Curso Completo - Módulo 2.1

1. Haroldo Ribeiro

3. Metodologia de Implantação do 5S
Fase 1
Sensibilização da alta
e da média gerências
Ações de
melhorias
Definição
de metas
Plano de
Ação
Consolidação dos
3 primeiros “S”?
Fase 2
Estruturação do Comitê
Fase 3
Treinamentos
(ênfase nos 3 primeiros “S”)
3S
Fase 4
Lançamento do 5S (Dia D)
Auditorias
Fase 7
Implementação dos 2
últimos “S”
5S
Fase 6
Planejamento
para os 2 últimos
“S”
Fase 5
Prática sistemática dos
3 primeiros “S”
Fase 8
Prática sistemática de
todos os 5S
Consolidação do 5S?
Fase 9
Certificação 5S

4. Preocupações Iniciais
1. 5S X Número 1
• Iniciativa da Implantação
• Foco da Implantação
• Tentativa de implantação
• Motivo da repetição (2 ou 3 vezes)
• Padrão de 5S atingido
• Resultados
• Premiação
• Reconhecimento
• Visão limitada das lideranças
• Atividades de cada nível

5. Preocupações Iniciais
2. Escolha do Gestor
• Perfil
• Responsabilidades
3. Sobrecarga de Programas
4. Custos do 5S
5. 5S em escritórios
6. 5S em empresas terceirizadas
7. Alto turn-over
8. 5S na Rede
9. Tempo de implantação

6. Preocupações Iniciais
10. Principais dificuldades
• Equipes de turno
• Entender o que é o 5S
• Teoria X prática
• Política RH
• Modelo próprio
• Comprometer a supervisão
• Implantação em toda a empresa
• Tratar o 5S como processo estratégico
• Potencial X limites do 5S
• Resistência natural ao 5S
• Resistência proposital ao 5S
• 5S X dia a dia
• Motivação da estrutura de apoio ao 5S

7. Fase 1 - Sensibilize as pessoas estratégicas
• Mostre os fundamentos do 5S
• Mostre os benefícios do 5S
• Relacione o 5S como base para as melhorias (TQC, TPM,
WCM, Kaizen, Just-In-Time, Segurança, Saúde, Meio
Ambiente, Qualidade, Produtividade, Custos, etc.).
• Apresente resultados de outras empresas
• Apresente o modelo básico de Implantação
• Apresente causas de sucesso e fracasso
• Apresente o Papel das Lideranças

8. Fase 2 - Estruture uma equipe da implantação
1. Defina e capacite os componentes do Comitê
2. Defina responsabilidades para cada componentes:
Padronização, Marketing, Controle, Educação e Treinamento,
etc.

9. Atividades do Comitê
Promoção Padronização Controle

10. Exemplo de Atividades de Padronização
• Significado de cada S
• Regras para a Certificação 3S/5S
• Padrões para identificações e demarcações
• Formulários utilizados ao longo da implantação do 5S (Fotos
de antes e depois; Padrões de Ordenação através de fotos;
Sistemática de Limpeza, etc.);
• Regras do 5S

11. Exemplo de Atividades de Marketing
• Uso de meios de comunicação já existentes na empresa
• Divulgação de Registros e Resultados
• Faixas, Cartazes, Banneres
• Programação e Realização de eventos internos e externos
• Programação de visitas
• Regulamentos para concursos e prêmios
• Realização de evento de premiações
• Materiais para divulgação de conceitos e de temas
motivacionais

12. Exemplo de Atividades de Controle
• Registros fotográficos
• Mapeamento das áreas e respectivos responsáveis
• Regulamentos para o descarte de materiais
• Apuração de volume descartado, otimização de áreas e
ganhos tangíveis
• Critérios de auditorias
• Sistemática de auditorias
• Definição, avaliação e Monitoramento das Metas de 5S
• Apuração de ganhos intangíveis

13. Exemplo de Atividades de Educação e Treinamento
• Definição dos públicos alvos e sistemática de treinamento
• Materiais de treinamentos de cada público alvo
• Planejamento e execução dos treinamentos
• Controle dos treinandos
• Integração e Treinamento de novos colaboradores

14. Fase 3 - Planeje as etapas do Plano de Implantação
até o Lançamento do 5S
3.1. Faça o mapeamento das áreas
3.2. Realize registros fotográficos
3.3. Faça a divulgação do programa
3.4. Defina padrões de identificações e demarcações
3.5. Desenvolva e execute os treinamentos

15. 3.1. Mapeamento de Áreas
• Garanta que 100% dos espaços físicos sejam mapeados
• Agrupe áreas de acordo com os setores já existentes
• Evite áreas muito grandes e áreas muito pequenas
• Evite áreas de características e níveis de 5S muito diferentes
• Defina responsáveis por áreas agrupadas e por áreas de uso
comum
• Faça revisões quando necessário

16. 3.2. Realize Registros fotográficos
• Crie pasta no computador
• Defina responsáveis e padrões de fotografias
• Planeje alimentação de fotos ao longo do tempo

17. 3.3. Faça a divulgação do Programa
• Use os meios de comunicação da empresa: Intranet, quadro de
avisos, jornal, descanso de tela, Diálogos de Segurança, etc.
• Crie expectativa para o 5S
• Realize concursos e premiações
• Busque aprovação do RH

18. 3.4. Defina padrões de identificações, demarcações e
regras de 5S
Verifique os padrões de identificações e sinalizações existentes e
defina o que deve ser desenvolvido:
 Ambientes
 Locais de guarda
 Piso
 Paredes
 Armários
 Gavetas
 Prateleiras, etc.
Defina regras do 5S: O que pode e o que não pode

19. 3.5. Planeje e execute os treinamentos
Participantes, carga horária, materiais de treinamento
(instrutor e participantes)
• Facilitadores
• Lideranças
• Pessoal Administrativo
• Pessoal Operacional
Nota: Incluir Terceiros residentes
5S

20. Fase 4 - Garanta um excelente Lançamento do 5S
4.1. Objetivos do Dia D
4.2. Definição
4.3. Preparativos
4.4. Eventos
4.5. Descarte

21. 4.1. Dia de D - Objetivos
 Classificação dos recursos por todos
 Liberação de espaços
 Remoção de sujeira acumulada
 Sinergia e impacto visual
 Marco da Implantação

22. 4.2. Dia D - Definição
Dia Único
 Reduz custos de promoção
 Evita solicitações internas de
serviços
 Mobilização de toda a
organização
Dias Diferentes
 Maior facilidade de
planejamento
 Facilita apoio de Áreas
Indiretas
 Facilita atendimento aos
clientes externos
 Racionaliza recursos de
apoio à limpeza

23. 4.3. Dia de D - Preparativos
 Definição e instalação de áreas de descarte
 Programação da equipe (execução, turnos e plantão)
 Concursos promocionais
 Confecção e/ou compra de material de divulgação
 Providências de material de limpeza

24. 4.4. – Dia D – Eventos
 Brindes: Camiseta, Canetas, Kit Limpeza
 Café matinal
 Atividades de limpeza, classificação e descarte de recursos
 Registro Fotográfico
 Almoço especial
 Premiação de concursos
 Encerramento

25. 4.5. Dia D - Descarte
Objetivos das Áreas de Descarte
 Termômetro
 Catalisador
 Anormalidades
 Feira
O que fazer após o Dia D
 Uso no próprio setor
 Uso por outros setores
 Envio para almoxarifado
 Recuperação
 Venda, leilão ou doação
 Área de Resíduos

26. Anexos

27. Visão limitada da alta gerência sobre 5S
Visão Superficial Visão proposta
1. Exigido pela matriz
2. Torna a área limpa e organizada
3. Resultados em curto prazo
4. “Roda sozinho no piso de fábrica”
5. Adequado apenas para áreas
operacionais
6. Resultados das auditorias devem
ser usados para julgar a
performance dos liderados
7. 5S é apenas para os outros
1. Necessário para a sobrevivência da empresa
2. Torna a empresa mais produtiva e segura
3. Resultados concretos à médio e longo prazos
4. Necessita ser liderado pela estrutura oficial da
empresa (sentido Top-Down)
5. Necessário à todas as áreas, inclusive
administrativa
6. Resultados das auditorias devem servir para
definir maior apoio às áreas mais carentes
7. Cada líder deve dar o exemplo em seu próprio
posto de trabalho e em sua postura

28. Visão limitada da média gerência sobre 5S
Visão Superficial Visão proposta
1. Exigido pela Alta Gerência
2. Consumirá mais tempo
3. Visa mudanças estéticas
4. Auditorias servem apenas para
comparar resultados com as metas
5. As atividades de 5S são
voluntárias, ou seja, o padrão de
5S não é considerado na avaliação
de desempenho ou para efeito de
promoção
1. Necessário para facilitar a rotina
2. Será incorporado às atividades
3. Muda a cultura das pessoas
4. Auditorias servem como oportunidade de
melhorias
5. A evolução do 5S da área é considerada da
mesma forma que outros indicadores na
avaliação de desempenho

29. Exemplo de Responsabilidades
Gestor
• Estruturar o comitê de implantação
• Coordenar a elaboração do plano de implantação
• Acompanhar as ações previstas no plano
• Agendar e realizar reuniões com o Comitê
• Responder pelo 5S perante o alto escalão
• Coordenar as avaliações e analisar os resultados
• Prever e buscar recursos para a promoção do 5S
• Participar de eventos internos e externos relacionados com o tema
• Estimular visitas periódicas pela alta direção, com foco em 5S
• Acompanhamento da execução do Plano de Implantação
• Contratar e acompanhar consultoria externa (quando necessário).

30. Exemplo de Responsabilidades
Direção
• Aprovar a estrutura básica de implantação
• Aprovar prazo para implantação
• Acompanhar e apoiar as áreas com relação aos
resultados, investimentos e metas
• Acompanhar atingimento de metas e planos de ação das
áreas
• Participar do evento Inicial para oficializar o início das
atividades do programa nas áreas.

31. Atividades da alta gerência
Atividades da Direção Frequência/Tempo
1. Reunião com Gestor para análise dos
resultados das auditorias
2. Plant-Tour com Gestor e Gerente da área
escolhida (aproveitar com Visitas focadas em
Segurança – “Safety-tour”)
1.Trimestral/1 hora
2. Depende da frequência da visita
de Segurança e do tamanho da área
Atividades das Gerências Frequência/Tempo
1. Reunião com a equipe para análise dos
resultados das auditorias
2. Definição de metas com a equipe
3. Análise dos planos de ação de cada equipe
4. Tratativa das pendências de sua
responsabilidade, inclusive orçamentos
5. Visitas surpresas à áreas com alto padrão e
visita programada á áreas com baixo padrão.
Aproveitar e fazer a Visita de Segurança
1. Depende da frequência das
auditorias. Duração: 1 hora
2. Após cada ciclo de auditoria.
30’ para cada área
3. 2 dias após cada ciclo de
auditoria. 1 hora para cada área
4. 1 semana após cada ciclo de
auditoria. 30’ para cada área
5. Mensalmente. O tempo
depende do tamanho da área

32. Exemplo de Responsabilidades
Média Gerência
• Desenvolver e conduzir o cronograma de implantação em suas
respectivas áreas
• Disseminar a metodologia do programa, promovendo o treinamento e
reciclagem da equipe
• Conduzir e apoiar a equipe nas atividades de implantação e manutenção
da metodologia
• Garantir a padronização do programa na área e propor a elaboração de
novos padrões conforme necessário
• Elaborar planos de ação em conjunto com a equipe
• Revisar o status dos itens levantados no plano de ação e nas avaliações
• Acompanhar a realização da avaliação
• Divulgar as informações e resultados das avaliações na área
• Coordenar e incentivar a melhoria contínua na área.

33. Atividades da média gerência
Atividade Frequência/Tempo
1. Dividir área em subáreas, fazendo “rodízios”
de responsáveis
2. Reunião com a equipe para análise dos
resultados das auditorias
3. Elaboração do plano de ação e divulgação com
a equipe
4. Tratativa das pendências de sua
responsabilidade, inclusive orçamentos
5. Autoavaliação de cada subárea. Aproveitar e
fazer a Inspeção de Segurança
6. Diálogos com a equipe, aproveitando os
Diálogos de Segurança
1. Rodízios de acordo com a
frequência das auditorias
2. Depende da frequência das
auditorias. Duração: 30’
3. 1 dias após cada ciclo de
auditoria. 1 hora
4. 1 semana após cada ciclo de
auditoria. 30’ para cada área
5. Semanal ou quinzenalmente. 1
hora
6. Diário ou semanal. Tempo: 10’

34. Exemplo de Responsabilidades
Auditores
• Realizar as avaliações, registrando as oportunidades de melhoria e os
pontos fortes
• Pontuar a área, em consenso, com base nos critérios de avaliação
• Contribuir para a disseminação da metodologia do 5S
• Propor melhorias no sistema de avaliação.

35. Exemplo de Responsabilidades
Facilitadores
• Realizar os treinamentos dos colaboradores em suas respectivas áreas
• Servir de elo entre o Comitê do 5S e as pessoas de suas áreas
• Promover continuamente o 5S de acordo com as orientações do Comitê
• Manter o Comitê informado da motivação das pessoas e das dificuldades
encontradas
5S

36. Exemplo de custos 5S e Custos extra 5S
Custos do 5S Curso Extra 5S
 Consultoria
 Treinamentos
 Instalação de áreas de descarte
 Visitas
 Brindes
 Premiações
 Eventos
 Materiais de divulgação (faixas,
cartazes, banners, quadros
específicos, fotos, filmagens, etc.)
 Horas-extras do comitê
 Melhorias
 Conservação
 Pinturas de tubulações,
equipamentos, piso e paredes
 Substituição de móveis, armários e
equipamentos
 Aquisição de material para limpeza
 Instalação de lixeiras
 Compra de pastas suspensas e tipo
A-Z
 Criação de dispositivos à prova de
falhas (poka-yoke)
 Motivação visual aprovado pela
equipe
 Padronização de móveis e utensílios

37. Estimativa de Custo para Implantar o 5S *
Atividades Promocionais Desembolso (USD/colaborador/ano)
Até 500 Colaboradores Acima de 500
Colaboradores
1º Ano Após 1º
Ano
1º Ano Após 1º
Ano
Consultoria 50.00 25.00 10.00 5.00
Literatura (livros, cartilhas,
apostilas)
5.00 1.00 4.00 0.25
Banners, Troféu, Prêmio para
concursos, Evento de
reconhecimento, Camisetas
16.00 15.00 15.00 14.00
Dia D (Áreas de Descarte,
Cerimônia, Confraternização)
8.00 5.50
Total Com Consultoria 79.00 41.00 34.5 19.25
Total Sem Consultoria 29.00 16.00 24.5 14.25
*Fonte: PDCA Consultoria em Qualidade

38. Dicas para Vender o 5S
• Zele pela Comunicação
 Procure dominar o conteúdo do 5S
 Utilize a linguagem adequada para cada público alvo
 Procure ser o exemplo para transmitir credibilidade
• Apresente os benefícios do 5S para cada
público alvo
• Dê tempo ao tempo. Lembre-se que 5S é
um processo educacional.

39. Exemplo de Padrão 5S

40. Exemplo de Padrão de Limpeza

41. Divulgação de Resultados

42. Exemplo de banner eletrônico

43. Dicas para nomeação de responsáveis para
áreas atípicas
Tipo de Área Sugestão de responsabilidade
•Banheiros que atendem a vários setores Fazer rodízio de responsabilidades, mas
não vincular a avaliação diretamente a
nenhum deles.
•Áreas pavimentadas e jardins Serviços Gerais.
•Salas de treinamento e auditórios Cada um dos profissionais de Recursos
Humanos torna-se padrinho (ou
madrinha), mesmo que se revezem.
•Empreiteiras (parte individual) Pessoa responsável pelo contrato.
•Empreiteiras (parte coletiva) Área responsável pela contratação.
•Refeitório Um dos profissionais da área de
Recursos Humanos.
•Locais compartilhados inviável de se
delimitar fronteiras
Fazer rodízio de responsabilidade entre
os líderes máximos das equipes.
•Áreas operacionais de grande extensão e
com pessoas que trabalham em “turno”
Estratificar por turno (cada grupo é
responsável por uma parte da área).

44. Estimativa de tempo (em minutos) para cada tópico
Tópicos relacionados ao
5S
Perfil dos participantes
Gerência Média
gerência
Facilitadores Colaboradores Auditores
Objetivo da implantação 0 15 20 5 5
Fundamentos 0 120 360 15 120
Benefícios 0 10 30 5 10
“Cases” de outras empresas 0 0 10 5 5
Causas de Sucesso e Fracasso 0 0 20 20 10
Exemplos fotográficos 5 20 30 5 30
Como praticar 0 40 40 10 40
Como liderar a implantação 10 0 10 15 10
Critérios de Avaliação 5 15 30 15 240
Metodologia da Auditoria 5 5 10 10 480
Metodologia da Multiplicação 5 0 360 0 0
Plano de Implantação 50 5 20 10 10
Sistemática de descarte 10 10 20 5 0
Total 90 (1,5h) 4h 16h 2h 16h

45. Exemplo de “chamada” para treinamentos

46. Exemplo de “chamada” para o Dia D

47. Recomendações de destino dos recursos
existentes no local de trabalho
Recursos Providências
•Necessário e uso frequente Manter o mais próximo possível
•Necessário e com pouca frequência de
uso
Manter em lugar que outros possam
usar
•Necessário, porém precisa recuperação Avaliar custo/benefício, recuperando-
o ou desfazendo-se
•Desnecessário, porém útil para outros Negociar ou disponibilizar
•Desnecessário, porém útil para outros
fins
Adaptar ou dar outro destino
•Desnecessário e inútil Expor ou descartar

48. Fotos de Dia D

49. Fotos de Áreas de Descarte

50. Exemplo de Regras para Certificação 3S
Área Certificada em 3S
•Padrão mínimo de 90% em cada “S”.
Empresa Certificada em 3S
•Padrão mínimo de 90% em cada “S”
•Nenhuma área com padrão inferior a 80%
em algum dos 3 “S”
•Nenhuma área pode ficar fora da
auditoria.