50 perguntas e respostas em eventos

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Este E-book foi baseando no Livro: 1000 Perguntas sobre Eventos do escritor Reginaldo Rispoli.
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50 perguntas e respostas em eventos

  1. 1. Osetor deeventoséumdosmaiorescontribuintesnaformaçãodoProdutoInternoBrutoBra- sileiro,geraempregosedignidadeaumuniversoexpressivodecidadãos.Asempresasutilizam os eventos como ferramenta de difusão e consolidação de suas marcas, consequentemente a indústria do turismo têm nos eventos uma das maiores fontes de arrecadação de divisas. Nointuitodedemocratizaroconhecimentoefavoreceroacessoàinformaçãooautorbrasi- leiro de maior vendagem de livros de eventos Professor: Reginaldo Rispoli lança o e-book 50 perguntas e respostas em Eventos. Projeto que tem por finalidade difundir a im- portância do segmento de eventos para as cidades, empresas, entidades e cidadãos. Olá... 2
  2. 2. 1 - Qual o papel do produtor, do idealizador, do produtor executivo, gestor em eventos, personal em eventos, ceri- monialista, do coordenador do evento, do coordenador de montagem entre outros? O gestor ou produtor executivo são os cabeças da comis- são central organizadora que também poderá receber outra denominação. Distribuem funções e coordenam os trabalhos, em especial mo- nitoram as ações que acontecem no pré-evento. O produtor é segundo homem do staff. O idealizador nem sempre executa, regularmente terceiriza a produção. O cerimonialista faz o mesmo papel do gestor ou produtor executivo, entretanto assim é chamado nos eventos sociais. O personal é uma nova denominação aos profissionais que executam projetos ou idealizam para empresas ou famílias. O coordenador pode ser um profissional que assumirá a execu- ção e controlará as ações na semana, no período ou no dia ou até mesmo em toda a preparação da produção. O cargo de coordenador de montagem regularmente é ocupado por um profissional que em sua expertise acumula conhecimentos so- bre vários itens pertinentes a montagem. A ausência de uma terminologia padrão fará com que você perceba a ausência de citação de alguns profissionais, porém nossos regionalismos e a falta de regulamentação nos impede de melhor especificar, entretanto, buscamos na base etimoló- gica a fundamentação da ideia. 2 - Que ações devo fazer para que o credenciamento do meu evento seja um sucesso e aconteça de forma práti- ca e moderna? ● Orientar e treinar a equipe que distribuirá as creden- ciais. Criar caderno de orientações; ● Elaborar a lista de prováveis credenciados; ● Confeccionar os modelos que serão utilizados por to- dos os envolvidos. Recomenda-se a utilização de cores dife- rentes para cada função. Caso tenha condições utilize código de barras ou sequências numéricas perfuradas para a leitura na entrada e saída. ● Defina vários pontos para a execução do credenciamen- to; ● Imprima previamente as credenciais; ● Solicite a imagem dos participantes na operação dos eventos ou utilize webcam que favoreça a impressão das cre- denciais da equipe de trabalho ● Crie o regulamento do credenciamento e o disponibili- ze no hotsite do evento; ● Marque a data específica e avise através de circular o dia que a imprensa deverá retirar junto à organização as cre- denciais de sua equipe de trabalho. 3
  3. 3. 3 - Em venda de ingressos o que adotar para evitar a fal- sificação? Você deverá utilizar na produção de ingressos: ● Papel moeda ou papéis especiais; ● Selos holográficos; ● Sequências numéricas perfuradas; ● Marcas d’água; ● Código de barras ou cartões em plástico rígido com tarja magnética e demais dispositivos de leitura ótica etc. 4 - Que maquiagem e esmaltes deve utilizar a recepcio- nista em atuação, bem como deve ser arrumado o cabelo para eventos de várias tipologias? A maquiagem deve ser sóbria assim como deve ser a re- cepcionista (leve pó compacto e batom cor de boca). Seus ca- belos devem ser presos no estilo coque ou até mesmo “rabo de burro”. As unhas devem ser pintadas na cor rosa claro ou base. 5 - Quais são os critérios para a escolha e contratação de uma empresa de segurança para atuar nos eventos e qual a média necessária para atender a demanda do evento? As empresas de segurança devem ser autorizadas pela Policia Federal e deve ser escalado um profissional para cada cem participantes. Cabe afirmar que para shows deverão ser escalados seguranças sem coletes em locais estratégicos (pal- co, camarins, caixas de energia, proximidades dos caixas e sa- nitários). 6 - Quais são os principais tipos de coquetéis? ● Party – salgados e bebidas; ● Souper – salgados e bebidas acrescidos de um prato quente; ● Volante – bebidas; ● Buffet – todas as iguarias ficam colocadas à mesa. 7 - Qual a função dos brunchs? Os brunchs, que vieram contribuir com as reuniões de longa duração ou mesmo substituir os almoços de negócios, cumprem também com o papel de pausa ou forma de en- contro e são tratados por outros autores como eventos. 8-Quantos garçons devem trabalhar em coquetéis com assentos à mesa? Escale um garçom para cada cinco mesas, ou para aten- der o máximo de vinte pessoas. 4
  4. 4. 9 - Qual a quantidade ideal de salgados, doces, vi- nho, cerveja e uísque deverão ser servidos para um coquetel que não contará com o serviço de jantar? Quantifique quinze salgadinhos (depende do tamanho), dez docinhos, 400ml de vinho, 600ml de cerveja e três doses de uísque (valores médios) por pessoa. Obs:. Cabe lembrar que tais referenciais devem contar com uma margem extra de segurança de no mínimo de 20%, assim como o quantitativo de bebidas variará de acordo com o clima e faixa etária dos convidado. 10 - Qual a quantidade de queijos devem ser servidos nos eventos? Sirva entre 250g e 300 g de queijo por convidado, sendo que a primeira opção para as mulheres e segunda para os ho- mens. 11 - Porque devemos servir sorbês em queijos e vinhos? O sorvete de tangerina propiciará aos participantes a sen- sação de assepsia nas papilas gustativas. 12 - Para que todos tenham a mesma possibilidade de conforto o que deve fazer o gestor em eventos na fase de preparação dos eventos? Quantificar o universo de materiais, mobiliários etc. Torna-se necessário deixar quantidade de reserva para as necessárias substituições. Em relação à distribuição de mate- riais e mobiliários é preciso criar instrumentos que possibili- tem o controle e a devolução. 13 - Em relação ao fornecimento de opções alternativas para lanches o que deve articular a Comissão de alimen- tação? ● Fazer a previsão do quantitativo de público e informar aos responsáveis pelos bares e restaurantes envolvidos. Pre- ferencialmente, criar tabela de preços na intenção de evitar a cobrança de preços abusivos; ● Estabelecer o padrão de higiene e as normas disciplina- res. 14 - A praxe de mercado em eventos de capacitação ou coorporativos determina que sejam servidos pelo me- nos água e café em lanches intervalos de pausa. O que pode dinamizar ou programar o gestor caso tenha orça- mento restrito? Definir a quantidade de coffee-break necessário e bus- car parcerias de degustação com empresas fabricantes de ali- mentos. 5
  5. 5. 15 - Qual o tempo mínimo ideal para pausa? Defina o tempo mínimo de intervalo de vinte minutos a cada turno do evento. 16 - Servir água mineral em copos ou garrafas de 500ml para grande universo de pessoas além de onerar os custos de produção requer uma logística mais complexa. O que deve planejar o gestor ou a comissão de infraestrutura? Instalar bebedouros em locais estratégicos e ponto com água potável em eventos de massa e ao ar livre. 17 - Em determinados períodos do ano conviveremos com o risco de sol muito forte ou chuva, o que fazer para mi- nimizar tais problemas? Fazer a previsão da utilização de toldos, marquises, lonas de circo e pirâmides distribuídos em locais estratégicos de cir- culação, entrada e saída e estacionamentos.Crie croqui dispon- do tais acessórios. 18 - Prever e dotar de condições os ambientes são pré requisitos mínimos que devem ser planejados pelos ges- tores. Cite pelo menos três itens fundamentais em todos os eventos? ● Eliminar utilização de pisos acarpetados em locais de grande tráfego; ● Limpar o piso sempre que necessário, jamais o piso deverá estar escorregadio. Limpar todas as áreas antes da re- alização e com constante regularidade; ● Revisar e isolar os fios de eletricidade. De preferência deverão ficar fora do alcance das pessoas. 19 - Conservação de sanitários sempre foi tido pelos participantes em eventos como um ponto falho do pla- nejamento em eventos o que não devermos esquecer em hipótese alguma ao elaborar o planejamento? A previsão de uma bateria de banheiros para cada tre- zentos participantes. Deverão ser planejados de forma dife- renciada a inclusão de sanitários adaptados; Escalar um profissional para supervisionar a limpeza dos ba- nheiros. Os banheiros deverão estar limpos, conter papel hi- giênico (Rolos industriais), toalhas descartáveis e sabonete lí- quido. Deverá contar com a luminosidade necessária. 20 - Em que deve ser fundamentado o estudo de viabi- lidade de um evento? ● Componha a equipe de profissionais que atuarão no pré-evento; ● Aplique a técnica brainstorming focando na temática e identifique e defina o perfil do evento e do público; ● Faça simulações e cruzamento de dados e análise: 6
  6. 6. ● A viabilidade financeira do evento; ● Os custos estimados com locações, contratações e de- mais serviços e necessidades. Aplique pelo menos 20% a mais nos valores obtidos, como margem de erro; ● O nível de risco mercadológico; ● O prazo hábil para a execução; ● O universo de público que demanda para que o even- to não seja considerado um fracasso financeiro ou de retorno para os patrocinadores e apoiadores; ● Avalie se as áreas físicas atenderão à demanda de públi- co e aos interesses (áreas e infraestrutura) e necessidades da produção (quantitativo de público necessário para a obtenção de retorno financeiro); ● Os custos de transporte aéreo, hospedagem e alimenta- ção para a equipe de trabalho, atrações e convidados. Cruze os dados e avalie a viabilidade de ser realizado na cidade escolhi- da; ● Prováveis patrocinadores ou apoiadores; ● O grau de relevância cultural e se o projeto será registra- do nas leis de incentivo. 21 - Quais são os primeiros passos para a execução de eventos de qualquer tipologia? Faça a leitura e interpretação do briefing e agilize as trami- tações ou consulte a memória da edição anterior; Avalie as condições de trabalho e observe se será possí- vel distribuir o trabalho em comissões ou compor uma equi- pe multiprofissional; Distribua competências e funções; Componha a memória do evento atual.A memória deverá ser composta a partir da aplicação do brainstorming como estra- tégia de investigação e registrar as ações do pós evento. Obs:. Caso você nunca tenha executado um evento, sugiro que você prepare algumas perguntas para dinamizar o brainstor- ming. A técnica também poderá ser aplicada como referência básica no estudo de viabilidade. 22 - Como identificar os pontos problemáticos ou que colocam em risco a integridade física do participante do evento? Ao fazer a vistoria de escolha do Centro de eventos anote os pontos problemáticos no que se refere a áreas físicas (fios desencapados, buracos no piso, guarda corpo solto, degraus de escada maiores entre muitos. 23 - Caso não consiga fazer todas as mudanças ou agili- zar as providências em tempo hábil que solução adotar? 7
  7. 7. Isolar os locais vulneráveis a acidentes. Coloque placas de identificação ou escale profissionais para auxiliar o público em deslocamento de pessoas. 24 - Em relação a energia elétrica o que fazer? ● Avaliar a capacidade de carga dos disjuntores e fazer as trocas necessárias; ● Revisar as tomadas e conferir a voltagem de equipamen- tos elétricos; ● Evitar a permanência de fios desencapados e cabos de energia passando pelo chão.A legislação de alguns estados prevê que os fios e cabos de energia deverão passar por via aérea; ● Isolar as caixas de energia. Em especial as mesmas deve- rão ficar distante do contato com o público; ● Teste o telhado de palcos e observe se há goteiras pois a água é condutora de energia. Toda e qualquer goteira deverá ser consertada independente do local onde se encontra. É in- conveniente e desagradável.Direcione as calhas de escoamen- to de água para locais seguros e longe de fios e cabos elétricos; ● Revise os brinquedos de parques de diversão regular- mente, bem como, deverão ter a sua fonte de alimentação de energia ou de inflar brinquedos isoladas. 25 - Cite aspectos importantes na prevenção de aciden- tes e que muitas vezes passam despercebidos pela equi- pe de produção? ● Avaliar o estado das louças dos banheiros. É convenien- te observar se as louças não estão quebradas ou soltas; ● Utilizar apenas pisos antiderrapantes em sanitários de teatros, centros de eventos e outros; ● Evitar que os responsáveis pela limpeza apliquem ex- cesso de cera no piso; ● Conferir e substituir cadeiras de auditórios com pran- chetas que possuem barra antipane e que estejam quebra- das; ● Substituir mesas com pés em falso ou desniveladas. 26 - Em relação a extintores de incêndio o que fazer? ● Utilizar sempre os extintores ABC que atenderão a vá- rias demandas; ● Manter em local visível e bem sinalizado extintores para equipamentos elétricos; ● Destinar para cada botijão de gás de cozinha um extin- tor de incêndio.Ao montar praças de alimentação respeite a distância mínima estabelecida pela legislação; ● Destinar extintores para as peças de decoração que re- cebam materiais inflamáveis, velas ou fogo. 8
  8. 8. 27 - É fundamental contratar brigada de incêndio para todos os tipos de eventos? A produção deverá contratar brigada de incêndio para o controle e acompanhamento do desenvolvimento do evento, onde a demanda de público e equipamentos exigir.O Corpo de Bombeiros Militar poderá auxiliar na identificação da necessi- dade. 28 - Que papel ocupa o coordenador de plenária em even- tos técnico científicos? Dar condições ao palestrante ou conferencista de fazer sua explanação, bem como controla o tempo e faz a triagem das perguntas. O auxiliar de plenária distribui os formulários de per- guntas e os recolhe. Faz a leitura e passa para o coordenador. Deve utilizar efeitos sonoros, de iluminação ou visuais na inten- ção de informar o tempo hábil que ainda resta ao palestrante. 29 - Que papel ocupa o auxiliar de plenária em eventos técnico científicos? Suprir as necessidades do palestrante, debatedor e outros, todavia, cumprir com o rito do controle de tempo, distribuição e recolhimento de formulários de perguntas, contato com o helpdesk e equipe técnica de operação de instrumentos. 30 - Qual a função do despachante em eventos no que se refere a tramitação burocrática? Protocolar toda a documentação junto aos órgãos públi- cos e acompanhar a tramitação bem como vistoria de apro- vação.Contratar seguros e pagar taxas de liberação de reali- zação de eventos, 31 - Que papel ocupa o moderador em debates? Evitar o conflito entre os debatedores, assim como com- binar as regras antes do evento. Em alguns casos apresenta a síntese dos temas debatidos.Faz a leitura do currículo dos debatedores ou a encaminha para o Mestre de cerimônias. 32 - Que trajes utiliza a recepcionista em eventos, que acessórios pode usar e evitar? Tailleur ou terninho e blusa branca de pequeno decote, como acessórios deve evitar utilizar brinco longos e argolas. Utiliza ainda bottom ou broche de identificação.Cabível a uti- lização de tubinho com scarpin e echarpe.Os trajes devem ser azuis ou preto.Caso a produção do evento ou o contratante decida uma cor especial deverá arcar com os custos. 33 - O que deve fazer o gestor de um evento na fase preliminar de produção? Visitar os centros de eventos e fazer o levantamento de todas as necessidades baseado no que foi solicitado pelo seu clien- te ou definido no brainstorming. 9
  9. 9. 34 - Como é solicitado o alvará temporário? A produção elabora um oficio e solicita o alvará temporário do evento junto a prefeitura ou órgão público compatível. De- verá Informar no oficio o universo de público, a data ou perío- do, o local e o tipo de equipamentos que utilizará. 35 - Após a apresentação do oficio deverá tomar quais providências? ● Procurar identificar junto as entidades responsáveis quais são as solicitações e providências que deverão ser cumpridas em nível de exigências; ● Dotar as áreas com os equipamentos e recursos exigidos pelos órgãos reguladores da saúde pública, segurança pública (bombeiros e defesa civil); ● Instale os extintores de incêndio e tarjas de identificação; ● Instalar extintores de incêndio próximos a fogões e for- nos elétricos; ● Instale extintores nos palcos de shows e em outros locais necessários. 36 - Em relação a portas de entrada e saídas de emergên- cia? ● Observar o estado de conservação das barras e trancas de portas de saída de emergência(anti-pânico). As barras de- verão facilitar a saída do público ao primeiro toque de mãos nas barras. Caso estejam emperrando a saída deverão ser ajustadas ou substituídas; ● Sinalizar as saídas de emergência; ● Orientar aos responsáveis pela segurança que evitem deixar as saídas de emergência obstruídas; ● Instalar indicadores de saída de emergência que não dependam de energia elétrica. Existem sinalizadores que fun- cionam a base de bateria recarregável até pelo período de vinte e quatro horas. 37 - Quanto a sanitários que providências agilizar? Avaliar as condições dos banheiros e fazer as trocas e adap- tações no intuito de possibilitar conforto aos usuários. Ob- serve: se os vasos sanitários estão bem afixados, se não exis- tem vazamentos, se as descargas funcionam e se o piso é antiderrapante e instalar banheiros de tratamento químico caso o universo não atenda as exigências. Recomendo a ins- talação de banheiros específicos para portadores de neces- sidades especiais, mais vividos e crianças. Os banheiros para estes públicos deverão ser adaptados e em especial possuir rampas, portas mais largas, barras de apoio e instalados no mesmo nível do piso. Empresas de locação possuem traillers adaptados (oferecem maior conforto ao público). 10
  10. 10. 38 - É preciso instalar containers para a colocação de lixo? Sim é necessário a instalação de containers para armaze- namento de lixo em área especifica e lixeiras em pontos estra- tégicos. 39 - É obrigatório instalar geradores em qualquer tipo de eventos? Nem sempre, porém contribui com a diminuição de riscos, assim como favorece a manutenção da imagem e o custo é justificável. 40 - Ao final do evento é preciso fazer uma nova vistoria? Sim, após desmontagem e escoamento dos materiais, faça uma nova vistoria no centro de eventos antes de entrega-lo aos responsáveis e verifique se tudo se encontra em ordem e em condições de devolução. 41-Quais são os primeiros passos a serem agilizados pela comissão de segurança de um evento? Conhecer a área onde o evento será realizado.Mapear os pontos estratégicos fundamentais e listar as necessidades (pro- fissionais armados (patrimoniais) e desarmados. Preparar a mi- nuta de orçamento e enviar para as empresas que poderão atender as necessidades. 42 - Qual o prazo mínimo para tramitar documentos jun- to a secretaria de segurança? Trasmite os documentos com a antecedência mínima de 40 dias e realize reuniões de planejamento das ações com os órgãos pertinentes; 43 - O que fazer após o orçamento? ● Selecionar a empresa de segurança, em especial a de menor preço e que tenha regularidade de mercado. Antes de firmar contrato procure saber se a empresa possui cadastro junto a secretaria de segurança e está autorizada a funcionar; ● Planeje as ações de segurança em conjunto com a em- presa contratada; ● Marque reunião com os envolvidos traçando as estra- tégias e prioridades. ● Solicita a empresa de menor preço a relação dos pro- fissionais que atuarão no evento. 44 - Qual a importância de participar de reuniões junto a secretaria de segurança e contar também com profis- sionais da empresa contratada? A possibilidade de planejar e definir em conjunto as tá- ticas ideais. Quantificar o universo de policiais necessários, todavia articular o trabalho de orientação do tráfego de veí- culos, definir as ações preventivas e de controle e segurança para os participantes. 11
  11. 11. 45 - Quando um evento recebe autoridade do primeiro escalão qual é a praxe? Caso seu evento receba autoridades do primeiro escalão deverá haver vistoria preventiva pela área de segurança da au- toridade e planejar em conjunto as ações de segurança. 46 - Antes de lançar o evento no mercado devo tomar que decisões? Credibilidade é fundamental para a sobrevivência de qual- quer produtor no emergente mercado de eventos,portanto,a- valie com segurança se é viável executar o evento, antes de sair assumindo compromissos com fornecedores e recursos humanos.A condição de franco atirador deverá ser ceifada do mercado comercial.Estudo de viabilidade eis a estratégia per- tinente.Sei que a avidez e o desejo de empreender e realizar é altamente fascinante.Avaliar as variáveis universo e perfil de público, os prováveis apoiadores, se o local favorece a ida do público com menor custo para o mesmo e comporta o quan- titativo ideal de pessoas, a escolha da data, o quantitativo de eventos com as mesmas características a serem realizados no período são algumas das principais avaliações que são neces- sárias para que tenhamos a certeza se o evento é exequível e apresentará os resultados esperados.Infelizmente em nível mercadológico o estudo de viabilidade ainda é muito pouco utilizado. 47 - Que pré-requisitos devo avaliar antes de realizar um evento, assim como comprar ou locar materiais? Cruzar os dados: Valores, gastos, equipamentos utiliza- dos, locação de áreas e público beneficiado são apenas al- guns dos referenciais básicos para decisão na hora de locar materiais, contratar atrações ou adquirir bens materiais per- manentes. Quanto ao item valores gastos é preciso registrar os dados referentes a conservação e a manutenção de ma- teriais e equipamentos, o número de horas de utilização, os honorários dos profissionais, o custo com o pagamento de cachês e honorários das atrações etc. 48 - Como devo proceder em relação a preparação de solicitação de orçamentos para fornecedores? ● Articule os orçamentos de forma bem detalhada e en- vie por fax ou e-mail para os fornecedores. Procure identificar todas as necessidades das comissões, assim como referen- ciais e parâmetros de qualidade; ● Elabore o memorial descritivo de forma que os forne- cedores possam apresentar orçamento real e que atenda sua demanda. 12
  12. 12. 49 - Quantos orçamentos devem ser feitos? ● Faça o mínimo de três orçamentos; ● Decida o fornecedor de menor preço após apresentação dos orçamentos e firme contratos.Solicite descontos. 50-Como é feito o pagamento de cachês de artistas? Pague os cachês de artistas (50% no ato da assinatura do contrato e o restante conforme estipulado no contrato) 13
  13. 13. Bruno Brito Santos Soteropolitano - BA, 37 anos, radicado em Campinas - SP, produtor de eventos, professor dos Cursos & Treinamentos: Cerimonial & Pro- tocolo em Eventos, Básico em Organização de Eventos, Eventos Pro- mocionais, Marketing em Eventos, Noções Básicas de Captação de Recursos para Eventos, Plano de Negócios Canvas para PME e está lançando o Curso Marketing para Cerimonialistas de Eventos Sociais. Bacharel em Turismo, Pós-graduado em Relações Públicas e Especialista em Marketing Or- ganizacional pela Unicamp - SP. Planejou, Organizou e Executou mais de 50 eventos do zero, deste a concepção da ideia, analise financeira, captação de recursos, comercialização de ingressos e execução. É fundador do Blog e Agência de Eventos Fórmula dos Eventos Co-fundador do Portal Tudo Sobre Eventos Contatos: Email: formuladoseventos@gmail.com WhatsApp : 19 99170-0865 http://www.formuladoseventos.com/ 14
  14. 14. Reginaldo Rispoli Mineiro, 55 anos, radicado no Distrito Federal, produtor de eventos, profes- sor universitário das disciplinas: planejamento e organização de eventos; Trabalha em projetos como consultor para empresas e prefeituras (assinou mais de 300 projetos); Palestrou em mais de quinhentas cidades brasileiras. Autor dos livros, aqui citados: • Desmistificando o Lazer (1995) - Esgotado; • Produção e Organização de Atividades de Lazer (2000) -Esgotado; • Lazer na Escola, Forte Aliado no Combate a Violência (2001); • A Força Econômica do Turismo e o Pujante Mercado de Eventos (2003); • Eventos Passo a Passo uma abordagem prática (2005); • Manual Brasília Capital de Eventos (2008); • Requinte ao alcance de todos (2011); • Eventos Como Fazer (Edição 2011-revisada e ampliada 105.000 livros vendidos); • 1000 perguntas sobre eventos(2014). Contatos: Email: reginaldorispoli@ig.com.br WhatsApp :61 8143-8082 http://www.formuladoseventos.com/ 15

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