O documento discute os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para gestão de documentos. Ele explica que os KPIs medem o desempenho de projetos através de métricas e devem estar alinhados com os objetivos e metas da empresa. Em seguida, fornece exemplos de KPIs comuns para gestão de documentos e como analisá-los por meio de dashboards para apoiar a tomada de decisões.

1. INDICADORES DE
DESEMPENHO
O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE KPI’S PARA
GESTÃO DE DOCUMENTOS
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2. Indicadores de desempenho, ou
também conhecidos e chamados de
KPIs (Key Performance Indicators), são
formas de medir em números o
funcionamento do Projeto..
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O QUEVOCÊ SABE SOBRE
KPI’S
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3. Quando o assunto é análise de indicadores de
desempenho é que de nada adianta ter os dados
em mãos sem saber o motivo. Ou seja, antes de
tudo, é preciso dar um passo atrás e decidir quais
são os objetivos da sua empresa e suas metas no
curto, médio e longo prazo.
Em seguida, pense quais KPIs servem como
parâmetro para te dizer se você está chegando mais
perto de cumprir essas metas e alcançar o seu
objetivo. A partir daí, faça um monitoramento atento
desses indicadores de desempenho e tome todas
as decisões de negócios.
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COMO USAR DADOS
DE KPIS EM UMA BOA
ESTRATÉGIA?
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4. COMO OS KPIS PODEM
SER APLICADOS?
Uma boa forma de fazer isso é:
• VERIFICAR o que está ATRAPALHANDO a
sua PRODUTIVIDADE;
• QUALIDADE promover os pontos de
melhoria na qualidade final das entregas.
• Acompanhar a SATISFAÇÃO dos seus
clientes;
• MELHORAR a sua capacidade de
ATENDIMENTO.
• EFICIÊNCIA avaliar a capacidade de atuar
de maneira correta, ou seja, se as METAS
estabelecidas estão sendo CUMPRIDAS
da mesma maneira como foram
arquitetadas.
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5. TRANSFORMAÇÃO EM
KPI’S
Há vários indicadores que podemos adotar para área de
gestão de documentos, assim apresento os principais
KPI’s que podem ajudá-lo.
▪ Quantidade de solicitações de chamados.
▪ Tempo médio de atendimento.
▪ Cumprimento de prazos de entrega.
▪ Tempo médio de processamento de dados.
▪ Taxa de processamento de dados.
▪ Taxa de eficiência em padronização e formatação.
▪ Treinamento realizados (ambientação) aos sistemas
de GED para usuários.
▪ Acompanhamento progresso/avanço do projeto.
▪ Produção de documentos.
▪ Processamento para guarda externa.
▪ Estimativa de crescimento de volume de dados físico
e virtual, entre outros.
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6. COMO OS KPIS PODEM
SER ANALISADOS?
Uma vez que você estiver mensurando isso tudo,
pense em maneiras de deixá-los visíveis a quem
precisa deles para trabalhar.
A melhor maneira de transformar estes dados e
transmiti-los de forma clara é entender quais são os
KPI’s mais relevantes para seu negócio e que
estejam alinhados com os objetivos da empresa
Para transmitir as informações é necessário
apresentar um Dashboard (painel de visualização)
que seja objetivo e claro na apuração dos resultados
de forma intuitiva e direta
Eles são ótimos meios visuais de auxílio para
OTIMIZAÇÃO e aumento da VELOCIDADE em
processos de TOMADA DE DECISÃO.
Com a coleta e a ANÁLISE DE DADOS, organizada da
melhor maneira no dashboard, você consegue
entender tudo o que está acontecendo.
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7. COMO USAR DADOS
DE KPIS EM UMA BOA
ESTRATÉGIA?
Atentar para os indicadores de desempenho é a
melhor forma de garantir que você tem todas as
informações que precisa para tomar uma decisão e
que está sendo fiel ao caminho que deseja. Ou seja,
está caminhando rumo ao sucesso da sua
empresa!.
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8. CONSULTOR DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
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DANIEL GORITA
Especialista em Gestão da
Informação, Gestão da
Qualidade, Processos de
Negócios

9. OBRIGADO
HTTPS://WWW.LINKEDIN.COM/IN/DANIEL-GORITA/
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