Secretariado

1. O que é Administração?
A palavra administração
vem do latim administer
que significa aquele que
realiza uma função, um
serviço, sob um
comando.

2. ADMINISTRAÇÃO CLÁSSICA
X
ADMINISTRAÇÃO
CONTEMPORÂNEA

3.  No início, o mais importante era a produção rápida a um
custo reduzido.
 Não se levava em conta as necessidades do operário e sim
a necessidade da empresa em lucrar.
 Criou-se a ideia de que o trabalho feito de forma
sistemática, onde o trabalhador repetia sempre os
mesmos movimentos. (VER VIDEO)

5. • A qualificação do funcionário passa a ser supérflua em
consequência da divisão de tarefas que são executadas de
maneira repetitiva e monótona
• A administração faz uso da exploração dos funcionários
em prol dos interesses particulares das empresas
• Resultado ... ALIENAÇÃO do trabalhador

7. As empresas utilizam a administração do seu patrimônio para
aumentar a produtividade e gerar lucro, necessitando assim da
organização eficiente do trabalho e da prática da
administração.
PLANEJAR, ORGANIZAR, LIDERAR E CONTROLAR
o trabalho para atingir um objetivo

8. Planejar => É definir o futuro,
principalmente, as metas, como
serão alcançadas e quais são os
propósitos e os objetivos
Organizar => Definir o que
deve ser feito, por quem deve
ser feito, como deve ser feito,
a quem a pessoa deve
reportar-se e o que é preciso
para a realização da meta.
Liderar => Envolve influenciar
as pessoas para que trabalhem
num objetivo comum.
Controlar => Acompanhamento
das atividades, a fim de se
garantir a execução do
planejado e a correção de
possíveis desvios dos alvos pré-
estabelecidos.
FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

9. A administração tornou-se extremamente importante nos
dias atuais, as organizações lidam com muita
concorrência e pressões do mercado, sendo fundamental
desenvolver estratégias de coordenação de recursos,
materiais e humanos.

10. Administrar requer mais que
conhecimento tecnológico em
administração, mas também
HABILIDADES NA CONVIVÊNCIA,
ATITUDE E PERSONALIDADE.
Esse profissional PRECISA TER JOGO DE
CINTURA para lidar com os outros no
ambiente de trabalho, SABER
CONTORNAR SITUAÇÕES além de
MOTIVAR E LIDERAR, seus

11. Empresa Pública
A empresa é oriunda de órgãos governamentais, podendo ser municipal, estadual
ou federal. Seu capital é 100% público, sem participação de capital privado.
É uma instituição financeira, sob a forma de
empresa pública do governo federal brasileiro
É uma empresa pública federal responsável
pela execução do sistema de envio e entrega
de correspondências no Brasil.

12. Empresa Privada
Provinda de uma firma individual ou de sociedade, onde o capital
social é de origem particular. A empresa privada pode ser individual,
denominada como empresários, ou sociedade, formada por duas ou
mais pessoas.

13. Empresa de Economia Mista
É a junção das empresas públicas com as empresas privadas. Neste caso, a empresa
pública detém a maior parte das ações, assumindo os controles administrativos,
cabendo a empresa privada os serviços de utilidade pública.
Petróleo Brasileiro S.A. ou simplesmente Petrobras é uma empresa
de capital aberto, cujo acionista majoritário é o Governo do Brasil.
É, portanto, uma empresa estatal de economia mista.

14. É uma instituição financeira brasileira, estatal, constituída na
forma de sociedade de economia mista, com participação da
União brasileira em 68,7% das ações.
É uma sociedade de economia mista e de capital aberto sob
controle acionário do Governo Federal brasileiro e atua como uma
holding.

15. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Consiste nas diversas unidades que compõem a
empresa e também nas relações entre subordinados e
superiores. Um setor sabe da sua interligação e
dependência do outro sendo primordial aprender a
trabalhar em equipe. (VER VIDEO)

16. ORGANOGRAMA
Exemplo:
Diretor
Geral
Adm Financeiro Comercial
Marketing
A pagar Vendas
RH

17. Assim cada empresa tem seus departamentos, seguem uma
hierarquia e se organizam para alcançarem seus objetivos, mas
apesar de haver departamentos com
características particulares é extremamente
importante que haja uma interligação entre eles.

18. PARA QUÊ SERVE A ADMINISTRAÇÃO?
É a administração que controla os processos de transformação e divisão de
trabalho. É ela também a responsável pelas decisões sobre o uso de
recursos para atingir objetivos.
COMO SURGIU A NECESSIDADE DE ADMINISTRAR?
Lei da oferta e procura; (VER VIDEO)
Revolução Industrial meados dos séc. XVIII e XIX

19. A administração é
o processo de
tomar e colocar
em prática
decisões sobre
objetivos e
utilização de
recursos
OBJETIVOS
DECISÕES
RECURSOS
Organizar;
Planejar;
Controlar.
Humanos;
Materiais;
Financeiros
Espaço;
Tempo..

20. A administração em nosso dia-a-dia
As empresas fazem parte do nosso cotidiano

21. O MERCADO DE TRABALHO E O PERFIL
PROFISSIONAL
Prepare-se! As pessoas que atuam nessa área costumam saber um
pouco de tudo e não se assustam com novos DESAFIOS!

22. O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto
que muitas novas empresas abrem todos os anos,
além de que a maioria das empresas deve ter um
setor que cuida do financeiro e administrativo. Para
se destacar no mercado de trabalho, a pró-atividade
é um ponto muito importante, além da vontade de
se desenvolver e se atualizar.

23. Todas as ações do apoio administrativo
são fundamentais para o bom
andamento do trabalho de qualquer
organização. Por isso, é preciso que
sejam cumpridas com compromisso.

24. Dependendo do tamanho e da área de atuação da empresa, o
ambiente de trabalho dos funcionários do apoio administrativo
varia muito.
X

25. O horário de trabalho, em geral, é 44 horas semanais, e as exigências de
qualificação se tornam cada vez mais sofisticadas, especialmente quanto ao
uso dos recursos de informática.

26. O FUNCIONÁRIO CORINGA
Sabe aquelas pessoas que conhecem um pouco de
tudo, estão sempre dispostas a ajudar e ainda por
cima são eficientes? Nos escritórios sabem como
passar um fax, enviar um e-mail, não se apertam
com a máquina de xerox, encontram qualquer
documento, lembram o nome de todo mundo, são
amáveis e de bem com a vida... Elas costumam ser
bem vindas em qualquer ambiente de trabalho.

27. PERFIL PROFISSIONAL
LEALDADE
Com tanta procura por um trabalho, tanta concorrência , muitos olvidam deste
fator e ao invés usarem de lealdade para com seus colegas acaba agindo
exatamente ao contrário, utilizando-se muitas vezes dos colegas para com isso
subirem.

28. PERFIL PROFISSIONAL
HONESTIDADE
Um trabalho não é honesto apenas pela maneira
como ele é conduzido pelo indivíduo. Ele deve ser
honesto tanto em si quanto na relação que
estabelece entre indivíduos. Trabalhos que se
baseiam na exploração de pessoas não podem ser
considerados honestos. O que pode existir nesses
casos são indivíduos honestos dentro de relações de
trabalho desonestas.

29. PERFIL PROFISSIONAL
COMPETÊNCIA
• A competência é pensada como a intercessão
entre conhecimento, habilidade e atitude.
Essas três dimensões precisam se “misturar”
para que possamos dizer que somos
competentes em determinada área.
• O conhecimento é o saber;
• A habilidade é o saber-fazer;
• A atitude é o saber ser.

30. PERFIL PROFISSIONAL
PERSEVERANÇA
Significa ser constante, continuar sempre...e talvez
este seja o maior desafio que tenhamos que
enfrentar rumo ao sucesso profissional: como ser
perseverante?

31. PERFIL PROFISSIONAL
EMPATIA
Tendência para sentir o que sentiria, caso estivesse
na situação e nas circunstâncias experimentadas
por outra pessoa.
• A percepção daquilo que as pessoas estão
sentindo e passando;
• A habilidade de ouvir;
• Apreciar e respeitar as diferenças.

32. PERFIL PROFISSIONAL
HUMILDADE
Não no sentido negativo de se diminuir, mas de
reconhecer que sempre há algo novo a aprender.

33. VONTADE DE APRENDER
Estar apto a buscar aprender coisas novas, ter
curiosidade para novas informações e
persistência para entender determinados
assuntos.
Uma frase extraída do filme A Procura da
Felicidade estrelado por Will Smith, inspirada na
vida de Chris Gardner, um homem que passou
de mendigo a milionário, é mais ou menos a
seguinte: “Eu sou o tipo de homem que admito
quando não sei alguma coisa, mas eu não
sossego enquanto não encontrar a resposta e
eu tenho certeza que consigo encontrar.”
CONTINUE COM FOME,
CONTINUE BOBO.

34. PERFIL PROFISSIONAL
PROATIVIDADE
É aquele que se antecipa às situações. Ele tem
conhecimentos sobre sua área de atuação, sabe
como seus colegas trabalham e aproveita para
adquirir experiências com eles, mesmo não tendo
muito tempo. Ou seja, o proativo tenta, em todas
as situações, adquirir o máximo de conhecimentos
(muitas vezes inconscientemente), o que lhe
permite antecipar-se aos fatos.

35. Atividades geralmente executadas
• Receber, separar e distribuir documentos internos;
• Digitar textos, criar tabelas e realizar outras tarefas no computador;
• Responder e-mails;
• Consultar a internet;
• Atender o cliente por telefone ou pessoalmente;
• Preparar a agenda do dia;
• Realizar depósitos bancários;
• Despachar encomendas pelo correio;

36. Atividades geralmente executadas
• Entregar documentos aos clientes;
• Organizar a compra do material a ser usado;
• Tirar cópia de documentos;
• Cuidar do equipamento e do mobiliário da empresa, providenciando
consertos;
• Classificar, guardar e saber recuperar de modo rápido e eficiente os mais
diversos documentos (arquivo)

37. QUEM SÃO OS PROFISSIONAIS DE APOIO
ADMINISTRATIVO?
OFFICE BOY
Responsável pela entrega de
documentos e encomendas dentro e
fora da empresa. Também fazem
serviços como pagar contas, ir ao
correio...

38. AUXILIARES DA ÁREA FINANCEIRA
Conferem documentos, registram transações financeiras, programam pagamentos,
calculam juros. Algumas vezes lidam com pagamentos e prestas contas no final do
expediente.

39. AUXILIAR DE ALMOXARIFADO
Recebem, conferem, armazenam e
distribuem a reposição do material de
consumo para ser usado pela própria
empresa.

40. FUNCIONÁRIOS DA ÁREA DE CONTROLE
E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
Apoiam outros setores da empresa liberando-os
da tarefa de receber, separar, classificar e
distribuir os mais variados documentos.

41. ATENDIMENTO AO CLIENTE
Atendem por email, correio, sac ou pessoalmente,
sempre de forma atenciosa, educada e prestativa. Deve
ouvir exigências e reclamações tentando solucionar os
problemas com rapidez.
• Como proceder quando um cliente nervoso liga e
você atende?
• Você sabe trabalhar sob pressão?
• O que você entende na seguinte expressão: “Cada
reclamação é um presente!”?

42. OPERADORES DE TELEMARKETING
Atendem os clientes por
telefone, transferindo a
chamada para outros
setores da empresa,
registrando queixas, dando
informações e até
efetuando vendas. ( VER
VÍDEO)

43. AUXILIARES DE RECURSOS HUMANOS
AUXILIARES DE VENDAS
RECEPCIONISTAS
AUXILIARES DE SECRETARIA

44. A empresária Frances Marinho é presidente do Instituto
Arte Viva, que se dedica a trazer exposições de arte
internacional ao Brasil e promove exposições de artistas
brasileiros no exterior. Veja o que ela elege como causa
do seu sucesso profissional: “Nunca tive vergonha de
dizer ‘não sei, me ensine’. E, diante disso, nunca recebi
um ‘não’ como resposta.” (Fonte: Revista Quem Acontece,
2001)

45. Situações especiais (pág. 20)
AO TELEFONE

46. COM OS SUPERIORES

47. ATENDIMENTO ESPECIAL
ATENDIMENTO EM LUGARES ESPECIAIS

48. ORGANIZANDO A PAPELADA

49. GUIA PARA RECONHECER DOCUMENTOS

50. SERVIÇOS INTERNOS

51. CONTRATO
SOCIAL

52. REQUERIMENTO
DE
EMPRESÁRIO

53. CARTÃO CNPJ

54. NOTA FISCAL

55. DECLARAÇÃO DO
IMPOSTO DE
RENDA
É feita uma vez por ano, tendo
como base os documentos já
mencionados e outros mais. Com
base nessa declaração, o governo
fiscaliza as operações financeiras
das empresas.

58. FATURA DE CARTÃO
DE CRÉDITO

59. FATURA DE CARTÃO
DE CRÉDITO

60. FATURA DE CARTÃO
DE CRÉDITO

61. CARTÃO DE CRÉDITO
E DÉBITO
CAIXA
OPERAÇÃO:
001 – CONTA CORRENTE
013 – POUPANÇA
023 – CONTA FÁCIL

66. Credor - Que ou aquele a quem se deve dinheiro ou outra coisa;
Emitente - É o titular da emissão, contra um devedor que a assina e se
compromete a liquidá-la (pgto), no prazo por ela determinado.
Avalista - É aquele que presta garantia pessoal em favor de alguém em título
cambial, obrigando-se solidariamente.
Cedente - É a empresa para quem você vai pagar, a empresa que emitiu o boleto
para você.
Sacado - É a pessoa que vai pagar o boleto, a pessoa que vai ter o nome impresso
no boleto, ou seja, o devedor.

67. SERVIÇOS EXTERNOS

68. É uma ordem de pagamento à vista e um título de crédito.
• o emitente (emissor ou sacador), que é aquele que emite o cheque;
• o beneficiário, que é a pessoa a favor de quem o cheque é emitido; e
• o sacado, que é o banco onde está depositado o dinheiro do emitente.
Para os cheques de valor superior a R$ 5.000,00, é prudente que o cliente comunique ao
banco com antecedência
Tipo:
Nominal (ou nominativo) à ordem: só pode ser apresentado ao banco pelo beneficiário
indicado no cheque.
Ao portador: O cheque só pode ser emitido ao portador (sem a indicação do beneficiário)
o valor de R$ 100,00.
Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocação de dois
traços paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, só será pago
através de depósito em conta corrente.
CHEQUE

75. É o serviço adicional que, por meio
do preenchimento de formulário
próprio, físico ou digital, permite
comprovar, junto ao remetente, a
entrega do objeto.

76. ARQUIVO
Organize os documentos por natureza (administrativo e fiscal)
Por exemplo:
Contratos de compra e venda
Contrato social
Cartão de CNPJ e Inscrição Estadual
Nota fiscal de compra/venda
Contas a pagar
Contas a receber

77. - Organize os documentos por
ordem cronológica, ou seja,
separando por mês/ data;
- Deixe sempre à mão documentos
como Cartão CNPJ, Comprovante de
endereço empresarial, contatos dos
colaboradores, números de
emergência;
-Separar sempre documentos de
Pessoa Física e Pessoa Jurídica
DICAS

78. Material e Patrimônio

79. Folha sulfite A4
Grampeador
Pincel
Clipes
Perfurador
Percevejo
Caneta
Lápis
Grampo trilho
Fita Gomada
Fita Adesiva Transparente
Cola
Porta Canetas
Bloco de anotações
CD/DVD ROM
Etiqueta para correspondências
Etiqueta para preço

80. Calculadora
Lixeira
Prancheta
Pilhas
Porta moedas
Carregador de pilhas
Agenda

81. POST IT
REMOVEDOR DE GRAMPO
BLINDER CLIP
TACHINHA
ESTILETE

82. CAIXA CORRESPONDÊNCIA

83. CAIXA ARQUIVO VAZADA
PASTA SUSPENSA

84. PASTA FOLLOW-UP OU SANFONADA

85. CAIXA ARQUIVO

86. PRODUTOS UND QTDE PREÇO(R$) VALORTOTAL(R$) ESTOQUEMÁXIMO ESTOQUEMÍNIMO ULTIMOUSO
Grampospequenos CX 2 3,00
R$ 6,00
R$ 10 3 03/03/2014
Grampeador UND 2 7,50
R$ 15,00
R$ 5 3 15/01/2014
ResmadepapelA4 UND 1 17,00
R$ 17,00
R$ 10 2 20/04/2014
Cartuchocoloridoimpressoralaser UND 2 50,00
R$ 100,00
R$ 5 2 25/04/2014
CONTROLEDEESTOQUE-MATERIALDEESCRITÓRIO

87. REQUISITANTE DATA CARTÃO DESCRITIVO VALOR PARCELAMENTO
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COMPRA DE 02 CADEIRAS DE
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