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PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ

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                                                   A GERÊNCIA INTUITIVA
                                                                    Abraão Dahis (Empresa/Instituição) adahis@plantabaixa.com
                                 Arquiteto, Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos (SEGRAC/UFRJ)

                                                             Orientador Lysio Séllos (SEGRAC/POLI/UFRJ) lysio@poli.ufrj.br
                                                                                                                             Engenheiro Civil, D.Sc.

O resumo

Este artigo tem por objetivo apresentar um comparativo entre experiências acumuladas em
25 anos de trabalho contínuo no desenvolvimento intuitivo e informal de idéias criativas,
gerando projetos executados e resultados de sucessos e fracassos relativos, comparados com
possíveis projetos semelhantes, desenvolvidos com base nos conhecimentos, metodologia e
técnicas atuais de Gerenciamento de Projetos.

Com certeza o avanço da tecnologia por estas duas décadas e meia, acarretou a mudança de
vários paradigmas e confirmação de outros, principalmente o que afirma que os negócios são
dependentes das informações e comunicações. Hoje não podemos dispensar estas conquistas,
pois sem estas ferramentas, não alcançaremos mais um patamar no mesmo espaço de tempo
que nos é necessário.

Palavras chave: Gerência, Competência, Experiência.

1. A introdução
Quando possuimos uma formação superior em ciências exatas, nos é ensinado que a
metodologia adequada para o gerenciamento de um projeto é primeiramente a elaboração de
um Levantamento de Dados, o mais completo possível, que será analisado e imediatamente
transposto tanto descritivamente quanto gráficamente para um Estudo Preliminar, que, por sua
vez, poderá ainda ser desenvolvido em etapas aperfeiçoadas subsequentes como o EP2, EP3, e
assim sucessivamente, até que culmine em um Ante-projeto, este sim, já com especificações
mais aprofundadas e delineadas com maior precisão e, finalmente, o concluímos com o
Projeto Final de Execução, agora já minuciosamente detalhado, contendo todos os processos e
metodologia a serem implantados para a perfeita compreensão por parte daqueles que o irão
executar.
O cenário atual nos impõe conhecer técnicas diferenciadas destas, já obsoletas, onde
mecanismos de Project Management recomendam utilizar-se o tripé PPP: Pessoas, Processos
e Produtos/Serviços, de forma que se alcance maior eficácia, eficiência e economia ante o
sucesso a ser alcançado pelo projeto. Hoje é necessário que as empresas implementem
efetivamente, práticas que garantam a absorção de novos negócios e mantenha os já
estabelecidos. Isto significa que organizações que utilizam o gerenciamento de projetos como
instrumento de gestão têm maior capacidade de responderem rapidamente a novos requisitos
do mercado, fortalecendo seu posicionamento estratégico. Um projeto fracassado pode vir a



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significar o encerramento das atividades deste setor e até mesmo a “morte” desta organização.
Hoje, a metodologia aplicada é baseada nas orientações do PMI Project Management
Institute, uma das principais organizações do setor, que identifica e descreve as principais
áreas de conhecimento e práticas que são geralmente aceitas para gerenciamento de projetos.


Para se gerenciar um projeto deve-se inicialmente ter a consciência de que este será um
empreendimento temporário com o objetivo de se criar um produto ou serviço único. O
projeto prepara o produto a ser processado em quantidade. O desenvolvimento de um nave
interestelar é um projeto e a fabricação destas naves a serem lançadas sequencialmente de
encontro às estrelas da via láctea, em um determinado período de tempo é um processo. O
evento M de Moda é um projeto a ser realizado, mas a metodologia para se realizar eventos M
de Moda em 10 estados brasileiros de acordo com calendário anual é um processo. Escrever
este artigo único é um projeto mas, preparar este mesmo artigo para ser publicado em diversas
e diferentes revistas especializadas é um processo. Estudar é um processo para se aprender a
gerenciar projetos e se obter o conhecimento esperado?


2. Os objetivos do gerenciamento
Para se alcançar a qualidade, a economia, as metas e entre outras, o sucesso do projeto é
necessário que se definam objetivos a serem alcançados. E para tal, estes objetivos devem
poder ser mensurados para que sejam processadas avaliações temporais e espaciais das etapas
do projeto. É essencial realizarem-se “Pit Stops” ao longo da corrida pois são nesses
intervalos que avaliamos o estado atual do desenvolvimento do projeto, as condições do meio,
do tempo, do ambiente, dos fatores econômicos, dos fatores humanos, enfim, relacionamos e
comparamos todos os dados coletados com os levantados na Linha de Base, ao início de todo
o processo de desenvolvimento do Projeto. Os dados do carro na “linha de largada”.

De acordo com Maurício Aguiar em seu artigo Gerenciando Objetivamente, o
estabelecimento da Linha de Base é o retrato da situação inicial para possibilitar um
comparativo e avaliações posteriores, que serão mensuradas através da implantação de
processos de medição com sistemática de coleta e análise de dados ao longo de etapas
determinadas ou mesmo indeterminadas, administrando ações corretivas e alterando o plano
estratégico ao longo do projeto.

Todos os envolvidos no projeto, os chamados “Stakeholders”, devem ter suas espectativas e
necessidades formuladas, anotadas, entendidas e prontas para serem atendidas quando dos
resultados do projeto. Caso já, desde a formulação dos objetivos, tenha-se vislumbrado a
possibilidade das mesmas não serem atendidas em todo ou em parte, deve-se colocar logo a
questão à mesa pois os “Stakeholders” devem estar cientes do que se pode ou não esperar do
projeto que esta sendo gerenciado.




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Os objetivos a serem formulados devem ser observados perante os seguintes aspectos:
− Específicos: Deve-se evitar objetivos genéricos criando aqueles que possam swer
   qualificados quantitativamente
− Sua ação: A ação e os controles devem estar totalmente nas mãos do Gerente do Projeto
− Positivo: Utilizar termos que gerem motivação evitando frases e termos de imagem
  negativa
− Evidência: Deve-se definir medidas e valores almejados para o sucesso e saber com isso
  se o objetivo foi alcançado.
− Recursos: Deve-se determinar e relacionar os recursos necessários para o alcance do
  objetivo do projeto
− Tamanho: Deve-se subdividir o objetivo em partes menores para facilitar a especificação e
  a motivação artravés de resultados parciais atingidos pela equipe.
− Ambiente: Deve-se pensar em como o objetivo alcançado será benéfico para o ambiente
  como um todo a fim de evitar-se resistências de grupos com outros interesses.
− Visão: Deve-se tentar imaginar o projeto concluído e retroceder mentalmente etapa por
  etapa sua execução de forma a antever qualquer possibilidade de risco do objetivo não ser
  alcançado.
− Excelência: Deve-se adotar um modelo que priorize a excelência em gerenciamento de
  projetos pois gera-se com isso motivação a todos os “Stakeholders”

               A implantação do Modelo de Excelência tem como vantagens:
− Melhoria da qualidade de serviço – suporte mais confiável para os negócios
− Maior disponibilidade e estabilidade dos serviços em TIC (tecnologia de informação e
  comunicação)
− Visão clara da capacidade das áreas vinculadas a prestação de serviços em TIC
− Melhoria da informação sobre os serviços atuais
− Aumento da flexibilidade e adaptabilidade dos serviços
− Diminuição dos custos operacionais
− Aumento da eficiência


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− Maior satisfação do Cliente
− Melhorias na segurança, precisão, velocidade e disponibilidade dos serviços
  comercializados.

Fonte: Site do Serpro - http://www.serpro.gov.br – Consulta em 03/10/2006

3. Os riscos e precauções preventivas
Principalmente quando executamos simultaneamente vários projetos, devemos dar maior
atenção às possíveis ocorrências que venham a ser causas diretas de fracassos. São elas:
− Metas e objetivos mal definidos ou não compreendidos
− Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las
− Informações insuficientes, inadequadas e inconsistentes
− Estimado à “sentimento”, de forma intuitiva, sem se valer de dados concretos
− Sem tempo suficiente para um planejamento adequado
− Os produtos finais não foram bem definidos
− Falta de habilidades técnicas e outras da equipe
− Falta de padrões de trabalho ou negligenciamento
− Espectativas desalinhadas com a realidade do projeto
− Não considerar os eventos do meio impactando o escopo
− Não considerar questões políticas e culturais existentes que possam prejudicar o projeto

4. A qualidade de um projeto
Assim como um construtor necessita de uma planta para construir uma casa, a gerência de
projetos requer também uma “planta” para chegar ao sucesso que é na verdade o alcance dos
objetivos a que foi proposto.




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Este é um conceito importante sobre a qualidade. As vezes, temos a tendência de pensar que a
“qualidade” significa os melhores e mais modernos equipamentos e materiais, e também com
zero % de defeitos. Entretanto, em muitos casos não é isso que o cliente espera e também o
mesmo não tem recursos para chegar a uma solução perfeita. Se ao longo do projeto houver
altos e baixos, ou os deliverables terem uma quantidade pequena de defeitos, o cliente ainda
poderá dizer que o projeto foi entregue com um alto nível de qualidade. Por outro lado, uma
solução livre de defeitos que não satisfaz as necessidades do cliente não é considerada de alta
qualidade. A finalidade do gerenciamento é primeiramente compreender as expectativas do
cliente em termos de qualidade, e então desenvolver um plano pró-ativo para atender estas
expectativas.


O velho ditado de que a qualidade esta nos olhos de quem vê, é verdadeiro. A qualidade
sempre acaba sendo medida pelo cliente. O objetivo de um gerente de projetos é entender os
requerimentos e as expectativas do cliente - e então, atendê-los.




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Para se alcançar a excelência no gerenciamento de projetos é necessário que todos os aspectos
adiante descritos estejam sendo satisfeitos:
− Desenvolvimento de projetos de forma mais acelerada com base em processos e modelos
  (templates) de formulários padronizados.
− Garantir que as expectativas dos projetos sejam atendidas ao final.
− Os gerentes de projetos têm todas as habilidades e as competências necessárias para
  garantir que os projetos serão bem sucedidos.
− Um repositório que registre todas as lições apreendidas e as melhores práticas.
− A existência de um treinamento comum para os gerentes de projeto e os demais
  integrantes das equipes de projeto.
− Melhor precisão na definição das estimativas do volume de trabalho exigido, do valor
  estimado dos custos e do prazo dos projetos.
− Conceber uma solução melhor e mais eficaz logo na primeira vez através de um
  planejamento mais eficiente.
− Identificar e resolver os problemas mais rapidamente.
− Tratar os riscos futuros antes que os problemas aparecem.
− Comunicar e gerenciar as expectativas com o cliente, a equipe do projeto, e os
  stakeholders de maneira eficaz.
− Transmitir uma boa imagem da sua organização para os clientes e o mercado.
− Uma gestão de recursos humano mais eficiente e um ambiente de trabalho melhor.
− Redução do prazo para o lançamento dos novos produtos e serviços da empresa no
  mercado.




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5. As habilidades de um gerente
Como definir uma nova liderança em busca da excelência? Os nossos amigos japoneses
contam que nos invejam pelas oportunidades que têm nossos executivos de estarem sendo
testados, constantemente, em um ambiente quot;imprevisívelquot;. E, desta forma, serem treinados a
tomar decisões; analisar problemas, enfrentar mudanças, buscar soluções criativas, utilizar o
lógico e o intuitivo e desenvolver a capacidade de visão de conjunto, entre outras habilidades.
Por ironia, as empresas da segunda economia do mundo necessitam lançar mão de situações
de laboratório de ensino para criarem simulações de crise para avaliar e treinar seus líderes
empresariais. O que para nós tem o significado de crise para eles representa oportunidade de
aprender e crescer. As diferenças entre o mundo oriental e acidental já começam por aí.


A capacidade desenvolvida pelas organizações para alcançar a excelência empresarial -
entendida como a qualidade de processar respostas eficazes às diferentes demandas internas e
externas é decorrência direta da performance do seu quadro diretivo. Por esta razão, ao
iniciar-se um processo de melhoria de qualidade e produtividade, além de repensar-se as
convicções empresariais predominantes na organização, deve-se dirigir as primeiras ações
práticas da intervenção para a avaliação do perfil gerencial existente. Nesse sentido, essas
ações iniciais buscam a identificação dos elementos fundamentais que servirão de base à
consolidação do projeto de implementação do modelo de gestão.


Em um momento como este, de transformações rápidas, algumas exigências deverão ser
atendidas por aqueles que pretendem ser exímios gerentes de projetos. A primeira qualidade
que deverão possuir refere-se à capacidade de leitura do meio ambiente. Agora, atuando como
um sensor crítico e perspicaz às alterações ocorridas na sociedade, cada vez mais, em uma
velocidade constantemente acelerada pelo impulso do desenvolvimento tecnológico. Aquele
que lidera pessoas é obrigado a ser um agente ativo aos efeitos sociais da evolução, que
transformam a maneira de ver, de julgar e de raciocinar dos indivíduos.


Outra característica própria do líder constitui-se na competência e habilidade para administrar
recursos, processos e pessoas, através de cargos fortalecidos com mais autonomia e poder
para decisões. As quot;caixinhasquot; do organograma da administração tradicional, finalmente, estão
desaparecendo. Nesse caso, o exercício do poder passa a caracterizar-se pela capacidade de
ser, agir e pensar no lugar do outro, como se de fato o fosse. É a busca da empatia, obtida
através da identificação holística ou seja, o ser humano entendido e aceito em sua totalidade.




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Fonte: Internet – Google Imagens
Até algum tempo atrás, o que valia era o poder organizacional do gerente. Hoje, pelo
contrário, está se tornando comum, por exemplo, executivos de algumas multinacionais,
européias, norte-americanas e de algumas empresas brasileiras, serem treinados no uso de
técnicas orientais para desenvolver a intuição e a meditação.


Tal tendência parece estar se acelerando bastante. A prática empresarial tem demonstrado que
a eficácia do poder pessoal transcende, e muito, o poder organizacional. O primeiro depende
das habilidades e capacidades humanas inerentes à pessoa do líder. Enquanto que o segundo,
independente do ocupante da função gerencial, é determinado pela estrutura hierárquica da
empresa. Eventualmente, qualquer pessoa que vá ocupá-lo já encontra definida a abrangência
da sua atuação e a extensão do seu poder de mando. Talvez, essa seja a principal diferença
entre ser líder e ser chefe. Chefe, em princípio, qualquer um poderá ser. Enquanto líder... A
história é outra.


A mudança desse paradigma vem transformando a estrutura de algumas empresas em um
verdadeiro círculo, em que o comando central alterna-se conforme as particularidades de cada
projeto empresarial. E, até certo ponto, a equipe terá autonomia para aceitar, ou não, o poder
outorgado ao líder. Como se vê, a lei do quot;capatazquot; não está tendo mais espaço na organização
moderna. Em vez disso, a liderança somente será reconhecida e valorizada, na medida em que
possibilitar aos demais colaboradores oportunidades propícias à realização de uma ampla
variedade de crenças e valores, muitas vezes ambíguas. E, talvez ainda mais importante,
compatibilizá-las com a finalidade econômica e social da organização do trabalho.
O talento e a qualificação tornam-se, assim, os principais meios para o desenvolvimento de
uma carreira profissional promissora. Para ser capaz de competir nas diferentes situações de
mercado, exigi-se dos líderes dedicação exclusiva à qualidade, à produtividade e à contínua
flexibilidade para o atendimento das necessidades dos clientes, internos e externos à


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organização.


O conceito clássico sobre gerência predominante nas cinco últimas décadas considerou a
obtenção de resultados através das pessoas, como o propósito mais relevante. Porém, na
concepção da quot;nova empresaquot;, altera-se o papel do gerente. Baseia-se, primeiro e acima de
tudo, na premissa de que o exercício de uma liderança eficaz deve permitir às pessoas a
obtenção de resultados satisfatórios, com um custo mínimo, em relação a padrões de
qualidade de processos, produtos e serviços direcionados à satisfação contínua do cliente.
Portanto, o gerente passou a ser meio e não mais um fim em si mesmo.


Na realidade, as muitas teorias existentes, até então, e que têm sido transmitidas aos gerentes,
não refletem o mundo do trabalho. Algumas dão um tratamento simplista à complexidade que
envolve, no dia-a-dia, o relacionamento com equipes de subordinados, as necessidades de
mudanças e as suas resistências conservadoras. Outras são abstratas e parecem que foram
elaboradas somente para a compreensão dos acadêmicos. E, na verdade, a maioria delas não
tem aplicabilidade prática, porquanto não contribuem para o fortalecimento do tipo de
liderança que possa conduzir, com eficácia, a gestão do negócio às atuais condições de
mercado quot;do salve-se quem puderquot;.


Fonte: Site da Tenstep - http://www.tenstep.com.br - 03/10/2006


Listo abaixo as principais habilidades consideradas principais em um gerente de projetos:
− Liderança: Estabelecer direção, alinhar diretrizes, motivar equipe, inspirar colaboradores
− Comunicação: Transmitir informações claras e receber informações completas e
    entendidas
− Negociação: Discutir com outros para se chegar a um acordo ou termo comum
    diretamente ou com a assistência de uma arbitragem ou mediador e ainda, observar
    questões envolvidas nas negociações tais como: objetivo e/ou mudanças do escopo, custo
    e programação, termos e condições contratuais, designações e recursos.
− Resolução de problemas: Primeiramente deve-se definir o problema e para tal necessita-se
    distinguir sintonia e causa, em segundo lugar é preciso “tomar a decisão” através da
    análise, identificação de soluções, escolha e implementação da(s) mesma(s).
− Influência na organização: Básicamente é, de maneira clara e coloquial: “conseguir que as
    coisas sejam feitas”. É entender os mecanismos de poder e política, influenciar
    comportamentos, mudar o curso dos eventos, sobrepujar resistências e fazer com que as
    pessoas façam o que não faziam normalmente.
6. O empresário-gerente ou gerente-empresário
Perante uma realidade que se situa além dos conceitos, no cenário atual, o modelo de



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liderança desenvolvido para a busca da excelência considera os gerentes como empresários,
de tal forma que assumam as suas unidades de trabalho como se fossem o seu próprio
negócio. Além do mais, essa mentalidade empreendedora delega ao gerente a prerrogativa de
fazer prevalecer os seus valores pessoais sobre como a organização possa ser administrada.
Hoje mais de que nunca, não só a existência do gerente, ou de qualquer outro profissional na
organização, mas, também, a sua remuneração encontram-se na estreita dependência do
quanto possam contribuir para o desenvolvimento do negócio. Em outras palavras: quot;Existo
porque sou necessário, e sou pago pelo que contribuoquot;. A avaliação do desempenho gerencial
e profissional, torna-se menos problemática. Para tanto, há necessidade de criar-se
mecanismos de gestão mais adequados à medição do quanto de fato cada um contribuiu para
os resultados da respectiva unidade de negócio.


Esta não é uma visão futurista para o novo milênio. As quot;novasquot; habilidades gerenciais estão
sendo exigidas para desenvolver um espírito empreendedor nas organizações, públicas ou
privadas, onde todos sintam-se responsáveis em construir um ambiente de trabalho que
acreditem. É a síndrome da pequena empresa como ideal de administração de empresas. As
grandes que se cuidem!


Fonte: Site da Afgoms - http://www.afgoms.com.br - 03/10/2006




Fonte: Internet – Google Imagens




7. A importância do gerenciamento
Para alcançarmos a evidência e o sucesso quanto ao objetivo do projeto, devemos responder a


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algumas perguntas:
− Atualmente como uma organização pode melhor se capacitar e obter as melhorias
  desejadas na área de gestão organizacional dos projetos?

Primeiramente, a organização necessita saber quais práticas específicas - conhecimento,
habilidades, ferramentas e técnicas - para a gestão organizacional dos projetos são
comprovadamente úteis para a organização;
Em segundo lugar, a organização necessita avaliar o seu estado atual na gestão organizacional
de projetos de acordo com estas práticas desejadas; e
Terceiro, se a organização desejar, de fato, seguir o caminho para a melhoria, ela deve
empreender os esforços necessários para aumentar as capacidades específicas que forem
identificadas como requisitos dessa melhoria.


Mais perguntas a serem respondidas:
− Qual é o problema?
− Sabemos que projetos são importantes e críticos na empresa. Será que temos respostas as
  seguintes perguntas sobre os nossos projetos?
− Quantos projetos estão sendo realizados?
− Quantos foram concluídos no último ano, mês?
− Quantos projetos devem ser iniciados?
− Qual o tamanho dos projetos?
− Qual o custo dos projetos?
− Qual o tempo dos projetos?
− Qual a qualidade dos projetos?
− Quais os recursos necessários para realizar os projetos?
− Quais os riscos dos projetos?
− Como os projetos estão sendo gerenciados?
− Os projetos dão lucro/prejuízo?
− Qual o desempenho da organização em realizar os projetos?
− Qual o nível de satisfação dos clientes com os projetos?
− Quais são os projetos mais importantes?
− Quais são os benefícios esperados?




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Dada a importância que os projetos representam no atendimento das necessidades e soluções
aos clientes, os benefícios de melhorias que podem ser obtidos na gestão de projetos podem
ser classificados em:
− Financeiros - através da redução de custos com projetos em atraso.
− Processos Internos - com o aumento da produtividade no desenvolvimento dos projetos;
  melhoria na alocação de recursos críticos aos projetos; e redução do retrabalho.
− Inovação e Melhoria Contínua - obtendo-se a unificação da gestão de projetos com os
  processos de comercialização, desenvolvimento e operação.
− Clientes - atendendo aos requisitos definidos para o projeto; e com o alinhamento dos
  projetos com as estratégias da organização.
− Pessoas - com a busca da maturidade no processo de gestão como garantia de que as
  pessoas possam desenvolver suas capacidades e terem uma melhor satisfação no trabalho
  realizado.

As empresas que alcançaram a excelência em gestão de projetos também percebem que a
excelência é um processo contínuo. A complacência abre as portas para a concorrência ou a
perda dos clientes. Mais do que um simples “modismo”, a gestão de projetos tem sido
aplicada em todos os tipos de organizações e, existem várias pesquisas que demonstram os
resultados que as empresas têm obtido na implementação de melhorias nas suas práticas de
gestão de projetos.


Pesquisa realizada em 2002 pelo Center for Business Practices aponta que 94% das empresas
consideram que a implementação da gestão de projetos representa significativos ganhos para
as suas organizações. Estas empresas relacionam melhorias em resultados financeiros,
satisfação dos clientes, desempenho dos projetos e processos e medidas de crescimento e
aprendizagem organizacional.


Que tipos de melhorias uma empresa poderia esperar com a Gestão de Projetos? As respostas
da pesquisa indicam:
− 50% de melhorias na execução dos projetos e programas;
− 88% nos retorno dos investimentos;
− 33% na satisfação dos clientes; e
− 36% na satisfação dos empregados.

As iniciativas destas organizações incluem a implementação de escritórios de gestão de
projetos, metodologias de gerenciamento de projetos, software e ferramentas, a integração da
gestão de projetos com os demais processos da organização, treinamento em métodos e
técnicas e o desenvolvimento de programas de capacitação de gerentes de projetos.


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Mais de 70% das organizações estão implementando três ou mais destas iniciativas nos
últimos 3 anos. A obtenção da excelência na gestão de projetos pode levar uns poucos anos ou
algumas décadas. A excelência não será alcançada sem mudanças, e a rapidez das mudanças é
um fator fundamental. Além disto, o processo deve iniciar pelos gerentes e executivos. Por
que um funcionário iria apoiar uma mudança que não é sustentada pela cúpula da
organização?


Os executivos precisam estar comprometidos com a mudança para a gestão de projetos e
reconhecer o valor que ela acrescenta à empresa para que a mudança tenha sucesso. Por fim, é
necessário entender que a mudança para a gestão de projetos irá beneficiar a todos os que se
interessam pelo destino da organização.


Tente identificar uma empresa, apenas uma, que tenha desistido de utilizar a gestão de
projetos depois de tê-la implantado. Provavelmente não conseguirá. Todas as empresas que
adotaram a gestão de projetos ainda a utilizam. Por quê? Simplesmente porque dá bons
resultados.
Fonte: Site da Ponto GP - http://pontogp.wordpress.com - 03/10/2006


Se pudessemos comparar os resultados dos projetos executados ao longo destes meus 25 anos
de trabalho como arquiteto, gerente e empreendedor, sejam os meus próprios ou mesmo os
projetos de quaisquer outros de mesma formação e experiência, com os resultados atuais de
projetos ora gerenciados por profissionais pós graduados, especialistas, certificados pelo PMI,
que sejam capazes de utilizar os mecanismos e ferramentas disponíveis para atingir os
objetivos pretendidos, certamente teremos esta expectativa consideravelmente além do
esperado.


9. Referências bibliográficas

SEGRAC- NÚCLEO DE PESQUISA EM CIENCIAS DA ENGENHARIA –
http://www.segrac.poli.ufrj.br - acessado em 24/09/2006.
PARREIRA, FERNANDO L., (2003) artigo publicado no jornal O Tempo. MG. Brasil
LUZ, DANIEL C. (2001) – Insight 1. Editora DVS Ltda. São Paulo, Brasil.
LUZ, DANIEL C. (2002) – Insight 2. Editora DVS Ltda. São Paulo, Brasil.
AGUIAR, MAURICIO. artigo Gerenciando Objetivamente, produzido especialmente para a
Developers Magazine pelo ISLIG-RIO. Rio de Janeiro. Brasil
WEBSITE do Serpro - http://www.serpro.gov.br – Consulta em 03/10/2006
WEBSITE da Tenstep - http://www.tenstep.com.br - Consulta em 03/10/2006
WEBSITE da Afgoms - http://www.afgoms.com.br - Consulta em 03/10/2006
WEBSITE da Ponto GP - http://pontogp.wordpress.com - Consulta em 03/10/2006


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Gerenciamento de projetos UFRJ

  • 1. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA A GERÊNCIA INTUITIVA Abraão Dahis (Empresa/Instituição) adahis@plantabaixa.com Arquiteto, Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos (SEGRAC/UFRJ) Orientador Lysio Séllos (SEGRAC/POLI/UFRJ) lysio@poli.ufrj.br Engenheiro Civil, D.Sc. O resumo Este artigo tem por objetivo apresentar um comparativo entre experiências acumuladas em 25 anos de trabalho contínuo no desenvolvimento intuitivo e informal de idéias criativas, gerando projetos executados e resultados de sucessos e fracassos relativos, comparados com possíveis projetos semelhantes, desenvolvidos com base nos conhecimentos, metodologia e técnicas atuais de Gerenciamento de Projetos. Com certeza o avanço da tecnologia por estas duas décadas e meia, acarretou a mudança de vários paradigmas e confirmação de outros, principalmente o que afirma que os negócios são dependentes das informações e comunicações. Hoje não podemos dispensar estas conquistas, pois sem estas ferramentas, não alcançaremos mais um patamar no mesmo espaço de tempo que nos é necessário. Palavras chave: Gerência, Competência, Experiência. 1. A introdução Quando possuimos uma formação superior em ciências exatas, nos é ensinado que a metodologia adequada para o gerenciamento de um projeto é primeiramente a elaboração de um Levantamento de Dados, o mais completo possível, que será analisado e imediatamente transposto tanto descritivamente quanto gráficamente para um Estudo Preliminar, que, por sua vez, poderá ainda ser desenvolvido em etapas aperfeiçoadas subsequentes como o EP2, EP3, e assim sucessivamente, até que culmine em um Ante-projeto, este sim, já com especificações mais aprofundadas e delineadas com maior precisão e, finalmente, o concluímos com o Projeto Final de Execução, agora já minuciosamente detalhado, contendo todos os processos e metodologia a serem implantados para a perfeita compreensão por parte daqueles que o irão executar. O cenário atual nos impõe conhecer técnicas diferenciadas destas, já obsoletas, onde mecanismos de Project Management recomendam utilizar-se o tripé PPP: Pessoas, Processos e Produtos/Serviços, de forma que se alcance maior eficácia, eficiência e economia ante o sucesso a ser alcançado pelo projeto. Hoje é necessário que as empresas implementem efetivamente, práticas que garantam a absorção de novos negócios e mantenha os já estabelecidos. Isto significa que organizações que utilizam o gerenciamento de projetos como instrumento de gestão têm maior capacidade de responderem rapidamente a novos requisitos do mercado, fortalecendo seu posicionamento estratégico. Um projeto fracassado pode vir a SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 1 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 2. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA significar o encerramento das atividades deste setor e até mesmo a “morte” desta organização. Hoje, a metodologia aplicada é baseada nas orientações do PMI Project Management Institute, uma das principais organizações do setor, que identifica e descreve as principais áreas de conhecimento e práticas que são geralmente aceitas para gerenciamento de projetos. Para se gerenciar um projeto deve-se inicialmente ter a consciência de que este será um empreendimento temporário com o objetivo de se criar um produto ou serviço único. O projeto prepara o produto a ser processado em quantidade. O desenvolvimento de um nave interestelar é um projeto e a fabricação destas naves a serem lançadas sequencialmente de encontro às estrelas da via láctea, em um determinado período de tempo é um processo. O evento M de Moda é um projeto a ser realizado, mas a metodologia para se realizar eventos M de Moda em 10 estados brasileiros de acordo com calendário anual é um processo. Escrever este artigo único é um projeto mas, preparar este mesmo artigo para ser publicado em diversas e diferentes revistas especializadas é um processo. Estudar é um processo para se aprender a gerenciar projetos e se obter o conhecimento esperado? 2. Os objetivos do gerenciamento Para se alcançar a qualidade, a economia, as metas e entre outras, o sucesso do projeto é necessário que se definam objetivos a serem alcançados. E para tal, estes objetivos devem poder ser mensurados para que sejam processadas avaliações temporais e espaciais das etapas do projeto. É essencial realizarem-se “Pit Stops” ao longo da corrida pois são nesses intervalos que avaliamos o estado atual do desenvolvimento do projeto, as condições do meio, do tempo, do ambiente, dos fatores econômicos, dos fatores humanos, enfim, relacionamos e comparamos todos os dados coletados com os levantados na Linha de Base, ao início de todo o processo de desenvolvimento do Projeto. Os dados do carro na “linha de largada”. De acordo com Maurício Aguiar em seu artigo Gerenciando Objetivamente, o estabelecimento da Linha de Base é o retrato da situação inicial para possibilitar um comparativo e avaliações posteriores, que serão mensuradas através da implantação de processos de medição com sistemática de coleta e análise de dados ao longo de etapas determinadas ou mesmo indeterminadas, administrando ações corretivas e alterando o plano estratégico ao longo do projeto. Todos os envolvidos no projeto, os chamados “Stakeholders”, devem ter suas espectativas e necessidades formuladas, anotadas, entendidas e prontas para serem atendidas quando dos resultados do projeto. Caso já, desde a formulação dos objetivos, tenha-se vislumbrado a possibilidade das mesmas não serem atendidas em todo ou em parte, deve-se colocar logo a questão à mesa pois os “Stakeholders” devem estar cientes do que se pode ou não esperar do projeto que esta sendo gerenciado. SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 2 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 3. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA Fonte: Internet - Google Imagens Os objetivos a serem formulados devem ser observados perante os seguintes aspectos: − Específicos: Deve-se evitar objetivos genéricos criando aqueles que possam swer qualificados quantitativamente − Sua ação: A ação e os controles devem estar totalmente nas mãos do Gerente do Projeto − Positivo: Utilizar termos que gerem motivação evitando frases e termos de imagem negativa − Evidência: Deve-se definir medidas e valores almejados para o sucesso e saber com isso se o objetivo foi alcançado. − Recursos: Deve-se determinar e relacionar os recursos necessários para o alcance do objetivo do projeto − Tamanho: Deve-se subdividir o objetivo em partes menores para facilitar a especificação e a motivação artravés de resultados parciais atingidos pela equipe. − Ambiente: Deve-se pensar em como o objetivo alcançado será benéfico para o ambiente como um todo a fim de evitar-se resistências de grupos com outros interesses. − Visão: Deve-se tentar imaginar o projeto concluído e retroceder mentalmente etapa por etapa sua execução de forma a antever qualquer possibilidade de risco do objetivo não ser alcançado. − Excelência: Deve-se adotar um modelo que priorize a excelência em gerenciamento de projetos pois gera-se com isso motivação a todos os “Stakeholders” A implantação do Modelo de Excelência tem como vantagens: − Melhoria da qualidade de serviço – suporte mais confiável para os negócios − Maior disponibilidade e estabilidade dos serviços em TIC (tecnologia de informação e comunicação) − Visão clara da capacidade das áreas vinculadas a prestação de serviços em TIC − Melhoria da informação sobre os serviços atuais − Aumento da flexibilidade e adaptabilidade dos serviços − Diminuição dos custos operacionais − Aumento da eficiência SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 3 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 4. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA − Maior satisfação do Cliente − Melhorias na segurança, precisão, velocidade e disponibilidade dos serviços comercializados. Fonte: Site do Serpro - http://www.serpro.gov.br – Consulta em 03/10/2006 3. Os riscos e precauções preventivas Principalmente quando executamos simultaneamente vários projetos, devemos dar maior atenção às possíveis ocorrências que venham a ser causas diretas de fracassos. São elas: − Metas e objetivos mal definidos ou não compreendidos − Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las − Informações insuficientes, inadequadas e inconsistentes − Estimado à “sentimento”, de forma intuitiva, sem se valer de dados concretos − Sem tempo suficiente para um planejamento adequado − Os produtos finais não foram bem definidos − Falta de habilidades técnicas e outras da equipe − Falta de padrões de trabalho ou negligenciamento − Espectativas desalinhadas com a realidade do projeto − Não considerar os eventos do meio impactando o escopo − Não considerar questões políticas e culturais existentes que possam prejudicar o projeto 4. A qualidade de um projeto Assim como um construtor necessita de uma planta para construir uma casa, a gerência de projetos requer também uma “planta” para chegar ao sucesso que é na verdade o alcance dos objetivos a que foi proposto. SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 4 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 5. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA Fonte: Internet – Google Imagens Este é um conceito importante sobre a qualidade. As vezes, temos a tendência de pensar que a “qualidade” significa os melhores e mais modernos equipamentos e materiais, e também com zero % de defeitos. Entretanto, em muitos casos não é isso que o cliente espera e também o mesmo não tem recursos para chegar a uma solução perfeita. Se ao longo do projeto houver altos e baixos, ou os deliverables terem uma quantidade pequena de defeitos, o cliente ainda poderá dizer que o projeto foi entregue com um alto nível de qualidade. Por outro lado, uma solução livre de defeitos que não satisfaz as necessidades do cliente não é considerada de alta qualidade. A finalidade do gerenciamento é primeiramente compreender as expectativas do cliente em termos de qualidade, e então desenvolver um plano pró-ativo para atender estas expectativas. O velho ditado de que a qualidade esta nos olhos de quem vê, é verdadeiro. A qualidade sempre acaba sendo medida pelo cliente. O objetivo de um gerente de projetos é entender os requerimentos e as expectativas do cliente - e então, atendê-los. SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 5 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 6. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA Fonte: Internet – Google Imagens Para se alcançar a excelência no gerenciamento de projetos é necessário que todos os aspectos adiante descritos estejam sendo satisfeitos: − Desenvolvimento de projetos de forma mais acelerada com base em processos e modelos (templates) de formulários padronizados. − Garantir que as expectativas dos projetos sejam atendidas ao final. − Os gerentes de projetos têm todas as habilidades e as competências necessárias para garantir que os projetos serão bem sucedidos. − Um repositório que registre todas as lições apreendidas e as melhores práticas. − A existência de um treinamento comum para os gerentes de projeto e os demais integrantes das equipes de projeto. − Melhor precisão na definição das estimativas do volume de trabalho exigido, do valor estimado dos custos e do prazo dos projetos. − Conceber uma solução melhor e mais eficaz logo na primeira vez através de um planejamento mais eficiente. − Identificar e resolver os problemas mais rapidamente. − Tratar os riscos futuros antes que os problemas aparecem. − Comunicar e gerenciar as expectativas com o cliente, a equipe do projeto, e os stakeholders de maneira eficaz. − Transmitir uma boa imagem da sua organização para os clientes e o mercado. − Uma gestão de recursos humano mais eficiente e um ambiente de trabalho melhor. − Redução do prazo para o lançamento dos novos produtos e serviços da empresa no mercado. SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 6 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 7. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA 5. As habilidades de um gerente Como definir uma nova liderança em busca da excelência? Os nossos amigos japoneses contam que nos invejam pelas oportunidades que têm nossos executivos de estarem sendo testados, constantemente, em um ambiente quot;imprevisívelquot;. E, desta forma, serem treinados a tomar decisões; analisar problemas, enfrentar mudanças, buscar soluções criativas, utilizar o lógico e o intuitivo e desenvolver a capacidade de visão de conjunto, entre outras habilidades. Por ironia, as empresas da segunda economia do mundo necessitam lançar mão de situações de laboratório de ensino para criarem simulações de crise para avaliar e treinar seus líderes empresariais. O que para nós tem o significado de crise para eles representa oportunidade de aprender e crescer. As diferenças entre o mundo oriental e acidental já começam por aí. A capacidade desenvolvida pelas organizações para alcançar a excelência empresarial - entendida como a qualidade de processar respostas eficazes às diferentes demandas internas e externas é decorrência direta da performance do seu quadro diretivo. Por esta razão, ao iniciar-se um processo de melhoria de qualidade e produtividade, além de repensar-se as convicções empresariais predominantes na organização, deve-se dirigir as primeiras ações práticas da intervenção para a avaliação do perfil gerencial existente. Nesse sentido, essas ações iniciais buscam a identificação dos elementos fundamentais que servirão de base à consolidação do projeto de implementação do modelo de gestão. Em um momento como este, de transformações rápidas, algumas exigências deverão ser atendidas por aqueles que pretendem ser exímios gerentes de projetos. A primeira qualidade que deverão possuir refere-se à capacidade de leitura do meio ambiente. Agora, atuando como um sensor crítico e perspicaz às alterações ocorridas na sociedade, cada vez mais, em uma velocidade constantemente acelerada pelo impulso do desenvolvimento tecnológico. Aquele que lidera pessoas é obrigado a ser um agente ativo aos efeitos sociais da evolução, que transformam a maneira de ver, de julgar e de raciocinar dos indivíduos. Outra característica própria do líder constitui-se na competência e habilidade para administrar recursos, processos e pessoas, através de cargos fortalecidos com mais autonomia e poder para decisões. As quot;caixinhasquot; do organograma da administração tradicional, finalmente, estão desaparecendo. Nesse caso, o exercício do poder passa a caracterizar-se pela capacidade de ser, agir e pensar no lugar do outro, como se de fato o fosse. É a busca da empatia, obtida através da identificação holística ou seja, o ser humano entendido e aceito em sua totalidade. SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 7 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 8. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA Fonte: Internet – Google Imagens Até algum tempo atrás, o que valia era o poder organizacional do gerente. Hoje, pelo contrário, está se tornando comum, por exemplo, executivos de algumas multinacionais, européias, norte-americanas e de algumas empresas brasileiras, serem treinados no uso de técnicas orientais para desenvolver a intuição e a meditação. Tal tendência parece estar se acelerando bastante. A prática empresarial tem demonstrado que a eficácia do poder pessoal transcende, e muito, o poder organizacional. O primeiro depende das habilidades e capacidades humanas inerentes à pessoa do líder. Enquanto que o segundo, independente do ocupante da função gerencial, é determinado pela estrutura hierárquica da empresa. Eventualmente, qualquer pessoa que vá ocupá-lo já encontra definida a abrangência da sua atuação e a extensão do seu poder de mando. Talvez, essa seja a principal diferença entre ser líder e ser chefe. Chefe, em princípio, qualquer um poderá ser. Enquanto líder... A história é outra. A mudança desse paradigma vem transformando a estrutura de algumas empresas em um verdadeiro círculo, em que o comando central alterna-se conforme as particularidades de cada projeto empresarial. E, até certo ponto, a equipe terá autonomia para aceitar, ou não, o poder outorgado ao líder. Como se vê, a lei do quot;capatazquot; não está tendo mais espaço na organização moderna. Em vez disso, a liderança somente será reconhecida e valorizada, na medida em que possibilitar aos demais colaboradores oportunidades propícias à realização de uma ampla variedade de crenças e valores, muitas vezes ambíguas. E, talvez ainda mais importante, compatibilizá-las com a finalidade econômica e social da organização do trabalho. O talento e a qualificação tornam-se, assim, os principais meios para o desenvolvimento de uma carreira profissional promissora. Para ser capaz de competir nas diferentes situações de mercado, exigi-se dos líderes dedicação exclusiva à qualidade, à produtividade e à contínua flexibilidade para o atendimento das necessidades dos clientes, internos e externos à SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 8 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 9. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA organização. O conceito clássico sobre gerência predominante nas cinco últimas décadas considerou a obtenção de resultados através das pessoas, como o propósito mais relevante. Porém, na concepção da quot;nova empresaquot;, altera-se o papel do gerente. Baseia-se, primeiro e acima de tudo, na premissa de que o exercício de uma liderança eficaz deve permitir às pessoas a obtenção de resultados satisfatórios, com um custo mínimo, em relação a padrões de qualidade de processos, produtos e serviços direcionados à satisfação contínua do cliente. Portanto, o gerente passou a ser meio e não mais um fim em si mesmo. Na realidade, as muitas teorias existentes, até então, e que têm sido transmitidas aos gerentes, não refletem o mundo do trabalho. Algumas dão um tratamento simplista à complexidade que envolve, no dia-a-dia, o relacionamento com equipes de subordinados, as necessidades de mudanças e as suas resistências conservadoras. Outras são abstratas e parecem que foram elaboradas somente para a compreensão dos acadêmicos. E, na verdade, a maioria delas não tem aplicabilidade prática, porquanto não contribuem para o fortalecimento do tipo de liderança que possa conduzir, com eficácia, a gestão do negócio às atuais condições de mercado quot;do salve-se quem puderquot;. Fonte: Site da Tenstep - http://www.tenstep.com.br - 03/10/2006 Listo abaixo as principais habilidades consideradas principais em um gerente de projetos: − Liderança: Estabelecer direção, alinhar diretrizes, motivar equipe, inspirar colaboradores − Comunicação: Transmitir informações claras e receber informações completas e entendidas − Negociação: Discutir com outros para se chegar a um acordo ou termo comum diretamente ou com a assistência de uma arbitragem ou mediador e ainda, observar questões envolvidas nas negociações tais como: objetivo e/ou mudanças do escopo, custo e programação, termos e condições contratuais, designações e recursos. − Resolução de problemas: Primeiramente deve-se definir o problema e para tal necessita-se distinguir sintonia e causa, em segundo lugar é preciso “tomar a decisão” através da análise, identificação de soluções, escolha e implementação da(s) mesma(s). − Influência na organização: Básicamente é, de maneira clara e coloquial: “conseguir que as coisas sejam feitas”. É entender os mecanismos de poder e política, influenciar comportamentos, mudar o curso dos eventos, sobrepujar resistências e fazer com que as pessoas façam o que não faziam normalmente. 6. O empresário-gerente ou gerente-empresário Perante uma realidade que se situa além dos conceitos, no cenário atual, o modelo de SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 9 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 10. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA liderança desenvolvido para a busca da excelência considera os gerentes como empresários, de tal forma que assumam as suas unidades de trabalho como se fossem o seu próprio negócio. Além do mais, essa mentalidade empreendedora delega ao gerente a prerrogativa de fazer prevalecer os seus valores pessoais sobre como a organização possa ser administrada. Hoje mais de que nunca, não só a existência do gerente, ou de qualquer outro profissional na organização, mas, também, a sua remuneração encontram-se na estreita dependência do quanto possam contribuir para o desenvolvimento do negócio. Em outras palavras: quot;Existo porque sou necessário, e sou pago pelo que contribuoquot;. A avaliação do desempenho gerencial e profissional, torna-se menos problemática. Para tanto, há necessidade de criar-se mecanismos de gestão mais adequados à medição do quanto de fato cada um contribuiu para os resultados da respectiva unidade de negócio. Esta não é uma visão futurista para o novo milênio. As quot;novasquot; habilidades gerenciais estão sendo exigidas para desenvolver um espírito empreendedor nas organizações, públicas ou privadas, onde todos sintam-se responsáveis em construir um ambiente de trabalho que acreditem. É a síndrome da pequena empresa como ideal de administração de empresas. As grandes que se cuidem! Fonte: Site da Afgoms - http://www.afgoms.com.br - 03/10/2006 Fonte: Internet – Google Imagens 7. A importância do gerenciamento Para alcançarmos a evidência e o sucesso quanto ao objetivo do projeto, devemos responder a SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 10 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 11. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA algumas perguntas: − Atualmente como uma organização pode melhor se capacitar e obter as melhorias desejadas na área de gestão organizacional dos projetos? Primeiramente, a organização necessita saber quais práticas específicas - conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas - para a gestão organizacional dos projetos são comprovadamente úteis para a organização; Em segundo lugar, a organização necessita avaliar o seu estado atual na gestão organizacional de projetos de acordo com estas práticas desejadas; e Terceiro, se a organização desejar, de fato, seguir o caminho para a melhoria, ela deve empreender os esforços necessários para aumentar as capacidades específicas que forem identificadas como requisitos dessa melhoria. Mais perguntas a serem respondidas: − Qual é o problema? − Sabemos que projetos são importantes e críticos na empresa. Será que temos respostas as seguintes perguntas sobre os nossos projetos? − Quantos projetos estão sendo realizados? − Quantos foram concluídos no último ano, mês? − Quantos projetos devem ser iniciados? − Qual o tamanho dos projetos? − Qual o custo dos projetos? − Qual o tempo dos projetos? − Qual a qualidade dos projetos? − Quais os recursos necessários para realizar os projetos? − Quais os riscos dos projetos? − Como os projetos estão sendo gerenciados? − Os projetos dão lucro/prejuízo? − Qual o desempenho da organização em realizar os projetos? − Qual o nível de satisfação dos clientes com os projetos? − Quais são os projetos mais importantes? − Quais são os benefícios esperados? SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 11 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 12. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA Dada a importância que os projetos representam no atendimento das necessidades e soluções aos clientes, os benefícios de melhorias que podem ser obtidos na gestão de projetos podem ser classificados em: − Financeiros - através da redução de custos com projetos em atraso. − Processos Internos - com o aumento da produtividade no desenvolvimento dos projetos; melhoria na alocação de recursos críticos aos projetos; e redução do retrabalho. − Inovação e Melhoria Contínua - obtendo-se a unificação da gestão de projetos com os processos de comercialização, desenvolvimento e operação. − Clientes - atendendo aos requisitos definidos para o projeto; e com o alinhamento dos projetos com as estratégias da organização. − Pessoas - com a busca da maturidade no processo de gestão como garantia de que as pessoas possam desenvolver suas capacidades e terem uma melhor satisfação no trabalho realizado. As empresas que alcançaram a excelência em gestão de projetos também percebem que a excelência é um processo contínuo. A complacência abre as portas para a concorrência ou a perda dos clientes. Mais do que um simples “modismo”, a gestão de projetos tem sido aplicada em todos os tipos de organizações e, existem várias pesquisas que demonstram os resultados que as empresas têm obtido na implementação de melhorias nas suas práticas de gestão de projetos. Pesquisa realizada em 2002 pelo Center for Business Practices aponta que 94% das empresas consideram que a implementação da gestão de projetos representa significativos ganhos para as suas organizações. Estas empresas relacionam melhorias em resultados financeiros, satisfação dos clientes, desempenho dos projetos e processos e medidas de crescimento e aprendizagem organizacional. Que tipos de melhorias uma empresa poderia esperar com a Gestão de Projetos? As respostas da pesquisa indicam: − 50% de melhorias na execução dos projetos e programas; − 88% nos retorno dos investimentos; − 33% na satisfação dos clientes; e − 36% na satisfação dos empregados. As iniciativas destas organizações incluem a implementação de escritórios de gestão de projetos, metodologias de gerenciamento de projetos, software e ferramentas, a integração da gestão de projetos com os demais processos da organização, treinamento em métodos e técnicas e o desenvolvimento de programas de capacitação de gerentes de projetos. SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 12 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br
  • 13. PÓS-GRADUAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - UFRJ SEGRAC – NÚCLEO DE PESQUISA EM CIÊNCIAS DA ENGENHARIA Mais de 70% das organizações estão implementando três ou mais destas iniciativas nos últimos 3 anos. A obtenção da excelência na gestão de projetos pode levar uns poucos anos ou algumas décadas. A excelência não será alcançada sem mudanças, e a rapidez das mudanças é um fator fundamental. Além disto, o processo deve iniciar pelos gerentes e executivos. Por que um funcionário iria apoiar uma mudança que não é sustentada pela cúpula da organização? Os executivos precisam estar comprometidos com a mudança para a gestão de projetos e reconhecer o valor que ela acrescenta à empresa para que a mudança tenha sucesso. Por fim, é necessário entender que a mudança para a gestão de projetos irá beneficiar a todos os que se interessam pelo destino da organização. Tente identificar uma empresa, apenas uma, que tenha desistido de utilizar a gestão de projetos depois de tê-la implantado. Provavelmente não conseguirá. Todas as empresas que adotaram a gestão de projetos ainda a utilizam. Por quê? Simplesmente porque dá bons resultados. Fonte: Site da Ponto GP - http://pontogp.wordpress.com - 03/10/2006 Se pudessemos comparar os resultados dos projetos executados ao longo destes meus 25 anos de trabalho como arquiteto, gerente e empreendedor, sejam os meus próprios ou mesmo os projetos de quaisquer outros de mesma formação e experiência, com os resultados atuais de projetos ora gerenciados por profissionais pós graduados, especialistas, certificados pelo PMI, que sejam capazes de utilizar os mecanismos e ferramentas disponíveis para atingir os objetivos pretendidos, certamente teremos esta expectativa consideravelmente além do esperado. 9. Referências bibliográficas SEGRAC- NÚCLEO DE PESQUISA EM CIENCIAS DA ENGENHARIA – http://www.segrac.poli.ufrj.br - acessado em 24/09/2006. PARREIRA, FERNANDO L., (2003) artigo publicado no jornal O Tempo. MG. Brasil LUZ, DANIEL C. (2001) – Insight 1. Editora DVS Ltda. São Paulo, Brasil. LUZ, DANIEL C. (2002) – Insight 2. Editora DVS Ltda. São Paulo, Brasil. AGUIAR, MAURICIO. artigo Gerenciando Objetivamente, produzido especialmente para a Developers Magazine pelo ISLIG-RIO. Rio de Janeiro. Brasil WEBSITE do Serpro - http://www.serpro.gov.br – Consulta em 03/10/2006 WEBSITE da Tenstep - http://www.tenstep.com.br - Consulta em 03/10/2006 WEBSITE da Afgoms - http://www.afgoms.com.br - Consulta em 03/10/2006 WEBSITE da Ponto GP - http://pontogp.wordpress.com - Consulta em 03/10/2006 SEGRAC – Núcleo de Pesquisa em Ciências da Engenharia 13 Escola Politécnica da Universidade Federal do Rio de Janeiro -CT– Bloco A – 2º andar - Cidade Universitária – Rio de Janeiro – RJ http://www.segrac.poli.ufrj.br – segrac@poli.ufrj.br