Slides de apresentação do produto Coobus|DMS, um serviço de gestão de documentos oferecido sobre uma plataforma SaaS (software como serviço). ATENÇÃO: A COOBUS encerrou suas atividades em 2011 e não fornece mais o software citado na apresentação. O software era baseado na solução Alfresco e por isso indico para quem tiver interesse em uma solução de gestão de documentos hospedado na nuvem.

1. Nossa empresa
A Coobus é uma implementadora de processos e tecnologia, que tem como
objetivo prestar um serviço que gere valor ao cliente, através da colaboração entre
os processos, a tecnologia e as pessoas envolvidas.
A empresa busca elaborar soluções que auxiliem no dia-a-dia dos seus clientes,
traduzindo necessidades de negócio em ferramentas de trabalho inteligentes,
ágeis e flexíveis. E o conceito que estrutura as nossas soluções é o estudo do
processo por trás de cada tecnologia, minimizando esforços dispendiosos e
maximizando o uso da tecnologia, da colaboração e do investimento feito pelo
cliente.
www.coobus.com.br

2. Gerenciamento de
Documentos

3. Você já ouviu frases como essas?
Não consigo localizar os documentos de forma fácil ou não encontro a versão
correta;
O local que encontrei para armazenar os documentos não tem proteção contra
acessos indesejados. Ainda mais quando alguns documentos são liberados e
outros não;
O servidor de arquivos na rede permanece cheio e não tenho controle algum sobre
a cota de espaço de cada usuário;
Meus clientes reclamam dos constantes documentos enchendo a caixa de e-mail e
não sei como compartilhar minha rede para permitir o seu acesso.
Todos os documentos são encaminhados para os devidos aprovadores por e-mail,
porém isso dificulta a comprovação da sua aprovação ou dos comentários de
rejeição.
Passo boa parte da semana localizando documentos que estão espalhados por
diversos lugares da empresa, dependendo apenas da minha memória como
ferramenta;
Não há um local único e acessível para todos.

4. Benefícios
Reduzir custo e aumentar a eficiência “60% acham mais fácil encontrar
‘conhecimento’ na Web do que nos
Otimizar os processos de negócio sistemas internos”
State Of ECM Industry 2010 - AIIM
Assegurar a conformidade com a regulamentação
Mitigar riscos “Estima-se que até 2020 o universo digital
será 50 vezes maior do que foi no último
Obtenção de vantagem competitiva sustentável ano.”
Agilidade no atendimento aos clientes e na tomada “Estima-se que se gasta de 5 a 15% do
de decisões tempo lendo informações, porém gasta-se
mais de 50% procurando por elas.”
Propiciar a colaboração com clientes e fornecedores
“42% das pessoas utilizam acidentalmente
Maior rapidez e precisão na localização de a informação errada pelo menos uma vez
documentos por semana.”
Disponibilização instantânea de documentos sem “53% acreditam que menos da metade da
limites físicos informação que recebem tem algum
valor.”
Integração com outros sistemas e tecnologias Fonte: IDC

5. O que fazer?
As empresas estão começando a perceber que os cuidados com a informação, seu
maior ativo, é que possibilitarão um crescimento organizado da empresa além de
diminuir fatores de risco e aumentar a produtividade.
Cada empresa irá tratar do assunto conforme sua necessidade e cultura organizacional,
porém não há como realizar um bom trabalho sem o apoio de pessoas experientes e o
emprego da tecnologia.
Por isso é que oferecemos soluções que abrangem todas as fases do ciclo de vida dos
documentos, como: a organização de arquivo, a digitalização, a gestão de
documentos e registros, e também a terceirização do gerenciamento.

6. Organização de arquivo
Conheça as etapas do processo de organização de arquivo:
Preservação
Triagem Racionalização Classificação
e guarda
Separação da massa Criação da tabela de Ordenação e agrupamento Diagramação do layout das
documental temporalidade Nomenclatura de caixas e estantes e espaços
Agrupamento por Padronização de pastas disponíveis
suporte, períodos e nomenclaturas Colocação de grampos
similaridade. Procedimentos operacionais Determinar suporte adequado
plásticos
Provisionamento e específicos (caixa arquivo, pasta, estante,
Separação por ciclo de vida: mapoteca, etc)
delegação Provisionamento de lotes por ativo, intermediário ou
ciclo de vida permanente. Impressão dos rótulos das
caixas e pastas
Acondicionamento
Guarda em espaço próprio ou
externo

7. Digitalização e gerenciamento
Conheça as etapas do processo de digitalização e gerenciamento:
Gerenciamento
Preparação Digitalização Indexação Publicação
de Registros
Remoção de grampos Alimentação em lote Verificação de Facilitar acesso a cópia Automatizar controle da
Numeração de páginas Verificação de qtde qualidade e fidelidade digital do documento tabela de temporalidade
Restauração digitalizada das imagens Mapear documentos Iniciar fluxos de validação,
Desencadernação Controle de qualidade Redigitalização das físicos troca de suporte, descarte,
superficial imagens rejeitadas Controle de etc.
Capas de lote/volume
Eliminação de verso branco Inserção de imagens nomenclaturas e Permitir auditoria de registros
Posicionar documentos
Separação de documentos: Digitação dos índices classificação descartados
Remontagem
(Códigos de barra, Folha Correlação com banco Controlar fluxos de Avisos automáticos de
branca) de dados trabalho validade do documento
Automação via Controle de acesso Permitir integração com
OCR/ICR/OMR e/ou Promover interface de guarda externa.
código de barras consulta à fiscalização
ou auditoria.

8. Document Management
Services

9. DMS
O serviço que oferece o gerenciamento de documentos e registros da empresa,
controla fluxos de trabalho, permite a disseminação do conhecimento e a colaboração
entre seus funcionários, fornecedores e clientes.
Construído sob uma plataforma SaaS (software as a service), que libera o gestor para cuidar
dos documentos enquanto nós cuidamos de toda a infra-estrutura.

10. DMS - Onde se aplica?
Empresas que tem a necessidade de trafegar documentos entre seus funcionários
e clientes, fornecedores, parceiros ou demais entidades;
Empresas ou entidades que querem compartilhar documentos entre um ou mais
grupos de colaboradores de forma simples porém controlada.
Grupo de colaboradores que desejam controlar as alterações realizadas em seus
documentos, permitindo o versionamento ou evitando alterações simultâneas.
Empresas que aplicam a sua própria gestão dos documentos porém não possuem
infra-estrutura para mantê-la.
Equipes de projeto, empreendimento ou programa que precisam manter os
documentos devidamente registrados em um único local para consulta ou
aprovação dos demais.
Outros fins de armazenamento de documentos.

11. DMS
Possui inúmeras formas de captar a informação, organizar e compartilhar os
documentos. Além disso conta com a tecnologia de computação em nuvem que oferece a
máxima segurança e mecanismos de contingência.
Repositório
Coobus

12. DMS
Oferece um conjunto completo de funcionalidades para controle dos documentos e registros
da empresa, permitindo fácil integração a qualquer sistema ou sites internos e externos.

13. DMS
Repositório Central
Um único local,
acessível a todos
os colaboradores,
clientes e
fornecedores.
Crie as suas próprias Segurança e gestão de Pesquisas facilitadas, Solicite aprovações dos
regras de validação usuários, grupos e procure pelo nome, envolvidos através do workflow,
ou tratamento de perfis. conteúdo, autor, data, mantendo todo o registro da
documentos de um Regras aplicáveis no etc. troca de informações sobre o
espaço. nível de pastas. documento.

14. DMS
Pré- Baseado em Envio de e-mail
visualização de padrões e captura de e-
imagens ou abertos, mail com
apresentações. facilitando a anexo.
integração
Categorize ou especialize Acesse suas informações de Reforçe as melhores
Customize seus
determinados documentos afim de qualquer lugar em qualquer práticas de gestão da
formulários com
melhorar a organização e métodos momento. Através de interface documentação
informações específicas
de busca. web, mapeamento direto ou utilizando a própria
do seu negócio.
FTP ferramenta.

15. DMS - Modelos
Coobus
Empresa X
1 Empresa Y
Repositório
(particionado)
Empresa Z
Básico
(Compartilhado)
Coobus
Repositório
2 Sua empresa
individual
Avançado
(Servidor Dedicado)
Repositório
Sua empresa
3 individual
Sua infra-estrutura de TI
On-Premise
(Somente instalação e configuração)

16. Contate-nos
Veja algumas telas do software no nosso tour virtual.
Tour Virtual
Aproveite para ver como funciona na prática, para isso basta cadastrar-se e
começar a usar nossa versão de demonstração.
Test-Drive
Se tiver mais dúvidas ou quiser uma apresentação na sua empresa, entre em
contato conosco.
atendimento@coobus.com.br

17. Apêndice - O que é SaaS?
O Gartner define SaaS (Software as a Service) como um software que é possuído,
entregue e administrado remotamente por um ou mais provedores. O provedor
fornece uma aplicação baseada em um grupo de definições de dados e códigos
comuns, que são consumidos em um modelo um-para-muitos por todos os
consumidores contratados a qualquer momento em uma base de pagamento por
uso, ou como uma assinatura baseada na métrica de uso.
• O preço da aquisição da licença do software é diluído
• Não precisa se preocupar com a gestão da infra-estrutura de hardware
• Empresas podem se preocupar apenas com seus core business
• Escalonamento
• Conseguem modernizar suas plataformas de softwares mais facilmente
• Simplifica o processo de experimentação de softwares

18. Apêndice - A força do open source
O DMS é baseado no software open source Alfresco®
Um milhão de downloads
50,000 Versão Community
30,000+ instalações
75 países, 20 idiomas
Mais de 500 clientes corporativos
Bancos, governos, mídia e terceiro setor
Reconhecimento da indústria
Red Herring: Gartner: Cool Vendor
Computer World Honors Program: World Economic Forum:
Europe 100 Winner in Content Management
Laureate 2007 Technology Pioneer
Network World:
Open Source
Top 10 Companies to
Business Consortium: BBC Radio 4:
Watch
Emerging Elite EContent: Rising Stars
100 Winner

19. Apêndice - Empresas líderes que implantaram
Governo Financeiro
UK MOD

20. Apêndice - Empresas líderes que implantaram
Publicidade Educação
Serviços Outros