O documento discute a importância de administrar o tempo definindo prioridades entre atividades importantes e urgentes. Gerenciar o tempo é sobre planejar a vida, não contar minutos. Deve-se concentrar no que é realmente importante e dizer "não" quando necessário para preservar tempo para prioridades.

1. ADMINISTRAR O TEMPO É PLANEJAR A VIDA1
EDUARDO O C CHAVES2
Quem escreve sobre administração do tempo geralmente o faz, não
porque seja especialista na questão, mas, sim, porque quer
aprender mais sobre o assunto. Pelo menos foi esse o meu caso.
Vou relatar aqui algumas de minhas descobertas, como roteiro para
a leitura do texto maior do qual este é um resumo (*).
1
Este artiguete é resumo, feito em 1998, de um livreto, Administração do Tempo, que escrevi em
1992. O texto foi levemente revisado dez anos depois, em 2008. De tudo o que escrevi este é o
texto que mais repercussão teve. Já foi reimpresso dezenas de vezes em revistas, jornais e sites –
e já fui chamado a dar uma dezena de entrevistas sobre o tema, até para revistas do porte de
Você S/A.
2
é
Eduardo Chaves, Professor Titular aposentado da UNICAMP, onde trabalhou por mais de 32 anos,
consultor
de
empresas
e
organizações
não-governamentais.
Concluiu
seu
Ph.D.
em
1972
na
Universidade de Pittsburgh, em Pittsburgh, PA, EUA, na área de filosofia. Na UNICAMP foi professor
de teoria do conhecimento, filosofia política e filosofia da educação. Ele completa 65 anos em 2008,
mora em Campinas e em Salto, é casado, e tem quatro filhos e sete netos.

2. 1) Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os
minutos dedicados a cada atividade em que nos envolvemos: é
uma questão de definir prioridades. Provavelmente (numa sociedade
complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer
tudo o que precisamos e desejamos fazer. Administrar o tempo é
ter clareza sobre o que, para nós, é mais prioritário, dentre as
várias coisas que precisamos e desejamos fazer, e tomar
providências para que o mais prioritário seja feito – com plena
consciência de que o resto provavelmente nunca vai ser feito (mas
tudo bem: as coisas que compõem o resto não são prioritárias).
2) Dentre as coisas que vamos listar como prioritárias, algumas
estarão na lista porque nos são importantes, outras porque nos
são urgentes. Assim, o prioritário é composto do importante e do
urgente. É razoável supor que algo que não é NEM importante
NEM urgente não estará na lista de prioridades de ninguém. E,
também, que a lista de todo mundo conterá coisas que são
IMPORTANTES ao lado de coisas que são URGENTES. Não resta
a menor dúvida de que as coisas que são ao mesmo tempo
importantes E urgentes devem ser feitas imediatamente, ou, pelo
menos, na primeira oportunidade. Poucas pessoas questionarão isso.
O problema surge com coisas que consideramos importantes, mas
que não são tão urgentes, e com coisas que são urgentes, mas
às quais não damos muita importância.
3) Digamos que você considere importante ficar mais tempo com
sua família. Por outro lado, você tem de trabalhar x horas por dia
– onde x é um número relativamente flexível, sobre o qual você
tem razoável controle. Se, para você, trabalhar é mais importante
do que ficar com a sua família, o problema está resolvido: você
trabalha, mesmo que isso prejudique a convivência familiar. Mas e
se o trabalho não é mais importante para você do que a
convivência familiar? Nesse caso, provavelmente o trabalho é
urgente, no sentido de que tem de ser feito, pois doutra forma
você pode ser demitido (ou perder clientes, se for autônomo ou
empresário) e pode vir a ter dificuldades para manter sua família
(embora, sem trabalho, provavelmente vá poder passar mais tempo
com ela…).

3. 4) É nesse conflito entre o importante e o urgente que a maior
parte de nós se perde, e por uma razão muito simples: algumas
das tarefas que temos de realizar não são selecionadas por nós,
mas nos são impostas. Isto é: não somos donos de todo o nosso
tempo. Quando aceitamos um emprego, por exemplo, estamos, na
realidade, nos comprometendo a ceder a outrem parte do nosso
tempo (e, também, o nosso esforço, a nossa capacidade, o nosso
conhecimento, etc.). Este é um problema real e de solução difícil:
Não temos, em relação ao nosso tempo, toda a autonomia que
gostaríamos de ter.
5) Acontece, porém, que geralmente usamos mal o tempo que
dedicamos ao trabalho (e, por isso, temos de fazer hora extra ou
trazemos trabalho para casa), ou até mesmo o tempo que
passamos em casa. Usar mal o tempo QUER DIZER o seguinte:
muitas vezes usamos o nosso tempo para fazer o que não é
nem importante nem urgente, mas apenas algo que, ou sempre
fizemos, pela força do hábito, ou, então, que nos foi solicitado e
não tivemos coragem de dizer “NÃO”.
6) Alguém me disse, quando eu era criança, que a gente nunca
deveria abandonar a leitura de um livro, por pior que ele fosse.
Que bobagem! Mas até que descobri que isso era uma bobagem,
desperdicei muito tempo terminando de ler coisa intragável e que
de nada me serviu -- por causa desse malfadado conselho! Uma
vez me peguei dizendo à minha família que não poderia fazer
algo (não me lembro exatamente o quê) domingo de manhã
porque precisava ler os jornais. Eu lia, religiosamente, a Folha e o
Estadão (principais jornais de São Paulo) aos domingos de manhã
– e, no domingo, esses jornais são enormes. Lia por hábito.
Achava que um professor tem de se manter informado. Mas
quando disse que "precisava" ler os jornais me dei conta de que
realmente não precisava lê-los. Perguntei-me o que de pior poderia
me acontecer se eu não lesse os jornais... e NADA, foi a
resposta que, honestamente, tive de dar. Se houver algo importante
nos jornais provavelmente fico sabendo no noticiário da TV, ou na
VEJA (revista semanal). Mas daí me perguntei: e preciso ler a
VEJA todas as semanas? Resposta: não. Existe algo que eu
prefiro ler/fazer naquelas manhãs de domingo que ganhei? Claro,
muitas coisas – PARA AS QUAIS EU ANTES NÃO TINHA TEMPO.

4. Ganhei as horas dos jornais, ganhei as horas da VEJA, fui
ganhando uma horinha aqui outra ali, para as coisas que eu
realmente queria fazer há muito tempo e para as quais não
encontrava tempo (isto é, achava que não tinha tempo)…
7) Outras vezes não é a força do hábito que nos atrapalha, mas
nossa incapacidade de dizer “NÃO”. Recusar um pedido de alguém
de quem você gosta, ou a quem admira, e que, portanto, não
gostaria de desagradar, é uma das coisas mais difíceis da vida.
(Estou pressupondo aqui que não se trata de seu chefe, que não
pede, manda...) Mas nunca vamos conseguir administrar bem o
nosso tempo, i.e., as nossas prioridades, se rotineiramente dermos
aos outros (que não o nosso chefe no trabalho) o poder de
determinar a nossa agenda. Admiro os que, mesmo diante de um
pedido cativante de alguém a quem amam ou respeitam, são
capazes de dizer: “Sinto muito, não posso. No momento estou
dando atenção às minhas prioridades” – e as prioridades, no caso,
podem até envolver ficar descansando, sem fazer nada, ou
terminar de ler um romance cuja leitura nos é importante.
8) Administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida, não
é ficar escravo do relógio. Administrar o tempo uma batalha
constante, que tem de ser ganha todo dia. Se você quer ter a
autonomia de decidir passar mais tempo com a família, ou sem
fazer nada, ou nas leituras há tempo postergadas, você tem de
ganhar esse tempo deixando de fazer outras coisas que são
menos importantes para você. Em última instância pode ser que
você até tenha até de, eventualmente, arrumar outro emprego ou
outra ocupação – ou de reduzir suas horas de sono.
9) O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais
democrática do que muitos dos outros recursos de que nós
dependemos (como, por exemplo, a inteligência, a capacidade de
trabalho, o dinheiro). A menos que se trate do último dia de
nossas vidas, todos os dias cada um de nós recebe exatamente
24 horas: nem mais, nem menos. O rico não recebe mais horas
no dia do que o pobre, o professor universitário recebe o mesmo
número de horas que o apedeuta; o executivo e o operário
recebem quantidades de tempo exatamente idênticas a cada dia.
Entretanto, apesar desse igualitarismo (que, convenhamos, não

5. existe em relação à inteligência, à capacidade de trabalho, ao
dinheiro), uns conseguem realizar uma grande quantidade de coisas
num dia e outros, ao final do mesmo dia, têm o sentimento de
que o dia se esvaiu e não fizeram nada. A diferença é que os
primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente
distribuído, é um recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje
(perdidono sentido de que não realizei nele o que precisaria ou
desejaria realizar) não é recuperado depois: é perdido para sempre.
10) Há os que afirmam, hoje, que o recurso mais escasso na
nossa sociedade não é dinheiro, não são matérias primas, não é
energia, não é nem mesmo inteligência: é tempo. O tempo é o
luxo do século XXI. Mas tempo se ganha, ou se faz,
fundamentalmente de duas maneiras:
a) deixando de fazer (ou, então, se possível, delegando) as
coisas que não são nem importantes nem urgentes;
b)
concentrando
as
importantes e/ou urgentes.
prioridades
nas
coisas
que
são
11) A questão da delegação aponta para o fato de que, apesar
de o rico ter a mesma cota diária de tempo do que o pobre, o
rico tem uma enorme vantagem sobre o pobre: poder, mediante
pagamento, contratar o tempo de terceiros. O assistente, a
secretária, o motorista do carro ou o piloto do helicóptero, o
mordomo, os empregados domésticos, todos eles são contratados
(em geral para cuidar das urgências) a fim de que os que os
contratam possam ter mais tempo para dedicar ao importante
(importante, naturalmente, para eles). Mas mesmo os mais pobres
delegam – como, por exemplo, quando a mãe manda a menina
limpar a casa ou o pai manda o menino ir comprar alguma coisa
que o pai precisa para fazer o seu trabalho.
12) Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem
consegue administrar o tempo que tem de modo a poder fazer
aquilo que precisa e que deseja fazer. Por outro lado, ser
produtivo não é equivalente a estar ocupado. Há muitas pessoas
que ficam ocupadas o dia inteiro exatamente porque são
improdutivas – não sabem onde concentrar seus esforços e, por
isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser

6. produtivo é, em primeiro lugar, saber
sentido de direção, saber aonde se vai.
administrar
o
tempo,
ter
13)
Administrar
o
tempo,
em
última
instância,
é
planejar
estrategicamente a nossa vida. Para isso, precisamos, em primeiro
lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos): onde
quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos? O
segundo passo é começar a “estrategiar”: transformar objetivos em
metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais,
como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos
táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para chegar
aonde queremos chegar, escolher fontes de financiamento (emprego,
em geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto lugar, fazer o
que tem de ser feito: agir. Durante todo o processo, precisamos
estar constantemente avaliando os meios que estamos usando, para
verificar se estão nos levando mais perto de onde vamos querer
estar ao final do processo. Se não, troquemos de meios
(procuremos outro emprego, por exemplo).
14) Mas tudo começa com uma verdade tão simples que parece
uma platitude: se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente
nunca vai chegar lá – por mais tempo que tenha.
15) Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há
maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra
o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a
duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito
controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da
duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de
todos. Basta um pouco de esforço e determinação.