Tornar o BPM fácil e
acessível
Frederico Cruz,
Leadership Business Technology
24/11/2015
Organização:
Parceiros:
Dúvidas, Ideias e Desafios
O que esperar de uma iniciativa de BPM?
BPM: Tecnologia ou Negócio?
BPM: Technology or Business?
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BPM: Tecnologia ou Negócio?
BPM: Technology or Business?
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Vamos	começar	com	algumas	ideias	e	conceitos	soltos...
A jornada do BPM
The BPM journey
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A organização está pronta para a mudança?
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O sponsor está comprometido com o programa?
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Sabemos onde estamos e qual é a nossa direção?
Do we know where we are, and were we want to go?
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Funções e competências do BPM
BPM roles and skills
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Executive
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Business	Process
Analyst(s)
Project	Team
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Level	of	Maturity
Maturidade da prática de BPM
BPM practice maturity
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Seleção de processos / projetos de BPM
Selection of processes / BPM projects
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A	seleção	e	priorização	 de	processos	é	um...
Seleção de metodologias de implementação
Selection of implementation methodologies
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Gestão da mudança e adoção dos utilizadores
Change management and user adoption
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Source:	“8		ways	to	accelerate	change”,...
Monotorização e melhoria contínua
Monitoring & continuous improvement
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Não	é	expectável	que	a	1ª	
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Centro de Excelência de BPM (CdE)
BPM Centre of Excellence (CoE)
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Centro de Excelência de BPM (CdE)
BPM Centre of Excellence (CoE)
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Organização:
Parceiros:
Atingir Objetivos e Resultados
Podemos / devemos simplificar a nossa abordagem?
Tornar o BPM fácil e acessível
BPM made easy
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Tornar o BPM fácil e acessível
BPM made easy
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Não	há	dúvida	que	as	iniciativas	de	BPM	têm	desafios	complexos	associados	...
Tornar o BPM fácil e acessível
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No	fundo,	tornar	o	BPM	fácil	e	acessível	é...
Simplificar o	que é	passível...
Tornar o BPM fácil e acessível
BPM made easy
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No	fundo,	tornar	o	BPM	fácil	e	acessível	é...
Começar	pequeno,	com	process...
Tornar o BPM fácil e acessível
BPM made easy
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No	fundo,	tornar	o	BPM	fácil	e	acessível	é...
Evitar	que	o	lançamento	dos	...
Tornar o BPM fácil e acessível
BPM made easy
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No	fundo,	tornar	o	BPM	fácil	e	acessível	é...
Envolver	as	partes	interessa...
Tornar o BPM fácil e acessível
BPM made easy
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No	fundo,	tornar	o	BPM	fácil	e	acessível	é...
Criar	valor	mensurável,	que	...
Tornar o BPM fácil e acessível
BPM made easy
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Por	onde	podemos	começar?
Com	um	trabalho	extenso	e	meticuloso	de	preparaç...
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BPM Made Easy - 2. Tornar o BPM fácil e acessível

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Evento:
BPM Made Easy
(24/Nov/2015 @ Microsoft)

Apresentação:
2. Tornar o BPM fácil e acessível

Orador:
Frederico Cruz, Senior Manager
Leadership Business Technology

Publicada em: Tecnologia
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BPM Made Easy - 2. Tornar o BPM fácil e acessível

  1. 1. Tornar o BPM fácil e acessível Frederico Cruz, Leadership Business Technology 24/11/2015
  2. 2. Organização: Parceiros: Dúvidas, Ideias e Desafios O que esperar de uma iniciativa de BPM?
  3. 3. BPM: Tecnologia ou Negócio? BPM: Technology or Business? . 3
  4. 4. É fundamental que as iniciativas comecem com o “pé direito”. BPM: Tecnologia ou Negócio? BPM: Technology or Business? 4 A resposta parece óbvia... ... mas a verdade é que no terreno as coisas mais óbvias trazem por vezes grandes surpresas.
  5. 5. Vamos começar com algumas ideias e conceitos soltos... A jornada do BPM The BPM journey 5 … com o objetivo de os irmos consolidando ao longo do dia.
  6. 6. A organização está pronta para a mudança? Is the organization ready for change? 6 Geralmente não está, mesmo quando há motivação. Mas isto é verdade para qualquer projeto, especialmente quando envolve mudanças substanciais de TI
  7. 7. O sponsor está comprometido com o programa? Is the sponsor committed to the programme? 7 Algumas preocupações comuns: - Sponsor ausente - Incapacidade para liderar mudança - Desarticulação com decisores
  8. 8. Sabemos onde estamos e qual é a nossa direção? Do we know where we are, and were we want to go? 8
  9. 9. Funções e competências do BPM BPM roles and skills 9 Executive Sponsor Business Process Analyst(s) Project Team Business Process Director Project Manager Subject Matter Experts (SMEs) - Manage project. - Resolve and escalate issues. - Coordinate with other efforts. - Expertise in change, process mgmt. and other disciplines. - Perform baselining, benchmarking and gap analysis. - Recommend best process improvement approach. - Manage the business process centre of competence. - Establish process policies, governance and methodologies. - Define and communicate process strategy. - Define capability needs. - Document activity and task- level models. - Provide business expertise and background. - Participate in workshops and baselining activities. Source: Gartner
  10. 10. Level of Maturity Maturidade da prática de BPM BPM practice maturity 10 1 Acknowledge Operational Inefficiencies 2 Process-Aware 3 Intra-process Automation and Control 4 Inter-process Automation and Control 5 Enterprise Valuation Control 6 Agile Business Structure Maturity Measure and monitor business activities Model and analyze business processes Establish process performance metrics Identify process owners and governance structure Directly link process model and rules to execution Compare alternatives by various optimization techniques Integrate activity based accounting with process steps Achieve process alignment Craft process automation across the enterprise, customers and trading partners Achieve comprehensive BRM strategy Goal driven processes Innovate new businesses, products and services through agile business structure Immature Sophisticated Source: Gartner
  11. 11. Seleção de processos / projetos de BPM Selection of processes / BPM projects 11 A seleção e priorização de processos é um fator determinante para o sucesso de um programa de BPM Quais são os processos mais relevantes / mais alinhados com os objectivos da organização? Quais são os processos que têm elevado impacto na organização, mas cujos riscos para o negócio são baixos? Quais são os processos que não trazem valor à organização? (e cuja desmaterialização não altera esse fato)
  12. 12. Seleção de metodologias de implementação Selection of implementation methodologies 12 Source: “BPM Traveler’s Guide”, PMNSoft Qual é a metodologia mais adequada para o BPM? Uma metodologia ágil e iterativa? Uma metodologia tradicional em cascata? Mais importante do que a escolha da metodologia, é o conceito de iteraçãoe gestão do backlog.
  13. 13. Gestão da mudança e adoção dos utilizadores Change management and user adoption 13 Source: “8 ways to accelerate change”, John Kotter Comunicação, Envolvimento, Formação, Motivação e... Simplificação
  14. 14. Monotorização e melhoria contínua Monitoring & continuous improvement . 14 Não é expectável que a 1ª versão de um processo automatizado seja perfeita. A prática de BPM oferece precisamente a capacidade de olhar de forma sistematizada para um processo e ir aplicando melhorias graduais. Portanto, a gestão de processos de negócio deve ser vista como um processo de melhoria contínua, suportado por mecanismos adequados de monitorização. Source: “BPM Traveler’s Guide”, PMNSoft
  15. 15. Centro de Excelência de BPM (CdE) BPM Centre of Excellence (CoE) . 15 A criação de um centro de competências de BPM não é um requisito, mas é importante que o conceito esteja presente desde o início. A existência de um centro de competências de BPM permite sustentar o ciclo de melhoria contínua, através de uma gestão consistente dos projetos.
  16. 16. Centro de Excelência de BPM (CdE) BPM Centre of Excellence (CoE) 16 Um centro de competências deve evoluir ao longo do tempo, à medida que vai aumentando a maturidade da organização em relação ao BPM. Process Services Tools and Process Assets Transformation Services Process Consultants, Modelling, Metrics, Business Cases Methodology, Standards, Architecture, Models, Documentation Program Management, Change Management, Communications A B C - Catalogar, documentar e priorizar processos - Criar frameworks e toolkits que permitam rentabilizar o esforço de desmaterialização, mas também normalizar e dotar de qualidade - Monitorizar, identificar oportunidades de melhoria e otimizar os processos - Suportar a mudança e comunicar - Alinhar o negócio e a tecnologia
  17. 17. Organização: Parceiros: Atingir Objetivos e Resultados Podemos / devemos simplificar a nossa abordagem?
  18. 18. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 18
  19. 19. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 19 Não há dúvida que as iniciativas de BPM têm desafios complexos associados e, como tal, todos eles devem ser endereçados com rigor... … mas é importante que não se caia no erro de iniciar projetos demasiado complexos, que dificilmente vão justificar o investimento ou atingir de forma eficaz os objetivos propostos.
  20. 20. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 20 No fundo, tornar o BPM fácil e acessível é... Simplificar o que é passível de ser simplificado, para que se possa focar nos fatores determinantes para o sucesso das iniciativas de BPM. 1. A tecnologiadeve ser um entrave ou um facilitador? O redesenho dos processos é um benefício ou um tabu?
  21. 21. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 21 No fundo, tornar o BPM fácil e acessível é... Começar pequeno, com processos pouco complexos e bem definidos, mas com elevado impacto para a organização. 1. 2. A ideia é criar quick-wins que ajudem a gerir a mudança, mas sobretudo a justificar o investimento com ganhos palpáveis para a organização.
  22. 22. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 22 No fundo, tornar o BPM fácil e acessível é... Evitar que o lançamento dos processos para produção seja uma história interminável. 1. 2. Assumir que a desmaterialização dos processos pode ser incremental e que as funcionalidades não precisam de estar todas disponíveis na logo na 1ª versão, caso contrário a iniciativa de BPM cairá em descrédito. 3.
  23. 23. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 23 No fundo, tornar o BPM fácil e acessível é... Envolver as partes interessadas desde o 1º dia e garantir que há um patrocínio transversal da iniciativa. 1. 2. 4. Papéis bem definidos são determinantes para sucesso do BPM. Equipas envolvidas promovem processos melhores e facilitam a adoção/mudança. Projetos com forte apoio por parte dos decisores permitem enfrentar eficazmente as adversidades. 3.
  24. 24. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 24 No fundo, tornar o BPM fácil e acessível é... Criar valor mensurável, que permita avaliar resultados.1. 2. 4. 5. 3. Indicadores globais, para a iniciativa de BPM. Indicadores específicos, para cada processo a desmaterializar. Podem ser ganhos financeiros, ganhos de produtividade, melhores níveis de serviço, etc. O importante é que sejam passíveis de ser monitorizados e avaliados regularmente.
  25. 25. Tornar o BPM fácil e acessível BPM made easy 25 Por onde podemos começar? Com um trabalho extenso e meticuloso de preparação... ou com um manifesto simples e objetivo
  26. 26. Organização: Parceiros: Obrigado! Q&A

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