1. Case Study BONGÁS:
A inteligência de decidir no
momento certo
Quais são os custos, e oportunidades perdidas, ao adiar
(até ao limite) a decisão de mudar?
Ou seja, até que o sistema (empresa; departamento;
processo) entre em pré-ruptura.
O Grupo BONGÁS tem conseguido, com notável
sucesso, evitar esses custos e essas oportunidades
perdidas. No entanto, na maioria das empresas, quando
surge um desafio (um problema ou necessidade nova)
a resposta habitual é tentar encontrar uma solução
provisória – antes de considerar qualquer solução nova.
É o modo mais fácil, com os menores custos e riscos, do
sistema responder ao desafio, no curto prazo.
Com o passar do tempo (e de novos desafios
respondidos com mais soluções provisórias), essas
soluções fundem-se nos processos (e muitas vezes
cultura) das empresas. Na prática, o motivo da criação
dessas soluções provisórias acaba por ser esquecido.
O problema principal desta abordagem é o seguinte: um
dia surge um desafio maior - que pode provocar a rutura
do sistema. Outra solução provisória é insuficiente. O
risco de colapso é superior ao risco de mudar para uma
nova solução.
Na prática, essas sucessivas soluções provisórias vão
remediando o que poderia ser evitado - camuflaram a
chegada desse desafio maior.
Gestores que não
conseguem medir
a influência do
marketing sobre as
vendas e produto
Gestores que a não são
notificados quando as
mudanças afetam os
negócios
Tempo médio para os
gestores serem notificados
de situações que afetam os
negócios
Fonte: Aberdeen Group
Uma grande
necessidade
de apoio à
tomada de decisão
Mas isso não acontece na BONGÁS
“Na verdade, não perdemos oportunidades. Atualizamos e melhoramos, com a devida antecipação, os nossos
sistemas de gestão e informação. Como diz o ditado: mais vale prevenir do que remediar.”
Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS
88% 77% 11,5dias

2. “No nosso setor de atividade, a segurança e qualidade são fatores críticos e diferenciadores. Daí que a nossa
atenção nestas questões vem de longa data. Os nossos clientes reconhecem-nos por isso e, ainda mais, esperam um
serviço irrepreensível. Igualmente importante é a agilidade de entrega, rapidez e cumprimento de prazos.”
Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS
Desafio: Antecipar custos desnecessários
“O objetivo constante é antecipar situações que
acarretem custos desnecessários, a nível financeiro ou
humano, em toda a empresa. Para isso é necessário
nunca deixar o sistema de gestão ficar obsoleto. Ou
seja, é necessário decidir mudar aos primeiros sinais de
necessidade de atualização.”
Marco Leite, DSI, Grupo BONGÁS
“Os produtos Sage X3 e SEI são uma opção muito válida
para médias e grandes empresas. As equipas da Sage e
da XPLOR-IT dão garantias de responder aos desafios
das empresas. Por isso, recomendo.»
Ricardo Couto, DSI, Grupo BONGÁS
Resultados:
• Sistema de Gestão que garante o
presente e o futuro.
• Informações empresariais em tempo real,
obtidas rapidamente.
• Simples de utilizar.
• Elimina ou reduz consideravelmente
a dependência de recursos IT internos
e externos).
Solução: Sage ERP X3 integrado com
Sage Enterprise Intelligence (SEI)
Desafio: Antecipar situações que
acarretem custos (financeiros ou
humanos) desnecessários
O sistema de gestão empresarial é vital para o Grupo
BONGÁS, em todos os aspetos: operacional, gestão
quotidiana e visão estratégica.
Por um lado,a agilidade das equipas comerciais,
na resposta e no serviço aos clientes,exige uma
articulação eficaz com o back-office.Por outro
lado, uma parte significativa do negócio requer
um elevado foco na evolução de preços, custos
e margens. Isso exige sistemas de informação
capazes de produzir relatórios e indicadores em
tempo real.
Além disso, o Grupo BONGÁS inclui várias empresas.
Embora todas do setor de energia, cada uma possui
operações e processos de gestão distintos. Logo era
necessárioencontrar um sistema de gestão que
permitisse uma gestão vertical, assim como
uma visão operacional, financeira e estratégica
consolidada.
Perante esta realidade, é fácil entender a visão
da administração do Grupo BONGÁS:antecipar
situações que acarretem custos desnecessários,
a nível financeiro ou humano, em todos os
assuntos da empresa.Para tal, é fundamental
atualizar e melhorar o sistema de gestão
empresarial, com a devida antecipação.
“Considerámos todas as principais opções nacionais e
internacionais, num processo cuidadoso de seleção. As
várias etapas que os proponentes percorreram permitiram-
nos conhecer em detalhe as soluções, bem como as
empresas implementadoras.
A solução Sage X3/SEI deu a resposta mais abrangente
em termos funcionais, com a relação preço/benefício mais
interessante.
As equipas da Sage e da XPLOR-IT transmitiram-nos, pelo
conhecimento do produto e o entendimento do nosso
negócio, a confiança necessária para avançarmos.”
Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS
CLIENTE: O grupo BONGÁS é uma referência no sector
da energia nacional - distribuição de gás e combustíveis
a granel, energias renováveis e eficiência energética.
É também pioneiro em estações de serviço totalmente
automatizadas.

3. A componente de Business Intelligence
SEI(Sage Enterprise Intelligence) foi de extrema
importância na implementação.
Com o SEI, o Grupo BONGÁS iria reduzir o tempo
gasto em:
1. análise de dados- fundamental melhorar
a visibilidade dos negócios e acelerar a
notificação de modificações importantes;
2. elaboração de mapas e indicadores de
gestão bastante extensivos e detalhados
- alguns com periodicidade diária –
resultantes das elevadas exigências de
análise comercial, financeira e de gestão.
E assim,ganhar o poder de tomar decisões
mais rápidas e mais bem informadas,e ganhar
desempenho operacional.
COMPRASFacilita a colaboração
entre funções de
negócio como vendas,
produção e logístic a
Oferece uma análise
em tempo real concisa
e precisa e relatórios a
partir dos quais é fácil
trabalhar
MARKETING
CEO
Faz a ligação a dados
ERP, fornece KPIs
e análises
personaluzadas
CONTABI-
LIDADE
Fornece dados em
tempo real e em
relatórios flexíveis
VENDAS
Permite aos utilizadores
empresariais explorar
estatísticas de modo
auto suficiente
Melhora a colaboração
entre unidades de negócio
e permite uma avaliação
auto suficiente de KPIs e
análises
STOCK
Facilita a colaboração
entre funções do negócio
como vendas, produção e
logística
Figura 1 – Sage Enterprise Intelligence resolve os principais
desafios empresariais
O grande compromisso entre o Grupo BONGÁS e a
XPLOR-IT foi em relação à duração da implementação:
início no final de Julho e arranque produtivo em
Janeiro seguinte. Com a época de férias, e dada
a dimensão considerável do projeto, era um prazo
reconhecidamente ambicioso.
“Começamos por definir um plano de projeto que
permitisse um faseamento exequível para a equipa de
projeto e satisfatório para o negócio. Isso permitiu-nos
concluir com sucesso a primeira grande etapa do projeto
e iniciar a utilização do sistema no início de Janeiro. De
seguida, passámos a concentrar-nos em aspetos de
otimização e áreas complementares, previstas ainda no
âmbito do projeto acordado.”
Tiago Baptista, Partner, XPLOR-IT
Solução: Sage X3 integrado com
Sage Enterprise Intelligence (SEI)
Resultados: O poder de tomar decisões
em tempo real e com confiança
Como o SEI é simples de usar, qualquer utilizador
pode aceder aos dados e analisá-los. Sem
necessidade de conhecimentos especializado, em
segurança e em qualquer dispositivo móvel.
“A solução Sage X3 / SEI apresentou a cobertura
de processos necessária, superando até algumas
expectativas. Por exemplo: com o SEI definimos um
conjunto de relatórios e indicadores, de acordo com as
necessidades da organização.
Mas, para além disso, o SEI permite que cada utilizador
visualize e analise esses dados da forma que lhe seja
mais adequada, adaptando os seus próprios mapas e
KPIs, sem necessidade de intervenção de técnicos ou
consultores.”
Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS
Figura 2 - Excel Add-In: informações em tempo real no Excel
No início, havia a expectativa da resposta do SEI quanto
aos relatórios, indicadores e mapas de gestão. Com
o SEI conseguiriam reduzir o tempo gasto em
análises e elaboração de relatórios e a tomar
decisões mais rápidas e mais bem informadas.
“Os relatórios e indicadores críticos da operação -
essenciais para tomar decisões – cuja elaboração
envolvia bastantes horas de trabalho, são agora obtidos
de forma imediata, em tempo real. O SEI deu uma
resposta surpreendentemente rápida e completa a estas
necessidades, ainda mais se comparado com outros
produtos deste tipo.”
Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS
“O SEI foi essencial para a parte muito relevante de
reporting, pois agilizou a produção de toda a informação
de gestão operacional e estratégica, que é necessária,
não meses depois da componente operacional, mas
logo desde o primeiro momento.”
Marco Leite, DSI, Grupo BONGÁS
Os benefícios da integração BI
5,5horas11,5dias
Em média, para
os gestores serem
notificados de que
essituações que afectam
os negócios
Redução de tempo das
notificações

4. “Neste momento julgamos ter resposta adequada para os tempos mais próximos, mas as soluções Sage têm espaço
de consulta garantido e preferencial pelo Grupo BONGÁS, sempre que exista essa necessidade.”
Ricardo Couto,
CEO, Grupo BONGÁS
Em conclusão, o objetivo inicial era antecipar situações que acarretem custos desnecessários, a nível financeiro
ou humano, em toda a empresa. No entanto, o resultado final foi para além das expectativas.Acima de tudo, o
Grupo BONGÁS ganhou o poder de tomar decisões em tempo real e com confiança.
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S2520_EME_Case_study_BONGAS
Sobre o Sage ERP X3
O Sage X3 é a solução global do grupo Sage
especialmente dedicada e concebida para as médias
e grandes empresas. Esta solução permite que os
clientes operem a transformação do seu negócio e
desempenhem melhor as suas funções através das
novas tecnologias. Milhares de clientes em todo o
mundo já escolheram o Sage X3 graças à sua
facilidade de utilização, rápida implementação e
rentabilidade. Há mais de 10 anos que o Sage X3
é uma solução de ERP comprovada pelo mercado
e abrangente, que atende às exigências específicas
das empresas de média dimensão em vários sectores,
desde a indústria, serviços, distribuição e muitos
outros. O Sage X3 está presente em 58 países e
conta no seu ecossistema com uma rede de mais de
2.000 profissionais Sage e 260 parceiros. Para mais
informações consulte http://www.sage3.com/ ou
siga o Sage X3 no Twitter @Sagex3.
Sobre a Sage Portugal
A Sage Portugal integra o Grupo Sage, líder mundial no
desenvolvimento de software de gestão e serviços para
pequenas e médias empresas (PME). Disponibilizamos,
às empresas, uma gama de serviços e software de
gestão empresarial fácil de usar, seguro e eficiente -
desde simples soluções de contabilidade e faturação, a
soluções de CRM e ERPs.
Os nossos clientes recebem assistência e apoio
contínuo através da nossa rede global de especialistas
locais que os ajuda a resolver os seus problemas
de negócio, dando-lhes a confiança necessária para
alcançarem as suas ambições de negócio.
Fundado em 1981, o Grupo Sage está cotado na Bolsa
de Londres desde 1989 e integrou o FTSE 100 em
1999. A Sage conta com milhões de clientes e 13,000
colaboradores em 23 países. Em Portugal, possuímos
atualmente uma equipa de 170 colaboradores, mais
de 100 mil utilizadores e uma rede de 1500 Parceiros.
Saiba mais em www.sage.pt