SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL
AGENDA   Solução a Implementar   Metodologia   Fases de Implementação
SOLUÇÃO A IMPLEMENTAR   Solução de gestão documental que inclua as    seguintes funcionalidades macro:     Digitalização...
DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO Preparação  Digitalização   Indexação   Controlo de    Repositório   Consulta     d...
DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO   Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote    faturas ou recibos)       ...
DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENTMANAGEMENT    Digitalização     Mailboxes                        Repositório        ...
DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENTMANAGEMENT Disponibilização de documentação em  ambiente Web Facilidade na pesquis...
INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DENEGÓCIO                       Sistema de Negócio     AplicaçãoDocument Management   ...
INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DENEGÓCIO Integração com sistemas de negócio (por  exemplo: Integração de faturas (fa...
METODOLOGIA   Implementação iterativa e incremental de projetos    utilizando uma metodologia ágil, permitindo maior    e...
METODOLOGIA                                          Desenho da                                           solução  Análise...
ANÁLISE E LEVANTAMENTO DE REQUISITOS   Análise do processo atual de receção e    armazenamento da documentação (“As is”)...
AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA Com base na análise de requisitos, procede-se  a uma avaliação tecnológica das  infraestruturas/apl...
ROADMAP DAS IMPLEMENTAÇÕES No inicio de cada iteração avaliam-se as  prioridades e as funcionalidades que tem  mais valor...
DESENHO DA SOLUÇÃO   Tendo o Rodmap das implementações    efetuada, procede-se ao desenho da solução    a ser desenvolvid...
DESENVOLVIMENTO E DEPLOY Procede-se ao desenvolvimento dos  requisitos/funcionalidades da iteração corrente. Após o dese...
FORMAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO Após a entrega incremental da solução ser  efetuada, estão reunidas as condições para se  av...
NOVA ITERAÇÃO, NOVO CICLO   Após o fim de uma iteração, inicia-se um    novo ciclo de implementação com as fases    refer...
EXEMPLO DE IMPLEMENTAÇÃO                           Iteração 2             Iteração 3                       •   Implementaç...
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Sistema de gestão documental

  1. 1. SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL
  2. 2. AGENDA Solução a Implementar Metodologia Fases de Implementação
  3. 3. SOLUÇÃO A IMPLEMENTAR Solução de gestão documental que inclua as seguintes funcionalidades macro:  Digitalização em massa de documentação  Disponibilização de aplicação Document Management  Integração com sistemas e processos de negócio
  4. 4. DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO Preparação Digitalização Indexação Controlo de Repositório Consulta da Qualidade deDocumentação Documentação
  5. 5. DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote faturas ou recibos)  Com nº de páginas fixas (exemplo: 1 página por documento)  Com nº de páginas variáveis e com identificação de separadores entre documentos (exemplo: Folha com um código de barras que identifique o fim de um documento) Indexação de documentos (preenchimento dos atributos dos documentos, por exemplo: nº de fatura, nº de contribuinte, etc) Validação dos atributos dos documentos Disponibilização dos documentos na solução de arquivo
  6. 6. DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENTMANAGEMENT Digitalização Mailboxes Repositório Aplicação de Document Management Fax DocumentaçãoPastas de Documentos
  7. 7. DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENTMANAGEMENT Disponibilização de documentação em ambiente Web Facilidade na pesquisa e consulta de documentação Check-in/Check-out Controlo de Versões Perfis de acesso à documentação Roll-back de alterações efetuadas Elaboração de relatórios Auditoria ao sistema
  8. 8. INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DENEGÓCIO Sistema de Negócio AplicaçãoDocument Management Processos de Negócio
  9. 9. INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DENEGÓCIO Integração com sistemas de negócio (por exemplo: Integração de faturas (faturas) com aplicação de faturação) Integração com processos de negócio (por exemplo: aprovação de pagamento de recibos com base num documento digitalizado)
  10. 10. METODOLOGIA Implementação iterativa e incremental de projetos utilizando uma metodologia ágil, permitindo maior eficácia, eficiência e adequabilidade. A metodologia de implementação permitirá manter o foco nas entregas de maior valor. Os entregáveis são incrementais, possibilitando a disponibilização mais rápida de componentes da solução. No final de cada iteração serão recolhidos dados e feedback sobre os entregáveis disponibilizados, aumentando a rapidez de identificação e implementação de melhorias.
  11. 11. METODOLOGIA Desenho da solução Análise e Avaliação Roadmap das DesenvolvimentLevantamento Tecnológica implementações o e Deployde Requisitos Formação e Operacionalizaç ão
  12. 12. ANÁLISE E LEVANTAMENTO DE REQUISITOS Análise do processo atual de receção e armazenamento da documentação (“As is”) Levantamento dos requisitos da futura solução de gestão documental (“To be”).
  13. 13. AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA Com base na análise de requisitos, procede-se a uma avaliação tecnológica das infraestruturas/aplicações existentes no cliente. Paralelamente, são efetuadas provas de conceito com soluções de digitalização/gestão documental (software) e de componentes de hardware (servidores e scanners de alto rendimento). No final desta fase, deve-se definir toda a base tecnológica para a implementação do projeto.
  14. 14. ROADMAP DAS IMPLEMENTAÇÕES No inicio de cada iteração avaliam-se as prioridades e as funcionalidades que tem mais valor para o cliente (inclusive melhorias às iterações anteriores). Com base nesta avaliação, planeiam-se as funcionalidades disponibilizadas na próxima iteração.
  15. 15. DESENHO DA SOLUÇÃO Tendo o Rodmap das implementações efetuada, procede-se ao desenho da solução a ser desenvolvida na iteração. Definem-se o sistemas/processos que serão implementados (“To be”).
  16. 16. DESENVOLVIMENTO E DEPLOY Procede-se ao desenvolvimento dos requisitos/funcionalidades da iteração corrente. Após o desenvolvimento são executadas baterias de testes técnicas e funcionais. As incidências identificadas serão corrigidas e retestadas novamente. Quando as incidências impeditivas estiverem fechadas, o cliente procede à aceitação dos desenvolvimentos efetuados. Procede-se ao deployment da solução em ambiente produtivo.
  17. 17. FORMAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO Após a entrega incremental da solução ser efetuada, estão reunidas as condições para se avançar com a utilização da mesma. Irá avançar com a formação de uma equipa disciplina e focada em objetivos de produtividade (exemplo: formar equipas específicas para a digitalização de documentação e outras equipas para a indexação de documentos). Após o inicio da operacionalização da solução, será efetuado um acompanhamento com vista à recolha de feedback e identificação de melhorias.
  18. 18. NOVA ITERAÇÃO, NOVO CICLO Após o fim de uma iteração, inicia-se um novo ciclo de implementação com as fases referidas anteriormente:  Roadmap  (Re)Desenho da solução  Desenvolvimento e deploy  Formação e operacionalização
  19. 19. EXEMPLO DE IMPLEMENTAÇÃO Iteração 2 Iteração 3 • Implementação • Implementação Iteração 1 de digitalização Document• Implementação de Contratos Management de digitalização • Implementação para Faturas de Faturas de melhorias à • Digitalização de digitalização de Correspondênci Faturas a
  20. 20. QUESTÕES

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