Planning; Strategy; Effectiveness

1. FACTORS THAT INFLUENCE THE EFFECTIVENESS OF STRATEGIC PLANNING AND EXECUTION IN BRAZILIAN SMALL AND MIDSIZE BUSINESS: A MULTIPLE CASES STUDY
Jorge L. B. Postiga
Prof. Bruno H. R. Fernandes
01/09/2014
Title

2. Introduction
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Source: Fernades e Berton (2012)
FGA (SEBRAE) strategic planning process

3. Research target
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1.Analyze factors that influence the implementation of a strategic plan in Brazilian small and medium businesses.
2.Identify and synthesize elements through a suggested model that helps to understand the transposition the strategic plan into execution.

4. Theoretical referential
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Strategic Planning / Analysis of Environment / Growth
•Chandler (1962); Ansoff (1965); Ackoff (1983)
•Steiner (1969); Bower (1982); Quinn (1982)
•March and Simon (1975); Lorence and Vancil (1976)
•Porter (2001); Hambrick and Cannella (1989)
•Kaplan and Norton (1992-2008)
•Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2006)
•Fernandes and Berton (2012)
Strategy execution
•Charan e Bossidy (2002); Peters (1997)
•Hrebiniak e Joyce (2001); Pedersen (2008)
Relationship between strategy plan and execution
•Miles and Snow (1984); Minztberg (1994); Whittington (2002, 2004); Neely et al (2002)
•Zook and Allen (2000); Kaplan and Norton (2005)
•Campbell and Alexander (1997)
•Prieto, Carvalho and Fischmann (2009)
•Raffoni (2008); Oliveira (2011); Ruhmann (2011)
Models
•Nohria, Joyce and Roberson (2003)
•Wharton-Gartner Survey (2003)
•Pedersen (2008)
•Prieto, Carvalho and Fischmann (2009)

5. Theoretical referential
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Suggested Model

6. Theoretical referential
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Plan Quality
•Hambrick e Cannella : activities of the strategic planning process;
•Pedersen; Raffoni : Focus on comunication;
•Charan; Peters; Collins: Right people;
•Minztberg, et al; Hrebiniak; Kaplan and Norton: planning process and identification of relevant targets..
Resources Management
•Penrose; Barney: Inputs;
•Nohria, Joyce and Roberson: Simplify organization (easy to work), promote cooperation / exchange information;
•Hrebiniak: Capacity of the organization and synchronization;
•Ruhmann: Resources control
•Fernandes; Mills et al: Physical, procedures and systems, individual skills, network, values and beliefs.

7. Theoretical referential
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Human Management
•Charan: Culture, discipline and Leadership.
•Prieto, Carvalho and Fischmann: Share of lead in the implementation, organizational capacity and negotiation of internal and external strategy;
•Nohria, Joyce and Roberson: Talent and leadership (inspiring / detect opportunities).
Change Management
•Pedersen: monitoring and adjustment of strategies to the real world..
•Hrebiniak: Implies changes in key factors (strategy, structure, coordination, performance measures, incentives and control)..
•Nohria, Joyce and Roberson: Innovation / attitudes toward seeking disruptive technologies.

8. Research overview
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9. Research design
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•Constraints for the population::
i.Even strategic planning process;
ii.Same consultant;
iii.Temporal and geographic restriction;
iv.Only specialists who attended the strategic planning
•Population: 11 (eleven) small and medium size firms from RMCT, active in different areas and participants of FGA program (one SEBRAE solution)
•Sample: 8 (eight) firms were interviewed

10. Methodologt
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•Exploratory qualitative research;
•Study of multiple, contemporary cases of sectional character, ex-post facto.
•Non-probabilistic sample group with intentional selection.
•Interviews following script with open and closed questions.

11. Analytical categories
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•Independents anaytical categories:
i.Strategic Plan Quality;
ii.Resources Management;
iii.Human Management;
iv.Change Management
•Dependent analytical category
i.Effectiveness

12. Independents anaytical categories
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I.Strategic Plan Quality Constitutive Definition (DC):
•Strategy formulation process (Hambrick and Cannella; Mintzberg, Ahlstrand and Lampel; Hrebiniak; Kaplan and Norton);
•Integrated communication (Pedersen; Raffoni); and
•Leadership influence on the design (Charan; Peters; Collins) Operational Definition (DO) - Screenplay (questions that address):
•Construction of stabilized strategies process (formalized, accepted, with the involvement of stakeholders, and conducted in a disciplined);
•Main line of action clearly established (general objectives);
•Breakdown of general goals into specific objectives consistent (doable, challenging, measurable, etc.);
•Integrated communication process.

13. Independents anaytical categories
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II.Resource Management (DC):
•How the company manages, technological, structural, procedural financial inputs, among others. Include physical resources, systems and procedures, financial and technology resources. (Fernandes, Mills et al) (DO):
•Existence of financial, technological and structural resources required to enable the strategic objectives (Human Resources will be treated in separate category);
• Ability to obtain the resources;
• Integrate resources / communication / organizational structure;
• Control System / regular monitoring / attempting to provide data for decision making

14. Independents anaytical categories
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III.Human Management (DC):
•Management of people in organizations and its implications (skills training, consolidation of culture and values, organizational climate, etc).
•Leadership: manage / communicate / motivate others (Charan; Prieto et al; Rühmann).
•Talents: people with higher performance (Nohria et al)
•Ability to analyze, learn and propose solutions (Whitingtton). (DO):
•Adequacy of human resources when needed (training, hiring or replacements).
•Right to perform human resources activities.
•talents;
•Information sharing / prioritization;
•Recognition and reward system

15. Independents anaytical categories
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IV.Change Management (DC):
•Adjust, align and redefine new strategies and their impact on deadlines, resources and expected results (Hrebiniak).
•Innovation / act proactively seeking solutions (technologies, products or processes). Require mechanisms of control, coordination and decision making(Nohria et al) (DO): ·
•Existence of people with the profile to manage change;
•Flexibility in the process to follow new requirements;
•Organizational culture focused on change;
•Processes of change management (monitor, communicate, (re)agreeing objectives, delegate responsibility, etc.)
•Decisions in accordance with the strategy.

16. Dependents anaytical category
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I.Effectiveness (DC):
•Effectiveness is the company's ability to coordinate efforts to obtain favorable results, often described in her formal strategies (Oliveira; UNICEF) (DO):
•Questioning the strategists via direct question about the effectiveness of the strategy;
•Deepening: other questions to get the answer above;
•Triangulation: responses of entrepreneurs and interview with the consultant firms.

17. Collected data
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•Primary sources:
i.Interviews with entrepreneurs, following script; and
ii.Interview with creator of FGA and consultant on corporate strategy (triangulation).
•Secondary sources:
i.Company websites (where available); and
ii.Spreadsheets control of the strategic planning process (where permitted).

18. Data Analysis
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Nome Idade Func. Setor Macro Segmento Região Cliente Concorrência Sociedade
Status do
Planejamento
Estratégico
Situação atual
Alpha 62 28 Indústria Moveleiro
Móveis
residenciais
Brasil B2B Ampla Familiar Iniciante
Declínio (problemas na
gestão, na liderança, e
concentração em um
cliente)
Beta 7 36 Indústria Construção civil Mantas térmicas Brasil Misto Pouca Sócios Iniciante Crescimento
Gamma 22 50 Indústria Moveleiro
Móveis de
escritório
Brasil Misto Ampla Familiar Iniciante Estabilidade
Delta 67 130 Serviço Transporte
Transporte
passageiros
PR + SC B2C Forte Familiar Praticante Estabilidade
Epsilon 13 100 Serviço Telecomunicações
Manutenção em
telecomunicações
Brasil B2B Forte Sócios
Maduro, processo
interativo,
estabelecido e
conhecido em toda a
empresa
Estabilidade
Kappa 10 20 Serviço Comunicação visual Adesivagem RMCT Misto Forte Sócios Praticante Crescimento
Lambda 12 200 Serviço Transporte
Transporte de
funcionários e
carga
RMCT B2B
Poucos concorrentes
diretos mas fortes
substitutos
Familiar Maduro Crescimento
Omega 24 86 Indústria
Metal Mecânico
(equipamentos para
construção civil)
Betoneira e
bombas de
cimento
Brasil B2B
Poucos, porém
internacionais
Familiar Iniciante Transição
MERCADO
QUADRO 7 - Características das Empresas do Grupo Amostral
EMPRESAS GESTÃO

19. Data Analysis
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NOME
FICTÍCIO
QUALIDADE DO PLANO ESTRATÉGICO GESTÃO DOS RECURSOS GESTÃO DAS PESSOAS GESTÃO DAS MUDANÇAS ANÁLISE SOBRE ENTREVISTAS
(+) Coleta de dados; (-) Organização dos recursos financeiros (-) Estrutura de poder sem hierarquia (-) Tomada decisões estratégica Não possui quatro das quatro variáveis
pesquisadas.
(-) Processos; (-) Alocação de recursos (-) Não se tomam decisões efetivas; (-) Alta dependência de um único cliente Efetividade baixa na percepção dos
respondentes.
(-) Controle; (-) Liderança dispersa. (-) Incapacidade para mudar esta situação Modelo prevê baixa efetividade.
(-) Comunicação.
(+) Aceitação das pessoas (-) Recurso financeiro (+) Empreendedorismo dos sócios (+) "Mudanças conforme cenário Planejamento estratégico ainda incipiente.
(-) Coleta de dados (+) Capacidade de obter recursos (-) Acumulo de funções pelos sócios (-) Concentração de atividade nos sócios Efetividade baixa na percepção dos
respondentes.
(+) Processo de construção (+/-) Sistema de bonificação (-) Não trabalham com politica de bônus. (+) Conscientização para o planejamento
estratégico
Modelo prevê média-baixa efetividade.
(-) Comunicação (-) Controle do planejamento estratégico (+) Adequação de pessoas. (+) Amadurecimento da liderança
(+) Sistema de controle financeiro e comercial
(-) Coleta de dados (+/-) Recursos financeiros não adequados às
estratégias
(+) Envolvimento de pessoas para a construção
do plano
(+) Poucos objetivos gerais Atendimento parcial às variáveis pesquisadas.
(+) O processo de construção do plano (-) Sistema de controle do planejamento
estratégico
(-) Pessoas envolvidas acabaram saindo durante
execução
(+) Adaptação do organograma conforme
objetivos estratégicos
Efetividade média-baixa na percepção dos
respondentes.
(-) Desdobramento dos objetivos (-) Sistema de controle financeiro (-) Programa de participação nos resultados
somente para vendas.
(-) Realização parcial do planejamento
estratégico por:
Modelo prevê média-baixa efetividade.
(+) Objetivos gerais no longo prazo
(-) Prazos
(-) Sistema de controle
(+) A empresa enxerga a necessidade de mudar (+) Adequação dos recursos estruturais (-) Plano de bonificação somente para vendas; (+) Adaptação ao ambiente. Planejamento estratégico ainda incipiente.
(+) Foram definidos objetivos gerais (+) Aprimoramento dos processos (+) Reorganização estrutural (+) Execução ocorre conforme plano. Efetividade média-baixa na percepção dos
respondentes.
(-) Coleta de dados (-) Sistemas informatizados de gestão (-) Contratação de pessoas corretas Modelo prevê média-baixa efetividade.
(-) Aumento da concorrência
(-) Poucos envolvidos no processo
(-) Comunicação
(-) Controle
Gamma
(+) Para cargos chaves a empresa possui um
processo de seleção rigoroso
1° - Alta rotatividade
2° - Falta de envolvimento das pessoas
chaves
3° - Falta de liderança para envolver os
funcionários nas atividade
Alpha
Beta
Delta

20. Data Analysis
PMDA – Dissertação: Jorge Postiga
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NOME
FICTÍCIO
QUALIDADE DO PLANO ESTRATÉGICO GESTÃO DOS RECURSOS GESTÃO DAS PESSOAS GESTÃO DAS MUDANÇAS ANÁLISE SOBRE ENTREVISTAS
(+) Hábito de fazer planejamento; (+) Recurso financeiro (-) A execução foi problema em função das
pessoas.
(+) Reuniões periódicas de controle Planejamento estratégico mais desenvolvido.
(+) Aceitação e participação das pessoas no
processo
(+) Planejamento orçamentário (-) Alto turnover, acarretando em quebra de cultura (+) Coordenação direta pelos diretores Gestão de pessoas ainda problemática.
(+) O mercado exige melhoria continua do plano (+) Sistema de gestão; (-) Compreensão do processo (+) Processo de ajuste do planejamento Efetividade média na percepção dos
respondentes.
(+) Participação ativa dos sócios (-) Comprometimento das pessoas (+) Objetivos estratégicos gerais não mudam Modelo prevê média efetividade.
(-) Software de gestão do planejamento
estratégico
(+) Política de Bônus
(+) Poucos objetivos estratégicos globais
(+) Processo de desdobramento
(+) Pesquisa de mercado (+) Adequação de equipamentos e sede (+) Contratação e treinamento de pessoal em
função das estratégias
(+) Consciência dos sócios Planejamento estratégico levado a sério.
(+/-) Envolvimento de pessoas (+) Obtenção de recursos financeiro (-) Sem programa de bônus (+) Comunicação e tomada de decisão entre
sócios é regular
Destaque para liderança.
(+/-) Comunicação (+) Sistema de controle geral da empresa (+) Salários acima da média (melhores
profissionais)
(+) Comunicação com funcionários é informal
porem transparente
(+) Controle (+) Baixa rotatividade;
(+) Imagem da empresa no mercado é de
qualidade e flexibilidade.
Modelo prevê alta efetividade.
(+) Investimento em formação da equipe interna
(+) Hábito de planejar (+) Sistema de controle adotado a muito tempo (+) Processo de desdobramento (+) Consciência do sócios Destaque para liderança e controle.
(+) Definição de que são e quem NÃO são
clientes;
(+) Investem anualmente 20% do faturamento em
compras de ativo.
(+) Consciência sobre as limitações do recurso
humano e sua importância para a empresa
(+) Processo de mudança de CULTURA do
pensamento para fazer as pessoas participarem
mais da empresa.
Planejamento estratégico desenvolvido por
interação (três ciclos completos).
(+) Coleta de dados em evolução (+) Política financeira (+) Gestão de conflitos (+) Processo de comunicação Percepção de efetividade plena.
(+) Metas estratégicas gerias (+) Todos recebem bônus (+) Processo de pagamento do bônus Modelo prevê alta efetividade.
(+) Processo de controle (+) Processo de comunicação continuo (+) Gestão dos conflitos através de reuniões e
conversas
(-) Coleta de dados (+) Recurso financeiro (-) Participação pessoas durante construção do
planejamento estratégico
(-) Substituição de pessoas que participaram do
processo de Planejamento Estratégico
Planejamento estratégico ainda incipiente.
(-) Indicadores (+) Sistema de controle informatizado (-) Processo de comunicação (-) Expectativas geradas foram corroídas pelas
mudanças do mercado
Percepção de baixa efetividade.
(+) Percepção do mercado (-) Formação de liderança (+) A grande preocupação do momento é definir
um processo de transição / sucessão.
Principal preocupação com transição de
liderança.
(-) Adequação de pessoal Modelo prevê média-baixa efetividade.
(-) Continuidade do processo
Lambda
Omega
(-) As vezes em função do dinamismo do
mercado, as metas se tornam fracas ou fáceis.
(+) Reação através de análise, tomada de
decisão e direcionamento de esforços para
colocar em prática as mudanças das estratégias
Percepção de efetividade pelos respondentes;
mas não atingiram metas estabelecidas por
serem muito elevadas
Epsilon
Kappa

21. Data Analysis
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22. Conclusions
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Regarding changes (internal and market), the planning process must be:
•dynamic
•cyclic
•interactive
•flexible
Emphasis on the ability of people (Engage, motivate, conduct coordinated actions).

23. PMDA – Dissertação: Jorge Postiga
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30/11/2014
The proposed model helped explain why the effectiveness of planning in implementing the strategies;
•Companies with misalignment between the strategic plan and its execution also did not meet many items of the model;
•Best companies reporting categories proposed in the model were more effective strategic planning..
Conclusions

24. PMDA – Dissertação: Jorge Postiga
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30/11/2014
The reality allowed:
I.Support category;
II.Refinement of indicators.
Have proposed categories "shadowing", but the model has proved to be:
I.Exhaustive: Incorporates elements highlighted in business and literature review on the relevance to the implementation of the strategy factors;
II.Robust and parsimonious: Translate into only four categories the elements that facilitate implementation of planning for implementation.
Conclusions

25. PMDA – Dissertação: Jorge Postiga
Pag. 25
30/11/2014
This research suggests that the effective execution of strategic planning requires::
1.Interactive process (constant incremental adjustments);
2.Strong human intervention;
3.Procedural discipline; and
4.Involvement of all areas (Integration).
Recommendations

26. Thank you! jorgepostiga@yahoo.com.br