Manual 2 da organização dos eventos #+40+, que tem como foco discutir as questoes relacionadas à recolocação profissional e redirecionamento de carreira dos profissionais acima de 40 anos

1. Manual 2 Organização Geral
Manual 2
Organização
Geral

2. Manual 2 Organização Geral
Passo 3: Organização
 Desenvolva uma lista de tarefas e um
cronograma do projeto
o Incentive sua equipe a criar objetivos
para cada área de planejamento.
 Programe reuniões regulares e check-ins
o Reúna-se com sua equipe semanalmente para
atualizações e definir as próximas etapas.
o No final aumente a frequência das reuniões.
o A comunicação deve ser constante
 Use ferramentas de gerenciamento e
compartilhamento de projetos on-line
o Use softwares gratuitos como Dropbox e Google
Docs para compartilhar conteúdos com a equipe
 Conecte-se com a comunidade #+Q1
o Os organizadores dos outros EVENTOS #40+ têm
uma grande riqueza de conhecimentos,
o Mantenham contato com a comunidade #40+
 Seja flexível
o Com qualquer evento, há conflitos de última hora,
problemas técnicos e outras surpresas inesperados.
o Sempre que possível, tenha planos de backup que
possam ser usados, se necessário.

3. Manual 2 Organização Geral
FATORES TÉCNICOS
 Projete a experiência
o O design do palco dará aos seus palestrantes
confiança em suas apresentações e a sua
audiência uma visão ótima - assim todos
podem ter a melhor experiência possível.
 Use o seu logotipo oficial completo do EVENTO
#40+
o Crie um logotipo grande e coloque em um
espaço visível no palco. Se você não tiver verba
para criar um logotipo 3D, uma tela de projeção
ou uma faixa também podem funcionar.
 Considere a vista
o Posicione palestrantes, tela e adereços com atenção
para que haja uma boa visão para o público.
o Marque o espaço no qual os palestrantes devem ficar
(Um tapete circular, por exemplo)
Siga as orientações do
Manual de Identidade Visual

4. Manual 2 Organização Geral
PALCO
 Organização
o Cabos de energia, laptops e plataformas de
projeção vão distrair o seu público,
o Certifique-se de que estão fora da vista
 Seja criativo
o Mostre sua região, cidade ou cultura local
com adereços e elementos visuais no palco.
o Uma arte, objeto ou local típico da cidade dá
ao evento uma personalidade única
 Configure sua tela
o A tela de slides deve estar bem colocada para ser
acessível a todos na audiência: o úblico não deve
virar a cabeça para ver a tela
o Levante a tela acima do palestrante para que as
câmeras obtenham um foco limpo
o Se não conseguir elevar a tela, coloque a posição
dos palestrantes ao lado da tela.
 Necessidades de iluminação
o Ilumine o palco para a produção de vídeo, mas de
forma a não ofuscar a plateia
o Planeje um esquema de iluminação que garanta a
destaque aos palestrantes
o Ilumine adequadamente o logotipo do seu EVENTO
#40+

5. Manual 2 Organização Geral
Áudio e Vídeo
 Equipamento e equipe
o Defina pessoas suficientes para cobrir todas
as tarefas
o Liste o equipamento necessário para cada
aspecto da produção.
 Necessidades de áudio
o Verifique se microfones estão funcionando e o
áudio é adequado ao espaço
o A gravação de áudio é fundamental para o
compartilhamento das palestras
 Slides e projetor
o Os Palestrantes devem ensaiar usando seus
slides para se certificar de que funcionam.
o Disponibilize controle remoto para o palestrante
o Certifique-se de que os slides estão na ordem
correta do programa do evento.
 Produção de vídeo
o O vídeo precisa ter alta qualidade para que o
material possa ser compartilhado
o Garanta que o palestrante fique em foco, bem
iluminado e que os slide sejam filmados
adequadamente.
o Siga as orientações sobre a posição das câmeras do
Manual de Identidade Visual

6. Manual 2 Organização Geral
ESPAÇOS
 Arranjos de assentos
o Se você puder criar o arranjos de
assentos, pense cuidadosamente sobre o
conforto do público.
o Garanta aos palestrantes uma maneira
simples de entrar e sair do palco.
o Certifique-se de que todos possam ver a
tela e os palestrantes
o Facilite a movimentação através de
linhas de assento.
 Áreas sociais
o Planeje o espaço fora da área de palco
principal, para que seus convidados também
possam ter uma experiência confortável e
estimulante quando não estiverem sentados.
o Inclua espaços de patrocinadores, equipes de
tecnologia, banheiros, preparação de
palestrantes e coffee break, caso haja.

7. Manual 2 Organização Geral
ESPAÇOS
 Tráfego
o Organize o fluxo e configure espaços
para que não haja aglomerações
 Cadastro
o Imprima uma planilha com nomes dos
inscritos para confirmar presença
 Crachás
o Os crachás são uma grande parte da
experiência #40+. Siga o padrão do
Manual de Identidade Visual.
 Brindes
o Você não precisa oferecer brindes, mas é algo
que enriquece a experiência
o Os patrocinadores também podem contribuir.
 Alimentos e bebidas
o Não é necessário oferecer lanches ou coffe breaks.
Caso ofereça, garanta a qualidade.
o Disponibilize banheiros e agua
 Network
o Crie oportunidades entre as sessões e espaço para
que os participantes possam interagir