O documento discute as vantagens das soluções de nuvem em comparação com as soluções locais ("on-premise"), e apresenta a plataforma RPortal Cloud e suas soluções para gestão de conteúdo, impressão e outros serviços em nuvem.

2. Instalação
demorada
Dificuldades
para atualizar
Altos custos
de infraestrutura
Manutenção
dispendiosa
Desafios Soluções On Premise

3. Tendências Cloud
Soluções cloud para pequenas e
médias empresas tiveram
aumento de 72% em 2017
Mercado de cloud superará
os 200 bilhões de dólares em
faturamento em 2018
Da infraestrutura dos
setores de vendas
será cloud em 2019
Em 2020, serão mais de
5.200GB de dados para
cada pessoa na terra
O mercado de cloud pessoal crescerá
de 12 bilhões de dólares em 2015 para
80 bilhões de dólares em 2020
72% 200 bi 50%
5TB 80 bi
Fontes: IDC, BCSG, Gartner e Markets & Markets.

4. RPortal Cloud ECM
Gestão de
Conteúdo Empresarial
RPortal Cloud Tracker
Gerenciamento de
Impressão
O que é a Plataforma RPortal Cloud?

5. Ative a sua Plataforma Cloud
em menos de 1 minuto

6. Segurança com Criptografia
e Integração Microsoft AD
Escalabilidade e Armazenamento
no Brasil (maior segurança jurídica)
Ativação Veloz,
com Baixo Custo Inicial
Atualizações em Tempo Real
Sem Interrupção de Serviço
Tecnologia de
Última Geração
Vantagens Plataforma RPortal Cloud
Multilíngue,
com 3 Idiomas

7. Informações relevantes de impressões
da sua organização na palma da mão
RPortal Cloud Tracker

8. Plataforma 100% SaaS
Coleta Automática de Dados com
Envio de Relatório Semanal por Gestor
Interface de Uso Amigável e
Responsiva
Follow You em Nuvem Multi-Cidades
Características RPortal Cloud Tracker

9. Serviço de
monitoramento
Envio de dados
para nuvem
Relatório
semanal
Arquitetura RPortal Cloud Tracker

10. Follow You
Imprima sem fronteiras, envie sua
impressão e retire em outra filial
São Paulo Rio de Janeiro

11. Solicitar Impressão
do Arquivo
Escolher Qualquer
Impressora Corporativa
Liberar com
Crachá ou Senha
Selecionar Documentos
e Imprimir
Funcionamento Follow You

12. Gerenciamento proativo para redução de custos
com impressões com relatórios semanais por
gestor.
Ganho de tempo e produtividade sem
necessidade de extrair e limpar dados para
tomadas de decisões.
Proteção de informações e dados corporativos
sensíveis graças ao recurso Follow You.
Banco de dados incluso, sem necessidade de
adquirir licenças caras como SQL Server ou Oracle.
Mais horas produtivas devido à ininterrupta
disponibilidade de serviço, sem paradas para
manutenções e atualizações.
Benefícios
RPortal Cloud Tracker

13. RPortal Cloud ECM
Documentos da sua organização
compartilhados e seguros na nuvem

14. Onde estão as informações
na sua organização?
61% das pessoas não
sabem
7,5% do tempo de um
usuário é gasto na procura
de arquivos
Mais de 50% estão espalhadas em
ferramentas como CRM, ERP, Sistema
de RH e planilhas eletrônicas
7,5% de todos os documentos se
perdem e 3% são arquivados de
maneira errada
42% do conteúdo de uma empresa
está na mente dos funcionários, 20%
são digitais, 12% são eletrônicos e
26% são impressos

15. 33% de ganhos em
produtividade
3 a 10 x mais rápido o tempo de
resposta para clientes,
fornecedores e funcionários
Organizações precisam de documentos em formato de arquivos eletrônicos para suportar suas
informações. Após a implantação do ECM, as organizações caminham para a eliminação do papel,
com benefícios como:
Benefícios do RPortal Cloud ECM
14% da redução do
papel por profissional
37% das fotocópias
são desnecessárias
22% das grandes organizações e 33% das
pequenas e médias organizações, têm
priorizado redução do papel

16. 29% mais produtividade
na área administrativa
67% das organizações apostam em
tecnologias móveis
A mobilidade é vital para as organizações manterem a competitividade nos negócios.
2,7 x mais rápido o tempo de
resposta para clientes e funcionários
25% mais produtividade para
pessoal de campo ou em viagem
Mobilidade Estratégica

17. Características RPortal Cloud ECM
Plataforma
100% SaaS
Integração com
Microsoft AD
Interface de Uso Intuitiva,
Amigável e Responsiva
Busca Rápida com
Elastic Search
Big Data com Alta Capacidade
de Armazenamento
Controle de Validade e
Versionamento
Pesquisa e Visualização de
Documentos via Mobile
Publicação de Fotos
Direto do Smartphone

18. Captura e Classificação
por Tipo Documental
Envio Seguro
de Documentos direto
para a nuvem
Criação Instantânea
de Rotinas para Todos
ou Selecionados
Equipamentos
Pode instalar em
Ilimitados equipamentos
sem Custos Adicionais
RPortal Embarcado Cloud ECM

19. Arquitetura RPortal Cloud ECM

20. Usuário Rede
Segura
Multifuncional Roteador de
Usuários
Balanceador
de Carga
Organizador de
Arquivos
Chave
Temporária
Banco
de
Dados
Servidor
Web
Arquitetura RPortal Cloud ECM

21. Comparativo Serviços Cloud
Busca Avançada
com Filtros
Integração com
Microsoft AD
Versionamento
Permanente
Temporalidade
com Expiração
Integração com
Multifuncionais
Indexação
Classificação por
Tipo Documental
Upload Mobile
Armazenamento
em Nuvem

22. Diferenciais RPortal Cloud ECM
Busca Avançada com Filtros
Com critérios de busca inteligente como
período de publicação, tipo de documento,
entre outros.
Integração com Microsoft AD
Simplifica o controle e segurança no acesso à
informações sensíveis, inclusive configuração
de permissões por grupos e usuários.
Versionamento Permanente
Histórico e acesso à todas versões
do documento.
Temporalidade com Expiração
Documentos com tempo de validade
pré-determinado para visualização e
download.
Integração com Multifuncionais
Solução embarcada que agiliza os
processos de digitalização e publicação
de documentos para a nuvem.
Indexação
Padronização de informações por tipo de
documento como número de contrato, entre
outros, que facilita na organização e localização.
Classificação por Tipo Documental
Organização desde o início, documentos
que são separados e categorizados para
facilitar a busca por tipo de documento.

23. RH SaúdeEducaçãoJurídico Logística
Soluções RPortal Cloud ECM
Financeiro Atendimento

24. Financeiro
Contas a Pagar

25. Financeiro
Dores
Falhas humanas na
tramitação física de
documentos.
Elevados custos com
envio de malotes e
armazenamento físico
de documentos.
Risco de extravio de
documentos e perdas
de prazos para
pagamento.
Falta de segurança e
padronização na
conferência de pré-
requisitos dos
documentos.

26. Financeiro
Solução Contas a Pagar
Diversos setores entregam
boletos e notas fiscais
assinados ao setor financeiro
Setor financeiro realiza
o pagamento e a
digitalização das contas
Contas digitalizadas
são enviadas para RPortal
para conferência e aprovação
A conferência e
aprovação reduzem os
riscos de fraudes a zero

27. Benefícios
Solução Contas a Pagar
Melhor controle,
padronização e gestão
financeira da empresa
Eliminação dos riscos de
fraudes financeiras
Redução dos prejuízos
financeiros devido à
pagamentos atrasados

28. Alinhamento Estratégico
Departamento Financeiro
Melhor controle financeiro e agilidade,
promovendo aumento na satisfação e
produtividade geral na sua organização,
inclusive redução de custos.
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Segmentos

30. RH
Admissão de Profissionais

31. RH
Dores
Demora na localização
de documentos físicos.
Extravio de
documentos devido ao
grande fluxo de
processos.
Multas trabalhistas,
processos e
indenizações que
trazem prejuízos
financeiros.
Processo manual
demorado para envio
de cópia de
documentos e troca
de informações.

32. Candidatos entregam
os documentos solicitados
RH digitaliza
os documentos
Documentos digitalizados
são enviados para RPortal
Os documentos podem ser
visualizados com segurança
em qualquer dispositivo
RH
Solução Admissão de Profissionais

33. Redução de erros
operacionais na admissão
de profissionais
Redução dos custos de
armazenamento de
documentos físicos
Ganho de produtividade
e diminuição dos prazos de respostas
do setor de recursos humanos
Benefícios
Solução Admissão de Profissionais

34. Alinhamento Estratégico
Departamento de RH
Mais velocidade no recrutamento e
seleção de recursos humanos, garantindo
melhores contratações e uma melhor
performance geral da sua organização.
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Segmentos

36. Atendimento
Cadastro de Clientes

37. Atendimento
Dores
Demora e dificuldade
na localização de
documentos físicos.
Gastos de mão de obra
e transporte de
documentos para
manejamento e
arquivamento.
Riscos de extravio e
perda de documentos.
Alto impacto ambiental
devido à quantidade
de cópias e
impressões geradas.

38. Clientes disponibilizam
os documentos solicitados
para análise de crédito
Setor de vendas
digitaliza os documentos
entregues
Documentos digitalizados
são enviados ao RPortal
para conferência
e aprovação
Em caso de aprovação,
é retornada a notificação
da mesma para a liberação
de crédito
Atendimento
Solução Cadastro de Clientes

39. Benefícios
Solução Cadastro de Clientes
Maior confiabilidade e
segurança na análise e
liberação de crédito
Agilidade e produtividade
por meio de rotina
padronizada
Redução de erros operacionais
e prejuízos financeiros devido à
falha humana

40. Alinhamento Estratégico
Departamento de Atendimento
Atendimento e aprovação ágeis aos
clientes, encurtando o ciclo de vendas e
faturando mais ainda em menos tempo
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Segmentos

42. Jurídico
Gestão de Contratos

43. Jurídico
Dores
Controle manual
demorado e impreciso
de vencimentos de
contratos e aditivos.
Falta de
rastreabilidade rápida
de contratos e aditivos.
Não-conformidade por
conta de documentos
vencidos e insegurança
na proteção de
informações sensíveis.
Altos custos com
locação de espaço
físico para a guarda
dos documentos.

44. Jurídico
Solução Gestão Eletrônica de Contratos
Advogados analisam
e entregam os contratos
Setor jurídico digitaliza
os contratos
Contratos digitalizados
são armazenados no RPortal
O RPortal avisará com
antecedência quando algum
contrato estiver a vencer

45. Benefícios
Solução Gestão Eletrônica de Contratos
Melhor controle de versões de
contratos e aditivos
Maior segurança das informações
confidenciais dos contratos
Gestão eficaz de prazos e
vencimento dos contratos

46. Alinhamento Estratégico
Departamento Jurídico
Maior controle e melhor atendimento
aos clientes, gerando satisfação e
fidelização por meio de controles
rigorosos e assertivos.
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Segmentos

48. Logística
Gestão Eletrônica de
Comprovantes de Entrega

49. Logística
Dores
Altos custos
operacionais
envolvendo o
armazenamento de
documentos físicos.
Falta de controle com
a série de documentos
ligados ao faturamento
da organização.
Extravio de DACTES e
comprovantes de
entrega, causando
prejuízos financeiros.
Demora no
faturamento das
entregas devido ao
acúmulo padronizado
de comprovantes de
entrega.

50. Logística
Solução Gestão Eletrônica de
Comprovantes de Entrega
Caminhoneiros entregam
os comprovantes de
entrega assinados
Setor fiscal digitaliza
os comprovantes
de entrega
Comprovantes de entrega
digitalizados são enviados
para RPortal
Comprovantes armazenados
com segurança evitam
processos judiciais

51. Benefícios
Solução Gestão Eletrônica de
Comprovantes de Entrega
Centralização de todos os
comprovantes de entregas
em um único local web
Rápida consulta em
qualquer dispositivo e de
qualquer local
Eliminação dos riscos de perdas
de informações devido a
extravios de documentos

52. Alinhamento Estratégico
Departamento de Logística
Mais agilidade e eficiência na gestão de
comprovantes de entrega e DACTES,
gerando mais faturamento em menor
tempo.
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Segmentos

54. Educação
Matrículas

55. Elevados custos com
armazenamento físico
de cópias dos
documentos pessoais
de alunos.
Demora na localização
de documentos,
gerando deslocamentos
e alto gasto em mão de
obra.
Riscos de segurança para
documentos impressos
com informações
confidenciais.
Em caso de sinistros,
não há plano de
contingência para os
documentos mais
importantes.
Educação
Dores

56. Educação
Solução Gestão Eletrônica de Matrículas
Alunos entregam
os documentos solicitados
Secretaria digitaliza
os documentos
Documentos digitalizados
são enviados para RPortal
Os documentos dos alunos
podem ser visualizados
em um clique

57. Benefícios
Solução Gestão Eletrônica de Matrículas
Maior economia em
custos com papel em
novas matrículas
Rastreabilidade dos
documentos dos alunos com
segurança e agilidade
Redução de mão de obra
com as tarefas de pesquisa,
cópias e arquivamento

58. Alinhamento Estratégico
Setor de Educação
Maior índice de satisfação e retenção
dos alunos por meio de atendimento e
suporte tecnológicos, proporcionando
maior faturamento e reconhecimento.
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Segmentos

60. Saúde
Prontuário Eletrônico

61. Saúde
Dores
Insegurança no
armazenamento e
compartilhamento de
documentos.
Alto custo com
armazenamento de
prontuários físicos e
documentos
administrativos.
Demora no
atendimento das
solicitações de cópias
de prontuários.
Desgaste do
prontuário físico e até a
perda do mesmo
devido ao constante
manuseio.

62. Saúde
Solução Prontuário Eletrônico
Médicos entregam
os prontuários realizados
SAME digitaliza
os prontuários
Prontuários digitalizados
são enviados ao RPortal
Os prontuários podem ser
consultados a qualquer momento
e de qualquer lugar

63. Benefícios
Solução Prontuário Eletrônico
Maior economia em custos com
pesquisas manuais e armazenamento
físico de documentos
Armazenamento seguro dos
prontuários médicos, registros de
pacientes, dados e informações
Busca rápida do prontuário por
nome do paciente, médico,
data, entre outros

64. Alinhamento Estratégico
Setor Saúde
Maior foco no atendimento ao
paciente, gerando maiores e
melhores índices de satisfação,
menores custos e maiores receitas.
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Segmentos