PLANEJAMENTO<br />AÇÕES DE RELACIONAMENTO<br />
AÇÕES DE RELACIONAMENTO<br />Estratégias<br /><ul><li> Selecionar os eventos e pontos de concentração com maior circulação...
 Disponibilizar atrativos para esse público, como brindes e serviços.
 Explorar a identidade visual da empresa – cores e logotipo – fazendo com que o local chame a atenção dos públicos em pote...
 Treinar a equipe para atender o público alvo;
 Divulgar os canais de comunicação abertos pela empresa – site e telefone;
 Distribuir material gráfico atraente, sobre a empresa;
 Cadastrar prospects;
 Divulgar eventos, ações promovidas pela organização;
 Divulgar no site as datas e locais dos eventos que terão a participação da empresa.</li></li></ul><li>PLANO DE AÇÃO<br />
PLANO DE AÇÃO<br />IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL<br />AVALIAÇÃO<br />PLANEJAMENTO<br />EXECUÇÃO<br />
IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL<br />
IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL<br />TÉCNICA: Reunião com os organizadores do evento. Reunião com a equipe envolvida.<br />IDENTIFI...
 Local onde o evento será realizado;
 Espaço destinado a empresa (visitar previamente);
 Verificar quando o estande deverá ser montado (data e horário);
 Tema ou área de estudo do evento;
 Característica do evento: palestra, feira, congresso, reunião etc.;
 Listar os recursos de infraestrutura disponíveis.
 Relacionar nome e contato(celular; e-mail) dos organizadores do evento;
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Manual de eventos planno

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Como organizar a participação em eventos.
Estratégias para participação em eventos.
Montagem de estande em eventos.
Dicas para organizar a participação em eventos.

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Manual de eventos planno

  1. 1.
  2. 2. PLANEJAMENTO<br />AÇÕES DE RELACIONAMENTO<br />
  3. 3. AÇÕES DE RELACIONAMENTO<br />Estratégias<br /><ul><li> Selecionar os eventos e pontos de concentração com maior circulação do público alvo da empresa/marca.
  4. 4. Disponibilizar atrativos para esse público, como brindes e serviços.
  5. 5. Explorar a identidade visual da empresa – cores e logotipo – fazendo com que o local chame a atenção dos públicos em potencial;
  6. 6. Treinar a equipe para atender o público alvo;
  7. 7. Divulgar os canais de comunicação abertos pela empresa – site e telefone;
  8. 8. Distribuir material gráfico atraente, sobre a empresa;
  9. 9. Cadastrar prospects;
  10. 10. Divulgar eventos, ações promovidas pela organização;
  11. 11. Divulgar no site as datas e locais dos eventos que terão a participação da empresa.</li></li></ul><li>PLANO DE AÇÃO<br />
  12. 12. PLANO DE AÇÃO<br />IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL<br />AVALIAÇÃO<br />PLANEJAMENTO<br />EXECUÇÃO<br />
  13. 13. IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL<br />
  14. 14. IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL<br />TÉCNICA: Reunião com os organizadores do evento. Reunião com a equipe envolvida.<br />IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO<br /><ul><li> Data e hora do evento;
  15. 15. Local onde o evento será realizado;
  16. 16. Espaço destinado a empresa (visitar previamente);
  17. 17. Verificar quando o estande deverá ser montado (data e horário);
  18. 18. Tema ou área de estudo do evento;
  19. 19. Característica do evento: palestra, feira, congresso, reunião etc.;
  20. 20. Listar os recursos de infraestrutura disponíveis.
  21. 21. Relacionar nome e contato(celular; e-mail) dos organizadores do evento;
  22. 22. Identificação dos meios onde o evento está sendo divulgado;
  23. 23. Identificação da característica dos públicos do evento ou que frequentam o local.</li></li></ul><li>FERRAMENTA: Formulário de Identificação do Evento/Local<br />
  24. 24. PLANEJAMENTO<br />
  25. 25. PLANEJAMENTO<br />TÉCNICA: Reunião com a equipe envolvida no evento. Analisar eventos anteriores.<br />1. COMO SERÁ NOSSA PARTICIPAÇÃO? O QUE VAMOS OFERECER?<br /><ul><li> Estrutura e decoração (enfeites de mesa, móveis, lona-pirâmide, estande);
  26. 26. Definir e listar os materiais promocionais (banners, folders, brindes, cartazes, jornal, tapetes);
  27. 27. Definir e listar os materiais de suporte (mesa, cadeiras, papel, caneta, computador, projetor, copos, xícaras, colheres, açúcar, adoçante, lixo, geladeira, formulários de associação, fichas de cadastro);
  28. 28. Atrativos (café, chá, água, balas, bolachas, chocolate);
  29. 29. Ações e Serviços (promotores, apresentação de coral, responsabilidade social, tira-dúvidas, alongamento, palestras).</li></ul>2. QUEM PARTICIPARÁ DO EVENTO?<br /><ul><li>Definir o coordenador da ação;
  30. 30. Verificar quem está mais apto para prestar o atendimento;
  31. 31. Escala de funcionários;
  32. 32. Promover treinamento da equipe.</li></li></ul><li>PLANEJAMENTO<br />3. PROVIDÊNCIAS<br /><ul><li> Transporte dos materiais;
  33. 33. Montagem do estande;
  34. 34. Transporte e alimentação da equipe;
  35. 35. Determinar logística de reposição de materiais;
  36. 36. Avaliar riscos (chuva, falta de luz);
  37. 37. Cobertura fotográfica e/ou de vídeo;
  38. 38. Enviar ofícios instituições públicas (Brigada, EPTC, Bombeiros etc);
  39. 39. Verificar necessidade de apoio médico;
  40. 40. Elaborar lista de contatos de todos os envolvidos no evento;
  41. 41. Elaborar check-list de atividades.</li></ul>4. ORÇAMENTO<br /><ul><li>Elaborar orçamento a partir das definições dos recursos humanos e materiais e da lista de providências. </li></ul>5. CRONOGRAMA<br /><ul><li>Elaborar cronograma definindo os prazos de cada atividade.</li></li></ul><li>FERRAMENTA 1: Lista de Recursos – Utilizada na reunião de planejamento<br />
  42. 42. FERRAMENTA 2: Check List– Planejamento e acompanhamento das atividades.<br />
  43. 43. FERRAMENTA 3: Orçamento – Planejamento e acompanhamento das atividades.<br />
  44. 44. FERRAMENTA 4: Cronograma – Planejamento e acompanhamento das atividades.<br />
  45. 45. EXECUÇÃO<br />
  46. 46. EXECUÇÃO<br />TÉCNICA: Monitoramento das atividades e atualização de documentos<br />ATUALIZAÇÃO DO CHECK LIST<br /><ul><li> O coordenador da ação deverá acompanhar o andamento das atividades e atualizar o status das tarefas.
  47. 47. Acompanhamento da equipe. </li></ul>ATUALIZAÇÃO DO CRONOGRAMA<br /><ul><li>Acompanhar as atividades do cronograma e fazer ajustes caso necessário.
  48. 48. Marcar as datas anteriores e posteriores às estimadas com cores diferentes.</li></ul>ATUALIZAÇÃO DO ORÇAMENTO<br /><ul><li>Monitorar os custos e os prazos de pagamento.
  49. 49. Arquivar as notas fiscais e recibos dos gastos.</li></ul>ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES ANTES, DURANTE E DEPOIS DO ENVENTO<br /><ul><li>É importante que o coordenador esteja informado sobre o andamento das atividades para prever riscos e auxiliar a equipe a resolver os problemas.</li></li></ul><li>AVALIAÇÃO<br />
  50. 50. AVALIAÇÃO<br />TÉCNICA: Reunião de avaliação e arquivamento de materiais (dossiê do evento).<br />O Evento<br /><ul><li> O evento em si atingiu nossas expectativas em relação à participação do público e ao perfil dos freqüentadores?
  51. 51. O evento foi bem organizado? Os responsáveis cumpriram o acordo?
  52. 52. Existiram problemas de infra-estrutura e de organização? Quais?
  53. 53. De maneira geral o suporte dado pelos organizadores foi adequado?</li></ul>A Participação da Organização<br /><ul><li>Quantos atendimentos nós realmente fizemos? Quantos atendimentos planejamos?
  54. 54. Quantas vendas/negócios nós realmente fizemos? Quantas associações nós planejamos?
  55. 55. Quais os principais pontos positivos? Onde acertamos? (Materiais, equipe, decoração, atrativos etc.)
  56. 56. Quais os principais pontos negativos? Onde erramos? (Materiais, equipe, decoração, atrativos etc.)</li></ul>Conclusões Gerais<br /><ul><li>Participaremos de novas edições desse evento?
  57. 57. Nossas expectativas foram atingidas?
  58. 58. O que poderemos melhorar para os próximos eventos?</li></li></ul><li>SÍNTESE<br />FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO<br />IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL<br />CHECK LIST<br />PROVIDENCIAS E<br />ATIVIDADES<br />REUNIÃO COM OS ENEVOLVIDOS<br />MONTAGEM DO<br />DOSSIÊ DO EVENTO<br />LISTA DE RECURSOS<br />ORÇAMENTO<br />CRONOGRAMA<br />AVALIAÇÃO<br />PLANEJAMENTO<br />MONITORAMENTO<br />DAS ATIVIDADES<br />ATUALIZAÇÃO DE<br />DOCUMENTOS<br />ARQUIVAMENTO DE NOTAS E MATERIAIS <br />EXECUÇÃO<br />
  59. 59. Compartilhe, divulgue, mas não esqueça os créditos.<br />

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