Auditoria em folha de pagamento

1. Como Fazer Auditoria em Folha de
Pagamento
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2. Procedimentos da Auditoria:
- Exame dos documentos originais
- Conferência dos cálculos
- Investigação minuciosa
- Identificação de Fraudes
- Apuração dos controles internos
- Observação
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3. Pontos de Análise:
- Prontuário dos colaboradores
- Registro de Ponto da Jornada de Trabalho
- Folha de Pagamento
- Medicina e Segurança do Trabalho
- Autônomos
- Férias – Normais e Coletivas
- 13º Salário
- Rescisões
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4. Outros Pontos:
- PAT
- Provisão de Férias
- Contribuições Sindicais
- Empréstimos a Funcionários
- CAGED
- RAIS
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5. ETAPAS DO PROCESSO DE
AUDITORIA
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6. Prontuários dos colaboradores:
Caso o volume seja muito grande, analisar de 5 a 10%
do quadro total
Verificar a Regularidade dos Contratos e a exatidão dos
prazos adotados
Verificar os prontuários de Salário Família: devem
conter o Termo de Responsabilidade, assim como os
documentos do dependente apresentados
periodicamente por exigência da Lei
Verificar se há registro em livro ou ficha, e o correto
preenchimento e atualização dos mesmos
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7. Observações:
- Nas verificações pontuadas, o auditor pode verificar se
estão mantidas todas as condições contratuais para a
legalidade da própria contratação
- Nos casos em que o salário família é devido, o auditor
deve comparar os valores pagos nas Folhas de
Pagamento e os respectivos valores se foram
reembolsados
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8. Registro de Ponto:
Verificar se;
- há excesso de jornada de trabalho
- está sendo respeitado Intervalo Mínimo de repouso
entre jornadas
- está havendo trabalho em dias destinados a descanso
- está ocorrendo o intervalo mínimo para alimentação e
descanso
- Está sendo respeitada a tolerância na entrada e saída
do colaborador e em caso de marcação de hora
extraordinária, se a mesma está sendo paga em Folha
- Se nos registros de ponto constam a ssinatura dos
colaboradores
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9. Observações:
- Nos casos de Registro Eletrônico, verificar se os
requisitos da Portaria 1510
- Nos casos onde a marcação é efetuada em cartão de
ponto, verificar se há rasuras ou marcações
repetitivas, pois essas situações invalidam o registro
- Se o sábado for compensado, verificar se tem o
Acordo de Compensação
- Verificar se trabalhadores menores estão realizando
trabalhos noturnos ou insalubres
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10. Revisão dos Principais cálculos da
Folha de Pagamento
- Base da Contribuição Previdenciária
- Base de cálculo de IR
-
Base de cálculo de IR s/ Férias
- Base de cálculo de FGTS
- Valor descontado do trabalhador – IR e
Contribuição Previdenciária Oficial
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11. Observações:
- Deve-se verificar a quantidade de dependentes para
IR e verificar se o cálculo está correto, recorrendo as
respectivas tabelas nas devidas competência
- Vale transporte – Verificar se está sendo pago em
dinheiro; Verificar se os colaborados tem o Termo
opção de VT assinados (sem exceção)
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12. Medicina e Segurança do Trabalho:
Verificar se há obrigatoriedade da CIPA e em caso
positivo, se a documentação está completa
Verificar entrega dos relatórios anuais de PPRA –
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais NR 9
Verificar entrega dos relatórios anuais de PCMSO –
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
NR 7
Verificar política de compra e controle de utilização de
EPI’s
Para empregados expostos a agentes nocivos, verificar
a emissão do PPP – Perfil Profissiográfico
Previdenciário
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13. Autônomos:
Verificar se o trabalhador Autônomo enquadra-se na
situação legal que o define
Verificar se o Contribuinte Individual possui número de
identificação do trabalhador NIT
Verificar se o Autônomo foi inserido na Sefip
Observações:
- Comparar a folha de autônomos vários meses, pois
caso conste o mesmo autônomos com frequência
pode caracterizá-lo como empregado.
- Para autônomos sem inscrição na Prefeitura, a
obrigatoriedade da retenção do ISS é da empresa
contratante, e o valor repassado a Prefeitura de Sede
da empresa (verificar alíquota correta).
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14. Férias:
Verificar se as datas de aviso e pagamento atendem os
prazos previstos na legislação
Verificar se os períodos foram gozados no prazo legal,
pois a negativa constitui irregularidade e pagamento
em dobro
Para funcionários com salário variável, verificar se este
participou no cálculo das férias
Se a empresa pratica férias coletivas, verificar se os
Comunicados ao DRT e Sindicato de Classe foram
efetuados com 15 dias de antecedência do inicio
Verificar se os empregados com menos de 1 ano
tiveram seus períodos quitados e iniciados novo
período, e se foi concedido Licença Remunerada e
não adiantamento de férias
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15. 13º:
Verificar se nos casos de adiantamento de 13º, no ato
do pagamento da 1º parcela esta sendo depositado o
FGTS
Verificar se nas rescisões, o adiantamento de 13º está
sendo descontado
Checar na folha de 13º se o pagamento das médias, as
incidências fiscais e a proporcionalidade estão
corretas
Verificar se para os afastados, foi pago em duplicidade
Verificar se na GPS foram reembolsadas os dias efetivos
no ano fiscal da Licença-Maternidade
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16. Rescisões:
Verificar a regularidade de todas as rescisões
contratuais, observando prazo de pagamento e os
direitos trabalhistas consignados
Observar se as rescisões estão sendo homologadas
dentro do prazo, e se está havendo pagamento de
multas por desrespeitar as normas da CCT, Legislação
ou homologação
Observar se os desligamentos estão ocorrendo em
seguida ao fim da experiência e em caso positivos,
sugerir controle interno de aprovação de período de
experiência
Sugerir a prática de Entrevista de Desligamento
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17. Importante
É obrigação da empresa, no decorrer do ano, cumprir as
exigências da legislação, pois é do não cumprimento
das mesmas que poderão advir multas e autuações
por parte dos órgãos fiscalizadores.
Assim, cabe ao auditor proceder uma criteriosa
verificação do cumprimento das obrigações patronais
mensais, semestrais e anuais e a exatidão do prazo
de guarda dos documentos trabalhistas e
previdenciários.
Após a análise dos documentos, deverá ser emitido um
relatório, onde deve constar os Problemas
Levantados, as Consequências do Problema e
Sugestões para solução.
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