ARTIGO MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS

1. A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES NO
GUIA PMBOK DA METODOLOGIA DO PMI .
CAMONDÁ Gilberto Junior1
SANTOS Guilherme Arruda 2
Resumo
O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do
guia PMBOK, este artigo tem como objetivo demonstrar a estrutura e os passos
sugeridos pelo guia de boas práticas de gerenciamento de projetos, o PMBOK do
PMI. O gerenciamento das aquisições tem sido uma área de suma importância,
principalmente nos dias atuais, com o crescente aumento de terceirizações de
serviços dentro das empresas. As pesquisas realizadas e relatadas neste artigo
estão divididas desde o início das aquisições, passando pela sua condução e
encerramento. No guia PMBOK, as aquisições do projeto contém todos os meios
necessários para comprar produtos ou serviços e resultados que são externos ao
time do projeto. Ao final deste artigo será demonstrado como as práticas do guia
PMBOK pode auxiliar o gestor do projeto no que diz respeito ao Gerenciamento das
Aquisições, como planejar, realizar, administrar e encerrar as aquisições. De forma
metodológica procurou-se passar pelos diversos temas do item Gerenciamento das
Aquisições descritos no guia PMBOK a partir do próprio guia e pesquisas a livros e
sites sobre o tema em questão.
Palavras-chave: Gerenciamento das Aquisições. Planejamento.
Condução e Encerramento.
1
Bacharel em Engenharia Elétrica, graduado na Faculdade de Americana – SP e Estudante do MBA
e Gestão de Projetos no centro Universitário UNINTER.
2
Engenheiro Químico (PUC-PR), Especialista em Gestão da Qualidade (UFPR), Especialista em
Gestão de Pessoas (FACEAR), Especialista em Políticas Públicas (FACEAR) e Mestre em
Engenharia (UFPR), orientador de TCC do centro Universitário UNINTER.

2. 2
1 Introdução
No final do século 19 a com a consolidação da Revolução Industrial surgiu
os esforços para sistematizar os processos de Gestão de Projetos. Já os anos de
1950 marcam o começo da era moderna da gerência de projetos, onde os projetos
foram controlados através de técnicas informais. Nesta época dois modelos de
projeto matemático foram desenvolvidos o PERT (Program Evalation and Review
Techichinique) e o COM (Critical Path Method), e estes modelos se espalharam
rapidamente pelas empresas.
Em 1969, o PMI (Project Management Institute) foi dando forma para
atender aos interesses da indústria de gerenciamento de projetos. Em 1981, os
diretores do PMI autorizaram o desenvolvimento do que se transformou em um guia
de projeto PMBOK (Project Management Body of Knowledge), contendo os padrões
e as linhas mestras das práticas que são usadas extensamente durante toda a
carreira profissional do gestor de projetos.
O guia PMBOK do PMI define projeto como um esforço temporário, levado a
efeito para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK, 2014, p.11).
Um projeto pode ser desdobrado em áreas de conhecimento no gerenciamento de
projetos, onde nestas áreas o guia PMBOK define as entradas, as ferramentas, as
técnicas e saídas em cada área. As áreas de conhecimento são: Gerenciamento de
integração do projeto, Gerenciamento do escopo do projeto, Gerenciamento de
tempo do projeto, Gerenciamento de custos do projeto, Gerenciamento da qualidade
do projeto, Gerenciamento de recursos humanos do projeto, Gerenciamento das
comunicações do projeto, Gerenciamento dos riscos do projeto e o Gerenciamento
de aquisições do projeto. Este último o Gerenciamento de aquisições dos projetos se
encontra em destaque por ser o motivo deste artigo.
Para um bom gerenciamento das aquisições de um projeto, pode se
encontrar no capítulo 12 do guia PMBOK os processos necessários para compra ou
aquisição de produtos, serviços ou resultados, de forma a facilitar a equipe de
projetos na condução das aquisições, apresentando os meios de planejar, conduzir,
administrar e encerrar as aquisições.

3. 3
Neste artigo, será relatado o uso das ferramentas adequadas para gestão das
aquisições, devido ao aumento de terceirização de serviços nas empresas. Em uma
negociação os principais envolvidos são o vendedor (empresa fornecedora de
produtos ou prestadora de serviços) e o comprador (empresa contratante ou
solicitante do serviço).
O artigo está dividido em etapas da gerencia da aquisição, o planejamento
das aquisições, a realização das aquisições, a administração das aquisições e o
encerramento das aquisições. Em cada etapa foi demonstrado às ferramentas e
técnicas sugeridas pelo guia de boas práticas de gestão do PMI o PMBOK.
2 A Gerência das aquisições do projeto
Esta área de conhecimento inclui os processos necessários para comprar
produtos, serviços ou resultados, é responsável pelo gerenciamento dos contratos
que serão firmados e também pelo controle de alguma correção ou mudança nestes
contratos se for preciso.
É importante que todas as decisões e estratégias das aquisições sejam
devidamente documentadas, e decidir o que será comprado ou feito, este processo
é denominado análise make or buy (termo em inglês) para fazer ou comprar. Dentre
os processos e gerenciamento das aquisições do projeto inclui-se os itens a seguir:
12.1 Planejar as aquisições – O processo de documentação das decisões de
compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em
potencial.
12.2 Realizar as aquisições – O processo de obtenção de respostas de
fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.
12.3 Administrar as aquisições – O processo de gerenciamento das relações
de aquisição, monitorando o desempenho do contrato e realização de mudanças e
correções conforme necessário.
12.4 Encerrar as aquisições – O processo de finalizar todas as aquisições do
projeto. (PMBOK 2014, p.259).
Pela figura abaixo, pode-se observar melhor a interligação entre os
processos.

4. 4
Fonte: MONTES, EDUARDO 2017.
O inicio é o planejamento das aquisições, onde o responsável pelo
gerenciamento das aquisições irá definir e especificar o produto ou serviço que será
adquirido irá estipular os meios e critérios para avaliação, preparar o contrato e o
tipo de pedido para solicitar as propostas de fornecedores em potencial.
Conforme a figura a próxima etapa é a condução das aquisições, onde o
gestor do gerenciamento das aquisições terá resposta dos fornecedores e decidir
qual o melhor custo x benefício para selecionar o fornecedor para a assinatura do
contrato.
A próxima etapa após adquirir o produto ou serviço é controlar as entregas,
monitorando o desempenho a qualidade e se está de acordo com o que foi
contratado, caso haja alguma mudança realizar as correções de acordo com a
necessidade.
E por último o encerramento das aquisições, onde o gestor deverá finalizar e
encerrar todas as aquisições do projeto.
2.1 Planejando uma aquisição

5. 5
Para que se possa desenvolver o planejamento das aquisições muitas
informações relevantes são necessárias e a gerência de aquisições do projeto inclui
os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados
externos á equipe do projeto (PMBOK 2014, p.259).
Planejar as aquisições é o início do processo, pois será necessário
especificar como os processos seguintes vão acontecer sendo monitorados e
controlados no plano de gerenciamento das aquisições.
Os passos que compõe este plano são a definição do será fabricado ou
comprado, e gerar a lista do que será adquirido para compor o projeto, a
especificação do produto ou serviço que será adquirido, a elaboração dos critérios
de avaliação do produto ou serviço, a preparação da minuta do contrato, e dos
documentos de aquisição, a identificação de fornecedores em potencial e registrar
como os processos de aquisições serão feitos, monitorados, encerrados e indicar
quais do time de projetos serão responsáveis.
Nas decisões de escolha entre fabricação e compra, faz-se necessário uma
comparação entre o custo marginal de fabricação e o custo de compra (BACKER,
1984), outro aspecto importante a ser considerado é a relação ao planejamento das
respostas aos riscos do projeto, Segundo (AUGUSTINE 1982, p.124), “o processo
de planejar as respostas aos riscos visa definir o que será feito a respeito de cada
risco principal que foi identificado e classificado nos processos anteriores. No
planejamento das respostas aos riscos temos que encontrar formas de reduzir a
ameaça ou eliminá-la por completo”. Portanto se ao invés de ameaças, tratarmos
das oportunidades, o planejamento das respostas aos riscos deverá tentar tornar as
oportunidades mais prováveis e aumentar o seu impacto.
Por estas razões a importância da opinião de um especialista em aquisições
ou na área de atuação do projeto pode auxiliar nas decisões referentes ao
planejamento das aquisições além de poder auxiliar também na escolha dos
fornecedores de determinados recursos caso esses sejam necessários conforme
(PMBOK 2014, p.265).
Ao se perceber a complexidade e a responsabilidade desta etapa o ideal é a
utilização de ferramentas de gestão para tomadas de decisões, junto com a opinião

6. 6
do especialista citado acima, para minimizar possíveis erros de tomadas de
decisões.
2.2 O planejamento com auxílio de ferramenta de gestão
A ferramenta 5W2H foi criada por profissionais da indústria automobilística do
Japão como uma ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase
de planejamento. Polacinski (2012) descreve que a ferramenta consiste num plano
de ação para atividades pré-estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a
maior clareza possível, além de funcionar como um mapeamento dessas atividades.
Esta ferramenta de gestão é muito eficiente, simples e de fácil utilização para o
auxilio no planejamento das aquisições.
O motivo deste nome dá-se pelo inicial das palavras em inglês, os 5W (What,
Why, When, Where e Who) e os 2H(How e How much).
Observe a tabela a seguir;
What? O que será feito? Ação, etapas, descrição.
Why? Por que será feito? Justificativa, motivo
Where? Onde será feito? Local
When? Quando será feito? Tempo, datas, prazos.
Who? Por quem será feito? Responsabilidade pela ação
How? Como será feito? Método, processo
How much? Quanto custará fazer? Custo ou gastos envolvidos
Fonte: VENKI, 2014.
A utilização desta matriz consiste em responder as perguntas feitas para
nortear a equipe de projetos durante todo o processo de planejamento do
gerenciamento das aquisições, todas as decisões e ações que forem tomadas
precisam ser documentadas, e com o auxílio desta ferramenta apresentada, se
tornará mais fácil a decisão do que será comprado sendo o próximo passo identificar
de qual fornecedor será adquirido, estipular como será feita esta compra, qual o
volume a ser comprado e tempo ou momento do projeto que esta compra será
efetuada.

7. 7
3 Realizando uma aquisição.
Terminado o planejamento e definição do que será comprado, é preciso
escolher e prever a identificação de fornecedores que sejam capazes de entregar o
que será adquirido com qualidade, prazo e custo acessível ao projeto.
“Realizar as aquisições é o processo de obtenção de respostas, seleção de
um fornecedor e adjudicação de um contrato” (PMBOK 2014, p.271), nesta fase a
equipe responsável pelas aquisições receberá as propostas e para a seleção de
fornecedores, é importante que critérios de seleção sejam previamente
estabelecidos. Podem-se utilizar critérios de avaliação como exemplo a
recomendações e históricos de fornecedores, a pesquisa de saúde financeira da
empresa, suas certificações e garantia dos produtos e serviços.
Então para solicitar as propostas dos fornecedores em potenciais, deve-se
enviar a estes, o contato da equipe de projeto para sanar possíveis dúvidas que
venha a surgir, o modelo de contrato, os critérios que foram estabelecidos para a
seleção dos fornecedores, a RFP (Solicitação de Propostas) do que será contrato e
a solicitação dos itens obrigatórios para a proposta como, por exemplo, o preço,
prazo de entrega, formas de pagamento, contato para sanar possíveis dúvidas e
contato de 3 clientes atuais.
A importância destes itens é para minimizar possíveis erros ao máximo, o
item preço é primordial, porém deve-se ressaltar o prazo de entrega, pois todo
projeto tem prazos a ser cumpridos e em muitos casos existem multas por atraso,
portanto além do fornecedor ter um preço competitivo com o mercado precisa ter um
prazo de entrega que atenda as especificações do projeto.
As formas de pagamento e contato de alguns clientes atuais também se
tornam importante para uma pesquisa do fornecedor, se o mesmo cumpre os prazos
e como é seu atendimento pós-vendas.
Enviando as solicitações de propostas o próximo passo é elaborar contratos
conforme padrão da empresa da equipe de projetos para aquisição de serviços ou
compra de produtos e equipamentos, porque se durante a condução das aquisições
surja alguma divergência entre comprador e fornecedor, cláusulas divergentes

8. 8
devem ser negociadas e redigidas com a supervisão jurídica da empresa da equipe
de gestão de projetos.
Estes contratos são detalhados a seguir onde haverá a necessidade de
junção entre os responsáveis pelas aquisições e o setor jurídico da empresa.
3.1 Tipos de contrato.
Segundo (KEELING, 2002) a maioria dos contratos de fornecimento para
projetos são baseados em uma das seguintes proposições; preço global e cost-plus
ou por administração. E todas as relações entre os contratos geralmente se
encaixam em uma de duas famílias genéricas a de preço fixo ou de custos
reembolsáveis de acordo com o PMI 2014.
Ainda de acordo com o guie PMI 2014, existe uma terceira família que contém
aspectos tanto dos contratos de custos por administração quanto do de preço fixo.
Observe a tabela a seguir os tipos de contratos e suas categorias.
Fonte: Planejamento do Gerenciamento das aquisições (parte 2) – UNINTER

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A administração dos contratos e as inspeções de seu cumprimento, assim
como os prazos das entregas contratadas, a qualidade dos trabalhos entregues
devem ser feitas periodicamente no tempo determinado como foi estipulado pela a
equipe do projeto, esta equipe deve emitir relatório de desempenho para cada
fornecedor contratado.
Se houver alguma necessidade de mudanças de cláusulas nos contratos
estas devem ser solicitadas por documento específico e avaliada a mudança em
conjunto com a equipe de projetos.
4 Administrando ou controlando as Aquisições.
O gerenciamento ou controle das relações das aquisições tem como objetivo
de garantir o cumprimento das obrigações que foram estipuladas em contrato por
ambas as partes. Esta fase de gerenciamento das aquisições passa por pontos
importantes, como a manutenção da conformidade em relação aos termos
contratuais, ou seja, tudo o que foi acordado, através do contrato, deve ser
cumprido.
“Administrar as aquisições é o processo gerenciar as relações de aquisição,
monitorar o desempenho do contrato e de fazer mudanças conforme necessário”
(PMBOK 2014 p.276).
Outro ponto importante do gerenciamento das relações é o estabelecimento
de uma comunicação eficaz para que as partes envolvidas possam solucionar
possíveis dúvidas.
4.1 Monitorando as aquisições.
As informações do andamento das aquisições e seu desempenho são
importantes para que a aquisição se torne previsível e suas projeções futuras. Este

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processo de monitoramento de desempenho do contrato deve ser feito através de
técnicas, como a análise de desempenho das aquisições que é uma análise daquilo
que foi adquirido, se está de acordo com o que está previsto em contrato sobre a
entrega e escopo, o desempenho da qualidade, as metas de orçamento e os prazos
de entrega em relação ao que o fornecedor está entregando.
Tal análise deve ser feita através de relatórios fornecido pelo fornecedor,
inspeções in loco e auditorias da qualidade. Outro item muito importante o qual não
se deve esquecer a equipe é o gerenciamento dos registros das aquisições, estes
devem ser armazenados com facilidade de consulta e recuperação dos documentos.
Caso no processo de aquisição houver a necessidade de mudança, isto pode
impactar o plano de gerenciamento do projeto com seu componentes, como: linha
de base dos custos, o cronograma do projeto e o plano de gerenciamento das
aquisições, por isso um sistema de controle de mudanças no contrato deve ter sido
contemplado no momento que foi redigido, para que o processo não fique parado, e
seja possível as modificações.
Tais mudanças podem ter origem na equipe de compras através de
orientações encaminhadas para o fornecedor ou através de ações adotadas pelo
fornecedor, como estas mudanças podem ocorrer, elas devem ser documentadas.
Essa documentação gera o sistema de gerenciamento de registros que é utilizado
pelo gerente do projeto para monitorar e controlar as aquisições e a documentação
do contrato da aquisição conforme (PMBOK 2014, p. 337)
5 Encerrando as Aquisições.
O processo de encerramentos das aquisições, segundo o guia PMBOK 2014,
é o processo de finalizar cada aquisição do projeto.
O processo de encerramento das aquisições também serve de apoio ao
processo de encerramento de uma fase ou do próprio projeto, este processo finaliza

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todas as reivindicações que estavam em aberto, e atualiza os registros e arquiva as
informações e encerra os contratos.
Segundo (Xavier 2006), existem as seguintes formas de encerramento:
 Término das atividades no contrato
Neste caso o modo normal de extinção do contrato, com o pleno
cumprimento das obrigações por ambas às partes. O cliente emite
aceitação definitiva, o contratante paga a última parcela e libera as
garantias.
 Acordo mútuo entre as partes.
Desfazer um contrato por simples manifestação de vontade, de uma ou
ambas as partes, mesmo que os objetivos iniciais não tenham sido
atingidos, pode ser do tipo bilateral (quando há o distrato), ou unilateral
(denúncia).
 Não cumprimento das condições estabelecidas em contrato.
Neste caso, quando o que foi acordado e não está sendo cumprido
pelo fornecedor, ou a falta de pagamento (inadimplência) do
comprador, onde se pode exigir indenização por danos ou não.
Para o encerramento das aquisições a documentação para encerramento das
aquisições:
 Contratante; Relatório de encerramento dos contratos e termo de
aceite.
 Contratado; Atestado de inexistência de reindivicações e relatório de
encerramento de contrato.
Também se faz necessário a verificação de conformidade com procedimentos
para o encerramento do contrato, e a devolução de ativos do contratante.
A aceitação e pagamento final, verificando se todos se todos os produtos e
serviços no contrato foram entregues, neste caso o cliente aceita formalmente
através d e formulário de aceite e efetua o pagamento.

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O responsável pela aquisição e administração do contrato deve informar o
término do contrato ao fornecedor, através de notificação formal e escrita, sendo que
os requisitos para a aceitação formal são normalmente definidos no contrato.
Deve-se então arquivar e manter as pastas como referencias para facilitar
futuras auditorias ou revisões, nestas pastas deve-se conter, a RFP, contratos e
seus aditivos, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações
técnicas e atas de reuniões, os relatórios de desempenhos, as cópias das faturas de
pagamentos e as lições aprendidas documentadas, pois como Xavier citou em seu
livro a frase de Winston Churchill “Aqueles que não estudam a história, estão
condenadas a repetir seus erros” (Pinto, 1998:244).
Portanto os objetivos de se documentar as lições aprendidas é evitar que
erros e problemas encontrados venham a se repetir no futuro e sempre servir de
base para a melhoria contínua da Metodologia da Gestão de Projetos.
As entradas, ferramentas e saídas do processo conforme o item 12.4 do Guia
PMBOK “Encerrar as Aquisições” encontra-se na tabela a seguir.
Entradas Ferramentas Saídas
 Plano de
gerenciamento do
projeto
 Documentos de
aquisição
 Auditorias de
aquisições
 Negociações das
aquisições
 Sistema de
gerenciamento de
registros
 Aquisições encerradas
 Atualizações dos ativos
de processos
organizacionais
Fonte: MONTES, EDUARDO 2017.
Na tabela apresentada, apresenta as entradas ou seja a documentação para
o início do processo de encerramento das aquisições que são o plano de
gerenciamento do projeto e os documentos de aquisição, também apresenta as
ferramentas que devem ser aplicadas no momento do encerramento das aquisições
que são as auditorias, as negociações das aquisições e o sistema de gerenciamento
dos registros. Por último as saídas deste processo que são as aquisições
encerradas e a atualização dos ativos dos processos organizacionais.

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6 Conclusão
Pode-se notar que o gerenciamento das aquisições do projeto visa incluir os
processos que são necessários para compra, ou adquirir produtos, serviços ou
resultados externos á equipe do projeto. A organização pode ser o comprador, ou o
vendedor dos produtos, serviços ou resultados para um determinado projeto.
Fica claro que os processos de gerenciamento de contratos e controle de
mudanças necessárias para o gerenciamento das aquisições, são necessários para
desenvolver e administrar as aquisições.
O gerenciamento das aquisições é uma área de conhecimento do guia
PMBOK, que apresenta ferramentas e técnicas necessárias, para planejar, realizar,
administrar e encerrar as aquisições. Apresenta também a preocupação de criar
critérios para a seleção dos fornecedores e a especificação do trabalho que é
necessário.
Trata também da forma correta de se encerrar os contratos e o arquivamento
dos mesmos para futuras consultas caso haja necessidade. A utilização do guia
PMBOK para o gestor de projetos é uma excelente ferramenta, pois são técnicas
usadas no universo de gerenciamento de projetos no mundo, por diversos gestores
de projetos.
O assunto tratado sobre o Gerenciamento das Aquisições, foi escolhido
devido ao surgimento no mercado atual o grande crescimento do setor de
terceirização, e muitas empresas hoje estão focados no seu produto para se obter a
qualidade contínua, e terceirizando partes do processo que empresas
especializadas fazem de melhor.
Com isso existe uma grande quantidade de aquisições que sejam de
produtos, equipamentos, serviços ou resultados sendo gerados a cada dia nos
diversos projetos ativos.
Procurou-se neste artigo ajudar a compreender esta área de conhecimento da
gestão de projetos, denominada Gerenciamento das Aquisições.
Portanto ao se realizar um gerenciamento de aquisições, procure planejar o
gerenciamento definindo o que vai se adquirir especificando o produto ou serviço
com os critérios de avaliação, preparar a minuta do contrato e solicitar as propostas.
No momento de conduzir as aquisições esteja atento as respostas dos
fornecedores e procure de forma concisa e ética a escolha do melhor custo benefício
para o projeto, e prepare a assinatura do contrato das partes envolvidas.

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Durante o processo de aquisições, monitore o desempenho do objeto
adquirido no contrato, e caso haja necessidade de alguma alteração, realize o
controle de mudanças para as correções necessárias.
Ao final do projeto encerrar todas as aquisições do projeto, arquivando todos
os documentos relacionados as aquisições, pois serão úteis em futuras pesquisas e
auditorias casam sejam necessárias.

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Referências
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Astronautics Augustine’s Laws, Nova York, NY, (1982).
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Saraiva, 2002.
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gerenciamento de projetos. 5. ed.. São Paulo: Saraiva, 2014
XAVIER, Carlos Magno; WEIKERSHEIMER, Deana; LINHARES, José G.; DINIZ
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