O documento discute a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em órgãos governamentais e as vantagens que o SEI oferece, como aumento de produtividade e redução de custos. Também aborda desafios comuns na implantação de sistemas eletrônicos e como o SEI pode superá-los, além de estratégias-chave para o sucesso da implantação, como gestão de processos e comunicação.

1. A implantação do SEI - Sistema
Eletrônico de Informações
– e seu impacto para os processos de
organizações públicas

2. Comando da
Marinha
Escola Superior de
Guerra
(ESG)
Centro Gestor e
Operacional do Sistema
de Proteção da
Amazônia (CENSIPAM)
Estado-Maior Conjunto
das Forças Armadas
(EMCFA)
Secretaria-Geral
Ministério da Defesa
Hospital das Forças
Armadas (HFA)
Comando da
Aeronáutica
Comando do
Exército

3. Iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas
esferas da administração pública para a construção de
uma infraestrutura pública de processo administrativo
eletrônico.
É um projeto de gestão pública, que visa a obtenção de
substanciais melhorias no desempenho dos processos
da administração pública, com ganhos em agilidade,
produtividade, satisfação do público usuário e
redução de custos.
Processo Eletrônico Nacional

4. • Alto Investimento
• Dependência de empresas
• Não libertação do papel
• Determinação da Alta Administração / Gestão da
Ansiedade
• Cultura de que o papel é 100% seguro
• Informatização da burocracia
• Necessidade de pessoal capacitado e disponível de
diversas áreas (TI, protocolo/arquivo, projetos/processos)
Barreiras Comuns à Implantação de um Sistema
de Gerenciamento de Processos e Documentos

5. Solução de processo eletrônico, que pode ser utilizada por
qualquer ente federativo, órgão ou entidade pública,
independentemente de sua área de atuação específica.
SEI – Sistema Eletrônico de Informações

6. • Práticas inovadoras de trabalho – libertação do
paradigma do papel
• Interface intuitiva e orientada ao aumento de
produtividade
• Orientação a processos de negócio
• Possibilidade de execução em plataforma 100%
software livre
• Arquitetura de software bem definida
• Compatibilidade com diversos ambientes
operacionais
• Histórico de implantações bem-sucedidas em outros
órgãos
• Propriedade pública
SEI – Sistema Eletrônico de Informações

7.  Alto Investimento
 Dependência de empresas
 Não libertação do papel
• Determinação da Alta Administração / Gestão da
Ansiedade
• Cultura de que o papel é 100% seguro
• Informatização da burocracia
• Necessidade de pessoal capacitado e disponível de
diversas áreas (TI, protocolo/arquivo, projetos/processos)
Solução SEI

8. Chaves para o Sucesso – Além da Tecnologia
Protocolo / Arquivo:
• Limites de liberdade ao usuário:
• criação de processos
• criação de documentos

9. Chaves para o Sucesso – Protocolo / Arquivo
Criação de Processos
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e
Destinação – Resolução nº 14
(Atividades Meio, Pessoal Militar, Atividades Fim)
Base de Tipos de
Processos SEI

10. Chaves para o Sucesso – Protocolo / Arquivo
Reconstrução da base de processos e assuntos, adaptada ao
Ministério da Defesa

11. Chaves para o Sucesso – Protocolo / Arquivo
Criação de documentos

12. Chaves para o Sucesso – Protocolo / Arquivo
Criação de documentos

13. Chaves para o Sucesso – Processos
• Gestão da dimensão das unidades administrativas
• Iniciativa de gestão por processos: metodologia
global e análise / melhoria de processos críticos
• Plano de comunicação
• Testes piloto

14. Chaves para o Sucesso – Processos
Gestão da Dimensão das Unidades Administrativas
• Respeito a atos normativos;
• Incentivo prévio à formalização das mudanças;
• Concepção baseada em unidades departamentais e
unidades setoriais.
Unidade
Departamental 1
Unidade
Setorial A
Unidade
Setorial C
Unidade
Setorial B
Unidade
Departamental 2
Unidade
Setorial X
Unidade
Setorial Z
Unidade
Setorial Y

15. Chaves para o Sucesso - Processos
Análise e Melhoria Global de Processos
• Paralelismo
• Encaminhamentos diretos
• Consenso com as unidades
• Atribuição de responsabilidades de distribuição e
cobrança a gestores de cada unidade departamental

16. Chaves para o Sucesso – Processos
Análise e Melhoria de Processos Críticos

17. Chaves para o Sucesso – Processos
Comunicação

18. Chaves para o Sucesso – Processos
Testes-Piloto