1. O documento descreve um relatório técnico sobre o diagnóstico da organização e arquivamento de documentos na Escola Municipal Livro Aberto em Maués. 2. O relatório identificou desafios como falta de políticas formais de conservação e condições inadequadas de armazenamento que podem comprometer a preservação dos arquivos. 3. Foram feitas recomendações como desenvolver políticas de conservação, melhorar as condições de armazenamento e contratar profissionais qualificados em conservação.

1. 1
CENTRO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA DO AMAZONAS – CETAM
CETAM EaD
CURSO TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO - MAUÉS
ELIZANGELA FERREIRA BRANDÃO
IZAKELLY DA CRUZ SOARES
RAILSON PEREIRA PAIVA
ROGÉRIO LEVY DE SOUSA
DIAGNÓSTICO DE ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS
NA ESCOLA MUNICIPAL LIVRO ABERTO
MAUÉS
2023

2. 2
ELIZANGELA FERREIRA BRANDÃO
IZAKELLY DA CRUZ SOARES
RAILSON PEREIRA PAIVA
ROGÉRIO LEVY DE SOUSA
DIAGNÓSTICO DE ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS
NA ESCOLA MUNICIPAL LIVRO ABERTO
Avaliação Final do Relatório Técnico e/ou
Científico apresentado a banca avaliadora do Curso
Técnico em Administração do Centro de Educação
Tecnológica do Amazonas, como parte dos
requisitos necessários para obtenção do título de
Técnico em Administração
MAUÉS
2023

3. 3
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 ‒ FRENTE DA ESCOLA MUNICIPAL LIVRO ABERTO .................................5
FIGURA 2 ‒ SALA DE ARQUIVO .........................................................................................5
FIGURA 3 ‒ NÍVEL DE ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS.......................................6
FIGURA 4 ‒ CATÁLOGO DE DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM PASTAS DE
“A/Z” ..........................................................................................................................................7
FIGURA 5 ‒ DOCUMENTOS DESGASTADOS COM O TEMPO EM PASTAS DE
POLIONDA ...............................................................................................................................8

4. 4
SUMÁRIO
1. ELABORAÇÃO DA PESQUISA .................................................................................5
2. RESULTADOS ..............................................................................................................6
3. RECOMENDAÇÕES.....................................................................................................7
4. CONCLUSÃO................................................................................................................8
5. REFERÊNCIAS .............................................................................................................9
6. ANEXO A - CARTA DE APRESENTAÇÃO ............................................................10
6.1. ANEXO B - RELÁTORIO DE DIAGNÓSTICO.................................................11

5. 5
1. ELABORAÇÃO DA PESQUISA
Este trabalho foi desenvolvido com base em uma visita técnica realizada no dia
20/04/2023, na Escola Municipal Livro Aberto é uma instituição pública, está situada a Rua:
João Verçosa Rolim, nº 530 – Santa Luzia, sob responsabilidade da SEMED – Secretaria
Municipal de Educação, Decreto Municipal nº 024/2000 de 15 de março de 2000, sob o CNPJ
06.297.668/0001-29. Em conformidade com a Lei nº 9.394/96 e com a Deliberação da
Secretaria Municipal de Educação, oferece atendimento do Ensino Fundamental nas series
iniciais de 1º ao 5º ano: a partir de 06 (seis) a 12 (doze) anos. Tendo como principal objetivo:
expressar o serviço de diagnóstico de arquivo, de conservação de documentos e preservação
documental. Este objetivo é adentrar e demonstrar o universo arquivístico, observadas e
relatadas sobre a tríade: conhecimento científico, experiência em campo profissional e
autoavaliação da condição discente. Considera-se o relatório técnico, bem como outras
tipologias de relatos, de essencial importância para o conhecimento pontuado das organizações,
atividades, serviços e outros bens, como um instrumento de controle/análise e memória dos
serviços prestados em suas minúcias. Espera-se que este trabalho contribua com a
Figura 1. Frente da Escola Municipal Livro Aberto
Fonte: Dados da pesquisa, 2023
Figura 2. Sala de Arquivo
Fonte: Dados da pesquisa, 2023

6. 6
sensibilização do gestor, principalmente no que toca à responsabilidade com a gestão de
arquivos institucionais em seu teor mais profundo, e também como uma base para interessados
em informações referentes aos estudos sobre as instituições arquivísticas.
Para este estudo, foi realizada uma visita técnica na escola, com o objetivo de avaliar
as condições de conservação dos arquivos escolares desta instituição. Além disso, foram
realizadas entrevistas com o gestor da escola e um questionário técnico com os responsáveis
pela organização dos arquivos, tendo como o objetivo de compreender as práticas de
conservação adotadas e identificar as principais necessidades e desafios enfrentados pelas
instituições.
2. RESULTADOS
Os resultados do diagnóstico indicam que a escola se encontra com os arquivos
organizados e em um local arejado, porém enfrentam desafios significativos na conservação de
seus arquivos escolares. Muitos documentos históricos estão armazenados em condições
adequadas a sua realidade, porém não tem uma proteção contra incêndios ou perdas desses
arquivos, o que pode levar a danos irreparáveis. Além disso, muitas instituições não possuem
políticas de conservação formalizadas e não investem recursos suficientes em materiais de
conservação e preservação.
Outro desafio significativo identificado é a falta de profissionais qualificados em
conservação de documentos nas instituições públicas de ensino escolar. Muitas vezes, as
Figura 3. Nível de organização dos documentos
Fonte: Dados da pesquisa, 2023

7. 7
secretarias e bibliotecas de arquivos são gerenciadas por profissionais de outras áreas, que
podem não ter o conhecimento ou a experiência necessária para garantir a preservação adequada
dos arquivos escolares.
3. RECOMENDAÇÕES
Com base nos resultados do diagnóstico, apresentamos algumas recomendações para
melhorar a conservação de arquivos escolares nesta escola:
Desenvolver políticas de conservação formalizadas: As instituições de ensino devem
estabelecer políticas formais de conservação de documentos e investir recursos adequados para
implementá-las. Isso inclui o desenvolvimento de planos de conservação de longo prazo, a
aquisição de materiais de conservação de qualidade e a capacitação de profissionais
qualificados em conservação de documentos.
[...] Conhecido como a Teoria das Três Idades, este princípio arquivístico identifica
um ciclo de vida documental que envolve:
a) a utilização corrente do documento, quando está arquivado junto aos seus
produtores;
b) uma fase intermediária, quando os produtores, embora sejam necessitem dos
documentos para consulta ou para garantir direitos, os utilizam com pouca frequência;
c) e a fase permanente, quando não se tem mais utilização para os fins para os
quais foram criados e na qual – no caso de órgãos públicos-, pelo fato dos documentos
estarem abertos à consulta pública, não possuem mais ingerência sobre eles. [...]
(SANTOS; INNARELLI; SOUSA, 2009, p.175)
Melhorar as condições de armazenamento: É essencial que as instituições de ensino
armazenem seus arquivos escolares em ambientes adequados, com controle de temperatura e
umidade. As instituições devem avaliar suas condições atuais de armazenamento e investir em
melhorias quando necessário.
Figura 4. Catálogo de documentos armazenados em pastas de “A/Z”
Fonte: Dados da pesquisa, 2023

8. 8
Investir em profissionais qualificados em conservação de documentos: As instituições
de ensino devem contratar ou capacitar profissionais qualificados em conservação de
documentos, que possam garantir a preservação adequada dos arquivos escolares. Para Delmas
(2010, p.84):
O arquivista é a pessoa que, numa administração ou uma empresa, é responsável pelos
arquivos, ou seja, pela política de gestão e de conservação de todos os documentos necessários
ao bom funcionamento de todos os aspectos daquela entidade, e, como tal, desenvolve os
métodos e técnicas indispensáveis ao cumprimento de sua função.
Digitalizar os documentos históricos: A digitalização de documentos históricos pode
ser uma maneira eficaz de preservar esses materiais e torná-los mais acessíveis ao público. As
instituições de ensino devem avaliar a possibilidade de digitalizar seus arquivos escolares e
investir em tecnologias de armazenamento digital de qualidade.
4. CONCLUSÃO
O diagnóstico sobre a conservação de arquivos escolares na Escola Municipal Livro
Aberto identificou que muitas instituições de ensino enfrentam desafios significativos na
preservação de seus documentos históricos. As condições inadequadas de armazenamento e a
falta de políticas formais de conservação são alguns dos principais problemas identificados.
No entanto, com as recomendações apresentadas neste relatório, as instituições de
ensino podem melhorar significativamente a conservação de seus arquivos escolares. O
desenvolvimento de políticas de conservação formalizadas, a melhoria das condições de
armazenamento, o investimento em profissionais qualificados em conservação de documentos
e a digitalização dos documentos históricos são medidas que podem ajudar a garantir a
preservação adequada desses materiais.
Figura 5. Documentos desgastados com o tempo em pastas de polionda
Fonte: Dados da pesquisa, 2023

9. 9
Além disso, a preservação de arquivos escolares é fundamental para a compreensão da
história e da cultura do estado da Escola e para a Secretaria Municipal de Educação. Esses
documentos históricos são fontes importantes de informação para pesquisadores, estudantes e
para a sociedade em geral. Portanto, é fundamental que as instituições de ensino invistam em
sua preservação adequada e garantam que esses materiais estejam disponíveis para as gerações
futuras.
Araújo Júnior (2007, p. 84), afirma que:
A finalidade do processo de busca e recuperação da informação em localizar
documentos e itens de informação armazenados, só poderá ser validada por
intermédio da avaliação dos usuários. Isto significa dizer que os sistemas de
recuperação da informação, além de buscar atender às demandas informacionais dos
usuários, dependem destes para que a qualidade dos seus serviços seja reconhecida.
Em conclusão, este relatório destaca a importância da conservação de arquivos
escolares e apresenta recomendações para melhorar a preservação desses documentos no estado
do Amazonas. É fundamental que as instituições de ensino adotem medidas para garantir a
preservação adequada desses materiais e que a sociedade em geral reconheça a importância
desses documentos históricos como fontes valiosas de informação e conhecimento.
5. REFERÊNCIAS
ARAÚJO JUNIOR, Rogério Henrique de. Precisão no processo de recuperação da
Informação. Brasília: Thesaurus, 2007.
DELMAS, Bruno. Arquivos para que? Textos escolhidos. Tradução de Danielle Ardaillon.
São Paulo: Instituto Fernando Henrique Cardoso, 2010. 196p.
SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato Tarciso
Barbosa de. Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do
conhecimento. 2 ed. Distrito Federal: SENAC, 2008. 224p.
Relatório de diagnóstico do Arquivo Técnico da Cagepa. [manuscrito]: TEORIA ALIADA ÀS
PRÁTICAS ARQUIVÍSTICAS / Joelma. Patrício dos Santos. - 2016. 55 p.: il. Disponível
em: <http://dspace.bc.uepb.edu.br/jspui/bitstream/123456789/13717/1/PDF%20-
%20Joelma%20Patr%C3%ADcio%20dos%20Santos.pdf>. Acessado em 20/04/2023

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6. ANEXO A - CARTA DE APRESENTAÇÃO

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6.1. ANEXO B - RELÁTORIO DE DIAGNÓSTICO

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