Como aumentar a eficiência da organização através da gestão de programas e portfolios de projetos de TI?

1. A excelência em Gestão
através do PPM
Como aumentar a eficiência da
organização através da Gestão de
Programas e Portfolio de Projetos de
TI?
8º Seminário de Gerenciamento
de Projetos - PMI Goiás

2. Mini Currículo do Palestrante
Qualificações:
Deloitte Touche Tohmatsu
Av. Presidente Wilson 231 - 26º andar ● Gerente de projetos com experiência internacional na Gestão de Projetos e
20030-905 - Rio de Janeiro - RJ
Brasil
Relacionamentos Comerciais, em Programas de Governança, Gerenciamento
Gustavo Lens Minarelli de Riscos e Gerenciamento Estratégico. Possui vasta experiência em Gestão
Gerente | Consultoria Tel: + 55 (21) 3981-4591 de Portfólio de Projetos, Gerência de Serviços e Governança Organizacional.
Empresarial Cel: + 55 (21) 9663-3724
ITIL Expert, CGEIT, CISM, CRISC, Fax: + 55 (21) 3981-0600 ● Possui 10 anos de experiência na liderança de projetos de implantação de
gminarelli@deloitte.com estruturas gerenciais, processos de controle e auditoria - com a realização de
ISO27001 LA
www.deloitte.com.br
levantamentos, análises, especificações de processo gerenciais,
desenvolvimento, implementação e adequação de soluções de infraestrutura
tecnológicas e gestão de processos.
Formação:
● Conhecimentos obtidos na prática, com resultados comprovados, utilizando
● MBA: ESPM Business School São Paulo metodologias/estruturas reconhecidas, como por exemplo, BSC, ITIL-
ISO20000, 27001, 31000, COSO, PMBok, CObiT, ValIT, RiskIT,
● Engenheiro de Telecomunicações: FEI - Faculdade de Engenharia BS25999/IS015999, SCRUM, etc..
Industrial .
● ITILv3Expert no Brasil (G. Serviços de TI)
● CRISC (Certificado – ISACA: Risk Management) Experiência Profissional:
● CISM (Certificado – ISACA: Information Security Management) ● Professor de Pós Graduação em disciplinas de gestão
● CGEIT (Certificado – ISACA: Governance of Enterprise IT)
● Experiência diversificada, incluindo mais de 20 das 500 maiores empresas do
● ISMAS (EXIN - ISO 27002 Advanced Management)
país (Exame), no governo, segmento financeiro, telecomunicações,
● COBIT Foundations (Certificado) distribuidoras de energia, indústrias de óleo e gás e mineração, prestação de
● ISO27001 Lead Auditor (Certificado) serviços, educação e saúde.

3. Presença Global e Foco no Brasil
Deloitte no Mundo
• 4 Linhas de Negócio — Audit, Tax, Consulting e Financial
Advisory Services — a única organização de serviços
profissionais que oferece uma gama completa de serviços
• 186.000 funcionários em 150 países
• Cerca de US$ 29 bilhões de receita global, sendo mais de 50%
proveniente de serviços de Consulting e Advisory Services
• Provedora de serviços de 60% das empresas da lista das 500
maiores empresas da Fortune
• Maior consultoria em gestão do mundo
Human Capital Operations
Excellence
Financial Consulting Technology
Deloitte no Brasil Transformation Advisory
• Atuação no Brasil desde 1911
• 150 sócios e 5.000 profissionais especializados Audit/
Sustainability
Shared Control Tax
Services
• 11 escritórios nos principais centros econômicos Excellence
Tax Services
• 97% dos clientes satisfeitos com nossos serviços
• Mais de 3,5 mil clientes ativos Financial
Post Merger Advisory Capital Projects
• Uso de tecnologias exclusivas e as metodologias mais Integration Solutions
avançadas de negócios
3

4. Consultoria
As ofertas de serviços da Consultoria contemplam soluções
completas para ajudar os líderes empresariais na escolha da
melhor estratégia e no aprimoramento da gestão de processos,
tecnologias, pessoas e riscos.
Áreas de abordagem da Consultoria da Deloitte:
Serviços
• Estratégia
• Eficiência operacional
• Tecnologia
• Capital humano
• Riscos e aspectos regulatórios

5. Prática de Tecnologia
Destaques
• Mais de 40% das receitas de Consultoria no mundo são da área de
tecnologia - mais de 50% nas Américas
• Taxa de crescimento anual (CAGR) em média de 18% deste FY05 até o
momento atual
• Mais de 31.200 profissionais de tecnologia em 30 países (mais de 16.800
nas Américas)
• Global Delivery Centers nas Américas, EMEA e Ásia-Pacífico
Linhas de Serviço
Technology Strategy Information Systems Technology & Other
Package Technologies
& Architecture Management Integration Process Management Technology
• Technology • Business • SAP Package • Custom • Application • Security & Privacy
Innovation Intelligence / Data Technologies Development Managed Services: Strategy &
• IT Strategy & Warehousing • Oracle Package • Services • Info Mgmt/ BI Management
Alignment • Enterprise Content Technologies Oriented • SAP • Security & Privacy
• Enterprise Management • Salesforce.com, Architecture Technology
(SOA) and • Oracle Integration
Architecture • Portal Technology Lawson, Contact
Center, SCM Integration • Systems • eXtensible Business
• IT Effectiveness & • Master Data Architecture Integration
Operations Management Packages Reporting Language
• Emerging Packages • Solution Analysis • Extended Business (XBRL)
• Application Strategy • Performance and Design Office Solutions
and Selection Management and Solutions • Analytic & Forensic
Technology • Program • Operations Support Technology
• Data Center & Management Services
Technology • Web Enabled
Infrastructure Transformation • Testing
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6. Prática de consultoria
Deloitte é a única consultoria global com uma oferta completa de serviços
6

7. Nosso time
PMS – Project Management Solutions
Michelle Sampaio Stefan Sudylovski Martin Seefelder
Carla Rocha
Diretora líder da Gerente Gerente Gerente
prática de PMS - RJ Capital Project - RJ Capital Project - RJ Program Leadership - RJ
João Estevam Cristiano Schueler Gustavo Lens Minarelli
Gerente Gerente Gerente
HP PPM - RJ CA Clarity PPM - RJ IT Strategy & Operations - RJ
© 2012 Deloitte Global Services Limited

8. Agenda
Contextualização Abordagens para Case PPM: Empresa
implementação de de Mineração
PPM

9. Contextualização

10. Contextualização
As práticas de Gestão
Quais são as coisas certas a fazer?
Enterprise Strategy - Desenvolvimento da estratégia e visão da
organização.
Estamos fazendo as coisas certas? Estamos
Strategy fazendo o suficiente?
Project Program Portfolio Management – Traduz a estratégia em
Portfolio realidade com o gerenciamento do portfolio (projetos ou
programas).
Management
Programme
Estamos fazendo as coisas certas da maneira
Management certa?
Program Management – estrutura e coordena uma lista de
projetos que se relacionam, garantindo que os benefícios
sejam atingidos para cada programa.
Project Management
Project Management – garante que os projetos sejam
entregues no prazo de acordo com os padrões de custo e
qualidade.
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11. Contextualização
PPM: Project Portfolio Management
A Gestão de Portfólio é uma
disciplina central na
organização, responsável por:
• Promover alinhamento das
iniciativas aos objetivos de negócio;
• Operacionalizar a estratégia através
de projetos e programas;
• Desdobrar a estratégia de negócio
em ―roadmaps‖ e projetos;
• Entregar valor através da gestão
das iniciativas passadas, correntes e
futuras como investimentos
financeiros.
PMI: The Standard Portfolio Management 2nd Edition
11

12. Proponho uma pequena reflexão….
Cenário Pre-Digital Digital Post-Digital
Como você enxerga o  Imaturo  Informado  Conectado
cliente?  Homogênio  Segmentado  Personalizado
 Otimizado / reduzir  Automatizado  Decisões baseadas em conhecimento
Como você enxerga desperdícios (informações de valor)
 Baseado em tecnologias (ERP,
os processos da sua
 Essencialmente manual CRM)  Processos flexiveis (personalizados e
organização? orientados ao cliente)
Como você enxerga a  Orientadas pelo processo  Modelos e metodologias  Colaboração e integração entre as
forma com que sua  Equipes treinadas no organizacionais otimizadas áreas
organização processo  TI é uma área chave  TI não é uma área isolada dos outros
desenvolve suas  TI é uma área operacional e é processos da organização
atividades? um custo para a organização
 Decisões impostas de cima  Processo iterativo (melhoria  Processo colaborativo e dinâmico
Como você enxerga a para baixo e linear (top- contínua) (agilidade e padronização)
estrutura sua down)  Responsabilidades e prestação
organizacional? de contas definidas
Como a sua  Através de um único canal  Alguns canais definidos  Sem canais definidos
organização se
relaciona com seus
clientes?
 Mercado constante  Mercado variável porém  Mercado temperamental (flutuações
Como é o mercado de  Demanda controlada pela previsível econômicas)
sua organização? disponibilidade de recursos  Disponibilidade de recursos de  O cliente controla a demanda
acordo com a demanda

13. Alinhamento da TI aos negócios
Neste contexto, o desafio para atingir excelência operacional está diretamente
relacionado à implementação de um modelo integrado de gestão das iniciativas de TI,
integrado com a gestão das áreas de negócio da organização.

14. Excelência em Gestão
Para atingir a excelência em gestão, é necessário que o portfólio de projetos seja
entregue com agilidade e escala, superando os desafios a seguir:
• Compreensão e adaptação rápida às necessidades dos negócios;
• Projetos voltados para Soluções de negócios
(não de tecnologia);
• Agilidade na resposta às constantes mudanças da mercado;
• Redução dos custos, risco e retorno sobre os investimentos;
• Inovação sustentando vantagens competitivas;
• Colaboração e alinhamento entre áreas meio e fim / técnicas e de
negócios;
• Soluções simples para os seus processos, serviços confiáveis, flexíveis
e eficientes.

15. Abordagens para
implementação de
PPM

16. Principais armadilhas na implementação de PPM
 Não são realizadas análises e escolhas por critérios estruturados de soluções e
processos;
 Existe a tendência natural de investir todos os esforços na instalação de uma solução
sem se preocupar com uma implementação ampla;
 O impacto organizacional nem sempre é avaliado;
 Na medida em que as disciplinas são colocadas em prática, a complexidade gerencial
aumenta.

17. Possíveis abordagens
Abordagem Top Down
1. Análise de Investimentos
(Estratégia do Negócio)
2. Identificação de metas (valor)
3. Identificação das iniciativas
4. Priorização das iniciativas EVM (Value Map) MapIT!
5. Alinhamento do Portfolio
6. Realização dos Programas
7. Implementação do Escritório de
Gestão
8. Rastreamento dos benefícios PriorIT! Portfolio Landscape
Abordagem Bottom-Up
1. Informação sobre os projetos
2. Agrupamentos dos programas
3. Avaliação das metas dos projetos
4. Alinhamento do Portfólio
5. Gerenciamento Dinâmico do Portfólio PriorIT! Portfolio Landscape

18. Metodologia de implementação de Gestão de Portfólio
Uma boa metodologia de implementação permite o alinhamento contínuo com a
estratégia e iniciativas de mudança, limitação de recursos e tolerância a riscos
Rastrear benefícios, custos, recursos, alinhamento
Rastrear alterações nos estratégico e outros fatores utilizando um painel com
Colher informações de projetos projetos e no seu indicadores da saúde do portfólio, dos programas e
utilizando um modelo padrão de projeto ambiente externo dos projetos.
Tradução da Desenvolver Monitorar
Modelo de Implementar
Estratégia Monitorar Programas
Priorização & Executar
Mudanças & Projetos Portfolio
Collect
Project
Coletar
Information
Estabelecer periodicamente Informações
de Projetos Executar o portfólio
os princípios para a iniciativa
baseado no plano
de portfolio (ex.
priorizado
requerimentos de
informações, medidas de Desenvolver e ponderar
desempenho, princípios e critérios de valor e riscos Comunicar
alvos para os KPI s e usados no processo de & Reportar
estratégia de gerenciamento priorização. Analisar
de contingência) Analyze
Portfolio
Portfolio
Gerar relatórios para
Priorizar
Prioritize comunicar o portfólio para
Projetos & os executivos e gerentes de
Programas projeto
Avaliar o valor e o risco de
cada programa e produzir
uma lista priorizada de
projetos com cortes sugeridos Criar uma lista priorizada de projetos em
conformidade com os limites e restrições

19. Abordagem orientada a resultados
É recomendável utilizar uma abordagem orientada a resultados rápidos, envolvendo o
desenho e a implementação dos processos e ferramentas do PPM:
Fase 1: Fase 2: Fase 3:
Visibilidade Responsabilidade Escalabilidade
Primeira visão do Portfolio Gerenciamento
Rigoroso Alavancagem de valor
Ciclos iniciais Valor Processos
Risco Papeis e Responsabilidades
Recursos Ferramentas e técnicas
1. Set up project 2. Collect 3. Analyze 4. Communicate 5. Scale project Sequenciamento Métricas de Desempenho
Comunicação
information portfolio & report
• Give training on value • Conduct interviews • Map the portfolio on • Generate reports to • Provide work plan for
methodology with project managers the EVM, identifying communicate the client personnel to
...
• Establish the • Determine other project contribution to portfolio to executives scale use of the tools
baselines for the sources of data (e.g., each value driver and project managers into other areas of the
portfolio initiative financial database impacted • Report by project, company and to
(e.g., performance with project ROI • Build the Benefit sponsor, milestone perform analysis on
measures) figures) and extract Master Plan, factoring date, value driver an ongoing basis
• Agree on specific from source in contribution to impact • Hand over tools to
projects to be • Categorize benefits value drivers over client owner
analyzed using the Enterprise time and the payback
• Create classification Value Map™ (EVM) period
dictionary • Populate templates • Conduct workshop to
• Customize tool for describe,
client communicate and
• Develop data interpret results
collection templates
Amadurecimento da organização:
Resources
Implementação
Escritório de Gestão
Time

20. Soluções de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos
Gartner Market Scope 2012 : Priorização das iniciativas e investimentos
direcionados de forma a fornecer maior valor para a organização.
“Este MarketScope destaca os desafios que os líderes de Escritório de
Gestão de Portfólio / Programa / Projeto, Gerentes de Programa e
Projeto e Gerentes de recurso enfrentam atualmente:
• Selecionar / priorizar programas e projetos e executá-los dentro do
prazo, custo e escopo acordados;
• Balancear capacidade de TI (recursos humanos, prazo e orçamento)
com as demandas (investimentos, programas, projetos e outras
necessidades não planejadas);
• Monitorar e reportar o status do projeto e controlar os custos;
• Aprimorar a eficiência na execução de projetos;
• Atuar de forma proativa para resolução de issues e tratamento de
riscos;
• Manter o alinhamento dos projetos com a estratégia do negócio;
Gartner, MarketScope for Project and Portfolio Management Software
Applications, 2012

21. Case PPM: Empresa de
Mineração

22. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Objetivos
Estabelecer um conjunto de processos de gerenciamento, dinamicamente
estruturados, suportados por um modelo organizacional e de governança
robustos:
• Unificar a gestão de portfólio, programas e projetos de TI globalmente;
• Promover visibilidade única e para todos os níveis gerenciais;
• Possibilitar uma priorização direcionada a negócios dos programas e projetos
do portfólio de TI;
• Padronizar o ciclo de vida do portfólio, do surgimento da ideia até sua
implantação, com a mensuração de benefícios;
• Promover a tomada de decisões baseada na estratégia corporativa e não em
decisões individuais;
• Possibilitar o equilíbrio da alocação de investimentos nos níveis estratégico,
tático e operacional para portfólios, programas e projetos de TI.

23. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Desafios
• 378 projetos de investimento, 17 países;
• 900 profissionais de tecnologia da informação distribuídos
geograficamente;
• Alinhamento do portfólio com as estratégias de negócio;
• Diversos repositórios de dados existentes globalmente, sem integração
e padronização;
• Sistemas independentes dificultando a troca de informações;
• Gestão de sistemas em produção sem processos globais, específicos
e/ou padronizados.

24. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Estratégia de Implementação
Foi adotada uma implementação faseada, estruturada a partir da fase de
―assessment”, tendo como foco a adoção da solução pelos usuários finais.

25. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Abordagem de Gestão e Implementação

26. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Abordagem para Gestão da Mudança
© Deloitte Touche Tohmatsu – Dan Cohen / John Kotter
• Uma estratégia de engajamento focada nos stakeholders e nas mudanças é essencial para endereçar a
transformação causada por cada um dos desafios inerentes a um projeto de implementação de PPM:
diferenças culturais, riscos e issues, alinhamento entre stakeholders principais, identificação dos
stakeholders impactados, comunicação efetiva e planos de capacitação;
• A Abordagem customizada de Gestão da Mudança da Deloitte baseada no ―The Heart of Change‖, abrange
todos os desafios citados acima.

27. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Comunicação durante a mudança
1 Reuniões com Comitê Diretivo e Executivo
2 Reuniões de Status com Comitê Gestor
3 Reuniões quinzenais com pontos focais
4 Reuniões Gerenciais com gestores de áreas
5 Reuniões diárias com a liderança do projeto
6 Reuniões com gestores de processo
7 Workshops para validação de requisitos
8 Did you Know – foco na apresentação de resultados
9 Newsletters com informações sobre o projeto

28. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Abordagem de capacitação customizada / direcionada
 Treinamento customizado e orientado a cada perfil;
 Just-in-Time: os profissionais “certos” receberam as informações
“certas” e foram treinados no momento certo;
 Need-to-Know Approach: os profissionais aplicaram o
conhecimento necessário aprendido em suas responsabilidades de
trabalho específicas;
 Incorporação de princípios de treinamento por região;
 Disponibilização de eLearning para treinamento;
 Mais de 800 horas de treinamento;
 Cerca de 600 usuários treinados no Brasil, Canada, Austrália, Ásia e
New Caledônia;
 Treinamentos virtuais realizados por inúmeros usuários durante 4
meses;
 Utilização de abordagem de capacitação de multiplicadores.

29. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Resultados alcançados
Estratégicos: Táticos:
• Processo global implementado em todas as • Knowledge transfer realizado com sucesso para as áreas
localidades em que a organização atua; internas (PMO esttratégico e tático) e fornecedores que
suportam as manutenções da aplicação;
• Padronização do ciclo de vida do portfólio, desde a
criação da ―Idea‖ até o ―Launch‖, inclusive com a • Treinamento dos usuários finais com hands-on de acordo
mensuração de benefícios; com a estratégia de Go Live, ministrado pelos
multiplicadores no Brasil, Canada, UK, New Caledonia e
• Visibilidade em tempo real de todo o portfolio de TI outros países;
através de relatórios e Dashboards;
• Mais de 500 usuários treinados e ativos na ferramenta;
• Uma única fonte de informações-chave confiável (―one
single tool‖);
• Processos de negócio padronizados e alinhados, com
uma clara definição de responsabilidade e propriedade
de atividades ponta a ponta (―one single process‖);
• Possibilidade de priorização direcionada a negócios • Qualidade de dados compartilhados de maneira
dos programas e projetos de TI; consistente, compartilhados globalmente na empresa;
• Tomada de decisões baseada na estratégia • Projeto implantado no prazo desafiador (9 meses)!
corporativa e não em decisões individuais;

30. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Benefícios
• Diminuição do tempo total de planejamento em função da padronização de modelos utilizados pelo
gerente do programa;
• Diminuição do tempo médio dos projetos em função da aplicação de lições aprendidas pelo gerente
do programa (peculiaridades de cada processo) e consequente diminuição do custo unitário da
solução;
• Visibilidade de informações em tempo real com suporte a tomada de decisões;
• Aumento do rendimento das equipes;
• Maior visibilidade das tendências e orçamentos.

31. Implementação global de PPM em empresa de mineração
Fatores Críticos para o Sucesso da Implementação

32. Obrigado....
Rafael Faria Gagliardi
Marketing Supervisor | Deloitte
Deloitte Touche Tohmatsu
Av. Presidente Wilson 231 - 26º andar
20030-905 - Rio de Janeiro - RJ
Brasil
Gustavo Lens Minarelli Tel: + 55 (21) 3981-4591
Gerente | Consultoria Empresarial Cel: + 55 (21) 9663-3724
ITIL Expert, CGEIT, CISM, CRISC, Fax: + 55 (21) 3981-0600
ISO27001 LA gminarelli@deloitte.com
www.deloitte.com.br
―Deloitte‖ refere-se à sociedade limitada estabelecida no Reino Unido ―Deloitte Touche Tohmatsu Limited‖ e sua rede de firmas-membro, cada
qual constituindo uma pessoa jurídica independente e legalmente separada. Acesse www.deloitte.com/about para uma descrição detalhada
da estrutura jurídica da Deloitte Touche Tohmatsu Limited e de suas firmas-membro.
₢ 2012 Deloitte Touche Tohmatsu . Todos os direitos reservados.
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