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Apostila ms project 2010

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Apostila ms project 2010

  1. 1. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 2 Somos uma empresa de treinamentos técnicos, gestão e comportamentais. Através de consistentes pesquisas de mercado desenvolvemos programas de capacitação para lhe ajudar a tornar-se mais competitivo. Atuamos na modelagem e implementação de treinamentos in company contribuindo com as iniciativas de crescimento da sua empresa. Atuamos nas seguintes áreas Gerenciamento de Projetos  Informática Empresarial  Metodologia Seis Sigma  Gestão da Qualidade Empresarial  Saúde Ocupacional  Segurança do Trabalho  Meio Ambiente  Desenvolvimento de Pessoas  Projetos e Desenhos Técnicos Ensinamos o que PRATICAMOS no dia-a-dia. Acreditamos na capacitação e no desenvolvimento como um diferencial competitivo e gerador de valor para seus colaboradores e sua empresa. Alguns dos nossos clientes
  2. 2. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 3 Sumário 1 - Uma Breve Abordagem Sobre Projetos ........................................................................................... 10 1.1 - O que é Gerenciamento de Projetos?............................................................................................ 10 1.2 - Um histórico rápido do gerenciamento de projetos ..................................................................... 11 Visão geral............................................................................................................................................ 11 Os primeiros anos: fim do século XIX ................................................................................................. 11 Início do século XX............................................................................................................................... 11 Meados do século XX .......................................................................................................................... 12 Hoje....................................................................................................................................................... 12 1.3 - O triângulo do projeto..................................................................................................................... 12 Tempo + dinheiro + escopo = qualidade ........................................................................................... 13 Conheça os elementos que não podem ser mudados ..................................................................... 14 Otimizar o cronograma........................................................................................................................ 14 Otimizar o orçamento.......................................................................................................................... 14 Otimizar o escopo................................................................................................................................ 15 Aumentar a data limite para permitir a conclusão de todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo)................................................................................................................................................. 15 2 - O Ambiente de Trabalho Project 2010 ............................................................................................. 16 2.1 - Informações sobre a Faixa de Opções do Project 2010 .............................................................. 16 2.2 - Guia Tarefa...................................................................................................................................... 16 2.3 - Guia Recurso................................................................................................................................... 17 2.4 - Guia Projeto..................................................................................................................................... 17 2.5 - Guia Exibir........................................................................................................................................ 18 2.6 - Guia Formatar ................................................................................................................................. 18 3 - Configuração de Projetos com Project 2010 ................................................................................... 20 Visão geral: Configurar um projeto..................................................................................................... 20 3.1 - Etapa 1: Criar um projeto ............................................................................................................... 20
  3. 3. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 4 Criar e agendar um novo projeto........................................................................................................ 20 Definir propriedades de arquivo para seu projeto ............................................................................ 21 3.2 - Etapa 2: Adicionar tarefas ao projeto............................................................................................ 22 Criar uma nova tarefa.......................................................................................................................... 22 Adicionar uma tarefa a uma lista de tarefas ..................................................................................... 22 Inserir uma tarefa entre tarefas existentes....................................................................................... 22 Adicionar uma tarefa ao modo de exibição Diagrama de Rede....................................................... 22 Criar várias tarefas .............................................................................................................................. 23 Criar uma tarefa recorrente ................................................................................................................ 24 Aprender dicas para trabalhar com tarefas....................................................................................... 25 Exportar ou importar dados para outro formato de arquivo............................................................. 25 Exportar informações do projeto ........................................................................................................ 25 Importar informações do projeto........................................................................................................ 26 3.3 - Criar uma etapa .............................................................................................................................. 28 Criar uma etapa com duração maior do que zero............................................................................. 28 3.4 - Alterar a duração de uma tarefa .............................................................................................. 29 Refinando as tarefas........................................................................................................................... 29 Alterar a duração de uma tarefa ........................................................................................................ 30 Alterar a duração de uma tarefa ........................................................................................................ 31 Alterar as unidades padrão................................................................................................................. 32 Permitir durações estimadas.............................................................................................................. 32 Fazer estimativas melhores................................................................................................................ 32 Compreender o passado..................................................................................................................... 32 Compreender o presente: Quem e o quê........................................................................................... 32 3.5 - Vincular tarefas no seu projeto...................................................................................................... 33 Vincular tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt ................................................................... 33 Vincular tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede................................................................ 33 Vincular tarefas no modo de exibição Calendário............................................................................. 33 Ativar e desativar a vinculação automática....................................................................................... 34
  4. 4. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 5 Sobre a vinculação de tarefas ............................................................................................................ 34 Sobre a vinculação de tarefas agendadas manualmente................................................................ 35 3.6 - Desativar uma tarefa...................................................................................................................... 35 Desativar uma tarefa........................................................................................................................... 36 3.7 - Etapa 3: Estruturar o projeto.......................................................................................................... 36 Organizar em estrutura de tópicos as tarefas em subtarefas e tarefas de resumo....................... 36 Escolher um método para organizar suas tarefas ............................................................................ 36 Criar tarefa de resumo e subtarefas .................................................................................................. 37 Saber mais sobre como os valores de tarefa de resumo são calculados ....................................... 38 Por que os botões de estrutura de tópicos não estão funcionando? .............................................. 38 Use o planejamento hierárquico para criar tarefas de resumo (ou fases)...................................... 39 Etapa um: criar uma tarefa de resumo (ou fase) .............................................................................. 39 Etapa 2: Adicionar tarefas abaixo da tarefa de resumo ................................................................... 39 Etapa três: ajustar a agenda de cima para baixo.............................................................................. 40 3.8 - Etapa 4: Criar calendários.............................................................................................................. 40 Definir períodos de trabalho, férias e feriados para o projeto ......................................................... 40 Adicionar um dia de férias a um recurso........................................................................................... 41 Adicionar um feriado ao calendário de um projeto........................................................................... 41 Definir os períodos de trabalho para recursos ou tarefas no projeto.............................................. 42 Alterar a disponibilidade do recurso sem usar um calendário......................................................... 43 Visão geral dos calendários do Project .............................................................................................. 44 3.9 - Etapa 5: Salvar e publicar .............................................................................................................. 45 Salvar um projeto ................................................................................................................................ 45 Salvar seu projeto localmente............................................................................................................ 45 Salvar um projeto como um modelo .................................................................................................. 46 Salvar um plano em PDF ou XPS........................................................................................................ 47 4 - Gerenciamento de Recursos.............................................................................................................. 48 4.1 - Etapa 1: Adicionar recursos ........................................................................................................... 48 Adicionar recursos ao projeto............................................................................................................. 48
  5. 5. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 6 Adicionar recursos da empresa ao projeto (somente Project Professional).................................... 49 Adicionar recursos genéricos da empresa ao projeto (somente Project Professional) .................. 50 Adicionar recursos genéricos não empresariais ao projeto (somente Project Professional) ......... 50 Adicionar recursos ao pool de recursos da empresa........................................................................ 51 Adicionar recursos individuais ao pool de recursos da empresa..................................................... 51 Adicionar vários recursos do Project ao pool de recursos da empresa........................................... 53 Adicionar vários recursos do Project Server ...................................................................................... 54 Remover ou substituir uma atribuição de recurso............................................................................ 54 Remover uma atribuição de recurso.................................................................................................. 54 Remover um recurso da empresa...................................................................................................... 55 Substituir uma atribuição de recurso................................................................................................. 55 Inserir ou alterar informações de recurso da empresa .................................................................... 56 4.2 - Etapa 2: Gerenciar recursos ..................................................................................................... 57 Exibir o trabalho de sua equipe com o Planejador de Equipe......................................................... 57 Exibir o trabalho da equipe ................................................................................................................. 57 Mover uma tarefa para um horário diferente na agenda ................................................................. 58 Ajustar a agenda usando o modo de exibição do Planejador de Equipe......................................... 59 Personalizar o Planejador de Equipe ................................................................................................. 60 Imprimir um modo de exibição ou relatório....................................................................................... 61 Imprimir um modo de exibição........................................................................................................... 61 Otimizar um modo de exibição para impressão................................................................................ 61 Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição ............................................ 62 Imprimir um relatório básico............................................................................................................... 62 Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico...................................................................... 63 Distribuir o trabalho do projeto uniformemente (redistribuir atribuições de recursos).................. 64 Distribuir o trabalho do projeto por meio da redistribuição.............................................................. 65 Modificar configurações de redistribuição......................................................................................... 65 Definir as prioridades da tarefa.......................................................................................................... 67 Definir as prioridades do projeto........................................................................................................ 67
  6. 6. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 7 Alterar formato de unidade padrão para atribuições........................................................................ 67 5 - Gestão de Custos ................................................................................................................................ 68 5.1 - Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto ............................................................................. 68 Introdução à inserção de custos para recursos ................................................................................ 68 Inserir taxas de custo para um recurso de trabalho ......................................................................... 68 Inserir um custo por uso para um recurso de trabalho .................................................................... 69 Inserir um custo fixo para uma tarefa ou para o projeto .................................................................. 70 Inserir custos para um recurso de custo ........................................................................................... 70 Inserir uma taxa para um recurso de material.................................................................................. 71 Inserir um custo por uso para um recurso de material..................................................................... 72 Exibir custos do projeto....................................................................................................................... 73 Exibir custos por tarefa ....................................................................................................................... 73 Exibir custos por recurso..................................................................................................................... 74 Exibir custos por atribuição................................................................................................................. 74 Exibir custos de todo projeto .............................................................................................................. 75 Definir como os custos são acumulados ........................................................................................... 75 Alterar o modo como os custos de recursos são acumulados......................................................... 75 Alterar o método de aumento de custo fixo para novas tarefas ...................................................... 75 Alterar o método de aumento de custo fixo para tarefas existentes............................................... 76 Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório.......................................................... 76 Saber mais sobre linhas de base e planos provisórios..................................................................... 76 Definir uma linha de base................................................................................................................... 77 Definir um plano provisório................................................................................................................. 78 Atualizar uma linha de base ou um plano provisório........................................................................ 78 Analisar dados provisórios e de linha de base.................................................................................. 79 Comparar informações agendadas e de linha de base .................................................................... 80 Analisar o andamento do cronograma............................................................................................... 81 Examinar diferenças de cronograma ................................................................................................. 81 Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo................................................................................. 82
  7. 7. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 8 Identificar tarefas atrasadas............................................................................................................... 83 Localizar margem de atraso no cronograma..................................................................................... 84 5.2 - Etapa 2: Gerenciar custos.............................................................................................................. 84 Exibir custos do projeto....................................................................................................................... 84 Exibir custos por tarefa ....................................................................................................................... 84 Exibir custos por recurso..................................................................................................................... 85 Exibir custos por atribuição................................................................................................................. 86 Exibir custos de todo projeto .............................................................................................................. 86 6 – Atualizando Status das Tarefas........................................................................................................ 87 6.1 – Atualizando status de tarefas do projeto..................................................................................... 87 Atualizando % concluídas.................................................................................................................... 87 Utilizando a janela Detalhes da Tarefa para fornecer informações precisas sobre atualizações das tarefas .............................................................................................................................................................. 87 7 - Gerenciamento e Monitoramento do Projeto................................................................................... 89 7.1 - Planejamentos dentro de planejamentos: projetos mestres e subprojetos............................... 89 Visão geral de projetos mestres ......................................................................................................... 89 Trabalhar com subprojetos em um projeto mestre........................................................................... 91 Como os recursos são afetados quando você combina arquivos.................................................... 91 Outras maneiras de combinar arquivos............................................................................................. 91 Ocultar ou mostrar uma coluna (remover ou adicionar uma coluna) .............................................. 92 Ocultar uma coluna ............................................................................................................................. 92 Mostrar uma coluna ............................................................................................................................ 92 Alterar a escala de tempo no modo de exibição ............................................................................... 93 Alterar a escala de tempo em qualquer modo de exibição dividido em fases................................ 93 Alterar a escala de tempo no modo de exibição Calendário ............................................................ 94 7.2 - Exibir e controlar fatores de agendamento................................................................................... 95 7.3 - Verificar o que está orientando a data de término do projeto (caminho crítico)........................ 97 Saber mais sobre a análise do caminho crítico................................................................................. 97 Realçar o caminho crítico.................................................................................................................... 98
  8. 8. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 9 Mostrar apenas o caminho crítico...................................................................................................... 98 Mostrar um único caminho crítico para diversos projeto ................................................................. 99 Calcular vários caminhos críticos....................................................................................................... 99 7.4 - Analisar o andamento do cronograma.......................................................................................... 99 Examinar diferenças de cronograma........................................................................................... 99 Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo...............................................................................101 Identificar tarefas atrasadas.............................................................................................................102 Localizar margem de atraso no cronograma...................................................................................102 8 - Relatórios de Desempenho do Projeto...........................................................................................103 8.1 - Criar um relatório visual de dados do Project no Excel ou no Visio...........................................103 Relatórios visuais disponíveis...........................................................................................................103 Criar um relatório visual usando um modelo...................................................................................105 Editar um modelo de relatório visual existente...............................................................................106 Criar um novo modelo de relatório visual ........................................................................................106 Exportar dados do relatório...............................................................................................................107 8 - Impressão de Folhas de Projetos e Relatórios .............................................................................109 9.1 - Imprimir um modo de exibição ou relatório ................................................................................109 Imprimir um modo de exibição.........................................................................................................109 Otimizar um modo de exibição para impressão..............................................................................109 Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição ..........................................110 Imprimir um relatório básico.............................................................................................................111 Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico....................................................................111 Salvar um plano em PDF ou XPS......................................................................................................112 Mais informações sobre documentos PDF e XPS ...........................................................................112
  9. 9. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 10 1 1 - Uma Breve Abordagem Sobre Projetos 1.1 - O que é Gerenciamento de Projetos? Mais especificamente, o que é um projeto? é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos. E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias. O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado geográfico – todos são projetos. E todos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos. O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados. Ele sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta nos meados do século XX. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ® ) identifica seus elementos recorrentes: Os grupos de processos do gerenciamento de projetos são 5:  Início  Planejamento  Execução  Monitoramento e Controle  Encerramento O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto de nove áreas: 1. Gerenciamento da Integração 2. Gerenciamento de Escopo 3. Gerenciamento de Custos 4. Gerenciamento de Qualidade 5. Gerenciamento das Aquisição
  10. 10. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 11 6. Gerenciamento de Recursos Humanos 7. Gerenciamento das Comunicações 8. Gerenciamento de Risco 9. Gerenciamento de Tempo É claro que todos os gerenciamentos dizem respeito a isso. Mas o gerenciamento de projetos traz um foco único delineado pelos objetivos, recursos e a programação de cada projeto. O valor desse foco é comprovado pelo rápido crescimento em todo mundo do gerenciamento de projetos: 1.2 - Um histórico rápido do gerenciamento de projetos É tentador pensar no gerenciamento de projetos como uma disciplina moderna, mas seus conceitos principais têm raízes no século XIX. Leia este artigo para saber como a teoria de gerenciamento moderno foi influenciada durante um século de metodologias científicas, sociais e comerciais. Visão geral O gerenciamento de projetos, em sua forma moderna, começou a se estabelecer somente há algumas décadas. No início dos anos 60, as empresas e outras organizações começaram a perceber o benefício de organizar o trabalho como projetos. Essa visão centralizada no projeto da organização evoluiu ainda mais, à medida que as organizações começaram a entender a necessidade crítica de seus funcionários se comunicarem e colaborarem ao mesmo tempo em que integram seu trabalho em vários departamentos e profissões e, em alguns casos, setores inteiros. Atualmente, os princípios básicos do gerenciamento de projetos são representados pelo triângulo do projeto, um símbolo popularizado por Harold Kerzner em seu trabalho, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Os primeiros anos: fim do século XIX Podemos viajar ainda mais, para a última metade do século XIX, quando o mundo comercial estava se tornando cada vez mais complexo, para saber como o gerenciamento de projetos evoluiu a partir dos princípios básicos de gerenciamento. Projetos governamentais de larga escala foram o ímpeto para a tomada de decisões importantes que se tornaram a base para a metodologia do gerenciamento de projetos. Nos Estados Unidos, por exemplo, o primeiro projeto governamental verdadeiramente grande foi a ferrovia transcontinental, que começou a ser construída na década de 1860. Repentinamente, os líderes empresariais se viram diante da tarefa assustadora de organizar o trabalho manual de milhares de trabalhadores e o processamento e a montagem de quantidades sem precedentes de matéria-prima. Início do século XX Perto da virada do século, Frederick Taylor (1856–1915) iniciou seus estudos detalhados do trabalho. Ele aplicou raciocínio científico ao trabalho mostrando que a mão-de-obra pode ser analisada e aperfeiçoada com a ênfase em seus elementos fundamentais. Ele aplicou seu raciocínio às tarefas encontradas nas usinas, como coleta de areia e levantamento e mudança de peças. Antes disso, a única maneira de melhorar a produtividade era exigir trabalho mais árduo e mais horas dos trabalhadores. Taylor introduziu o conceito de trabalhar com mais eficiência, em vez de trabalhar mais arduamente e mais horas. A inscrição no túmulo de Taylor na Filadélfia comprova seu lugar na história do gerenciamento: "O pai do gerenciamento científico".
  11. 11. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 12 O sócio de Taylor, Henry Gantt (1861–1919), estudou a fundo a ordem das operações no trabalho. Seus estudos sobre gerenciamento se concentraram na construção de navios para a marinha durante a Primeira Guerra Mundial. Os seus Gráficos de Gantt, completos com barras de tarefas e marcadores de etapas, destacam a sequência e a duração de todas as tarefas em um processo. Os diagramas do Gráfico de Gantt são comprovadamente uma ferramenta analítica avançada para os gerentes e permaneceram praticamente inalterados por quase cem anos. Somente nos anos 90 o Microsoft Office Project primeiro adicionou linhas de vínculo a essas barras de tarefas, descrevendo dependências mais precisas entre as tarefas. Com o passar dos anos, o Microsoft Office Project incluiu ainda mais informações nas linhas, como linhas de progresso em relação a uma linha de base, variações e linhas descrevendo o progresso do status em um determinado ponto no tempo. Hoje, o legado de Henry Gantt é lembrado por uma medalha oferecida em seu nome pela Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos. Taylor, Gantt, e outros ajudaram a tornar o gerenciamento de projetos uma função empresarial distinta que requer estudo e disciplina. Nas décadas que levaram à Segunda Guerra Mundial, métodos de marketing, psicologia industrial e relações humanas começaram a despontar como partes integrantes do gerenciamento de projetos. Meados do século XX Durante a segunda Guerra Mundial, projetos militares e governamentais complexos e uma mão-de-obra reduzida pela guerra exigiram novas estruturas organizacionais. Diagramas de rede complexos, denominados gráficos PERT e o método do caminho crítico foram introduzidos, proporcionando aos gerentes mais controle sobre projetos com muita engenharia e muito complexos (como os sistemas de armas militares com sua grande variedade de tarefas e numerosas interações em muitos pontos no tempo). Logo, essas técnicas se espalharam por todos os tipos de indústrias, à medida que os líderes empresariais buscaram novas estratégias de gerenciamento e novas ferramentas para lidar com o crescimento em um mundo em rápida evolução e altamente competitivo. No início dos anos 60, as empresas começaram a aplicar teorias de sistema gerais às interações comerciais. Em seu livro, A teoria e o gerenciamento de sistemas, Richard Johnson, Fremont Kast e James Rosenzweig descreveram como uma empresa moderna é como um organismo humano, com um esqueleto, um sistema muscular, um sistema circulatório, um sistema nervoso etc. Hoje Essa visão da empresa como um organismo humano significa que para que uma empresa sobreviva e prospere, todas as suas partes funcionais devem funcionar em conjunto na busca de metas ou projetos específicos. Desde a década de 60, esse método voltado para o gerenciamento de projetos começou se estabelecer em suas formas modernas. Embora vários modelos comerciais tenham evoluído durante esse período, todos compartilham uma estrutura básica comum: um gerente administra o projeto, reúne uma equipe e assegura a integração e a comunicação do fluxo de trabalho horizontalmente em vários departamentos diferentes. Nos últimos dez anos, o gerenciamento de projetos continuou evoluindo. Duas tendências significativas estão surgindo:  Planejamento ascendente Essa tendência enfatiza projetos mais simples, ciclos de projeto mais curtos, colaboração eficiente entre os membros da equipe, participação mais sólida dos membros da equipe e tomada de decisões. Essa tendência é amplamente conhecida como gerenciamento de projetos ágil e inclui algumas metodologias relacionadas, como Scrum, Cristal, Programação Extrema, Processo Unificado e muitas outras.  Planejamento e revisão hierárquico Esta tendência é caracterizada pela tomada de decisão empresarial sobre o portfólio de projetos que uma empresa deve ter, bem como pela habilitação das tecnologias de mineração de dados para tornar as informações no portfólio mais transparentes. 1.3 - O triângulo do projeto “Você pode ter um resultado bom, rápido ou econômico. Escolha dois.”
  12. 12. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 13 Os engenheiros dizem isso aos gerentes de projetos há décadas. Usando termos um pouco diferentes, todo projeto faz o equilíbrio entre tempo, dinheiro e escopo em um triângulo; é impossível mudar um sem afetar pelo menos um dos outros. A função do gerente de projetos é impedir que o triângulo se desfaça. Como? Em primeiro lugar, quando um problema aparecer, localize-o no triângulo do projeto: ele se refere a tempo (cronograma), dinheiro (orçamento) ou escopo? Em segundo lugar, descubra quais lados do triângulo podem ser alterados e quais estão "fixos" em seus lugares. Em terceiro lugar, realize os ajustes possíveis para corrigir o problema e otimizar o projeto. Em quarto lugar, conclua o projeto e comemore! Tempo + dinheiro + escopo = qualidade O triângulo do projeto também é conhecido como "triângulo de ferro" ou, com tom menos poético, "triplas restrições". Sempre que você recorrer ao triângulo, ele fará a mesma constatação: não é possível alterar o orçamento, cronograma ou escopo de um projeto sem afetar pelo menos uma das outras duas partes. Alguns exemplos de como ele funciona:  Para reduzir a data de término (tempo), é possível investir mais recursos (dinheiro) para concluir o trabalho mais cedo ou retirar características (escopo) para que haja menos trabalho a ser feito antes da nova data limite.  Para concluir o projeto abaixo do orçamento (custo), é possível cancelar horas extras e concluir o projeto mais tarde (tempo) ou retirar características (escopo).  Para adicionar características a um projeto (escopo), é possível ampliar a data limite para concluir o novo trabalho a tempo (tempo) ou alocar mais pessoas para que o projeto seja concluído com mais rapidez (custo). Também é possível fazer as duas coisas. Qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Ela fica no meio e é afetada por mudanças em qualquer lado. Por exemplo, se você estiver adiantado, poderá repor as características retiradas e dedicar mais tempo às tarefas existentes. Com tempo e escopo adicionais, o resultado final pode ser um produto melhor. Um aspecto essencial: não há padrão de qualidade universal. Em qualquer projeto, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto dentro do orçamento é a medida mais importante de qualidade. Para outras, colocá-lo no mercado a tempo é mais interessante. Um gerente de projetos deve saber como a qualidade é definida para a organização e o projeto específico. No exemplo anterior, é possível simplesmente concluir o produto mais cedo, com menos características, colocando-o no mercado antes da concorrência. Em sua empresa, essa pode ser a definição de qualidade para esse projeto.
  13. 13. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 14 Conheça os elementos que não podem ser mudados Na maioria dos projetos, há pelo menos um lado do triângulo que é fixo. Não é possível mudá-lo. Talvez o orçamento não seja negociável (parece familiar?). Ou, possivelmente, a venda do produto deva iniciar em uma data específica. Talvez ambas suposições sejam verdadeiras. Ás vezes, os elementos fixos de um projeto são impostos por alguém acima do gerente de projetos, mas nem sempre. Em alguns casos, cabe a você decidir qual elemento é mais importante para o sucesso do projeto. E você dever ser muito claro em relação a isso para quando os problemas aparecerem (eles sempre aparecem). Quando o problema ocorrer em uma data fixa, o curso de ação geralmente fica claro. Por exemplo, se você perceber que o desenvolvimento do recurso de um software demorará mais do que o previsto e o contrato especificar que você fornecerá esse recurso (escopo), será necessário alterar a data de término ou adicionar recursos para conclui-lo a tempo. Se o lado fixo e o do problema forem diferentes, não desista. Essa é a beleza do triângulo do projeto: sempre há espaço para mudanças. Por exemplo, se for necessário concluir o projeto na data limite e o escopo tiver aumentado, você poderá ajustar o curso adicionando recursos. Se os três lados do triângulo estiverem paralisados, não entre em pânico. Embora o projeto esteja com problemas, ao menos você sabe disso e tem um bom ponto inicial para repensar sobre as metas do projeto ou os padrões de qualidade. Otimizar o cronograma Mais cedo ou mais tarde, você terá de encarar um projeto com tendência a ultrapassar uma data limite inflexível. A maneira mais eficiente para diminuir o cronograma é reduzir as tarefas que ocorrem no caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa é concluída na data de término do projeto. Modificar outras tarefas pode não diminuir o cronograma, mas mudar tarefas no caminho crítico sim. Para reduzir o caminho crítico, é possível:  Reduzir as durações das tarefas (reduzir o escopo ou aumentar os recursos).  "Acelerar" o cronograma: sobreponha tarefas para que as pessoas possam trabalhar nelas simultaneamente (aumentar os recursos). Essa tática é melhor utilizada mais perto do início de um projeto.  "Quebrar" o cronograma: aumentar os recursos para concluir as tarefas com mais rapidez (dinheiro).  Remover tarefas (reduzir escopo). Logicamente, alterar o cronograma desse modo pode causar efeitos drásticos sobre o orçamento, o escopo e a qualidade do projeto. Otimizar o orçamento Na maioria dos projeto, a maior parte do orçamento consiste de custos com recursos: os custos fixos e baseado em taxa de funcionários, equipamentos e materiais. Manter-se dentro do orçamento pode exigir que você faça escolhas difíceis:  Reduzir o escopo do projeto para que os recursos sejam aproveitados em menos tarefas e tarefas mais curtas.  Remover recursos.  Garantir que as taxas, tarifas e horas extras sejam adequadas.  Verificar se os recursos são os mais adequados para o trabalho.  Substituir um recurso caro por um mais econômico. Manter os custos sob controle pode forçar a data limite ou exigir cortes no escopo do projeto. Por exemplo, se eliminar as horas extras das tarefas, a data de término poderá se estender para um mês adiante. Ou então, se você reduzir o escopo, a data de término poderá ser reduzida.
  14. 14. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 15 Otimizar o escopo Você pensaria em economizar dinheiro deixando uma ponte um pouco menor do que o rio sobre o qual ficará? É claro que não. Às vezes, o escopo do projeto não pode ser alterado. Por isso, é necessário tomar outras medidas:  Aumentar os recursos para garantir o cumprimento de todas as tarefas (custo).  Cortar as tarefas que não estão no caminho crítico, se houver (custo).  Adicionar tarefas ou aumentar sua duração (custo). Aumentar a data limite para permitir a conclusão de todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo).
  15. 15. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 16 2 2 - O Ambiente de Trabalho Project 2010 2.1 - Informações sobre a Faixa de Opções do Project 2010 O que ocorreu com os menus e as barras de ferramentas? No Microsoft Project 2010, esses itens foram substituídos pela Faixa de Opções, que ajuda você a localizar rapidamente os comandos necessários para a conclusão de tarefas. Os comandos estão organizados em grupos lógicos que estão coletados juntos nas guias. 2.2 - Guia Tarefa A guia Tarefa fornece botões para adicionar, formatar e trabalhar com tarefas. No grupo Tarefas, você pode marcar a porcentagem completa, vincular uma tarefa à outra e inativar uma tarefa. Você também pode converter as tarefas agendadas manualmente em tarefas agendadas automaticamente no grupo Agenda. Exemplo de uso: agendamento decrescente 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, adicione a tarefa de resumo acima das tarefas que você deseja incluir nela. 2. Selecione o conjunto de tarefas que você deseja colocar em uma tarefa de resumo. 3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique no botão Recuar.
  16. 16. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 17 Exemplo de uso: planejamento controlado pelo usuário 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione uma ou mais tarefas agendadas manualmente. 2. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Agendar Automaticamente. 3. O Project 2010 incorpora essas tarefas ao agendamento existente. 2.3 - Guia Recurso Os botões na guia Recurso ajudam você com o negócio muitas vezes complexo de gerenciar os recursos que realizam o trabalho em seu projeto. Nessa guia, você pode adicionar recursos, designá-los para as tarefas e nivelar os recursos superalocados. Também é possível iniciar o poderoso planejador de equipe dessa guia. Exemplo de uso: planejador de equipe 1. Abra um projeto que tenha recursos designados para as tarefas. 2. Na guia Recurso, no grupo Exibir, clique em Planejador de Equipe. 3. O planejador de equipe é exibido. 2.4 - Guia Projeto Use a guia Projeto para manipular as funções avançadas do projeto que envolvem propriedades, agendamento e geração de relatórios. Por exemplo, você pode adicionar campos personalizados, definir códigos WBS, inserir subprojetos e gerar relatórios visuais da guia Projeto.
  17. 17. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 18 Exemplo de uso: definir uma linha de base 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione as tarefas a serem incluídas no plano de linha de base. Para definir uma linha de base para todo o projeto, ignore esta etapa. 2. Na guia Projeto, no grupo Agenda, clique em Definir Linha de Base e em Definir Linha de Base novamente no menu que for exibido. 3. Na caixa de diálogo Definir Linha de Base, selecione a linha de base e os parâmetros correspondentes que você deseja definir. 2.5 - Guia Exibir A guia Exibir é um ponto central para selecionar os vários modos de exibição disponíveis no Project 2010 e para personalizar o modo de exibição atual. Também é o local onde você pode adicionar uma linha do tempo à exibição. Exemplo de uso: adicionar linha do tempo a uma exibição 1. Selecione qualquer tipo de modo de exibição. 2. Na guia Exibir, no grupo Modo Divisão, marque a caixa de seleção Linha do Tempo. 3. O modo de exibição da linha do tempo aparece abaixo da Faixa de Opções. 4. Clique na guia Formatar a fim de acessar as opções para personalizar a linha do tempo. OBSERVAÇÃO Não é possível marcar as caixas de seleção Linha do Tempo e Detalhes ao mesmo tempo. Você deve escolher um modo de exibição ou outro. 2.6 - Guia Formatar Os botões da guia Formatar ajudam você a personalizar o texto, as colunas, as cores e outros elementos de cada tipo de modo de exibição. Os grupos e os botões na guia Formatar são completamente diferentes para cada tipo de modo de exibição. Eles são automaticamente alterados quando você altera o modo de exibição. O gráfico a seguir mostra a guia Formatar para um modo de exibição Gráfico de Gantt.
  18. 18. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 19 Exemplo de uso: alterar a cor das barras de Gantt 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na guia Formatar, no grupo Estilo de Gráfico de Gantt, clique em um estilo na lista Estilo de Gráfico de Gantt. 3. As cores das barras de Gantt para todo o projeto são atualizadas instantaneamente.
  19. 19. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 20 3 3 - Configuração de Projetos com Project 2010 Visão geral: Configurar um projeto Quando você terminar o seu planejamento inicial — ou se ainda não tiver começado! — use o Microsoft Project 2010 para criar e configurar seu plano de projeto. Em seguida, você pode usar os recursos avançados do Project para gerenciar o projeto com mais eficácia. 3.1 - Etapa 1: Criar um projeto Criar e agendar um novo projeto 1. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Novo. 2. Verifique se a opção Projeto Vazio está selecionada e clique em Criar no painel direito. 3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. 4. Agende o projeto na caixa de diálogo Informações do Projeto:  Para agendar da data de início, clique em Data de Início do Projeto na caixa Cronograma a partir de e selecione a data de início na caixa Data de início.  Para agendar da data de término, clique em Data de Término do Projeto na caixa Cronograma a partir de e selecione a data de término na caixa Data de término.
  20. 20. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 21 DICA Agende a partir da data de término se precisar descobrir o atraso que você pode ter ao iniciar um projeto. No entanto, é recomendável alterar essa configuração para agendar a partir da data de início quando o trabalho no projeto começar. 5. Se você estiver usando o Project Professional 2010, poderá incluir campos personalizados da empresa no projeto. Na seção Campos Personalizados da Empresa, clique no campo Valor de um campo personalizado e selecione o valor. OBSERVAÇÃO Insira valores para os campos personalizados da empresa obrigatórios, marcados com um asterisco (*), ou você não conseguirá salvar o projeto. Se os seus planos mudarem, você poderá alterar essas informações iniciais sobre o projeto a qualquer momento na caixa de diálogo Informações do Projeto. No entanto, se você tiver aplicado dados reais, como datas de início ou de término reais, as tarefas não serão reagendadas com base nas informações atualizadas do projeto. Além disso, se você tiver colocado restrições em tarefas, mover a data de início ou de término do projeto não moverá, necessariamente, todas as tarefas relativas à nova data. Algumas observações para usuários do Project Professional 2010:  Se você desejar salvar o projeto como um projeto da empresa, conecte-se ao Project Server antes de criar o projeto.  Se você criar e salvar o projeto localmente e, em seguida, decidir salvá-lo no Project Server mais tarde, o projeto será atualizado com as configurações do modelo global da empresa. Seu projeto pode ser atualizado com diferentes modos de exibição, tabelas, campos e outros itens. Além disso, qualquer formatação que esteja inconsistente com o modelo global da empresa será perdida. Definir propriedades de arquivo para seu projeto 1. Abra o projeto. Saiba mais sobre como abrir um projeto. 2. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Informações. 3. No painel direito, clique em Informações do Projeto e, em seguida, clique em Propriedades Avançadas. 4. Na guia Resumo, digite informações importantes do projeto nas caixas.
  21. 21. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 22 5. Na guia Personalizado, digite as informações personalizadas nas caixas Nome, Tipo e Valor e clique em Adicionar. 6. Clique em OK. 3.2 - Etapa 2: Adicionar tarefas ao projeto Criar uma nova tarefa Adicionar uma tarefa a uma lista de tarefas 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Em um campo Nome da Tarefa vazio, digite o nome da tarefa e pressione ENTER. Inserir uma tarefa entre tarefas existentes 1. Selecione a linha abaixo de onde você deseja que a nova tarefa apareça. 2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte superior do botão Tarefa. Digite o nome da tarefa na linha inserida. As identificações da tarefa são renumeradas automaticamente depois que você insere uma tarefa. Adicionar uma tarefa ao modo de exibição Diagrama de Rede 1. Para alternar para o modo de exibição Diagrama de Rede, na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Diagrama de Rede. 2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte superior do botão Tarefa.
  22. 22. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 23 3. Digite o nome da tarefa na caixa da nova tarefa. Você pode usar uma estrutura de tópicos para organizar seu cronograma à medida que insere tarefas, ou pode esperar até que todas as tarefas do projeto sejam inseridas. Ao criar uma estrutura de tópicos para um cronograma do projeto, você simplifica sua organização, facilitando a criação, o gerenciamento e a manutenção do projeto. Criar várias tarefas Se você estiver adicionando várias tarefas com atribuições de recurso e dependências de tarefas ao mesmo tempo, talvez seja útil inserir essas informações em seu projeto usando o modo de exibição Formulário de Tarefas. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na guia Exibir, no grupo Modo Divisão, selecione Detalhes. A janela é dividida para exibir o modo de exibição Gráfico de Gantt na parte superior e o modo de exibição Formulário de Tarefas na parte inferior. Não é possível exibir a linha de tempo durante a exibição desse modo divisão. 3. No modo de exibição Gráfico de Gantt (parte superior), clique na primeira linha vazia no final da lista de tarefas. 4. No modo de exibição Formulário de Tarefas (parte inferior), digite informações sobre a nova tarefa:  Na caixa Nome, digite o nome da nova tarefa.  Na caixa Duração, insira a duração da tarefa.  Se desejar que a duração da tarefa permaneça fixa independentemente das atribuições de recursos, marque a caixa de seleção Controlada pelo empenho.  Nas colunas do formulário, digite informações detalhadas sobre a tarefa (como os recursos atribuídos e as tarefas predecessoras). 5. Clique em OK para salvar a nova tarefa e clique em Avançar para passar para a próxima linha no modo de exibição Gráfico de Gantt.
  23. 23. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 24 OBSERVAÇÃO Não é possível usar o modo de exibição Formulário de Tarefas para inserir subtarefas no projeto. Para criar subtarefas, recue ou recue para a esquerda as tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt. Criar uma tarefa recorrente Se uma tarefa se repete em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa recorrente. Se ela não se repetir em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa regular sempre que ela ocorrer. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Selecione a linha abaixo de onde deseja que a tarefa recorrente apareça. 3. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte inferior do botão Tarefa e clique em Tarefa Recorrente. 4. Na caixa Nome da Tarefa, digite o nome da tarefa. 5. Na caixa Duração, digite a duração de uma ocorrência única da tarefa. 6. Na seção Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente. 7. Marque a caixa de seleção ao lado de cada dia da semana em que a tarefa deverá ocorrer. 8. Na caixa Início, digite uma data de início e siga um destes procedimentos:  Selecione Termina após e digite o número de ocorrências da tarefa.  Selecione Termina em e digite a data em que deseja que a tarefa recorrente termine. OBSERVAÇÃO Se você não inserir uma data na caixa Início, o Project usará a data de início do projeto. 9. Na seção Calendário de agendamento desta tarefa, selecione um calendário de recursos na lista Calendário para aplicar à tarefa. Se não quiser aplicar um calendário, selecione Nenhum. DICA Se desejar aplicar um calendário, mas não vincular esse calendário ao agendamento da tarefa, marque a caixa de seleção O cronograma ignora calendários do recurso. Ao inserir uma tarefa recorrente, as identificações da tarefa são automaticamente renumeradas e um indicador de tarefa recorrente aparece na coluna Indicadores .
  24. 24. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 25 Se você atribuir recursos a uma tarefa de resumo recorrente digitando seus nomes no campo Nomes de Recursos, o recurso será atribuído ao total de trabalho na tarefa recorrente e não às tarefas individuais recorrentes à medida que ocorrerem. Aprender dicas para trabalhar com tarefas Para definir suas tarefas de modo mais eficaz, considere as seguintes diretrizes:  Divida as tarefas no nível de detalhes que deseja controlar. Você deve dividi-las de forma mais detalhada nas áreas de maior risco.  Verifique se os critérios de conclusão das tarefas estão claros.  Defina as tarefas que sejam curtas quando comparadas à duração de todo o projeto. Será mais fácil estimar o tempo e os recursos de tarefas curtas.  Evite definir itens como férias ou treinamento como tarefas. Em vez disso, defina calendários de recursos para contabilizar o tempo de folga (administrativo). Exportar ou importar dados para outro formato de arquivo Você pode exportar informações do Microsoft Project para outro formato usando um assistente. Veja a seguir uma lista dos formatos para o qual exportar ou do qual importar.  Microsoft Excel (como uma pasta de trabalho ou um relatório de Tabela Dinâmica)  somente texto (delimitado por tabulação)  valores separados por vírgulas (CSV)  Extensible Markup Language (XML) Ao definir ou editar os mapas de exportação ou importação desses assistentes, você pode facilmente transferir dados de e para os campos de tarefa, recurso ou atribuição desejados. Exportar informações do projeto 1. Clique na guia Arquivo e depois em Salvar como. 2. Na caixa Salvar como tipo, selecione o formato de arquivo para o qual você deseja exportar os dados. 3. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo exportado. 4. Clique em Salvar. 5. Siga as instruções no Assistente para Exportação para exportar os dados desejados para os campos apropriados no arquivo de destino. 6. Quando o assistente solicitar que você crie um novo mapa ou use um existente, siga um destes procedimentos:  Clique em Novo mapa para criar um novo mapa de exportação do zero.  Clique em Usar mapa existente para usar um mapa padrão ou um mapa que você tenha definido e salvado anteriormente. 7. Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Exportação, verifique ou edite as suposições de mapeamento do Project ou crie um novo mapa:  Para exportar informações específicas do projeto, digite ou selecione o campo desejado na coluna De e pressione ENTER.
  25. 25. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 26  Para adicionar todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições em seu projeto ao mapa de exportação, clique em Adicionar Tudo.  Para adicionar todos os campos de tarefas ou recursos de uma tabela específica ao mapa de exportação, clique em Basear na tabela. Clique na tabela desejada e clique em OK.  Para remover todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições de um mapa de exportação, clique em Limpar Tudo.  Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir Linha.  Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir Linha.  Para excluir um campo, clique nele na coluna De e clique em Excluir Linha. Para alterar o nome do campo no arquivo de destino, clique no campo na coluna Para e digite um novo nome. 8. Para exportar certas tarefas ou recursos somente, clique no filtro desejado na caixa Filtro de exportação. 9. Para alterar a ordem dos campos no arquivo de destino, clique em um campo na coluna Para e clique nos botões Mover para mover o campo para a posição desejada. 10. Na última página do Assistente para Exportação, clique em Concluir para exportar os dados. OBSERVAÇÕES  Você pode exportar somente um projeto inteiro para o formato XML. O Project mapeia os dados automaticamente, sem o Assistente para Exportação. Além disso, para minimizar o tamanho do arquivo, os campos que contêm valores nulos não são incluídos no arquivo XML exportado.  Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Exportação, em Visualizar, você pode examinar o layout do mapa de exportação.  Você poderá salvar um mapa de exportação novo ou editado se quiser usá-lo novamente. Na última página do Assistente para Exportação, clique em Salvar Mapa e digite um nome na caixa Nome do Mapa. O novo mapa será adicionado à lista de mapas predefinidos.  Você poderá usar um mapa de exportação existente de outro projeto se o mapa estiver disponível no arquivo global. Usando o Organizador, você pode copiar um mapa de exportação de um arquivo de projeto para o arquivo global.  Quando você cria um mapa de exportação para salvar dados no formato de arquivo CSV ou TXT e define o delimitador de texto, o delimitador, não a extensão de arquivo, controla o tipo de arquivo. Por exemplo, se você salvar um arquivo denominado Meuprojeto.csv, mas especificar um delimitador de tabulação no mapa, o arquivo CSV terá tabulações, em vez de vírgulas, mesmo que a extensão de arquivo indique vírgulas. Importar informações do projeto Você pode importar informações para o Project usando qualquer campo inserido no formato de arquivo de outro aplicativo, como Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Extensible Markup Language (XML), valores separados por vírgulas (CSV) ou formato de texto delimitado por tabulação. 1. Clique na guia Arquivo e depois em Procurar. 2. Na caixa Arquivos do tipo, clique no tipo de arquivo do qual você deseja importar dados. 3. Navegue para a pasta que contém o arquivo que deseja importar e selecione o arquivo na lista. 4. Clique em Abrir.
  26. 26. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 27 5. Siga as instruções no Assistente para Importação para importar os dados desejados para os campos apropriados do Project. 6. Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Importação, verifique ou edite as suposições de mapeamento do Project:  Para importar os dados de um campo no arquivo de origem para um campo diferente do Project, clique no campo da coluna Para, selecione um novo campo e pressione ENTER.  Para alterar o nome de um campo de arquivo de destino, clique no campo na coluna Para e digite um novo nome.  Para excluir um campo, clique nele na coluna De e clique em Excluir Linha.  Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir Linha.  Para remover todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições de um mapa de importação, clique em Limpar Tudo.  Para adicionar todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições do arquivo de destino para o mapa de importação, clique em Adicionar Tudo. DICA Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Importação, em Visualizar, visualize o layout do mapa de importação. 7. Para alterar a ordem dos campos no arquivo de destino, clique em um campo na coluna Para e clique nos botões Mover para mover o campo para a posição desejada. 8. Na última página do Assistente para Importação, clique em Concluir para importar os dados. DICA Você poderá salvar uma mapa de importação novo ou editado se quiser usá-lo novamente. Na última página do Assistente para Importação, clique em Salvar Mapa e digite um novo nome na caixa Nome do Mapa. O novo mapa será adicionado à lista de mapas predefinidos. OBSERVAÇÕES  Você poderá usar um mapa de importação existente de outro projeto se o mapa estiver disponível no arquivo global. Usando o Organizador, você pode copiar um mapa de importação de um arquivo de projeto para o arquivo global.  Quando você cria um mapa de importação para incorporar dados de formato de arquivo CSV ou TXT e define o delimitador de texto, o delimitador, não a extensão de arquivo, controla o tipo de arquivo. Por exemplo, se você importa um arquivo denominado Meuprojeto.csv, mas especifica um delimitador de tabulação no mapa, o arquivo CSV terá tabulações em vez de vírgulas, mesmo que a extensão de arquivo indique vírgulas.  Embora você possa inserir valores em alguns campos calculados, o Project pode recalcular esses valores automaticamente ou quando especificado por você.  O Project só pode importar dados XML que possam ser validados em relação a seu esquema de intercâmbio de dados.  Se você estiver usando o Microsoft Project Professional e quiser importar informações de outro formato de arquivo para um projeto da empresa que exija a inserção de informações específicas para tarefas, não será possível salvar o projeto até que todas as informações necessárias sejam inseridas.  Se você estiver usando o Microsoft Project Professional, lembre-se que os campos de custo de recurso não poderão ser atualizados em um projeto da empresa. Você pode importar informações de custo de recurso apenas em projetos não empresariais ou para recursos não empresariais em um projeto.
  27. 27. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 28 3.3 - Criar uma etapa  Uma etapa é um ponto de referência que marca um evento principal em um projeto e é usada para monitorar o andamento do projeto. Qualquer tarefa com duração zero é exibida automaticamente como uma etapa. Você também pode marcar qualquer outra tarefa de qualquer duração como uma etapa.  Você pode criar etapas em seu projeto para representar tarefas externas. Por exemplo, uma das tarefas do projeto exige um aplicativo que esteja sendo desenvolvido por outra empresa. Você pode criar uma etapa com duração zero no projeto para representar a conclusão desse aplicativo.  DICA Você também pode controlar tarefas externas no projeto com dependências de tarefas. O Project 2010 oferece a capacidade de criar dependências entre projetos para rastrear etapas associadas a produtos externos. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Digite o nome da nova etapa no campo Nome da Tarefa para a primeira linha vazia na lista. Se estiver transformando uma tarefa existente em uma etapa, pule essa etapa. 3. Digite 0 no campo Duração da etapa e pressione ENTER. Quando uma duração igual à zero é digitada para uma tarefa, o Project 2010 exibe automaticamente o símbolo da etapa na seção de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt naquele dia. Criar uma etapa com duração maior do que zero As etapas geralmente têm duração zero. No entanto, algumas etapas podem precisar de duração. Por exemplo, seu projeto tem uma etapa de aprovação no final de uma fase, e você sabe que o processo de aprovação levará uma semana. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Digite o nome da nova etapa no campo Nome da Tarefa para a primeira linha vazia na lista. Se estiver transformando uma tarefa existente em uma etapa, pule essa etapa. 3. Selecione a etapa e, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações da Tarefa.
  28. 28. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 29 4. Na caixa de diálogo Informações da Tarefa, clique na guia Avançada e digite a duração da etapa na caixa Duração. 5. Marque a caixa de seleção Marcar tarefa como etapa e clique em OK. O Project 2010 exibe o símbolo da etapa no modo de exibição Gráfico de Gantt no último dia da tarefa. 3.4 - Alterar a duração de uma tarefa Quando você cria uma tarefa agendada automaticamente, o Project 2010 atribui a ela uma duração estimada de um dia, por padrão. É possível modificar essa duração em qualquer ocasião para refletir o tempo real exigido pela tarefa. OBSERVAÇÃO O que acontece quando você cria ou altera a duração de uma tarefa será diferente dependendo se você estiver trabalhando com uma tarefa agendada automaticamente ou uma tarefa agendada manualmente. Por padrão, novas tarefas são agendadas manualmente e não têm durações padrão. Para criar novas tarefas agendadas automaticamente, na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Agendamento Automático. Refinando as tarefas Poderá ser necessário alterar parâmetros das tarefas para melhorar o seu comportamento frente ao planejamento. Para isto acesse as informações sobre a tarefa clicando duas vezes com o botão do mouse sobre a tarefa desejada e selecionando a aba Avançado. Prazo Final Data final para conclusão do projeto Tipo de Restrição As restrições permitem que você imponha limites quanto à maneira como o Microsoft Project calculará as datas de início e término das tarefas: 1. O Mais Tarde Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possível sem atrasar as tarefas subseqüentes. Não insira uma data de restrição com essa restrição. 2. O Mais Breve Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa é a restrição padrão para tarefas. Não insira uma data de restrição com essa restrição. 3. Não Terminar Antes De: Agenda a tarefa para que ela
  29. 29. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 30 termine em uma data específica ou após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não terminará antes de uma data específica. 4. Não Terminar Depois De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data específica ou antes dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não terminará após uma data específica. 5. Deve Terminar Em: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data específica. Define as datas de término antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa na agenda. 6. Deve Iniciar Em: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica. Define as datas de início antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa na agenda. 7. Não Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica ou após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará antes de uma data específica. 8. Não Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica ou antes dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará após uma data específica. Tipo de Tarefa Define o tipo de duração da tarefa 1. Duração fixa 2. Trabalho fixo 3. Unidades fixas Controlada Pelo Empenho Ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa a duração será reduzida para refletir a adição dos recursos. Se desejar que a duração de uma tarefa permaneça a mesma independentemente dos recursos atribuídos, desmarque a caixa de seleção Com Empenho Alterar a duração de uma tarefa A duração de cada tarefa é determinada pela disponibilidade de recursos e, mais importante ainda, pela fórmula duração = trabalho/recursos. Se você atribuir recursos e o Microsoft Project utilizará essa fórmula como base para toda a programação. Vejamos os Tipos de Tarefas: - Fixed Units - Unidades Fixas (padrão) - Fixed Duration - Duração Fixa - Fixed Work - Trabalho Fixo Use os tipos de tarefas para tornar a programação mais exata e para obter as informações necessárias. Para escolher o tipo de tarefa correto, determine as informações fixas da tarefa. Por exemplo, se você encaminhasse uma proposta para uma análise de 5 dias, independentemente da quantidade de
  30. 30. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 31 analisadores, crie uma tarefa de duração fixa. Deixe o Project calcular as informações necessárias à tarefa. Por exemplo, vamos supor que "Pintar as paredes" seja uma tarefa de 5 dias, de duração fixa, com três recursos atribuídos, mas você precisa remover um deles. Quando você remover o recurso, o Project recalculará as unidades dos recursos restantes e mostrará o período extraordinário em que eles precisarão trabalhar para pintar as paredes em 5 dias. 1. Fixed Units - Unidades Fixas Nesse tipo de tarefa, as unidades determinam a alocação de um recurso para uma tarefa: em unidades de 100%, uma pessoa trabalha em tempo integral; em unidades de 50%, a pessoa trabalha meio-período e assim, sucessivamente. Como padrão, as unidades são fixas, significando que a alocação permanecerá com o valor unitário definido por você. Quando você altera as atribuições de recursos, o Project ajusta a duração. Por exemplo, vamos supor que você atribua dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias. Se você atribuir posteriormente outros dois pintores em tempo integral, o Project reduzirá a duração para 2 dias. Se você ajustar o trabalho para recursos individuais, o Project recalculará e modificará a duração total para a tarefa. 2. Fixed Work - Trabalho Fixo Quando você define uma tarefa para um Trabalho Fixo, o Project não calcula o trabalho para a tarefa ou recursos. Em vez disso, à medida que você alterar as atribuições de recursos, o Project calculará a duração. Por exemplo, se você atribuísse dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias e depois atribuísse à tarefa outros dois pintores em tempo integral, o Project reduziria a duração para 2 dias. Se você ajustar a duração da tarefa, o Project ajustará as unidades de cada recurso. Por exemplo, se você aumentar agora a duração, de 2 dias para 4 dias, o Project definirá as unidades de cada recurso com 50%, de modo que cada recurso trabalhe somente meio-período. 3. Fixed Duration - Duração Fixa Quando a duração é fica, ela permanece com o valor que você inserir, e o Project calculará as unidades de recursos à medida que você alterar o trabalho das atribuições. Por exemplo, vamos supor que você atribua dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias. Posteriormente, você atribui outros dois pintores em tempo integral O Project defini as unidades para cada pintor com 50%, porque quatro pintores só precisam trabalhar meio-período para terminar as paredes em 4 dias. Se você ajustar a duração da tarefa, o Project calculará o trabalho. Em nosso exemplo de pintura, o trabalho total para a tarefa é de 64 horas (4 pintores * 4 dias * 4 horas por dia). Se você alterar a duração da tarefa para 2 dias, o Project recalculará o trabalho total: quatro pintores trabalhando meio-período durante 2 dias são 32 horas. Alterar a duração de uma tarefa 1. Se necessário, adicione a tarefa ao plano do projeto. Consulte Criar tarefas únicas e recorrentes para obter todas as instruções. 2. Na coluna Duração para a tarefa, digite a duração em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (w) ou meses (mo). OBSERVAÇÃO O Project não converterá as unidades se você alterá-las. Por exemplo, se a duração for de 1 dia e se você quiser expressá-la em horas, primeiro será preciso calcular o número de horas de trabalho em um dia e depois inserir o novo valor em horas. 3. Se a nova duração for uma estimativa, digite um ponto de interrogação (?) depois dela.
  31. 31. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 32 4. Pressione ENTER. OBSERVAÇÃO No Project 2010, você pode alterar a duração de uma tarefa de resumo (também chamada de "tarefa de rede") sem alterar suas subtarefas. Se a duração da tarefa de resumo ficar diferente da duração total de suas subtarefas, a diferença aparecerá como uma linha vermelha na parte gráfica do modo de exibição. Alterar as unidades padrão 1. Clique em a guia Arquivo e clique em Opções. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agenda no painel esquerdo. 3. Na caixa Duração inserida em, selecione uma unidade de duração. Permitir durações estimadas Alguns projetos podem não usar durações estimadas para tarefas agendadas automaticamente. Se o seu projeto não usar durações estimadas e se você digitar um ponto de interrogação na coluna Duração, o valor não será considerado como uma estimativa. Para habilitar durações estimadas em seu projeto, siga este procedimento: 1. Clique em a guia Arquivo e clique em Opções. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agenda no painel esquerdo. 3. Marque a caixa de seleção Mostrar que tarefas agendadas têm durações estimadas. Fazer estimativas melhores Compreender o passado Para aumentar a exatidão das suas estimativas de duração de tarefas, use sua própria experiência e a de pessoas que trabalharam em projetos e tarefas similares. Faça perguntas como estas:  Quanto tempo a tarefa levou?  Quais foram os desafios encontrados?  O que você faria diferente se tivesse que fazer isso de novo? Observe quaisquer diferenças entre a nova tarefa e as tarefas anteriores e leve-as em consideração ao estiver a duração de uma tarefa. DICA Para entrar em contato com outros gerentes de projeto, consulte grupos de gerenciamento de projeto em sites de redes sociais como o Facebook ou o Twitter. Compreender o presente: Quem e o quê Inclua as considerações a seguir para fazer uma estimativa das durações da tarefa:  As durações podem depender da experiência da pessoa que executa a tarefa. Uma pessoa altamente experiente, às vezes, pode concluir determinadas tarefas mais rapidamente do que uma pessoa menos experiente.  Revise as estimativas quando o trabalho for iniciado. Você saberá mais sobre as tarefas nesse momento. Usar PERT Você também pode obter suas estimativas comparando as durações otimistas, pessimistas e esperadas. Às vezes, isso é conhecido como análise PERT.
  32. 32. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 33 3.5 - Vincular tarefas no seu projeto Depois que tarefas são criadas em um projeto, é necessário vinculá-las para mostrar as relações entre elas. Vincular tarefas cria dependências entre tarefas. DICA Você também pode mostrar as relações entre vários projetos vinculando as tarefas entre os projetos ou usando dependências interprojetos. Vincular tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da Tarefa, selecione duas ou mais tarefas que deseja vincular, na ordem que deseja vinculá- las.  Para selecionar tarefas próximas entre si, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na primeira e na última tarefa que deseja vincular.  Para selecionar tarefas não próximas entre si, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nas tarefas que deseja vincular. 3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique no botão Vincular Tarefas. O Project cria um vínculo de tarefa término-ao-início, por padrão. Você pode alterar esse vínculo de tarefa início-ao-início, término-ao-término ou início-ao-término. Vincular tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Diagrama de Rede. 2. Posicione o ponteiro no centro da caixa de tarefas predecessoras. 3. Arraste a linha até a caixa de tarefas sucessoras. Vincular tarefas no modo de exibição Calendário 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Calendário.
  33. 33. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 34 2. Posicione o ponteiro na barra de calendário da tarefa predecessora. 3. Arraste a linha até a barra de calendário da tarefa sucessora. Ativar e desativar a vinculação automática Você pode configurar o Project 2010 para que, ao inserir uma tarefa entre tarefas vinculadas, a nova tarefa seja vinculada automaticamente às tarefas próximas. Isso se chama vinculação automática. Por exemplo, se você tem três tarefas com vínculos término-ao-início e adiciona uma nova tarefa entre elas, a nova tarefa recebe um vínculo término-ao-início com as tarefas acima e abaixo dela. Por padrão, a vinculação automática está desabilitada. Siga estas etapas para ativá-la. 1. Clique na a guia Arquivo e clique em Opções. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar e role até a seção Opções de agendamento neste projeto. 3. Para ativar a vinculação automática, marque a caixa de seleção Vincular automaticamente tarefas inseridas ou movidas. Para desativar a vinculação automática novamente, desmarque essa caixa de seleção. Sobre a vinculação de tarefas Quando você vincula tarefas no Project, o tipo de vínculo padrão é término-ao-início. No entanto, um vínculo término-ao-início não funciona em todos os casos. O Project fornece os seguintes tipos adicionais de vínculos de tarefas para você poder modelar seu projeto de maneira realista: TIPO DE VÍNCULO EXEMPLO DESCRIÇÃO Término-a- Início (TI) A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a tarefa da qual ela depende (A) não for concluída. Por exemplo, se você tiver duas tarefas, "Cavar fundação" e "Despejar concreto," a tarefa "Despejar concreto" não poderá ser iniciada até "Cavar fundação" ser concluída. Início-a- Início (II) A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a tarefa da qual ela depende (A) não for iniciada. A tarefa dependente poderá ser iniciada a qualquer momento depois que a tarefa da qual ela depende for iniciada. O tipo de vínculo II não exige que as duas tarefas sejam iniciadas ao mesmo tempo. Por exemplo, se houver duas tarefas, "Despejar concreto" e "Nivelar concreto," "Nivelar concreto" não pode iniciar enquanto "Despejar concreto" não for iniciada.
  34. 34. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 35 Término-a- Término (TT) A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a tarefa da qual ela depende (A) seja concluída. A tarefa dependente poderá ser concluída a qualquer momento depois que a tarefa da qual ela depende for concluída. O tipo de vínculo TT não exige que as duas tarefas sejam concluídas ao mesmo tempo. Por exemplo, se houver duas tarefas, "Instalar fiação" e "Inspecionar parte elétrica," "Inspecionar parte elétrica" não pode ser concluída enquanto "Instalar fiação" não for concluída. Início-a- Término (IT) A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a tarefa da qual ela depende (A) seja iniciada. A tarefa dependente poderá ser concluída a qualquer momento depois que a tarefa da qual ela depende for iniciada. O tipo de vínculo IT não exige que a tarefa dependente seja concluída ao mesmo tempo em que a tarefa da qual ela depende é iniciada. Por exemplo, as estruturas do telhado de seu projeto de construção são construídas fora do local. Duas tarefas de seu projeto são "Entrega de estrutura" e "Montar telhado". A tarefa "Montar telhado" não pode ser concluída até que a tarefa "Entrega de estrutura" seja iniciada. Sobre a vinculação de tarefas agendadas manualmente Quando você vincula uma tarefa agendada manualmente a outra tarefa, o Project respeita o tipo de vínculo e coloca a tarefa agendada manualmente em relação à outra tarefa. Por exemplo, a tarefa sucessora com um vínculo término-ao-início é mostrada como se estivesse começando quando a predecessora é concluída. Entretanto, você pode configurar o Project 2010 para que uma tarefa agendada manualmente não se mova ao ser vinculada a outra tarefa: Clique na a guia Arquivo e clique em Opções. 1. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar e role até a seção Opções de agendamento neste projeto. 2. Desmarque a caixa de seleção Atualizar tarefas Agendadas Manualmente ao editar vínculos. 3.6 - Desativar uma tarefa O Microsoft Project Professional 2010 permite cancelar uma tarefa, mas mantém um registro dela no plano de projeto. Isso se chama desativar a tarefa. Ela permanece no plano de projeto, mas não prejudica a disponibilidade dos recursos, a agenda do projeto ou a maneira como outras tarefas são agendadas. OBSERVAÇÃO A desativação de tarefas é um recurso disponível somente no Project Professional. Por que você quer desativar uma tarefa? Em primeiro lugar, ela pode ajudá-lo a modelar os efeitos das restrições de agenda ou de recurso no projeto sem excluir as tarefas permanentemente. Além disso, tarefas inativas permanecem no plano de projeto, oferecendo um registro das tarefas canceladas e permitindo reativá-las se as circunstâncias mudarem.
  35. 35. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 36 OBSERVAÇÃO A desativação não é uma boa maneira de arquivar as tarefas concluídas, porque pode ter efeitos imprevistos na agenda restante. Em vez disso, marque as tarefas como concluídas. Desativar uma tarefa 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na parte de tabela do modo de exibição, selecione o número da tarefa que deseja desativar. 3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Desativar. A tarefa inativa fica na lista de tarefas, mas o texto é esmaecido e tachado. Para reativar uma tarefa, selecione a tarefa inativa e clique em Desativar. 3.7 - Etapa 3: Estruturar o projeto Para tornar a lista de tarefas mais organizada e legível basta recuar e recuar para a esquerda as tarefas do projeto para criar uma estrutura das tarefas de resumo e das subtarefas. Ao contrário das versões anteriores, o Project 2010 permite começar com uma lista de tarefas de resumo e criar subtarefas para elas, em vez do contrário. Organizar em estrutura de tópicos as tarefas em subtarefas e tarefas de resumo Você pode dividir a lista de tarefas para que ela fique mais organizada e legível apenas recuando e recuando para a esquerda as tarefas do projeto para criar uma estrutura de tópicos das tarefas de resumo (também conhecidas como "tarefas de rede") e subtarefas. Escolher um método para organizar suas tarefas Ao organizar as tarefas para um projeto, você pode agrupar aquelas que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa de resumo. Em algumas ocasiões, gerentes de projeto referem-se a tarefas de resumo como "tarefas de rede". É possível usar as tarefas de resumo para mostrar as fases e subfases importantes do projeto. As tarefas de resumo resumem os dados de suas subtarefas, que são as tarefas agrupadas abaixo delas. Você pode recuar as tarefas em quantos níveis for necessário para refletir a organização de seu projeto. Existem dois métodos para organizar sua lista de tarefas:  Com o método de cima para baixo, você identifica as fases importantes e divide as fases em tarefas individuais. O método de cima para baixo fornece a você uma versão do plano assim que você decide sobre as fases importantes. OBSERVAÇÃO Se você conseguir pensar em tarefas que não se encaixam nas fases definidas, provavelmente estará pulando uma fase.
  36. 36. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 37  Com o método de baixo para cima, você lista todas as tarefas possíveis primeiro e depois agrupa essas tarefas em fases. Depois que escolher um método para organizar as tarefas, você poderá começar a organizá-las em estrutura de tópicos, em tarefas de resumo e subtarefas no Project. Criar tarefa de resumo e subtarefas Crie uma estrutura de tópicos para suas tarefas recuando ou recuando para a esquerda as tarefas para criar as tarefas de resumo e as subtarefas. Por padrão, as tarefas de resumo estão em negrito e recuadas para a esquerda, e as subtarefas são recuadas abaixo delas. Lembre-se de que uma tarefa de resumo também pode ser uma subtarefa de outra tarefa acima dela. 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique na linha da tarefa que deseja recuar como uma subtarefa ou recuar para a esquerda como uma tarefa de resumo. 2. Na Faixa de Opções, no grupo de tarefas, clique em Recuo para recuar a tarefa e transformá-la em uma subtarefa. DICA Você pode, rapidamente, recuar ou recuar para a esquerda uma tarefa com o mouse. Aponte para a primeira letra do nome da tarefa. Quando o ponteiro se transformar em uma seta com duas pontas, arraste a tarefa na direção em que deseja recuá-la: para a direita ou para a esquerda. AVISO A atribuição de recursos a tarefas de resumo pode criar durações e valores de atribuição imprevisíveis. Se você tiver o mesmo recurso atribuído à tarefa de resumo e à sua subtarefa, não poderá resolver uma superalocação caso a tarefa de resumo seja agendada automaticamente.Além disso, campos como %Conc são normalmente usados em tarefas de resumo para indicar o andamento de todas as subtarefas. No entanto, se também houver uma atribuição na tarefa de resumo, %Conc será usado para controlar o andamento feito em subtarefas *e* o andamento a partir da atribuição de resumo. Sob essas circunstâncias, o Project pode não conseguir controlar o andamento específico de forma precisa. OBSERVAÇÕES  Para desfazer a estrutura de tópicos, recue para a esquerda todas as subtarefas e tarefas de resumo de nível inferior, até que todas as tarefas fiquem no mesmo nível na estrutura de tópicos.  É fácil reorganizar as fases do projeto em seu cronograma com estruturas de tópicos. Quando você move ou exclui uma tarefa de resumo, todas as subtarefas associadas a ela também são automaticamente movidas ou excluídas.  Quando você exclui uma tarefa de resumo, o Project exclui automaticamente suas subtarefas. Para excluir uma tarefa de resumo e manter suas subtarefas, primeiro será necessário recuar as subtarefas para a esquerda até o mesmo nível da tarefa de resumo.  Quando você reorganiza uma lista de tarefas, os números de estruturas de tópicos dos itens listados são alterados. Esses números são atualizados automaticamente quando você move, adiciona ou exclui tarefas, uma vez que refletem a estrutura atual da lista de tarefas. Se você estiver usando um sistema de numeração personalizado que foi inserido manualmente, seus números não serão atualizados automaticamente. Você precisa ajustar manualmente os números para refletir o novo local da tarefa se ela for movida.  A organização das tarefas em uma ordem hierárquica não cria automaticamente dependências entre tarefas. Para criar dependências entre tarefas, as tarefas deverão estar vinculadas. Depois que você reorganizar as tarefas vinculadas no cronograma de estrutura de tópicos, as dependências entre tarefas definidas anteriormente poderão não ser mais relevantes, e talvez seja preciso atualizá-las.
  37. 37. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 38 Saber mais sobre como os valores de tarefa de resumo são calculados Nem todos os valores da tarefa de resumo mostram o total combinado dos valores de suas subtarefas. Embora alguns valores da tarefa de resumo (como custo e trabalho) representem os valores totais das subtarefas, outros (como duração e linha de base) não. Por exemplo, o Project calcula a duração de uma tarefa de resumo como o período útil total entre a data de início mais antiga e a data de término mais recente de suas subtarefas. Estas informações sobre a tarefa resumem o período entre a data de início mais antiga e a data de término mais recente de todas as subtarefas inclusas. Não mostram a soma de todas as durações das subtarefas. Uma vez que o Project calcula os valores das tarefas de resumo, a maioria deles não pode ser editada. Se for necessário alterar os valores de uma tarefa de resumo, como a duração, atualize as subtarefas individuais. Os valores da tarefa de resumo serão, portanto, recalculados. Por que os botões de estrutura de tópicos não estão funcionando? Pode haver vários motivos para que os botões de estrutura de tópicos aparentemente não estejam funcionando corretamente.  Você pode estar tentando recuar para a esquerda uma tarefa que já tenha sido recuada para a esquerda até o máximo possível (ou que seja de primeiro nível). As tarefas no primeiro nível da estrutura de tópicos não podem ser recuadas para a esquerda. Recue as tarefas que deseja incluir como subtarefas na tarefa de resumo de primeiro nível.  Você pode estar tentando mover uma tarefa contida em um projeto consolidado (ou projeto mestre). Ao trabalhar com projetos consolidados, você não pode recuar para a esquerda uma tarefa além do nível da subtarefa de uma tarefa de resumo.  Você pode estar tentando recuar ou recuar para a esquerda atribuições, não tarefas Os modos de exibição Uso de Recursos e Uso da Tarefa exibem atribuições de tarefa e recurso com recuos semelhantes aos das subtarefas. Embora as atribuições possam ser mostradas ou ocultas juntamente com as subtarefas, não podem ser recuadas ou recuadas para a esquerda.  Você pode estar trabalhando em um modo de exibição que não use os botões de estrutura de tópicos Os botões de estrutura de tópicos só funcionam quando Gráfico de Gantt, Planilha de Tarefas ou Uso da Tarefa for o modo de exibição ativo. Se você estiver usando um desses modos e os botões de estrutura de tópicos não funcionarem, verifique se as suas tarefas de resumo estão visíveis. Clique em a guia Arquivoe clique em Opções. Na página Opções do Project, selecione Avançado. Em Exibir opções deste projeto, marque a caixa de seleção Mostrar tarefa de resumo do projeto.  Você pode ter suas tarefas classificadas sem manter sua estrutura de tópicos Se as suas tarefas estiverem atualmente classificadas sem sua estrutura de tópicos, os botões de estrutura de tópicos não estarão disponíveis. Para manter a estrutura de tópicos ao classificar suas tarefas, na guia Exibir, clique em Classificar no grupo Dados e selecione Classificar Por. Na caixa de diálogo Classificar Por, verifique se a caixa de seleção Manter a estrutura de tópicos está marcada.
  38. 38. MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS www.sm3g.com.br contato@sm3g.com.br 32 9194 8282 | 32 8877 4565 39  Você pode agrupar as suas tarefas Para remover o agrupamento, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Nenhum Grupo na caixa Agrupar Por. Use o planejamento hierárquico para criar tarefas de resumo (ou fases)  Com o método de planejamento hierárquico, você identifica as fases importantes (ou tarefas de resumo) primeiro e divide as fases em tarefas individuais, em vez do contrário.  Às vezes você precisa do panorama de um projeto para planejar suas etapas.  O importante a lembrar ao criar tarefas de resumo hierárquicas no Project 2010 é que quando uma tarefa de resumo é manualmente agendada, ela não acumula automaticamente as durações das tarefas individuais (às vezes chamadas de subtarefas). Etapa um: criar uma tarefa de resumo (ou fase) A primeira etapa do planejamento hierárquico é criar tarefas de resumo de alto nível (ou fases) com uma estimativa de quanto tempo essas tarefas de resumo durarão. Por exemplo, a estimativa pode ser um orçamento para o tempo que o departamento pode dedicar a uma fase específica de um projeto maior — sem conhecer os detalhes das tarefas que estão abaixo das fases. 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Insira uma nova tarefa. Essa tarefa será a tarefa de resumo desta fase do projeto. 3. Siga um destes procedimentos:  No campo Duração desta tarefa, digite uma duração (por exemplo, 20d).  Insira a data de início ou de término de uma fase se você não souber exatamente quanto tempo ela irá durar. Se não inserir uma duração, data de início ou de término, você não poderá criar uma fase hierárquica. Porém, depois de criar uma tarefa de resumo sem duração, data de início ou de término, você pode adicionar essas informações posteriormente para tornar a tarefa de resumo uma fase hierárquica. OBSERVAÇÃO Esse tipo de agendamento hierárquico é um novo recurso do Project 2010. Nas versões anteriores do Microsoft Project, você não pode adicionar duração, horas de início e de término a tarefas de resumo. Etapa 2: Adicionar tarefas abaixo da tarefa de resumo 1. Insira tarefas abaixo da tarefa de resumo (ou fase) que você criou na primeira etapa. 2. Selecione todas as tarefas abaixo da tarefa de resumo e crie um recuo. Quando você cria tarefas de resumo hierárquico, as tarefas que estão abaixo da tarefa de resumo não são resumidas. A barra de resumo da tarefa de resumo é dividida, com a barra inferior acumulando os valores de duração de subtarefas para comparação com a forma em que a duração da tarefa de resumo foi criada inicialmente.

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