Este documento fornece instruções sobre as principais responsabilidades e funções de um secretário de um clube Rotaract, incluindo manter registros atualizados de membros, redigir atas de reuniões, enviar relatórios mensais à representação distrital, e auxiliar na comunicação entre o clube e outras partes interessadas.

1. SECRETÁRIO
O que você sempre quis saber e nunca teve coragem de perguntar!
O SECRETÁRIO
• É alguém organizado, atento a detalhes e bom comunicador;
• Será responsável pela promoção do clube junto aos patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotaract
Clubes, etc;
• Responsável pelo contato com o público, arquivamento de documentação e pelas atas das reuniões do
conselho diretor e reuniões ordinárias;
• Enviar ao Rotary patrocinador o formulário sobre os rotaractianos que alcançam à idade limite de 30
anos!;
• Ajudar o clube a funcionar eficazmente.
FUNÇÕES DO SECRETÁRIO
• Manter e Atualizar o arquivo do clube;
• Atualizar o quadro social do clube e divulgar;
• Providenciar documentação para os novos sócios (Manual Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento
Interno do Clube) e as suas fichas individuais de cadastro;
• Atualizar o Regimento Interno do Clube, sempre que haja alteração;
• Formulário de recuperação;
• Escrever as atas do clube sem rasura em um livro ata ou ficha que o clube já use;
• Elaborar e enviar ofícios;
• Elaborar imprimir e entregar certificado de reconhecimento profissional para palestrantes;
• Pedido de Menção Presidencial;
• Expor para todos os ofícios, recuperações... ;
• Enviar mensalmente o relatório de secretaria para RDR (Representação Distrital de Rotaract) para
que a mesma tenha as informações atualizadas do clube e sócios. O Relatório deve conter: Numero de
Sócios, Numero de Reuniões normais e do conselho diretor, Freqüência, Projetos, visitas recebidas e
feitas, copia das atas ou envio via e-mail do resumo, correspondências recebidas e enviadas números das
mesmas. Os documentos devem ser enviados até o dia 10 do próximo mês;
• Atualizar os dados do Clube na Omir-Brasil no Portal (www.omirbrasil.org.br).
CARACTERÍSTICAS DO CARGO
• Chegar sempre de 10 a 15 minutos antes da reuniões.
• Organizar e divulgar as correspondências enviadas e recebidas .
• Ficar atualizado junto ao presidente sobre a pauta das reuniões.
• Formar ou atribuir a alguém a formação de um grupo de e-mails do clube.
• Ser uma pessoa de postura e que trabalhe com sinceridade.
• Secretários e Presidente não pedem desculpas e sim reconhece erros.
• Ser uma pessoa discreta e sempre auxiliar o Presidente do Clube.
• Ter conhecimento amplo sobre elaboração de projetos para orientar companheiros na elaboração dos
mesmos.
Dica: Presidente escolha bem seu secretário!
AVISOS
O secretário é responsável por enviar avisos especiais aos sócios do clube para Informá-los sobre as
reuniões do conselho diretor ou reuniões extraordinárias e também levantar sobre algum sócio que esta se
ausentando das reuniões para que sejam tomadas as devidas providencias.
Dica: Escolha outro companheiro/diretor para auxiliar seu secretário
Dica: Utilize listas de discussão por e-mail ou elabore uma pirâmide para ligações
REUNIÕES DO CONSELHO DIRETOR
• Normalmente a ata é lavrada durante as reuniões do conselho diretor e divulga ao final da mesma
• Se for de costume do clube o secretário divulga em reunião ordinária apenas os resultados da reunião do
conselho diretor

2. PROPOSTAS DE ADESÃO
Procedimentos para adesão de novos sócios:
1. Sócio efetivo deve levar o nome para o clube para analise - ficha com os dados do convidado, sócios
de outros clubes, cidades, ex-interactianos, etc.
2. O clube estabelece normas para aceitação de sócios, como nº de reuniões e participação em projetos.
(mesmo depois que vira sócio o mesmo deve participar de não menos de 60% das reuniões do clube)
3. O convidado, preenchendo os requisitos para sócio e antes de ser empossado, deve receber do
Secretario o Manual de Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube –
recomendável (impresso).
4. É recomendável que a posse do novo sócio seja em reunião festiva. Até mesmo isso o ajudará a se
desinibir mais com outros sócios.
5. Logo que seja empossado o sócio passa a gozar de todos os benefícios de participar da família rotária e
também passa a pagar a per capta mensal, no valor estabelecido por cada clube.
SITUAÇÃO ESPECIAS: SÓCIOS
• Sócios Honorários: pessoas queridas do clube que ajudam em projetos, tem experiência rotária,
e normalmente, mas não uma regra geral, já passaram da idade limite (30 anos) ou ainda não
possuem 18 anos. Trabalham como conselheiros, não pagam per capta, não tem direito a voto
nas decisões do clube e não podem gozar de benefícios rotaractianos como auxilio em viagens,
uso do distintivo, etc.
• Afastamento: sócios que pedem afastamento continuam pertencendo ao quadro de sócios do
clube e o clube que decide sobre o tempo que ele pode ficar afastado como sócio ainda. Continua
com as obrigações de per capta, uso do distintivo e gozar dos benefícios de ser rotaractiano.
Motivos de afastamento: saúde, estudos, família, trabalho, etc. O sócio afastado pode voltar
quando desejar e o clube deve estar sempre em contato para que o afastamento não se torne
desligamento; visitas na casa de sócios afastados ajudam muito na volta deles sem
constrangimento e motivam ao mesmo tempo.
• Desligamento: normalmente se dá de forma formal em carta entregue ao padrinho (madrinha)
sendo que o mesmo deve entregar ao secretário(a). No ato de desligamento o ex-sócio deve
liquidar todo e qualquer debito com a tesouraria, entregar o distintivo e outros pertences do clube
além de não mais desfrutar dos benefícios de ser rotaractiano.
A PALAVRA DO SECRETARIO
• Seja dinâmico!
• Cative seus companheiros.
• Não seja uma pessoa fechada e burocrática, principalmente quando na presença de visitantes e
convidados.
• Informações e correspondências devem ser selecionadas em conjunto com o presidente: passe
apenas as principais informações. (leia todas as correspondências antes e selecione-as para que
não haja erros e embaraços na sua leitura)
• A fala do secretário(a) deve ser clara, objetiva, e organizada.
• Apresentar os comprovantes de envio de relatórios, confirmação de e-mail e/ou cartas.
• Registre as faltas recuperadas.
• Se for costume do seu clube faça um resumo, ou leia a ata da última reunião. (vale mandar por
email o que aconteceu na última reunião)

3. ATA
• É de fundamental importância dentro de um clube.
• Não pode ter rasuras; quando rasurar: leiloa, mas se quis escrever leilão, deve colocar entre
parênteses (leiloa) e colocar em seguida a palavra digo e em seguida a palavra/frase correta.
• Rascunho os tópicos durante a reunião
• Passe a ata correta para um computador ou um livro ata. (seja objetivo, afinal você não está
escrevendo um testamento...)
• Desenvolva os tópicos principais abordados na reunião, como projetos futuros e suas datas,
realizações presentes, deliberações.
• Em assembléias ou reuniões para discussões de regimento, admissão de novos sócios, conflitos,
discussões de projetos, a ata deve ser redigida e lida logo após a reunião e nessas sim deve ser o
mais abrangente possível.
• As Atas são imprescindíveis para o histórico do clube.
RESUMO DE ATA
• Recurso utilizado por muitos clubes
• Tópicos com descrições mais objetivas e bem resumidas
• Pode ser feito durante a reunião
• Ata apenas nas reuniões formais, ou quando necessário (reuniões formais, visitas oficiais,
mudança no conselho diretor...)
SEGUNDO SECRETÁRIO
• O cargo de secretaria é um dos mais trabalhosos do clube, sendo assim o secretário titular pode
atribuir algumas tarefas para o 2° secretario.
• É recomendável que o secretario nomeie um 2° secretario; no caso de sua ausência momentânea
ou permanente o 2° secretario estará apto a desenvolver o trabalho a altura.
FORMULÁRIOS
• Ata / Resumo de Ata
• Formulários do clube (cadastro de sócios, projetos)
• ANP (Arquivo Nacional de Projetos) - OmirBrasil
• FORMULÁRIO “E” – Cadastro de Sócios (Distrito)
• FORMULÁRIO “C” – Relatório Mensal de Atividades (Distrito) – obrigatório o envio até o
dia 10 do próximo mês. O formulário somente será aceito com a assinatura do secretário. O
formulário pode ser enviado pelos correios ou por e-mail em formato PDF
• FORMULÁRIO “D” – Cadastro de Clubes (Distrito)
• Cadastro / Relatórios Omir-Brasil
ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS
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