ter papéis não necessários na mesa e de uma sensação de peso, de desespero, de trabalho infindável que a mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papéis como um símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar -se que a mesa atulhada também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, procrastinação, insegurança, prioridades con- fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos. Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organização profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como você só pode trabalhar em um só projeto a um só tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperável quando você precisar dele. Quando se tem várias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distraídos, acabando por perder nossa concentração. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hábito de mantê-la sempre limpa. E traba- lhe em apenas um projeto de cada vez. Como ordenar o fluxo de papéis que chegam diariamente até sua mesa 1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que você possa pensar em querer reter. 2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que você tem necessidade de trabalhar com eles. 3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam até você pode ser exe- cutado na mesma hora. Não pôr de lado nenhum item antes de uma ação inicial - senão de solução, pelo menos de um encaminhamento para solução. Lista de Tarefas Um instrumento útil para sua organização é fazer uso de um caderno onde você registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou o prazo para sua realização. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois é com ele que você planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier à cabeça, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Você se sur- preenderá com a melhoria obtida em sua organização pessoal. O Lixo Não há lugar melhor para você colocar uma boa parte dos papéis que chegam diariamente até sua mesa do que o lixo. Não te- nha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reuniões (anote primeiro na agenda e jogue depois), circula- res, cópias de cartas para simples informações, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que você já tomou conhecimento e sabe que não precisa mais recuperar. Com esta prática você estará esvaziando sua mesa de coisas inúteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idéias.
52 Faça agora. Não deixe para depois. Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e ações, deixando tudo para de- pois. Essa tendência à procrastinação, quase sempre tem um custo alto, pois só nos cria mais trabalho, mais problemas, mais preocupações e crises. A procrastinação é um dos maiores desperdiçadores de tempo que e- xiste, e a sua solução exige entendimento das causas, avaliação de suas conseqüências e constante disciplina para enfrentá-la. A procrastinação impede o sucesso A mudança na sua propensão de "faço isso depois" para "faço isso agora" requer uma ação positiva. As coisas não acontecem por si só. Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteçam. Faça as coisas diferentemente. Responda sua correspondência ao abrí-la. Nunca deixe para responder mais tarde. Quando você disser a si mesmo: "Eu preciso fazer algo sobre isto", faça-o na hora, não depois. Programe coisas, traba- lhe e viva de acordo com sua programação. Crie o hábito de fazer as coisas mais importantes primeiro. Pro- crastinação é um problema psicológico, e uma vitória sobre ela é uma vitória essencialmente psicológica. A- ceite a idéia de que você muitas vezes é um procrastinador. A coisa mais valiosa que você pode fazer quando procrastina é admitir este fato. Continuando a negá-lo ou racionalizá-lo você apenas irá retardar suas condições de superá-lo. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados. Contudo essas coisas importantes é que usualmente são o foco da nossa procrastinação. Raramente adiamos as coisas não importantes. Se nós aprendermos a transferir nossa procrastinação das coisas importantes para as coisas não importantes, nosso problema terá grandes chances de desaparecer. Procrastinação é também fazer atividades de baixa prioridade ao invés de fazer atividades de alta prioridade. Algumas dicas para você resolver o problema da procrastinação 1. Estabeleça prazos de início e conclusão.Sempre que você tiver pela frente uma tarefa desagradável, dê um prazo para começar. A pressão dos prazos, mesmo os auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma ação de sua parte. 2. Faça o desdobramento das tarefas.Muitas vezes uma tarefa difícil pode ser desdobrada em tarefas me- nores e portanto mais fáceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas. 3. Não espere a inspiração chegar. Vá atrás dela.Em muitos casos uma tarefa difícil é adiada porque exige de sua parte um pensamento criativo, que no momento não está surgindo. Mas lembre-se que inspiração é 90% de transpiração. Portanto comece já, não espere. 4. Procure saber tudo sobre a tarefa.O fato de você não estar animado no momento pode decorrer de uma falta de motivação ou desinteresse. A não familiaridade geralmente gera a falta de interesse. Quanto mais você sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informações, e envolver-se mais com o problema. 5. Descubra as causas de sua indecisão.Se você está indeciso procure saber porque você não quer se defi- nir. A indecisão ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar, um desejo de evitar erros. Existe um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para decidir é quando a informação adicional irá acrescentar muito pouco à qualidade de sua decisão. Faça o máximo de esforço para obter a melhor infor- mação possível dentro do tempo que você dispõe. Então tome a decisão e vá em frente. Acima de tudo, não fique atormentando-se com a decisão tomada. E, principalmente, não a refaça. 6. Evite o perfeccionismo.Não seja 100% perfeito. Contente-se em ser 90% ou até 80% perfeito. Lembre-se que o ótimo é inimigo do bom. É melhor ter cinco "bons", do que um "ótimo". Pense em tudo isso e come- ce a agir agora.
53 Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministério da Justiça Federal Receita Federal Posto Fiscal Contribuição Técnica e Jurídica : Contabilidade Ello´s - Sra. Luciene Dourado Advogados Associados—Dra. Geni Ribeiro Lima Escritório Advocatício—Dr. Marcos Marcilio 2o. Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas Cartório de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauá Prefeitura Municipal de Santo André Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam Livreto Elaborado e Redigido por: Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio: Igreja Batista Missionária do Jd. Luzitano Rua: Godofredo de Godoy, 05— Jdm. Luzitano —Mauá—S.P. CNPJ: 74.335.381/0001-04 Contatos e Palestras : (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573 Janeiro de 2007 EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA
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Apostila _secretaria_da_igreja

  • 1.
    1 Aprenda a seruma Secretária de sucesso Profissional e Ministerial Faça a Diferença.... Secretária Estatutária Secretária Moderna
  • 2.
    SECRETÁRIA ESTATUTÁRIA e SECRETÁRIA MODERNA ÍNDICEGERAL Pág. 02........................... Pág. 04 ........................... Pág. 05 ........................... Pág. 06 á 07.................... Pág. 08 ........................... Pág. 09 .......................... Pág. 10 ........................... Pág. 11............................. Pág. 12 ........................... Pág. 13 ........................... Pág. 14 ........................... Pág. 15 ........................... Pág. 16 ........................... Pág. 17............................ Pág. 18 á 20.................... Pág. 21........................... Pág. 22..................... Pág. 23 ........................... Pág. 24............................ Pág. 25........................... Pág. 26............................ Pág. 27 e 28..................... Pág. 29 ........................... Pág. 30 ........................... Pág. 31 á 33.................... Pág. 34 á 35..................... Pág. 36 á 38.................... Pág. 39 ........................... Pág. 40 á 41..................... Pág. 42 á 46.................... Pág. 47 á 49 .......................... Pág. 50.............................. Pág. 51 e 52.............................. Índice Geral Origem da Profissão Decálogo da Secretária Código de Ética Elegância e Comportamento O que é ser Secretário de Igreja Deveres e Responsabilidades Um Secretário Responsável precisa:... A Liderança da Igreja ( Convocações) Pronomes de Tratamento Erros e Vício de Linguagem Vida Profissional / Ética Organize-se Como Organizar Arquivos Como Organizar Reuniões Atas Ofícios Requerimentos Resumir Texto Telegramas Como Melhorar sua Redação Como Administrar seu Tempo Eventos Empresariais Teste sua Motivação Como Lidar e Administrar seu Líder O que é Qualidade Total ? A importância do Atendimento Telefônico Dicas de Currículo Cartas Diversas Como Confeccionar Atas Dicas para o Sucesso 10 Erros de Português Como Ser Eficiente 3
  • 3.
    ORIGEM DA PROFISSÃO DESECRETÁRIA A profissão de secretária não tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por aí que a primeira secretária foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretária assessorou Napole- ão Bonaparte, sendo demitida por pressões da Josefina! Conta-se ainda que a primeira secretária assessorou a Rainha Vitória, trabalhando com luvas e chapéu! Através de pes- quisas históricas, percebemos que o "antepassado" da secretária foi o Escriba – profis- sional de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolve- ram a escrita e o comércio. Lendo a descrição do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhança com o trabalho da secretária, resguardando, obviamente, as características de cada época: "O escriba oriental é o homem que domina a escrita, clas- sifica os arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução". Na obra "A fascinante história do livro", de José Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citação, também sobre os escribas. Citação está que poderá, até, explicar algumas das posturas das se- cretárias em nossos dias: "De início, dediquemos algumas palavras aos escribas, pre- ceptores da humanidade, segundo a expressão de Claude Abastado. Na Grécia antiga, eles constituíam espécie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditária, po- rém, sem o caráter sacerdotal a que outras civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever — instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econômica, de progresso e de controle cívicos — seu prestígio sofreu restrição, ou melhor, adquiriu no- vas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filósofos, professores, sábios, es- critores. Parte (constituída, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condição de escravos, a serviço de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões mentais. Daqui saíam os secretários, os copistas e leitores (e por que não?) os colabora- dores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofão, escravo de Eurípedes, passou à História, pelas mãos de Aristófanes, como tendo participado da redação das peças do terceiro dos grandes trágicos. Perversidade do autor da Assembléia das mulhe- res? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penúrias que seguem os passos dos funcionários públicos em geral. Havia os secretários dos tri- bunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da ci- dade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administrações: forros ou escravos, modestos cidadãos que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputação não era das melhores". Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se muitas secretárias, que mantêm uma postura de submissão, não estariam ainda sofrendo as conseqüências daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar as suas secretárias como serventes, sem qualquer tipo de participação e iniciativa, também não estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grécia e Roma antigas? U- ma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de secretários, no Baixo Império Romano: muitos deles eram taquígrafos! No Baixo Império Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritórios da administração pública. A própria palavra secretária tem origem no Latim, onde en- contramos, a princípio, as palavras: secretarium / secretum, que significa: lugar retirado, conselho privado, e secreta, particular, segredo, mistério. Acredita-se que, com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido altera- ções, surgindo os dois gêneros. 4
  • 4.
    Decálogo da Secretária Textode Liana Natalense 1. Promova mudanças com sabedoria.Aceite e participe das contínuas mudanças dos paradigmas da empresa e da própria profissão. 2. Desafie a criatividade.Desenvolva a sua criatividade, aplicando-a con- tinuamente. 3. Desenvolva a melhoria contínua.Adote a prática da melhoria contínua como filosofia de vida e de trabalho. 4. Gerencie informações.Mantenha-se informada, transmita as informa- ções aos seus clientes, parceiros e fornecedores. Faça da informação a sua estratégia para o sucesso. 5. Personalize a assessoria.Personalize a assessoria aos seus clientes, diferenciando-os. Encante-os. 6. Comunique-se.Promova a comunicação na sua empresa e viva a gran- de aventura de interagir com outras pessoas. 7. Desenvolva a sua tecnologia.Esteja em permanente estado de desen- volvimento tecnológico. 8. Orquestre os times.Aja como o maestro da orquestra, no que se refere aos times dos quais participa. 9. Seja o modelo.Seja o modelo e não o imitador. 10. Orgulhe-se de sua profissão. Agradeça sempre a oportunidade que a vida deu para que você atue nesta profissão estimulante e vencedora. 5
  • 5.
    6 Código de Ética doProfissional de Secretariado Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.) ‘ Esse Código de Ética é um dos instrumentos básicos para o direcionamento correto da nossa atuação como profissionais. Se você ainda não o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se você já o conhece, aproveite para relê-lo. Deixe-o à mão, divul- gue-o entre as colegas de profissão, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos. Faça uma reflexão e veja como - individualmente ou em grupo - o Código pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em prática. Sempre que fizer sua auto-avaliação profissional, tenha o Código de Ética como parâmetro. Capítulo I Dos Princípios Fundamentais Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercí- cio de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade. Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Capítulo II Dos Direitos Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regula- mentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor. Capítulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu- nicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas ativida- des; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações. .Capítulo II Dos Direitos Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamenta- ção; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmorali- zadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor. Capítulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização pro- fissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar infor- mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas ativida- des; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações. Capítulo IV Do Sigilo Profissional Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados. Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Capítulo V Das Relações entre Profissionais Secretários Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da cate- goria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profis- sionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabe- lecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência. Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qual- quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissio- nal de outro secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética.
  • 6.
    7 Capítulo VI Das Relaçõescom a Empresa Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia em- presarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura- chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de co- municação. Art.11º. - É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberada- mente outros profissionais, no ambiente de trabalho. Capítulo VII Das Relações com as Entidades da Categoria Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colabo- rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais. Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe. Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio. Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem. Capítulo VIII Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário. Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código. Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cas- sação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacio- nal das Secretárias e Secretários. Art.20º. - Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional
  • 7.
    8 Elegância no comportamento- Hoje, a maioria das pessoas que tem acesso à informação sabe que é "peruíce" usar uma blusa de paetês às 14h e que é deselegante comparecer a um casa- mento sem gravata. Dizem Costanza Pascolato, Glória Kalil, Fernando Barros e Cláudia Matarazzo, alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a não cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar à mesa. Mas, existe uma coisa difícil de ser ensinada e que, talvez por isso, esteja cada vez mais rara: a elegância do comportamento. É um dom que vai muito além do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza. É a elegância que nos acompanha da primeira hora da manhã até a hora de dormir e que se manifesta nas situações mais prosaicas, quando não há festa alguma, nem fotógrafos por perto. É uma elegância desobrigada. É possível detectá-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam, nas pes- soas que escutam mais do que falam. E, quando falam, passam longe da fofo- ca, das pequenas maldades ampliadas no boca a boca. É possível detectá-la nas pessoas que não usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domésticas, garçons ou frentistas, nas pessoas que evi- tam assuntos constrangedores porque não sentem prazer em humilhar os ou- tros. É possível detectá-la em pessoas pontuais. Elegante é quem demonstra interesse por assuntos que desconhece, é quem presenteia fora das datas festivas, é quem cumpre o que promete e, ao receber uma ligação, não recomenda à secretária que pergunte antes quem está falan- do e só depois manda dizer se está ou não. Oferecer flores é sempre elegante. É elegante não ficar espaçoso demais. É elegante não mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro. É muito elegante não falar de dinheiro em bate-papos informais. É elegante retribuir carinho e solidariedade. Sobrenome, jóias e nariz empinado não substituem a elegância do gesto. Não há livro que ensine alguém a ter uma visão generosa do mundo, a estar nele de uma forma não arrogante. Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural através da observação, mas tentar imitá-la é improdutivo. A saída é desenvolver em si mesmo a arte de conviver, que independe de sta- tus social: é só pedir licença para o nosso lado brucutu, que acha que "com a- migo não tem que ter estas frescuras". Se os amigos não merecem uma certa cordialidade, os inimigos é que não irão desfrutá-la.
  • 8.
    OSecretário da igrejatem um dos importantes cargos da igreja, de cuja administra- ção apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja. Assim como todos os outros oficiais da igreja, o secretário é eleito pelo período de um ou dois anos, se- gundo for determinado pela igreja local; mas, devido a importantes funções especiali- zadas de seu cargo, convém escolher alguém que possa ser reeleito para repetidos pe- ríodos de serviço, a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de relatórios.” Agrandeza desta atividade é sentida em todo o seu esplendor quando o secretário, além de cuidar dos pertences da secretaria, é o maior responsável pelo programa de conservação daquilo que é o mais precioso para a igreja - seus membros, almas por quem Jesus derramou o Seu próprio sangue. Ao secretário cabe conhecer a to- dos e dar o "grito de alerta" quando descobrir que alguns deles não estão partilhando do convívio da Igreja. QUALIFICAÇÕES PARA O SECRETÁRIO DE IGREJA 1. Aptidão moral; 2. Aptidão religiosa; 3. Amor ao trabalho e à salvação de almas; 4. Espírito de equipe e unidade; 5. Respeito à obra de Deus, aos ministros, aos oficiais de igreja e a todos os membros; 6. Boa Caligrafia; 7. Organização; SUAS FUNÇÕES CONSISTEM EM: 1. Registrar 2. Informar 3. Administrar 4. Conservar SUAS RESPONSABILIDADES BÁSICAS CONSISTEM EM: 1. Manter em dia os registros de membros; 2. Providenciar as transferências; 3. Cuidar das atas da Igreja; O QUE É SER SECRETÁRIO DE IGREJA 9
  • 9.
    10 DEVERES E RESPONSABILIDADES Abaixouma relação das responsabilidades que estão ligadas diretamente ao secretário da Igreja. 1. Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (R.I.) da igre- ja. 2. Buscar todas as informações necessárias ao desempenho de suas funções junto ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmãs. 3. Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuí- dos) . 4. Registrar o recebimento de membros na Igreja: pelo batismo, profissão de fé ou por carta de transferência. 5. Registrar exclusões (desligamento) de membros da Igreja: por carta de transfe- rência, por falecimento, por apostasia e por desaparecimento, por abandono as prá- ticas morais e éticas a luz da Palavra de Deus. (tudo de acordo com o Estatuído) 6. Manter correspondências com secretários de outras Igrejas co-irmãs a fim de que solicitem a carta de transferência de membros que ora assistem naquela Igreja. 7. Coordenar o programa de Conservação de forma harmônica, visando todos os setores da Igreja. (Pequenos Grupos). 8. Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos Pequenos Grupos (PGs}, verificando quanto das pessoas batizadas ainda não estão registradas nos mesmos e vice-versa. 9. Zelar pelo atendimento, por parte da Igreja aos membros desconhecidos, mem- bros fracos na fé, apáticos, ausentes, fornecendo à comissão (Pastores) da Igreja uma relação completa com a situação dos membros. 10. Manter correspondência com os membros ausentes, informando-lhes sobre as atividades da Igreja. 11. Fazer o GER (Grupo Especial de Revisão) duas vezes ao ano. 12. Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja, conferindo com o re- gistro das Atas periodicamente. 13. Corresponder-se freqüentemente com a secretaria da Associação
  • 10.
    11 UM SECRETÁRIO RESPONSÁVEL PRECISA: 1.Mantersigilo dos dados, relatórios e atas. 2. Conhecer todos pelo nome, inclusive onde moram. 3. Recepcionar os membros para conhecê-los melhor. 4. Apresentar os membros novos aos oficiais, ajudar a se ambientarem na Igreja. 5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos. 6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar. 7. Ser pontual: reuniões, cultos, eventos, casamentos, etc. 8. Não jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas.(verificar com o pastor). Lista dos membros sempre revisadas: 1. O secretário deve zelar para que os registros sejam precisos. 2. Corrigir nomes errados e incompletos. 3. Mulheres casadas, podem mudar o sobrenome. (hoje em dia o homem também) 4. Dados gerais da ficha. 5. Revisar semestralmente a lista de membros, comparando com as entradas e saídas em atas. 6. Pedir ajuda de irmãos que conheçam os membros. (diáconos e líderes) 7. Identificar aqueles que não freqüentam e providenciar para que sejam visitados. 8. Descobrir aqueles que mudaram de residência. 9. Avisar aos Pastores e Diáconos sobre os membros que estão faltando e podem estar esfri- ando na fé e que precisam ser visitados com urgência. 10. Pessoas recém chegadas, verificar se desejam solicitar a carta de transferência da Igreja de origem. (Membrar-se)
  • 11.
    12 A LIDERANÇA DAIGREJA 1. Convocar e comunicar com bastante antecedência aos membros da Lideran- ça da Igreja, informando a data, local e hora da próxima reunião. 2. Colher com o pastor da Igreja e os responsáveis dos departamentos, os itens que deverão compor a agenda a ser discutida na comissão. 3. Elaborar em conjunto com o pastor , a agenda a ser discutida reuni. Esta pré- via pode ser feita algumas horas antes da reunião ou no dia anterior. 4. Preparar então a agenda propriamente dita e fornecer uma cópia para cada membro da liderança. 5. Cabe ao secretário informar ao presidente se há quorum suficiente para o iní- cio da reunião. 6. Após a liderança da Igreja discutir, avaliar e estudar seus projetos e reco- mendá-los à igreja a fim de que sejam votados ou não. A igreja tem o poder úl- timo de decidir sobre os seus negócios. 7. Elaborar um completo relatório da reunião, contando o seguinte: · Tipo de reunião · Local, mês, dia e hora da reunião. · Nome dos participantes. · Quem presidiu. · Quem orou no início e no final da reunião. 8. Só após a votação pela igreja, elaborar a Ata Oficial, constando especifica- mente cada voto. 9. Enviar comunicados às pessoas atingidas por decisões na Liderança da Igre- ja, e se necessário, fixar no quadro de anúncios tudo o que seja de interesse ge- ral da congregação. (isso é muito importante no caso de pessoas que sofrerão desligamentos ou algum tipo de advertência. 10. Verificar que os votos tomados sejam cumpridos.
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    13 PRONOMES DE TRATAMENTOS FORMADE TRATAMENTO ABREVIATURAS USADO PARA Vossa Senhoria V.S.a. Pessoas graduadas, Aspirante a oficial, Capitão, Chefe de seção, Coronel, Diretor (empresa publi- ca), Funcionário de alta categoria, Major, Tenente, Doutor, Professor Vossa Excelência V.Ex a. Almirante, Brigadeiro, Deputado, Embaixador, Go- vernador do Estado, Juiz, Marechal, Ministro, Pre- sidente e Vice– Presidente da Republica, Prefeito Municipal, Poder Judiciário, Poder Legislativo, Se- cretário do Estado Vossa Reverendíssima V.Rev. Ma. Reitor de Seminário, Padre (geral da ordem) , Diá- cono, Bispado , Madre Vossa Santidade Sua Santidade Não é Abreviado em am- bos os casos Papa Eminência E.ma Cardeais Vossa Magnificência V. Mag. a. Reitor de Universidade Vossa Meritíssima Não é abreviado Juiz Senhor/ Senhora Sr. / Sr.a. Pode ser substituído por titulo profissional Ex: Dou- tor, Professor, Pastor, , etc... OBS: Não confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa. Para correspondência dirigidas ao Presidente da Republica, Reis, Imperadores, Governado- res, Prefeitos, Deputados, Ministros, Autoridades Eclesiásticas, Não deve se usar abreviaturas.
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    14 ERROS E VÍCIOSDE LINGUAGEM Texto extraído do Jornal da Livraria Cultura – Agosto/98 Nunca diga: Que seje feliz...De formas que...Eles tinham menas possibilidades...Para mim fazer...Lembre-se: o subjuntivo de ser é seja, locuções como de forma que não têm "s"; menos é palavra invariável, e mim não pode ser sujeito – o certo é para eu fazer. Erros como estes, que chegam a doer no ouvido e denotam sofrível conhecimento da língua portuguesa, têm o- corrido com freqüência, lamenta o jornalista Eduardo Martins, autor do Manual de Redação e Estilo de O Estado de São Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Rá- dio Eldorado. Segundo ele, é crescente o número de pessoas que desconhecem as regras gramaticais. Mui- ta gente está perdendo a noção de concordância verbal e nominal, dizendo coisas como: Os Estados Unidos é...; a gente fomos...; o meu óculos...; ele deu o parabéns... O uso da crase, então, tornou-se um problema. É comum ver: andava à pé...; começou à falar...; quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo. A questão da regência verbal – saber qual a preposição que deve ser usada com determinado verbo – também gera dúvidas cons- tantes. Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe? Agradar o povo ou agradar ao povo? Assistir o jogo ou assistir ao jogo? Essas deficiências são agravadas pela falta de leitura, na opinião do jornalista. Mesmo que não se conheçam as normas da língua, a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras, ensinando inclusive a diferenciar vocá- bulos com o mesmo som – calda (de doce) e cauda (de animal) etc. Eduardo Martins chama a atenção ainda para os erros cometidos na conjugação de verbos irregulares, como intervir, por exemplo. Intervir vem do verbo vir – ele veio, ele interveio, eles vieram, eles intervieram, e não ele interviu ou eles interviram; É como ouvir: se o governo não repor os níveis...; quando o certo é se repuser, pois repor vem do verbo por; fulano reteu, em vez de reteve, e assim por diante. "Errar na grafia de palavras como desconcertante, exceção ou disciplina, até se justifica", diz, "mas erros primários de conjugação ou dizer fulano é de me- nor, acredito de que...são falhas graves." Batalhando há mais de 35 anos em defesa do idioma, o jornalista considera, entretanto, que é preciso aceitar a evolução da linguagem e conviver com ela. Ele afirma que a tendência de simplificação é irreversível e beneficia a comunicação entre as pessoas. O uso de a gente – a gente acha, a gente considera, em vez de nós achamos, nós consideramos, que alguns criti- cam, tornou-se comum não apenas na conversação coloquial, mas em textos literários, além de estar registrado nos dicionários. Todo idioma sofre alterações ao longo do tempo. Martins ressalta que o Português do começo do século era muito diferente do atual. Milhares de vocábulos desapareceram, outros muda- ram de sentido e um grande número foi acrescido pela tecnologia – terceirizar, deletar, aces- sar... Além disso, diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres- são mais popular. Na conjugação verbal, a segunda pessoa – em especial o vós – pratica- mente foi abolida, por ser considerada um tanto pernóstica. "Muitas pessoas têm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas", anali- sa. "Outras, ao contrário, querem mostrar erudição ou status e acabam adotando termos e ex- pressões absolutamente dispensáveis, o que é uma bobagem, pois falar melhor não é falar difícil. Dizem parabenizar, por exemplo, quando poderiam dizer cumprimentar, felicitar, saudar. Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiência de vocabulário, como: implantei uma fábrica (você não implanta, mas constrói uma fábrica), estoque de desemprega- dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira), deu entrada junto ao tribunal (o certo é no tribunal) ou ainda a mal formada expressão a nível de – reunião a nível de diretoria, a nível internacional (por que não dizer reunião de diretoria ou reunião internacio- nal?)". Apesar de constatar tantos equívocos, Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu- pação em falar e escrever melhor. Até porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas. Aquela imagem de que tudo no Brasil é uma bagunça, então falar bem ou mal não tem importância, está mudando. O sucesso dos programas de rádio e televisão voltados ao conhecimento do Português e a participação crescente dos jornais, com colunas específicas
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    15 VIDA PROFISSIONAL /ÉTICA Dicas 1.Faça diariamente uma lista das coisas a fazer, para não perder tempo a tentar lembrar- se o que ainda tem para fazer ou o que é prioritário nesse dia. 2.Evite fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo. Vai perder tempo a alternar as várias tarefas e a retomá-las onde tinha parado. 3.Seja realista ao estabelecer deadline, para si e também para os seus colaboradores. Um deadline, supostamente, deve estimular não stressar. 4.Simplifique a sua vida. Talvez não seja necessário ler o jornal todos os dias de uma ponta à outra ou participar em todas as reuniões do departamento de marketing. 5.Tenha a coragem de tirar umas férias e de descontrair. 6.Introduza tempo para pensar, para desenvolver novos projetos ou para organizar as su- as idéias. 7.Se não quer prolongar uma conversa desnecessariamente, não faça perguntas abertas. 8.Convém fazer as coisas que não gosta de fazer quando estiver bem disposto. Evite fazê -las quando estiver cansado. 9.Tente chegar a horas às reuniões. 10.Dê a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas. 11.Não tem que ler tudo de uma ponta à outra. Aprenda a ler na diagonal. Dicas específicas para o seu ambiente de trabalho Pode ter uma relação excelente com os colegas, mas às vezes não quer mesmo ser incomodado. Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiões. Se trabalhar num espaço aberto, pode fazer entender de forma não verbal que está ocupado, não se dirigindo ao seu colega ou evitando, por exemplo, contacto vi- sual. Claro que, se não conseguir, pode simplesmente dizê-lo. 1.Atenção com os 'post-it' (autocolantes). Perdem-se com facilidade e só o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que não podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta. 2.Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda. Mencione a hora exata, a mo- rada e o nº. de telefone. Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo. 3.Coloque em cima da secretária somente as coisas com as quais está trabalhando na- quela altura. Papéis de reuniões que já foram feitas ou dossiês que só no próximo mês vão ser reativados devem ficar no armário ou na gaveta. 4.Uma secretária desarrumada reflete um caráter não estruturado. Talvez não para si pes- soalmente mas sim para as pessoas estranhas que não o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde. 5.Tentem arrumar as coisas todos os dias. Assim evita que os papeis inúteis se amonto- em. 6.Evite juntar demasiado correio. Veja diariamente os documentos que dão entrada e ar- rume-os conforme a urgência ou deite-os fora quando já não precisa deles. 7.Não guarde os documentos de qualquer maneira, mas use um sistema de arquivo para depois poder encontrá-los facilmente. 8.Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso. 9.Um documento que hoje é inútil, provavelmente vai continuar inútil amanhã. Ouse deitar fora algumas coisas em vez de arquivá-las desnecessariamente. .
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    16 Organize-se! Você tem asensação que lhe falta sempre tempo? Está convicto que tem sempre coisas de mais para fazer? Não consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho? Não consegue ter o trabalho em dia? Se respondeu que sim à maioria destas questões, então chegou a hora de dizer basta! Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso- al. A organização é um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional. A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissão, mas são poucas as que sabem traba- lhar de modo eficiente e eficaz. Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver? Saiba como seguindo algumas das nos- sas sugestões. Faça agora Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. Se fizer tudo, o que tiver para fazer, naquele preci- so momento, vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas. Não acumule coi- sas. Coloque os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. Eliminá -los reduz a sua carga de trabalho em muito. Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles. Seja organizado Não seja desorganizado, Olhe para a sua secretária e decida o que guardar e o que deitar fora. Você pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam úteis. Saiba gerir o seu tempo Não perca muito tempo com assuntos de pouca importância. Como se costuma dizer "tempo é di- nheiro", por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importância. Faça planos O planejamento serve para você saber quais são as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra- zo. Para se organizar mais facilmente, divida-o em três categorias: Plano diário: Todas as manhãs dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades. Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia. Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia; Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho, a sua agenda, as tarefas pendentes. Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam; Plano mensal: O plano mensal é composto pelos eventos mais importantes do mês seguinte e dá-lhe uma visão geral que tornará o planejamento semanal mais eficiente; Se você planear bem os seus compromissos, vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderá aproveitá-lo da maneira que pretender.
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    17 Certifique-se que deixatudo funcional A manutenção faz parte do ciclo do trabalho. Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar. Quando utilizar uma coisa, certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores. Por exemplo, se uma foto-copiadora ficar sem papel en- quanto estiver a tirar cópias, abasteça a máquina com papel suficiente para si e para os que virão a seguir. Se o seu grampeador estiver vazio, coloque grampos imediatamente. Não deixe para mais tarde, aquilo que pode fazer de imediato. Organização é algo que pode ser aprendido. A parte mais difícil é quebrar velhos hábitos adquiridos durante toda a vida. A chave para uma melhor organização é começar por pe- quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que irá notar e continuar, motivado. Se implementar estas idéias, irá ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida. Uma vez que tiver começado, continue. Tornar-se organizado é o primeiro passo, seguido de persistência. Por isso, comece hoje! COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo é informática. O escritório sem papel é uma utopia. Portanto, seja craque no assunto "Arquivamento", tanto para a execução do trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/equipe. Periodicamente você obterá nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestação de serviços nesta área. Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho: 1) Padronização: Este é um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotu- le pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade. 2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessá- rio um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações cla- ras do local destinado para arquivo. 3) Regularidade: Não deixe acumular a papelada. Mantendo um sistema de arquivo diá- rio você e seus e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumen- ta o risco de perdas e conturba o ambiente. 4) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais fácil a identificação e o posiciona- mento. Faça uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em ses- sões, por assunto. 5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva- das. Procure manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis. 6) Atualização: Descubra um sistema de atualização, de tal forma que você possa perio- dicamente fazer uma "limpeza" e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.
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    18 Esqueça-se das críticas queexistem a respeito das reuniões. É muito comum se comentar: "Reuniões são uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, lá vem outra reunião...". Como profissional moder- na e atualizada, você precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste país, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se lê tão pouco. As críticas às reuniões tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reuniões. Eles são mais visuais e se fiam mais na comunicação escrita - isto quer dizer, nas leituras em geral. Aqui, em terras tupiniquins, é comum você cobrar uma pessoa por causa de sua ausência em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails e/ou cartas) e ela responder: "Ué, ninguém falou mais nada!". Portanto, aqui neste espaço iremos dar a você alguns elementos básicos sobre a organi- zação e participação em reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de check list suplementar. 1) Definição de hora e lugar: Cabe a você ter a certeza de que tudo vai se encaixar. Cer- tifique-se de que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente en- contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunião. Por e- xemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polêmico, procure - se possível - destinar um local mais aprazível, algo que ajude a "desarmar os espíritos". 2) Comunicação Interna: Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa- dos pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema impor- tância, confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as presenças por escrito. 3) Papéis e lápis/canetas: Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quanti- dade e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessá- rios, pastas, folhas avulsas, canetas, TV, vídeo, quadro negro, etc.. 4) Disposição Geral: Ao líder deverá ser reservado um lugar de onde possa ser observa- do por todos, sem distinção. Coloque, estrategicamente, um objeto de uso do mesmo no local à mesa. Combine com ele se há necessidade de uma distribuição estratégica de lu- gares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa... De preferência, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for- ma separada. Porque a tendência é de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente. 5) Protocolo: Em determinadas reuniões, é necessário se observar detalhes protocolares. Por exemplo: os lugares bem ao lado do líder têm de ser ocupados por cargos de maior importância, ou de importância capital para o evento em si. 6) Bebidas: Nada além de água (gelada e sem gelo), café e chá. 7) Fumo: Crescem na cultura empresarial/organizacional as restrições aos fumantes. Mas é o líder quem determina se naquela reunião pode-se ou não fumar. De preferência, isso deve ser avisado na comunicação interna Ou dependerá da política da empresa a respeito. COMO ORGANIZAR REUNIÕES
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    19 COMO ORGANIZAR REUNIÕES(cont.) 8) Saber ouvir: Quando você estiver participando de uma reunião de cuja ata não é respon- sável, sua tentação será falar, fazer perguntas ou intervir, no sentido de se fazer observar e sentir. Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reunião aquela pessoa que sabe ouvir. Preste atenção a cada palavra e em sua entonação. Muitos perdem o melhor do en- contro pois enquanto o outro está falando, ele estão pensando em como se sobressair. 9) Interrupções: Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não das inter- rupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de serviço, etc.. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc.. 10) Lista de presença: Geralmente, o líder gosta de saber quem faltou e porque. Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista. 11) Crachá: Garanta que todos estão com seus respectivos crachás de identificação. O líder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e, obviamente, pode não se lembrar de todos, prin- cipalmente em reuniões em que novos contratados estão presentes. 12) Ata: Geralmente é de sua responsabilidade. Seja minuciosa. Data, hora e local. Assunto. Ordem do Dia. Quem falou o que. Que temas ficaram pendentes. O essencial e as conclu- sões. Sempre que possível, faça o líder ler e assinar. Apresentação visual da redação 1.1 .Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeçalho com letra legível. 1.2.Centralizar o título na primeira linha, sem aspas e sem grifo. O título pode apresentar in- terrogação desde que o texto responda à pergunta. 1.3. Pular uma linha entre o titulo e o texto, para então iniciar a redação. 1.4. Fazer parágrafos distando mais ou menos três centímetros da margem e mantê-los ali- nhados. 1.5. Não ultrapassar as margens (direita e esquerda) e também não deixar de atingi-las. 1.6. Evitar rasuras e borrões. Caso o aluno erre, ele deverá anular o erro com um traço ape- nas. . 1.7. Apresentar letra legível, tanto de fôrma quanto cursiva. 1.8. Distinguir bem as maiúsculas das minúsculas. 1.9. Evitar exceder o número de linhas pautadas ou pedidas como limites máximos e míni- mos. Ficar aproximadamente entre cinco linhas aquém ou além dos limites. 1.10. Escrever apenas com caneta preta ou azul. O rascunho ou o esboço das idéias podem ser feitos a lápis e rasurados. O texto não será corrigido em caso de utilização de lápis ou caneta vermelha, verde etc. na redação definitiva. OBSERVAÇÕES: Números A) Idade - deve-se escrever por extenso até o nº. 10. Do nº. 11 em diante devem-se usar algarismos; B) Datas, horas e distâncias sempre em algarismos: 10h30min, 12h, 10m, 16m30cm, 10km (m, h, km, I, g, kg). Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos hábitos lingüísticos devem vir sem aspas: marketing, merchandising, software, dark, punk, status, offlce-boy, hippie, show etc.
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    20 Resumo de comoorganizar reuniões  Faça sempre um check-list (relação das providências): para que a reuni- ão de seu executivo seja perfeita.  Pauta da Reunião: Verifique com seu executivo qual será o assunto, quem serão os participantes, o local, a data, o horário em que a reunião será reali- zada.  Envie a comunicação: a todos os participantes, por escrito, por e-mail, por telefone, e peça sua confirmação de presença.  Atenta aos Materiais: Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re- latórios, graficos, copias de documentos, etc. Providencie tudo com antece- dência.  Prepare a sala de Reunião: tudo deve estar no seu devido lugar, verifique a limpeza da sala, se esta bem arejada, as mesas, cadeiras, blocos para anota- ções, canetas, lápis, transparências, água, café, copos, aperitivos, cinzeiros, etc.  Em caso de Seminários: onde as pessoas não se conhecem e haverá refei- ções servidas, providencie a demarcação dos locais onde cada um deva sen- tar-se com identificação.  Outros equipamentos: Projetores de slides, retro projetores, vídeo, telão, microfone, laptop, etc...  Verifique a infra-estrutura do local: se há tomadas suficiente, mesas auxili- ares, existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc.  Convoque o pessoal de apoio: recepcionistas, técnicos, garçons, etc.  Faça uma Vistoria geral: após a reunião para providenciar a devolução dos itens e equipamentos utilizados.  Arquive : todos os documentos utilizados na reunião .
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    Atas É um documentoque registra resumidamente e com clareza as ocorrências , delibera- ções, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve ser escrita: - sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página); -sem abreviaturas de palavras ou expressões; - números escritos por extenso; - sem rasuras nem emendas; - sem uso de corretivo - com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo; - com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste e- xemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis...” Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada ata, usa-se em tempo: “Em tem- po: Onde se lê março, leia-se abril”. Modelo de ata Data, horário, local e objetivos Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida To- cantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de todos os alu- nos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as festividades de conclusão do primeiro grau. O presidente e a secretária da reunião, as pessoas presentes A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secre- tária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola Barreto. Relato da reunião propriamente dita. Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerra- mento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as idéias apresentadas, José Luís Lou- sado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entre- ga dos históricos escolares e posterior coquetel: cinqüenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinqüenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas. Enceramento Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alu- nos presentes. 21
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    22 Ofício É quase queexclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada só é utilizado quando dirigido ao serviço públi- co. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais li- nhas para a introdução e para o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como, geral- mente, é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que cada cargo exige. O ofício está para a empresa pública como a carta comercial e o memorando estão para a empresa privada. É, portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta comer- cial. Beltrão afirma que as entidades civis, comerciais e religiosas não expedem ofício. Parece- nos que ele está considerando a possibilidade dessas instituições terem que se dirigir ao serviço público; pois, se isso ocorrer, necessariamente terão que elaborar uma correspon- dência chamada ofício. Para Enéas de Barros, “embora ofício, em geral, seja quase sempre exclusivo da corres- pondência emitida pelos órgãos públicos estatais (ministérios, departamentos, serviços, autarquias, prefeituras), muitas empresas privadas se têm valido desse documento, princi- palmente em suas relações com aqueles órgãos, subordinando-se, também, à forma esta- belecida oficialmente para tal espécie de correspondência.” Para o prof. Raphael Pugliese, “ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou , ainda, por instituição parti- cular ou pessoa a uma repartição pública.” O Manual de Redação, da Presidência da República, recentemente elaborado, apresenta o ofício com algumas inovações. Esse novo modelo é para ser aplicado em todo o serviço público federal brasileiro, poderá todavia servir de parâmetro para a empresa privada. Se- gundo esse manual, as formas vocativas foram modificadas, assim ficando: Para os chefes de Poder usa-se Excelentíssimo Senhor, seguido do respectivo cargo, por exemplo: - Excelentíssimo Senhor Presidente da República. - Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. - Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades serão tratadas pelo vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo, como: - Senhor Senador. - Senhor Juiz. - Senhor Ministro. - Senhor Governador. No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades trata das por Vossa Excelência terá a seguinte forma: - Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justiça 70.064 - Brasília/DF - Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70.160 - Brasília/DF - Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ª Vara Civil Rua X, nº 14 01010 - São Paulo/SP
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    22 Outra alteração queeliminou parte do formalismo do ofício foi a exclusão do uso do tratamento DD. ( digníssimo) e M.D. (mui digníssimo) às autoridades, curiosamente sob a alegação de que a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares, sendo o vocativo adequa- do: Senhor (cargo). O endereçamento a ser colocado no final do texto do ofício será assim: Para chefes do poder e demais autoridades: Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional Brasília/DF Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Secretário Geral da Presidência Brasília/DF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada é apenas Vossa Senhoria, elimina-se o Ilustríssimo Senhor, ficando: Ao Senhor Fulano de Tal Cargo Guararapes/SP Em vez de: Ilmo. Sr. Fulano de Tal Cargo São Paulo/SP É necessário sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer, c como a forma vocati- va. Exemplos peculiares são as utilizadas para juízes, reitores, bispos. A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais ágil sua correspondência já adotou o sistema bloco-compacto para a esté- tica também do ofício, que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboração. São públicos dessa comunicação dirigida escrita o interno, externo e misto para a empresa pública. Para a empresa privada, somente o público externo é atingido com este tipo de comunicação. Modelo Indústria Gimenes S/A. Vitória - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitória, 17 de novembro de 1996. Of. nº 15/96 Senhor Prefeito Dentro da programação de comemoração do aniversário de nossa empresa, estaremos inaugurando, no próximo dia 7 de junho, às 17h, a “Creche Criança Sadia”, localizada na rua Emílio Rios, 245; reivindica- ção antiga de nossos funcionários, que agora é concretizada. Gostaríamos de contar com a presença de V.Exª para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importância da criação de creches nas empresas, pois sabemos que essa é, também, uma das priorida- des de seu governo. Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentíssimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redação Redija ofício dirigido ao Prefeito de sua cidade, convidando-o para inauguração das novas dependências de sua escola.. Continuação Oficio...
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    23 Requerimento É um documentono qual o interessado, depois de se identificar e se qualificar, faz sua so- licitação à autoridade competente. Só é usado ao se dirigir ao serviço público. Possui características próprias, como: após o vocativo, deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaços e o corpo, espaço destinado ao despacho da autoridade competente, finalizando com pedido de deferimento à solicitação, data, após exposição." (Cleuza G. Gimenes Cesca, in Comunicação Dirigida na Empresa.) Há teóricos, como Teobaldo de Andrade, que defendem a dispensa do pedido de deferi- mento, argumentam que ninguém faz uma solicitação para pedir indeferimento: "Nestes termos, pede deferimento" ou "N. termos, p. deferimento" ou "N.T./P.D./ ou "N.T./A.D." O requerimento é um instrumento do cidadão, nele se faz a solicitação de um direito que a pessoa, grupo de pessoas ou empresa considera tê-lo. Não há necessidade de ser datilo- grafado, pode ser manuscrito. O famoso abaixo-assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, é um re- querimento de caráter coletivo. Como nele vão muitas assinaturas, o espaçamento entre as partes do requerimento pode ser menor. Mas, cuidado! Não assine nada em branco, exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que você for colocar sua assinatura. Antigamente ele era feito em papel almaço (com ou sem pauta), sua redação era uma ini- ciativa do requerente, por isso o cidadão semi-letrado pagava uma taxa a um escritório pa- ra redigi-lo. Hoje, com o programa de desburocratização, as repartições fornecem modelos e até formulários a serem preenchidos. Modelo 1: Exmo. Sr. Secretário de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas. (10 espaços) Indústria ABC, localizada na rua Acácia nº. 500, Bairro São João, nesta cidade, inscrita no CGC 48.784.943/0001-08 e Inscrição Estadual nº. 244.152.262, vem requerer a V.Exa. a cessão do Centro Esportivo do Jardim Santo Antônio para a realização do 1º Campeonato Esportivo Interno de seus funcionários, nos dias 16 e 17 de março próximo, das 8 às 18 horas, em virtude de não possuir espaço físico adequado. (3 espaços) Nestes termos, pede deferimento.* (3 espaços) Campinas, 13 de fevereiro de 2000. (3 espaços) Assinatura * "Nestes termos, pede deferimento" pode ser eliminado. Modelo 2 Exmo. Sr. Prefeito Municipal de Araçatuba (10 espaços) Nós, abaixo-assinados, moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino, vimos re- querer de V.Exa. o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgência, pois em dias secos a poeira invade as casas, prejudicando a saúde das pessoas, e em dias chuvo- sos, suas vias públicas ficam intransitáveis, até para os ônibus da TUA. (2 espaços) Nestes termos, pedimos deferimento.* Araçatuba, 7 de março de 2000 (2 espaços) Assinatura: Endereço: Assinatura: Endereço: (sucessivamente)
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    24 Continuação Página anterior *"Nestes termos, pedimos deferimento" pode ser eliminado. Proposta de redação Faça um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisão em seu carnê de IPTU, pois você não concorda com os critérios estabelecidos. Resumir Texto Ler não é apenas passar os olhos no texto. É preciso saber tirar dele o que é mais importante, facilitando o trabalho da memória. Saber resumir as idéias expressas em um texto não é difícil. Resumir um texto é repro- duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse. Para se realizar um bom resumo, são necessárias algumas recomendações: 1. Ler todo o texto para descobrir do que se trata. 2. Reler uma ou mais vezes, sublinhando frases ou palavras importantes. Isto ajuda a identificar. 3. Distinguir os exemplos ou detalhes das idéias principais. 4. Observar as palavras que fazem a ligação entre as diferentes idéias do texto, também chamadas de conectivos: "por causa de", "assim sendo", "além do mais", "pois", "em decorrência de", "por outro lado", "da mesma forma". 5. Fazer o resumo de cada parágrafo, porque cada um encerra uma idéia diferente. 6. Ler os parágrafos resumidos e observar se há uma estrutura coerente, isto é, se to- das as partes estão bem encadeadas e se formam um todo. 7. Num resumo, não se devem comentar as idéias do autor. Deve-se registrar apenas o que ele escreveu, sem usar expressões como "segundo o autor", "o autor afirmou que". 8. O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado. É recomen- dável que nunca ultrapasse vinte por cento da extensão do texto original. 9. Nos resumos de livros, não devem aparecer diálogos, descrições detalhadas, cenas ou personagens secundárias. Somente as personagens, os ambientes e as ações mais importantes devem ser registrados.
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    25 Telegrama O "Manual deRedação" da Presidência da República, que é um norteador da cor- respondência oficial no Brasil, publicado na época de Itamar Franco, define como telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex. As a- gências dos Correios possuem impressos próprios para telegrama. Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicação em extinção diante da democratização da telefonia, pois o telégrafo e o telex estão ficando obsoletos. Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone; e ainda mais, programam a emissão dos telegramas a seus clientes. Exemplo: aniversário de um amigo ou parente na próxima sexta-feira. É mais chi- que e cômodo passar um telegrama. Pega-se o telefone, liga-se hoje (terça-feira) à agência central dos Correios, dita-se o texto e pede-se ao funcionário que a entre- ga deve ser feita na sexta-feira de manhã. Assim, não se corre o risco de esquecer a data do aniversário da pessoa querida. Se o cliente quiser, recebe em casa a cópia do telegrama remetido (ou a ser reme- tido). A única coisa amarga deste procedimento é receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone. Não é tão simples redigir um telegrama, porque sua linguagem possui característi- cas próprias. A omissão das palavras desnecessárias (adjuntos adnominais e ad- verbiais) não tem apenas a finalidade de reduzir seu custo, é também uma questão de competência. José Roberto Whitaker Penteado, em seu livro "Relações Públicas nas Empresas Modernas", afirma que o telegrama é um veículo emocional, sempre provoca um choque em quem o recebe. Odacir Beltrão sugere abreviações e neologismos na linguagem telegráfica, como: ATEH (para até), IMPAGO (não pago), VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV- BRASIL (para Av. Brasil), GAMALIMA (para Gama Lima), LAN (para lã), SDS (para saudações). Além disso recomenda usar COMPRARA e não HAVIA COMPRADO; fazer uso de endereço telegráfico (em caso de empresa), suprimir ou reduzir expressões de cortesias, evitar rasuras, não dividir palavras em fim de linha, escrever em letras maiúsculas, deixando dois espaços entre cada palavra, suprimir hífen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS), dispensar acentos gráficos, omitir palavras desnecessárias, colocar números em algarismos arábicos (15000 ou QUINZE MIL), escrever datas de forma contínua (120396). "Existem, também, outras formas convencionais em pontuação, tais como: VG - vírgula; PT - ponto final; PTVG - ponto e vírgula; BIPT - dois pontos; INT - interro- gação; EXC - exclamação; ABRASPAS - abrir aspas; FECHASPAS - fechar as- pas". (Comunicação Dirigida Escrita na Empresa, Cleuza G. Gimenes Cesca, Sum- mus Editorial)
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    26 Como melhorar suaredação 1. Pense no que você quer dizer e diga da forma mais simples. Procure ser direto na construção das sentenças. 2. Corte palavras sempre que possível. Use a voz ativa, evite a passiva. 3. Evite termos estrangeiros e jargões. 4. Evite o uso excessivo de advérbios. 5. Seja cauteloso ao utilizar as conjunções "como", "entretanto", "no entanto" e "porém". Quase sempre são dispensáveis. 6. Tente fazer com que os diálogos escritos (em caso de narração) pareçam uma conversa. Uso do gerúndio empobrece o texto. Exemplo: Entendendo dessa maneira, o pro- blema vai-se pondo numa perspectiva melhor, ficando mais claro... 7. Adjetivos que não informam são dispensáveis. Por exemplo: luxuosa mansão. Toda mansão é luxuosa. 8. Evite o uso excessivo do "que". Essa armadilha produz períodos longos. Prefira frases curtas. Exemplo: O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en- tender os erros dos outros e perdoá-los não parece que seja certo. 9. Evite clichês (lugares comuns) e frases feitas. Exemplos: “subir os degraus da glória”, "fazer das tripas coração", "encerrar com chave de ouro", “silêncio mortal", "calorosos aplausos", "mais alta estima". 10. Verbo "fazer", no sentido de tempo, não é usado no plural. É errado escrever: "Fazem alguns anos que não leio um livro". O certo é “Faz alguns anos que não leio um livro”. 11. Cuidado com redundâncias. É errado escrever, por exemplo: "Há cinco anos atrás". Corte o "há" ou dispense o "atrás". O certo é “Há cinco anos...” 12. Só com a leitura intensiva se aprende a usar vírgulas corretamente. As regras sobre o assunto são insuficientes. 13. Leia os bons autores e faça como eles: trate a vírgula com bons modos. 14. Nas citações, use aspas , coloque a vírgula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo. Exemplo: “O que é escrito sem esforço é geral- mente lido sem prazer.”, disse Samuel Johnson. 15. Leia muito, leia sempre, leia o que lhe pareça agradável. Escreva diários, cartas, e-mails, crônicas, poesias, redações, qualquer texto. Só escrevendo, se aprende a escrever.
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    27 VIDA PROFISSIONAL / COMOADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Assinale abaixo qual das situações em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais: 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo; 2) Aquelas que são IMPORTANTES mas não têm URGÊNCIA; 3) As que são URGENTES mas não possuem muita IMPORTÂNCIA; 4) Coisas que não são URGENTES nem muito menos IMPORTANTES. Você escolheu a situação número um? É claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes. Entretanto, o ideal na ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO é nos fixarmos cada vez mais no item 2. As situações em que nos debruçamos sobre fatos e acontecimentos importantíssimos mas que não apresentam urgência para solução ou providências. No livro Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes, o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e não-urgentes. E quanto mais nos ativermos ao item 2, me- nos precisaremos ficar no item 1. Explicando: o primeiro item se refere àquilo que quase todos nós estamos fazendo atual- mente. Ou seja, "matando um leão por dia". A pressão da competitividade faz com nossos líderes planejem cada vez menos e busquem saídas cada vez mais de emergência. Nisso, a secretária vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes. Se todos pudermos parar e planejar com calma, cada vez haverá menos "incêndios para serem apagados", que é do que trata o item um. Então, a primeira coisa a fazer é preparar uma lista diária do que é importante e do que é urgente. Depois, basta priorizar - na mente e no coração - aqueles fatos, providências, iniciativas - que se mostram muito mais importantes do que urgentes. Enquanto você extingue um "foco de incêndio" aqui e outro acolá, vai planejando um futuro cada vez mais calmo. Tem de ser assim na sua função profissional, na carreira, na vida afetiva, no lazer, enfim, em tudo.
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    28 COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA Duasdicas para você: >> PONTUALIDADE >> FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil, em 1985, o "Papa" da Qualidade Total no Japão, Kaoru Ishika- wa, começou sua palestra religiosamente às 8h, embora nem metade dos 300 empresá- rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferências. E iniciou sua fala assim: "O primeiro item da Qualidade Total é a pontualidade. Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - está na forma como o processo se inicia. Aquilo que come- ça de forma errada só tende a produzir mais erros ao longo do caminho. Vocês, no Brasil, precisam aprender a ser mais pontuais. Pontualidade nos encontros, no atendimento ao cliente e na vida particular. E manter essa preocupação no início, no meio e no fim". Assim, mesmo que o seu líder seja total e completamente desorganizado em termos de horários ( e a maioria dos empresários e altos executivos é assim, até por força do exces- so de compromissos) mantenha os seus princípios. Seja fiel à pontualidade. Crie o hábito da pontualidade mesmo que a façam esperar constantemente. E tente educar seu líder nessa direção. Utopia? Talvez, mas persevere, pois seu líder vai, no mínimo, perceber seu esforço. FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretária Moderna tem que melhorar todos os dias. Como profissional e como mulher. Não necessariamente nessa ordem. Mas como? A resposta é incrementar seu equipamen- to. Não, não estamos falando do computador ou das máquinas que a cercam. Mas do seu "equipamento interno". Seu hardware e seus softwares pessoais. Estamos falando do cé- rebro humano. Essa misteriosa caixa em formato de noz, que pesa pouco mais de um qui- lo mas que consome mais da metade do oxigênio presente em nosso corpo. Estudos avançados em nível mundial apontam que há meios de melhorar o uso do cérebro e, assim, nos tornarmos mais produtivos e felizes. Aqui vão algumas dicas iniciais: 1) Leia mais: Está provado que o aumento do vocabulário ajuda no aumento do raciocínio. E ler amplia a capacidade de concentração. Eleva o nível de conhecimento. O resto você já sabe. Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras. 2) Viaje: Locais e pessoas diferentes forçam você a raciocinar por novos caminhos. 3) Desafios: Procure enfrentar desafios em nível intelectual. Faça exercícios de matemáti- ca se aquilo de que você menos gosta são números. E vice-versa. 4) Idiomas: Mais até do que lhe ajudar na conquista de espaço no mercado de trabalho, estudar outros idiomas ajuda o cérebro a criar mais sinapses (a ligação entre os neurô- nios). Mas voltaremos depois a esse assunto. 5) Palavras cruzadas: Aumenta a capacidade de síntese e o raciocínio lógico. Além disso, é um delicioso passatempo que vicia saudavelmente. 6) Água: É disso que se alimenta o cérebro. Dois litros por dia, no mínimo.
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    29 Eventos empresariais "ConvençãoEmpresarial" A secretária moderna cuida de tudo para sua empresa funcionar adequadamente. Ter contatos para facilitar seu dia-a-dia é o fator primordial para realizar suas ativi- dades. Pensando nisto é que a partir de agora estaremos divulgando passo a pas- so as melhores dicas para que sua festa/evento tenha todo o sucesso almejado. Passo 1 - Ter em sua agenda uma data especial para o acontecimento do evento. Procure normalmente escolher a data em dia neutro para que os convidados pos- sam todos participar na sua totalidade. Passo 2 - Ao começar relacionar a lista de convidados, é necessário ter em mãos dois tipos de lista, primeiro a lista de convidados especiais e a lista de convidados participantes do evento. É importante dar um tratamento especial aos convidados especiais pois eles tem que estar em lugares especiais no evento. Passo 3 - Selecionar os colaboradores (equipe de apoio) essa equipe é que irá tra- balhar na definição e idealização de todo o evento. As idéias devem ser discutidas e submetidas a todos os integrantes do projeto. A equipe de apoio deverá ser divi- da em equipes responsáveis por cada uma das etapas e tempo de realização. Não se esqueça de ter planejar o tempo necessário de cada uma das etapas, pois ela é o fator principal para o sucesso do seu evento. Exemplo da agenda do dia: das 8h às 9h30 - Café da manhã - Local tal.... das 9h40 às 10h30 - Palestra ou atividade tal... local tal.... das 10h40 às 12h - Atividades tal... Local tal.... das 12h às 13h30 - Almoço.. Local tal.... é importante definir o cardá- pio Observação: Nunca esqueça de divulgar: Ator principal de cada palestra; Local para realização do evento, café, almoço e janta, etc.. Passo 4 - Selecionar os fornecedores de infra-estrutura (Fotógrafos, Jornalistas, Transporte, Alimentação, Iluminação, Conjunto musical, palestrantes, equipes de atividades, etc.), todo esse pessoal deve ser consultado antecipadamente, bem co- mo deverá se ter a cotação de preços para realização de seus serviços.
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    30 Teste de Motivação TESTESUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANÇA Marque ao lado de cada questão uma das letras - "A" , "B" ou "C" - procurando a alter- nativa que melhor representa aquilo que você pensa sinceramente: A) Sempre B) Às vezes C) Nunca 1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem uma ou algumas destas qualidades: bonito(a), rico(a), elegante ou divertido (a). 2) Eu tenho um sentimento de que não mereço ser amado(a) e respeita- do(a). 3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos. 4) Para mim, o sucesso é o mais importante para eu ser aceito(a). Não basta que eu tente fazer o melhor que posso. 5) Quando estou em reuniões sociais, tenho algo interessante para di- zer. 6) Se alguém demonstra sincero interesse por mim, esforço-me para provar que mereço esse apreço, caso contrário esse interesse pode de- saparecer. 7) Não estou seguro(a) de que o trabalho que fiz é bom, até alguém me dizer. 8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relaciono socialmente parece ser melhor do que eu. 9) Tenho um forte sentimento de insignificância pessoal e isso me depri- me. 10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam de "looser", isto é, um(a) perdedor(a). - - - - - - - - - - - - - - GABARITO DE RESPOSTAS "A" = 0 ponto "B" = 1 ponto "C" = 2 pontos TABULAÇÃO E RESULTADOS ACIMA DE 18 PONTOS = Se você respondeu com sinceridade, autenticidade e vontade real de fazer uma auto-avaliação, parabéns. Você certa- mente tem um elevado conceito de si mesmo(a). Sua auto-estima é altíssima e, portanto, deve estar desenvolvendo atividades das quais gosta, sente prazer na vida e dificilmente está deprimido(a). A tendência é a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes. Ape- nas tome cuidado para não cair no oposto - o "pecado capital" da soberba. DE 14 A 17 PONTOS= Você tem um bom nível de auto-estima. É uma pessoa que tem confiança nas próprias decisões, sabe discernir o momento de agir, e está apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades. DE 11 a 13 PONTOS= Você desfruta de uma auto-estima "média". Isto é, provavelmente já trabalhou bem em nível psicológico as barreiras que lhe impuseram no inconsciente desde a infância. Mas ainda terá que trabalhar mais. Você se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem um forte sentimento de importância na vida e aquela que não vê qualquer valor em si mesma. DE 10 PONTOS PARA BAIXO= Há uma expressão até um tanto chula, utilizada popularmente, que reflete um pouco do que você pensa a seu respeito na maior parte do tempo: "Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido"... Você deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos (as), isolando-se dos demais, reclamando de si mesmo. Essa insegurança precisa ser tratada. Dificilmente você progredirá numa grande organização, pois este tipo de empresa necessita de líderes. E um dos pré-requisitos básicos para isso é a auto-confiança. Acredite mais em si mesmo(a). Se procurou responder a esse teste já é sinal de que está sinceramente preocupado(a) em melhorar. Vá em frente.
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    31 ADMINISTRAÇÃO COMO LIDERAR . COMOADMINISTRAR SEU LÍDER Foi-se o tempo em que a secretária era apenas uma "carregadora do piano" do chefe. Ela hoje tem que conhecer, discutir e aprofundar o conceito de LÍDER. Para ajudar seu líder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe "jurássico". E também para assumir sua postura de líder, já que a Secretária Moderna, hoje, muitas vezes é responsável por muitas das pessoas que cuidam dos serviços internos da organização. Você, secretária é uma LÍDER MODERNA? Seu "superior hierárquico pode ser enquadrado na ca- tegoria de um LÍDER MODERNO? Para ajudá-la a responder essas questões, aplicamos aqui um TESTE. Nesta semana você terá as primeiras 10 questões. Nas semanas seguintes, publicaremos no site o resto do teste e o gabarito com totalização de pontos. Além disso, vamos discutir também cada um dos aspectos. Boa sorte! EM RELAÇÃO À EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABI- LIDADE, POSSO DIZER QUE ... a) Mantenho certa desconfiança sobre o desempenho de alguns colaboradores, o que é necessário para as melhorias; b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico tranqüilo; c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho como um todo. 2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO, MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR CERTOS DE QUE... a) Vou-me esforçar sempre para que saibam para onde estamos indo e por quê; b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanças de objetivos, para que não se acomodem; c) Minha visão do futuro deverá ser descoberta por eles mesmos no dia a dia. 3) ACREDITO QUE O LÍDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO QUE ELE ESPERA DOS OUTROS. a) Totalmente falso; b) Só às vezes; c) Completamente verdadeiro. 4) NOS MOMENTOS DE CRISES, OS VERDADEIROS LÍDERES MOSTRAM... a) Que é possível manter-se digno e calmo sob qualquer situação, estimulando-se assim a busca de soluções inteligentes; b) Que são humanos e, por isso mesmo, não escondem suas contradições ao enfrentar o problema; c) Que nem sempre o líder precisa estar presente nessa hora, deixando para equipe a criatividade das soluções. 5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS. ENTRETANTO, PARA MINHA EQUIPE, O IMPORTANTE É... a) Que todos os colaboradores tenham consciência que não há mais estabilidade no emprego e, portanto, excesso de risco pode gerar demissão; b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros, desde que estejam arriscando em prol das metas e diretrizes da organização; c) Que não fiquem buscando, a tempo todo, o novo pelo novo.
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    32 CONTINUAÇÃO PAGINA ANTERIOR... 6)UM LÍDER TEM A OBRIGAÇÃO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO- RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA. a) Nem sempre; b) Pelo contrário, ele é um generalista cercado de especialistas; c) Invariavelmente. 7) NA MINHA EQUIPE, NÃO ADMITO DIVERGÊNCIAS DE OPINIÕES, POIS ISSO AFE- TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE. a) Além disso, com um pouco de medo de falar o que se pensa, evita-se a politicagem e os assuntos pessoais; b) Isso é um grande mentira; c) Isso só é parcialmente verdade, a despeito de eu procurar contratar pessoas com espíri- to jovem, estimulando a contestação. 8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE À MINHA EQUIPE É AQUELE QUE... a) Diz não com muita facilidade; b) Diz sim com bastante agilidade; c) Hesita quase sempre entre o sim e o não. 9) AS QUESTÕES COMPLEXAS OBTÉM DE MIM QUASE SEMPRE... a) Uma resposta também complexa, já que minha equipe saberá elucidar; b) A decisão de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira; c) Respostas simples que evitem a burocracia nas soluções. 10) O ADJETIVO '' SONHADOR '' CABE NUM LÍDER QUANDO... a) Queremos elogiá-lo em sua insistência em ter uma visão; b) Queremos criticá-lo de forma definitiva; c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade 11) O LÍDER NÃO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR- TAMENTO COMPATÍVEL COM AQUILO QUE PREGA. a) Sem dúvida; b) Errado; c) Eu fique em dúvida sobre isso. 12) SOBRE A CONSECUÇÃO DOS OBJETIVOS DO GRUPO, O LÍDER DEVE... a) Demonstrar claramente que eles serão atingidos, a despeito das mudanças que podem ocorrer no cenário geral; b) Indicar que ele é passível de fracasso como qualquer empreendimento humano; c) Mostrar determinação, mas ficar sensível e influenciável pelo grupo.
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    33 13) JÁ NÃOSE FALA TANTO EM '' EMPOWERMENT, '' EFEITO ZAPP'', E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZAÇÃO DO PODER NA EMPRESA, PORQUE... a) Já ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade, pela falta de diretrizes fortes que acarreta; b) Já não há mais necessidade de se enfatizar tanto que é vital para a organização o com- partilhamento do poder; c) Concordo com o conceito, mas ainda não conhecia esses termos. 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S), CONTO COM... a) Admiradores; b) Subordinados; c) Seguidores. 15) GARANTO A MOTIVAÇÃO NA EQUIPE GRAÇAS... a) Ao investimento em treinamento específico para isso; b) À força da nossa causa na empresa; c) Aos bons salários que recebem. 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTÁ MAIS OCUPADO EM SABER... a) Por quê fazemos as coisas acontecerem; b) Como fazer as coisas acontecerem; c) Quando vamos fazer isso. 17) NO GERAL, MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANÇA É CARACTERIZADO POR... a) Amizade e bom-humor; b) Seriedade e respeito; c) Um distanciamento das emoções para ser sempre justo. 18) SÓ É POSSÍVEL SER UM VERDADEIRO LÍDER SE... a) Você nasceu para isso; b) Você se faz assim na busca de resultados; c) Você tem características de super-herói. 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMAÇÕES E AS MUDANÇAS EXIGEM QUE O LÍ- DER... a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante; b) Adapte rapidamente as circunstâncias às suas metas; c) Demonstre que já sabia de tudo. 20) A REPUTAÇÃO DE UM LÍDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE. a) De fato, a equipe admira mais o arrojo que a ética; b) De forma alguma, pois a confiabilidade do líder repousa na ética; c) Depende das circunstâncias, isso é verdadeiro. ele vive fora da realidade.
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    34 Antigamente, quando umaempresa fabricava - por exemplo - sabão em pó, ela colocava no final da esteira de produção um pessoal encarregado de reti- rar as caixas de sabão que estivessem defeituosas ou com o peso errado. Mais tarde, com a evolução da tecnologia, esse pessoal foi substituído por cé- lulas fotoelétricas. Ou seja, a caixa fora dos padrões era automaticamente descartada. Entretanto, com o passar dos anos, percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor, as perdas já haviam ocorrido. Era preciso colocar o controle de qualidade não no final da linha, mas no co- meço de tudo. A qualidade não começa quando a empresa compra a matéria- prima, ou em qualquer dessas etapas. Ela se inicia no primeiro telefonema - ou na primeira conversa - a respeito de um projeto. Tudo e todos têm de estar envolvidos com a qualidade desde o princípio. Esse conceito foi criado por dois norte-americanos, A. Juran e E. Deming, a partir dos avanços de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial. Em 1951, eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui- tos dos sistemas e estratégias do que se chamou de Total Quality Control. Dentro do TQC, é preciso saber que a etapa subseqüente é cliente da prece- dente. É uma cadeia de atendimento com excelência que percorre cada pes- soa e cada local da organização. Hoje, com o avanço da prestação de servi- ços (mesmo quem produz industrialmente, agora, tem que se preocupar mais com os serviços que presta), é nessa área que a qualidade total tem que apa- recer. Leia, discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total. U- ma pessoa só pode "matar" o esforço de uma empresa inteira. O que pode a- contecer por pura falta de informação e não por má vontade. Secretária, faça uma autocrítica: seu trabalho é feito dentro do conceito de qualidade total? Qualidade Total DICA 1 O QUE É QUALIDADE TOTAL
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    35 DICA 2 -AS PALAVRAS PROIBIDAS Proibidas talvez seja um exagero. Palavras que devem ser evitadas, dependendo das cir- cunstâncias. Elas podem significar insegurança, vícios de linguagem, falta de credibilidade, etc. Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura, a voz, as palavras, o comportamento...e por aí afora. Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas: 1) MAS - Quando éramos crianças, nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro - diziam mais ou menos o seguinte: "Você se comportou bem, está indo bem na escola, mas...neste Natal não podemos comprar o presente que você pediu". Depois, crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz: "Você tem sido muito bacana comigo, tem feito tudo o que eu gosto, mas...eu estou precisando dar um tempo". Aí crescemos mais um pouquinho e quem está à nossa frente é o gerente do Banco, com a seguinte explicação: "Você tem um bom cadastro, é um bom cliente, mas...a diretoria suspendeu todas as ope- rações desse tipo". É assim que a palavra "mas" se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo. Tente substituir o "mas "pelo "e" sempre que possível. Por exemplo: ao invés de dizer "O Dr. Fulano está, mas se encontra em reunião", afirme: "Ele se encontra na empresa e está no momento numa reunião. Posso ajudá-lo?" 2) TALVEZ - Seja mais assertiva. Declare: "Vamos fazer...'", "Faremos todo o esforço..." , "Vamos consultar todas as alternativas e, certamente, iremos dar um jeito adequadamen- te...". O "talvez" denota vacilação, insegurança. 3) NÃO QUER...? - Pergunte ao cliente o que ele deseja e não aquilo que ele não quer. "O Sr. Não quer ligar numa outra hora?: Resposta: "Não, quero uma solução agora!". As ve- zes, você entra numa loja e a balconista, desavisada, logo pergunta: "Não quer levar uma camisa?" Adivinha qual é a resposta. 4) FAÇA ISSO! - Não dê ordens ao cliente. "Ligue amanhã que iremos atendê-lo". "Preencha o formulário e nos envie o ano que vem". Peça, solicite, sugira, dê indicações. Seja cordial, amável e simpática. Jamais ordene. 5) GERÚNDIO - Este tempo verbal é o "paraíso" das secretárias. Inventado no Brasil (sim, porque em Portugal eles desconhecem essa declinação. Lá eles dizem "estou a comer" e não "estou comendo"), o gerúndio invadiu os escritórios como uma praga. Geralmente é utilizado pelas esforçadas secretárias na esperança de estarem sendo gentis e delicadas. Só que viraram um estigma. Denotam falta de firmeza. "Meu chefe vai estar chegando a- manhã, então estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga- ção". E eu, aqui do outro lado da linha, vou "estar me irritando... Prefira assim. "O Alfredo chegará amanhã de manhã. Falo com ele o mais rápido possível e em seguida retornarei sua ligação. Está bom assim?" 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir. Agora e- xiste a hora, o minuto, o segundo e...o minutinho, que geralmente leva mais de uma hora. Veja a dia das estatísticas. Ninguém agüenta mais esperar no telefone. Se for demorar, por favor avise mais ou menos quanto tempo e, caso seja muito, peça para retornar a liga- ção depois.
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    36 Antes de maisnada, vamos dar uma olhada em quais são as expectativas do cliente quando fazem negócios com as nossas empresas: Com o tempo, iremos aprofundar um pouco cada um desses itens. Por ora, nos atemos à questão do atendimento telefônico. Como vimos, dois itens são, neste caso, muito in- teressantes: "Descaso" e "Despreparo de quem atende". Isso chateia o cliente. A secretária que demonstra desconhecer os produtos e serviços da empresa, atende de forma desaforada, que se limita a dizer ao consumidor que aqui- lo não é com ela. O atendimento telefônico é fundamental no processo de fidelização dos clientes. E tam- bém para o ambiente de produtividade. Então, vamos às dicas que você não pode des- prezar: 1) Lembre-se: ao atender um chamado telefônico, você é o departamento ou a empre- sa. Quem está do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza- ção a partir do seu comportamento. 2) Credibilidade: só prometa o que você pode cumprir. Responsabilize-se pelo encami- nhamento seguro do problema, caso ele não seja atinente à sua área. 3) Boa receptividade: seja cordial. Deixe transparecer um sorriso na sua voz. Tenha boa disposição e bom ânimo ao telefone. 4) Empatia: mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles é, também, o seu. 5) Segurança: não vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questão. Demonstre que você sabe onde, com quem e porque está trabalhando ali. 6) Atenda, no máximo, ao terceiro toque. Pode ser que, ao soar a campainha pela quar- ta vez, o cliente já se dirigiu ao concorrente. 7) Utilize os recursos de transferências de chamadas, da secretária eletrônica, e tudo o mais que possa deixá-la mais à vontade na empresa. Mas controle tudo. Os retornos têm que ser rápidos, as pessoas incluídas nas transferências têm de ser bem orienta- das. 8) Atenda com seu nome, o nome da empresa e do departamento. Depois ofereça ajuda a quem ligou. 9) PADRONIZE: por último, queremos lembrar a necessidade de uma padronização. Se a organização que você trabalha ainda não tomou essa providência, faça-o pelo menos no seu departamento. Como atender, como preparar os recados por escrito, quem se responsabiliza pelo que. Qualidade Total DICA 3 A IMPORTÂNCIA DO ATENDIMENTO TELEFÔNICO
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    37 Sempre que devofalar com alguém importante, sinto certo nervosismo, mesmo que a pes- soa esteja esperando meu telefonema. Passar pela secretária costuma ser um constrangi- mento. Ligo, por exemplo, para um amigo executivo. Dou meu nome. Ouça a pergunta: - De onde o senhor é? - De marte, acabo de aterrissar. É impressionante o número de vezes que já me perguntaram de onde sou. Dizer o que? Onde nasci? Outras fazem o gênero íntimo, mas mais falso do que uma jibóia ao sorrir pa- ra um coelhinho. - Oi, querido. Um instantinho, meu amor... Ele não pode atender, coração. Não sou de fer- ro: adoro ser chamado de meu amor. Imagino a desconhecida do outro lado. Dentinhos separados como os da Zélia (que sempre teve um biótipo perfeito para secretária). Cabelos loiros, no tom da Rosane Collor (outra que...). Óculos como os da Erundina. De- sisto. Sei que chama a todos de meu amor, a melosa. Também não faltam as rígidas, que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total. Um amigo, acaba de se separar. Ligo para dar solidariedade. Ouço um rosnado, e uma voz metálica. - Poderia me adiantar o assunto? - É particular. A voz ganha um tom mais irritado: - Ele não gosta que eu passe a ligação sem saber do que se trata. - Explique que é sobre sexo. Ouço um suspiro nervoso. Logo ela retorna, a voz melodiosa. Descobriu que sou amigo do chefe. - Já vou passar para eeeeeeele! Só falta oferecer cafezinho pelo telefone. Reflito: como é falsa a humanidade. Mas fran- queza também é fogo: - Vou ver se ele pode atender. É possível uma resposta mais fina, mais elegante do que essa? Nem mamãe dinossauro seria tão sutil. Se existisse lei para o comportamento das secretá- rias, algumas mereceriam um bom processo. Como as que perguntam: - O senhor é da parte de quem? - De mim mesmo, faz favor. Quanto mais importante o figurão, mas importantes algumas secretárias se sentem. Ficam tão esnobes quanto a rainha da Inglaterra. Algumas gastam todo o salário em roupas de seda, cabeleireiro, bijuterias caras e perfumes importados - até andam mais bem vestidas do que a mulher do patrão, mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os crediários. Nervosas, atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sofá de veludo: - Eu não sei se ele vai poder falar. Está muito ocupado. Muitos homens, é verdade adoram ter secretárias tão arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann. Outros sofrem. Sabe-se que são comuns as secretá- rias com ciúmes do chefe. Odeiam voz de mulher. - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje à noite. - Deixe recado, é melhor. Ele está falando com a esposa. Qualidade Total DSICA 4 ATENDIMENTO TELEFÔNICO PARA SECRETÁRIA
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    38 Enfrentar situações desaia justa faz parte do dia-a-dia da secretária. Talvez por isso atu- em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo. Evitar as gafes não faz mal a nin- guém. Um ex-prefeito de São Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresário e se anunciou à secretária. A moça morreu de rir. - Essa é boa. Diz, quem é? Estou reconhecendo essa voizinha. Está procurando emprego até hoje. E não ri nem em show humorístico." Você se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor? É essencial que nós profissionais de secretariado busquemos a excelência no atendimen- to, porque as nossas ações, muitas vezes, refletem na imagem da empresa. Abaixo algu- mas dicas para um atendimento telefônico adequado: 1) Não pergunte quem está falando, o que você quer saber não é o nome da pessoa que está falando? então pergunte: - Por favor qual o seu nome? 2) De onde é? como disse o autor: sou de marte! qual a informação que você deseja sa- ber? - Qual é a sua empresa? - Para qual empresa o senhor trabalha? 3) O senhor pode me adiantar o assunto? Tire esta frase do seu vocabulário, é arrogante, ou aquela "o meu diretor só atende se souber o assunto", simplesmente diga: - o senhor gostaria de me adiantar o assunto? - o Sr. (nome do seu chefe) já tem conhecimento do assunto? Se a pessoa não quiser adiantar o assunto, não force a barra, diga ao seu chefe, que a pessoa não quis adiantar o assunto, ou disse, que o ele, o seu chefe, já sabe do que as- sunto. 4) Evite usar "um instantinho", "um momentinho", "um segundinho", estas palavras não combinam com um bom atendimento, o correto é dizer: um momento por favor, e ao retor- nar agradeça a pessoa por ter aguardado! 5) Sempre use as "palavras mágicas": por favor, obrigada, - Sr.(nome), Sra.(nome), desculpe! 6) E não se esqueça de permitir permissão para falar ou transferir seu chefe se você ligar para o celular, de qualquer pessoa. 7) Crie um padrão para o seu atendimento: nome da empresa, departamento, seu nome e saudação Ex: Secretariando - Operacional - Kátia - Bom Dia! 8) Sempre trate a pessoa formalmente, somente mude o tratamento quando ela permitir, ou lhe pedir. Muito Importante: anote tudo, assim que ele disser o nome, anote, anote o nome da em- presa, anote o assunto, não confie na sua memória, porque ela normalmente falha, princi- palmente porque sempre estamos fazendo várias coisas ao mesmo tempo!! Não é educado você perguntar de novo: Qual é o seu nome mesmo?? "Fala, para que eu possa te ver" - Sócrates. Espero que de alguma forma, essa mensagem possa ajudá-la em seu dia-a-dia. Um bom atendimento!
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    39 Modelos de Currículo (colocarna parte superior da folha, no centro, em negrito) Objetivo Deve conter o cargo e a área pretendida, de forma clara e simples. Nunca coloque opções de cargos e áreas num mesmo currículo, para não passar a impressão de estar aceitando qualquer proposta. Se houver interesse em mais de uma área, opte pelo currículo flexível. Qualificações Abrange tempo no mercado, atividades e experiências profissionais. O quê você realizou: implantação de sistemas, programas e projetos, aumento nos lucros ou produção, etc. Destaque as experiências ligadas à função pretendida. Experiência Profissional Estão relacionadas às empresas nas quais você trabalhou. Comece da última para a pri- meira empresa, colocando dados como nome da organização, cargo, tempo de trabalho e atividades / resultados. Coloque as datas de entrada e saída. Serviços temporários devem ser citados, deixando clara essa temporariedade. Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho, geralmente não há necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou. Formação Acadêmica / Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo, quando a formação acadêmica representar um grande diferencial. Neste item estão o curso, nome da instituição e ano de conclusão. As informa- ções devem estar de forma decrescente, do último curso para o primeiro. Não há necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus, nem ane- xar cópias de diplomas e atestados. Cursos de pós-graduação, MBA e especialização são muito valorizados. Idiomas Indique o idioma, colocando ao lado seu grau de conhecimento: básico, intermediário e fluente. O inglês é fundamental para a maioria dos cargos, principalmente nos níveis ge- renciais. Ao mencioná-lo, provavelmente você passará por um teste prático. Informática Outro requisito fundamental hoje em dia. Relacione os aplicativos que domina. Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo. Coloque em ordem decrescente, o nome do curso, a instituição, ano e duração. Cursos de pós-graduação, MBA e especialização são muito valorizados. Não deixe de mencionar cursos que não te- nham a ver com sua área, desde que cite como eles contribuíram para seu desenvolvi- mento. Por exemplo, como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibição de falar em público e em reuniões. Nome Endereço Idade Telefone/celular/Pager/e-mail Estado civil (lado esquerdo) (lado direito)
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    40 Carta a umaresposta negativa da empresa Eu sei: é duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que não quer saber de você. Mas, acredite, é um excelente exercício para elevar a auto- estima...e para manter as portas abertas a novas oportunidades na própria empresa. Você pode se mostrar decepcionado, mas não deixe transparecer amargura. E, sem ser ufanista em demasia, pode terminar a carta dizendo que você ainda se considera o me- lhor candidato para o cargo. A Carlos Santos Recrutamento e Seleção Internet do Brasil Prezado Carlos, Foi com bastante decepção – não vou negar – que recebi a sua comunicação, informan- do que não fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa. Depois das várias etapas pelas quais passei no processo de seleção, conhecendo não só os profissionais de RH, mas também os responsáveis pelo Departamento de Tecno- logia, realmente achei que seria o escolhido, uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga. Se fosse possível, gostaria de saber quais os critérios utilizados para definir a escolha final, pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro- fissional. De qualquer forma, agradeço a atenção que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato. Participar deste processo foi uma experiência muito enriquecedora, faltando “apenas” a contratação para ser perfeita. Espero ter novas oportunidades em breve, pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e, também, para acrescentar um importan- te diferencial de mercado à empresa. Mais uma vez, obrigado por tudo. Atenciosamente Juliano Silva (Assine)
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    41 Modelo de cartade apresentação Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda. Av. do Chá São Paulo - SP Brasil 18 de maio 2000 Prezado Sr. Gomes. Li, recentemente, sobre os planos de expansão de sua companhia. Tenho extremo interes- se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001. Comple- tarei meu mestrado em Administração de Empresas, com especialização em Marketing na PUC, em maio de 2000. Tenho considerável experiência em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson & Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lançamento de vários produtos locais, além de ser responsável pelo treinamento da equipe de vendas. O trabalho em multinacionais também contribuiu para aumentar minhas habilidades em co- municação e liderança. Meu currículo, em anexo, apresenta as minhas qualificações em detalhe. Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente. Estou certa de que a minha performance será eficaz e coerente com o alto padrão da PGF Ltda., assim que tiver a chance de de- monstrá-la. Atenciosamente, Luciana Oliveira
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    42 COMO CONFECCIONAR ATAS 1.OBJETIVO O objetivo deste documento é instruir os secretários quanto à confecção de atas utilizando-se de um meio eletrônico (entenda-se computador). Surgiu face à ausência de normas oficiais para este assunto, uma vez que as resoluções baixadas pelo Supremo Concílio referem-se apenas à confecção de atas manualmente ou com uso de máquina de escrever. 2. REFERÊNCIAS O presente documento tomou por base e é complementado pelas resoluções SC/90; BP doc. 151 e Manual de Regu- lamentação Geral, que tratam respectivamente da confecção de atas com o uso de máquina de escrever manualmen- te. 3. INSTRUÇÕES O documento deverá ter seu layout definido segundo as seguintes especificações: 3.1. TAMANHO DA FOLHA Poderão ser utilizadas folhas de tamanho padrão do mercado, tais como: Carta (216 x 279 mm), A4 (210 x 297 mm), Ofício (216 x 315 mm) e outras. Não poderão ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm. 3.2. TIPO DA FOLHA Poderão ser utilizadas folhas soltas ou contínuas. No caso do uso de folhas contínuas, após a impressão, a remalina deverá ser destacada. 3.3. COR DO PAPEL Poderá ser utilizada a cor branca. Não poderão ser utilizadas cores berrantes, que dificultam a leitura e tra- zem cansaço aos olhos. A cor branca, no entanto, é a recomendada, por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto. 3.4. MARGENS Deverá ser utilizada a medida de três centímetros para as margens direita, esquerda, superior e inferior, a partir da borda do papel. No caso de se utilizar folhas contínuas, a largura da remalina deverá ser desconsi- derada, sendo a margem contada a partir da borda real do papel. Essa medida refere-se ao resultado final, isto é, pode ser necessário informar ao software valores diferentes de 3 cm, no caso de não conformidade dos valores informados aos softwares em relação à impressão propri- amente dita. 3.5. DIREÇÃO DA IMPRESSÃO O documento deverá ser impresso na sua posição vertical (RETRATO, ou PORTRAIR). Cada página será impressa em apenas um dos lados (o verso deverá permanecer EM BRANCO). 3.6. BORDAS Poderão ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha. 3.7. FORMATAÇÃO 3.7.1. Fonte (tipo da letra) As fontes a ser utilizada deverá ser uma fonte que propicie fácil leitura, de tamanho não menor que 3 mm e não maior que 5 mm. As seguintes fontes são sugeridas: Normal  Roman 12  Roman 14  Courier 12  Courier 14 True Type  Arial 12  Arial 14  Times New Roman 12
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    43  Times NewRoman 14 ATM  Universe 12  Universe 14 3.7.2. Formatação do caractere Deve-se formatar o caractere sem uso das características MAIÚSCULAS (uppercase), NE- GRITO (bold), SUBLINHADO (underline) e ITÁLICO (italic) O uso desses recursos de forma- tação fica restrito aos seguintes casos: Maiúsculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou para títulos e subtítulos no corpo da ata. Negrito: idem ao formato MAIÚSCULO, com maior ênfase. Sublinhado: idem ao formato MAIÚSCULO, com menor ênfase. Itálico: nas citações ou transcrições de textos e diálogos, entre aspas. Essas formatações diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se procurar, no entanto, evi- tar o uso constante dessas características, o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formatações. Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatação e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas. 3.7.3. Espaçamento do caractere Deverá ser utilizado o espaçamento normal da fonte. 3.7.4. Cor do caractere Deverá ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir maior contraste. No caso de se optar por caracteres de outra cor, devem-se utilizar cores que contrastem com o papel, como azul escuro, vermelho escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou em tons pastéis tendem a um maior esforço da vista, e devem ser evitadas. 3.8. FORMATAÇÃO DO PARÁGRAFO 3.8.1. Deslocamento da margem O parágrafo deverá ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem. 3.8.2. Alinhamento O Parágrafo deverá se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens. Na ausência desse recurso de justificação de parágrafo no software utilizado, pode-se utilizar o alinha- mento à esquerda. Não é permitido o alinhamento à direita e ao centro. 3.8.3. Colunamento O texto deverá ser composto por apenas uma coluna. 3.8.4. Fluxo do Texto O texto de cada ata deverá iniciar-se na primeira linha da página. O texto deverá ser composto de um único parágrafo O texto de cada ata deverá ocupar totalmente uma página. No caso do texto da ata, por si só, não completar a página até a sua última linha, a(s) linha(s) restante(s), logo após a assinatu- ra do secretário, deverá (ão) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hífen (‘-’), repetido em seqüência, sem espaços vazios. 3.9. REDAÇÃO 3.9.1. Início da ata “Ata número (número da ata) da Assembléia Geral (extraordinária ou ordinária ou ainda, solene e histórica) da (nome da igreja), reunida no dia (dia) de (mês) de (ano) no (local da igreja), sito à (Endereço: Rua, número, bairro), neste município de (cidade e estado). A Assembléia Geral foi presidida por (nome do presidente da reunião ou Assembléia Ge- ral, normalmente o pastor da Igreja). Estavam presentes os senhores membros. A reunião ou Assembléia Geral teve início às (horário), com (exercício espiritual). Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fez”. 3.9.2. Término da ata
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    44 “Não havendo maisnada para ser tratado, encerrou-se a presente (horário do término) com uma oração pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu... (nome do secretário), secretário da igreja, a tudo presente, lavrei e assino a presente ata.” 3.9.3. Destaque de textos O texto com o conteúdo propriamente dito da ata deverá ser, sempre que possível dividido em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilização dos recursos de forma- tação de caractere (maiúsculas, negrito, itálico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes, permitindo uma rápida pesquisa posterior de informações no texto. 3.9.4. Regras Gerais Os nomes mencionados na ata deverão sempre constar completos na primeira vez em que são citados. Posteriormente poder-se-á utilizar apenas o nome próprio, ou uma redução que permita identificação única. Os numerais poderão ser representados na forma de algarismos. No caso de valores mone- tários que seja de relevante importância, é conveniente completar a representação por alga- rismos com o valor expresso por extenso. As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem: Quando se tratar de inclusão de membros, deverão ser mencionados os seguintes dados:  Modo da recepção  Nome Complet 4. RESUMO, ANOTAÇÕES E OBSERVAÇÕES. O uso de resumo, anotações e observações são obrigatórios, uma vez que completam e/ou facilitam a recupe- ração de informações da ata, substituindo as anotações marginais na lavratura de atas. Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPÉ (footnotes), presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade. 5. AS NOTAS DE RODAPÉ 1. Deverão ser referenciadas no texto por número seqüenciais, iniciando e 1 em cada ata; 2. Deverão utilizar à mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como por exemplo, ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.; 3. Deverão ser separadas do corpo da ata por um traço contínuo, com aproximadamente 10 cm de extensão (ou seja, não deverá estender-se por toda a largura da página); 4. Esse recurso, quando bem utilizado, permitirá uma busca rápida de quaisquer informações que se deseje obter que esteja contida na ata; Art. Artigo C.D. Código de Disciplina CI/IPB Constituição da Igreja diác. Diácono N Número p.f. próximo futuro p.p. próximo passado Pr. Pastor Pres. Presidente Presb. Presbítero Rev. Reverendo Sec. Secretário Tes. Tesoureiro
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    45 5. As seguintesnotas deverão sempre existir na ata:  Número da ata, data e hora de início da reunião ou assembléia geral.  Pastores e diáconos presentes  Leitura e aprovação de relatórios financeiros  Chamadas aos assuntos discutidos na reunião ou assembléia geral, com referência resumida.  Número da ata, data e hora de término da reunião ou assembléia geral. 6. DIVISÕES DO TEXTO DA ATA As seguintes divisões do texto da ata são sugeridas: 1. ASSUNTOS INTERNOS  Informações da Tesouraria  Congregações  Junta Diaconal  Sociedades Internas  Escola Dominical  Zeladoria 2. ASSUNTOS EXTERNOS  Pastores e Outros Concílios  Correspondências Recebidas 7. TRANSCRIÇÕES As transcrições de documentos, tais como Atas da Assembléia, Estatutos, etc., quando necessárias, deverão ser feitas obedecendo-se os mesmos critérios para confecção das atas, exceção feita às assinaturas, que não deverão constar. 8. NUMERAÇÃO DAS PÁGINAS Cada página será numerada seqüencialmente, sendo que a primeira página de cada livro terá o número UM. A numeração deverá ser informada no canto inferior ou superior direito de cada página, sendo que a fonte terá o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e será formatada apenas com negrito. Os termos de abertura e encerramento não serão numerados. 9. ASSINATURAS Ao final de cada ata, imediatamente após o texto da ata, o secretário deverá assinar a ata, com caneta preta ou azul. Cada página da ata será devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretário, próximo ao nú- mero da página. Os termos de encerramento e abertura serão também devidamente assinados e rubricados, conforme CI/IPB. 10. INCLUSÃO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DO LIVRO DE ATAS. 10.1. TERMO DE ABERTURA Na primeira página do livro de atas constará o TERMO DE ABERTURA. A redação é a seguinte: 10.2. TERMO DE ENCERRAMENTO Na última página do livro de atas constará o TERMO DE ENCERRAMENTO. A redação sugeria é a seguinte: TERMO DE ABERTURA Este livro, contendo (até 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica à caneta azul ou preta) do meu uso, servirá para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de número (número do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente da igreja. (Município e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).
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    46 10.3. TERMO DEAPROVAÇÃO DO LIVRO DE ATAS As observações do Pastor, feitas após o exame dos Livros de Atas dos Conselhos, deverão ser con- feccionadas obedecendo-se ao mesmo padrão das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro. As páginas deverão ser igualmente numeradas. Após a elaboração do termo de aprovação, o mesmo deverá ser assinado pelo Presidente, e então anexado ao Livro de atas da igreja. 11. ARMAZENAMENTO DAS ATAS As atas serão armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada página armazenada em plástico transpa- rente. Ao completar um total de 50 ou, no máximo, até 100 páginas, excluindo-se os termos de abertura e encerra- mento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se-á encadernar as páginas, com sistema de grampo fixo ou similar; a encadernação em espiral não é permitida, por permitir fácil adulteração. Deverá ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas, a qual deverá conter as seguintes informações: *** F I M *** TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro, contendo (até 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica à caneta azul ou preta) do meu uso, serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de número (número do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presi- dente da igreja. (Município e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta). LIVRO DE ATAS N (número do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)
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    47 DICAS PARA OSUCESSO DA SECRETÁRIA Postura Profissional 1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: "QUANDO NÃO SE PO- DE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE..." 2 - Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pes- soa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido. 3 - Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo. 4 - Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplismente observando. Preste atenção na- queles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior. 5 - O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fun- damental. "Meter o nariz onde não é chamada" pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecen- do, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘ a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. Otempo de seu chefe vai render muito mais. 6 - Torne seus contatos com secretárias de outras empresas menos impessoal, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘ a em- presa ou executivo que ela atende. 7 - Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:  Atenda rapidamente às ligações;  Planeje cada chamada;  Tenha sempre lápis e papel na mão;  Fale claro e pausadamente;  Fale com o fone próximo à boca;  Repita o nome da pessoa;  Evite expressões afetivas;  Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;  Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;  Use palavras como "bom dia", "por favor", "às ordens"..., elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade. 8 - Lembre-se sempre:
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    48  As seispalavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!  As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!  As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?  As três palavras mais importante são: FAÇA O FAVOR!  As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!  A palavra mais importante é: NÓS.  A palavra menos importante: EU. 9 - Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:  Você ouve o que ela tem a dizer;  Você explica o motivo da resposta negativa;  Você a trata com delicadeza e respeito;  Vacê a encaminha para a área indicada;  Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião. 10 - Nunca diga amém a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista. 11 - Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: "O senhor pode atendê-lo?" Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o "Presidente" da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o apa- relho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua pre- sença será bem notada e apreciada. 12 -Para secretárias principiantes: a) Em seu escritório não poderá faltar:  dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;  livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretárias;  formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre atividades que exerce. Por exemplo: ca- so você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidação das Leis da Previ- dência Social e Manual da Prática Trabalhista, entre outros. b) Você deve, ainda, buscar conhecimentosnovos, além de informações orais. c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me- lhor suas atividades. 13 - Para se ter sucesso no trabalho:  Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e de- fenda-a, pois você a representa.  Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.  Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto quiser...  Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.  Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e, provavelmente, nunca
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    49 saberá o porquê. 14- Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedin- do que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre as- suntos de interesse para a sua profissão. "Dicas" sobre como evitar certos erros gramaticais, fre- quentemente cometidos, são bastante úteis. 15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, pou- pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com seguran- ça e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, não passando nunca por cima de seus superio- res. 16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunida- des de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanen- te, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos altos padrões que se espe- ram de você. Eles demonstram o respeito devido à sua profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:  Sustente a política da firma.  Apoie a política de seu chefe.  Seja o amortecedor de seu chefe.  Mostre que é fidedigna.  Nunca repita mexericos.  A vida particular de seu chefe é confidencial.  Aprenda a guardar segredos profissionais. 17 - Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeças a idéia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passa- rem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feed-back, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu. 18 - Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um "Bom Dia!", pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.  Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.  Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.  Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.  Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que fica... 19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso ⁤e zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transações que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comuni- cação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fa- zer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso cotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuida- do ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.
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    50 Os 10 errosde português (escrito e falado) mais cometi- dos pelas pessoas 1) “FAZEM” DEZ ANOS O verbo fazer, quando exprime tempo, deve sempre ser usado no singular. Desta maneira, o certo é: "Faz dez anos". 2) “HOUVERAM” MUITOS ACIDENTES Haver, no sentido de existir, é invariável e somente aceita singular. Ou seja, o correto é: "Houve muitos acidentes". 3) “EXISTE” MUITAS POSSIBILIDADES Ao contrário do haver, o verbo existir admite normalmente o plural. Seguem a mesma regra os verbos bastar, faltar, restar e sobrar. Exemplos corretos: "Existem muitas possibilidades; Bastariam três dias; Faltavam duas sema- nas". 4) PARA “MIM” FAZER Antes do verbo, obrigatoriamente, deve sempre vir o sujeito e o pronome “mim” não pode ser sujeito. O correto é: "Para eu fazer". 5) ENTRE “EU” E VOCÊ Depois da preposição, usa-se mim ou ti. Ou seja, o certo é: "Entre mim e vo- cê" ou "Entre eles e ti". 6) “HÁ” 6 ANOS ATRÁS Tanto há como atrás indicam passado, portanto, não é correto usá-los juntos numa mesma frase. Escolha entre um dos dois: "Há seis anos" ou "Seis anos atrás". 7) PREFIRO ANDAR “DO QUE” CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra. Por isso, o correto é "Prefiro andar a correr". 8) CHEGOU “EM” SÃO PAULO Verbos de movimento exigem A e não Em. Assim, "Chegou a São Paulo", "Vai ao cinema". 9) ELA ERA “MEIA” ESQUISITA O advérbio meio, no sentido de um pouco, não sofre variação conforme o gê- nero. "Ela era meio esquisita". 10) “CERCA DE TRÊS MIL” DISPUTAM A VAGA A conjunção do verbo deve estar de acordo com “cerca de” e não com o nú- mero. Dessa maneira, o correto é: "Cerca de três mil disputa a vaga". Fonte: JT - 13/11/06 - pg
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    51 Como Ser Eficiente data:22/02/2000 autor: Tilibra Hoje, ser eficiente é fundamental. No trabalho, na escola e no lar, devemos sempre procurar alcançar a máxima eficiên- cia. Para ajudar você a ser mais eficiente ainda, a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional, em- presa de consultoria especializada em Administração e Planejamento Empresarial, preparar algumas dicas. A Tilibra oferece essas dicas para você, esperando que de alguma forma, elas possam lhe ser úteis. Organização pessoal começa com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência de uma pessoa é sem dúvida a organização - ou melhor, a de- sorganização - de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis e pastas esperando pela sua atenção e ação. A mesa atulhada é uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritórios. As pessoas perdem tempo procurando papéis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido. Além da perda de tempo causada pela distração visual de ter papéis não necessários na mesa e de uma sensação de peso, de desespero, de trabalho infindável que a mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papéis como um símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar -se que a mesa atulhada também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, procrastinação, insegurança, prioridades con- fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos. Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organização profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como você só pode trabalhar em um só projeto a um só tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperável quando você precisar dele. Quando se tem várias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distraídos, acabando por perder nossa concentração. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hábito de mantê-la sempre limpa. E traba- lhe em apenas um projeto de cada vez. Como ordenar o fluxo de papéis que chegam diariamente até sua mesa 1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que você possa pensar em querer reter. 2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que você tem necessidade de trabalhar com eles. 3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam até você pode ser exe- cutado na mesma hora. Não pôr de lado nenhum item antes de uma ação inicial - senão de solução, pelo menos de um encaminhamento para solução. Lista de Tarefas Um instrumento útil para sua organização é fazer uso de um caderno onde você registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou o prazo para sua realização. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois é com ele que você planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier à cabeça, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Você se sur- preenderá com a melhoria obtida em sua organização pessoal. O Lixo Não há lugar melhor para você colocar uma boa parte dos papéis que chegam diariamente até sua mesa do que o lixo. Não te- nha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reuniões (anote primeiro na agenda e jogue depois), circula- res, cópias de cartas para simples informações, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que você já tomou conhecimento e sabe que não precisa mais recuperar. Com esta prática você estará esvaziando sua mesa de coisas inúteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idéias.
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    52 Faça agora. Nãodeixe para depois. Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e ações, deixando tudo para de- pois. Essa tendência à procrastinação, quase sempre tem um custo alto, pois só nos cria mais trabalho, mais problemas, mais preocupações e crises. A procrastinação é um dos maiores desperdiçadores de tempo que e- xiste, e a sua solução exige entendimento das causas, avaliação de suas conseqüências e constante disciplina para enfrentá-la. A procrastinação impede o sucesso A mudança na sua propensão de "faço isso depois" para "faço isso agora" requer uma ação positiva. As coisas não acontecem por si só. Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteçam. Faça as coisas diferentemente. Responda sua correspondência ao abrí-la. Nunca deixe para responder mais tarde. Quando você disser a si mesmo: "Eu preciso fazer algo sobre isto", faça-o na hora, não depois. Programe coisas, traba- lhe e viva de acordo com sua programação. Crie o hábito de fazer as coisas mais importantes primeiro. Pro- crastinação é um problema psicológico, e uma vitória sobre ela é uma vitória essencialmente psicológica. A- ceite a idéia de que você muitas vezes é um procrastinador. A coisa mais valiosa que você pode fazer quando procrastina é admitir este fato. Continuando a negá-lo ou racionalizá-lo você apenas irá retardar suas condições de superá-lo. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados. Contudo essas coisas importantes é que usualmente são o foco da nossa procrastinação. Raramente adiamos as coisas não importantes. Se nós aprendermos a transferir nossa procrastinação das coisas importantes para as coisas não importantes, nosso problema terá grandes chances de desaparecer. Procrastinação é também fazer atividades de baixa prioridade ao invés de fazer atividades de alta prioridade. Algumas dicas para você resolver o problema da procrastinação 1. Estabeleça prazos de início e conclusão.Sempre que você tiver pela frente uma tarefa desagradável, dê um prazo para começar. A pressão dos prazos, mesmo os auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma ação de sua parte. 2. Faça o desdobramento das tarefas.Muitas vezes uma tarefa difícil pode ser desdobrada em tarefas me- nores e portanto mais fáceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas. 3. Não espere a inspiração chegar. Vá atrás dela.Em muitos casos uma tarefa difícil é adiada porque exige de sua parte um pensamento criativo, que no momento não está surgindo. Mas lembre-se que inspiração é 90% de transpiração. Portanto comece já, não espere. 4. Procure saber tudo sobre a tarefa.O fato de você não estar animado no momento pode decorrer de uma falta de motivação ou desinteresse. A não familiaridade geralmente gera a falta de interesse. Quanto mais você sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informações, e envolver-se mais com o problema. 5. Descubra as causas de sua indecisão.Se você está indeciso procure saber porque você não quer se defi- nir. A indecisão ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar, um desejo de evitar erros. Existe um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para decidir é quando a informação adicional irá acrescentar muito pouco à qualidade de sua decisão. Faça o máximo de esforço para obter a melhor infor- mação possível dentro do tempo que você dispõe. Então tome a decisão e vá em frente. Acima de tudo, não fique atormentando-se com a decisão tomada. E, principalmente, não a refaça. 6. Evite o perfeccionismo.Não seja 100% perfeito. Contente-se em ser 90% ou até 80% perfeito. Lembre-se que o ótimo é inimigo do bom. É melhor ter cinco "bons", do que um "ótimo". Pense em tudo isso e come- ce a agir agora.
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    53 Bibliografia Secretaria moderna Site Contabil Ministérioda Justiça Federal Receita Federal Posto Fiscal Contribuição Técnica e Jurídica : Contabilidade Ello´s - Sra. Luciene Dourado Advogados Associados—Dra. Geni Ribeiro Lima Escritório Advocatício—Dr. Marcos Marcilio 2o. Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas Cartório de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mauá Prefeitura Municipal de Santo André Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam Livreto Elaborado e Redigido por: Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio: Igreja Batista Missionária do Jd. Luzitano Rua: Godofredo de Godoy, 05— Jdm. Luzitano —Mauá—S.P. CNPJ: 74.335.381/0001-04 Contatos e Palestras : (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573 Janeiro de 2007 EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA
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