Apostila de técnicas de arquivo

32.052 visualizações

Publicada em

2 comentários
8 gostaram
Estatísticas
Notas
Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
32.052
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
339
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
1.036
Comentários
2
Gostaram
8
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Apostila de técnicas de arquivo

  1. 1. Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only. APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVOConteúdo:1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais.2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivosgovernamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos.3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática.4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.
  2. 2. NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVOCONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida dainformação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu.Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento dedocumentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Essesprofissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que,na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informaçãoarquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dosarquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, oacompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologiasdocumentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios dereprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como oarranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfila direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim comoserviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competênciaelaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como oassessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se doprofissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções detratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnico-científicas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento daevolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação.LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991,que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao ArquivoNacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacionalde arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem comoexercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos dearquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quedispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estasresponsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidouos decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacionalde arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono aseguinte lei: CAPÍTULO I
  3. 3. Disposições GeraisArt. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos dearquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e comoelementos de prova e informação.Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos erecebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência doexercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte dainformação ou a natureza dos documentos.Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à suaprodução, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a suaeliminação ou recolhimento para guarda permanente.Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou deinteresse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei,sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança dasociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e daimagem das pessoas.Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violaçãodo sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos PúblicosArt. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício desuas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal emdecorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições decaráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício desuas atividades.§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento desua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,constituam de consultas freqüentes.§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãosprodutores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento paraguarda permanente.§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório einformativo que devem ser definitivamente preservados.Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público serárealizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera decompetência.Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos PrivadosArt. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos porpessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público esocial, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história edesenvolvimento científico nacional.Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão seralienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público esocial poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
  4. 4. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositadosa título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência doCódigo Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas PúblicasArt. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituiçõesarquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativoe do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério daMarinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério daAeronáutica.§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivodo Poder Judiciário.§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e oarquivo do Poder Judiciário.§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos erecebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sobsua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidadesregionais.Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções,bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dosdocumentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aosdocumentos sob sua guarda.Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização evinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos PúblicosArt. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos naclassificação dos documentos por eles produzidos.§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bemcomo aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra eda imagem das pessoas são originariamente sigilosos.§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restritopor um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo serprorrogado, por uma única vez, por igual período.§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito porum prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquerdocumento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento desituação pessoal da parte.Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, porqualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais
  5. 5. Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interessepúblico e social.Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional,que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos(Sinar).§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional eintegrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
  6. 6. GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos maisdiferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentidoesses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o quevemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos éinformação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quantodizermos que informação é tudo, ou seja, informação são todos os dados que são organizados ecomunicados.O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes dequantificá-Io, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos devalor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e aperspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informação. Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos:valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis deoferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o usofica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalênciaa uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a umcontexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provávelequivalência monetária. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente nomercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de umdeterminado pais ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemáticadeste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e quefundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importância dosvalores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poderá ser obtido algum tipo de vantagemcompetitiva ou de diferencial de mercado, estas informações assumirão um valor de restrição, para quese possa preservar o sigilo da aplicação. Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, deestilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões legais,o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou deuso. Neste caso, a informação terá um valor de propriedade. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, eladeve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização dainformação deve satisfazer os seguintes requisitos:• ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;• na hora certa e no local exato;• na forma correta. O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação dovalor da informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no processodecisório. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso dainformação como um insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a informação adquira seuvalor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo tambémagrega valor a outras atividades no processamento da informação. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômicoquando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação disponívelconstitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujovalor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, quesão aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará diretamenterelacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.
  7. 7. Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerarlucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode serinfluenciada pelos seguintes fatores:• identificação de custos;• entendimento da cadeia de uso;• incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;• dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtosespecíficos;• tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;• diferentes expectativas e percepções dos usuários;• fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas cominformação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informaçãodesnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório.Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá valor. Caso contrário, elaterá pouco ou nenhum valor. Documento é um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documentoqualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadas pelosgeólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos, osregistros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência,mapas, contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. A partir do momento emque se fortalece a idéia de que tudo é história, todos os registros, vestígios, marcas deixadas pelahumanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa oufato. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns mantidos noseu próprio local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros reunidos emambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou àconstrução de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma comose apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentamalgumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valorcientífico, histórico e cultural. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrerdas atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos sãocriados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e dopróprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, umcidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, nocaso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registradosua firma num cartório. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque istosignifica que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informaçõesvaliosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar,comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de umapessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada. Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas paraatender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento decriação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas emmeados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina eUruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19, a produção da maioria dosdocumentos atende primeiramente às necessidades burocráticas, administrativas ou legais.Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suasatribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seusprodutos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são
  8. 8. diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.Vamos conhecê-Ios:NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelasempresas e destina-se a fins extremamente comerciais.NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o deproporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar aadministração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais,como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração,Federal, Estadual ou Municipal.1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foiconfeccionado:Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme,mapa.2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza dasinformações nesse contidas.Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado nacomunicação de seu conteúdo.Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias,negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais(esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom)4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que agerou.Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento,Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de umaempresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memóriainstitucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservaçãodos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teoriasdifundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre asinformações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos,desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes ecidadãos. Conforme a Lei Federal n° 8.159, que se refere aos arquivos públicos, mas também aosarquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas, gestão de documentos é "o conjunto deprocedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guardapermanente”. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos parao gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicadanas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclovital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores dasempresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda esua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Contudo, a operacionalização da gestão de documentos, isto é, a organização interna dotrabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trás das metodologias escolhidas e das normas
  9. 9. implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas, pensandoe atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazosdefinidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidadeinstitucional ou contribuam para a sua interpretação.NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, otático e o operacional.Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deveconter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aosníveis hierárquicos da alta gerência.Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos degestão da organização. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cadagrande atividade determinante da organização (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais deProcedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo.Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para aoperação segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho,Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:VALOR PRIMÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade queo acumulou e;VALOR SECUNDÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento possui paraoutras entidades e pesquisadores.O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para aexecução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governoou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas edespesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e história deuma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidadeem função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatosou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços,Indicadores Económicos etc.
  10. 10. Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas poruma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seupapel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo émaior que a soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão dedocumentos estará, com certeza, aquém do desejável. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativosa uma ou outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar dasdiscussões e definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata daprodução, tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior a influência doadministrador, que identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho; e do técnico deinformática, que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. Mas, neste momento, é importante também a presença do documentalista, o qual detendonoções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferecesignificativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador,que também integra a equipe de gestão de documentos, participa destas definições, pois orientaquanto ao valor histórico das informações registradas, valor este nem sempre considerado na análisede profissionais de outras áreas. O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes dainformação, propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento, tendo emvista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já pode elaborar métodos dearquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais sedefine a produção, o trâmite e o uso. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase em que sedefine a eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um documento. É o momento em quetambém, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação multidisciplinar daequipe. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dosdemais. Uma avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuízosadministrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob determinadas circunstâncias, irreparáveis. Destaforma, a equipe de gestão de documentos pode e deve contar, na fase da avaliação documental, comoutros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é anoção, por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão, do ciclo vital dos documentos, aindaque cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não são de usocorrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados,recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos previstosna tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência:cronograma, acondicionamento, descrição e relação dos documentos a serem transferidos. Esteconjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setoresprodutores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. A construção deste elo, naverdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas quenão perdem a sua dimensão humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gestão. O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é fruto daselaborações técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte deuma equipe de gestão, sobretudo nas instituições públicas. Sua função é garantir que documentos devalor histórico, alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o adquirem ao longo de suaexistência, após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário, sejamrecolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservaçãoda memória documental da instituição à qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com oresponsável pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral é um historiador deve ser constante,pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-sociale, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-senecessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos eo surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seutrabalho. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação, poismuitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho deconservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o seuvolume físico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratégias da conservação se dão a
  11. 11. partir e em conjunto com o trabalho da gestão. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão dedocumentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores dedocumentos. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bomdesempenho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão- agilidade na recuperação das informações, racionalização da massa documental, economia deespaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -,demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional. Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é a disseminaçãodos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dosprincípios arquivísticos no trato das informações registradas. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos seencontra na resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo.Considere-se ainda que, no campo específico da gestão, freqüentemente o domínio físico de umconjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos"arquivos", geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outrasqualidades, além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão, devem se fazer presente:a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticasadministrativas pelo conjunto dos funcionários.
  12. 12. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOSARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOSPROCEDIMENTOS DE PROTOCOLOCLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOSARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duassituações. - DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSOGUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA. - ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHAMESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁDA MINHA SALA. - MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃONO BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! - VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ, COM CERTEZA, ENCONTRAREMOSMUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidosdiferentes, não é mesmo? Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de açoou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivopara citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar adocumentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui,pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastanterelacionados entre si. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar aorigem da palavra, que ainda não está esclarecida. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significapalácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda edepósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum quesignifica, também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS PORUM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES,ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e asfunções de um arquivo. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer queseja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionarpara a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior:servir à história, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são asmesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interessespessoais ou oficiais.CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é? O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foiconsultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algumtempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificadosem quatro grupos, de acordo com:
  13. 13. - a natureza da entidade que os criou;- os estágios de sua evolução;- a extensão da sua atenção;- a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado.De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadualou municipal.Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporaçõesnão-lucrativas, sociedades e associações.Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco.FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,individualmente.Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento;declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis;recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a umdestes três estágios:ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual efreqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. Oarquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo asrequisições de material do ano em curso.ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do arquivocorrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser consultados pelosórgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Nãohá necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ouescritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando paraserem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos queperderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles sãoconservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins depesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o quedenominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século.De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em:ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de umarquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
  14. 14. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dosdiversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades dearquivo corrente são centralizadas. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em:ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes,fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamentoadequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro,acondicionamento, controle e conservação. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firmade advocacia.ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de umcampo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. Sãochamados, inadequadamente, de arquivos técnicos. Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a maisde um grupo? Veja!. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbitoestadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo doestado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, casoseus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivocentral, que serve a todos os setores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demosalguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, odocumento de um arquivo?CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista dealguns documentos que possam estar sob sua guarda. Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Sópara exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista:- cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores;- histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários;- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias;- relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos;- fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza;- certidões de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito doque seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão:Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OUFIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OUDE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUSSUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SERAQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daíeles serem classificados em dois grupos:
  15. 15. Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dosdocumentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tiposfísicos ou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores:contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos,regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências.Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja;escala de plantão de uma imobiliária.SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda parasua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias,tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas doconhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos deEstado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares epolíticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoasfuncionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo oumanuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matériaultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam demaior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operaçõeseconômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dadosde elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de paísesestrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos(escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser doconhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraçosadministrativos. Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou umindivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importânciaespecial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiqueminstalações importantes para a segurança nacional.RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução;cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe odesenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:- levantamento de dados;- análise dos dados coletados;- planejamento;- implantação e acompanhamento.Levantamento de dados
  16. 16. Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja elapública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade- sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender eavaliar o verdadeiro significado de sua documentação. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e sercomplementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas,faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado deconservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle deempréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos;existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoalencarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); oequipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Áreaocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contraincêndio).Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado aanalisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular epropor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a serimplantado. Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituiçãocorrespondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontosde atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedemo funcionamento eficiente do arquivo.Planejamento Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário epermanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um planoarquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a quepretende servir. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição doarquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços dearquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas defuncionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição dearquivos intermediário e permanente; recursos financeiros.Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão dearquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é,que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atendera setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sériosproblemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas. Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgãomais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos quetenham como matéria-prima a informação. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numamemória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da constituiçãode sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos emateriais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos.Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
  17. 17. Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito àcentralização ou descentralização dos serviços de arquivo.Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião dadocumentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle -recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em umúnico órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo,Comunicações e Arquivo, ou outra denominado similar. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas eprocedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos maiscompletes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos. A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seriadesaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, emque algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ouespecíficas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, Asvezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivospróximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode serdesastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. . O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideraçãoas grandes áreas de atividades de uma instituição. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização eTransportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um dessesdepartamentos se desdobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade dadescentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível deDepartamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarãoreunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelasdivisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivopara a documentação dos órgãos administrativos. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelosórgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação eexpedição dos documentos correntes.a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, eos arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais oufunções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamentedistantes dos órgãos a que estão subordinadas. Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seusfuncionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações dearquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo paratransferência etc. Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicaçõesdesigne um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal pararesponder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes ossistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
  18. 18. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades decontrole já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além doarquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc. Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Comoagente de recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição dacorrespondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial dadocumentação administrativo da instituição. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor decaprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento daestrutura da instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos,a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos efinanceiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhorpolítica a ser adotada.Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança eeficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada,que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação eeficiência do serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim deatender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dosarquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendoem vista a eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com osencarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse dosistema de arquivos. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida peloarquivo permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seusarquivos correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambémchamado arquivo de terceira idade. Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentostransferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que aCOORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentosao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dospadrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante nomomento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo dadocumentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem serordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observaçãode como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a seradotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar, Celso Bareta, Haydde
  19. 19. Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lúcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Séllos, Zilda Silva, Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 aço. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraçõesassinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônioencontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se umarranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamentoencontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodosgeográfico, alfabético e numérico cronológico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, adocumentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenadose arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá lheservir de referência - e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada porassuntos.Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de açãoé imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo emseus diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, namaioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente commodelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo dainstituição.RECURSOS HUMANOSFormação e regulamentação profissional O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. Noentanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoasencarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida daorganização. Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essasimplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindodificuldades na classificação dos papéis. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamentopara um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja,separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentosinúteis. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva dainstituição, fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição,simplifica e racionaliza o trabalho.
  20. 20. Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoalespecializado nas técnicas de arquivo. "Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podemsignificar 10 anos de arquivamento errado e inútil afirma a Prof.a Ignez B. C. DArafijo. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursosespeciais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para oconhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Assimé que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior dearquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitaçãoprofissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o Curso Superior deArquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546,regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano, que dispõe sobre aregulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo.Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além deum perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas dearquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espíritometódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder desíntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do localadequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de umidade,temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos daFranga, tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados portantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados Aguarda de documentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daquelesque estão envolvidos com a organização dos arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveisA realização do trabalho arquivístico.Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, asguias, as pastas, as tiras de inserção e outros.Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra umainformação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dosarquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar abusca dos documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a suafinalidade e funções, conforme veremos em seguida.Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele seraplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passauma vareta que prende as guias à gaveta.Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção,e fechada quando indica o princípio e o fim.
  21. 21. Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder àmetade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição,segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição. Quanto à sua função, a guia pode ser ainda:- primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;- secundária - indica uma subdivisão da primária;- subsidiária - indica uma subdivisão da secundária;- especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não aprojeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundáriasem segunda posição e assim por diante.Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem asnotações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar eproteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividemem:- individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordemcronológica;- miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas emordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezespara o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar emconta os seguintes requisites:- economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências);- conveniência do serviço (arrumação racional);- capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades);- invulnerabilidade (segurança);- distinção (condições estáticas);- resistência (conservação). Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto Asfirmas especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas defabricação. As mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários deaço etc. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bemcomo as estantes deslizantes.Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumesencadernados.Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes dediversas dimensões, onde são guardados os documentos.Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eramguardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos- pombal (em forma de escaninhos);- sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.Caixa de transferência - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes.Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas ascaixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastassuspensas laterais.
  22. 22. Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugadocom gavetas para fichas e documentos.Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre asoutras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas.Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramentevisível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão dabarra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixasque aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações.Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras,geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas oubandejas comportam grande número de fichas.Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto deapoio para as pastas suspensas.Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumulaatravés dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise,avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja porexigências legais, ou ainda por questões meramente históricas. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivopermanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficarevidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentaçãooficial e de sua descentralização física. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo nocaso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, dispersesgeograficamente e detentores de grande volume de documentação.Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenaspara instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas com-preendem a importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentesa tais serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido desensibilizá-los. Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar oprojeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situaçãoreal encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamentedito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se,inclusive, as prioridades para a implantação.Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilizaçãoque atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a seremintroduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar asresistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de umaorganização. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só dopessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo,como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grandeparte, o êxito desses serviços.
  23. 23. A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto umacompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ouomissões que venham a ocorrer. Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas,modelos e formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo,instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos einstruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade dotrabalho através dos tempos. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez queestes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nospermite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles:- apresentação, objetivos e abrangência do manual;- informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação esubordinação;- organogramas e fluxogramas;- concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia;- detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação dedocumentos com seus respectivos códigos e índices;- tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas emseparado. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto eatualizado, a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própriainstituição.ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentementeconsultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomadade decisões das administrações etc. No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelasatividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentoscorrentes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições adesignação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatrosetores distintos as atividades dos arquivos correntes:1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação2. Expedição3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito4. Empréstimo e consulta 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas paracada caso: 4.1.1 Recebimento e classificação 4.1.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos.ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e quefunciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamosdocumentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suasatividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentosem uma empresa.
  24. 24. FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE EDAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS:- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DEPESSOAL;- VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONÁRIOS;- DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UMMENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um dessesdocumentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicandotratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina,na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentosoficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados fora. Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam serabertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo com osprocedimentos adotados pela administração. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumpriremsuas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nosarquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, elespodem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seupossível arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificaçãoque cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando forarquivado. Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle detramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser desvin-culados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição decorrespondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimode documentos são os serviços de arquivo. Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum,na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominadosArquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto peloprotocolo como pelo arquivamento. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas eprocedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critérioadequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ouprocedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S.A. Diretoria Financeira Senhor Diretor, Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial denossa empresa... Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentosadotados na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
  25. 25. Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controlesespecíficos do órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-opara um dos assessores, solicitando-lhe análise e parecer. Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que,após analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à AndesTurismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -,solicitando-lhe o arquivamento. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o aoSetor de Arquivo da empresa. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendotarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição emovimentação; expedição de correspondência.PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM ONOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRODE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para queeles cumpram suas finalidades com eficiência?Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suasparticularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de documentossão:- Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote,- Correios ou entregue em mãos.- Separação da correspondência oficial da particular.- Distribuição da correspondência particular.- Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.- Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários.- Abertura da correspondência ostensiva.- Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência deantecedentes.- Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de registro emovimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, porexemplo, dois ou mais documentos, ou processos.- Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresae definido pelo arquivista.- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datadordo protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento será encaminhado(destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.- Elaboração do resumo do assunto tratado no documento.- Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali osdocumentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos outrossetores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra,de modo geral, elas compreendem:- Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre osquais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas.
  26. 26. Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número declassificação colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma partedenominada dístribuíção, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação dodocumento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seuandamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possívelsabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.- Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento aoseu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotações,devem ser anexados ao documento. Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a fichade protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essapassagem do documento de um setor a outro, a redístribuição, deve ser feita através do setorresponsável pelo registro e movimentação.- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto,rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação quepassa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa do documento, quandonecessário. Eis um exemplo de ficha de procedência- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.- Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e anotação donovo destino nas respectivas fichas.- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.Rotinas de expedição Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores equantidades determinadas pela empresa. Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consultaimediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor deorigem, após a expedição.- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.- Separação do original das cópias.- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhesderam origem.SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa:- FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOSQUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVEESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DEARQUIVO? Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Doarquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois detramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica guardada,podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituição. Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: oarquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre quenecessário. E o que compreende cada uma dessas atividades?
  27. 27. Arquivamento da documentação Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve havera preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao documento noserviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E como essesdocumentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar osdocumentos. Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelostécnicos responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E essesmétodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe osmétodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprirplenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos econsultas aos funcionários e setores da empresa.Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer:- ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO.- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida, onde fica guardado tudoaquilo que não vamos mais precisar. Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde orecebimento da documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito demodo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação. Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando oempréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que delesprecisarem. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para quenenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:- Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.- Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, comsegurança, onde ele se encontra.- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo,juntamente com a guia-fora.- Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem cronológica,do mais atual para o mais antigo.- Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não fordevolvida no prazo estipulado. Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra,embora possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante suareapresentação ao setor.- Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugarda pasta retirada).- Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinadapelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOSistemas de arquivamento

×